Stefan Nordström, (m), ordförande Per-Anders Olsson, (s) Göran Dahl, (s) Annelie Bjurén, (s) Janne Norén, (c) ...

Transkript

1 (15) Plats och tid Forsströmska huset, den 11 december 2013, kl Beslutande Stefan Nordström, (m), ordförande Per-Anders Olsson, (s) Göran Dahl, (s) Annelie Bjurén, (s) Janne Norén, (c) Övriga deltagande Mikael Salomonsson, VD Sofia Jonsson, sekreterare Utses att justera Göran Dahl, (s) Sekreterare Sofia Jonsson Paragrafer Ordförande Stefan Nordström Göran Dahl Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Anslaget sätts upp Förvaring av protokollet Kommunkontoret Anslaget tas ner Underskrift... Sofia Jonsson

2 (15) Innehållsförteckning Bokslutsprognos, delårsbokslut... 3 Budget Ränteläge... 5 Avskrivningsmetod... 6 Uthyrningsläget... 7 Hyresförhandlingar... 8 Produktion nytt hyreshus... 9 Lokaler och projekt Information från VD Svarsskrivelse, revision bolagsledning Bolagsverksamhet / organisation / strategi Mötesplan Meddelanden... 15

3 (15) 38 Dnr 13.VB Bokslutsprognos, delårsbokslut VD Mikael Salomonsson och redogör för kvartalsresultat 3. Bolagets verksamheter uppvisar följande resultat; Vindelnbostäder tkr, vilket är tkr bättre än budget. Kommunen tkr, vilket är 21 tkr bättre än budget. Industrifastigheter- 289 tkr, vilket är 34 tkr bättre än budget. Bredbandsnätet ViNet tkr, vilket är tkr bättre än budget. Totalt lämnar bolaget ett resultat för perioden på tkr, vilket är tkr bättre än budget. Beslutsunderlag - Ekonomirapport med utfall till den 30 september Informationen är delgiven.

4 (15) 39 Dnr 13.VB Budget Sammanfattning Vid styrelsens möte den 23 maj 2013, 11, presenterades ett förslag till budget Förslaget visade på ett resultat på minus 2,8 mkr, vilket i huvudsak beror på ökade kostnader för planerade åtgärder i underhållsplanen. VD Mikael Salomonsson fick i uppdrag att kontrollera vad den stora skillnaden i kostnad för fastighetsskötseln beror på, samt att ge förslag till en budget 2014 i balans. Vidare ville styrelsen att VD skulle visa vad en fullständigt genomförd åtgärdsplan skulle kosta respektive behöva i hyresnivå för att ge full täckning. I det förslag som presenteras på dagens möte har ett antal justeringar gjorts sedan i maj, bl.a. har underhållsåtgärderna minskats och korrigeringar har gjorts angående uttagsbeskattningen samt av den faktiskt fördelade arbetstiden mellan de egna fastigheterna och kommunens fastigheter. Enligt budgetförslag 2014 väntas Vibo totalt göra ett resultat på 493,5 tkr, fördelat på följande verksamheter; Vibos egna fastigheter Kommunens fastigheter Industrifastigheter Vinet 425,9 tkr 6,6 tkr - 377,5 tkr 438,5 tkr Beslutsunderlag - Reviderat förslag till budget 2014, den 11 december Vindelnbostäders beslut den 23 maj 2013, Förslag till budget, daterad den 16 maj Förslag till budget för Vindelnbostäder , daterad den 11 december 2013, fastställs.

5 (15) 40 Dnr 13.VB Ränteläge VD Mikael Salomonsson informerar styrelsen om att räntan för dagen är 2,1 %. Vindelnbostäder fortsätter att ha en rörlig ränta för sina lån.

6 (15) 41 Dnr 13.VB Avskrivningsmetod Sammanfattning VD Mikael Salomonsson redogör för en prognos för avskrivning av s lån under en 40-årsperiod, som visar hur den progressiva avskrivningen slår under tidsperioden. Vidare redogörs för hur en linjär respektive linjär skattemässig avskrivningstakt skulle ha sett ut. Med den nuvarande avskrivningstakten kommer kostnaderna att öka med ca 5 mkr fram till Därefter sjunker kostnaden i samband med att ett antal fastigheter avskrivits i sin helhet. Styrelsen diskuterar vilken avskrivningsmetod som ska väljas vid en nybyggnation av hyreshus och konstaterar att det finns fördelar med en linjär avskrivning. Med en linjär avskrivningstakt kommer dock det nya hyreshuset att ge ett underskott med 2 mkr. Beslutunderlag - 40-årig prognos för avskrivningar Vibo, den 11 december För kommande nybyggnation ska en linjär avskrivningsmodel användas. Uppdras till VD Mikael Salomonsson att redovisa styrelsens ställningstagande för kommunstyrelsen.

7 (15) 42 Dnr 13.VB Uthyrningsläget VD Mikael Salomonsson informerar om det aktuella uthyrningsläget. Vibo få vakanta lägenheter. Industrifastigheter- några ytor på Brinken som ej är uthyrda. Förändringar sker även på Holms Gård och Forsströmska huset. Kommunen - allt är uthyrt. Sammanfattning Uppsägningar har drastiskt minskat Lång handläggningstid, mycket arbete med bostadskön, nya rutiner Extra resurser Fler lägenheter hyrs ut till kommunens verksamheter. Beslutsunderlag - Presentation uthyrningsläget, daterad den 11 december Informationen är delgiven.

8 (15) 43 Dnr 13.VB Hyresförhandlingar VD Mikael Salomonsson informerar styrelsen om aktuellt läge i hyresförhandlingarna med hyresgästföreningen. Förhandlingarna har strandats, då hyresgästföreningen och bolagets bud är så långt ifrån varandra att parterna vid den senaste förhandlingen bedömt att de inte kommer att nå en överenskommelse och därför beslutat att skicka ärendet vidare till Hyresmarknadskommittén. Informationen är delgiven.

9 (15) 44 Dnr 13.VB Produktion nytt hyreshus VD Mikael Salomonsson informerar om aktuellt läge kring produktionen av det nya hyreshuset. Processen fortsätter planenligt och inför nyproduktionen kommer projektgruppen att åka på en utbildning kring projektering mm. Angående planprocessen för det nya hyreshuset har Länsstyrelsen ställt som krav att en bullerutredning samt en trafikplan ska tas fram för området innan placeringen kan godkännas. Informationen är delgiven.

10 (15) 45 Dnr 13.VB Lokaler och projekt VD Mikael Salomonsson informerar om att det är fortsatt mycket fokus på de kommunala projekten; Solhaga, tågplattformar, Campingen, Fjärrvärmeanläggningen mm. Vidare arbetas med följande lokaler och projekt; Åtgärder på Holms Gård (Annexet) Omställning Industrivägen 16 kommer att ske under våren Hallonvägen VD har fått i uppdrag av styrelsen att utreda om det vore möjligt att öppna upp en ny väg mellan Hallonvägen och Bergvägen, samt utföra gallring i området. Detta för att öka områdets attraktivitet och tillgänglighet. Informationen är delgiven.

11 (15) 46 Dnr 12.VB Information från VD VD Mikael Salomonsson informerar följande aktuella ärenden; Extern drift av Fritidscentrum Nya uthyrningsrutiner Projekt Pondus Pro, nytt verksamhetssystem Bubergsgården AB, diskussioner pågår kring möjligheten till ett ev. förvärv av AB Bubergsgården som skulle bli ett dotterbolag till Vibo. Fortsatt mycket fokus på Vinet - Fortsatta dokumentationsåtgärder - Radioutrustning är åtgärdad mellan Slipstensjön, Lillsele och Strandåker - Kommunikationsoperatörsuppdraget till UmeNet. - Om byte mot Ottonträsk blir av 2013 finns 6 st. länkar kvar att byta under 2014 till en uppskattad kostnad av 460 tkr. Informationen är delgiven.

12 (15) 47 Dnr 13.VB Svarsskrivelse, revision bolagsledning Sammanfattning Revisionen har utfört en granskning av företagsledningens inköp. I rapporten har revisionen lämnat förslag på ett antal förbättringsområden rörande bolagets interna kontroll. Vindelnbostäders styrelse har efter att ha tagit del av revisionsrapporten beslutat följa internrevisionen rekommendationer och uppdra till bolagets VD Mikael Salomonsson att upprätta en ny delegations- och attestordning. I denna ska det tydligt framgå att VDs mellanhavanden med bolaget ska attesteras av i första hand ordförande och i andra hand vice ordförande samt säkerställa att beredningen träffas inför ordinarie styrelsemöten. En ny attestordning daterad är framtagen där det tydligt framgår att VDs mellanhavanden med bolaget i första hand attesteras av ordförande och i andra hand av vice ordförande. Nya rutiner har inrättas som medför att beredningen träffas inför ordinarie styrelsemöten VD Mikael Salomonsson har i svarsskrivelse till revisionen redogjort för styrelsens åtgärder med anledning av revisionens rekommendationer. Beslutsunderlag - VD Mikael Salomonssons svarsskrivelse den 13 november Revisionsrapport daterad den 17 juni Godkänner den svarsskrivelse som VD Mikael Salomonsson upprättat.

13 (15) 48 Dnr 13.VB Bolagsverksamhet / organisation / strategi VD Mikael Salomonsson redogör för de tankar som finns kring en organisationsplan för en samordnad produktion & projektverksamhet Vibo/Kommunförråd. Informationen är delgiven.

14 (15) 49 Dnr 13.VB Mötesplan 2014 VD Mikael Salomonsson presenterar följande förslag till mötesplan 2014 för :s styrelse; Sammanträden 2014 (kl ) 27 februari (beredning 12 februari, kl Forsströmska huset) 22 maj (beredning 7 maj kl Forsströmska huset) 18 september (beredning 27 augusti kl Forsströmska huset) 11 december (beredning 27 november kl Forsströmska huset) Lunchmöten 2014, Hotell Forsen (kl ) 24 januari 11 april 27 juni 24 oktober Beslutsunderlag - Förslag till mötesplan 2014, daterad den 10 december Mötesplan för 2014 fastställs.

15 (15) 50 Meddelanden 1 Dnr 13.VB Nya lokaler för 12:an på Industriområdet. 2 Dnr 13.VB Inbjudan till samråd om översiktsplan Dnr 13.VB Vindelälvskommunerna VIKOM. 4 Dnr 13.VB Ramar för borgen. 5 Dnr 13.VB Val av ledamot i styrelsen för. Meddelandena är delgivna.