Sekreterare Maria Höglund Paragrafer 1-9. Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 (12) Plats och tid Kommunkontoret, stora sammanträdesrummet Beslutande Per-Anders Olsson (s) Dan-Olof Andersson (s) Elli-Mari Lundgren (m) Johan Åsberg (fp) Annelie Bjurén (s) Janne Norén (c) Per-Uno Bergner (c) Ersättare för Göran Dahl (s) Ersättare för Mikael Holmlund (m) Övriga deltagande Mikael Salomonsson, VD Mona Nilsson, ekonom Utses att justera Janne Norén Plats och tid Kommunkontoret, fredag den 15 mars, kl Sekreterare Maria Höglund Paragrafer 1-9 Ordförande Per-Anders Olsson Janne Norén Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Anslaget sätts upp Förvaring av protokollet Kommunkontoret Anslaget tas ner Underskrift... Maria Höglund

2 (12) Innehållsförteckning Ersättning extra tid för VD... 3 Årsbokslut... 4 Aktuell ränta... 6 Uthyrningsläget...7 Nytt hyreshus i Vindeln... 8 Lokaler och projekt... 9 Information från VD...10 Bolagsstrategi 2013 och framåt...12

3 (12) 1 Dnr 13VB Ersättning extra tid för VD Efter löneförhandlingar mellan ordförande Mikael Holmlund, kommunalråd Ewa-May Karlsson och VD Mikael Salomonsson kvarstår att reglera den extra tid som de dubbla rollerna som VD och kommunchef medfört. Vice ordförande föreslår att en ersättning på kr betalas till VD Mikael Salomonsson. Kostnaden belastar bolagets resultat Engångsbeloppet på kr i ersättning till VD Mikael Salomonsson regleras på VIBO:s resultat 2012.

4 (12) 2 Dnr 13VB Årsbokslut VD Mikael Salomonsson och ekonom Mona Nilsson redogör för årsbokslutet. En fördelningsmodell med procentsatser på varje ben avgör, baserat på kvadratmeterytan, hur stora kostnader och intäkter som bokförs på varje ben. Syftet är att åstadkomma en rättvis fördelning. Under fastighetskostnader underhåll och fastighetsskötsel har det tidigare funnits gemensamma kostnader vilka numera ligger under fördelade kostnader. I kolumnen gemensamt i slutet av bokslutsanalysen syns alla fördelade kostnader och intäkter. VIBO Det är stor skillnad på kostnaden för outhyrda objekt 2012 jämfört med Det beror till stor del på hyresmodulen i ekonomisystemet, som leverantören först i december fick att fungera på rätt sätt kommer outhyrda objekt att redovisas rätt. Energikostnaderna är stabila. Övriga kostnader är högre på grund av att borgenskostnader omförts. Det något bättre resultatet 2012 jämfört med 2011 beror till stor del på lägre kostnader. Kommunen Lägre intäkter beror på problematiken på Renforsskolan. Skillnaden i fördelade kostnader beror på att gemensamma kostnader omförts från underhåll och fastighetsskötsel. Industrifastigheter Industrifastigheterna visar stabila siffror för Avskrivningskostnaderna ökade på grund av att avskrivningsperioden avseende byggnadsinventarier för projekten valdes till helår av skattemässiga skäl.

5 (12) Vinet Det råder ett stabilt läge med färre felanmälningar. VD Mikael Salomonsson fick vid senaste styrelsemötet i uppdrag att göra en direktavskrivning av Vinets inventarier i samband med årsbokslutet Inventarierna är avskrivna med 638 tkr. Avskrivningen behövde göras på grund av en tidigare för låg avskrivningstakt. Totalt visar kr i resultat. Efter avsättning till periodiseringsfond på 711 tkr, regleringar och bolagsskatt blir vinsten för kr. Beslutsunderlag Analys av bokslut, daterad den 20 februari 2013 Avskrivning av byggnadsinventarier, daterad den 28 februari 2013 Årsbokslutet och årsredovisningen godkänns av styrelsen. Sidan 9 i årsredovisningen byts ut när siffrorna är klara.

6 (12) 3 Dnr 13VB Aktuell ränta VD Mikael Salomonsson informerar styrelsen om att räntan för dagen är 1,85% Räntan beslutas fortsätta vara rörlig. Om någon större förändring sker kallar VD Mikael Salomonsson vice ordförande Per-Anders Olsson för ett nytt beslut.

7 (12) 4 Dnr 13VB Uthyrningsläget VD Mikael Salomonsson informerar om det aktuella uthyrningsläget. VIBO 7-9 st lediga lägenheter varav 5 hyrs ut i mars Industrifastigheter Slagkrafts lokal på Dalen 2 och mellanplanet på Brinken är vakanta Kommunen Allt är uthyrt En omfattande lägenhetsrenovering pågår i en lägenhet där husdjur medfört att väggar och golv måste bilas upp för att få lägenheten ren. Det blir en kostsam renovering. Från hyresgäster i industribeståndet kommer fortsatta signaler om en osäker framtid. De lediga lokalerna i Brinken och Dalen 2 behöver marknadsföras för att hyras ut. Informationen delgiven. Styrelsen önskar tydligare redovisning av de verkligt vakanta lägenheterna till nästa möte.

8 (12) 5 Dnr 13VB Nytt hyreshus i Vindeln Projektgruppen har tittat på två alternativ till nytt hyreshus på fyra eller sex våningar. Fyra våningar, 16 lägenheter Kalkylen baseras på 16 lägenheter fördelade på tvåor i olika storlekar och treor. Kalkylen visar ett underskott på 786 tkr beräknat på hyresintäkter på 1, 35 mkr och en beläggningsgrad på 95% Sex våningar, 30 lägenheter Kalkylen baseras på 30 lägenheter fördelade på ettor, tvåor och treor. Den visar samma kostnader för markarbeten som för ett fyravåningshus, medan kostnad för brandklassning av trapphus tillkommer. En beläggningsgrad på 80% beräknas ge ett underskott 1,1 mkr, medan 95% beläggningsgrad skulle ge ett underskott på 788 tkr. Förutsatt att den ändrade detaljplanen medger sex våningar förordar styrelsen det. Styrelsen diskuterar fördelning av lägenhetsstorlekar och möjligheten att kunna erbjuda till exempel en fyra på översta våningen. Fördelningen av antal lägenheter och antal rum är olika flexibelt beroende på vilket företag som får uppdraget att bygga. Beslutsunderlag Projektkalkyl nytt hyreshus 4 våningar, daterad den 20 februari 2013 Projektkalkyl nytt hyreshus 6 våningar, daterad den 20 februari 2013 Sabos material om Kombohus, daterad den 20 februari 2013 Styrelsen föreslår kommunstyrelsen att besluta att bygga ett hus på sex våningar.

9 (12) 6 Dnr 13VB Lokaler och projekt Renforsskolan Åtgärderna i Renforsskolan är slutförda. Previa inväntar vårvintern och snösmältningen för att kunna verifiera att lokalerna inte påverkas av årstidsomställningen. Solhaga Det går inte att ställa om till trygghetsboende på grund av att kraven för statliga bidrag till byggnation och drift inte uppfylls. Det finns möjligheter att ställa om till annan boendeform för äldre. Industrivägen 16 omställning till lägenheter Kostnaden för att göra om lokalen till en fyra och en tvåa beräknas till kr på grund av att det saknas ventilation och värmesystem bland annat. Lokalen på Industrivägen 16 byggs om till lägenheter, en fyra och en tvåa. Finansiering sker genom att kostnaden under projekttiden belastar bolagets balansräkning.

10 (12) 7 Dnr 13VB Information från VD Lunchmöten Syftet med lunchmötena var att få information och diskutera mellan styrelsemötena. Styrelsen är positiv till lunchmöten men hittills har få deltagit. Lunchmötet den 19 april flyttas 26 april kl 12 på Folkhögskolan. Alla ledamöter som har möjlighet att delta i lunchmötena inbjuds att göra det. Värmepannan i Hällnäs Skellefteå Kraft har meddelat att de inte längre kommer att driva värmeanläggningen som värmer folkets hus och skolan. Attest- och beställningsrätt 2013 Revisionen från KPMG har begärt att attestordningen uppdateras. VD Mikael Salomonsson informerar om den uppdaterade organisationsplanen där attest- och beställningsrätten förtydligas. Ägardirektiv Styrelsen ska återkoppla till kommunstyrelsen hur direktiven har efterlevts. Vid styrelsemötet den 12 december fick VD och ordförande i uppdrag att skriva svar till kommunstyrelsens sammanträde den 26 februari. Beslutsunderlag Organisationsplan för Vindelnbostäder , daterad den 20 februari 2013 Informationen är delgiven. Vice ordförande Per-Anders Olsson och VD Mikael Salomonsson får i uppdrag att förbereda en redogörelse för hur ägardirektiven har efterlevts, att presentera för kommunstyrelsens arbetsoch personalutskott den 11 mars.

11 (12) 8 Dnr 12VB Revisionsrapport svarsskrivelse Sammanfattning På uppdrag av kommunens revisorer har KPMG granskat inköpsprocessen i kommunen. De anmärker på några punkter: Fakturor uppgående till väsentliga belopp inte går att stämma av med avtal hos. När det gäller ett av avtalen har inte revisionen kunnat bedöma om fakturerat pris är i enlighet med avtalet eftersom arbetstid inte framgår på leverantörens fakturor. Några avtal saknas i kommunens avtalsdatabas. Vid styrelsemötet den 12 december 2012 fick ordförande och VD i uppdrag att svara revisionen senast den 19 februari. Svarsskrivelsen ska nu vara revisionen tillhanda senast den 31 maj. VD Mikael Salomonsson får i uppdrag att skriva ett svar och samråder med vice ordförande Per-Anders Olsson innan det skickas till revisorerna.

12 (12) 9 Dnr 12VB Bolagsstrategi 2013 och framåt Styrelsen diskuterar bolagsstrategier och framtida satsningar. Ett nytt möte kommer att hållas med styrelsens ledamöter inklusive ersättarna för att diskutera bolagsstrategier i syfte att ta fram en handlingsplan med konkreta förslag. Styrelsen konstaterade behovet av att åter ha en VD på heltid för. Vice ordförande Per-Anders Olsson fick i uppdrag att med kommunstyrelsens ordförande Ewa-May Karlsson diskutera förutsättningarna för att åter ha en VD på heltid.