Framtida lokallösning för administrativ personal

Dnr KS-2013 Dpl sid 1 (12) TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Tjänsteskrivelse 2013-05-31 Anna-Karin Osbeck, 054-540 69 50 anna-karin.osbeck@karlstad.se Teknik- och fastighetsnämnden 2013-06-19 Ärende 14 Framtida lokallösning för administrativ personal Dnr TFN-2012-472 Dpl 0 Teknik- och fastighetsförvaltningens förslag 1. Godkänna utförd utvärdering av underlag i uppdraget Inhyrning av kontorslokaler för administrativ personal. 2. Uppdra åt teknik- och fastighetsförvaltningen att inleda slutförhandling med Fastighets AB LE Lundberg inför tecknande av hyresavtal. 3. Uppdra åt teknik- och fastighetsdirektören att underteckna hyresavtalet efter slutförhandlingen, under förutsättning att internhyresavtalet tecknas med teknik- och fastighetsförvaltningen, miljöförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen. Sammanfattning av ärendet Inhyrning av kontorslokaler för administrativ personal är ett uppdrag initierat av teknik- och fastighetsnämnden (TFN). Uppdraget har en koppling till det så kallade samverkansuppdraget, gemensam stab och plan- och genomförandeprocessen, för de tre berörda förvaltningarna teknik- och fastighetsförvaltningen (TF), stadsbyggnadsförvaltningen (SBF) samt miljöförvaltningen (MF). I uppdraget ingår att titta på en inhyrningslösning samt att jämföra en sådan lösning med alternativet att vara kvar i befintliga lokaler. Samtidigt ska förvaltningarna utreda om befintliga lokaler går att anpassas för att kunna tillgodose de krav som kan ställas på ett modernt och flexibelt kontor. Oavsett utformning av lokalerna ske de understödja och underlätta ett samarbete och en samverkan mellan de tre förvaltningarna. Beslutsunderlag Teknik- och fastighetsförvaltningens tjänsteskrivelse den 31 maj 2013 Planritningar Klövern Planritningar Lundbergs Planritningar ombyggnation Stadshuset och Annexet PM Klövern inkl. planritningar Ärende TFN beslutade den 21 mars 2012 i ett ärende om utvecklad samverkan mellan förvaltningar (TFF, SBF, MF och KLK) att ge TFF, SBF och MF i uppdrag att ta Postadress: Lokalförsörjningsavdelningen, 651 84 Karlstad Besöksadress: Fredsgatan 8 karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-18 15 99 E-post: karlstadskommun@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213

Dnr KS-2013 Dpl sid 2 (12) fram förslag på lämpliga lokallösningar för att underlätta samordning, samverkan och samarbete mellan förvaltningarna. Lokallösningen ska understödja moderna arbetsformer och ge möjlighet att ha moderna tekniska hjälpmedel som stöd för arbetet. TFN beslutade senare, den 20 juni 2012, att godkänna förvaltningens förslag till förfrågan angående inhyrning av kontorslokaler för kommunal verksamhet som alternativ till befintliga lokaler. Förfrågan annonserades ut den 29 juni 2012 och innehöll i enlighet med beslutet detaljer om en inhyrning till våren 2014, om cirka 7000 kvm, med 30-35 parkeringsplatser, centralt belägen med god tillgänglighet och med en kontraktstid på 60 månader (med en förlängning på 36 månader). Förfrågan besvarades av fem fastighetsbolag. Förslagen utvärderades och TFN beslutade den 24 oktober 2012 att anta tre av dessa, Hemfosa fastigheter AB, Klövern AB och Fastighets AB LE Lundberg, som eventuella samarbetspartners för framtida inhyrning av kontorslokaler. TF gavs samtidigt uppdraget att fortsatt förhandla fram detaljerade hyresförslag för inhyrning av kontorslokaler från aktuella fastighetsägare. Fastighetsbolagen benämns fortsättningsvis som fastighetsägare samt Hemfosa, Klövern och Lundbergs. Syfte Projektets uppdrag och mål är att ta fram förslag på lämpliga lokallösningar för att underlätta samordning, samverkan och samarbete mellan de tre berörda förvaltningarna. Dels genom en inhyrningslösning och dels genom att jämföra en sådan lösning med att vara kvar i befintliga, ombyggda lokaler. Lokalerna ska understödja ett processorienterat och gränsöverskridande arbetssätt, baserat på tidigare beslut gällande gemensam stab och plan- och genomförandeprocess. De ska också uppnå en hög grad av kostnadseffektivitet. Befintliga lokaler i Stadshuset och i Annexet är åldersstigna och inte anpassade för ett modernt arbetssätt. Samlokalisering och ändamålsenliga lokaler är en viktig faktor för att lyckas med det övergripande arbetet som sker i samverkansuppdraget. De medarbetare som arbetar på överförmynderinämnden, upphandlingsenheten samt entreprenadavdelningen, vilka är placerade i Stadshuset och i Annexet, ligger utanför detta uppdrag och inbegrips således därmed inte i processen. Arbetsgång Projektorganisation som består av: Uppdragsledare som ansvarar för hela uppdraget Delprojektledare som är uppdragledare behjälplig inom vissa områden Styrgrupp bestående av beställare samt representanter från berörda förvaltningar Arbetsgrupp bestående av uppdragledare och delprojektledare samt representanter från berörda förvaltningar Referensgrupp bestående av fackliga representanter från berörda förvaltningar

Dnr KS-2013 Dpl sid 3 (12) Arbetsgruppen har arbetat fram ett funktionsbaserat kravdokument som varit utgångspunkten i förhandlingarna med de tre fastighetsägarna. Detta kravdokument har arbetats fram genom internt arbete med sakkunniga i respektive kompetensområde samt omvärldsbevakning och studiebesök hos respektive fastighetsägare. Detta kravdokument var en del av det förfrågningsunderlag som skickades ut under mars månad till berörda fastighetsägare. Fastighetsägarna lämnade sina anbud i mitten av april, efter 3 veckors anbudsräknande. Inkomna anbud har sedan utvärderats av arbetsgruppen samt sakkunniga i respektive kompetensområde och sammanställts i ett beslutsunderlag till styrgruppen och TFN. Hemfosa valde dock att inte inkomma med anbud. Miljö En viktig komponent är miljöperspektivet där utgångspunkten i förfrågningsunderlaget varit samma krav som kommunen ställer i sin egen nyproduktion. Båda fastighetsägarna uppfyller kraven och lägger själva vikt på miljöarbetet inom respektive företag. I sina underlag projekterar Klövern för att nå Green Building och Lundbergs för att nå Guld. I konceptet Green Building arbetas det enbart med energieffektivisering och i konceptet Guld omfattas hela byggnaden miljömässigt inkl. energi. För att nå Guld krävs också bl.a. en uppmätt kundnöjdhet från hyresgästen, vilket mäts genom en kundundersökning ett år efter inflyttning. Redovisning av förslag Genom anbuden, studiebesök samt anbudspresentation av respektive fastighetsägare har vi fått en god bild över de olika alternativen. De förslag som redovisas nedan är: 1) Klövern 2) Lundbergs (2 alternativ) 3) Befintlig fastighet med Karlstads kommun som kvarvarande ägare Klövern Kontorsytor Kontrakts yta Antal arbetsplatser Yteffektivitet Ekonomi & kontrakt Bashyra/år Tilläggs kostnader/år Ev. tillkommande kostnader Kvadratmeterpris Kontraktstid Miljö Urvalskriterier att belysa från anbudet Kontraktshandling Förslag på kontorslösning (2 alternativ) 5 600 kvm 348 st. 12,7 kvm/pers. (baserat på 4 410 kvm) 9,8 10,36 MSEK 448 KSEK* P-platser, cykelparkering, arkiv 1 750 kr 1 850 kr 10 år, förlängning 3år, efterfrågad period på 5 år saknas Green Building Saknas Saknas, endast ett alternativ

Dnr KS-2013 Dpl sid 4 (12) Arkiv Omklädning P-plats Kommentarer från arbetsgrupp Övrigt Saknas, ej redovisat i planritning Saknas, ej redovisat i planritning Besöksparkering ej redovisad Klövern har inte svarat upp på vår konkreta förfrågan, det saknas en helhet över förslaget samt en avsaknad av specifika ytor *) saknar uppgifter gällande kostnader för processkyla, fastighetsskatt och el tillkommer Lundbergs, alt 1 öppen planlösning Kontorsytor Kontrakts yta Antal arbetsplatser Yteffektivitet Ekonomi & kontrakt Bashyra/år Tilläggs kostnader/år Ev. tillkommande kostnader Kvadratmeterpris Kontraktstid Miljö Urvalskriterier att belysa från anbudet Kontraktshandling Förslag på kontorslösning (2 alternativ) Arkiv Omklädning P-plats Kommentarer från arbetsgrupp Övrigt 4 286 kvm 278 st. 14,7 kvm/pers. (baserat på 4 100 kvm) 8,358 MSEK 197 KSEK* P-plats (20 st.) i garage: 168 KSEK/år P-plats ute (10 st.): 36 KSEK/år 1 950 kr 10 år, förlängning 5 år, efterfrågad period på 5 år saknas Guld Ja, är bifogade Ja Inritat i källare Inritat i källare Inritat i källare Lundbergs har svarat upp på vår förfrågan, med ett helhetsperspektiv och med en tydlig beskrivning med sin vilja och ambition som fastighetsägare *) Fastighetsskatt och el tillkommer Med denna planlösning blir följaktligen ett våningsplan till förfogande för annan verksamhet Lundbergs, alt 2 cellkontor Kontorsytor Kontrakts yta Antal arbetsplatser Yteffektivitet Ekonomi & kontrakt Bashyra/år 11,075 MSEK 6 085 kvm 281 st. 19,2 kvm/pers. (baserat på 5 400 kvm)

Dnr KS-2013 Dpl sid 5 (12) Tilläggs kostnader/år Ev. tillkommande kostnader Kvadratmeterpris Kontraktstid Miljö Urvalskriterier att belysa från anbudet Kontraktshandling Förslag på kontorslösning (2 alternativ) Arkiv Omklädning P-plats Kommentarer från arbetsgrupp Övrigt 280 KSEK* P-plats (20 st.) i garage: 168 KSEK/år P-plats ute (10 st.): 36 KSEK/år 1 820 kr 10 år, förlängning 5 år, efterfrågad period på 5 år saknas Guld Ja, är bifogade Ja Inritat i källare Inritat i källare Inritat i källare Lundbergs har svarat upp på vår förfrågan, med ett helhetsperspektiv och med en tydlig beskrivning med sin vilja och ambition som fastighetsägare *) Fastighetsskatt och el tillkommer Med denna planlösning blir följaktligen hela huset vårt Befintlig fastighet, före ombyggnad -nuläge Kontorsytor Kontrakts yta 9 035 kvm (Stadshuset, egenägd) 1 673 kvm* (Annexet, egenägd) 405 kvm (Björnen 13, inhyrd) 561 kvm (Bibliotekshuset, egenägd) 300 kvm (Älvg.3, inhyrd) Antal arbetsplatser 170 st. (Stadshuset) 46 st. (Annexet) 12 st. (Björnen 13) 20 st. (Bibliotekshuset) 7 st. (Älvg.3) Yteffektivitet 41 kvm/pers. (Stadshuset baserat på 6 900 kvm) 24 kvm/pers. (Annexet baserat på 1 115 kvm) Ekonomi & kontrakt Bashyra/år 5,8 MSEK (Stadshuset) 2,1 MSEK (Annexet) (629 KSEK, Björnen 13, inkl. i Annexet) 518 KSEK (Bibliotekshuset) 249 KSEK (Älvg.3) Totalt: 8,7 MSEK

Dnr KS-2013 Dpl sid 6 (12) Tilläggs kostnader/år Drift- och underhållskostnader är inkluderade i hyran ovan Ev. tillkommande kostnader Kvadratmeterpris 642 kr (Stadshuset) 879 kr (Annexet) 1 553 kr (Björnen 13) 923 kr (Bibliotekshuset) 829 kr (Älvg.3) Kontraktstid För inhyrda ytor: t.o.m. 2015-01-31(Björnen 13) t.o.m. 2016-06-30 (Älvg.3) Miljö Ingen klassificering Utvärdering av anbud - Kommentarer från arbetsgrupp - Övrigt *) Avser vån 2-3 samt källare. Vån 1är ej medräknad. Total yta är 2 230 kvm. Befintlig fastighet, efter ombyggnad Kontorsytor Kontrakts yta 9 035 kvm (Stadshuset, egenägd) 1 673 kvm* (Annexet, egenägd) Antal arbetsplatser 332 st. (Stadshuset) 64 st. (Annexet) Yteffektivitet Ekonomi & kontrakt Bashyra/år 21 kvm/pers. (Stadshuset, baserat på 6 900 kvm) 17 kvm/pers. (Annexet baserat på 1 115 kvm) 12,1 MSEK (Stadshuset och Annexet) Tilläggs kostnader/år Ev. tillkommande kostnader Kvadratmeterpris Kontraktstid Miljö Utvärdering av anbud Kontraktshandling Förslag på kontorslösning (2 Drift- och underhållskostnader samt ombyggnadtillägg är inkluderade i hyran ovan 1 130 kr (snittkostnad för Stadshuset och Annexet) Egna fastigheter Ingen klassificering, hanteras i projekteringsfasen Internkontrakt, ombyggnadstillägg inkluderat Ja

Dnr KS-2013 Dpl sid 7 (12) alternativ) Arkiv Omklädning P-plats Kommentarer från arbetsgrupp Övrigt Ej beaktat i ombyggnadsförslaget Ej beaktat i ombyggnadsförslaget Enligt befintligt, 12 platser *) Avser vån 2-3 samt källare. Vån 1är ej medräknad. Total yta är 2 230 kvm. Viktiga frågor och faktorer bör hanteras löpande under projekteringsfasen Kommentar I beräknad ombyggnationskostnad ingår avseende Stadshuset total översyn av el och ventilation samt ny planlösning till öppnare kontorsmiljö avseende våning 1-4 och cafeterian. Även nybyggnation av hiss ingår, vilket idag saknas till våning 5. Källarplan, våning 5 samt faktorer som yttertak, stammar och fönster är inte beaktade. Avseende Annexet ingår total översyn av el och ventilation samt ny planlösning till öppnare kontorsmiljö för våning 2-3. Faktorer som yttertak, stammar och fönster är inte heller här beaktade. Hyreslösning under ombyggnad av befintlig fastighet I detta skede har tre alternativ utretts gällande evakuering av Stadshuset och Annexet under ombyggnadsperioden. Utgångspunkterna i samtliga alternativ har varit att arkivet är intakt och kan brukas under perioden Förslag 1,Hyreslösning med ett kontor Stadshuset och Annexet evakueras till gemensamma lokaler någonstans inom kommunen. Möjligheten att genomföra detta scenario är mindre troligt då tillgången på lokaler, i storleksordningen 5 000 kvm eller större, är mycket begränsad samt möjligheten att hyra lokalen under en kort period. Fördelen med detta alternativ är att alla medarbetare är samlokaliserade samt att det är det mest kostnadseffektiva av förslagen Förslag 2, Hyreslösning med 3 kontor Verksamheterna i Stadshuset och Annexet delas upp i 3 delar med hänsyn taget till interna arbetsprocesser för den mest gynnsamma lösningen. Som i exemplet ovan är det vissa svårigheter med att hitta lokaler i den storleksordningen, dock är prognosen bättre i detta alternativ än i förslag 1. Kostnaden för en uppdelad evakuering beräknas vara 20-30% högre än alternativet att evakuera stadshuset personal till en kontorsbyggnad Förslag 3, Modullösning Behoven har uppskattas till ca 5 000 kvm i form av en kontorsbyggand av moduler. Ur ett tillgänglighetsperspektiv är det här alternativet det mest lämpliga. En etablering skulle kunna vara möjlig på parkeringsplatsen i kvarteret Älgen mittemot Stadshuset. Ett annat alternativ är på I2-fältet eller på Kanikenäsbanken. Huruvida det är möjligt avseende tillstånd och eventuella kostnader för etablering är i detta skede inte utrett. Fördelen med alternativet är att alla medarbetare är samlade på ett ställe. Det är dock det dyraste av de tre alternativen.

Dnr KS-2013 Dpl sid 8 (12) Kostnadsuppskattning för olika hyreslösningar under ombyggnad Kostnader under evakuering (1 år) Försl.1 Försl.2 Försl.3 Lokalkostnader: 12,3 13,8 22,8 Flyttkostnader: 1,2 1,4 2,1 Summa (MSEK) 13,5 15,2 24,9 Utöver detta tillkommer kostnader för bl.a. säkerhetslösning, passagesystem hantering av FM relaterade frågor samt drift- och underhållskostnader för befintlig byggnad under ombyggnationen. Sammanställning och utvärdering av arbetsgruppen Klövern Fördelar Bra läge som är centralt och lättillgängligt för kommunmedborgarna, även sett ur ett miljöperspektiv Fördel med att kunna växa inom byggnaden Erbjuder viss stöttning i kommande process Nackdelar Motsvarar inte alla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget Osäkerhet råder ang. ev. merkostnader för arkiv, omklädningsrum m.m. P-huset i annan byggnad. Bedöms som sämre alternativ. Restaurangen ska fungera som både publik restaurang och som lunchrum för medhavd lunch, vilket kan vara svårt. Det kan också försvåra planering av större sammankomster. Inte lika genomarbetat underlag, mycket generella uppgifter, inte specificerat mot oss som hyresgäst Lundbergs, alt 1 öppen planlösning Fördelar Motsvarar de krav som ställts i förfrågningsunderlaget Nackdelar Möjligheten till att växa i huset är begränsad Mer tilltalande planlösning där det påvisats mer flexibla möjligheter som är viktiga Bra läge som är centralt och lättillgängligt för kommunmedborgarna, även sett ur ett miljöperspektiv

Dnr KS-2013 Dpl sid 9 (12) Fördel med möjligheten till att vara enda hyresgästen där kanske ytterliga en förvaltning kan hyra in sig på det ev. tomma planet Bättre alternativ med eget lunch- och fikarum även om lösningen/upplägget inte är optimalt Generellt mer tilltalande alternativ och mer genomarbetat underlag som överensstämmer med vår förfrågan Erbjuder stöttning i kommande process Lundbergs, alt 2 cellkontor Fördelar Motsvarar de krav som ställts i förfrågningsunderlaget Nackdelar Möjligheten till att växa i huset är begränsad Mer tilltalande planlösning där det påvisats mer flexibla möjligheter som är viktiga Bra läge som är centralt och lättillgängligt för kommunmedborgarna, även sett ur ett miljöperspektiv Fördel med möjligheten till att vara enda hyresgästen Bättre alternativ med eget lunch- och fikarum även om lösningen/upplägget inte är optimalt Mer tilltalande alternativ och mer genomarbetat underlag som överensstämmer med vår förfrågan Erbjuder stöttning i kommande process Befintlig fastighet Fördelar Egen fastighet Nackdelar Ej fullgod tillgänglighet Låg yteffektivitet

Dnr KS-2013 Dpl sid 10 (12) Befintlig planlösning stödjer inte ett modernt arbetssätt Ineffektiva lokaler Befintlig fastighet, efter ombyggnad Fördelar Egen fastighet Förbättrad tillgänglighet Nackdelar Dyr ombyggnad och dyr evakueringslösning Analys Att arbeta i ändamålsenliga lokaler är av vikt oavsett verksamhetsinriktning. Generellt sett går kontorsarbetet mot ett mer flexibelt arbetssätt med aktivitetsbaserade arbetsplatser, (arbetsplatser där man väljer den mest lämpliga arbetsmiljön för den arbetsuppgift man för stunden genomför). Exempel på arbetssätt med olika behov av arbetsplatser kan vara projekt-, process- och enskilt arbete. Förutom kontoret ges möjligheten att välja mellan t.ex. hemmet, hos kund och allmänna mötesplatser. Det medför att kravet på en lämplig lokallösning understött av modern teknik och arbetssätt har blivit högre idag än tidigare. I genomsnitt tillbringas mellan 40-50 % av arbetstiden vid skrivbordet. Övrig tid består av möten, resor, konferenser m.m. Nuvarande lokaler, inhyrda likväl som egna, som mestadels består av cellkontorslösning är både ineffektiva och omoderna. En kontorsmiljö med öppnare och effektivare planlösning är mer kostnadseffektiv samtidigt som miljön underlättar och uppmuntrar till samverkan i det dagliga arbetet. Projektets uppdrag och mål är att ta fram förslag på lämplig lokallösning som understödjer samverkan och samarbete mellan TFF, MF och SBF. Nuvarande lokaler är inte anpassade för ett modernt arbetssätt och utnyttjas inte effektivt då det finns stora överytor. Genom en ombyggnation av Stadshuset och Annexet uppnås efterfrågade lokaler där bl.a. de inhyrda lokalerna Björnen 13 och Älvg. 3 skulle kunna släppas. Ombyggnationen är dock mycket kostsam och det är tveksamt om det är försvarbart sett ur ett kommunperspektiv. Under första året tillkommer dessutom kostnader för bl.a. alternativa hyreslösningar under ombyggnation. Stadshuset som fastighet är inte lämplig att bygga om i sådan omfattning för att motsvara en modern arbetsplats. De övriga objekten har i varierande grad svarat upp mot det förfrågningsunderlag som legat till grund för inkomna anbud. När det gäller kvadratmeterpriset är samtliga anbud inom ramen för vad vi bedömer är skäligt och i linje med den generella kostnadsbilden för Karlstad. Med reservation för undantagsfall sträcker sig marknadsvärdet avseende grundhyra för kontorslokaler i centrala Karlstad generellt upp till 2 000 kr/kvm och i utkanten av centrum upp till 1 300 kr/kvm. Kvadratmeterpriset avseende grundhyran för kommunens externa inhyrningar

Dnr KS-2013 Dpl sid 11 (12) under 2012-2013 ligger mellan 1 000 kr/kvm - 1 495 kr/kvm i centrala Karlstad och mellan 1 147 kr/kvm - 1 361 kr/kvm i utkanten av centrum. Beroende på vart i spannet Klöverns kvadratmeterpris landar erbjuder de ett lägre kvadratmetervis avseende grundhyran jämfört med Lundbergs alt. 1 men kan också landa på ett högre kvadratmeterpris jämfört med Lundbergs alt. 2. Om man sedan lägger till tilläggskostnaderna på respektive grundhyra visar utfallet ett likvärdigt kvadratmeterpris med små marginella skillnader. Det beroende på att Klöverns tilläggskostnader är högre än Lundbergs. Klöverns tilläggskostnader är dock inte fullt redovisade vilket medför en risk för att ytterligare kostnader tillkommer. Klövern har till stora delar svarat upp emot förfrågan, men det saknas ett genomarbeta förslag då det finns flera områden som är obesvarade och outredda. Till sin fördel bör nämnas att storleken på fastigheten ger en ökad flexibilitet. Lundbergs har svarat upp emot förfrågan med 2 förslag, vilket var efterfrågat. Den stora skillnaden mellan alternativen är att alternativ 1 är en öppen planlösning medan alternativ 2 i huvudsak är en cellkontorslösning. Alternativ 1 erbjuder en lägre årskostnad än alternativ 2, vilken av förklarliga skäl medför en dyrare lösning då den tar hela huset i anspråk. Sammantaget förordar vi Lundbergs med motivet att deras alternativ motsvarar verksamhetens krav och att det, sett ur ett kostnadsperspektiv, är fördelaktigt jämfört med övriga alternativ. Väljer vi ett inhyrningsalternativ så skapar det också möjligheten att avyttra både Stadshuset och Annexet, vilket genererar ett ekonomiskt tillskott på ca 98 MSEK. Om tillskottet kapitaliseras på 10 år med 3 % internränta ger det en årlig intäkt på 12,6 MSEK år 1 till 10,0 MSEK år10. Om man ställer det mot Lundbergs båda hyresförslag, utan beaktande av indexjustering samt kapitalvinstskatt, innebär det i alternativ 1 ett positivt netto på 3 MSEK år 1 till 400 KSEK år 10 samt i alternativ 2 ett positivt netto på 100 KSEK år 1 till ett negativt netto på 2,5 MSEK år 10. Detta är dock inte inberäknat i nedanstående tabell. Ekonomi Sammanställningen nedan redovisar den idag uppskattade årskostnaden för de tre alternativen. Indexjustering är ej beaktad. Då drift- och underhållskostnader är inkluderade i hyrorna för våra nuvarande lokaler har vi valt att på externhyran ta hänsyn till de interna påslagen för administrationskostnader, inre underhåll samt driftel. Det för att få hyrorna så jämförbara som möjligt. Utfallet blir dock inte helt rättvisande då hänsyn till kostnaden för fastighetsskatt inte är tagen. Totalkostnaden idag för befintliga ytor, både egna som inhyrda, enligt ovan redovisade är: 8,7 MSEK. Kostnaden för enbart Stadshuset och Annexet är 7,3 MSEK. Differensen däremellan är hyreskostnaden som uteblir för inhyrda ytor samt egna i Bibliotekshuset. Beräknad ombyggnadskostnad är 80,39 MSEK.

Dnr KS-2013 Dpl sid 12 (12) Kalkylerad kapitaltjänstkostnad baserar sig på 3 % internränta samt avskrivningstid på 33 år, vilket ger en total hyra på 12,1 MSEK. Beroende på val av hyreslösning under ombyggnadsperioden kommer evakueringskostnaderna under ett år öka hyreskostnaden med storleksordningen 13,5 24,9 MSEK. Marknadsvärdet på egna fastigheter bedöms bl.a. enligt värdeutlåtande från Svefa till: Stadshuset 73 MSEK Annexet 25 MESK Total 98 MSEK Fastighetsägare Klövern Lundbergs, Lundbergs. Befintlig Noll- Kostnad Externhyra (MSEK/år) 10,3 10,8 alt. 1 8,6 alt. 2 11,3 fastighet - alternativ Extern + Internhyra 11,4 11,9 9,6 12,5 12,1 (MSEK/år) Ersättningslokaler, år 1 13,5-24,9 (MSEK) Totalkostnad år 1 11,4 11,9 9,6 12,5 25,6 37,0 9,4* (MSEK) Totalkostnad år 2 (MSEK) 11,4 11,9 9,6 12,5 12,0 9,4* * Inkl. kostnad för nybyggnation av hiss samt hyreskostnad för upphandlingsenheten och överförmyndarnämnden. Utöver dessa kostnader tillkommer kostnader för bl.a. Investering av nya möbler och inredning Hyresgästanpassningar i befintlig fastighet, som t.ex. omklädningsrum i källare i Stadshuset. Hans Wennerholm teknik- och fastighetsdirektör Anna-Lena Lindgren avdelningschef Beslutet skickas till Anna-Karin Osbeck, teknik- och fastighetsförvaltningen Jan Barthelson, teknik- och fastighetsförvaltningen Anna-Lena Lindgren, teknik- och fastighetsförvaltningen Torbjörn Frykstedt, teknik- och fastighetförvaltningen Helena Berg, miljöförvaltningen Conny Carlstedt, stadsbyggnadsförvaltningen