GuiCATMANUAL FÖR SKOLORNA 7 augusti 2001 Pedagogiska centralen

SELMA GuiCATMANUAL FÖR SKOLORNA 7 augusti 2001 Pedagogiska centralen 4. EXEMPLARPOSTER I GUICAT 4.1 Exemplarpostens uppbyggnad 4.2 Exemplarmallar 4.2.1 Att skapa en exemplarmall 4.2.2 Att redigera en exemplarmall 4.2.3 Kopiera en mall 4.2.4 Säkerhetskopiera och installera mallar från diskett 4.2.4.1 Säkerhätskopiera mallar på diskett 4.2.4.2 Föra över mallar från diskett 4.3 Skapa exemplarposter 4.3.1 Att lägga in ett exemplar 4.3.2 Lägga in fler ex av samma titel 4.4 Att gallra exemplarposter 4.5 Att byta BTJ:s streckkodsetiketter som innehåller X 4.6 Record in use by the system 4.1 EXEMPLARPOSTENS UPPBYGGNAD När du har en katalogpost öppen i GuiCat ser du en rad flikar nederst på skärmen: Den första fliken (b följt av ett nummer) markerar den bibliografiska posten (katalogposten). Numret är postens systempostnummer, d v s det unika nummer som systemet automatiskt tilldelar varje ny post, oavsett typ. Under nästa flik, Item, syns exemplarposterna som tillhör den aktuella katalogposten. I exemplet ovan finns 12 exemplar länkade till katalogposten. Klicka på Item-fliken för att se exemplarposterna och lägga till eller ta bort ex-poster. Presentationen av exemplaren är ett slags sammanfattning av den fullständiga exposten och kan se ut ungefär så här: Att inget syns i Hyllplats-kolumnen beror på att informationen om hyllplats normalt hämtas från den bibliografiska posten. Det är bara om man har avvikande hyllsignum som det läggs in i exemplarposten. Volym lägger man till för t ex årsböcker. Det är viktigt att man inte lämnar något fält tomt. När man t.ex. skapar ett tomt hyllplatsfält, så kommer det att utesluta hyllplatsen från den bibliografiska posten. Det innebär att om fältet är tomt så kommer det inte att synas någon hyllplats på det exemplaret i Webopacen. 1

För att se den fullständiga posten för ett enskilt exemplar, dubbelklicka på radnumret, eller markera raden och tryck <Enter>. Exemplarposten består av två delar: 1. De fasta fälten (tabellen) som innehåller en del koder som är bestämda av systemet. 2. Variabla fälten med information om bl.a. exemplarnummer, avvikande hyllplacering, volym mm. Fasta fält COPY# 1 ICODE1 0 ICODE2 - I TYPE 15 PRICE kr 0:00 OUT DATE - - DUE DATE - - PATRON# 0 LPATRON 0 LCHKIN - - INVDA - - # RENEWALS 0 # OVERDUE 0 ODUE DATE - - IUSE3 0 RECAL DATE - - TOT CHKOUT 0 TOT RENEW 0 LOCATION zzzzz LOANRULE 0 STATUS - INTL USE 0 COPY USE 0 IMESSAGE OPACMSG k CIRKSTAT1 0 CIRKSTAT2 0 SYSPOSTNR i00 SKAPAD 2000-01-11 UPPDAT - - OMARBET 0 COPY # EXNR Manuellt exemplarnummer, om man vill ha egen numrering av exemplaren. Numret kan aldrig vara 0 ICODE1 EXKOD1 Statistikfält som f n inte används ICODE2 EXKOD2 Används för att dölja ex:et i OPAC:en. Fäll ner rullgardinsmeny genom att klicka i fältet. - = normalvärde a = dölj exemplar I TYPE EXTYP Exemplartyp, motsvarar lånestatus i det gamla systemet. Fäll ner rullgardinsmeny genom att klicka i fältet. 12 = 2-veckorslån 13 = 3-veckorslån 14 = lärarlån (4 veckor) 15 = 4-veckorslån 16 = 1-veckas lån 17 = terminslån 18 = videolån 100 = in house lån 200 = ej hemlån PRICE PRIS Här kan man ange en prisuppgift OUT DATE UTLDAT Utlåningsdatum. Systemgenererat DUE DATE ÅTERDAT Återlämningsdag. Systemgenererat PATRON LÅNTNR Systempostnummer för den låntagare som har exemplaret just nu. LPATRON SENLÅNT Systempostnumret (p.) för den låntagare som hade ex:et senast. Systemgenererat LCHKIN SENÅTER Senaste återlämningsdatum. Systemgenererat INVDAT INVDAT Inventeringsdatum. Används inte # RENEWALS ANTFÖRN Antal gånger boken lånats om av den aktuelle 2

låntagaren. Systemgenererat # OVERDUE ANTKRAV Antal krav som skickats till den aktuelle låntagaren. Systemgenererat ODUE DATE SENKRAV Datum då senaste kravet gick ut. Systemgenererat IUSE# INTERNANV Intern användning. Används inte RECAL DATE ÅTERKDAT Återkallningsdatum. Används inte TOT CHKOUT UTL TOT Totalt antal gånger ex:et varit utlånat. TOT RENEW FN TOT Systemgenererat Totalt antal gånger ex:et lånats om. Systemgenererat LOCATION BIBLIOTEK Bibliotekets placeringskod - fäll ner rullgardinsmeny genom att klicka i fältet. Här gäller dom långa koderna t.ex btmal, rglal, aball, abbib etc. Ha listan med det egna bibl:s koder till hands. LOANRULE LREGEL Låneregel. Systemgenererat. Systemet läser av kombinationen extyp, låntagartyp och placering. Är 0 om ex:et inte är utlånat STATUS STATUS Ex:ets nuvarande status. Vissa koder genereras av cirkulationen. Fäll ner rullgardinsmeny genom att klicka i fältet. Exempel: - = tillgängligt m = förkommen INTL USE INTERNANV Ytterligare ett fält för intern användning. Används inte COPY USE KOPIER Antal gånger ex:et använts för kopiering. Används inte IMESSAGE EXMEDD Exemplarmeddelande. Syns endast för personal vid utlån/återlämning. Fältet är tomt om inget exmeddelande finns. Fäll ner rullgardinsmeny genom att klicka i fältet. Tillgängliga koder f n: OPACMEDD OPACMSG f snabb-ex g granska ex. Syns i OPAC-katalogen. Fäll ner rullgardinsmeny genom att klicka i fältet. Här lägger du in lånetiden i klartext. Föjlande koder är tillgängliga för skolor: d ej hemlån e lärarlån f in-house g 1 veckas lån h terminslån k 4-veckors lån r 2-veckors lån s 3-veckors lån t videolån YTDCIRC CIRKSTAT1 Statistikfält. Systemgenererade LYCIRC CIRKSTAT2 Statistikfält. Systemgenererade RECORD# SYSPOSTNR Systempostnummer. Det nummer som systemet 3

automatiskt tilldelar varje post. Exemplarposter har nummer som börjar med i (för item) CREATED SKAPAD Systemgenererade datumfält som anger när posten skapats UPDATED UPPDAT Systemgenererade datumfält som anger när posten uppdaterats REVISIONS OMARBET Antal gånger posten omarbetats. Systemgenererat. Varje gång du trycker på spara så ändrar sig antalet omarbetningar. Variabla fält Under tabellen med de fasta fälten finns de variabla fälten. De motsvaras av bokstavskoder: 4.2 EXEMPLARMALLAR För att kunna lägga in nya exemplar måste man ha exemplarmallar inlagda i sin dator. Mallarna ligger lokalt på varje PC. Gör man uppgradering av datorn eller tar bort GUICAT så försvinner alla exemplarmallar. Därför rekommenderas att du säkerhetskopierar dem till en diskett. 4.2.1 ATT SKAPA EN EXEMPLARMALL 1. Välj menyalternativet File Template New Template Item Ibland kan hända att man får följande meddelande: Location address corrupted, please save this item in order to fix. Klicka på OK och fortsätt som nedan. Du får då upp en tom exemplarpost med tabellen över de fasta fälten. Den blå listen överst på skärmen ser ut så här: 2. Börja med att fylla i tabellen. Alla fasta fält måste ha ett värde, även om värdet ibland är ett blankt fält. Fält som måste fyllas i: EXNR måste ha ett annat värde än 0. Ställ markören i fältet och skriv 1 EXKOD2 fäll ner rullgardinsmenyn och välj det ospecificerade värdet, d v s 4

EXTYP fäll ner rullgardinsmenyn och välj vilken exemplartyp du vill knyta mallen till.värden som är tillgängliga för skolorna: 12-18, 100, 200 Varje skola har specifika regler för exemplarinläggning. Kontakta PC om du är osäker på vilka exemplartyper, samlingskoder och opacmeddelande ditt bibliotek får använda. Det är mycket viktigt med tanke på framtida utlåningen. BIBLIOTEK använder bibl. ingen särskild placeringskod, fyll i all -koden, t ex huall som ger klartexten Husieskolan. Använder man många olika koder kan man göra olika mallar, eller skriva en av de vanligare här och ändra för de ex. som har annan kod. STATUS EXMEDD fäll ner rullgardinsmenyn och välj för Tillgänglig fäll ner rullgardinsmenyn och välj det tomma värdet för Inget meddelande OPACMEDD fäll ner rullgardinsmenyn och välj ev. meddelande som ska synas i katalogen för låntagarna, enligt följande schema: EXTYPE OPACMEDD 12 2-veckors lån r 2-veckors lån 13 3-veckors lån s 3-veckors lån 14 Lärarlån e lärarlån 15 4-veckors lån k 4-veckors lån 16 1-veckas lån g 1- veckas lån 17 Terminslån h terminslån 18 Videolån t videolån 100 In-house lån f in-house 200 Ej hemlån d ej hemlån Därmed borde de fasta fälten vara OK. 3. Ställ nu markören på det tomma utrymmet under tabellen. 4. För att se tillgängliga fält - tryck på en tangent, förslagsvis a. Trycker man på en tangent som motsvarar en fältkod laddas den in direkt. Trycker man däremot på en siffertangent tror programmet att man tänker lägga till ett MARC-fält. 5. Välj de variabla fält som ska finnas med i mallen. Välj fält genom att markera rätt rad och klicka på OK. STRECKKOD (b) måste alltid finnas Man kan lägga till HYLLPLATS (c) för att kunna lägga in exemplar med avvikande hyllsignum. OBS! Det fältet får inte lämnas tomt. Se textrutan i Kapitel 4.1. I en mall för årsböcker/periodika av olika slag lägger man till VOLYM (v) Får du in ett felaktigt fält - ta bort raden genom att ställa markören någonstans på den och trycka <Ctrl><D>, eller välja Edit Delete Field. 6. Lagra mallen genom att klicka på 5

Om något blivit fel får du ett meddelande, t.ex. The fixed field failed validation. Klicka OK och rätta det fält som markeras. Lagra igen. När systemet är nöjt får du upp det fönster där du ska ange namn på mallen. Kalla den något lämpligt som gör att du lätt hittar den när den behövs, t.ex. Normallån, Grupp, Ej hemlån, Referens etc. Spara sedan. Du hamnar åter i mallen, men tyvärr syns inte namnet i den blå listen högst upp. Mallar får heller inga systempostnummer el. dyl. Stäng med 4.2.2 ATT REDIGERA EN EXEMPLARMALL Det kan hända att man ibland behöver redigera befintliga mallar. Det gör du enligt följande: 1. Välj menyalternativet File Template Edit Template 2. Fäll ut rullgardinsmenyn vid Filformat: 3. Välj Item [*.cdi]. Du får upp listan över dina exemplarmallar. 4. Markera i listan den mall du ska redigera och Öppna Du ser att det är en mall du har öppen genom att det i den blå listen överst står: Tyvärr syns inte mallens namn någonstans när man har den öppen. 5. Gör de ändringar som behövs och klicka på för att spara ändringarna. 6. Stäng med 4.2.3 KOPIERA EN MALL Om du vill göra en ny mall som liknar en du redan har, kan du enkelt kopiera den ursprungliga mallen. Modifiera och spara kopian som en egen mall. 1. Öppna den mall du vill kopiera via File - Template - Edit Template 2. Använd knappen för att göra en kopia 3. Gör de ändringar som behövs och spara med eller File Save eller <Ctrl><S> 6

4. Du kommer till dialogrutan. 5. Ge mallen ett lämpligt namn och Spara 4.2.4 SÄKERHETSKOPIERA OCH INSTALLERA MALLAR FRÅN DISKETT Det är bra att säkerhetskopiera exemplarmallar i fall att man byter dator, ominstallerar programmen mm. Om GuiCat är installerat enligt standard ligger alla mallar i katalogen: C:\GUICAT\TEMPLATE Använd Den här datorn eller Utforskaren för att spara på, respektive kopiera från, diskett. 4.2.4.1 SÄKERHETSKOPIERA MALLAR PÅ DISKETT 1. Sätt i disketten. 2. Öppna Utforskaren: Start - Program Utforskaren. 3. Dubbelklicka på mappen Guicat under [C:], s å att undermapparna blir synliga i det vänstra fältet på skärmen. Sist i listan finns mappen Template 4. Öppna Template. 5. Markera en i taget alla filer som har tillägg [*.cdi]. Har du bara filer med det tillägget, så markera alla samtidigt genom att klicka på den första och hålla ner Shift-tangenten medan du klickar på den sista. 6. Ställ markören över de markerade filerna, håll ner vänster musknapp och dra filerna till (A:) 3,5 tumsdiskett. När namnet på enheten A blir blåmarkerat kan du släppa! 4.2.4.2 FÖRA ÖVER MALLAR FRÅN DISKETT 1. Sätt i disketten. 2. Öppna Utforskaren: Start - Program Utforskaren. 3. Dubbelklicka på mappen Guicat under [C:], så att undermapparna blir synliga i det vänstra fältet på skärmen. Sist i listan finns mappen Template. 4. Öppna disketten: klicka på 3,5-tums diskett [A:]. I det högra fältet ser du nu innehållet på disketten. Markera en i taget alla filer som har tillägg [*.cdi]. Har du bara filer med det tillägget, så markera alla samtidigt genom att klicka på den första och hålla ner Shift-tangenten medan du klickar på den sista. 5. Ställ markören över de markerade filerna, håll ner vänster musknapp och dra filerna till mappen Template. När namnet på mappen blir blåmarkerat kan du släppa! 6. För att kolla att filerna kommit rätt, klicka p å mappen Template, och du ser innehållet i det högra fältet på skärmen. När du öppnar GuiCat, kan du se mallarna under File - Template - Edit Template. Bibliografiska mallar har filnamnstilläget [*.cdb] 4.3 SKAPA EXEMPLARPOSTER För att kunna lägga in exemplar måste du använda dig av mallar. I Kapitel 4.2 kan du se hur du skapar exemplarmallar i GuiCat 7

4.3.1 ATT LÄGGA IN ETT EXEMPLAR 1. Sök upp den katalogpost du ska använda. Om det är en faktabok sök på bokens ISBN dvs. ISN i sökrutan. Är det skönlitteratur sök på titel. Om titel börjar med bestämd eller obestämd artikel ( t.ex. en, ett, den, det,a, the der, die, das, ein, eine, la, le ) gör titelsökning både med och utan artikel. 2. Kolla noggrant att det är rätt katalogpost. Se Kapitel 3.3 3. När du har hittat den rätta katalogposten gå till exemplaröversikten via Itemfliken. Det finns två särskilda ikoner på denna skärmbild: Lägg till nytt exemplar Uppdatera exemplarpresentationen. Om man gör ändringar, lägger till eller tar bort exemplar uppdateras inte listan automatiskt. Använd denna knapp för att få en ny överblick. Obs! Det kan ta rätt lång tid för programmet att ladda in en lång exemplarlista. Nya ex. hamnar sist i listan tills sortering görs på PC (varje fredag kväll). 4. Klicka på 5. Du får upp ett nytt litet fönster: Choose a Template (= välj en mall). 6. Här ser du den sist använda mallen. Vill du använda den så klicka på OK eller klicka på Browse (= bläddra) för att se listan över dina mallar. Markera den du vill använda och klicka på Öppna. Du kommer då tillbaka till fönstret ovan, och klickar där på OK 7. Fyll i eller ändra de fält som är aktuella. Blå text anger att fältinnehållet är systemgenererat och kan inte ändras. I övrigt kan du ändra innehåll i de fasta fälten och lägga till variabla fält om så behövs. 8. Lägg in STRECKKOD: OBS! Använd inte Btj-etiketter om det finns X i. Streckkodsläsarna kan inte läsa x:en i dessa etiketter. Sätt över en Malmö skolor -etikett på dessa exemplar. Det är inga problem med X i Malmö skolor-etiketterna. Ställ markören direkt efter ordet STECKKOD och tryck på TAB-tangenten så att markören ställer sig rätt i raden. Läs därefter in streckkoden Du får upp ett fönster med frågan: Perform duplicate checking? Klicka på Ja (= tryck på <Enter>) 8

Förhoppningsvis svarar systemet: No duplicates were found Klicka på OK (= tryck på <Enter>). Om det mot all förmodan skulle råka finnas en exemplarpost med samma streckkod registrerad, hämtar systemet in den aktuella katalogposten. Man får sedan själv leta reda på dublett-ex:et i översiktslistan. Bli alltså misstänksam om det händer något underligt när streckkoden kollas! Förmodligen är det du själv som läst av en etikett som nyss blivit inlagd. Stäng i det fallet den dubblettposten som systemet har öppnat. Stäng även posten du håller på att skapa utan att spara den. Skulle det hända att samma streckkod används på ett annat bibliotek kontakta så fort som möjligt PC. 9. För att se övriga tillgängliga variabla fält: ställ markören under en befintlig rad och tryck på en bokstavstangent, förslagsvis a. Trycker man på en tangent som motsvarar en fältkod laddas den in direkt. Trycker man på en siffertangent tror programmet att man tänker lägga till ett MARC-fält. 10. Välj fält genom att markera rätt rad och klicka på OK. 11. Klicka på för att lagra posten. Följande bild ska komma upp: 12. Klicka OK 13. Stäng fönstret med 14. Du kommer tillbaka till exemplaröversikten. Uppdatera den genom att klicka på nya exemplaret. Det syns sist i listan. om du vill kolla informationen om det I OPAC:en ligger nya ex. också sist i listan. De syns inte i skolans scope, men är synliga i hela samlingen. Synliga i scope blir dom efter sorteringen som görs på PC varje fredag kväll. I Status-kolumnen syns anmärkningen NYFÖRVÄRV. Detta ändras automatiskt till TILLGÄNGLIG nästa dag. 15. Glöm ej att stänga den bibliografiska posten. Glömmer man det så låser systemet både katalogposten och exemplaren för andra som vill använda den. En annan skola kommer då inte att kunna låna ut just den boken. Se Kapitel 4.6. 9

4.3.2 LÄGGA IN FLER EX AV SAMMA TITEL Skapa den första exemplarposten. Se Kapitel 4.3.1. För att få fram kopieringsfunktionen måste du tyvärr stänga den och öppna den på nytt. 1. När du öppnat den igen, använd knappen för att skapa en kopia. 2. Alla fält kopieras exakt som de var i den första posten, inkl. streckkoden. 3. För att läsa in streckkoden för nästa exemplar, markera det gamla numret (dubbelklicka på det, eller dra över det eller sudda helt enkelt ut det) och läs av det nya numret i dess ställe. 4. Lagra den nya ex-posten och stäng den. Du ser återigen fönstret med det första exemplaret. Använd kopieringsfunktionen igen för att skapa ytterligare en exemplarpost och fortsätt på samma vis tills du är klar. OBS! Använd inte knappen Create Multiple Items Funktionen är i och för sig fiffig men fungerar inte ihop med våra etiketter. Den skapar själv en nummersvit av etikettnummer, som du inte har någon kontroll över. 4.4 ATT GALLRA EXEMPLARPOSTER 1. Dubbelklicka på radnumret i exemplaröversikten för att öppna exemplarposten. 2. Klicka på 3. Du får frågan: Are you sure that you want to delete this record? - klicka på Ja 4.5 ATT BYTA BTJS:s STRECKKODSETIKETTER SOM INNEHÅLLER X BTJ:s streckkodsetiketter som innehåller x fungerar inte i datasystemet. Systemet läser x som a och vid utlåning vill systemet skapa en nytt exemplarpost. För att undvika krångel vid utlåning är det bra att förberedda sig redan nu och byta ut dom gamla, felaktiga etiketterna. 1. Klicka på Streckkod i sökrutan i Guicat. 2. Läs av den felaktiga streckkoden med scanner. 10

3. Systemet säger att posten med den scannade streckkoden borde finnas på raden 42269890039xc Would be here, men tack vare att x blev läst som a så hamnar posten på raden ovan och ser ut som 42269890039ac. 4. Dubbelklicka på raden som innehåller a. 5. Exemplarposten öppnas. Markera streckkoden svart, eller sudda bort 6. Klistra en ny streckkod på boken. 7. Läs av den nya streckkoden. 8. Spara och stäng posten. 9. Glöm inte att stänga den bibliografiska posten. 4.6 RECORD IN USE BY THE SYSTEM Om de knappar du ska använda är gråmarkerade, släckta, beror det förmodligen på att den aktuella posten redan är i bruk i systemet. Det ser man uppe i den blå balken: Antagligen är det då du själv som råkat öppna samma post två gånger. Det kan först ås också vara någon annan som råkar arbeta med samma post. Titta under menyalternativet Window. Där ser du systempostnumren för alla poster som är öppna. Står det Record in Use by the System bredvid ett av numren, så kolla om inte samma nummer förekommer på annan plats i listan. Stäng den post som är in use. Obs! Det kan ta en stund innan systemet släpper posten. Skulle problemen kvarstå, trots att du t ex går ur programmet helt eller öppnar samma post en annan dag, kontakta PC. Det kan hända att poster hänger sig totalt, bland annat om man blir utslängd ur programmet eller råkar stänga Guicat utan att ha stängt alla poster man haft öppna. 11