Anbudsinfordran Lokalvård Datum 2014-10-01 Dnr 113-2657-14 1(11) 1 ALLMÄNT Anbudsinfordran Lokalvård 1.1 Upphandlande enhet Länsstyrelsen i Gotlands län, org nr. 202100-2312, inbjuder Er att inkomma med anbud enligt nedan. 1.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs med tillämpning av öppet förfarande över tröskelvärdet enligt Lagen om offentlig upphandling /SFS 2007:1091). Anbud skall lämnas på hela tjänsten som beskrivs i förfrågningsunderlaget. 1.3 För anbud gäller Anbud skall avges skriftligt i dubbla kuvert med påskrift: ANBUD LOKAL- VÅRD. Anbudet skall vara inkommit senast 2014-11-24 och vara undertecknat av anbudsgivarens firmatecknare. Anbudet skall vara bindande t o m 2015-02-28 För sent inkomna anbud kommer inte att behandlas. Upphandlingen avslutas när skriftligt avtal ingås mellan antagen anbudsgivare och Länsstyrelsen i Gotlands län. Tilldelningsbeslut meddelas elektroniskt till i budet angiven e-postadress. Anbud skall adresseras: Länsstyrelsen i Gotlands län 621 85 Visby 1.4 Frågor och information Länsstyrelsen ser det som angeläget att anbudsgivare kontaktar Länsstyrelsen om frågetecken föreligger. Eventuella frågor önskar Länsstyrelsen få via e-post till Länsstyrelsens kontaktperson för denna upphandling: Henrik Lavergren e-post: henrik.lavergren@lansstyrelsen.se Svar på eventuella frågor kommer att besvaras på Länsstyrelsens webbplats www.lanssstyrelsen.se/gotland under rubriken Upphandling och Upphandling lokalvård. Frågorna ska vara ställda senast fem dagar innan anbudstidens utgång för att kunna tas i beaktande. För visning av lokalerna kontakta Henrik Lavergren 010-223 9313 eller Owe Eklund 010-223 9221. För visning av Residenset kontakta Kenth Öhman 010-223 9310 POSTADRESS 621 85 VISBY BESÖKSADRESS Visborgsallén 4 TELEFON 010-223 90 00 E-POST gotland@lansstyrelsen.se WEBBPLATS www.lansstyrelsen.se/gotland
2 1.5 Anbudsinfordran Anbudsinfordran består av: Detta dokument Referensblankett, bilaga 1 Sanningsförsäkran, bilaga 2 Avtalsutkast 2014 Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att samtliga dokument enligt denna förteckning erhållits. 2 UPPDRAGSSPECIFIKATION 2.1 Beskrivning av uppdraget Upphandling av lokalvårdstjänster för Länsstyrelsen i Gotlands län. Anbudet skall avse ett avtal med en avtalsperiod av två år 2015-01-01--2016-12-31 med rätt för Länsstyrelsen att förlänga avtalet med ett år i taget i högst två år. Kontraktet kommer att tecknas med en anbudsgivare. 2.2 Omfattning Arbetet ska omfatta daglig städning, och eventuella flytt- eller extrastädningar, fönsterputsning och golvvård. Lokalvården ska utföras enligt städinstruktion se punkt 3.2. Den lokalyta som skall städas beräknas till ca 4 116 kvm varav 453 kvm utgörs av gemensamma/delade lokaler med annan hyresgäst i fastigheten. Länsstyrelsen har lokalvårdsansvaret för de gemensamma lokalerna. Länsstyrelsens personal ombesörjer insamling av papper, kartong och miljöfarligt avfall. 2.3 Priser Anbudspriser ska innehålla alla kostnader som är förknippade med tjänstens utförande. Eventuellt tillkommande kostnader ska särskilt anges. Priset/månad ska anges, per objekt enl. objektlista nedan, netto exkl. moms. Objektlista Visborg, tjänstelokaler, Visborgsallén 4, 2 980 m 2 Visborg, gemensamma lokaler, Visborgsallén 4 601 m 2 Strandgatan 1, Residens 417 m 2 Strandgatan 1, ledningscentral 140 m 2 2.4 Priser för särskilda insatser Anbudspriser ska redovisas separat för flytt- och extra städning, fasadfönster samt golvvård. Priset ska anges per städtimme exkl. moms.
3 3 ALLMÄNNA VILLKOR FÖR UPPDRAGETS UTFÖRANDE 3.1 Anbudsgivaren, ansvarig arbetsledare Anbudsgivaren ska: förbinda sig att verka för att städinsatserna sker på sådant sätt att minsta möjliga omsättning bland städpersonalen uppnås ha tillräckliga resurser för att kunna ersätta städpersonal från första sjukdagen så att kraven enligt städinstruktionen uppfylls utse ansvarig arbetsledare för den städpersonal som arbetar i Länsstyrelsens lokaler Ansvarig arbetsledare ska: ha erfarenhet av arbetsledning och städarbete vara ansvarig för anbudsgivarens åtagande inom arbetsområdet tala och förstå svenska såväl muntligen som skriftligen vara den som erhåller direktiv och instruktioner från Länsstyrelsens utsedda representant ha fulla ansvaret för den skyddsverksamhet som gäller enligt lagar och avtal en gång per månad tillsammans med Länsstyrelsens representant diskutera eller inspektera städområdet. Påkallar Länsstyrelsen ytterligare inspektionsbehov ska anbudsgivaren kunna erbjuda detta, utan extra kostnad 3.2 Städinstruktion - Lokalvårdsarbetet ska i huvudsak utföras på Länsstyrelsens arbetstid vilket innebär måndag-fredag 07.00-17.00. Undantag kan komma att göras efter särskild överenskommelse, exempelvis vid golvvård, flytt- eller extra städning - Fönsterputs och storstädning ingår i anbudet och avropas vid varje tillfälle enligt avropat timpris - S.k regelmässig städning skall utföras enligt följande städschema Städschemat skall tillämpas fullt ut för lokalerna på Visborgsallén 4 samt för Residenset Strandgatan 1. Städschemat skall inte tillämpas på lokalerna på Strandgatan 1, ledningscentralen, där skall regelmässig städning utföras med 1 tim per månad. Städschema Visborgsallén 4 Lokaltyp Frekvens Anm. WC dagligen (mån-fred) 1) Entré, trapphall, hiss, trappor dagligen (mån-fred) Byte av entrématta en gång månaden Reception dagligen (mån-fred) Korridorer och kapprum dagligen (mån-fred) 2) Pentry och lunchrum dagligen (mån-fred) 3)
4 Sammanträdesrum dagligen (mån-fred) Yttre städning utanför entré dagligen (mån-fred) 4) Kontor 1 ggr per vecka Kontorslandskap 1 ggr per vecka 5) Vaktmästeri och kopiering (bottenvån.) 1 ggr per vecka Omklädningsrum (källaren) 1 ggr per vecka Arkiv och förråd (i anslutning till kontor) 1 ggr per år 6) Residenset Strandgatan 1 2 ggr per vecka 1) WC i omklädningsrum, frekvens 1ggr per vecka. 2) Korridor i källaren, frekvens 1 ggr per vecka. 3) Tillägg Pentry, Visborgsallén 4, plocka i och ur diskmaskin och torka bänkar Tillägg Lunchrum, Visborgsallén 4, påfyllning och rengöring av 2 st kaffeautomater Beräknad tidsåtgång Tillägg Pentry o Lunchrum 1 tim morgonen och 1 tim eftermiddagen. 4) Sopning och bortplockning av löst skräp och fimpar från marken i omedelbar anslutning till entrén 5) Golvbeläggningen i kontorslandskapen utgörs av mjuka mattor med en sammanlagd yta av c.a 1 170 kvm. 6) Förråd i källare 370 kvm städas efter särskilt avrop. Undantag 2 st WC städas 1 ggr per vecka. 3.3 Säkerhet och sekretess Entreprenören och av denne anlitad personal ska följa de säkerhets- och sekretessbestämmelser som gäller inom Länsstyrelsen. 3.4 Personal Personalen ska ha ändamålsenlig och enhetlig klädsel. Den personal som utför uppdrag skall vara anställd av anbudsgivaren. De ska behärska svenska, såväl muntligen som skriftligen i sådan utsträckning att de kan tillgodogöra sig information, anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, produktbeskrivningar med mera som ingår som en del i uppdraget. 3.5 Städutrustning och städmateriel Anbudsgivaren tillhandahåller maskiner, dammsugare, städvagnar, övrig städutrustning och städmateriel.
5 4 KOMMERSIELLA BESTÄMMELSER 4.1 Ersättning Anbudspriset får inte höjas under första avtalsåret. Eventuell prisjustering därefter kan, om part så begär, ske en gång per år. Som underlag till prisjustering skall SCB:s Faktorprisindex för städarbeten städindex användas. Prisförändringen får inte överstiga 80 % av indexförändringen under perioden. Basmånad för justeringen är jan 2015. 4.2 Betalningsvillkor För utförd städning får fakturering ske månadsvis i efterhand. Frånvarande personal ska ersättas första dagen. Arbete som ej utförts ska krediteras uppdragsgivaren. Tilläggstjänster får faktureras efter att de har utförts och godkänts av Länsstyrelsen. Länsstyrelsen tillämpar 30 dagars betalningstid från ankomstdagen för fakturan. Fakturerings- och/eller expeditionsavgifter, eller andra liknande avgifter får inte tas ut. 4.3 Mervärdeskatt Priset anges exkl. lagstadgad mervärdeskatt. 4.4 Hävning Länsstyrelsen har rätt att häva avtalet vid bristande uppfyllnad av beställd tjänst. Länsstyrelsen har även rätt att häva avtalet om leverantören inte uppfyller kraven på tillgänglighet och kvalitet. Länsstyrelsen har även rätt till skadestånd motsvarande kostnaden för att beställa motsvarande tjänst eller kompletteringsbeställning av tjänsten. 4.5 Omförhandling Part får påkalla omförhandling av avtalet, eller delar av detta, om ändrade förhållanden väsentligt påverkar gemensamma förutsättningar. 4.6 Ändring i avtal Ändring kan endast ske genom skriftlig handling, undertecknad av båda parterna. 4.7 Överlåtelse av avtal Tecknat avtal får inte utan medgivande från beställaren överlåtas på annan person eller företag. 4.8 Garantier Fel i utfört arbete Entreprenören förbinder sig att omgående rätta till iakttagna och styrkta fel och brister i sin verksamhet.
6 Skadestånd Entreprenören svarar för skador som på grund av slarv, felaktigt beteende, vårdslöshet eller försummelse vållas på beställarens lokaler, maskiner, utrustning m m. Entreprenören ansvarar dessutom för person- eller annan direkt skada som inte omfattas av kontraktsbrott och som orsakats av denne eller av dennes anställda. Entreprenörens skadeståndsansvar gentemot Länsstyrelsen är exklusive andra ersättningar enligt detta avtal, per skadetillfälle begränsat till 10 miljoner kronor. Det åligger entreprenören att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring som täcker de skador som entreprenören är ansvarig för enligt ovan samt eventuell stöld från personalens sida. Fullgörandegaranti Entreprenören skall garantera fullföljande enligt de villkor som har angivits. 4.9 Förlängning Länsstyrelsen äger rätt att förlänga avtalet i högst 1 + 1 år. Eventuell förlängning av avtal sker med automatik om inte annat meddelas senast 6 månader i förväg. 4.10 Tvist Tvist mellan parterna ska avgöras med tillämpning av svensk rätt av domstol i Visby. 5 KRAVSPECIFIKATION 5.1 Uppgifter om anbudsgivaren Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga uppgifter/handlingar och redovisa hur nedanstående krav uppfylls. Samtliga uppgifter ska vara numrerade enligt nedanstående numrering. 5.1.1 Namn, kontaktperson, telefon och adress. 5.1.2 Person-, organisations- eller registreringsnummer. 5.1.3 Huvudsaklig verksamhet. 5.1.4 Anbudsgivarens städverksamhet ska omsätta minst 3 miljoner kronor årligen. Bifoga senaste årsredovisningen (se nedan punkt 5.4.1.). 5.1.5 Bifogad blankett SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling som ska vara ifylld av Skatteverket. 5.1.6 Registerutdrag från aktiebolags-, handels- eller föreningsregister. 5.1.7 Bevis om ansvarsförsäkring och belopp. 5.1.8 Om underleverantörer ska anlitas för uppdraget ska detta anges. 5.1.9 Referensuppgifter enligt bilaga 1. 5.1.10 Sanningsförsäkran enligt bilaga 2.
7 5.2 Uppgifter om lokalvårdsarbetet ur miljösynpunkt 5.2.1 Ange om företaget arbetar efter miljöledningssystemet EMAS, ISO 14001, FR2000, eller liknande. 5.2.2 I de fall företaget inte har ett miljöledningssystem enligt ovan, redovisa arbetet med miljöfrågorna enligt följande: - företagets miljöpolicy - företagets övergripande miljömål - om miljökrav ställs på egna leverantörer 5.2.3 I anbudet ska det framgå hur anbudsgivaren avser att tillämpa miljöpolicy/miljöfrågor i arbetet om anbudsgivaren erhåller uppdraget. 5.2.4 Vatten och kemikaliesnål teknik ska användas. Städprodukter som används ska vara miljömärkta enligt EU-blomman, Svanen, Bra Miljöval eller liknande. 5.2.5 Redovisa sina arbetsmetoder för att uppnå vatten- och kemikaliesnål teknik. 5.3 Uppgifter om kvalitetssäkring 5.3.1 Beskriv företagets system och planer för kvalitetssäkring 5.3.2 Ange hur företaget ska utföra kvalitetskontroll av utfört arbete löpande under uppdraget. Bifoga exempel på kvalitetsrapport. 5.4 Företagskompetens 5.4.1 Ange företagets omsättning under de 3 senaste åren. Bifoga gärna årsredovisning. 5.4.2 Ange om företaget är auktoriserad medlem i Sveriges städentreprenörers Förbund eller liknande. 5.4.3 Bifoga företagets personalpolicy, plan för personalutbildning och kompetensutveckling. 5.5 Erfarenhet och referenser 5.5.1 Anbudsgivaren ska ha utfört minst två uppdrag omfattande återkommande städning av kontorslokaler med en yta av minst 1 000 m 2. Uppdraget skall ha haft en varaktighet om minst 12 månader och ska ha utförts under de senaste tre åren. Erfarenheten skall visas genom att en förteckning över relevanta uppdrag hos referenskunder bifogas anbudet. 5.5.2 Förteckningen skall innehålla en kort beskrivning av uppdraget samt angivande av kontaktuppgifter för respektive kund. 5.5.3 Referensförfrågan (se bilaga 1) kommer att skickas till samtliga uppgivna referenser. Minst två av de uppgivna referenserna måste svara för att kriteriet kan ligga till grund vid utvärderingen. De två först inom svarstiden inkomna referenserna kommer att ligga till grund för utvärdering referenser. Länsstyrelsen förbehåller sig rätten att väga in egna erfarenheter av anbudsgivaren i bedömningen.
8 6 PRÖVNING AV ANBUD 6.1 Steg 1 Anbuden kommer att prövas i två steg. Steg ett i anbudsutvärderingen syftar till att klarlägga att anbudsgivaren uppfyller nedan ställda krav. 1. Anbudet kommit in i rätt tid. 2. Samtliga uppgifter/handlingar och redovisning av ställda krav i specifikationen ska vara uppfyllda. 3. Anbudslämnarens leverantörsförhållanden eller finansiella ekonomiska ställning ska uppfylla 10 kap, 1 och 2 lagen om offentlig upphandling (LOU). 6.2 Steg 2 Har anbudsgivaren klarat ovanstående prövning, utvärderas anbudet i steg två. Steg två syftar till att klarlägga om efterfrågade tjänster uppfyller kraven som ställs i kravspecifikationen. Anbudsutvärderingen kommer att resultera i att Länsstyrelsen antar det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till följande kriterier: 1. Kvalitet 2. Pris Där kvalitet är 70 % och priset är 30 %. Inom kvalitetskriteriet ingår delkriterier med följande viktning, kvalitetens 70 % är uppdelade enligt följande: Företagskompetens 20 % Kvalitetssäkring 10 % Referenser 30 % Miljö 10 % Inom varje kvalitetskriterium kommer anbuden bedömas och värderas enligt följande betygsskala. Måluppfyllelse Numeriskt Mycket hög 1,00 Hög 0,75 Medel 0,50 Låg 0,25 Ingen 0,00
9 7 AVBRYTANDE AV UPPHANDLINGEN Länsstyrelsen äger rätt att förkasta samtliga anbud och upphäva anbudsinfordran om anbuden inte uppfyller kvalitetskraven eller innefattar ett för högt pris. Länsstyrelsen äger även rätt att förkasta samtliga anbud och upphäva anbudsinfordran till följd av nya/förändrade interna förutsättningar eller påverkande beslut från omvärlden. Välkommen att lämna anbud! Bilaga 1. Referensblankett 2. Sanningsförsäkran
10 Bilaga 1 REFERENSBLANKETT - LOKALVÅRD Länsstyrelsen har för avsikt att teckna avtal gällande lokalvård. Nedanstående har angett Er som referens, Referenstagning ingår som en del i pågående och vi tackar för Er medverkan. Vid frågor kontakta Henrik Lavergren 010-223 9313 Sänd blanketten så snart som möjligt till Länsstyrelsen Henrik Lavergren 621 85 Visby Referensen ska avse uppdrag för återkommande städning av kontorslokaler med en yta av minst 1 000 m 2, uppdraget ska avse minst 12 månader och ha utförts under de senaste tre åren. Leverantör: Leverantören utför/har utfört lokalvård för.m 2 Lokalvården har utförts under månader under perioden.. För nedanstående punkter bedöms lokalvården som leverantören har utfört. 1 är sämst och 5 är bäst. Omdömet markeras med ring kring den aktuella siffran. Hur väl har lokalvården utförts? 1 2 3 4 5 Hur väl har leverantören följt upp lokalvården? 1 2 3 4 5 Hur väl har personalen/företaget samarbetat och medverkat vid problemlösning? 1 2 3 4 5 Allmänt omdöme om personalen (klädsel, uppträdande etc.) 1 2 3 4 5 Hur väl har leverantören ersatt personal vid frånvaro 1 2 3 4 5 Företagets namn: Kontaktperson, telefonnummer:... Referensgivarens underskrift:...
11 Sanningsförsäkran Härmed försäkras på heder och samvete att företaget: Bilaga 2 Namn Organisationsnummer och vid företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning vid företaget har att fatta beslut eller att företräda detta: - inte är försatt i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller - tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, - inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande, - inte är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom, samt - inte gjort sig skyldig till sådant fel i yrkesutövning som kan betraktas som allvarligt. Ort, datum.. Firmatecknarens underskrift Namnförtydligande Befattning