Verksamhetsplan 2015 gemensamma verksamheter

BESLUT Förvaltningschef 2014-12-08 Dnr 14/778 1(17) Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi Ulrika Hahn Verksamhetsplan 2015 gemensamma verksamheter I enlighet med av högskolestyrelsen anvisad budgetram fastställs i föreliggande beslut verksamhetsplan för högskoleförvaltningen och högskolebiblioteket att gälla år 2015. Peter Liljenstolpe Ulrika Hahn

2(17) Innehållsförteckning Verksamhetsplan 2015 gemensamma verksamheter... 1 Innehållsförteckning... 2 Verksamhetsplanering... 3 Inledning... 3 Uppföljningscykeln... 3 Organisatoriska förändringar... 3 Redovisning av uppgifter till SUHF- modellen... 4 Verksamhetsuppdrag 2015 till de högskolegemensamma funktionerna... 5 Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi... 5 Enheten för ledningsstöd... 5 Personalenheten... 7 Ekonomienheten... 8 Utbildnings- och forskningsavdelningen... 9 Studieadministrativa avdelningen... 11 Samverkansavdelningen... 12 Serviceavdelningen... 13 IT- avdelningen... 14 Högskolebiblioteket... 15 Gemensamma inventarier... 16 Lokaler... 17

3(17) Verksamhetsplanering Inledning Vid Kungl. Musikhögskolan finns, jämte de sex institutionerna, gemensamma funktioner i form av högskoleförvaltning och högskolebibliotek. Högskoleförvaltningens uppgift är att utgöra ett stöd för KMH:s ledning, Utbildnings- och forskningsnämnd samt institutioner i administrativa frågor. Det gäller dels administration med nära anknytning till kärnverksamheterna utbildning och forskning, men uppgiften innefattar även att upprätthålla en väl fungerande administrativ miljö avseende IT, personal, ekonomi och övrig service. Högskoleförvaltningens arbete ska även syfta till att hålla lärosätet samman som en myndighet och utgöra ett stöd i att utveckla dess verksamhet. Högskolebiblioteket har delvis andra uppgifter, men då även biblioteket utgör en stödfunktion och det organisatoriskt sorterar under förvaltningschefen, återfinns även biblioteket i denna verksamhetsplan. Inledningsvis redovisas organisatoriska förändringar som fastställs i särskild ordning men som har direkt påverkan på högskoleförvaltningens verksamhet. Därefter redovisas de gemensamma funktionernas ansvarsområden, särskilda projekt och ekonomiska ramar för det kommande året. De särskilda projekten utgörs av de delmål från verksamhetsplanen för KMH 2015 för vilka förvaltningen ansvarar samt behov utöver den löpande verksamheten som identifierats av högskoleförvaltning och högskolebibliotek. Den ekonomiska redovisningen fördelar sig på budgeterad ram för innevarande år och förändringar till följd av eventuella organisatoriska förändringar, pris- och löneomräkning samt övriga förändringar. Dessa båda belopp summeras till en ram för 2015. Den totala budgeten för de gemensamma funktionerna har inte förändrats från 2014 annat än det påslag som pris- och löneomräkningen (POL) på 0,69 % medfört. De eventuella förändringar som refereras till under den ekonomiska redovisningen är omfördelningar bland de gemensamma funktionerna. Uppföljningscykeln I KMH:s strategidokument anges att de strategiska målen ska resultera i konkreta, årligen uppföljningsbara mål i KMH:s verksamhetsplan, de ovan nämnda delmålen. Uppfyllelsen av målen presenteras till högskolestyrelsen, samlat i en rapport, i april det efterföljande året. En uppföljning av det innevarande årets särskilda projekt görs inför framtagandet av nästkommande års verksamhetsplan och formulerandet av särskilda projekt för det kommande året. En redovisning av projektens resultat görs i ett separat dokument under våren, i samband med uppföljningen av KMH:s verksamhetsplan. Uppföljning av det ekonomiska utfallet i förhållande till budget sker däremot kvartalsvis. Organisatoriska förändringar Vid halvårsskiftet 2014 bytte institutionssekreterarna organisatorisk tillhörighet från Utbildnings- och forskningsavdelningen till Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi. Förändringen gjordes i syfte att förbättra stödet till kärnverksamheten samt att underlätta sammanhållningen kring och kvalitetssäkra att lärosätet uppfyller de regleringar som rör ekonomi-, personal- och planeringsfrågor. I och med detta gjordes även förändringar i uppdelningen av arbetsuppgifter institutionssekreterarna sinsemellan. Istället för att arbeta gentemot specifika institutioner med alla tre ovan nämnda områden arbetar de idag med ett område var gentemot samtliga institutioner. Förändringen omfattar inte institutionssekreteraren vid Edsberg.

4(17) Redovisning av uppgifter till SUHF-modellen I enlighet med SUHF-modellen ska lärosätesgemensamma kostnader hänföras till å ena sidan, utbildning på grund- och avancerad nivå (UGA) och, å andra sidan, konstnärlig forskning och konstnärligt utvecklingsarbete (generellt forskning och utbildning på forskarnivå FUF). Högskoleförvaltningens fördelning på verksamhetsgrenarna speglar utbildningens dominerande ställning vid lärosätet. Inför 2012 genomfördes uppskattningar och beräkningar av respektive avdelningschef hur deras avdelningars kostnader hänför sig till UGA och FUF. Det är svårt att fastställa en exakt sanning i fördelningen, men grundtanken att avdelningscheferna är bäst skickade att utföra uppskattningen har varit vägledande. Detta gav sammantaget fördelningen att 94% av verksamheten kan hänföras till utbildning och 6% till forskning. Fördelningen ändrades 2013 till 95% UGA och 5% FUF, vilken kvarstår för 2015. SUHF-modellen anger även att de budgeterade värdena ska fördelas på angivna funktioner, se tabellen nedan. KMH:s kodplan följer funktionsindelningen varför beloppen i tabellen nedan utgör de summerade budgeterade värdena för de olika avdelningarna. Funktion Belopp (tkr) Ledning 10 915 Utbildnings- och forskningsadministration 10 328 Ekonomi- och personaladministration 7 176 Infrastruktur och service 57 103 Bibliotek 2 281 Nivåspecifikt 3 084 Summa 90 897

5(17) Verksamhetsuppdrag 2015 till de högskolegemensamma funktionerna Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi bildades under 2013 och består av tre enheter: Enheten för ledningsstöd, Personalenheten och Ekonomienheten. Enheten för ledningsstöd Enheten för ledningsstöd ska utgöra stabsfunktion för KMH:s ledning. Detta inbegriper: Strategisk och operationell planering och uppföljning av KMH:s övergripande verksamhet och ekonomi inkl. medelsfördelning, budgetuppföljning, prognoser, resultatredovisning, målframtagning, riskanalyser m.m. Kanslistöd i planering och uppföljning av ekonomi och verksamhetsdimensionering hos institutioner och avdelningar. Sekretariat för rektor och förvaltningschef Sekretariat för KMH:s styrelse, disciplinnämnd och Arbetsmiljökommitté Registrators- och arkivfunktioner Utredning och handläggning av ärenden kopplade till stabsfunktionen samt stöd i juridiska frågor Byggnadsplanering (dispositionsbeslut, ombyggnad, nybyggnad, förhyrningar) Hantering av byggnation av nytt campus, däribland ekonomi Logistiskt stöd inför flytt till nytt campus Förberedelse för flytt av arkiv och arkivmaterial Seminarier om bemötande, våren 2015 Arbete kring intern styrning och kontroll LEDNING Enheten för ledningsstöd 8 652 387 9 039 Ledningsorgan 2 098-222 1 876 Enheten för ledningsstöd: Ökningen beror, utöver pris- och löneomräkningen, på att medel förts över från UFA i och med den organisatoriska förändringen. Ledningsorgan: Minskningen beror på att tillfälliga medel för arbete med arbetsmiljö förs tillbaka till ordinarie kostnadsställe.

6(17) Övriga kostnader hanterade vid enheten för ledningsstöd: Planering nybyggnad 2809 275 3 084 Den ökade ramen beror, utöver pris- och löneomräkning, på att medel som 2014 tillfälligt omfördelats till ledningsorgan har återförts.

7(17) Personalenheten Personalenheten ska vara till stöd för högskolan med såväl operativa som strategiska ansvarsuppgifter inom personalområdet. Detta inbegriper bl.a. beredning av och stöd inom: Anställningsfrågor (förordnande, lön, ledighet, intyg, entledigande, pensionsfrågor) Arbetsmiljö och arbetsskadefrågor (bl.a. ledamotskap i arbetsmiljökommittén och krisgruppen) Arbetsrätt (information om lagar, förordningar och avtal; kontaktperson gentemot Arbetsgivarverket, föredragande i Personalansvarsnämnden). Samverkansprocessen med personalorganisationerna och förhandlingar enligt MBL Jämställdhets- och mångfaldsfrågor (i samverkan med Studieadministrativa avdelningen i de fall då studenter berörs) Kompetensutvecklingsfrågor Lönerevisionsprocesser Personalsociala frågor Rekrytering, omplacering och avveckling av personal (föredragande i lärarförslagsnämnden), samt Ansvar för personaladministrativa delen i nuvarande stödsystem (ODEN) Förstudie samt påbörjat införande av personalsystemet Primula Fortsatt utveckling av ett personaladministrativt chefsstöd på hemsidan Fortsatt tydliggörande av interna personaladministrativa processer och rutiner Implementering och fortlöpande uppföljning av handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete. Definiera och tydliggöra en roll- och ansvarsfördelning rörande vissa uppdrag inom KMH. Föreläsningsserie för att främja jämställdhetsarbete 3 459 531 3 990 Ökningen beror, utöver pris- och löneomräkningen, på att medel förts över från UFA i och med den organisatoriska förändringen.

8(17) Ekonomienheten Ekonomienheten ska förse chefer på alla nivåer med underlag för att bedöma ekonomiska förutsättningar för och konsekvenser av fattade beslut samt beräkna, utbetala och enligt lag och förordning redovisa KMH:s in- och utbetalningar inkl. löner, pensioner och källskatter, Ekonomienheten ansvarar för att sammanställa myndighetens ekonomiska transaktioner till ett finansiellt resultat samt svara för nödvändig utveckling inom ekonomi- och löneområdena. Detta inbegriper hantering av: Inrapportering av budget i Agresso och uppföljning på KMH-nivå Prognoser för KMH styrelse och Hermes Årsredovisning (finansiella delen) Rådgivning (till ledning, avdelningschefer och prefekter) Redovisning och skatt Reskontra (Leverantörs- och kundfakturahantering) Lön och källskatt Pensioner Bankkontakter Systemansvar för ekonomisystemet Agresso Ekonomiska rutiner kring hantering av anläggningstillgångar Interndebitering och kontering Ansvarar för frågor rörande KMH:s stiftelser och donationer Ekonomisk hantering av byggnation av nytt campus Fortsatt förbättrad redovisning av externprojekt, översyn av kodplan bland annat rörande SUHF-modellen. 3 413-217 3 196 Minskningen beror på att 500 tkr, som 2014 tilldelades som tillfälliga medel, nu återförs till Lokaler. Därutöver är en ökning som beror på pris- och löneomräkningen, 30 tkr i fasta medel för att täcka kostnad för den 2014 införda e-handelslösningen samt medel som förts över från UFA i och med den organisatoriska förändringen.

9(17) Utbildnings- och forskningsavdelningen Utbildnings- och forskningsavdelningen (UFA) utgör stödfunktion för utbildnings- och forskningsfrågor gentemot Utbildnings- och forskningsnämnden (UF-nämnden), högskoleledning och högskolestyrelsen, men även i andra frågor där så behövs. Dessutom stöttar UFA institutionerna i kvalitetsfrågor gällande utbildning och forskning. UFA ansvarar dessutom för att implementera strategiska beslut rörande utbildning och forskning. I första hand gäller det beslut som fattas av UF-nämnden och högskolestyrelsen. UFA har också en strategisk roll i att förmedla nyheter på utbildnings- och forskningsområdet till UF-nämnden och till institutionerna. UFA ska även bidra till att finna förhållningssätt och arbetsformer för nya företeelser inom utbildningssystemet och andra för KMH relevanta samhällsområden. De löpande arbetsuppgifterna för avdelningen är bl.a: Beredning av ärenden, utarbetande av beslutsförslag och föredragning i UF-nämnden Utbildningsstrategiskt stöd (nationellt och internationellt) Sekretariat för UF-nämnden Utarbetande av underlag för statistik och prognoser rörande utbildningsdimensionering Stöd för pedagogiskt utvecklingsarbete och personalutbildning för lärare Kontinuerligt kvalitetsarbete avseende svensk och engelsk terminologi rörande utbildning och forskning Handläggning av forskningsrelaterade frågor Stöd till KMH:s systematiska kvalitetsarbete Implementering av kursguider (kurshandledningar) som kompletterande dokument till kursplaner. Genomlysning av ämneslärarutbildningen vid högskolan. Uppföljning av UKÄ:s kvalitetsutvärdering Implementering av UF-nämndens beslut att organisera och leda forskningsseminarier och pedagogiska utvecklingsseminarier för samtlig undervisande personal Påbörja översyn av hela utbildningsstrukturen vid KMH. Upprätta transparanta rutiner för löpande kvalitetssäkring och uppföljning av utbildningen. Översyn och prioritering av existerande avtal rörande utbildning med lärosäten i andra länder (i samarbete med SAD).

10(17) 5 073-1 201 3 872 Minskningen beror på att medel, i och med den organisatoriska förändringen, förts över till Enheten för ledningsstöd, Ekonomienheten och Personalenheten.

11(17) Studieadministrativa avdelningen Studieadministrativa avdelningen har huvudansvaret för administration av studier och studenter. De löpande arbetsuppgifterna för avdelningen är bl.a.: Ansvar för antagnings- och examensprocesserna Ansvar för introduktionsveckan Studieorganisationsfrågor Studieregister och annan studiedokumentation Studiesociala frågor (studenthälsa, studenträttigheter) Samordning av stöd till funktionshindrade studenter Studieadministrativt stöd till uppdragsutbildning Internationellt mobilitetsarbete: student-, lärar- och personalutbyte Läsårsplanering, schemaläggning och lokalbokning Systemansvar LADOK, NyA, Time Edit och SPS. Anpassning av studieadministrativa processer till nytt campus, exempelvis studievägledning och studentservice Produktionssättning av nya Ladok: årsredovisning och uppföljning samt resultathantering. Time Edit tjänsteplanering Översyn av hemsidan avseende studier och studenter Översyn av regler för antagningsprov Genomgång av arkivet för studiedokumentation inför flytten till nytt campus Arkivering av studieregister 1996-2011 Översyn och prioritering av avtal rörande internationell mobilitet inom utbytesprogram med lärosäten i andra länder (i samarbete med UFA). 6 412 44 6 456 Den ökade ramen beror på pris- och löneomräkning.

12(17) Samverkansavdelningen Samverkansavdelningens huvudsakliga uppgift är att samordna KMH:s samverkan med det omgivande samhället. KMH har för avsikt att strategiskt och långsiktigt samverka med företag, myndigheter, organisationer och andra högskolor. Avdelningen ska vara ett stöd för KMH:s verksamhet och skapa förutsättningar för nya samarbeten med externa aktörer. Samverkansavdelningen ska även stödja samverkan inom KMH mellan olika organisatoriska enheter och individer. Ovanstående inbegriper bland annat att avdelningen ansvarar för: konserter, festivaler och seminarieserier, partnerskap och fundraising, alumniverksamhet, näringslivskontakter, högskolegemensam kommunikation och marknadsföring samt samverkan med övriga högskolevärlden Utredning av framtida lösning för hemsidans utveckling Kommunikationsplan för flytten till nytt campus Förtydliga KMH:s samverkansprojekt genom skrivna avtal eller överenskommelser Upprätta en aktivitetsplan för studentrekrytering 4 699 32 4 731 Den ökade ramen beror på pris- och löneomräkning.

13(17) Serviceavdelningen Serviceavdelningen svarar för teknisk service till KMH:s lärare och studenter samt drift av KMH:s lokaler. Detta inbegriper bl.a.: Lokalvård Drift av Servicecentrum (lån av instrument och teknisk utrustning samt allmän daglig service för studenter och personal samt låsning och larmövervakning) Vård, renovering och stämning av instrument Svara för ljudteknisk infrastruktur/av-utrustning i inspelningsstudios, vid konserter Drift av reprocentral och multifunktionsskrivare Hantering av nycklar, passerkort och larm Ansvar för brandskyddsfrågor Årlig inventering av samtliga inventarier Registerhållning av inventarier: instrument och möbler Ansvar för frågor rörande caféet Planering av flytt till nya campus Utredning om att komplettera Time Edit med utlån/beställning av utrustning. 10 106 70 10 176 Den ökade ramen beror på pris- och löneomräkning.

14(17) IT-avdelningen IT-avdelningen ansvarar för drift och underhåll av IT-verksamheten vid KMH. Arbetet omfattar drift, förvaltning och utveckling av IT-infrastruktur, interna IT-system samt telefoni. Dessutom ansvarar avdelningen för KMH:s skalskydd såsom larm och passagesystem. Detta inbegriper hantering av: Säkerhet (larm- och passagesystem) Anskaffning av IT-inventarier och programvara Teknisk infrastruktur för telefoni Telefoni Drift av datasystem (drift, backup och underhåll av operativsystem på KMH:s klienter och servrar samt nätverk) Hantering av IT-behörigheter IT-support och helpdesk (dock ej applikationer) Drift och utveckling av gemensamma administrativa datoriserade system Drift och underhåll av anläggningsregister Årlig inventering av samtlig IT-utrustning Registerhållning IT-utrustning Säkerställa och öka hållbarheten i KMH:s IT-miljö nu och för nytt campus: ersätta nuvarande servermiljö och serveroperativ samt uppgradera nyckelservrar (ev 2 lagringsytor till) outsourca de tjänster som minskar beroendet av intern drift planera och säkerställa fortsatt drift av KMH:s IT-miljö, telefoni- samt säkerhetslösning i nytt campus Öka säkerhet och förenkla administrationen för arbetsstationer: nya desktopprojektet omfattande backupfunktioner, program- /säkerhetsuppdateringar, tillgång till tjänst för att filtrera spam samt tjänst för att lagra/dela dokument i molnet. utarbeta kontinuitetsplaner för den tekniska plattformen Öka redundansen i KMH:s IT-miljö: driftsättning av virtuell miljö utarbeta systemdokumentation för interna system 6 102 42 6 144 Den ökade ramen beror på pris- och löneomräkning.

15(17) Högskolebiblioteket KMH:s bibliotek ska utgöra ett stöd för lärare, studenter och forskare inom utbildning och forskning vid högskolan. Detta inbegriper tillhandahållande av Musiklitteratur, musikalier (noter), CD-skivor, filmer, uppslagsverk, musiktidskrifter samt databaser med inriktning på musik, Litteratur särskilt inriktad mot lärarutbildningen Referens- och i viss mån även hemlåneexemplar av kurslitteratur Referensexemplar av examensarbeten Via hemsidan för studenter och anställda: bibliotekskatalog av mediebeståndet, musiklyssning i olika genrer, musikvideos, artikeldatabaser, notdatabas för nedladdning av noter, uppslagsverk och tidskrifter-on-line. Musiklyssningsrum, läsesalar och arbetsplatser för informationssökning/musiklyssning Introduktion av nya studenter till bibliotekets resurser vid terminsstarten Undervisning av studenter i avancerad informationssökning och källkritik inför skrivande av examensarbeten Inhyrningsservice av noter till KMH:s ensembler Administration, katalogisering och viss fulltextpublicering av bl. a. examensarbeten i DiVA (Digitala Vetenskapliga Arkivet) Införande av e-pliktleveranser till Kungliga biblioteket Planering av flytt till nytt campus 2016. 2 265 16 2 281 Den ökade ramen beror på pris- och löneomräkning.

16(17) Gemensamma inventarier I KMH:s budget finns ett belopp för inköp av instrument och andra inventarier som bekostas av gemensamma medel och som avses kunna användas av studenter och/eller lärare vid fler än en institution. Med gemensamma inventarier menas i första hand sådana inköp som genererar avskrivningskostnader. En stor andel av dessa medel är uppbundna, men ett visst belopp finns att fördela. Beslut om inköp för detta belopp tas av förvaltningschefen. Hjälp för att identifiera och prioritera dessa inköp ska fås av en rådgivande grupp med representation från olika institutioner och instrumentgrupper. Den ekonomiska ramen ska även täcka räntekostnader för inventarielånet. 4 247 81 4 328 Den ökade ramen beror på pris- och löneomräkning samt återförda medel som 2014 utfördelats som tillfälliga medel till Enheten för ledningsstöd samt Ekonomienheten. 30 tkr av pris- och löneomräkningen för 2015 omfördelas permanent till Ekonomienheten för att bekosta årsavgift för e-handel.

17(17) Lokaler I enlighet med KMH:s lokalförsörjningsplan 2013-2015 (dnr 13/800) planeras inga stora förändringar av lokalutnyttjandet under 2015. Under de senaste åren har det skett en förtätning, och på grund av detta även vissa anpassningar, av de befintliga lokalerna. Detta för att lämna plats för det nu påbörjade bygget av ett nytt campus. Planeringen framöver ger att de lokaler som nu nyttjas av KMH; hus A, hus E, hus F samt Edsbergs slott, kan användas i befintligt skick till dess att nybygget blir tillgängligt. Trots något minskade lokalkostnader från 2013 och 2014 är den ekonomiska ramen oförändrad, då det är känt att kostnaderna kommer att öka igen. 30 920 804 31 724 Den ökade ramen beror på pris- och löneomräkning samt återförda medel som 2014 utfördelats som tillfälliga medel till Enheten för ledningsstöd för förvaltningsgemensamma kostnader samt Ekonomienheten för införande av E-handelssystem.