Personalbokslut 2010 för Karlskoga och Degerfors kommuner

Personalbokslut 2010 för Karlskoga och Degerfors kommuner

Tjänsteskrivelse 2011-03-25 Handläggare: Jenny Alpmyr, Personalavdelningen FHN 2011.0042 Folkhälsonämnden Personalbokslut 2010 för Karlskoga och Degerfors kommuner Sammanfattning Personalbokslutets syftet är att på ett överskådligt och lättillgängligt sätt ge en tydlig indikation på om hur nämnden har uppnått uppsatta personalrelaterade mål. Personalbokslutet skall även visa trender som i sin tur ligger till grund för det strategiska personalarbetet. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 25 mars 2011 Personalbokslutet 2010 för Karlskoga och Degerfors kommuner Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden föreslås anta personalbokslutet 2010. Jenny Alpmyr Personalspecialist Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen c:\temp\lern8fec3x.doc

kommun Personalbokslut 2010 Folkhälsonämnden Karlskoga och Degerfors kommuner

Inledning Detta är den gemensamma nämndens personalbokslut. Syftet är att på ett överskådligt och lättillgängligt sätt ge beslutsfattare, kommunledningar och övriga intressenter en tydlig indikation på om hur nämnden har uppnått uppsatta personalrelaterade mål. Personalbokslutet skall även visa trender som i sin tur ligger till grund för kommunernas strategiska personalarbete. Antalet anställda och arbetad tid Tillsvidareanställningar Antal tillsvidareanställda var 2009 229, 2010 var det 222. Det ger en minskning med sju personer, vilket motsvarar en minskning med fem årsarbetare. Den faktiska lönekostnaden 2009 var 77 444kr. 2010 var den 75 397 kr. Under 2010 gick sju personer i avtals- eller ålderspension. Ytterligare fyra personer beviljades avtalspension men de går inte i pension förrän under 2011. På grund av omorganisation på staben omplacerades en person till en tjänst på en annan förvaltning. Sysselsättningsgrad Deltid är vanligast inom städ men finns även inom kost. En orsak till detta är att organisationen kräver att arbetet ska utföra under viss tid. Det innebär att det behövs ett större antal personer under en begränsad tid under dagen. En ständig process pågår för att se över möjligheterna att organisera arbetet på ett annat sätt så att färre kan utföra fler arbetsuppgifter, ex kombinationstjänster. Detta har resulterat i att medelsysselsättningsgraden har ökat från 87,8 % 2009 till 88,2 % 2010. Antalet medarbetare som har heltid har ökat från 49 % till 51 %. Varje år genomförs en inventering hos alla medarbetare gällande önskad sysselsättningsgrad. Om vakans uppstår används inventeringen som underlag för att se vilka som kan erbjudas ökad sysselsättningsgrad. En ständig process pågår för att så långt som möjligt kunna öka sysselsättningsgraden hos medarbetarna. Senaste inventeringen visar att 80 % av medarbetarna har önskad sysselsättningsgrad. 2

Personalförsörjning Personalrörlighet Förvaltningen arbetar för att ha så hög rörlighet som möjligt utifrån vad verksamheten tillåter för att utveckla kompetenser samt ge möjlighet att få prova annat arbete. Intresseanmälningar skickas ut till medarbetarna minst en gång per år för att ge dem chansen att anmäla sitt eventuella intresse att prova på något annat arbete inom förvaltningen. Om behov av rekrytering uppkommer finns rutin hur detta ska hanteras. Vid rekrytering finns tydliga kravprofiler och rutiner för hur detta ska hanteras. Genom att det finns tydliga kravprofiler tillses det så långt som möjligt att den som anställs uppfyller det tjänsten kräver. Under v. 8 kommer 15 personer från kostavdelningen, under fyra dagar, genomgå en kockutbildning. Omställning Under tiden 2009-2010 har en person ansökt och beviljats avgångspremie. 14 personer har ansökt och beviljats avtalspension. Fyra av dessa personer har beviljats avtalspension from 2011. Genom att möjligheten till omställning funnits har uppsägningar på grund av arbetsbrist kunnat undvikas. Pensionsavgångar och kompetensväxling Inventering av utbildningsbehov hos befintlig personal är en ständigt pågående process. Utifrån detta planeras kompetensutveckling för kvarvarande personal för att möta kommande pensionsavgångar. Tydliga kravspecifikationer har arbetats fram för att tydliggöra vad som krävs för de olika yrkeskategorierna. Gällande kommande pensionsavgångar så är 38 personer i åldrarna 60-67 år, varav 12 köksbiträden, 8 kockar, 13 städare, 3 lokalvårdare, en kökschef samt en förvaltningssekreterare. Sammanfattande bedömning och prognos av personalförsörjning Det pågår en ständig effektivisering av verksamheten på grund av det ekonomiska läget. Alla personalledare har under 2010 har genomgått utbildning i verksamhetsutveckling för att kunna få ytterligare verktyg att utveckla och effektivisera verksamheten. Alla medarbetare fick utbildning i verksamhetsutveckling under v. 44. Överlag föreligger en bra kontinuitet gällande personalrörlighet inom förvaltningen. Folkhälsoförvaltningen arbetar för att erbjuda en bra och attraktiv arbetsplats med möjlighet för kompetensutveckling inom ramen av sin anställning, samt att det finns en möjlighet för rörlighet förvaltningen Genom detta ges medarbetarna möjlighet att prova på annat arbete samtidigt som de finns kvar inom förvaltningen. 3

Arbetsmiljö och hälsa Totala sjukfrånvaron i % av arbetad tid Den totala sjukfrånvaron har ökat från 5,2 % 2009 till 5,5 % 2010. Långtidssjukfrånvaron har dock sjunkit från 30,9 % (av den totala sjukfrånvaron) 2009 till 24,7 % (av den totala sjukfrånvaron) 2010. Män har varken under 2009 eller 2010 någon långtidssjukfrånvaro. Under 2010 påbörjades en analys av korttidsfrånvaron och den upprepade korttidsfrånvaron (fler än sex frånvarotillfällen under en tolv månadersperiod) har visat sig vara relativt konstant. Frisknärvaron (0-5 sjukfrånvarodagar/år) har däremot minskat från 69 % 2009 till 61 % 2010. Vid närmare analys av detta har det konstaterats att det är fler medarbetare som har mer korttidsfrånvaro än tidigare, dock överstiger den inte sex frånvarotillfällen inom en tolvmånaders period varpå det inte faller inom ramen för den upprepade korttidsfrånvaro. För att komma tillrätta med det och försöka bryta den negativa trenden har det beslutats att från och med 2011 kommer en rehabiliteringsutredning att genomföras redan efter fyra frånvarotillfällen. Upprepade korttidsfrånvaron Folkhälsoförvaltningens personalledare får från och med 2011 en påminnelse från ADATO redan efter fyra frånvarotillfällen under en tolvmånaders period, för att effektivisera arbetet med korttidsfrånvaro. Genom att så fort som möjligt påbörja en utredning kring frånvaron kan, om det krävs, sättas in insatser snabbare. Genom att ADATO automatiskt skickar ut påminnelser när det är dags att göra en rehabiliteringsutredning behöver inte personalledarna hålla reda på det själv utan det sköter systemet. Karlskoga kommun har från och med februari 2011 tagit fram en ny handlingsplan som ska användas istället för rehabiliteringsutredningen vid korttidsfrånvaro. Syftet är att förtydlig vad frånvaron beror på, samt vem som bär ansvaret för olika insatser. Sammanfattande bedömning och prognos av arbetsmiljö och hälsa Alla medarbetare har under 2010 genomgått en hälsoprofilsbedömning samt en medarbetarundersökning. En sammanställning av resultaten har gjorts gällande hälsoprofilsbedömningarna. Under våren kommer även detta ske gällande resultaten från medarbetarunderökningen. Resultatet från medarbetarundersökningen visar att 79 % av medarbetarna skattar att de har god eller mycket god hälsa. Det framkommer även att 85 %, mot tidigare 46 %, upplever att deras hälsa i viss mån påverkar deras arbetsförmåga. Vid 2008 års undersökning var det 38 % som i hög grad ansåg att deras hälsa påverkade deras arbetsförmåga, 2010 var det endast 8 %. Av dem som uppgivit att de har ohälsa så uppger 70 % av dem att deras hälsoproblem beror på arbetet. Under våren kommer Folkhälsoförvaltningen att analysera resultaten och upprätta handlingsplaner gällande medarbetarundersökningen och sammanfattningen av hälsoprofilsbedömningarna. 4

Under 2010 tog Folkhälsonämnden beslut gällande en arbetsmiljöplan som gäller från och med 2011. Under hösten 2010 har ett implementeringsarbete av arbetsmiljöplanen pågått. Alla arbetsplatsträffar har besökts och fått en genomgång av planen och vad den innebär. I planen finns det ett årshjul som tydliggör vilka aktiviteter som ska ske under 2011 gällande arbetsmiljön. Alla arbetsplatsträffar kommer återigen att besökas under senare delen av 2011 för att följa upp arbetsmiljöarbetet. Genom att systematisera arbetsmiljöarbetet och förbättra uppföljningen kan både förbättringsområden och de goda exemplen lättare och snabbare identifieras. Genom att besöka arbetsplatsträffarna ökas medarbetarnas delaktighet och de får ännu större möjlighet att påverka. Organisationsutveckling Kompetensutveckling Då det sker en kontinuerlig reducering av personal och effektivisering av verksamheterna, krävs fortlöpande kompetensutveckling av ordinarie personal. Genom att internt utbilda undviks oplanerade externa rekryteringar. Varje år sker en utbildningsinventering för städ och kost. Utifrån vad som framkommer där görs en bedömning av eventuella kompetenshöjande insatser. Varje år under v. 8 samt v. 44 sker kompetensutveckling för städ och kost. Under v. 8 är inriktningen verksamhetsinriktad och 44 planeras utifrån temat målstyrning. Utifrån en inventering av personalens önskemål av kompetensbehov planeras detta veckor. Detta resulterades i att personalen inom kost under v.8 fick genomgång inom specialkost, livsmedelshygien, näringslära samt att det skedde erfarenhetsutbyte mellan köken, då de fick berätta om sina verksamheter och ge tips på förbättringar. Städs personal fick under v.8 genomgång av kemtekniska produkter, maskinkörning och golvvård samt uppdatering av moppkörkortet. V. 44 fick all personalen arbeta med Lean och verksamhetsutveckling. De spelade Leanspelet och fick lära sig grunderna inom Lean. Medarbetarundersökning (resultaten från Synovate) Svarsfrekvensen var 95 % och var den högsta svarsfrekvensen inom hela Karlskoga kommun. Det totala resultatet låg på 77 %. Medarbetarindex var 71 % för Folkhälsoförvaltningen, totalt var det 66 %. Medarbetarnas bedömning av ledarskapet var 74 %. Totalt för Karlskoga kommun var det 65 %. Under våren kommer varje personalledare att analysera sina arbetsplatsers resultat samt sin ledarprofil. Handlingsplaner kommer att tas fram och alla personalledare ska även ta fram tre förbättringsområden gällande sitt ledarskap. 5

Jämställdhet Män har i större utsträckning högre tjänstgöringsgrad men Folkhälsoförvaltningen arbetar aktivt med att öka kvinnornas tjänstgöringsgrad. Målsättningen är att ingen skillnad ska förekomma. Folkhälsoförvaltningen är en kvinnodominerad förvaltning vilket även avspeglas rörande könsfördelningen i ledningsgruppen. I ledningsgruppen 2010 fanns tio kvinnor och en man. 2009 reviderades Folkhälsoförvaltningen jämställdhetsplan. Målsättningen med jämställdhetsplanen, för tiden 2009-2010, var att arbeta för ökad delaktigheten, ökad möjligheten till försörjning samt förbättrad arbetsmiljön. Från och med 2011 har en mångfaldsplan har tagits fram med särskilda mål för jämställdhet och integration. De övergripande målen är; ökad kunskap inom mångfaldsfrågor, förbättrad arbetsmiljö, ökad delaktighet samt ökad möjlighet till försörjning. Antal medarbetare per chef Folkhälsoförvaltningen har i snitt 22 medarbetare per chef under 2010. För 2009 var den siffran 21 medarbetare i snitt per chef. Under 2010 minskade antalet kökschefer med en chef. 100 % av alla chefer inom Folkhälsoförvaltningen är kvinnor. Lönebildning 2009 var kvinnor och mäns lägsta lön på samma nivå. 2010 var dock kvinnors lägsta lön lägre än männens. Kvinnorna har däremot högre högsta lön både under 2009 och 2010. Kvinnornas medellön var 2009 99 % av männens, 2010 den 100 %. Lönekriterier har tagits fram tillsammans med medarbetarna vilket innebär att de är väl kända och förankrade hos medarbetarna. 6

Print Form Checklista för konventionen om barnets rättigheter Varje beslut som rör barn och ungdomar ska föregås av en bedömning om barns rättigheter tillvaratagits i enlighet med FN:s konvention om barnets rättigheter. Barnchecklistan ska upprättas vid beredning av ärenden till nämnd och ska bifogas ärendet som en bilaga. Nämnd Folkhälsonämnd Datum och diarienummer Ärenderubrik Handläggare 2011-04-13 2011.0042 Stina Lindbäck-Ohlsson, Jenny Alpmyr Personalbokslut 2010 1. Kommer beslutet på ett allmänt och/eller avgörande sätt, direkt eller indirekt, beröra barn/ungdomar? Ja Nej Motivera svaret: 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Nej Motivera svaret: 3. Har barn och ungdomar fått uttrycka sin mening? Ja Nej Motivera svaret: 4. Har särskild hänsyn tagits till barn och ungdomar i behov av särskilt stöd? Ja Nej Motivera svaret: