Kommunhuset, lokal: Tryggö, Kungshamn

Kallelse 2013-09-03 Kallelse kommunstyrelsen Tid Onsdagen den 11 september 2013 kl. 08.30 Plats Kommunhuset, lokal: Tryggö, Kungshamn Ordförande Mats Abrahamsson Ärende öppet sammanträde Dnr Föredragande 1 2 3 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom Vård & omsorg samt Individ- & familjeomsorg Remiss angående Ett samordningsförbund i Norra Bohuslän och Uddevalla, Orust och Färgelanda Överenskommelse med länsstyrelsen om fortsatt flyktingmottagande 2014 KA 2013/475 Nina Roos, kl 08.30 KA 2013/373 08.40 KA 2013/474 08.50 4 Ensamkommande flyktingbarn KA 2009/397 09.00 5 Kvalitetsgarantier för ensamkommande flyktingbarn KA 2009/397 09.10 6 Tillfälligt asylmottagande i Sotenäs kommun KA 2009/397 09.20 7 Ändring i kommunstyrelsens delegationsordning KA 2012/567 09.30 8 Ärendehantering KA 2013/374 09.40 9 Samverkansavtal psykiatri KA 2013/552 10.00 10 Internkontrollplan 2013 för omsorgs- och socialutskottet KA 2012/685 10.10 11 Budgetuppföljning - budget i balans KA 2012/41 10.20 12 13 Västbus reviderade riktlinjer 2012 samt Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn och unga Diskussion om revisionsrapporten Granskning av effektivitet och kvalitet inom äldreomsorgen KA 2013/553 10.30 KA 2013/471 10.40 14 West Swedens framtida organisation KA 2013/93 10.50 15 16 Motion - om översyn av den politiska organisationen i Sotenäs Motion - Plan för utbyggnad av höghastighetsbredband i hela kommunen KA 2013/355 11.00 KA 2013/291 17 Motion - Vägar på Malmön KA 2013/394 18 Motion - Handikappbad på Malmön KA 2013/393 19 Gatubelysning Kattesandsvägen inom Hästskobackes fritidsförening, Bohus-Malmön Dnr 2012/482 Björn Martinsson, kl 11.15 Björn Martinsson 11.25 Björn Martinsson 11.35 Björn Martinsson 11.45 O:\Kaa\Kansli\Kallelser och protokoll\2013\ks_2013\utskick\utskick KS 2013-09-11\001 2013-09-11 KS kallelse.doc Sida: 1(2)

Kallelse 2013-09-03 Ärende öppet sammanträde Dnr Föredragande 20 Medborgarförslag - Mark för företagande KA 2013/397 21 Ledningsplan vid extraordinära händelser KA 2013/525 22 Revidering av bolagsordning för Smögens Fiskauktion KA 2012/687 13.25 23 Utredning om inrättande av kundtjänst KA 2013/163 13.35 24 Meddelanden* 13.40 25 Redovisning av delegationsbeslut * 26 Delårsrapport juni 2013 KA 2013/306 27 28 29 30 Internkontrollplan för allmän och teknisk verksamhet Återrapportering KKIK, Kommunens kvalitet i korthet Avsägelse från uppdrag i omsorgs- och socialutskottet och myndighetsutskottet och kommunala pensionärsrådet, Peter Hemlin Val av ny ordförande i omsorgs- och socialutskottet och myndighetsutskottet KA 2012/685 KA 2012/408 KA 2013/381 KA 2013/381 Harald Olofsson 13.00 Sandra Ylienpää 13.15 Jörgen Karlsson 13.50 Bertil Andersson 14.10 Ärende ej offentligt sammanträde Dnr Föredragande 31 Godkännande av samrådsredogörelse FÖP Åbyfjorden KA 2009/290 32 Ändring detaljplan Hovenäs 1:383 m flera KA 2013/489 Cecilia Lindsten 15.00 Bo Hallgren 15.15 * Se pärm på sammanträdet Kompletta handlingar i pappersformat finns hos kommunalråd, oppositionsråd och på kansliet Skickas till: Nina Roos Björn Martinsson Harald Olofsson Sandra Ylienpää Cecilia Lindsten Jörgen Karlsson Bertil Andersson Bo Hallgren O:\Kaa\Kansli\Kallelser och protokoll\2013\ks_2013\utskick\utskick KS 2013-09-11\001 2013-09-11 KS kallelse.doc Sida: 2(2)

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-06-19 70-85 OSU 77 Dnr ON 2012/81 Kvalitetsledningssystem Den 1 januari 2012 trädde Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i kraft. I juni 2012 beslutar dåvarande Omsorgsnämnd att införa ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Utifrån beslut om att införa ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete har förvaltningen tagit fram ett förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Kvalitetsledningssystemet utgår från föreskrifter som tillämpas i verksamheter som omfattas av: Hälso- och sjukvårdslagen Tandvårdslagen Lagen om stöd och service åt vissa funktionshindrade (LSS) Socialtjänstlagen I tredje kapitlet i föreskriften SOSFS 2011:9 gällande ansvar för och användning av ett ledningssystem, beskrivs att vårdgivaren ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för kvalitet. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Systematiskt planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera samt förbättra verksamheten. Organisera och ansvarsfördela uppgifterna i det löpande och systematiska kvalitetsoch säkerhetsarbetet. Beslutsunderlag Utredarens tjänsteutlåtande 2013-06-04. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts förslag Kommunstyrelsen antar förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård & omsorg samt Individ- och familjeomsorg (SOSFS 2011:9) Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott uppdrar åt förvaltningschefen att löpande följa upp och lämna förslag till omsorgs- och socialutskottet avseende revidering av ledningssystemet. Skickas till Kommunstyrelsen Förvaltningschef O:\Off\SAMMANTRÄDEN\KS\2013\KS 130911\osu130619 protokoll.doc Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 9(17)

Omsorgsförvaltning Utredare Amie Stobenius Telefon: 0523-66 47 29 E-post: amie.stobenius@sotenas.se 2013-06-04 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelse Dnr XX 2012/XX Sida 1(2) Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Bakgrund Den 1 januari 2012 trädde Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i kraft. I juni 2012 beslutar dåvarande Omsorgsnämnd att införa ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Förvaltningen får uppdrag att ta fram ett förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Uppdraget verkställs inte inom angiven tidsram (Dnr ON 2012/81). Beskrivning av ärendet Utifrån beslut om att införa ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete har förvaltningen tagit fram ett förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Kvalitetsledningssystemet utgår från föreskrifter som tillämpas i verksamheter som omfattas av: Hälso- och sjukvårdslagen Tandvårdslagen Lagen om stöd och service åt vissa funktionshindrade (LSS) Socialtjänstlagen I tredje kapitlet i föreskriften SOSFS 2011:9 gällande ansvar för och användning av ett ledningssystem, beskrivs att vårdgivaren ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för kvalitet. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Systematiskt planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera samt förbättra verksamheten. Organisera och ansvarsfördela uppgifterna i det löpande och systematiska kvalitets- och säkerhetsarbetet. Programförklaring och mål Antagen gemensam värdegrund Antagna kvalitetsgarantier Antagna värdighetsgarantier Vård och omsorg grundad på trygghet och respekt Innevånare i Sotenäs kommun med funktionshinder ska kunna leva ett tryggt, samhällsintegrerat och självständigt liv Insyn och påverkan för individ och anhöriga Kvalitetssäkra den sociala jouren Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltning Utredare Amie Stobenius Telefon: 0523-66 47 29 E-post: amie.stobenius@sotenas.se 2013-06-04 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelse Dnr XX 2012/XX Sida 2(2) Medborgarperspektiv Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet Att antagna kvalitetsgarantier och värdighetsgarantier säkerställs Förvaltningens förslag till beslut Anta föreslagna ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård & omsorg samt Individ- och familjeomsorg (SOSFS 2011:9) Föreslå Kommunstyrelsen att anta Omsorgs- och socialutskottets förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård & omsorg samt Individ- och familjeomsorg (SOSFS 2011:9) Bilaga/Bilagor Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård & omsorg samt Individ- och familjeomsorg (SOSFS 2011:9) Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Förvaltningschef Nina Roos Datum 2013-06-04 Namn Amie Stobenius Titel Utredare Namn Nina Roos Förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-13 -- Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom Vård & omsorg samt Individ- & familjeomsorg (SOSFS 2011:9) Fastställd av Kommunstyrelsen 2013 XX-XX Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-13 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Sammanfattning... 3 Inledning... 3 Ledningssystemets syfte... 4 Ledningssystemets mål & tidsplan... 4 Verksamhetens mål, uppdrag och planer... 4 Budgetprocess... 5 Budgetuppföljning och målavstämning... 6 Resultat... 7 Kvalitetsbegrepp... 7 Kvalitet i Sotenäs kommun... 8 Kvalitetsarbetets faser ständiga förbättringar... 9 Ansvarsfördelning... 10 Ledningssystemets huvudpunkter... 12 Omsorgsförvaltningens verksamhetsstyrning... 12 Vård- och omsorgsförvaltningen verksamhetsuppföljning... 13 Systematiskt förbättringsarbete... 14 Dokumentation... 16 Bilaga:... 17 Sammanställning av kvalitetsarbete på nationell- och kommunnivå... 17 Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 2 (19)

Datum: 2013-06-13 Sammanfattning Ledningssystem för kvalitet utgör en struktur för att planera, leda och kontrollera verksamheten samt följa upp, utvärdera och förbättra densamma. Ledningssystemet är ett flexibelt system som innebär att det utvecklas och förändras när det krävs t.ex. vid ny lagstiftning, nya uppdrag och uppgifter, reviderade rutiner och riktlinjer m.m. Kvalitetsledningssystemet enligt SOSFS 2011:9 fastställes av Kommunstyrelsen. Omsorgsoch socialutskottet ansvarar för dokumentet. Dokument gäller för vård och omsorg inkl privata utförare samt Individ- och Familjeomsorg. Dokumentet gäller tillsvidare och ska uppdateras årligen. Kommunstyrelsen ansvarar för att ett ledningssystem upprättas som fastställer grundprinciperna för ledning av verksamheten, ställer upp mål och följer upp och utvärderar dessa mål. Ledningssystemet anger ett integrerat arbetssätt när det gäller mål, resurser, utförande och resultat. Ledningssystemet ska integreras med de befintliga systemen för budget och verksamhetsplanering. Kommunstyrelsen ska försäkra sig om att det bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete i övrig yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet. Inledning Enligt Socialtjänstlagen 3 kap 3 ska insatser inom socialtjänsten vara av god kvalitet. I socialtjänst inkluderas även verksamhet som bedrivs enligt LVU enligt LVM. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Lag (2009:596). Enligt Hälso- och sjukvårdslagen 31 ska kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Lag (1996:787). Även i 6 Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade finns lagkrav på att LSSverksamhet ska vara av god kvalitet. Utifrån dessa lagkrav har Socialstyrelsen utarbetat SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som gäller för socialtjänst, verksamhet enligt LSS och hälso- och sjukvård. Detta är kommunstyrelsens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i Vård och Omsorg och Individ- och familjeomsorg. Utifrån detta har verksamheten till uppgift att arbeta systematiskt på varje enhet. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 3 (19)

Datum: 2013-06-13 Ledningssystemets syfte Syftet med ett ledningssystem är att skapa en gemensam organisatorisk struktur för omsorgsförvaltningens arbete med planering, genomförande och utveckling av verksamheten. Ledningssystemets mål & tidsplan Målet med ett ledningssystem är att verksamheten skall bedriva systematiskt verksamhets- och kvalitetsutveckling, som säkrar att den professionella kunskapen och kunskapen om förbättringsbehov tas tillvara för att genomföra, utveckla och säkra verksamheten. Ledningssystemet gäller tillsvidare och ska uppdateras årligen. Ledningssystemet ska säkerställa att: uppföljningsbara mål fastställs, dokumenteras och kontinuerligt följs upp. kvalitetsarbetet är anpassat till verksamhetens inriktning, storlek och omfattning och vad som krävs för att nå uppsatta mål. ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställs. enskilda och grupper, t.ex. brukarorganisationer, ges möjlighet att vara delaktiga arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten. personalen görs delaktig i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten så att kvalitetsarbetet är väl förankrat bland alla medarbetare i organisationen. processerna inom ansvarsområdet fungerar verksamhetsöverskridande. Verksamhetens mål, uppdrag och planer Mål För omsorgs- och socialutskottet tas målen fram för innevarande mandatperiod. Utifrån målen finns antagen programförklaring och ett politiskt planeringsdokument som utgör grunden för den årliga verksamhetsplanen. Omsorgsförvaltningen har gemensamma mål som gäller för samtliga utförare, oavsett huvudman. Därutöver kan varje utförare/huvudman ta fram egna mål, som visar inriktningen för den egna verksamheten. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 4 (19)

Datum: 2013-06-13 Handlingsplaner Långsiktiga handlingsplaner med inriktningsmål har utarbetats och antagits för kommunens äldreomsorg, anhörigstöd, psykiskt funktionshindrade, LSS, rehabilitering, palliativ vård samt Hot & Våld. Verksamhetsuppdrag Verksamhetsuppdraget är en tillämpning av lagar, författningar. Ansvarig uppdragsgivare är omsorgs- och socialutskottet. För externa utförare utformas verksamhetsuppdraget genom förfrågningsunderlag, verksamhetsbeskrivning och avtal. För egenregin finns övergripande verksamhetsuppdrag, därutöver har varje verksamhetsområde ett mer specifikt verksamhetsuppdrag som anges i det politiska planeringsdokumentet. Verksamhetsplan Omsorgsförvaltningen upprättar en årlig verksamhetsplan för hela verksamheten. Utöver det upprättar varje enhetschef och varje utförare en egen årlig verksamhetsplan, som beskriver inriktning för kommande period. Verksamhetsplanen syftar till att beskriva de aktiviteter som är viktiga för måluppfyllelsen, för åtaganden i det politiska planeringsdokumentet samt andra aktiviteter som leder till att medborgaren erbjuds en verksamhet som motsvarar omsorgsförvaltningens huvuduppdrag. Budgetprocess Verksamhetsplanering och budgetarbete hänger nära samman. Det man planerar för verksamheten ska resurssättas i budgetarbetet. Den tilldelning man där får, styr omfattning på verksamheten. På så vis säkras att omsorgsförvaltningens systematiska verksamhets- och kvalitetsutvecklingsarbete har en inriktning och omfattning som är anpassad till vad som krävs för att uppfylla målen. Tilldelat anslag utgör den yttersta restriktionen för verksamheten. Om resurserna inte räcker till den planerade/pågående verksamheten måste nämnden vidta åtgärder så att verksamheten ryms inom tilldelad ram. Omsorgs- och socialutskottet är skyldig att tillse att inga beslut fattas som kräver ekonomiska resurser utan att finansieringen är klarlagd. Tilläggsanslag under löpande budgetår ges i princip endast då vid nya verksamhetsuppgifter. Beslutsunderlag för utökad eller förändrad verksamhet ska innehålla kostnadsredovisning både för innevarande år och på längre sikt, t ex helårseffekt av driftkostnader Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 5 (19)

Datum: 2013-06-13 Beskrivning av aktiviteter och tidpunkter för kommunens ekonomistyrning: Februari Mål och verksamhetsförändringar inför nästkommande år behandlas samt tar fram förslag till investeringar för kommande treårsperiod. Mars - april Dialog och överläggningar samt preliminära resursberäkningar utgör underlag för kommunstyrelsens förslag till ramar. Maj Central samverkan om ramar. Kommunstyrelsen lägger förslag till budgetramar på nämndsnivå, flerårsplan, investeringsbudget och mål. Juni Kommunfullmäktige fastställer budgetramar på nämndsnivå, flerårsplan, investeringsbudget och mål. Juni oktober Förvaltningen bereder förslag till internbudgetar. Dialog sker mellan nämnd och förvaltning samt dialog med lokala samverkansgrupper om riskbedömningar. Oktober Omsorgs- och socialutskottet behandlar internbudget och styrande verksamhetsmål. November Omsorgs- och socialutskottet presenterar styrande verksamhetsmål och internbudget för kommunstyrelsen. Budgetuppföljning och målavstämning Efter behandling i omsorgs- och socialutskottet överlämnas uppföljningsrapporter till kommunstyrelsen. I samband med behandling av budgetuppföljning tas aktiva beslut utifrån resultat och prognos. Det räcker alltså inte att lägga uppföljningen till handlingarna. Omsorgs- och socialutskottet är ansvarig för att budgeterad eller i övrigt beslutad verksamhet kommer till utförande i enlighet med fastställd budget. Detta gäller såväl kostnads-, verksamhets-, prestations-, och kvalitetsmässigt. Åtgärder ska vidtas så snart en budgetavvikelse kan förutses. Förvaltningschef ska samordna och rapportera uppföljningen till nämnden och lämna förslag till åtgärder vid förväntad budgetavvikelse. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 6 (19)

Datum: 2013-06-13 Redovisade negativa budgetavvikelser ska i första hand täckas genom omdisposition inom nämndens budgetram. Investeringsprojektens utgifts- och inkomstutveckling ska fortlöpande stämmas av mot investeringskalkyl och eventuella avvikelser rapporteras till kommunstyrelsen. Om överskridande inte kan undvikas kan kommunfullmäktige besluta om eventuella tilläggsanslag. Resultat Omsorgs- och socialutskottets resultat i bokslutet avslutas mot eget kapital (balanserat resultat). Principen är att 100 procent av resultatet avslutas mot nämndens eget kapital, under förutsättning att verksamheten skett i överensstämmelse med angivna mål och riktlinjer. Överskott som förs över ska vara hänförligt till den ordinarie och planerade verksamheten, och inte föranledd av t ex mindre volym, lägre kvalitet eller från intäkter som inte hör till den planerade och ordinarie verksamheten. Kommunfullmäktige beslutar om eventuella tolkningar och undantag. Den ordinarie verksamheten ska inrymmas inom det kommunbidrag som kommunfullmäktige anvisar för budgetåret. Undantag från detta ska redovisas och godkännas i samband med budgetarbetet. Underskott ska amorteras inom fem år. En nämnd som redovisar negativt resultat (underskott) under tre år i följd kan på initiativ av kommunstyrelsen och efter dialog med berörd nämnd bli föremål för en särskild genomgång/analys och beslut om särskilda åtgärder. I anslutning till bokslutsberedningen ska nämnden lämna en skriftlig analys och kommentar till resultatets uppkomst. Om årsresultatet är ett underskott och detta medför att det balanserade egna kapitalet blir negativt ska nämnden vid bokslutsöverläggningarna, eller vid annat tillfälle inom två månader, lämna kommunstyrelsen ett åtgärdsprogram där nämnden redovisar hur underskottet ska täckas. Kvalitetsbegrepp Kvalitet är ett svårfångat begrepp som inte enkelt låter sig definieras. Människor uppfattar begreppet kvalitet olika då det är beroende av sitt sociala och kulturella sammanhang. I en tjänsteproducerande verksamhet skapas till stor del kvalitet i möten och i dialog mellan människor och därför är en gemensam värdegrund viktig. Värdegrunden formuleras både i den lagstiftning som reglerar verksamheten inom socialtjänstens och hälso- och sjukvårdens område samt i förvaltningens gemensamma värdegrund. Kommunens vård och omsorg samt individ- och familjeomsorg utgår ifrån kommunens gemensamma värdegrund med ledorden Helhetssyn - Öppenhet Delaktighet Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 7 (19)

Datum: 2013-06-13 Kvalitet i Sotenäs kommun God kvalitet i Sotenäs kommuns individ- och familjeomsorg och omsorg om äldre och funktionsnedsatta innebär att tjänsterna svarar mot de lagar, förordningar och föreskrifter som gäller inom verksamheterna. Kommunen har en gemensam kvalitetspolicy för anställda, alla som arbetar för Sotenäs kommun har ett personligt ansvar att se till att beslutad kvalitet uppnås i det dagliga arbetet utifrån rådande lagstiftning och satta mål för verksamheten. Detta skall ske genom: Engagemang och ansvarstagande Tillit och förtroende Ständiga förbättringar Kvalitets- värdighetsgarantier Kvalitetsgarantier utgår utifrån ett medborgar- och medarbetarperspektiv som ett led i arbetet med ständiga förbättringar. Inom omsorgs- och socialutskottets område finns ett antal verksamheter som vänder sig till många medborgare eller brukare. Kvaliteten i mötet med kunden stärks genom en enkel, tydlig och relevant garanti som tar utgångspunkt i det som bedöms väsentligt för medborgaren/brukaren. Kvalitetsgarantier har antagits för myndighetsutövning, bostad med särskild service LSS, kontaktperson LSS, hemtjänst i ordinärt boende, särskilt boende för äldre samt insatser enligt HSL. En mall för uppföljning av kvalitetsgarantierna finns in i delårsuppföljningen och i årsredovisning. Arbete med att utarbeta garantiformer utifrån lokala värdighetsgarantier för äldre som en följd av förändringar i socialtjänstlagen pågår. Uppföljning av kvalitén sker utifrån ett antal i förväg bestämda parametrar i de årliga verksamhetsberättelserna och i patientsäkerhetsberättelsen. Uppföljning sker även utifrån politiskt antaget planeringsdokument för samtliga verksamheter. Värdighetsgarantier utgår från den nationella värdegrunden i Socialtjänstlagen och omfatta individuellt behovsbedömda och allmänt inriktade insatser för äldre personer över 65 år. Värdighetsgarantin ska garantera någon form av mervärde utifrån den enskildes perspektiv som fått beviljade insatser enligt Socialtjänstlagen. Syftet är att höja kvaliteten och tydliggöra vad som ska prägla den service och omsorg som erbjuds inom äldreomsorgen. Omsorgs- och socialutskottet ska anta värdighetsgarantier inom all äldreomsorgsverksamhet, hittills har garantier antagits för anhörigstöd och dagverksamhet. Uppföljning sker årligen och rapporteras till omsorgs- och socialutskottet. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 8 (19)

Datum: 2013-06-13 Kvalitetsarbetets faser ständiga förbättringar Förbättra Planera Utvärdera Genomföra Kvalitetssäkring Genom att beskriva de egenskaper som kommunens verksamheter och tjänster ska ha så blir det tydligt för medborgarna VAD den aktuella tjänsten ska innehålla och VAD som kan förväntas, det vill säga en slags garanti. Kvalitetsstyrning Genom olika styrdokument regleras HUR de olika tjänsterna ska utföras och hur målen ska nås. Omsorgs- och socialutskottet fattar beslut om policys och riktlinjer. Verksamheten utarbetar rutiner, instruktioner etc. Kvalitetskontroll Innebär uppföljning av de egenskaper som anges i kvalitetssäkringen och att de utförs på de sätt som anges i kvalitetsstyrning/rutiner och riktlinjer. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 9 (19)

Datum: 2013-06-13 Kvalitetsutveckling Innebär att kunskaperna från kvalitetskontrollen används för utveckling av de egenskaper som en verksamhet ska generera genom ständiga förbättringar. Ansvarsfördelning Kommunstyrelsen Den nämnd som ansvarar för socialtjänsten och LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem. Kommunstyrelsen är också vårdgivare eftersom den bedriver hälso- och sjukvård. Kommunstyrelsen ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheterna. I ledningssystemet anger kommunstyrelsen hur de övergripande uppgifterna i det systematiska kvalitetsarbetet är fördelade i verksamheten. Förvaltningschefen och enhetscheferna ansvarar därefter för att på en mer detaljerad nivå fördela arbetsuppgifterna i det systematiska kvalitetsarbetet. Omsorgs- och socialutskottet Omsorgs- och socialutskottet beslutar på delegation av kommunstyrelsen i de flesta förekommande frågor. När det gäller myndighetsutövning till enskilda, är det myndighetsutskottet som fattar beslut. Omsorgs- och socialutskottet ansvarar för vård och omsorg om äldre och funktionsnedsatta, individ- och familjeomsorg samt arbetslivsenheten. Förvaltningschef, bitr. förvaltningschef respektive enhetschef ansvar: att leda och fördela kvalitetsutvecklingsarbetet i enlighet med nämndens direktiv och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd inom ramen för ledningssystemet ta fram, fastställa och dokumentera riktlinjer/ rutiner för hur det systematiska kvalitetsarbetet kontinuerligt skall bedrivas för att kunna styra, följa upp och utveckla verksamheten uppföljning och analys av verksamheten, så att åtgärder kan vidtas för att förbättra verksamheten. bevaka verksamhetens totala resursbehov för att säkerställa kvaliteten på kort och lång sikt. att de övergripande kvalitetsmålen bryts ned på enhetsnivå och uppnås att det systematiska kvalitetsarbetet genomförs på enheten i enlighet med upprättade styrdokument, lagar och föreskrifter att leda kvalitetsarbetet på enheten Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 10 (19)

Datum: 2013-06-13 följa upp och vidareutveckla kvaliteten på enheten utifrån exempelvis avvikelserapportering, inkomna synpunkter, Lex Sarah anmälningar, tillsynsrapporter etc. identifiera de processer och aktiviteter som verksamheten bygger på. Även där det krävs samverkan, internt eller externt. Informera, utbilda och göra personalen delaktig i det systematiska kvalitetsarbetet Dokumentera det systematiska kvalitetsarbetet MAS - Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig sjuksköterska har ansvar för att säkerställa och följa upp kvaliteten och säkerheten i den kommunala hälso- och sjukvården. I den medicinskt ansvariga sjuksköterskans ansvar ingår bl.a. att se till att författningsbestämmelser och andra regler är kända och efterlevs, att det finns behövliga direktiv och instruktioner för sjukvårdsverksamheten samt att personalen inom kommunens hälso- och sjukvård har den kompetens som behövs med hänsyn till de krav som ställs på verksamheten. MAS ansvarar för tillsyn, egenkontroll och uppföljning av att verksamheten följer lagar och föreskrifter som gäller den kommunala hälso- och sjukvården, främst: Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), Patientsäkerhetslag (2010:659) SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Rapporteringsskyldighet enligt Lex Maria SOSFS 2005:28. Medarbetare alla medarbetare ska kontinuerligt delta i det systematiska kvalitetsarbetet genom att arbeta efter gällande riktlinjer och rutiner. medarbetare ska delta i framtagande, utprovande och vidareutveckling av rutiner och metoder. rapportera brister i kvaliteten och särskilt missförhållanden/risker för missförhållanden enligt Lex Sarah samt risker i patientsäkerheten enligt Lex Maria delta i uppföljning och analys av mål och resultat. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 11 (19)

Datum: 2013-06-13 Ledningssystemets huvudpunkter Ledningssystemet ska anpassas till verksamhetens inriktning och omfattning. Ledningssystemet ska bestå av de processer och rutiner som behövs i verksamheten för att säkra verksamhets kvalitet. Processerna och rutinerna är ledningssystemets grundläggande delar. En verksamhet som är särskilt riskfylld eller komplicerad kan behöva mer styrning i form av fler processer och rutiner än en mindre riskfylld verksamhet. En verksamhet som omfattar många olika delar av hälso- och sjukvård eller socialtjänst kan behöva arbeta fram fler processer och rutiner än en verksamhet som är av mer begränsad inriktning eller omfattning. Processer och rutiner Närmast ansvarig chef för en enhet/verksamhet ska identifiera, beskriva och fastställa processer som behövs för att säkra kvalitén i verksamheten. Därefter ska samma person fastställa vilka rutiner som ingår i processerna. Varje verksamhet ska ha en sammanställning av processer och rutiner. Varje rutin ska beskriva hur arbetet/aktiviteten utförs och hur ansvaret för utförandet är fördelat. Förvaltningschefen har motsvarande ansvar för verksamhetsövergripande processer. Närmast ansvarig chef ansvarar för att ändra på processerna och rutinerna om någon form av avvikelse (klagomål, avvikelse, missförhållande, risk för vårdskador etc.) visar att det finns brister i processer eller rutiner. Samverkan - intern och extern Närmast ansvarig chef ska identifiera i vilka processer det behövs samverkan för att kunna säkra kvaliteten eller förebygga vårdskador. Processer och rutiner ska beskriva hur samverkan ska ske Det ska genom processer och rutiner även säkerställas att samverkan möjliggörs med andra. Omsorgsförvaltningens verksamhetsstyrning Vård- och omsorgsverksamhet styrs av en mängd lagar, författningar och nationella krav, utöver kommunens verksamhetsstyrning. Dessa skall tillämpas i verksamheten på ett sätt som skapar värde för brukaren, utifrån den egna organisationens förutsättningar. Kvaliten och kontinuiteten säkras genom gemensamma arbetsmetoder, som kan förstås och tillämpas av alla, och som är lättillgängliga och tydliga. Omsorgsförvaltningens riktlinjer, rutiner och instruktioner finns tillgängliga för all personal på kommunens Intranät. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 12 (19)

Datum: 2013-06-13 Dokumenterade riktlinjer, rutiner och instruktioner understödjer processerna och tydliggör hur verksamheten förväntas genomföras. Riktlinjer Riktlinjerna fastställer förvaltningens tillämpning av gällande föreskrifter, allmänna råd, lagstiftning, policydokument eller andra styrdokument. Riktlinjerna är gemensamma för samtliga verksamheter och utformas alltid på förvaltningsövergripande nivå, och antas av omsorgs- och socialutskottet. Rutiner Rutiner är en beskrivning av arbetsmetod utifrån gällande föreskrifter, allmänna råd, lagstiftning, policydokument eller andra styrdokument. Rutiner utarbetats av förvaltningen och kan vara övergripande för hela förvaltningen eller på lokal arbetsplatsnivå. Instruktioner Instruktioner är en beskrivning av arbetsmetod/moment, samt tillämpning av rutin eller andra styrdokument. Instruktionerna kan utformas olika beroende på typ av verksamhet och utformas på lokal arbetsplatsnivå. Instruktioner upprättas där det bedöms som nödvändigt. Vård- och omsorgsförvaltningen verksamhetsuppföljning Verksamheten följs upp på flera olika sätt. Det är månadsuppföljning, tillsyn, egenkontroll, verksamhetsberättelse, patientsäkerhetsberättelse, nationell statisk äldreguiden, öppna jämförelser m.m. Dessutom uppföljningsmöten för avtals-, verksamhets- och kvalitetsfrågor med externa utförare. Egenkontroll Egenkontrollen är den verksamhetsansvariges egna verktyg för kvalitetsuppföljning. Egenkontrollen kan ske i form av uppföljning av aktiviteter i verksamhetsplanen, granskning, slumpmässiga stickprov, kollegial observation, enkätundersökning m.m. Nationell statistik äldreguiden, öppna jämförelser m.m. Den nationella statistiken tas fram på uppdrag av regeringen. Statistiken ska ligga till grund för information till medborgare och ska beskriva verksamhetens kvalitet och produktivitet. Den nationella statistiken publiceras av Socialstyrelsen, SKL m fl. Uppföljningsmöten för avtals-, verksamhets- och kvalitetsfrågor med externa utförare samt egenregi. Verksamhetsbeställare, egenregin och externa utförare träffas i särskilda uppföljningsmöten 2 ggr/år. Vid dessa möten diskuteras avtals-, verksamhets- och kvalitetsfrågor. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 13 (19)

Datum: 2013-06-13 Patientsäkerhetsberättelse I den årliga verksamhetsberättelsen är patientsäkerhetsberättelsen en del. Den beskriver hur arbetet med riskanalyser, avvikelsehantering och åtgärder sam resultat inom hälso- och sjukvården har bedrivits. Syftet är att förbättra patientsäkerheten. Verksamhetsberättelse Varje utförare upprättar en årlig verksamhetsberättelse, som beskriver genomförda aktiviteter. Verksamhetsberättelsen syftar till att stämma av planerad inriktning med genomförda aktiviteter. Systematiskt förbättringsarbete Det systematiska förbättringsarbetet består av följande områden såsom riskanalys, egenkontroll, synpunkter och klagomål samt rapportskyldighet. Riskanalys Det är närmast ansvarig chefs ansvar att för sin verksamhet analysera riskerna i verksamheten. Kan händelser inträffa som kan medföra brister i kvalitén? Vad är sannolikheten för detta? Vad blir konsekvenserna? Utifrån riskanalyser ska åtgärder vidtas för att säkra verksamhetens kvalitet. Riskanalysen görs fortlöpande. Sammanställning av genomförda riskanalyser görs i samband med den årliga kvalitetsoch patientsäkerhetsberättelsen. Inför framtagandet av kommunstyrelsens årliga internkontrollplan ansvarar Förvaltningschefen för att sammanställa de processer, som han/hon bedömer som mest angelägna att lyfta in i internkontrollplanen. Egenkontroll Egenkontroll innebär att man granskar hur man arbetar och har arbetat, särskilt i jämförelse med andra och med sig själv över tid. Närmast ansvarig chef ansvarar för att: - jämföra sitt resultat med nationella/regionala kvalitetsregister. - jämföra sitt resultat med öppna jämförelser. - jämföra sitt eget resultat med egna tidigare resultat och andra verksamheters resultat. - granska journaler, akter och annan dokumentation inom sin verksamhet. - undersöka om det finns förhållningssätt och attityder hos personalen som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 14 (19)

Datum: 2013-06-13 Utifrån egenkontrollen ska åtgärder vidtas för att säkra verksamhetens kvalitet. Förvaltningschefen ansvarar för egenkontrollen på ett övergripande plan genom att jämföra verksamhetens resultat med kvalitetsregister, övriga kommuners resultat och sina egna tidigare resultat. Klagomål och synpunkter Närmast ansvarig chef ansvarar för att löpande ta emot klagomål och synpunkter från brukare, anhöriga, personal och andra intressenter. Utifrån inkomna klagomål och synpunkter ska åtgärder vidtas för att säkra verksamhetens kvalitet. Arbetet utgår från kommunens gemensamt antagna rutin för synpunktshantering Utifrån enheternas systematiska arbete med klagomål och synpunkter ansvarar Förvaltningschefen för att årligen presentera en sammanställning för omsorgs- och socialutskottet kring inkomna klagomål och synpunkter samt åtgärder vidtagna med anledning av brister som uppdagats i dessa. Rapporteringsskyldighet Det finns en lagstadgad skyldighet att rapportera vårdskador och risk för vårdskador (HSL) samt ej verkställda beslut (SoL, LSS). Missförhållanden och risk för missförhållanden då någon lidit skada eller det finns en konkret och uppenbar risk att någons liv, säkerhet, psykiska eller fysiska hälsa kan skadas (SoL och LSS). Personalens medverkan Enligt HSL, SoL och LSS är personalen skyldig att medverka till hög patientsäkerhet respektive god kvalitet. Respektive chef ska säkerställa att personal arbetar i enlighet med riktlinjer och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 15 (19)

Datum: 2013-06-13 Dokumentation Dokumentationen om en enskild ska förvaras på ett sådant sätt att den enskildes integritet inte kränks. Behörigheten att ta del av dokumentationen runt den enskilde skall omfatta så få personer som möjligt. Dokumenthantering utgår från antagen dokumenthanteringsplan. Dokumentationen av verksamhetens genomförande och utveckling är offentlig, och skall kunna visas på ett sådant sätt att man kan se hur verksamheten systematiskt utvecklas utifrån planering, genomförande, resultat och erfarenhetsåterföring. Individuell utredning, bedömning och beställning av insatser Varje utredning, bedömning beslut och ev. beställning dokumenteras i verksamhetssystemet Magna Cura. Där finns spårbarhet i medicinsk eller social journal. Reglerna för journalföring tillämpas i form av riktlinjer, och kontrolleras genom loggning och granskning utifrån egenkontroll. Genomförandeplan och utförande av insatser Genomförandeplan upprättas av utförare som också dokumenterar händelser av betydelse och följs upp av verksamheten. Vid brister i planen åtgärdas dessa i samarbete med enhetschef, medicinskt ansvarig sjuksköterska, controller, personal och brukare. Dokumentationsskyldighet Det löpande kvalitetsarbetet ska dokumenteras av närmast enhetschef. Dokumentation utgör underlag för verksamhetens årliga verksamhetsberättelse och patientsäkerhetsberättelse. Viktiga saker att dokumentera är exempelvis: - Vilka processer och aktiviteter som styr kvaliteten i verksamheten, - Vilka rutiner som finns i verksamheten. - Uppföljning av Lex Sarah/Lex Maria statistik, avvikelserapportering. - Uppföljning av personalens utbildningsnivå. - Uppföljning av inkomna synpunkter och klagomål. - Resultat av brukarenkäter på området. - Resultat av granskning av social dokumentation, HSL-dokumentation och annan dokumentation. - Uppföljning av överklagningsärenden. - Uppföljning av verkställda beslut; väntetider och ställtider m.m. - Uppföljning av biståndsansökningar som fått avslag samt orsak till avslag. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 16 (19)

Datum: 2013-06-13 Bilaga: Sammanställning av kvalitetsarbete på nationell- och kommunnivå Nivå Styrdokument Uppföljning Ansvar Nationell Socialtjänstlag Tillsyn av IVO Öppna Jämförelser Nationell statistik KKiK Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Hälso- och sjukvårdslagen Tillsyn av IVO Nationell statistik Öppna Jämförelser KKiK Tillsyn av IVO Nationell statistik Nationella kvalitetsregister Öppna Jämförelser FC EC FC EC MAS FC EC Patientsäkerhetslag Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall Kommunallag, Förvaltningslag Offentlighets- och sekretesslag Tillsyn av IVO Nationella kvalitetsregister Nationell statistik Patientsäkerhetsberättelse Tillsyn av IVO Nationell statistik Öppna Jämförelser Tillsyn av IVO Nationell statistik Öppna Jämförelser Tillsyn av IVO Nationell statistik Revision MAS SA EC EC FC EC MAS Patientdatalagen Journalgranskning MAS Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter, övriga vårdprogram, handböcker nationella mål och riktlinjer Prenumeration på nyhetsbrev via e-post, utskick från registrator. Kontinuerlig uppdatering FC EC MAS Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 17 (19)

Datum: 2013-06-13 Nivå Styrdokument Uppföljning Ansvar Kommun Tjänstegarantier Kvalitets- och värdighetsgarantier Brukarundersökningar Synpunktshantering Budget- och verksamhetsplan Politiskt planeringsdokument OSU Förfrågningsunderlag Kommunstyrelsens internkontrollplan Månadsrapporter, verksamhetsberättelse, måluppföljning, delårsbokslut, bokslut Revision Uppdrag & Indikatorer Mål & Resurser Tidsplan Avtal & Avtalsuppföljning Genomförande av årliga internkontroller. Åtgärdsplan utifrån konstaterade brister. Plan Anhörigplan Tids och aktivitetsplan Revidering var tredje år Äldreomsorgsplan Årlig uppdatering. 2013-2020 Utvärdering efter varje Plan för stöd till psykiskt funktionshindrade LSS-plan mandatperiod. Uppdatering årligen. Revidering var fjärde år FC EC FC EC OSU FC EC FC EC MAS FC FC EC FC EC Uppdatering årligen EC Revidering var fjärde år Rehabiliteringsplan Uppdatering vid behov EC Plan för palliativ vård Uppdatering vid behov MAS Plan för Hot & Våld Uppdatering vid behov EC Kvalitetsmål Kvalitetsgarantier Myndighetsutövning Hemtjänst, Särskilt boende, HSL, LSSverksamhet Värdighetsgarantier: Anhörigstöd och Dagverksamhet Mall för uppföljning i delårsbokslutet. Årlig uppföljning och återrapportering till OSU Årlig uppföljning och rapportering till OSU FC EC FC EC Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 18 (19)

Datum: 2013-06-13 Nivå Styrdokument Uppföljning Ansvar Rutin/ Riktlinje (övergripande) Samverkan Social & Medicinsk dokumentation Myndighetsutövning Genomförandeplan Lex Sarah Lex Maria Avvikelsehantering Synpunkter & Klagomål Skydds- och begränsningsåtgärder Granskning av akter Kontroll av loggar i verksamhetssystem Uppföljning av beslut, utförda insatser, avslag, och överklagande Uppföljning halvårsvis eller vid förändrat behov. Uppföljning av inkomna rapporter, gjorda anmälningar samt vidtagna åtgärder. Gjorda anmälningar samt vidtagna åtgärder. Uppföljning enhetsvis och övergripande. Uppföljning enhetsvis Årlig uppföljning och rapportering till OSU Uppföljning enhetsvis EC MAS SA EC EC FC EC MAS MAS/EC FC EC MAS EC Samordnad Vårdplanering Uppföljning genom avvikelsehantering MAS EC Västbus Uppföljning årligen FC Finsam Uppföljning kvartalsvis KC Kommun/Närhälsa Uppföljning halvårsvis FC Psykiatri- Uppföljning årligen FC överenskommelse Avtal samordnad Familjerådgivning Avtal Social jour Förkortningar: OSU - Omsorgs- och socialutskottet FC - Förvaltningschef EC - Enhetschef MAS - Medicinskt ansvarig sjuksköterska SA - Systemadministratör Avtal och årlig uppföljning, samt redovisning till Socialstyrelsen och OSU Avtal och årlig uppföljning, samt redovisning till Socialstyrelsen och OSU FC FC Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se 19 (19)

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-06-19 70-85 OSU 74 Remiss om förslaget till en sammanslagning av Samordningsförbundet Norra Bohuslän med Samordningsförbundet Uddevalla, Orust och Färgelanda Styrelsen för båda FINSAM-förbunden har aktualiserat förslag till ett sammangående från den 1 januari 2015. Detta förslag är nu ute på remiss hos förbundets medlemmar. Remissvaren ska vara inlämnade senast den 30 september 2013. Samordningsförbundet Norra Bohuslän (FINSAM) tillkom den 1 april 2006 består av Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad och Tanum kommuner, samt Västra Götalandregionen, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Samordningsförbundet Uddevalla, Orust och Färgelanda bildades den 16 oktober 2008 och består av dessa kommuner samt Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Västra Götalandregionen. Sedan 2010 har samarbetet mellan de olika Samordningsförbundet stärkts genom att man har samma förbundschef och köper samma administrativ stödenhet. Inriktningen på verksamheten har för Samordningsförbundet Norra Bohuslän varit att tillskapa ett "FINSAM-team" bestående av en utredningsinsats förlagd i Munkedal samt ha 3,7 tjänster som rehabvägledare utlokaliserade inom förbundets geografiska område. Samordningsförbundet Uddevalla, Orust och Färgelanda hade inledningsvis en annan inriktning men verksamheten har med tiden fått samma inriktning som bedrivs i Norra Bohuslän. Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteutlåtande 2013-06-05. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts förslag Kommunstyrelsen tillstyrker förslaget till sammangående av Samordningsförbundet Norra Bohus län med Samordningsförbundet Uddevalla, Orust och Färgelanda Skickas till Kommunstyrelsen O:\Off\SAMMANTRÄDEN\KS\2013\KS 130911\osu130619 protokoll.doc Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 6(17)

Omsorgsförvaltningen Arbetslivsenheten Telefon: 0523-66 45 14 E-post: rune.lysell@sotenas.se Datum Tjänsteutlåtande Slutinstans Dnr XX 2012/XX Sida 1(3) Remiss om förslaget till en sammanslagning av Samordningsförbundet Norra Bohuslän med Samordningsförbundet Uddevalla, Orust och Färgelanda Styrelsen för båda FINSAM-förbunden har aktualiserat förslag till ett sammangående från den 1 januari 2015. Detta förslag är nu ute på remiss hos förbundets medlemmar. Remissvaren ska vara inlämnade senast den 30 september 2013. Förvaltningschef Nina Roos har efterfrågat ett yttrande av enhetschef Rune Lysell i ärendet. Sammanfattning Det finns både för- och nackdelar med ett sammangående av båda samordningsförbunden. Fördelarna tycks dock vara fler varför kommunstyrelsen bör tillstyrka ett sammangående. Det blir mindre "Over Head"- och administrativa kostnader med ett förbund. För Sotenäs kommun blir det en mindre medlemsavgift med drygt 40 tkr. Betydelsen av det lokala samarbetet mellan Produktionsskolan, IFO och Arbetsförmedlingen ska påtalas och måste fortsatt utvecklas. Samverkan inom det nya FINSAM-förbundet bör i första hand stimulera till lokalt samarbete och lokal aktivitet istället för att bygga upp en parallell utförarorganisation. Bakgrund Samordningsförbundet Norra Bohuslän (FINSAM) tillkom den 1 april 2006 består av Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad och Tanum kommuner, samt Västra Götalandregionen, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Samordningsförbundet Uddevalla, Orust och Färgelanda bildades den 16 oktober 2008 och består av dessa kommuner samt Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Västra Götalandregionen. Sedan 2010 har samarbetet mellan de olika Samordningsförbundet stärkts genom att man har samma förbundschef och köper samma administrativ stödenhet. Inriktningen på verksamheten har för Samordningsförbundet Norra Bohuslän varit att tillskapa ett "FINSAM-team" bestående av en utredningsinsats förlagd i Munkedal samt ha 3,7 tjänster som rehabvägledare utlokaliserade inom förbundets geografiska område. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Arbetslivsenheten Telefon: 0523-66 45 14 E-post: rune.lysell@sotenas.se Datum Tjänsteutlåtande Slutinstans Dnr XX 2012/XX Sida 2(3) Samordningsförbundet Uddevalla, Orust och Färgelanda hade inledningsvis en annan inriktning men verksamheten har med tiden fått samma inriktning som bedrivs i Norra Bohuslän. Beskrivning av ärendet Förbundets ändamål är svara för en finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet mellan försäkringskassa, arbetsförmedlingen, region och berörda kommuner i syfte att underlätta och uppnå en effektiv resursanvändning. De samordnade resurserna skall användas för samordnade bedömningar och insatser i syfte att den enskilde skall uppnå eller förbättra sin förmåga att utföra förvärvsarbete. För att bli föremål för en anvisning eller remitterad till insatser inom FINSAM ska deltagaren vara aktuell hos minst två av förbundets medlemmar. Det är i de flesta fall Arbetsförmedlingen som är huvudremmitent tillsammans med Försäkringskassan, Primärvården, Psykiatrin eller IFO. Ekonomi Sotenäs medlemsavgift till Samordningsförbundet Norra Bohuslän är 182 tkr för verksamhetsåret 2013 liksom för de övriga medlemskommunerna. Förslag till ny finansieringsmodell som utgår ifrån respektive kommuns invånarantal presenteras i remissförslaget vid ett sammangående mellan båda FINSAM-förbunden. Detta innebär en minskad medlemsavgift som beräknas till 138 tkr. Regelverk Regleras i "Förbundsordning för samordningsförbundet Norra Bohuslän" - bifogas till detta tjänsteutlåtande. Analys vid behov Arbetsförmedlingen är den myndighet som remitterar flest deltagare för insatser inom FINSAM-uppdraget. Det ser visserligen lite olika ut kommunerna emellan men för Sotenäs är Arbetsförmedlingen huvudremittent för ca 60 % av FINSAM-deltagarna. Frågan är därför om deltagarna som remitterats till FINSAM hade fått samma hjälp av arbetsförmedlingens egen personal? Gränsdragningen mellan de stödinsatser Arbetsförmedlingen erbjuder skiljer sig inte nämnvärt med det arbetssätt FINSAM:s rehabvägledare tillämpar. Sammanslagningen till ett större upptagningsområde kan ur ett deltagarperspektiv innebära vissa nackdelar för boende i Sotenäs kommun. De blir längre resor för personerna som redan har svårigheter att ta sig längre bort från bostadsorten. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Arbetslivsenheten Telefon: 0523-66 45 14 E-post: rune.lysell@sotenas.se Datum Tjänsteutlåtande Slutinstans Dnr XX 2012/XX Sida 3(3) Vi hade helst sett att samma insatser erbjuds i Sotenäs på Produktionsskolan där finns både personell kompetens och fina verksamhetslokaler för test av deltagares arbetsförmåga. Förhoppningsvis ska inte en sammanslagning av båda samordningsförbunden innebära att man tappar den lokala förankringen. Ett hot är dock om FINSAM-teamet personalorganisation "cementeras" och dess överlevnad blir viktigare än att fortsatt verka för att utveckla det lokala samarbetet. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen bör tillstyrka förslaget till sammangående av Samordningsförbundet Norra Bohus län med Samordningsförbundet Uddevalla, Orust och Färgelanda Bilaga/Bilagor SWOT-analys Sof NB Förbundsordning Sof NB Skickas till Datum 2013-06-05 Rune Lysell Enhetschef Nina Roos Förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

1 Förbundsordning för Samordningsförbundet Norra Bohuslän Samordningsförbundet har inrättats med stöd av lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. 1 Förbundets namn Förbundets namn är Samordningsförbundet Norra Bohuslän 2 Förbundets säte Förbundets säte är Tanums kommun 3 Förbundets medlemmar Förbundets medlemmar är Västra Götalandregionen, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan samt Lysekils, Munkedals, Sotenäs, Strömstads och Tanums kommuner 4 Förbundets ändamål Förbundets ändamål är att inom ovannämnda kommuners geografiska område svara för en finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet mellan Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Västra Götalandsregionen och kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Tanum och Strömstad i syfte att underlätta och uppnå en effektiv resursanvändning. De samordnade resurserna ska användas för samordnade bedömningar och insatser i syfte att den enskilde ska uppnå eller förbättra sin förmåga att utföra förvärvsarbete. 5 Styrelsen Förbundet ska ledas av en styrelse. Styrelsen ska bestå av fyra ledamöter en från varje part. Varje part utser dessutom en ersättare, förutom kommunerna som utser fyra ersättare en från varje kommun som inte är ledamot i styrelsen. Ersättare har närvaro- och yttranderätt. Styrelsen utser bland sina ledamöter en ordförande och en vice ordförande för den tid som styrelsen bestämmer. Kommunernas representanter i styrelsen beslutar om vem som innehar ordinarie plats och under hur lång tid. Ledamöter och ersättare väljs för fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det då val av fullmäktige i regionen och kommunerna har ägt rum. Förbundsordning för Samordningsförbundet Norra Bohuslän

2 6 Uppgifter och beslutanderätt Styrelsen är beslutför när samtliga parter är tjänstgörande. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. Förbundet har till uppgift att - besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen, - stödja samverkan mellan samverkansparterna, - finansiera insatser som avser individer som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser vilka syftar till att individen uppnår eller förbättrar sin förmåga att utföra förvärvsarbete och som ligger inom de samverkande parternas samlade ansvarsområde, - besluta på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning ska användas, - svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna samt - upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen Förbundet får inte besluta i frågor om förmåner eller rättigheter för enskilda eller vidta åtgärder i övrigt som innefattar myndighetsutövning eller som avser tillhandahållande av tjänster avsedda för enskilda. Förbundet får inte svara för offentlig upphandling av insatser som riktar sig till enskilda. 7 Personal Förbundsstyrelsen ska utse en tjänsteman, som har att leda arbetet inom förbundet enligt styrelsens anvisningar samt ansvara för att ärenden är beredda inför styrelsebeslut. Styrelsen har därutöver rätt att anställa personal som erfordras för att utföra administrativa uppgifter. 8 Initiativrätt Medlem i förbundet har rätt att väcka ett ärende i förbundsstyrelsen. 9 Samråd Styrelsen ska se till att medlemmarna får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. 10 Kungörelser Förbundets kungörelser, protokoll och andra tillkännagivanden ska anslås på officiell anslagstavla hos respektive kommun och Västra Götalandsregionen. 11 Andelar i tillgångar och skulder samt fördelning av kostnader. Medlemmarna har vid varje tidpunkt andel i förbundets tillgångar och skulder i förhållande till vad man tillskjutit för att täcka kostnaderna. Förbundsordning för Samordningsförbundet Norra Bohuslän

3 Medlemmarna ska täcka de kostnader för förbundets verksamhet som inte täcks på annat sätt. Fördelningen ska därvid vara sådan att Försäkringskassan bidrar med hälften av medlen, Västra Götalandsregionen med en fjärdedel samt Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad och Tanum kommuner med en fjärdedel. Kommunernas finansiering är jämt fördelat mellan dem. 12 Styrning och insyn Förbundsstyrelsen ska upprätta delårsrapport med helårsprognos för verksamheten och ekonomin som tillställs medlemmarna. Förbundsstyrelsen ska också årligen till medlemmarna i samband med bokslutet redovisa verksamhetens utfall. Förbundet får inte ingå borgen. Förbundet får inte heller sätta sig i skuld utöver när det gäller sedvanliga krediter för verksamheten. 13 Budget Förbundsstyrelsen ska varje år upprätta en plan för förbundets verksamhet och ekonomi för de nästföljande tre åren. För det första av de tre åren ska styrelsen upprätta en preciserad årsbudget. Över- respektive underskott överförs till nästa verksamhetsår. Årsbudgeten ska också åtföljas av mål för verksamheten. Årsbudgeten fastställs av förbundsstyrelsen senast den 30 november året före budgetåret (kalenderår) Förbundsstyrelsen ska dessförinnan samråda med förbundsmedlemmarna om budgeten. 14 Revision Förbundets räkenskaper och årsredovisning samt styrelsens förvaltning ska granskas av en revisor för varje förbundsmedlems räkning. För Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen ska Försäkringskassan utse en gemensam revisor. Revisorer utses i övrigt i enlighet med bestämmelserna i 25 lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Västra Götalandsregionen och kommunerna kan i samråd utse en gemensam revisor. Om detta inte är möjligt utser Västra Götalandsregionen sin revisor och de ingående kommunerna enas om en gemensam revisor. Mandattiden för de förtroende valda revisorerna är densamma som för styrelseledamöter enligt 5 i denna förbundsordning. För revisor som Försäkringskassan utser finns inte någon fastställd mandattid. Försäkringskassan förordnar revisor efter upphandling för den tid som upphandlingen från tid till annan avser. Vid revision tillämpas bestämmelserna i 26 i lagen (2003: 1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Förbundsordning för Samordningsförbundet Norra Bohuslän

4 15 Utträde En förbundsmedlem har rätt att efter uppsägning utträda ur förbundet. Uppsägningstiden är därvid tre år. Vid utträde ska medlemmarnas ekonomiska mellanhavanden regleras i enlighet med vad som sägs i 11 i denna förbundsordning. 16 Likvidation och upplösning Förbundet kan träda i likvidation om medlemmarna är överens därom eller om en eller flera medlemmar utträder ur förbundet. När förbundet trätt i likvidation ska skulderna betalas och egendomen avyttras. Härefter ska kvarvarande tillgångar fördelas enligt principerna i 11 i denna förbundsordning. Förbundsstyrelsen svarar för likvidationen. När styrelsen har fullgjort sitt uppdrag ska den avge en slutredovisning för sin förvaltning. Detta sker genom framläggandet av en förvaltningsberättelse över likvidationen i sin helhet med redovisning av betalningen av skulder, försäljning av egendom och skiftet av därefter resterande tillgångar. Till berättelsen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationen. När förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna delgivits medlemmarna är förbundet upplöst. 17 Tvister Tvister mellan förbundet och dess medlemmar ska avgöras vid allmän svensk domstol. 18 Ersättning till ledamöter, ersättare och revisorer Arvoden och ersättningar till ledamöter, ersättare och revisorer ska i tillämpliga fall följa Västra Götalandsregionens arvodes reglemente. Den revisor som utses av Försäkringskassan ska ersättas enligt Försäkringskassans bestämmelser. Ordförande och vice ordförande i förbundet ersätts med 4 respektive 3 % av fast grundarvode för heltidsarvoderat regionråd. Arvoden till samtliga revisorer ska enligt huvudregeln i bestämmelsen i 25 lagen (2003: 1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser, betalas av förbundet. 19 Arkivtillsyn Ansvaret för tillsynen av att förbundet fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782) åvilar den arbetsgivare, där ansvarig tjänsteman är anställd. 20 Ändringar i förbundsordningen Ändringar i förbundsordningen ska fastställas av förbundets medlemmar. Förbundsordning för Samordningsförbundet Norra Bohuslän

Samordningsförbundet Norra Bohuslän Arbetsförmedlingen Försäkringskassan - Västra Götalandsregionen Kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad och Tanum Gudrun Emilsdottir, Förbundschef Tel. 0523 66 47 87, E-post: gudrun.emilsdottir@sotenas.se SWOT-analys angående för- och nackdelar gällande eventuell sammanslagning av Samordningsförbunden Uddevalla, Orust och Färgelanda och Norra Bohuslän Genomförd av Beredningsgruppen i Samordningsförbundet Norra Bohuslän den 6 mars 2012 Styrkor Bättre budget med ökade möjligheter till insatser för deltagarna En förutsättning för att bedriva verksamhet över huvud taget Mindre administration med en styrelse och en beredningsgrupp Ökat mångfald Förbundschef kan ägna mer tid åt utveckling av verksamheten i stället för administration Minskade lokalkostnader om det blir bara en utredningsenhet Minskade fasta OH-kostnader Möjligheter Mer flexibel organisation (personal, ekonomi, ledning, styrning) Ambulerande team som minskar deltagarnas geografiska avstånd En gemensam utredningsenhet med hög kvalité Differentierade grupper, nischad verksamhet (ex olika målgrupper där en kan vara bas och en mera kvalificerad) Breddare möjligheterna för deltagare som kört fast i lokalplanet Ger tillgång till större arbetsmarnadsutbud Fler verksamheter kan riktats kommun-specifikt (under förutsättning att budgeten inte är helt låst) Möjliggöra situationsanpassad verksamhet Svagheter Hot Mer differentierad verksamhet kan ge längre avstånd för deltagarna Tungrott med stor beredningsgrupp Den lokala prägeln och kunskapen försvinner Någon ort dominerar Kommunerna blir för tung maktfaktor i Beredningsgruppen om alla 8 ska ha var sin representant varje gång Samordningsförbundet Norra Bohuslän c/o Gudrun Emilsdottir, Försäkringskassan, 451 85 Uddevalla Tel: 0523 66 47 87, E-post: gudrun.emilsdottir@sotenas.se

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-06-19 70-85 OSU 73 Överenskommelse med Länsstyrelsen om fortsatt flyktingmottagande Kommunstyrelsen fattade 2010-03-31 41 ett inriktningsbeslut med målsättning att teckna ett treårigt avtal om mottagande av 20 flyktingar per år. Omsorgsnämnden fick i uppdrag att bereda hur detta ska förverkligas. Vidare ska samordning i frågan med kommunerna i norra Bohuslän eftersträvas. Sotenäs kommun tecknade i april 2011 en löpande överenskommelse med Länsstyrelsen i Västra Götaland om mottagande av flyktingar och andra skyddsbehövande i en omfattning av 20 nyanlända per år, varav 5 beräknas bosätta sig på egen hand, och omkring 15 anvisas plats genom Arbetsförmedlingens eller Migrationsverkets försorg. Denna överenskommelse gäller tills vidare. Uppsägning kan ske av någondera parten per den 31 december. Uppsägning ska ske skriftligt senast tre månader innan aktuellt årsskifte. Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteutlåtande 2013-06-03. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts förslag Kommunstyrelsen fortsätter verksamheten som bygger på den nuvarande överenskommelsen med Länsstyrelsen om mottagande av flyktingar och andra skyddsbehövande i en omfattning av 20 nyanlända per år. Skickas till Kommunstyrelsen O:\Off\SAMMANTRÄDEN\KS\2013\KS 130911\osu130619 protokoll.doc Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 5(17)

Omsorgsförvaltninge Arbetslivsenhete Telefon: 0523-66 45 1 E-post: rune.lysell@sotenas. Datum Tjänsteutlåtande Slutinstans Dnr XX 2012/XX Sida 1(4) Överenskommelse med länsstyrelsen om fortsatt flyktingmottagande 2014 Omsorgs- och socialutskottet beslutade vid sammanträdet den 20 mars 2013 ( 40) att ge enhetschef Rune Lysell i uppdrag att utarbeta ett underlag kring kommunens fortsatta åtagande runt integration och flyktingmottagning inför omsorgs- och socialutskottets sammanträde 2013-06-19. I underlaget skall framgå förslag till beslut som kommunstyrelsen ska behandla vid sitt sammanträde i september beträffande fortsatt mottagning av flyktingar och andra skyddsbehövande enligt etableringsreformen, SFS 2010:197 Sammanfattning Sotenäs kommun tecknade i april 2011 en löpande överenskommelse med Länsstyrelsen i Västra Götaland om mottagande av flyktingar och andra skyddsbehövande i en omfattning av 20 nyanlända per år, varav 5 beräknas bosätta sig på egen hand, och omkring 15 anvisas plats genom Arbetsförmedlingens eller Migrationsverkets försorg. Denna överenskommelse gäller tills vidare. Uppsägning kan ske av någondera parten per den 31 december. Uppsägning ska ske skriftligt senast tre månader innan aktuellt årsskifte. Omsorgs- och socialutskottet ser ingen anledning till att säga upp den nuvarande överenskommelsen även om tillgången på lediga lägenheter är och har varit begränsad. Överenskommelsen är att betrakta som en "avsiktsförklaring" och inte som ett avtal. Bakgrund Kommunstyrelsen fattade 2010-03-31 41 ett inriktningsbeslut med målsättning att teckna ett treårigt avtal om mottagande av upp 20 flyktingar per år. Omsorgsnämnden fick i uppdrag att bereda hur detta ska förverkligas. Vidare ska samordning i frågan med kommunerna i norra Bohuslän eftersträvas. Under 2012 har sammantaget 10 personer, familjer och vuxna anvisats med flyktingstatus. Nyanlända flyktingar har normalt flyktingstatus i 24 månader från ankomstdagen till kommun. Vid utgången av år 2012 var dock ingen av flyktingarna kvarboende i kommunen. Överenskommelse har upprättats med Sotenäsbostäder AB om uthyrningsregler och annat i syfte att underlätta integrationsprocessen. Sotenäsbostäder har gjort en utfästelse att kunna meddela 5-7 lediga lägenheter årligen till integrationssamordningen. När hyresgäster säger upp sina hyreskontrakt har integrationssamordningen uppdraget att vidare meddela de lediga lägenheterna till arbetsförmedlingens bosättningsenhet. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltninge Arbetslivsenhete Telefon: 0523-66 45 1 E-post: rune.lysell@sotenas. Datum Tjänsteutlåtande Slutinstans Dnr XX 2012/XX Sida 2(4) Emellertid har inte Arbetsförmedlingens bosättningsenhet och Migrationsverkets asylboenden lyckats anvisa flyktingar till de lägenheter som Sotenäsbostäder ställt till förfogande inom den tid, cirka en månad, de har på sig återbesätta de lediga lägenheterna. Det har också varit ett antal flyktingar som först muntligen tackat ja till boende i Sotenäs men ångrat sig när hyreskontrakten skulle undertecknas. Det finns en lagstadgad skyldighet för kommuner att erbjuda nyanlända 60 timmars samhällsorientering på flyktingens modersmål. Samhällsorienteringen skall ge en grundläggande förståelse för det svenska samhället och syftar till att underlätta nyanländas etablering i arbets- och samhällslivet. Den ska ske i dialogform på deltagarens modersmål eller annat språk som denne behärskar väl. Det är en mycket svår uppgift speciellt för de mindre kommunerna att klara. Hittills har Sotenäs kommun köpt denna tjänst från Uddevalla kommun och någon gång från Trollhättan. Ett stort bekymmer är de allmänna kommunikationerna. Västtrafiks turtäthet är låg vilket försvårar deltagande i samhällsorienteringen för flyktingarna från vår kommun. Från våren 2013 har Fyrbodals kommunalförbund tillsammans med medlemskommunerna ansökt till Länsstyrelsen om att få genomföra ett projekt med så kallade 37-medel i syfte att tillhandahålla en likvärdig samhällsorientering i hela området. Beskrivning av ärendet Länsstyrelsen tillsammans med Migrationsverket och Arbetsförmedlingen lämnar två gånger per år information till kommunerna via ett informations- och prognosbrev. Prognosbrevet som skickades ut under september 2012 pekar på en utveckling där behovet av platser i landets kommuner för mottagande av nyanlända kommer att öka kraftigt under 2013 och 2014. Under 2013 kommer cirka 26 000 asylsökande beviljas uppehållstillstånd i Sverige. Utöver detta har man räknat med 14 500 direktinresta anhöriga och 1900 kvotflyktingar kommer att infinna sig i Sverige. Förutom dessa fanns det vid årsskiftet 5000 personer inskrivna i migrationsverkets system. Detta innebär att nästan 47 500 nyanlända personer kommer att behövas bli kommunplacerade under år 2013. Koppling till vision, programförklaring och mål Det finns idag ingen direkt koppling till vare sig alliansens eller oppositionens programförklaring 2011-2014. Det finns heller ingen av kommunfullmäktige antagen mångfalds- och integrationsplan. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltninge Arbetslivsenhete Telefon: 0523-66 45 1 E-post: rune.lysell@sotenas. Datum Tjänsteutlåtande Slutinstans Dnr XX 2012/XX Sida 3(4) Ekonomi Genom överenskommelsen erhåller kommunen en årlig grundersättning som baseras på 10 prisbasbelopp och schablonersättning på 83 100 kronor för en person under 20 år, 83 100 kronor för en person som fyllt 20 men inte 65 år, och 52 000 kronor för en person som fyllt 65 år samt viss ersättning för ekonomiskt bistånd, stöd och service samt hälsooch sjukvård, se SFS 2010:1122. Statsbidragen som ska finansiera verksamheten med flyktingmottagande och kommunens integrationsarbete för familjer och vuxna täcker de kostnader arbetslivsenheten haft för uppdraget. Regelverk Lag (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare SFS (Svensk författningssamling) 2010:1138 Förordning om samhällsorientering för vissa nyanlända invandrare SFS 2010:1122 statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar SFS 2000:1383 Lag om kommunernas bostadsförsörjningsansvar SFS 2010:408 Förordningen om mottagande för bosättning av vissa nyanlända invandrare Organisation och personal Omsorgsnämnden beslutade (2008-02-28, 14 Dnr 08/ON0014) att ansvaret för flyktingmottagningen ingår sedan den 1 mars 2008 som en del i arbetslivsenhetens verksamhet och att heltidstjänsten som integrationssamordnare underställs arbetslivschefen. Integrationssamordnaren ansvarar för det operativa arbetet och tillsammans med enhetschefen arbetar även mer strategiskt för att utveckla verksamheten. Detta arbete förutsätter samarbete med Länsstyrelsens integrationsutvecklare, arbetsförmedlingens etableringshandläggare, integrationsnätverket i Fyrbodals kommunerna samt andra relevanta aktörer. Det finns en lokal informations- och arbetsgrupp bestående av personal från Sotenäsbostäder, enhetschefer från IFO, ALE, Socialpsykiatrin och förvaltningschef för omsorgsförvaltningen. Gruppens sammansättning kan utökas till att gälla representanter från alla förvaltningar vissa möten. Syftet med gruppen är bl a att informerar sig om behovet kring utveckling av integrationsfrågor i kommunen. Ordinarie tjänsteinnehavare har varit sjukskriven sedan oktober 2012 och vikarierande integrationshandläggare sköter uppdraget för närvarande på en 0,50-tjänst sedan februari 2013. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltninge Arbetslivsenhete Telefon: 0523-66 45 1 E-post: rune.lysell@sotenas. Datum Tjänsteutlåtande Slutinstans Dnr XX 2012/XX Sida 4(4) Analys Motiven till att förlägga integrationsuppdraget under arbetslivsenhetens ansvar kan diskuteras. Integrationssamordningen ligger antingen organiserat under IFO-enheten eller ALE-enheten bland kommunerna i Fyrbodalsområdet. Det kanske beror på hur kommunpolitiken ser på "arbetslinjen" och vilka signaler det ger om man väljer att lägga integrationsuppdraget tillsammans med försörjningsstöd. Att integrera medborgare med utländsk bakgrund är många gånger en stor utmaning för kommunen och andra organisationer, men med ett aktivt integrationsarbete kan vi stärka både välfärden och mångfalden i Sotenäs kommun. Genom att ha tydliga politiska direktiv skapas möjligheter till en god integration som ger samhällsvinster, både för kommun och för företag. Det är därför önskvärt att arbetet med att ta fram ett underlag till en integrationsplan påbörjas, där man slår fast att Sotenäs kommun ska eftersträva kulturell mångfald och ge människor lika rättigheter och möjligheter oavsett etnisk och kulturell bakgrund samt motverka främlingsfientlighet, rasism och diskriminering. Integrationsplanen ska uppmuntra till aktivt deltagande i föreningsliv och samhällsliv och göra Sotenäs till en attraktiv hemkommun även för flyktingar och invandrare. Förvaltningens förslag till beslut Omsorgs- och socialutskottet föreslår kommunstyrelsen fortsätta verksamheten som bygger på den nuvarande överenskommelsen med Länsstyrelsen om mottagande av flyktingar och andra skyddsbehövande i en omfattning av 20 nyanlända per år. Bilaga/Bilagor Överenskommelse om mottagande av flyktingar 2011 Överenskommelse om bostadsanskaffning Skickas till Kommunstyrelsen Datum 2013-06-03 Rune Lysell Enhetschef Nina Roos Förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

i-':, ät!:: {-" I ': i ;r -iijr- { r: -'l i"ir\ : :'i i.! - -.--*_.å I & t å f f I @ sotenås kommun Diarienummer: 85 I -1 5468-201 0 Overenskommelse om mottagande av flyktingar och andra skyddsbehövande Denna överenskommelse bygger på vad riksdagen och regeringen förordnat' om mottagning av vissa nyanlända invandrare, och är tecknad mellan Sotenäs kommun Hallindenvägen 17 456 80 Kungshamn Kontaktperson: Rune Lysell telefon: 0523-66 45 14 Staten genom Länssfyrelsen i Västra Götalands län Södra Hamngatan 3 403 40 Göteborg Kontaktperson: Linda Karlsson telefon:031-710 60 86 Parternas åtaganden 1. Sotenäs kommun åtar sig att årligen ta emot 20 nyanlända, varav omkring 5 beräknas bosätta sig på egen hand, och omkring 15 anvisas plats genom Arbetsförmedlingens eller Migrationsverkets försorg. 2. Staten genom Migrationsverket betalar under den period som överenskommelsen gäller årligen till kommunen ut grundersättning enligt 9 $ forordningen (2010: ll22) om statlig ersättning ftir insatser för vissa utlänningar. Kungshamn 2011-04-15 Sotenäs Kommun Göteborg den Länsstyrelsen i Västra Götalands län [^bio \,ilrt,td#l' Mats Ove SvenS5on Kommunchef Lars Bäckström Landshövdins i Västra Götalands län ' Lag (2010:197) om etableringsinsatser for vissa nyanlända invandrare samt lorordningen (2010:407) om ersättning till vissa nyanlända invandrare, lorordningen (2010:408) om mottagande ftir bosättning av vissa nyanlända invandrare, fiirordningen (2010:a09) om etableringssamtal och etableringsinsatser lor vissa nyanlända invandrare och ftirordningen (20 I 0: I 122) om statlig ersättnins lor insatser fiir vissa utlänninsar. I (3)

Om förberedelser 3. Länsstyrelsen ska i samverkan med Arbetsftirmedlingen och Migrationsverket återkommande under året hålla kommunen underrättad om förändrinsar i det förväntade behovet av nlatser. 4. Kommunen ska under den överenskomna perioden planera och ha beredskap for mottagande enligt punkt 1, samt utifrån vad som övrigt är känt. 5. Kommunen ska kontinuerligt tillhandahålla aktuell information om kommunens ftirutsättningar för mottagande, samt annan information som ur en nyanländs perspektiv behövs 1ör att kunna fatta beslut om bosättning i kommunen. Om mottagande 6. Migrationsverket och Arbetsförmedlingen ska samråda med kommunen om tidpunkt för mottagandet samt lämna nödvändig information om den nyanlände. 7. Kommunen ska vara beredd att ta emot nyanlända med särskilda behov, med ringa eller ingen prestationsförmåga. 8. Kommunen får inte exkludera personer eller grupper på osaklig grund, enligt vad som finns föreskrivet i diskrimineringslagen 1 kap. $ I och 4 samt 2 kap. $ 11 9. Parterna äger rätt att uppta förhandlingar om förutsättningama för mottagningen ändras väsentligt. Om tider mm 10. Denna överenskommelse gäller fr.o.m. 2011-01-01 och tills vidare. Uppsägning kan ske av någondera paden per den 31 december. Uppsägning ska ske skriftligt senast tre månader innan aktuellt årsskifte 11. Överenskommelsen är upprättad i två exemplar varav parterna tagit var sitt. 12. Länsstyrelsen ansvarar för att kopia av denna överenskommelse skickas till Arbetsfcirmedlingen resp. Migrationsverket. Definitioner 13. Nyanländ Med nyanlcind avses i överenskommelsen en person som omfattas av lagen (2010:197) om etableringsinsatser ftjr vissa nyanlända invandrare, dock utan begränsning till viss ålder ( I $ bosättningsförordningen, 2010:408). I överenskommelsen görs en uppdelning, dels i nyanländ som enligt ovan anvisas kommunplats genom Arbetsförmedlingens eller Migrationsverkets ftirsorg, dels i nyanländ som bosätter sig på egen hand. Med nyanländ avses inte person som efter avslag på sin asylansökan har sökt och fått uppehållstillstand av arbetsmarknadsskäi, eller som fått uppehållstillstand på andra grunder än vad som anges i etableringslagen (2010:197). 14. Bosättning på egen hand Med boscittning på egen hand avses: 2 (3)

- Nyanländ som efter uppehållstillstånd ordnar sitt boende på egen hand, eller väljer att bo kvar i den kommun där denne har varit bosatt under asyltiden. - Anknytning, enligl2 $ etableringslagen (2010:197), som bosätter sig hos den först anlände. - Ensamkommande bam, som anvisades plats i en kommun redan under asyltiden enligt särskild överenskommelse. Om myndighetsuppgifter och ersättningar 15. Vissa statliga myndigheters uppgifter rörande nyanländas bosättning enligt bosättningsförordningen (201 0:408) Länsstyrelsen ska träffa överenskommelser med kommuner inom länet om mottagande för bosättning av nyanlända (kommuntal). Länsstyrelsen ska också hålla Arbetsförmedlingen och Migrationsverket underrättade om kommuntalen. Arbetsförmeä[ngen fattar, efter samråd med länsstyrelsema och Migrationsverket, beslut om fördelning av mottagningsbehovet i varje ltin (länstal). Arbetsförmedlingen ska också vid behov anvisa kommunplats åt hushåll med en eller flera nyanlända personer som har rätt eller kan ha rätt till en etableringsplan enligt etableringslagen (2010:I97). Vid anvisning ska Arbetsförmedlingen utgå ifrån vad som framkommit vid etableringssamtalen, och förutsättningama ftir arbete inom pendlingsavstånd. Anmälan om behov av kommunplats kan göras av den nyanlände senast inom sex månader efter uppehållstillstånd. Migrationsverket ska beräkna hur många nyanlända som har behov av bosättning (mottagningsbehov). Migrationsverket ska också anvisa kommunplats för kvotflyktingar samt, vid behov, ftir nyanlända som inte ska anvisas kommunplats av Arbetsförmedlingen. 16. Statliga ersättningar till kommuner enligt ersättningsftirordningen (2010:1122) En kommun som har tagit emot nyanlända har bland annat rätt till - schablonersättning, - ersättning för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd, samt ersättning for ekonomiskt bistånd, stöd och service samt hälso- och sjukvård - En kommun som har träffat en överenskommelse om mottagande för bosättning av nyanlända har dessutom rätt till en årlig grundersättning. 3 (3)

OVERENSKOMMELSE OM BOSTADSANSKAFFNING Overenskommelsen gc)ller uthyrning av lcigenheter titt flyktingqr som flyttar till Sotencis kommun vilka omfattas av "Lag (2010:197) om etableringsinsatserforvissa nyanlcinda invandrare samtförordningen (2010;407) om erscittning till vissa nyanlcinda invandrare, forordningen (2010;405) om mottagandefar boiattntng av vissa nyanlanda invandrare, förordningen (2010;409) om etableringssamtal och etiblerin'gsinsatserföivissa nyanlcinda invandrare ochförordningen (2010; l t22) om stutlig ersdttningför insatierfar visia utlcinningar. Parter: Sotenäs kommun Sotenäsbostäder AB Bakgrund: Kommunstyrelsen beslutade 201l-03-30 $ 85 att ingå en överenskommelse med Länsstyrelsen i Västra Gotaland om mottagande av flyktingar och andra skyddsbehövande. Överenskommelsen gäller tillsvidare med 3 månaders uppsagningstid, vilket regleras i punkt 10 enligt bifogad bilaga; "överenskommelse om av flyktingar och andra skyddsbehoroidn". Samtidigt beslutade kommunstyrelsen 201l-03-30 $ 85 att kommunchefen skall upprätta ett a'utal mellan kommunen och Sotenäsbostäder AB i syfte tillhandhålla lämpligt antal lägenheter till de nyanlända flyktingarna där samma förutsättningar gäller for flyktin garna att teckna hyreskontrakt som fcir andra bostadssökande. Vidare beslutades kommunstyrelsen 20I I-03-30 att integrationssamordningen ingår i omsorgsnämndens ansvar men integrationsuppdraget berör samtli ga forvaltningar och verksamheter i kommunen. Överenskommelsen gäller följ ande : l. Soteniisbostäder AB planerar för att tillhandahålla lämpligt antal lägenheter åt 20 nyanlända flyktingar årligen i enlighet med kommunstyrelsens beslut 2011-03-30, ks $ 85 samt enligt punkt I i bifogad bilaga; "överenskommelse om av flyktingar och andra skvddsbehovande ". 2. Sotenäsbostäder AB har fortlöpande samråd med kommunens integrationssamordnare i syfte att Itirverkliga intentionerna av kommunsfyrelsens beslut 2011-03-30 $ g5. 3. +. Sotenäsbostäder AB tecknar hyreskontrakt med flyktingen så att de berörda flyktingarna kan ansöka om etableringstillägg och bostadsersättning, enligt SFS 2010:407. Dessa ersättningar kan familjen ansöka om hos Försäkringskassan ftirst när de har eff eget hyreskontrakt samt kunna uppvisa kvittot när den första hyran är betald. Integrationssamordningen skall medverka vid behov i samtal mellan Sotenäsbostäder AB och den nyanlände flyktingen, och tillhandahålla tolk om defta anses behövas. Sotenäs kommun via integrationssamordningen skall även bekosta översättning av Sotenäsbostäders information om inflyttnings- och avflyttrr ingregler. 5. Ovanstående rutiner gäller tills vidare men kan revideras allt eftersom nya och förändrade regler inftirs. Det åligger båda parter att kommunicera i god tid innan forändringar verkställs. Kommunchef

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-06-19 70-85 OSU 70 Dnr ON 2013/81 Ensamkommande flyktingbarn Sotenäs kommun tecknade 2011 en överenskommelse med migrationsverket om mottagande av ensamkommande flyktingbarn. Mottagandet omfattar tre asylplatser vilket förväntades generera ca 10 ungdomar per år som får permanent uppehållstillstånd. I dagsläget finns ett kommungemensamt team i Norra Bohuslän för myndighetsutövning och ett gemensamt asylboende för Munkedals, Strömstads, Tanums och Sotenäs kommuner. Det drivs av Gryning Vård AB. Sotenäs kommun har tre platser. Sotenäs har vidare ett boende sk PUT-boende (PUT = Permanent Uppehållstillstånd) i Hunnebostrand där man kan ta emot nio ungdomar. Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteutlåtande 2013-06-02. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts förslag Kommunstyrelsen beslutar om fortsatt avtal från 2014 med Migrationsverket och Länsstyrelsen om mottagande av ensamkommande flyktingbarn i nuvarande omfattning, tre asylplatser. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott att lösa frågan med lokalbehovet för ensamkommande flyktingbarn. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att förlänga överenskommelsen med Migrationsverket/Länsstyrelsen avseende PUT-boendet. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts beslut Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskottet återkommer med att fastställa målet för verksamheten i samband med internbudgeten. Skickas till Förvaltningschef Enhetschef ensamkommande flyktingbarn O:\Off\SAMMANTRÄDEN\KS\2013\KS 130911\osu130619 protokoll.doc Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 2(17)

Omsorgsförvaltningen Enhetschef Socialpsykiatri/ensamkommande flyktingbarn Telefon: 0523-66 4597 E-post: eva.haglund@sotenas.se Datum Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr ON 2013/81 Sida 1(6) Ensamkommande flyktingbarn Sammanfattning Kommunens mottagande av ensamkommande flyktingbarn föreslås fortsätta i nuvarande omfattning. Överenskommelsen med det kommungemensamma myndighetsutövande teamet föreslås fortsätta medan avtalet med Gryning vård AB föreslås sägas upp oktober 2014. Utifrån detta föreslås att Sotenäs kommun bedriver asylboendet i egen regi därefter och att det samlokaliseras med PUT-boendet. Uppdraget att lösa behovet av boendelokaler för ensamkommande flyktingbarn föreslås ges till kommunstyrelsens Omsorgs- och Socialutskott och Kommunstyrelsens arbetsutskott. Det finns behov av fler smålägenheter i kommunen för att möjliggöra en god utslussningsverksamhet och förutsättningar för framtida eget boende för pojkarna. Bakgrund Undertecknad har fått uppdraget av Kommunstyrelsens Omsorgsutskott att utarbeta ett underlag för beslut kring kommunens fortsatta åtagande angående integration och flyktingmottagning. Sotenäs kommun tecknade 2011 en överenskommelse med migrationsverket om mottagande av ensamkommande flyktingbarn. Mottagandet omfattar tre asylplatser vilket förväntades generera ca 10 ungdomar per år som får permanent uppehållstillstånd. Kjell Sjödelius, ny föreståndare på PUT-boendet Tryggö har gjort en utredning runt verksamheten, se bilaga Beskrivning av ärendet I dagsläget finns ett kommungemensamt team i Norra Bohuslän för myndighetsutövning och ett gemensamt asylboende för Munkedals, Strömstads, Tanums och Sotenäs kommuner. Det drivs av Gryning Vård AB. Sotenäs kommun har tre platser. Sotenäs har vidare ett boende sk PUT-boende (PUT = Permanent Uppehållstillstånd) i Hunnebostrand där man kan ta emot nio ungdomar. I skrivande stund finns fem ungdomar placerade här. Omsättningen på asylplatserna har varit lägre än förväntat. Ytterligare en ungdom är placerad via en extern placering. Det förs nationella diskussioner om att det kan bli obligatoriskt för alla kommuner att ta emot ensamkommande flyktingbarn, bl a i SOU 2011: 64, Asylsökande Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Enhetschef Socialpsykiatri/ensamkommande flyktingbarn Telefon: 0523-66 4597 E-post: eva.haglund@sotenas.se Datum Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr ON 2013/81 Sida 2(6) ensamkommande barn, en översyn där man talar om att det vore önskvärt att migrationsverket kan anvisa flyktingar till kommuner oavsett om de avtalat om det eller inte. Sotenäs kommun har bedrivit mottagande av ensamkommande flyktingar under ett år och en hel del erfarenheter har gjorts på vägen. Asylboende Organisationen av gemensamt asylboende i Strömstad har visat sig skapa en del bekymmer. När ungdomarna efter en svår ofta lång resa landat i Sverige och kommit till asylboendet, Stella är de i stort behov av trygghet. De knyter starka band med andra som är i samma situation som de själva. De börjar bygga en ny identitet och försöker skapa trygghet i en annars många gånger kaotisk och osäker situation. När de då måste bryta upp ännu en gång från denna trygghet skapas stor oro och mycket ångest. Migrationsverket rekommenderar att ungdomarna skall bo kvar i samma kommun de bott under asyltiden. De flesta kommuner i Sverige har organiserat verksamheten så. Boende för de som fått permanent uppehållstillstånd Det finns behov av nya lokaler för boende i kommunen. Dels utifrån att nuvarande lokaler inte är ändamålsenliga, dels utifrån att Bankeberg där boendet är lokaliserat idag är planerat för annat ändamål. Utifrån dagens erfarenhet, samtal med flera boenden både privata och kommunala samt utifrån Röda korsets undersökning av vad flyktingungdomar som varit i Sverige en längre tid sett som viktiga delar för deras integration (Redovisat hösten 2011 på utställning) har följande behov identifierats. Boendet bör ligga centralt, helst i Kungshamn Ytan på boendet bedöms till 400-600 kvadratmeter beroende på dispositionsmöjligheter 3 rum för asylboende + 8-9 boenderum för PUT-boende. Helst med dusch och toalett 2 övernattningsrum för personal med dusch och toalett. Samtalsrum. 2 kontorslokaler. Kök som kan stängas nattetid med förråd, två kylskåp, 2 frys och två spisar. Matrum dimensionerade utifrån antalet boende Litet pentry eller hörna i matrummet för mellanmål när det stora köket är stängt. 2 Vardagsrum, ett för TV-tittande och ett för TV-spel och musik Datorrum. Hygienutrymmen + tvättstuga Aktivitetsrum för t.ex. bordtennis och/eller biljard. En god utemiljö för aktivitet och sommartid även för samvaro. Placerat centralt med närhet till buss, fritidsaktiviteter, bibliotek och grannar Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Enhetschef Socialpsykiatri/ensamkommande flyktingbarn Telefon: 0523-66 4597 E-post: eva.haglund@sotenas.se Datum Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr ON 2013/81 Sida 3(6) Lokalerna behöver vara brandklassade för HVB och ha förutsättningar för goda säkerhetsrutiner samt godkända enligt hygienlagstiftning Boendet behöver ge en känsla av hem och därför inte vara institutionslikt Utslussning Utslussning med stöd från boendepersonalen är en del i arbetet. För att detta skall möjliggöras behövs bl a ekonomiska förutsättningar att träna eget boende. Här planeras för att ungdomarna i utslussningsskede få en ekonomisk ersättning som motsvarar socialbidragsnormen med tillägg av kostnader för sjukvård, fritidskort och telefonkort för anhörigkontakt. Dessutom kan det vid behov tillkomma ytterligare ersättningar t ex möjligheter till resor att hälsa på släktingar i övriga Sverige, glasögon, olika åtgärder föra att träna samspel i svenska samhället, som lägervistelse. För att pojkarna skall få möjligheter att träna för ett vuxenliv på ett adekvat sätt finns behov av små lägenheter i utslussningsskedet. I dag är det lång väntetid på enrumslägenheter med möjliga boendekostnader. Om pojkarna sedan skall stanna kvar i Sotenäs kommun efter tiden i kommunens boende behövs möjlighet att få en egen bostad till rimlig kostnad. Personal I dagsläget arbetar sex personal och en föreståndare i boendet. Ytterligare två tjänster är inrättade. Personalen på PUT-boendet planeras arbeta med ungdomarna även i utslussningsskedet. Detta kan innebära att man vid en utbyggnad till kanske 20 platser kommer ha behov av utökat antal tjänster på några års sikt. Kvalitetsgarantier Som komplement till utredningsuppdraget har ett uppdrag att ta fram kvalitetsgarantier givits av Omsorgs- och socialutskottet. Följande kvalitetsgarantier har arbetats fram av personalen på PUT-boendet Tryggö: Här på Tryggö garanterar vi dig ett boende med personal dygnet runt. Som boende får du en (eller två) kontaktpersoner bland personalen som du planerar insatsen tillsammans med och som du kan vända dig till med särskilda behov och frågor. Kontaktpersonen stöttar dig i att hålla kontakt med ditt nätverk, både det professionella och det privata. Du garanteras också förutsättningar för att ha kontakt med dina anhöriga om dessa går att nå. Som boende har du möjlighet att påverka boendemiljön och arbetet på boendet genom regelbundna husmöten, eller enskilda samtal, tillsammans med personal och tolk. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Enhetschef Socialpsykiatri/ensamkommande flyktingbarn Telefon: 0523-66 4597 E-post: eva.haglund@sotenas.se Datum Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr ON 2013/81 Sida 4(6) Du garanteras möjlighet att utöva en organiserad fritidsaktivitet samt att regelbundet träna i kommunens gym och simhall. Externa placeringar och Externa kontaktpersoner. Det kan finnas ungdomar med mycket stora behov som inte kan tillgodoses inom ramen för PUT-boendet. Här kan externa placeringar bli aktuella. Som komplement till godemän och särskilt förordnade vårdnadshavare, kan externa kontaktpersoner utses. Beslut fattas av socialsekreterare. Dessa kan vara en värdefull möjlighet att få kontakt med svenskt familjeliv. Koppling till vision, programförklaring och mål De ensamkommande flyktingbarnen är nya innevånare i Sotenäs kommun och samtliga delar i vision, programförklaring och mål är därför på kortare eller längre sikt aktuella för målgruppen. En stor och viktig fråga är möjligheten till funktionella lägenheter för ungdomar. Ungdomarna ställer själva frågan i dagsläget om de skall satsa på att bo kvar i Sotenäs kommun när det inte finns möjligheter till billiga enrumslägenheter. Konsekvensbeskrivning av ärendet Sotenäs kommun har byggt upp en organisation runt ensamkommande flyktingbarn. I framtiden kan det komma bli obligatoriskt för alla kommuner att ta emot målgruppen. Att utifrån det perspektivet inte fortsätta en uppbyggd verksamhet skulle betyda resursslöseri att inte ta till vara gjorda erfarenheter och uppbyggd organisation. Det skulle också minska antalet arbetstillfällen i kommunen. En annan förlust skulle vara möjligheten till internationella influenser i samhället som ungdomarna kan ge på sikt. Förutsättningarna för en lyckad integration bygger på många olika komponenter t ex den enskildes egna resurser, personalens kompetens, arbetsmetoder, lokalernas utformande och bemötandet av omvärlden. För en lyckad integration är det därför önskvärt att maximera förutsättningarna. Ändamålsenliga lokaler är en viktig del i detta. Det är därför önskvärt att man så snart som möjligt får tillgång till detta. Mottagandet av ensamkommande flyktingbarn har i dagsläget inte visat några negativa konsekvenser för samhället. Om mottagandet misslyckas och en integration inte kommer till stånd skulle det kunna innebära negativa konsekvenser i form av utanförskap och arbetslöshet för våra nya kommuninnevånare. För att möjliggöra en god långsiktig integration finns också behov av en kommunal översyn av bostadsbeståndet. Om kommunen inte kan tillhandahålla lämpliga lägenheter Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Enhetschef Socialpsykiatri/ensamkommande flyktingbarn Telefon: 0523-66 4597 E-post: eva.haglund@sotenas.se Datum Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr ON 2013/81 Sida 5(6) med möjliga boendekostnader, både i utslussningsskede och senare för permanent boende riskerar vi att ungdomarna inte stannar kvar i Sotenäs. Ekonomi Flyktingverksamheten förväntas vara ett nollsummespel där bidragen från migrationsverket täcker kostnaderna. Därutöver tillkommer som för alla andra kommuninnevånare intäkter från kommunalskatt Regelverk Socialtjänstlagen Socialtjänstförordningen Lag (1994:137) om mottagande av asylsökande (LMA) Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar Medborgarperspektiv För alla medborgare i Sotenäs kommun och för våra nya medborgare är det lika angeläget med en lyckad integration. En misslyckad integration kan komma att innebära utanförskap för ungdomarna och skapa social problematik. Förvaltningens förslag till Kommunstyrelsens beslut Mot bakgrund av ovanstående beskrivning av kommunens arbete med ensamkommande flyktingbarn, föreslås kommunstyrelsen att besluta om Fortsatt avtal från 2014 med Migrationsverket och Länsstyrelsen om mottagande av ensamkommande flyktingbarn i nuvarande omfattning, 3 asylplatser. Uppsägning av avtalet, om det gemensamma asylboendet Stella i Strömstad, med Gryning Vård AB fr o m oktober 2014 och därmed fr.o.m. oktober 2014 driva asylboendet i egen regi inom kommunen. Uppdra åt Kommunstyrelsens Omsorgs- och Socialutskott och Kommunstyrelsens arbetsutskott att lösa frågan med lokalbehovet för ensamkommande flyktingbarn Förvaltningens förslag till Omsorgs- och socialutskottets beslut Omsorgs- och Socialutskottet beslutar anta följande kvalitetsgarantier för verksamheten ensamkommande flyktingbarn: Här på Tryggö garanterar vi dig ett boende med personal dygnet runt. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Enhetschef Socialpsykiatri/ensamkommande flyktingbarn Telefon: 0523-66 4597 E-post: eva.haglund@sotenas.se Datum Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr ON 2013/81 Sida 6(6) Som boende får du en (eller två) kontaktpersoner bland personalen som du planerar insatsen tillsammans med och som du kan vända dig till med särskilda behov och frågor. Kontaktpersonen stöttar dig i att hålla kontakt med ditt nätverk, både det professionella och det privata. Du garanteras också förutsättningar för att ha kontakt med dina anhöriga om dessa går att nå. Som boende har du möjlighet att påverka boendemiljön och arbetet på boendet genom regelbundna husmöten, eller enskilda samtal, tillsammans med personal och tolk. Du garanteras möjlighet att utöva en organiserad fritidsaktivitet samt att regelbundet träna i kommunens gym och simhall. samt beslutar anta målet att varje ungdom som fullföljt sitt program i kommunens boende för ensamkommande flyktingbarn skall ha förutsättningar att klara ett självständigt liv i Sverige Bilaga/Bilagor Utredning verksamhet för ensamkommande flyktingbarn Skickas till Omsorgschef och Enhetschef ensamkommande flyktingbarn Datum 130602 Eva Haglund Enhetschef Socialpsykiatri/ Ensamkommande flyktingbarn Nina Roos Förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Ensamkommande flyktingbarn i Sotenäs kommun. Envar har rätt att i andra länder söka och åtnjuta fristad från förföljelse FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna, artikel 14; De är alla på resa fortfarande, och varje plats är fortfarande bara ett kort uppehåll på vägen mot någon annanstans, och de som för tillfället är här försöker så gott det går att hålla sig informerade om dem som för tillfället är där, eftersom denna rörliga och rastlösa gemenskap är den enda gemenskap de för tillfället har. Undan för undan ska var och en av dem försöka göra någon av alla dessa platser till sin, och den ena efter den andra platsen ska så småningom komma att skilja dem åt, oftast för gott, och den här platsen ska så småningom bli en av dem. Bara en av dem ska försöka göra just den här platsen till sin och det är mannen som just stigit av tåget. Ur ETT KORT UPPEHÅLL På vägen från Auschwitz av Göran Rosenberg Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Bakgrund Sotenäs kommun tecknade i april 2011 en löpande överenskommelse med Länsstyrelsen i Västra Götaland om mottagande av flyktingar och andra skyddsbehövande i en omfattning av 20 nyanlända per år. Sotenäs Kommun tecknade under 2011 en överenskommelse med Migrationsverket om att anordna ett boende för asylsökande barn utan legal vårdnadshavare i Sverige, s.k. ensamkommande flyktingbarn, med stöd av 2 lag (1994:137) om mottagande av asylsökande (LMA). I denna överenskommelse förbinder sig kommunen att hålla 3 boendeplatser tillgängliga för ensamkommande asylsökande pojkar från 16 år. Överenskommelsen gäller från och med den 13 februari 2012 till och med den 30 april 2013 för att därefter löpa tillsvidare. Samtidigt tecknades en överenskommelse med Migrationsverket om anordnande av boende för barn utan legal vårdnadshavare i Sverige, s.k. ensamkommande barn, med uppehållstillstånd. I denna överenskommelse förbinder sig kommunen, med stöd av 30 förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar att hålla 10 boendeplatser från och med den 13 november 2012. Det är en överenskommelse som kan förändras med en månads varsel från migrationsverkets sida och är relaterad till omsättningen på asylplatserna. Dessa överenskommelser ledde fram till att Sotenäs kommun från februari 2012 deltar i ett kommungemensamt åtagande i norra Bohuslän om mottagande av ensamkommande flyktingbarn. Ett gemensamt avtal med övriga kommuner i Norra Bohuslän om ett utredningsteam för myndighetsutövning kring denna målgrupp tecknades. Dessutom har Sotenäs, Strömstad, Tanum och Munkedal avtalat med Gryning Vård AB om ett gemensamt asylboende, lokaliserat till Strömstad med tre boendeplatser per kommun. För ensamkommande barn med permanent uppehållstillstånd tillhandahåller Sotenäs ett PUT-boende, som sedan våren 2012 är lokaliserat i anslutning till Bankebergs äldreboende i Hunnebostrand. Avtalet med migrationsverket om 10 platser skrevs ner till sju platser, i oktober 2012, då omsättningen på asylboendet varit lägre än beräknat. Länsstyrelsen fullgör i dagsläget migrationsverkets uppdrag att teckna avtal. Detta avtal skrivs successivt upp beroende på antalet barn som får uppehållstillstånd.. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Asylprocessen När ett ensamkommande barn kommer till Sverige och ansöker om asyl erbjuds barnet, i enlighet med Socialtjänstlagen (SoL), ett tillfälligt boende och omsorg i den kommun där de ger sig till känna för svensk myndighet, så kallad ankomstkommun. Det kan ske i vilken kommun som helst i Sverige. Huvudsakligen sker det dock i någon av den nio kommuner där Migrationsverket har kontor. Så snart som möjligt efter ankomsten, oftast inom en vecka, skall Migrationsverket anvisa barnet till en anvisningskommun, som då tar över ansvaret för boende och omsorg under den tid barnets asylansökan prövas. Kommunen utser, via överförmyndarnämnden, en god man som har till uppgift att företräda barnet inför Migrationsverket och i övriga ärenden. Kommunens ansvar fortsätter därefter för dem som beviljas uppehållstillstånd. Detta sker enligt 3 i Lagen om mottagande av asylsökande m.fl. (LMA) (1994:137) En anvisning innebär att man tydliggör vilken kommun som skall vara vistelsekommun enligt SoL. Vid brist på boendeplatser i anvisningskommunerna, blir en del barn och ungdomar kvar i ankomstkommunerna. Migrationsverket uttrycker tydligt följande: För att skapa kontinuitet och trygghet för de barn som beviljas uppehållstillstånd, är det angeläget att de får bo kvar i den kommun de har bott i under den tid asylärendet prövas. Migrationsverket har som mål att behandla ett asylsökningsärende på tre månader. Men eftersom det kommer många asylsökande till Sverige just nu drar det ofta ut på tiden. Migrationsverket handlägger alla ansökningar i tur och ordning. Det första som Migrationsverket prövar är om det är Sverige eller något annat land som skall pröva ansökan, enligt Dublinkonventionen. Om Sverige prövar ansökan utreder Migrationsverket barnets asylskäl. I samband med registrering får barnet ett s.k. LMA-kort, en handling som visar att innehavaren är asylsökande och har rätt att vara i landet. Det är inget Id-kort, men ett bevis på att innehavaren är registrerad hos Migrationsverket. Parallellt med utredningen påbörjas också ett sökande efter barnets föräldrar eller annan vårdnadshavare. Om det inte är möjligt för familjen att återförenas i hemlandet, kan återföreningen istället ske i Sverige. Detta under förutsättning att barnet har fått uppehållstillstånd och klassats som flykting eller skyddsbehövande. Under utredningstiden har barnet, som alla barn i Sverige, rätt att gå i skola. Det är kommunen där barnet bor som ansvarar för detta. Den ungdom som har påbörjat sin gymnasieutbildning innan han fyller 18 år, har rätt att fullfölja denna. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Barnet har också rätt till samma kostnadsfria sjuk- och tandvård som andra barn i Sverige. Denna vård ansvarar landstingen för. Om barnet får uppehållstillstånd kallas det tillsammans med sin gode man till Migrationsverket, där barnet får sitt UT-kort (uppehållstillståndskort). Därefter kontaktar gode mannen och barnet skatteverket för folkbokföring. Då får barnet också sitt fullständiga personnummer. En månad efter att uppehållstillstånd beviljats skrivs barnet ut från Migrationsverket och kommunen tar över det fulla ansvaret för barnet. För ett ensamkommande barn som beviljats permanent uppehållstillstånd i Sverige, skall god man ersättas av en mer permanent företrädare, en särskilt förordnad vårdnadshavare. Det är socialnämnden i kommunen som, i förekommande fall, vänder sig till tingsrätten och anmäler behov av detta. Om Migrationsverket bedömer att barnet inte har tillräckliga skäl för asyl, beslutar verket om avslag på ansökan. Gode man får informationen och får i uppdrag att i sin tur informera barnet. Tillsammans kan barnet och gode man överklaga beslutet till Migrationsdomstolen. Avslag även där kan ytterligare en gång överklagas, denna gång till Migrationsöverdomstolen. Om barnet skall återvända till hemlandet måste det alltid säkerställas att det finns ett ordnat mottagande i form av föräldrar, nära släkting eller en fungerande social institution. Målgrupp Sedan sommaren 2006 har antalet ensamkommande barn ökat i stort sett oavbrutet. Under 2012 sökte 3578 ensamkommande barn och ungdomar asyl i Sverige. Prognosen pekar på att antalet ensamkommande barn kommer att öka inom överskådlig tid. För 2013 räknar man med fler än 4 000 ensamkommande barn. De närmaste åren räknar man med en ökande andel flyktingar från främst Syrien. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Ålder i % - ensamkommande barn 2012 De fem vanligaste nationaliteterna utifrån inkomna ansökningar 2012. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Mål - Integration Det övergripande målet för kommunens arbete med ensamkommande flyktingbarn är integration. Röda korset antog redan 2009-06-08 en plattform för deras arbete med integration och där kan man bl.a. läsa om de hinder och möjligheter som integrationsarbetet står inför. Hinder och möjligheter (från Röda Korsets plattform) Integration berör alla människor. Den handlar om mänskliga möten, där vi samspelar och låter oss påverkas av varandra. Till skillnad från assimilation, handlar integration om givande och mottagande av erfarenheter, med respekt för våra likheter och olikheter. Röda Korset vill lyfta fram ömsesidigheten i integrationen samt peka på nödvändigheten av att skapa en välkomnande och inkluderande kultur. Integration kan ses ur samhälls- och individperspektiv. Ur samhällsperspektiv handlar integration om hur det mångkulturella samhället ska kunna hålla samman och utvecklas så att alla invånare blir delaktiga på lika villkor. Ur individperspektiv handlar integration om att den som har sina rötter i en annan kultur än den svenska ska finna sig till rätta i sitt nya hemland, liksom att den som har sina rötter i den svenska kulturen ska välkomna och vara öppen för nya invånare. Effektivt integrationsarbete handlar särskilt om att motverka att grupper och individer marginaliseras och diskrimineras. Det handlar om att främja rättvisa och alla människors lika värde. Migranter är en tillgång för sitt nya hemland. De tillför kompetens och erfarenheter. Men många av dem stöter också på utmaningar och hinder. Som nya invånare i Sverige saknar de ofta nätverk i det nya landet. De kan också ha med sig traumatiska erfarenheter av krig eller kränkningar av deras mänskliga rättigheter som de måste lära sig hantera för att kunna starta på nytt. Andra hinder beror på hur mottagandet av nyanlända fungerar. Integrationsarbetet syftar till att möta de behov som är knutna till individen och för att möta de hinder som beror på hur det svenska samhället och dess etablerade invånare fungerar. Det allvarligaste hindret för integration är diskriminering. Diskriminering kan ske direkt eller indirekt, synligt eller dolt, mellanmänskligt eller strukturellt. Fördomar, rasism, stigmatisering och främlingsfientlighet behöver bekämpas genom utbildningsinsatser och dialog. Mångfalden av människor med olika bakgrunder, erfarenheter, personligheter, kunskaper och färdigheter är nödvändig för samhällets och organisationers utveckling. Integration innebär en utveckling av samhället och en ömsesidig förändringsprocess genom vilken individer eller grupper möts och bildar nya helheter. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Den grundläggande gemensamma normen och värdegrunden för det mångkulturella samhället är de mänskliga rättigheterna. Integration för individen handlar om att bli delaktig i samhället och dess utveckling. Det handlar om att få möjlighet att leva ett liv som han eller hon själv anser gott. Integration handlar även om att vuxna individer får möjlighet att förverkliga sina livsmål, att försörja sig själva, inte minst därför att det ökar deras oberoende och självförtroende. Den svenska integrationspolitiken, såsom den redovisas i budgetpropositionen 2008, har fyra mål: 1. lika rättigheter och möjligheter för alla oavsett etnisk och kulturell bakgrund, 2. en samhällsgemenskap med samhällets mångfald som grund, 3. en samhällsutveckling som kännetecknas av ömsesidig respekt för olikheter inom de gränser som följer av samhällets grundläggande demokratiska värderingar och som alla oavsett bakgrund ska vara delaktiga i och medansvariga för, och 4. ett samhälle fritt från diskriminering Enligt Röda Korsets kan integration främjas genom två parallella processer: Dels genom att motverka de fördomar, okunskap, normer, rutiner, vedertagna förhållningssätt och beteenden som utgör hinder för att i praktiken uppnå lika rättigheter och möjligheter för människor som lever i Sverige, dels genom att underlätta individers möjlighet att delta i och ta ansvar för samhällslivet och dess utveckling som jämlika samhällsmedborgare. Några mål för verksamheten med ensamkommande flyktingbarn i Sotenäs, har inte antagits politiskt, varför det föreslås Kommunstyrelsen att fatta beslut om att målet skall vara: Varje ungdom som bott i kommunens boende för ensamkommande flyktingbarn skall ha goda förutsättningar att klara ett självständigt liv i Sverige. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Olika myndigheters ansvarsområden Migrationsverket ansvarar för att: Ta emot och pröva ansökan om asyl. I förekommande fall göra åldersbedömningar. Efterforska barnets familjemedlemmar under asyltiden. Handlägga frågor som rör ekonomiskt bistånd till barnen. Arbeta med återvändandet för de barn som inte beviljas uppehållstillstånd. Göra prognoser och planera för behovet av mottagningsplatser i kommunerna. Teckna överenskommelser med kommunerna om mottagande av såväl ensamkommande barn som söker asyl som barn som beviljats uppehållstillstånd. Anvisa barnet till en kommun för boende. Administrera ersättningar till kommuner. Länsstyrelserna ansvarar för att: Under Migrationsverkets ledning förhandla lokalt och regionalt med kommuner, kommunalförbund och andra berörda aktörer om mottagande av ensamkommande barn. Ha ett övergripande ansvar för beredskap och kapacitet för mottagande av skyddsbehövande med uppehållstillstånd i kommunerna, vilket inkluderar mottagningsplatser för ensamkommande barn. Kommunen ansvarar för att: Utreda barnets behov och fatta beslut om insatser och placering i lämpligt boende. Detta innebär också att utreda om en familj, t.ex. en anhörig, är lämplig och har förutsättningar att ta emot barnet. Utse god man. Ansökan till överförmyndaren får göras av Migrationsverket eller socialnämnden. Skapa förutsättningar för barnets skolundervisning. Efter ett beviljat uppehållstillstånd ansvara för fortsatta insatser under barnets uppväxt, samt för barnets integration. Ansvaret innebär även att efterforska var barnets familjemedlemmar finns. Landstinget ansvarar för att: Asylsökande ensamkommande barn får samma hälso- och sjukvård inklusive barnpsykiatrisk vård och tandvård som övriga barn bosatta i Sverige. (Efter fyllda 18 år bedöms dessa barn, om de fortfarande är asylsökande, som vuxna och skall då endast ges omedelbar vård eller vård som inte kan anstå. Då upphör även landstingets skyldighet att bland annat ge förebyggande vård). Socialstyrelsen ansvarar för: Tillsyn av det kommunala mottagandet av ensamkommande barn. (Det ansvaret har fr.o.m. 1 juni 2013 övergått till IVO inspektionen för vård och omsorg.) Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Nuvarande organisation för ensamkommande flyktingbarn. I dagsläget har Sotenäs kommun ett avtal, tillsammans med Strömstad, Tanum, och Munkedal för ett gemensamt asylboende, Stella i Strömstad, som drivs av Gryning vård AB. Det är ett boende med 12 platser. Lysekils kommun har eget asylboende. Varje kommun har sedan ett boende för de barn som fått permanent uppehållstillstånd, s.k. PUT-boenden. Dessa fyra kommuner har, tillsammans med Lysekil, ett gemensamt utredningsteam för myndighetsutövning. Utredningsteamet Ett gemensamt utredningsteam för socialtjänstens myndighetsutövning skapades med uppdrag att utreda, stödja, och underlätta mottagandet av barnen. Utredningsteamet skall, förutom att utreda barnen under asyltiden, också ha en samordnande och stödjande roll för de fem kommunernas mottagande av ensamkommande asylsökande barn efter att de erhållit uppehållstillstånd. Tillsammans med kommunen skall teamet förbereda flytt från asylboendet till resp. anvisningskommun, ansvara för administration, samt svara för utredningsinsatser så länge barnen har status som ensamkommande, vilket kan sträcka sig till det att barnet fyller 21 år. Avtalet preciseras enligt följande: 1. Utredningsteamets personal utreder, verkställer och följer upp beslut enligt SoL, LVU och Föräldrabalken i samband med ankomst och under hela processen till dess att barnet ej uppfyller status ensamkommande. Utredningsteamet skall utveckla en processkarta över flödet från ankomst till ensamkommandestatus upphör. Processkartan skall beskriva handläggningen från öppnande till ärendeavslut, utifrån alternativa behov. 2. Utredningsteamet skall ha kontakt med Migrationsverket m.fl. berörda myndigheter för kommunerna och ta emot anvisningar av barn samt fördela dessa till respektive kommun. Migrationsverket kontaktar utredningsteamet som meddelar anvisningskommunen. 3. Utredningsteamet skall även svara för kontakt med asylboendet och PUTboendet i anvisningskommunen. 4. Utredningsteamet skall ansvara för att kommunvis ta fram underlag för återsökning av ersättningar från Migrationsverket under asyltiden och så länge barnen har status av ensamkommande. 5. Utredningsteamet skall säkerställa att anmälan av behovet av god man görs till Överförmyndaren. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 6. Utredningsteamet skall ansöka till tingsrätten och svara för rekrytering av särskilt förordnad vårdnadshavare samt samordna kontakter med överförmyndare och samarbeta med gode män/särskilt förordnad vårdnadshavare. 7. Ansvara för allt som rör ensamkommande barn i samarbete med respektive nämnd i Sotenäs, Lysekil, Munkedal, Tanum och Strömstad. Den sista punkten (7) är otydlig i sin formulering och bör omarbetas och förtydligas för att underlätta samarbetet med teamet. Asylboendet Stella På asylboendet Stella har Sotenäs kommun tre platser för asylsökande ensamkommande pojkar. Dit kommer en pojke omgående då han anvisats till Sotenäs kommun. Detta sker kontinuerligt så fort det finns en tom Sotenäsplats tillgänglig. Det är också där utredningsteamet påbörjar sin utredning, vårdbehov initieras och skolgång påbörjas. Erfarenheter hittills från organisationen med gemensamt asylboende: När ungdomarna efter en svår och lång resa landat i Sverige och kommit till Stella är de i stort behov av trygghet. De knyter starka band med andra som är i samma situation som de själva. De börjar bygga en ny identitet och försöker skapa trygghet i en annars många gånger kaotisk och osäker situation. Det är under asyltiden som en pojke kan få reda på att han är ett Dublinärende och därför skall återföras till det europeiska land där han först blev registrerad. Det är också under tiden där han kan bli åldersuppräknad och därmed falla utanför kategorin ensamkommande flyktingbarn. Det är även där som en del får beskedet att de inte uppfyller villkoren för att få asyl i Sverige och därför kommer att återföras till sitt hemland. En del av pojkarna klarar inte av ovissheten och den psykiska pressen utan avviker under tiden på Stella. Det är också under denna tid de kan få ett positivt besked om att de har fått PUT = permanent uppehållstillstånd. Från det att en pojke har fått sitt PUT, och därmed blir utskriven från migrationsverket, får han bo kvar på Stella i högst fyra veckor. Under dessa veckor förbereds pojkens boende på Sotenäs PUT-boende, Tryggö. Kontakt tas med vederbörande, besök görs, och annat som behövs för att göra flytten så enkel och bra som möjligt för den nye Sotenäsbon. Det som komplicerar det hela är att de pojkar som nu under ett antal månader har bott tillsammans på Stella, gått i skolan i Strömstad och lärt känna varandra, på nytt måste bryta upp och än en gång flytta till ett nytt, okänt ställe och en ny skola där de skall Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 möta nya människor. Det gör att många redan innan de kommer till sitt PUT-boende har skapat en negativ bild av boendet. Rykten sprids och deras förutfattade meningar kan vara svåra att ändra på. Relationer bryts och deras kanske enda trygghet raseras när någon får flytta till Tanum, en annan till Munkedal och en till Sotenäs. Denna process har skapat mycket ångest och oro hos ungdomarna och också lett till svåra situationer att hantera i det dagliga arbetet. Migrationsverket skriver tydligt att: För att skapa kontinuitet och trygghet för de barn som beviljas uppehållstillstånd, är det angeläget att de får bo kvar i den kommun de har bott i under den tid asylärendet prövas Att bedriva både asyl- och PUT-boende på ett sammanhållet sätt är den vanligaste formen sett över hur Sveriges kommuner hanterar dessa verksamheter. Det är också så man bedriver verksamheten i Lysekil. Erfarenheterna därifrån är enbart positiva. PUT-boendet Tryggö Ett boende för ensamkommande flyktingbarn drivs utifrån Socialtjänstlagens bestämmelser om Hem för Vård och Boende, sk HVB-hem. Sotenäs kommuns PUT-boende kallas Tryggö och finns i Bankebergshemmets äldreboende i Hunnebostrand. Tryggö, har 12 rum. Ett av dem används som kontor, vilket delas av föreståndare och personal. Ett utgör övernattningsrum för personal och ett är samtalsrum, kombinerat med att vara extra övernattningsrum för personal vid behov. De övriga nio rummen är boenderum för pojkarna. I dagsläget, då alla rum inte är belagda, används ett rum som bordtennisrum. Centralt beläget på Tryggö finns ett stort allrum med kombinerat kök, matsal och TVhörna. Där umgås boende och personal vid måltider, läxläsning och på övrig fritid. Det finns också ett mycket litet datarum med tre stationära datorer, gemensam tvättstuga, gästtoalett och förråd. Arbetet på Tryggö innebär att så långt som möjligt utföra ett familjeansvar och samtidigt kompensera för saknat familjeliv. Hela personalen arbetar utifrån ett salutogent synsätt, vilket innebär att man fokuserar på pojkarnas friskfaktorer. Det salutogena perspektivet bygger på Antonovsky s KASAM-teori som utgår från att tillvaron är full av påfrestningar och svårigheter, vilka vi måste lära oss att hantera. Om livet är hanterbart och begripligt så blir det också meningsfullt. På Tryggö arbetar vi med att göra livet och tillvaron så begriplig, hanterbar och meningsfull som möjligt. Detta kan utvecklas och uppnås om pojkarna ställs inför lagom svåra uppgifter som de kan klara och som ger uppmuntran och beröm. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Det handlar om att skapa trygghet och ge förutsättningar för individuell utveckling. Pojkarna tränas systematiskt i ett allt större ansvarstagande med målet att så småningom kunna ha ett eget boende. Konkret handlar det om att ta eget ansvar för sin skolgång och utbildning, att kunna sköta sin hygien, tvätta, städa och laga mat. Dessutom ingår träning i att handla och på så sätt hantera sin ekonomi, ta kontakter med hälso- och sjukvård etc. Det handlar också om den psykosociala utvecklingen, om självkännedom och om att kunna tolka och hantera sina känslor samt att förstå det svenska samhällets normer och regler. Hela tiden är träning och utveckling i det svenska språket en huvudmetod och ett självklart mål. På Tryggö jobbar i dag en föreståndare och sex handledare. Handledarna besitter en bred och kvalificerad kompetens. Det finns beteendevetare, lärare, mentalskötare och fritidsledare med lång erfarenhet av att arbeta med människor i socialt utsatta sammanhang. Antalet handledartjänster är relaterat till det antal platser som kommunen har tecknat avtal med länsstyrelsen om. När det är tio boende på Tryggö ger det underlag för åtta 100%-ga handledartjänster. Organisationen runt varje ungdom Alla ungdomar som bor på Tryggö är inskrivna som elever i Gullmarsgymnasiets IM (introduktionsprogram). Svenska är huvudämnet och därutöver läser de samhällskunskap, matematik, en del övriga ämnen och individuella val. Som gymnasieelev har ungdomarna, som alla svenskar, rätt till studiebidrag som CSN betalar ut. Varje ensamkommande barn har en god man, som företrädare i ekonomiska och juridiska ärenden. God man hjälper också barnet i kontakter med Migrationsverket, vid eftersökande av familjen i hemlandet och med att söka anhörigasyl. Samverkan mellan god man och personal sker regelbundet och vid behov, när det gäller frågor som rör barnets situation. Gode mannen ersätter vårdnadshavare i beslut som rör ungdomen. Tanken är att god man skall ersättas av särskilt förordnad vårdnadshavare efter det att barnet kommit till anvisningskommunen, men långt utdragna beslutsprocesser gör att detta sällan hinner träda i kraft innan barnet hunnit fylla 18 år och blir myndigt. Varje boende uppmuntras till och erbjuds möjlighet till ett aktivt fritidsliv. Fotboll, ridning, bordtennis, fritidsgård och Tumlaren är ex. på aktiviteter som de boende idag är engagerade i. På Tryggö utses också två kontaktpersoner ur personalen, per boende, som har till uppgift att knyta en särskild relation till barnet. Det innebär att vara den som ansvarar för den enskildes dagliga stöd och ledning av arbetet runt ungdomen, i förhållande till arbetskamraterna. Att tillsammans med socialsekreterare upprätta en genomförandeplan Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 enligt modellen Barns Behov I Centrum (BBIC), hjälpa till med kontakter med skolan, vårdcentral, tandläkare etc. Samverkan med socialsekreterare sker regelbundet vid uppföljning och utvärdering av genomförandeplaner och även vid akuta situationer som föranleder att kontakt tas med myndighetsutövare. Ett arbete med att utveckla denna samverkan har påbörjats. När ungdomen fyllt 18 år Alla nuvarande boende på Tryggö har fyllt, eller kommer att fylla, 18 år under 2013. Eftersom vårdbehovet bedöms kvarstå för samtliga kommer de även fortsättningsvis att ingå i ungdomsetableringsprogrammet. Det innebär att de har möjlighet att få bo kvar på Tryggö fram till det att de fyller 21 år under förutsättning att de fortsätter att gå i gymnasiet. Möjligheten till ett eget boende efter det att de fyllt 18 år har lyfts av flera av pojkarna. Kontakt är tagen med Sotenäsbostäder om s.k. utslussningslägenheter, där pojkarna bor själva under ett större egenansvar, men fortfarande med tillsyn och stöd från personal från Tryggö. I dagsläget är det oerhört svårt att få möjlighet att hyra små lägenheter, 1:or. Detta gör att flera av ungdomarna har efterfrågat möjligheten att få bo i annan kommun och ändå stå kvar under Tryggös tillsyn. Det framtidsscenariot är inte önskvärt varken från verksamhetens eller kommunens sida. Det långsiktiga arbetet med utslussningslägenhet och sen eget boende står och faller med tillgången på ändamålsenliga lägenheter i Sotenäs kommun. Detta måste vara en prioriterad fråga för kommunens beslutsfattare. Arbetet med utslussningsboende är under planering och rutiner kommer att utarbetas under sommaren 2013. Ekonomi Ersättning från Migrationsverket Migrationsverket betalar ut ersättning till kommuner och landsting för mottagandet av och insatser för ensamkommande flyktingbarn. Ersättningen regleras i förordningen (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar. Årlig fast ersättning 500 000:- / år Till kommuner med överenskommelse om mottagande av asylsökande ensamkommande barn utbetalas en årlig ersättning på 500 000:- / år, som ska underlätta mottagandet samt öka kvalitén på mottagandet. (Detta används idag för att finansiera en del av utredningsteamets verksamhet) Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Ersättning för boendeplatser 1600 / 1900:-/dygn och plats En kommun kan få ersättning för överenskomna boendeplatser för ensamkommande barn eller ungdomar som har uppehållstillstånd. Ersättningen består av ett schablonbelopp som är 1 600 kronor per dygn för varje överenskommen plats avtalet med länsstyrelsen ligger i dag på 7 platser, dvs 11 200:- / dygn. Därutöver utbetalas ett schabloniserat tillägg med 300 kronor per dygn för varje belagd plats (30 ). Ersättning för överenskommen plats betalas ut utan föregående ansökan och för belagd plats efter redovisning från kommunen, i efterskott för varje kvartal. Schabloniserad ersättning 30 000:- / barn Kommuner som har rätt till ersättning enligt ovan har även rätt till en schabloniserad ersättning om 30 000:- / barn, för vissa kostnader. Schablonersättningen ska lämnas till den kommun som först tog emot barnet. Förutsättningen är att barnet är under 18 år och var skild från båda sina föräldrar vid ankomsten till Sverige och står utan legal vårdnadshavare. Ersättningen betalas ut efter det att den första ersättningen enligt 29 eller 30 betalats ut (31 ). Utredningsersättning 31 000:- / barn Ersättning för anvisad kommuns utredning av ensamkommande barn utgår med: 31 000 kronor per barn vid placering i hem för vård eller boende, dvs. grupphem eller institution. Initiala kostnader 3 000:- / barn Annan ersättning enligt förordningen (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar. Detta är en schablonersättning som betalas ut automatiskt till berörd kommun. Utöver detta återsökes även kostnader för skola, belagda platser, placeringskostnader, transport, god man och vissa tolkkostnader som är under asyltiden. Ersättning för skolverksamhet 70 100:- / barn / år Schablonersättningen 2013 för barnets skolgång är 70 100 kronor per år för en elev i gymnasieskola. En kommun kan även ansöka om ersättning för betydande extraordinära kostnader som kommunen haft för ensamkommande barn. Det kan t ex vara en extern placering eller behov av expertutredningar som kommun och region inte själva kan tillgodose. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Under maj månad utgår en årlig ersättning för stödinsatser av förebyggande karaktär enligt SoL till samtliga kommuner i vilka det den 30 april finns asylsökande under 18 år registrerade hos Migrationsverket. Det totala ersättningsbeloppet är 50 miljoner kronor och fördelas enligt följande: 5 miljoner kronor delas mellan berörda kommuner. 45 miljoner kronor delas med antalet registrerade barn, vilka sedan genererar ett sammanlagt belopp till berörda kommuner. Reflexion inför framtiden Sveriges kommuner tog under 2012 emot cirka 3 600 ensamkommande barn. Ca 80 % av de som kom och sökte asyl fick uppehållstillstånd. Prognosen pekar på att det kommer att komma ca 4 000 ensamkommande barn under 2013. Det innebär ett fortsatt och ökat behov av mottagande från landets kommuner. I nuläget har ca 230 av landets 290 kommuner en överenskommelse med Migrationsverket om ett reglerat mottagande. Nationellt drivs frågan om att fler kommuner behöver bli delaktiga för att möta den ökande flyktingströmmen och det diskuteras om det skall bli obligatoriskt för samtliga kommuner att ta emot ensamkommande flyktingbarn. Det är svårt att bedöma tillströmningen av ungdomar. Det visar inte minst det tecknade avtalet mellan migrationsverket med Sotenäs kommun om tio PUT-platser från oktober 2012. I maj månad 2013 har endast fem ungdomar kommit, varav en har en extern placering. Samverkan i Norra Bohuslän PUT-boende Den samverkan mellan PUT-boendena som i dag finns mellan de fem Nordbohusländska kommunerna är fortsatt i ett uppbyggnadsskeende. Regelbundna föreståndarträffar sker och gemensamma utbildningsdagar för personalen har redan skett och beräknas fortsätta. Detta ger förutom en gemensam kompetenshöjning också synergivinster i form av ökad samsyn, gemensamma aktiviteter för både personal och boende och inte minst ekonomiska vinster genom delade utbildningskostnader. Teamet Det kommungemensamma utredningsteamet innebär förutsättningar för att ha en spetskompetens inom myndighetsutövning för ensamkommande flyktingbarn. För att den enskilde skall få så bra förutsättningar som möjligt och bli trygg behöver samverkan runt denne utvecklas bl a mellan teamet och PUT-boendet. Ett metodmässigt arbete har påbörjats med Västbus riktlinjer om samverkan som grund. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Punkten 7 i avtalet med teamets ansvar behöver förtydligas: Ansvara för allt som rör ensamkommande barn i samarbete med respektive nämnd i Sotenäs, Lysekil, Munkedal, Tanum och Strömstad. Vad är myndighetsutövningens ansvar och vad är verkställighetens ansvar? Asylboendet Avtalet med Gryning Vård AB skall förnyas hösten 2014. Migrationsverkets rekommendationer och erfarenheterna från de kommuner som själva driver asylboendet talar för att samordna båda verksamheterna inom kommunen. Detta understryks också av ungdomarnas svårigheter att bryta upp ännu en gång, vid flytt från asylboendet. Undertecknad föreslår därför Sotenäs kommun att säga upp avtalet med Gryning Vård AB inför hösten 2014 samt att asylplatserna samlokaliseras med PUT-boendet. Det skulle ge ungdomarna större möjlighet till trygghet. Det skall dock sägas att det också kan vara svårigheter att hantera asylsökande som får avslag, i samma boende som de som fått uppehållstillstånd. Det är viktigt att personalen får kunskaper om förhållningssätt i livsfrågor och hur man hanterar sorg, och att mötas och skiljas. Detta bedöms dock möjligt att hantera metodmässigt utifrån erfarenheter från bl a Lysekils kommun. Det skulle vara fullt möjligt att samordna asylboendet med den befintliga verksamheten vi har i PUT-boendet på Tryggö. Vid lokalbyte bör lokalerna planeras så det är möjligt med en boendedel för asylsökande och en för de som fått uppehållstillstånd. En välplanerad utsluss skulle kunna frigöra resurser och ge förutsättningar för att klara asylplatserna inom ramen för 10-12 boendeplatser. Övrig samverkan Arbetet med kontakter och samverkan med skola, externa kontaktpersoner, gode män och särskilt förordnad vårdnadshavare är också under utveckling. Det är viktigt och måste utvecklas och förtydligas inte minst i samband med att killarna fyller 18 år och blir myndiga. Även här bör den individuella samverkansplanen som ingår i Västbusarbetet användas och ett vardagligt samarbete kring och med den enskilde bör dokumenteras i varje enskilt ärende Kontakter med kommunens föreningsliv finns till viss del. I takt med att antalet ungdomar växer bör detta utvecklas utifrån de enskildas behov. Det bör också skapas kontakter med kommunens näringsliv för att ge möjligheter till feriearbete och senare i livet även fast anställning. I kommunen har det tagits nya initiativ, på ideell grund, för att underlätta integration för nyanlända utlänningar, bl.a. våra ensamkommande barn. Som ex. kan nämnas Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Mångfaldsdagen i Kungshamn och organisationen Internationellt forum, som är knuten till Kulturhuset Hav och Land i Hunnebostrand. Detta är goda initiativ som bör uppmuntras. Arbetsmetoder Det salutogena perspektivet som arbetsmetod har visat sig vara otillräckligt. De ungdomar som kommit har en stark belastning och alla har stora obearbetade trauman. Det är därför nödvändigt att komplettera med arbetsmetodik utifrån PTSD problematik (Post traumatiskt stressyndrom). Här har kontakter tagits med Baggiumkoncernen som har mångårig erfarenhet av detta arbete och har utarbetat koncept just för ensamkommande flyktingbarn. Planen är att genom utbildning och handledning öka personalens kompetens på området. Det planeras vidare en utbildning i motivationsarbete, Motiverande samtal, som en kommungemensam utbildningsinsats. Fem utbildningsdagar fördelade över två terminer med Christina Näsholm. Lokalbehov för PUT-boende Boendet på avdelningen Tryggö på Bankebergshemmet är tidsbegränsat, då kommunens politiker har beslutat att samla äldrevårdsomsorgen i norra delen av kommunen till Bankebergshemmet. Detta innebär att vi är i ett ganska akut läge för att få ett nytt och permanent PUTboende i kommunen. De formella kraven på gruppboende för ensamkommande barn är de samma som för Hem för Vård och Boende (HVB-hem). Detta innebär bl.a. tillgänglig personal dygnet runt, samt olika typer av säkerhetsrutiner och rutiner för dokumentation. Bedömningen av det ultimata boendet utifrån dagens erfarenheter och efter samtal med företrädare för Baggiumkoncernen, som har stor erfarenhet av området, vore för Sotenäs del en byggnad som kunde innesluta två delar för boende, en del med tre boenderum för asylsökande, en del med sex till nio rum för de som fått permanent uppehållstillstånd och däremellan en del för personal och gemensamhetsutrymmen. Det vore också önskvärt med små utslussningslägenheter i närheten av boendet. Alla skall ha tillgång till egna rum. Är det möjligt, så är det utifrån smittskyddsperspektiv, en fördel om varje rum också är utrustat med egen toalett och dusch. Utöver boenderummen behövs kontorsrum för föreståndare och personal, två övernattningsrum för personal och ett samtalsrum. Kök, matrum, allrum/tv-rum, datarum och tvättstuga dimensionerade för upp till 9-12 boende + personal. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Det är också önskvärt med ett bordtennisrum/aktivitetsrum och en utemiljö som möjliggör fysisk aktivitet t ex bollsporter. Röda korsets undersökningar har visat att det är viktigt med tillgång till grannar, bibliotek och en miljö med möjligheter till aktiviteter med andra människor för en lyckad integration. Röda Korsets rekommendationer är också ett hemlikt boende som inte är institutionslikt. Sammanfattningsvis kan man lista behoven enligt nedan. o Boendet bör ligga centralt, helst i Kungshamn. o Ytan på boendet bedöms till 400-600 kvadratmeter beroende på dispositionsmöjligheter. o 3 + 8-9 boenderum. Ev. med dusch och toalett. o 2 övernattningsrum för personal med dusch och toalett. o Samtalsrum. o 2 kontorslokaler. o Kök, som kan stängas nattetid, med förråd, 2 kylskåp, 2 frys och 2 spisar. o Matsal dimensionerade utifrån antalet boende. o Litet pentry eller hörna i matrummet för mellanmål när det stora köket är stängt. o 2 Vardagsrum, ett för TV-tittande och ett för TV-spel och musik o Datorrum. o Hygienutrymmen + tvättstuga. o Aktivitetsrum för t.ex. bordtennis och/eller biljard. o En god utemiljö för aktivitet och sommartid även för samvaro. o Placerat centralt med närhet till buss, fritidsaktiviteter, bibliotek och grannar. o Lokalerna behöver vara brandklassade för HVB och ha förutsättningar för goda säkerhetsrutiner samt godkända enligt hygienlagstiftning. o Boendet behöver ge en känsla av hem och det bör inte vara institutionslikt. Utslussning och övergång till vuxenlivet Det är viktigt att ungdomarna får möjlighet till utslussningsboende så snart de är mogna för det ur integrationshänseende. Under innevarande år kommer samtliga nu boende på Tryggö att fylla 18 år och bli myndiga. Det innebär att de, om de vill, kan välja att Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 lämna ungdomsetableringsprogrammet (kvarboende inom PUT-boendets regi till 21 års ålder) och i stället gå in i vuxenetableringsprogrammet. Om man väljer att gå över i vuxenetableringsprogrammet kan man inte längre bo kvar på PUT-boendet och får heller inte gå en gymnasieutbildning, utan hänvisas till komvux alt. arbetsmarknaden. Kommunens flyktingsamordnare övertar handläggningen av ärendet. Om vårdbehov bedöms kvarstå, vilket det gör för samtliga i dagsläget, kan de också välja att stå kvar i ungdomsetableringsprogrammet. De får då bo kvar på boendet och också gå kvar i gymnasiet. Inom ramen för PUT-boendet är det också möjligt att flytta till en s.k. utslussningslägenhet om man bedöms klara detta. Det innebär ett eget boende med större ansvar, men fortfarande med stöd från PUT-boendets personal. En sådan utslussningslägenhet kan vara en egen lägenhet eller en lägenhet som delas mellan flera ungdomar. Beroende på bostadssituationen i kommen kommer det med stor sannolikhet inte att finnas möjlighet till egna lägenheter därför planeras för tre eller fyrarumslägenheter med 2-3 ungdomar i varje lägenhet. Detta är ingen önskvärd situation och försvårar motivationsarbetet för ett större egenansvar som boende i utsluss ger. En muntlig överenskommelse med Sotenäsbostäder finns om att teckna hyreskontrakt där kommunen står som hyrestagare och upplåter boendet till en eller flera av de pojkar som vill bo i utslussningslägenheten. I dagsläget kan vi inte, av ekonomiska skäl, erbjuda en utslussningslägenhet så länge vi har flera tomma rum på Tryggö som vi betalar för. Detta är ingen önskvärd situation då det skulle vara bra för pojkarna att komma ut och pröva att hantera livet mer självständigt, med större ansvar för ekonomi, matlagning mm. Utifrån att kunskaper i ekonomi är en viktig del i att klara vuxenlivet bör ungdomarna i utslussningsskede få en ekonomisk ersättning som motsvarar socialbidragsnormen med tillägg av kostnader för sjukvård, fritidskort och telefonkort för att möjliggöra kontakten med sina anhöriga. Eventuellt kan ytterligare ersättningar komma ifråga vid särskilda behov. Med stöd av personal kan ungdomarna sedan träna på att hantera pengarna för sin dagliga livsföring. Pengarna betalas ut via bank till ungdomarnas konto. Föreståndare på PUT-boendet föreslås få delegation på utbetalning enligt norm minus studiebidrag. Samt kostnader för fritidskort, telefonkort och utgifter för sjukvård. Delegation på övriga utbetalningar till ett belopp av max 10 000:- per år och ungdom föreslås enhetschefen få delegation på. Det skulle t ex kunna röra sig om akuta matkostnader om ungdomen inte klarat hantera sina pengar, resekostnader i samband med besök till anhöriga i andra delar av landet, kostnader för glasögon och ev. vissa fritidsaktiviteter som lägerkostnader Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Personalen på PUT-boendet planeras arbeta med ungdomarna även i utslussningsskedet. Detta kan innebära att man vid en utbyggnad till kanske 20 platser kommer att ha behov av utökat antal tjänster. Vid en grov skattning kan man tänka sig att kommunen tar emot upp till tio ungdomar per år och beräkna att 6 ungdomar per år går vidare till annan form av boende, t ex utsluss eller till sina familjer vid anhöriginvandring. Vid detta scenario skulle fyra ungdomar per år bo kvar till 21 års ålder. Det skulle då innebära att boendet behöver hantera 20 platser (plus asylplatser) inom loppet av fem år. Därefter borde det inte ske någon volymökning då en ungdom inte kan bo längre än fem år i boendet. Detta kräver en väl genomtänkt organisation för utslussning. Kvalitetsgarantier I samband med utredningsuppdraget har också uppdraget att ta fram kvalitetsgarantier givits. Följande kvalitetsgarantier har arbetats fram av personalen på PUT-boendet Tryggö: På Tryggö garanterar vi dig ett boende med personal dygnet runt. Som boende får du en (eller två) kontaktpersoner bland personalen som du planerar insatsen tillsammans med och som du kan vända dig till med särskilda behov och frågor. Kontaktpersonen stöttar dig i att hålla kontakt med ditt nätverk, både professionellt och privat. Du garanteras också förutsättningar för att ha kontakt med dina anhöriga om dessa går att nå. Som boende har du möjlighet att påverka boendemiljön och arbetet på boendet genom regelbundna husmöten, eller enskilda samtal, tillsammans med personal och tolk. Du garanteras möjlighet att utöva en organiserad fritidsaktivitet samt att regelbundet träna i kommunens gym och simhall. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Förvaltningens förslag till Kommunstyrelsens beslut Mot bakgrund av ovanstående beskrivning av kommunens arbete med ensamkommande flyktingbarn, föreslås kommunstyrelsen att besluta om: Fortsatt avtal från 2014 med Migrationsverket och Länsstyrelsen om mottagande av ensamkommande flyktingbarn i nuvarande omfattning, 3 asylplatser. Uppsägning av avtalet, om det gemensamma asylboendet Stella i Strömstad, med Gryning Vård AB fr o m oktober 2014 och därmed fr.o.m. oktober 2014 driva asylboendet i egen regi inom kommunen. Uppdra åt Kommunstyrelsens Omsorgs- och Socialutskott och Kommunstyrelsens arbetsutskott att lösa frågan med lokalbehovet för ensamkommande flyktingbarn. Förvaltningens förslag till Omsorgs- och socialutskottets beslut Omsorgs- och Socialutskottet föreslås besluta om följande kvalitetsgarantier för verksamheten ensamkommande flyktingbarn: Här på Tryggö garanterar vi dig ett boende med personal dygnet runt. Som boende får du en (eller två) kontaktpersoner bland personalen som du planerar insatsen tillsammans med och som du kan vända dig till med särskilda behov och frågor. Kontaktpersonen stöttar dig i att hålla kontakt med ditt nätverk, både det professionella och det privata. Du garanteras också förutsättningar för att ha kontakt med dina anhöriga om dessa går att nå. Som boende har du möjlighet att påverka boendemiljön och arbetet på boendet genom regelbundna husmöten, eller enskilda samtal, tillsammans med personal och tolk. Du garanteras möjlighet att utöva en organiserad fritidsaktivitet samt att regelbundet träna i kommunens gym och simhall. Samt besluta om att anta målet att varje ungdom som fullföljt sitt program i kommunens boende för ensamkommande flyktingbarn skall ha goda förutsättningar att klara ett självständigt liv i Sverige. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-04 Efterord Jag inledde med att citera från Göran Rosenbergs Augustbelönade bok ETT KORT UPPEHÅLL på vägen från Auschwitz, som är en skildring av hans pappas överlevnad i nazismens utrotningsprogram för judar under andra världskriget, hans flykt och hans fortlevnad i det nya hemlandet Sverige. I slutet av boken skriver han om skillnaden mellan att överleva och att fortleva. Här följer några korta lösryckta meningar ur ett sammanhang som i sin helhet skulle vara alltför långt att återge. Den som överlever fortsätter därför att leva, inte att överleva. Överlevandet är normalt inte ett fortgående tillstånd utan ett moment. Ni har överlevt mot alla odds och ska nu leva vidare i någon av de kategorier som står er tillbuds; flyktingar, transitmigranter, repatriander, omflyttade personer, polska judar, statslösa I början står det ju också klart för världen vad det är ni har överlevt och hur osannolikt det är att ni fortfarande lever. Åtminstone saknas det inte vittnesmål. Inte heller bilder för den som orkar se Så i början överlever ni i förvissningen om att ni är spåren som inte skulle finnas och att detta är den särskilda meningen med att ni har överlevt Jag kan förstå att överlevnaden under sådana omständigheter kan komma att uppfattas som orättfärdig, eller i varje fall oförtjänt. Varför jag och inte de andra? Det är naturligtvis också en outhärdlig tanke som förr eller senare måste trängas undan för att överlevnaden skall övergå i fortlevnad Vad Görans pappa, och många med honom, fick genomleva var outhärdligt, osannolikt och oförståeligt. Likheterna mellan förintelsens överlevare och fortlevare och dagens flyktingar är en obarmhärtig påminnelse om människors ondska, men också om offrens oerhörda förmåga och vilja att leva vidare. I dag har vi möjlighet att hjälpa några av världens överlevare att också bli fortlevare. Låt oss ta den. Kjell Sjödelius, Föreståndare Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-06-19 70-85 OSU 71 Dnr ON 2013/81 Kvalitetsgarantier, ensamkommande flyktingbarn Omsorgsförvaltningen har tagit fram förslag till kvalitetsgarantier för verksamheten ensamkommande flyktingbarn. Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteutlåtande 2013-06-02. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts förslag Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta följande kvalitetsgarantier för verksamheten ensamkommande flyktingbarn: Här på Tryggö garanterar vi dig ett boende med personal dygnet runt. Som boende får du en (eller två) kontaktpersoner bland personalen som du planerar insatsen tillsammans med och som du kan vända dig till med särskilda behov och frågor. Kontaktpersonen stöttar dig i att hålla kontakt med ditt nätverk, både det professionella och det privata. Du garanteras också förutsättningar för att ha kontakt med dina anhöriga om dessa går att nå. Som boende har du möjlighet att påverka boendemiljön och arbetet på boendet genom regelbundna husmöten, eller enskilda samtal, tillsammans med personal och tolk. Du garanteras möjlighet att utöva en organiserad fritidsaktivitet samt att regelbundet träna i kommunens gym och simhall. O:\Off\SAMMANTRÄDEN\KS\2013\KS 130911\osu130619 protokoll.doc Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 3(17)

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-08-28 86-99 OSU 90 Dnr ON 2013/98 Tillfälligt asylmottagande i Sotenäs kommun Mottagandet av ensamkommande flyktingpojkar har pågått i Sotenäs kommun sedan våren 2012. Sotenäs kommun har tre asylplatser som verkställs genom köp av verksamhet från Gryning Vård AB och deras asylboende, Stella, i Strömstad. De tre asylplatserna Sotenäs kommun har avtal på med Migrationsverket omsätts i takt med att pojkarna får uppehållstillstånd, åldersuppskrivs eller avvisas. När en pojke fått uppehållstillstånd flyttas han till Ungdomsboendet Tryggö i Hunnebostrand, ett boende för de som fått permanent uppehållstillstånd sk PUT-boende. Prognosen var att dessa tre asylplatser skulle generera 10-12 platser för ungdomar med permanent uppehållstillstånd, sk PUT-platser per år. Under det år som gått har det kommit sex pojkar till Sotenäs PUT-boende. Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteutlåtande 2013-06-24. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts förslag Kommunstyrelsen föreslås besluta att uppdra åt förvaltningschefen, omsorgsförvaltningen, att ingå avtal med Migrationsverket om tillfälligt utökat asylmottagande med två platser av ensamkommande flyktingpojkar, med placering på PUT-boendet Tryggö. Skickas till Enhetschef Ensamkommande flyktingbarn Föreståndare PUT-boendet Tryggö Förvaltningschef Kommunstyrelsen osu130828 Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 6(15)

Omsorgsförvaltningen Enhetschef ensamkommande flyktingbarn Telefon: 0523-66 45 19 E-post: eva.haglund@sotenas.se 130725 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr 2013-98 Sida 1(4) Tillfälligt asylmottagande i Sotenäs kommun Sammanfattning Mottagandet av ensamkommande flyktingbarn i Sotenäs kommun har under det år verksamheten pågått inte nått den omfattning som förväntats. Detta får konsekvenser att det inte är ekonomiskt möjligt att utföra utslussningsarbeten för de ungdomar som är färdiga för det. Fler belagda platser inom dagens boende i Hunnebostrand skulle få positiva, ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser. Därför föreslås en tillfällig utökning av antalet asylplatser med placering på PUT-boende Tryggö, samt att förvaltningschef får delegation att fatta beslut på tillfällig utökning i framtiden Bakgrund Mottagandet av ensamkommande flyktingpojkar har pågått i Sotenäs kommun sedan våren 2012. Sotenäs kommun har tre asylplatser som verkställs genom köp av verksamhet från Gryning Vård AB och deras asylboende, Stella, i Strömstad. De tre asylplatserna Sotenäs kommun har avtal på med Migrationsverket omsätts i takt med att pojkarna får uppehållstillstånd, åldersuppskrivs eller avvisas. När en pojke fått uppehållstillstånd flyttas han till Ungdomsboendet Tryggö i Hunnebostrand, ett boende för de som fått permanent uppehållstillstånd sk PUT-boende. Prognosen var att dessa tre asylplatser skulle generera 10-12 platser för ungdomar med permanent uppehållstillstånd, sk PUT-platser per år. Under det år som gått har det kommit sex pojkar till Sotenäs PUT-boende. En är omplacerad så i skrivande stund finns fem pojkar i boendet. Sotenäs kommun får ersättning av Migrationsverket per kontrakterad plats, 1600 kr per dygn. När platsen upptas av en placerad ungdom tillkommer 300:- per dygn i ersättning. I dagsläget har Sotenäs kontrakt med Länsstyrelsen, som tecknar avtalet för Migrationsverket, på sju platser. Den ursprungliga överenskommelsen med Länsstyrelsen var att det skulle vara tio PUT-platser från oktober 2012. Denna överenskommelse skrevs ner i oktober förra året pga den låga omsättningen på asylplatserna. Budgeten för verksamheten på PUT-boendet är baserad på tio platser. Bedömningen är att det maximalt kommer att komma två till fyra pojkar ytterligare detta år. De pojkar som kommit först är i behov av utslussning från boendet för att jobba mot en lyckad integration. Detta innebär att fem till sju pojkar kommer att vara boende på PUT-boendet under året. Här finns plats för ytterligare två till fyra pojkar. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Enhetschef ensamkommande flyktingbarn Telefon: 0523-66 45 19 E-post: eva.haglund@sotenas.se 130725 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr 2013-98 Sida 2(4) För att möjliggöra utslussningsverksamhet krävs personalresurser och externa lägenheter. Detta går ej att finansiera med ersättning för sju platser. Det finns en möjlighet att tillfälligt utöka antalet asylplatser. Det skulle ge förutsättningar för de förstärkningar som behövs för en utslussningsverksamhet. Det skulle också vara positivt för innehållet i verksamheten på PUT-boendet om det kom fler pojkar. Beskrivning av ärendet Vid kontakt med länsstyrelsen framkom att det kan finnas möjligheter att tillfälligt erbjuda migrationsverket att Sotenäs kommun kan ta emot ytterligare asylsökande pojkar. Dessa pojkar får då fysiskt placeras i kommunens eget PUT-boende under asyltiden. I dagsläget gör undertecknad och föreståndaren på boendet bedömningen att det skulle vara möjligt och ändamålsenligt att ta emot ytterligare två pojkar. Liknande situationer kan komma att uppstå även i framtiden varför vi också föreslår att förvaltningschefen får delegation på beslut om ytterligare åtagande skulle bli aktuella. Koppling till vision, programförklaring och mål För att de ungdomar som fått uppehållstillstånd ska få förutsättningar för det goda kustnära livet som förenar tradition, förnyelse, hållbar utveckling och framtidstro krävs en god integration. Det är av stor vikt att ungdomarna får förutsättningar för en hållbar utveckling demokratiskt, socialt, ekonomiskt och miljömässigt. Att de får möjligheter till respekt för sin person, sina behov och möts av ett synsätt som präglas av människors lika värde. Att de får möjligheter att finna sitt önskade boende, fritids och kulturliv. För att möjliggöra detta krävs möjligheter att träna i eget boende med stöd av personal. Ett tillfälligt utökat asylmottagande skulle ge förutsättningar för en god och välskött ekonomi och en välfungerande verksamhet. En punkt i programförklaringen som i förlängningen är viktig för mottagandet av ensamkommande barn är inriktningen att satsa på ungdomsbostäder. Konsekvensbeskrivning av ärendet Positiva konsekvenser är att det ekonomiskt möjliggör att erbjuda utslussningsplatser för de ungdomar som behöver det i dagsläget. Det stora huset på Tryggö är en belastning. Det är ödsligt och svårt att göra det hemtrevligt. När boendet har för få pojkar blir detta problem större. För få pojkar i boendegruppen gör också att det kan vara svårt med dynamiken i gruppen och svårt att Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Enhetschef ensamkommande flyktingbarn Telefon: 0523-66 45 19 E-post: eva.haglund@sotenas.se 130725 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr 2013-98 Sida 3(4) finna lämpliga vänner bland medboende. Ytterligare två boende skulle gagna verksamheten. Det skulle också innebära en möjlighet för Sotenäs PUT-boende att pröva att arbeta med asylsökande ungdomar inför föreslagen förändring 2014. Det föreligger ett förslag att avsluta samarbetet med Gryning vård AB från oktober 2014 i utredningen om ensamkommande barn i Sotenäs kommun som behandlades på omsorgsutskottets junisammanträdet i år. Ekonomi Asylplatser ersätts utöver kontrakterade PUT-platser. Vid två extra asylplatser skulle det innebära en ekonomisk förstärkning med 3200:- per dygn, 96 000 kr per månad Kostnader för boende och personal på PUT-boendet är redan finansierat så det skulle inte innebära en merkostnad i boendet. Löpande kostnader, mat, fritid, kontaktpersoner etc finansieras av de 300:- per dygn som följer varje ungdom vid placeringen Under perioder finns det behov av personalförstärkning nattetid. Hittills har det inte varit i någon stor omfattning så det har finansierats inom befintlig ram. Skulle detta behov öka saknas finansiering. För att möjliggöra utslussning behöver personalen förstärkas med ca 20% tjänst per utslussad ungdom och lägenheter till ungdomarna behöver finansieras. Ett ekonomiskt tillskott på 96 000:- per månad från två asylplatser skulle möjliggöra en välfungerande utslussningsverksamhet och en mer dynamisk verksamhet på PUTboendet. Regelverk Socialtjänstlagens och Socialtjänstförordningens regelverk om HVB-hem (Samma som för PUT-boende) LMA, Lagen om mottagande av asylsökande Organisation och personal vid behov I takt med att utslussningsverksamheten ökar beräknas behovet av personal vara ca 20% tjänst per ungdom i utslussningsfas. Medborgarperspektiv Det är viktigt för alla kommunens medborgare att integrationen av ungdomarna blir så bra som möjligt så de ges förutsättningar att bli välfungerande samhällsmedborgare. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Enhetschef ensamkommande flyktingbarn Telefon: 0523-66 45 19 E-post: eva.haglund@sotenas.se 130725 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr 2013-98 Sida 4(4) Slutsats vid behov I avvaktan på full beläggning av PUT-boendets platser skulle ett ekonomiskt tillskott för två tillfälliga asylplatser vara en hjälp att finansiera utslussningsorganisation och dubbelbemanning under vissa nätter. En tillfällig utökning skulle också vara ändamålsenlig ur verksamhetssynpunkt både för att minska ödsligheten i det stora huset och öka dynamiken i pojkgruppen. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta om tillfälligt utökat asylmottagande av ensamkommande flyktingpojkar, med placering på PUT-boendet Tryggö, samt att bevilja förvaltningschef delegation på tillfällig utökning av asylmottagande i framtiden. Bilaga/Bilagor Skickas till Enhetschef Ensamkommande flyktingbarn Föreståndare PUT-boendet Tryggö Förvaltningschef Datum 130725 Eva Haglund Enhetschef Nina Roos Förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-08-28 86-99 OSU 91 Dnr ON 2013/110 Ändring i kommunstyrelsens delegationsordning Då vårdnadshavare vänder sig till Tingsrätten för adoption av närstående eller familjehemsplacerat barn, enl 4 kap 10 FB, remitterar tingsrätten ärendet till socialnämnden för yttrande. Enligt kommunens delegationsordning, fastställd av kommunstyrelsen 2012-08-23, 102, reviderad 2013-04-10 31, ska Kommunstyrelsen yttra sig i ärendet. Då lagen inte fordrar en sådan begränsad delegation och då detta är ett onödigt tidskrävande tillvägagångssätt föreslås att Kommunstyrelsen reviderar punkten 18.8.1 avseende yttrande till domstol i adoptionsärenden till Omsorgs- och socialutskottet som delegat. Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteutlåtande 2013-07-18. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts förslag Kommunstyrelsen föreslås anta förslag till ändring i kommunstyrelsens delegationsordning 2012-08-23, 102, reviderad 2013-04-10 31, avseende punkten 18.8.1, yttrande till domstol i adoptionsärenden. Yttrande jml 4 kap 10 delegeras till Omsorgs- och socialutskottet. Skickas till Ifo Kommunstyrelsen osu130828 Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 7(15)

Omsorgsförvaltningen Ifo-chefen Telefon: 0523-66 47 33 E-post: annika.westlund@sotenas.se 2013-07-18 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Sida 1(1) Ändring av kommunstyrelsens delegationsordning Beskrivning av ärendet Då vårdnadshavare vänder sig till Tingsrätten för adoption av närstående eller familjehemsplacerat barn, enl 4 kap 10 FB, remitterar tingsrätten ärendet till socialnämnden för yttrande. Enligt kommunens delegationsordning, fastställd av kommunstyrelsen 2012-08-23, 102, reviderad 2013-04-10 31, ska Kommunstyrelsen yttra sig i ärendet. Då lagen inte fordrar en sådan begränsad delegation och då detta är ett onödigt tidskrävande tillvägagångssätt föreslås att Kommunstyrelsen reviderar punkten 18.8.1 avseende yttrande till domstol i adoptionsärenden till Omsorgs- och socialutskottet som delegat. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott föreslår att Kommunstyrelsen antar förslag till ändring i kommunstyrelsens delegationsordning 2012-08-23, 102, reviderad 2013-04-10 31, avseende punkten 18.8.1, yttrande till domstol i adoptionsärenden. Yttrande jml 4 kap 10 delegeras till Omsorgs- och socialutskottet. Skickas till Ifo Akten 2013-07-18 Annika Westlund Enhetschef Individ- och familjeomsorgen Nina Roos Förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

SOTENÄS KOMMUN Namn och titel på handläggaren Telefonnummer till handläggaren Fasttsällt av kommunstyrelsen 2009-11-04 188 Lathund för tjänsteutlåtande i Sotenäs kommun Följande delar ska finnas med i tjänsteutlåtanden: Slutinstans för ärendet Diarienummer Rubrik Sammanfattning Beskrivning av ärendet Slutsats Förslag till beslut Skäl till det föreslagna beslutet Bilagor Beslutet skickas till Undertecknande Slutinstans för ärendet Nedan följer en beskrivning över vad som ska finnas under varje rubrik: Diarienummer skrivs på följande vis: Dnr skrivs KA 2009/100 Ärenden som kommer in externt får ett diarienummer vid registreringen. Om det är ett nytt ärende som förvaltningen lyfter finns inget diarienummer. Dessa ärenden får ett diarienummer först i samband med expedieringen då protokollet ärendet tillhör blir offentligt. Rubrik samma rubrik som i diariesystemet Om ärendet inte finns i diariet sätter du själv en rubrik. Den ska vara kort, tydlig och sammanfattande så att det går att förstå vad ärendet handlar om. Använd inte förkortningar, fackspråk eller interna uttryck. H:\Omsorgsnämnden 2011-2014\lathund tjänsteutlåtande.doc Sidan 1 av 4

S O T E N Ä S K O M M U N Sammanfattning Sammanfattningen ska ge en inblick i vad ärendet i stort handlar om. Den inleder tjänsteutlåtandet och omfattar ca 10-15 rader, max en kvarts sida även om ärendet är omfattande och komplicerat. Kortare tjänsteutlåtanden på max en sida behöver inte ha någon sammanfattning. I sammanfattningen skrivs det huvudsakliga innehållet i ärendet och inga nya uppgifter får finnas. All information i sammanfattningen ska alltså återfinnas i tjänsteutlåtandet. Uppgifter som ska vara med i sammanfattningen är: vem har initierat ärendet när är det initierat nämndens ansvar för ärendet, dvs varför ska just den här nämnden hantera ärendet sammanfattning av innehållet i ärendet sammanfattning/slutsats av analys Beskrivning av ärendet Här redogör du för ärendet, vad som hänt och vad förvaltningen kommit fram till. Skriv underrubriker om inte texten är väldigt kort, dvs mindre än ca en halv sida. I beskrivningen ska följande beaktas: fakta/historik ekonomi/finansiering juridik interna regelverk analys konsekvenser för medborgare/kund medborgarperspektiv slutsats uppföljning kommunikation av förslag till beslut (endast vid myndighetsutövning) Medborgarperspektivet är centralt och konsekvenserna för medborgare/kund vid olika alternativa lösningar ska tydligt framgå. Om revideringar görs i ett befintligt dokument, exempelvis riktlinjer och reglementen, ska de föreslagna ändringarna markeras med kursiv stil. Slutsats I längre tjänsteutlåtanden som rör komplicerade frågor kan det vara lämpligt att ha rubriken slutsatser efter beskrivning av ärendet. Här skrivs slutsatserna av den analys som gjorts. I kortare tjänsteutlåtanden skrivs slutsatserna sist i beskrivningen av ärendet istället. H:\Omsorgsnämnden 2011-2014\lathund tjänsteutlåtande.doc Sidan 2 av 4

S O T E N Ä S K O M M U N Förslag till beslut Skrivs som det kan stå i protokollet. Det skrivs i hela meningar i klartext och ska kunna förstås självständigt, så kallade att-satser ska inte användas. Beslutsförslaget ska vara så tydligt som möjligt och inte hänvisa till bilagor och liknande om det inte är absolut nödvändigt. Ge endast ett förslag till beslut. Exempel: Nämnden ger ett bidrag för 2009 till X-föreningen på 20 000 kr. Pengarna tas ur anslaget för informationsfrågor. Skäl till det föreslagna beslutet Beslut, inklusive förslag till beslut, som fattas genom myndighetsutövning ska alltid motiveras även vid bifall. I övriga ärenden används inte rubriken. Bilagor Handläggaren ansvarar för att beslutsfattarna får det underlag de behöver ha för att få en bra inblick i ärendet. I normalfallet ska tjänsteutlåtandet vara tillräckligt som beslutsunderlag men i undantagsfall, vid exempelvis köpeavtal och dylikt, kan en bilaga behövas. Här skrivs vilka bilagor som ska med i beslutsunderlaget. Handläggaren ansvarar för att kompletta bilagor finns med i samband med att tjänsteutlåtandet överlämnas till sekreteraren/kansliet. Bilagorna blir inte en bilaga till protokollet. Bilagor räknas upp på följande sätt: Bilaga: Köpekontrakt för XXX Beslutet skickas till Handläggaren ska ange vem/vilka beslutet ska expedieras till. Om beslutet ska expedieras till en privatperson eller myndighet ska postadress antingen skrivas in direkt i tjänsteutlåtandet, finnas tydligt noterat i akten eller skickas digitalt till den som ska expediera. Skriv aldrig ut vilken person inom förvaltningen som beslutet ska skickas till utan skriv istället förvaltningens namn. Anledningen är att förvaltningschefen bestämmer vem det är inom förvaltningen som ska hantera ärendet. Så här skriver du exempelvis: Beslutet skickas till: Kommunledningsförvaltningen Länsstyrelsen Föreningen X Privatperson Y Undertecknande Tjänsteutlåtandet i original ska undertecknas av handläggaren och av förvaltningschefen. Förvaltningschefen har nämligen det yttersta ansvaret för förvaltningen och H:\Omsorgsnämnden 2011-2014\lathund tjänsteutlåtande.doc Sidan 3 av 4

S O T E N Ä S K O M M U N de underlag som tas fram. Under namnteckningen ska namn och titel/funktion stå. Genom att underteckna intygas att tjänsteutlåtandet är färdigt. Layout, inför utskick mm Mallen för tjänsteutlåtande med dess layout, storlek, typsnitt, färg mm ska inte ändras. Foton och liknande ska inte finnas i tjänsteutlåtandet såvida det inte är absolut nödvändigt för beslutsfattarnas möjlighet att fatta beslut. Undantag är exempelvis bilder som är nödvändiga för att förstå bygglov samt kartor som behövs för plan- och markfrågor. Allt material ska vara möjligt att läsa som svartvita kopior. Alla tabeller, diagram och liknande ska vara i svartvitt/gråskala. Undvik inklippta tabeller från Excel och andra inklippta bilder och scheman av olika format. Om en tabell/inklippt bild eller karta ovillkorligen måste finnas med som en del i beslutet ska handläggaren se till att den kan klippas in i protokollet på ett enkelt sätt. Broschyrformat får inte användas. Tjänsteutlåtandena i original tillhör akten. Vid inlämning för utskick ska de vara: enkelsidiga i stående A4-format ohäftade svartvita kompletta undertecknade Om material som normalt är i annat format eller storlek ska med i utskicken ansvarar handläggaren för att materialet uppfyller ovanstående kriterier inför inlämnandet. Allt detta gäller även bilagor som följer med tjänsteutlåtandet. Glöm inte att fastställda inlämningstider ska respekteras! H:\Omsorgsnämnden 2011-2014\lathund tjänsteutlåtande.doc Sidan 4 av 4

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-08-28 86-99 OSU 93 Dnr ON 2013/44 Samverkansavtal psykiatri Med anledning av förändringar i Socialtjänstlagen och Hälso- och Sjukvårdslagen 2010 har Väst Kom 2011-11-03 gjort en överenskommelse med Västra Götalandsregionen om samarbete och samordning av insatser till personer med psykisk funktionsnedsättning. Denna överenskommelse har sedan brutits ner till kommunal nivå och förslaget är en komplettering till hälso- och sjukvårdsavtalet. Med hjälp av en mall från Fyrbodal har en arbetsgrupp inom Sotenäs kommun arbetat fram ett förslag till lokalt avtal och en handlingsplan. Arbetsgruppen har bestått av chefer för Kommunens biståndsenhet, Individ- och familjeomsorg, Kommunens Hälso- och sjukvårdsenhet, Vårdcentralerna i kommunen, Capio Psykiatri AB och Kommunens socialpsykiatri. Avtalet är i sin tur ett av grundkraven för att få ta del av statliga stimulansmedel. Beslut om överenskommelse skall fattas på fullmäktigenivå före oktober månads utgång för att vara giltig. Föreliggande avtalsförslag kommer granskas av Socialstyrelsen, därefter kan justeringar göras Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteutlåtande 2013-05-17. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts förslag Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige anta avtal Lokal samverkan i Sotenäs Primärvård, Vuxenpsykiatri och Socialtjänst. Omsorgs- och socialutskottet understryker att ärendet måste behandlas i kommunstyrelsen den 11 september och i kommunfullmäktige den 26 september. Skickas till Förvaltningschef Enhetschef för: Hälso- och sjukvård, IFO, Biståndsenhet och Socialpsykiatri osu130828 Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 9(15)

Omsorgsförvaltningen Enhetschef Telefon: 0523-66 45 97 E-post: eva.haglund@sotenas.se 2013-05-17 Tjänsteutlåtande Kommunfullmäktige Dnr ON 2013/44 Sida 1(2) Samverkansavtal psykiatri Beskrivning av ärendet Med anledning av förändringar i Socialtjänstlagen och Hälso- och Sjukvårdslagen 2010 har Väst Kom 2011-11-03 gjort en överenskommelse med Västra Götalandsregionen om samarbete och samordning av insatser till personer med psykisk funktionsnedsättning. Denna överenskommelse har sedan brutits ner till kommunal nivå och förslaget är en komplettering till hälso- och sjukvårdsavtalet. Med hjälp av en mall från Fyrbodal har en arbetsgrupp inom Sotenäs kommun arbetat fram ett förslag till lokalt avtal och en handlingsplan. Arbetsgruppen har bestått av chefer för Kommunens biståndsenhet, Individ- och familjeomsorg, Kommunens Hälsooch sjukvårdsenhet, Vårdcentralerna i kommunen, Capio Psykiatri AB och Kommunens socialpsykiatri. Avtalet är i sin tur ett av grundkraven för att få ta del av statliga stimulansmedel. Beslut om överenskommelse skall fattas på fullmäktigenivå före oktober månads utgång för att vara giltig. Föreliggande avtalsförslag kommer granskas av socialstyrelsen, därefter kan justeringar göras Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott beslutar att föreslå Kommunfullmäktige anta bilagda avtal efter eventuella justeringar utifrån socialstyrelsens granskning. Bilaga/Bilagor Avtalsförslag Förslag till Handlingsplan Kommunens lokala rutin för vårdplanering inom psykiatrin Rutin individuell samordningsplan Skickas till Förvaltningschef Enhetschef för: Hälso- och sjukvård, IFO, Biståndsenhet och Socialpsykiatri Datum 2013-05-22 Eva Haglund/Enhetschef socialpsykiatri Nina Roos/ Förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Enhetschef Telefon: 0523-66 45 97 E-post: eva.haglund@sotenas.se 2013-05-17 Tjänsteutlåtande Kommunfullmäktige Dnr ON 2013/44 Sida 2(2) Enhetschef Socialpsykiatri Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Antagen av. Lokal samverkan i Sotenäs Primärvård, Vuxenpsykiatri och Socialtjänst 1

Antagen av. Innehållsförteckning 1. Mall för lokal samverkan 3 1:1 Syfte med samverkansplanen 3 1:2 Ingående samverkansparter 3 1:3 Målgrupp 3 1:4 Avgränsning 3 1:5 Inventering av målgruppens behov 4 1:6 Implementering 4 1:7 Sekretess 4 1:8 Barnperspektiv 4 2. Parternas ansvarsområde 4 2:1 Processer/vårdkedjor som kräver samverkan 4 2:2 Regionen 5 2:2:1 Primärvårdens ansvar 5 2:2.2 Den Regionala psykiatrins ansvar 6 sluten- och öppenvård: 2:3 Kommunens ansvar 7 3. Övriga aktörer 8 4. Samverkan - övergripande på lokal nivå 9 4:1 Lokal samverkansgrupp 9 4:2 Handlingsplan 9 5. Samverkan - individnivå 5:1 Sekretess 10 5:2 Vårdplanering 10 5:3 Gemensamt ansvar 10 5:4 Tvister 11 5:5 Avvikelser 11 6. Överenskommelse löptid 11 7. Uppföljning 11 8. Referenser 12 Bilagor Begreppsdefinition 13 Handlingsplan 15 2

Antagen av. 1. Lokal samverkan i Sotenäs 1:1 Syfte med samverkansplanen Att tydliggöra ansvarsområden hos de berörda samverkansparterna. För att på bästa sätt kunna tillgodose målgruppens behov. De lokala samverkansparterna ska besluta om gemensamma åtaganden och hur samverkan kring målgruppen kan utvecklas i närområdet. 1:2 Ingående samverkansparter Samverkansplanen avser samverkan mellan Sotenäs kommun, Västra Götalands primärvård (Sotenäs respektive Kungshamns vårdcentraler), NUsjukvården (vuxenpsykiatrin) samt Capio psykiatri Munkedal/Sotenäs. Parternas interna samverkansfördelning regleras ej i detta dokument. 1:3 Målgrupp Alla vuxna personer, över 18 år, som på grund av psykisk ohälsa, psykisk sjukdom, skadligt bruk av alkohol och andra psykoaktiva droger, missbruk eller beroende har en funktionsnedsättning, eventuellt i kombination med social problematik och som har behov av samordnade insatser från ovanstående huvudmän. (Begreppsdefinition se bilaga) Barn och ungdomar, som lever med en vuxen som har en psykisk funktionsnedsättning, allvarlig sjukdom eller skada, har missbruk eller avlider. Det finns ingen övre åldersgräns för att ingå i målgruppen. Psykisk sjukdom, ohälsa Funktionsnedsättning? Social Problematik/ missbruk 1:4 Avgränsning I samverkansplanen regleras inte överenskommelse gällande barn under 18 år som är aktuella inom barnpsykiatrin (BUP). Denna samverkan skall ske enligt Västbus riktlinjer. 3

Antagen av. 1:5 Inventering av målgruppens behov Varje samverkanspart gör en årlig inventering kring målgruppen och får kännedom om målgruppens behov. Utifrån inventeringen görs särskilda prioriteringar. 1:6 Implementering Varje samverkanspart har ansvar för att göra planen känd för alla som arbetar med målgruppen via intranät, ledningssystem och personalmöte. 1:8. Barnperspektiv De verksamheter som bedrivs enligt HSL och SoL har ett särskilt ansvar att beakta barns rättigheter och särskilda behov. (HSL, 2 f,)(3 kap 5 SoL), (5 kap 1, SoL) 2. Parternas ansvarsområde 2:1 Processer/vårdkedjor som kräver samverkan De processer som berör personer med psykisk ohälsa/sjukdom och/eller funktionsnedsättningar är många och omfattande. Dessa processer kräver en omfattande samverkan och en anpassning till målgruppers olika behov. I vissa delar är ansvaret tydligt, men varje process rymmer gränssnitt där samverkan är av största vikt. 1. Hälsofrämjande/förebyggande insatser Befolkningsinriktat arbete (t ex kunskapsspridning). 2. Vägen till vård och stöd -Vårdplanering och biståndsbedömning. -Vägen till vård vid akuta behov (kända och okända patienter). -Vägen till vård vid planerade insatser. -Vägen till vård vid tvångsomhändertagande. 3. Utrednings-, behandlings- o rehabiliteringsprocesser vid psykisk ohälsa/ sjukdom -Tidig upptäckt av psykisk ohälsa (primärvården och IFO är nyckelaktörer). -Akuta insatser (psykiatri/somatik, VCT, sjukhus). -Slutenvård, institutionsvård (länspsykiatri, privata behandlingshem). -Poliklinisk behandling i öppenvård (dagsjukvård, mottagningsverksamhet i primärvård och specialistpsykiatri samt råd och stöd vid missbruksvård via kommunen). -Vård i hemmet (primärvård, kommun, spec.psykiatri). 4. Vägen tillbaka från vården till vardagen -Utskrivnings-/ utslussningsprocess en 5. Processer för att uppnå egenmakt och självtillit i sin vardag -Stöd i ordinärt boende, särskilt boende, socialt stöd 6. Processer för att känna delaktighet i samhället -Arbetslivsinriktad rehabilitering -Sysselsättning. 4

Antagen av. 2:2 Regionen Fördelningen av ansvaret mellan primärvård och specialistpsykiatrisk vård för personer med psykisk ohälsa resp. psykisk sjukdom regleras i överenskommelse mellan vårdgivarna i dokument "Vertikal prioritering" (se referensförteckning). Denna fördelning avser även personer med missbruk/beroende och samtidigt psykisk ohälsa/sjukdom. 2:2:1 Primärvårdens ansvar Lag: HSL Primärvårdens ansvarar för akut och planerad vård inom det allmänmedicinska kompetensområdet. Ansvaret omfattar insatser av läkare, sjuksköterska, sjukgymnast, arbetsterapeut och kurator/psykolog. Primärvårdens åtagande gäller barn, ungdomar och vuxna med psykisk ohälsa, sjukdom och funktionshinder som inte behöver vuxenpsykiatrisk eller barn- och ungdomspsykiatrisk specialistkompetens. Vårdgivaren har ansvar för riskbruk, missbruk/skadligt bruk och beroende. Uppdraget omfattar tidig upptäckt och kort rådgivning/motiverande samtal, behandling av lindriga former av ospecifik alkoholabstinens som kan behandlas i öppenvård och som inte kräver specialistpsykiatrins insatser. Medicinsk behandling av alkoholmissbruk/skadligt bruk samt behandling av somatiska åkommor som är relaterade till missbruk/beroende och som inte kräver specialistvård ingår i uppdraget. Diagnostik och behandling ska ske i samverkan mellan olika yrkeskategorier och medicinska, psykologiska och sociala aspekter ska beaktas i vården. Basal funktionsbedömning ska kunna utföras. Individuella vårdplaner ska upprättas vid behov, då insatser ges från flera vårdgivare. Psykoterapeutiska behandlingar av korttidskaraktär ska erbjudas vid behov i enlighet med nationella/regionala riktlinjer. Primärvården i Sotenäs kommun omfattar Närhälsan Kungshamn Vårdcentral och Sotenäs Vårdcentral. Båda vårdcentralerna tillhandahåller läkar-, distriktssköterske-, samtals-, provtagnings- och fotvårdsmottagning. BVC är förlagd till Familjecentralen Fyren i Hunnebostrand. Här samverkar vårdcentralerna och kommunen. En Sotenäsbo kan vara listad på vilken Vårdcentral som helst inom Västra Götalandsregionen och det är den enheten som då har vårdansvaret för individen. Utanför vårdvalssystemet finns inom primärvården enheterna Närhälsan sotenäs rehab, Barnmorskemottagningen i Sotenäs och Ungdomsmottagningen i Sotenäs. Primärvårdens arbetsterapeutiska insatser utförs av Sotenäs Kommuns rehabenhet. Primärvårdens rehabteam för Norra Bohuslän finns lokaliserat på Vårdcentralen i Munkedal. 5

Antagen av. 2:2:2 Den regionala psykiatrins ansvar - sluten- och öppenvård Lagar: HSL, L PT och LRV samt öppen psykiatrisk tvångsvård/öppen rättspsykiatrisk vård NU-sjukvården/Område vuxenpsykiatri; sluten och öppen vård ansvarar för specialistinsatser och har enligt HSL ansvar att medicinskt förebygga, utreda och behandla psykiska sjukdomar och skador. Detta innebär t ex att psykiatrin har ansvar för specialistpsykiatrisk vård och behandling även då det finns ett missbruk. Den psykiatriska slutenvården omfattar område Vuxenpsykiatri, NUsjukvården och den psykiatriska slutenvårdskliniken består av allmänpsykiatriska avdelningar på Näl: Avdelning 47 där uppdraget är akut vård och behandling av abstinenstillstånd, avdelning 57 0ch 67 som sköter akut vård och behandling av diagnosgruppen emotionellt instabil personlighetsstörning samt avdelning 64 där personer med svåra depressionstillstånd, affektiva sjukdomar samt ätstörningar får akut vård och behandling. På Brinkåsen i Vänersborg bedrivs akut psykosvård med inriktning mot schizofreniforma psykoser, avdelning 95 och 96 Avdelning 70 på Uddevalla sjukhus har uppdrag att behandla och vårda akuta psykiatriska tillstånd och sjukdomar för personer över 65 år med behov av psykiatrisk heldygnsvård. Vid platsbrist kan samtliga tillstånd vårdas på annan avdelning Slutligen finns på Brinkåsen i Vänersborg rättspsykiatriska avdelningar 91, 92, 93 och 94 där uppdraget är att vårda personer som begått brott under inverkan av psykisk sjukdom och är dömda till vård. Den psykiatriska öppenvården, Capio psykiatri Munkedal/Sotenäs, är basen i specialistpsykiatrin för kommunens invånare. Huvudmottagningen är belägen i Munkedal och det finns även en filial belägen i Hunnebostrand som är bemannad 2,5 dagar per vecka. Intentionen är att personer med psykisk ohälsa/sjukdom skall få sin vård och behandling i sin närmiljö, så att slutenvårdsvistelse i möjligaste mån kan undvikas. Det bedrivs en evidensbaserad psykiatrisk vård, som bygger på en helhetssyn och som innehåller medicinska, psykologiska och sociala insatser. Yrkesgrupper som är verksamma vid enheten är läkare med specialistkompetens i psykiatri, psykolog, psykiatrisjuksköterska, arbetsterapeut och skötare. Ansvarsområden i verksamheten är schizofreni och andra psykossjukdomar, bipolära syndrom, djupa depressioner, missbruk och beroende i kombination med psykisk sjukdom som hör till specialistpsykiatrins ansvarsområde, personlighetsstörning, ätstörningar på basnivå, neuropsykiatrisk sjukdom på 6

Antagen av. basnivå (utredning och behandling) samt behandlingsansvar vid Öppen psykiatrisk tvångsvård (ÖPT). Verksamheten arbetar med diagnostik och utredning, behandling och planering, krisintervention, omvårdnad, rehabilitering, habilitering samt bedömning av tvångsvård. Dessutom finns verksamheten Mobil psykiatri att tillgå den tid på dygnet då mottagningen är stängd. Funktionen bemannas av sjuksköterska och skötare som utför akuta och planerade hembesök vid behov. Möjlighet att nå personal per telefon finns dygnet runt. Mobil psykiatri har som arbetsfält Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner. 2:3 Kommunen Lagar: SoL, LSS, LVM, LVU och HSL Kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar för människor med olika funktionsnedsättningar. Kommunstyrelsen ska arbeta för att människor boende i kommunen, som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter svårigheter i sin vardag, får möjlighet att vara delaktig i samhällets gemenskap och leva som andra. Kommunstyrelsen ska medverka till att den enskilde får bo på ett sätt som överensstämmer efter hans behov av särskilt stöd och service samt få en meningsfull sysselsättning. Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd för sin försörjning och sin livsföring i övrigt (Socialtjänstlagen). Den som omfattas av personkrets enligt Lagen om stöd och service och som ej har fått sina behov av stöd och service tillgodosedda har rätt till stöd enligt denna lagstiftning till de insatser som anges under 9 2-10. Omsorgsförvaltningen i Sotenäs kommun är organiserad under kommunstyrelsen och dess omsorgs- och socialutskott och myndighetsutskott. Den omfattar Äldreomsorgen, Individ- och familjeomsorgen, Sjuksköterskeenhet, Kommunrehab, LSS-verksamhet, Socialpsykiatri, Arbetslivsenhet, Biståndsenhet, Färdtjänst, Avgifter, Anhörigstöd, Budget- och skuldrådgivning Kommunen har enligt Hälso- och Sjukvårds Lagen, ett hälso- och sjukvårdsansvar som omfattar de personer som bor i eget boende och är inskrivna i hemsjukvården, i de särskilda boendeformerna och de som är i biståndsbedömd dagverksamhet samt daglig verksamhet enligt LSS. Ansvaret omfattar insatser till och med sjuksköterske- arbetsterapeut- och sjukgymnastnivå. Insatserna omfattar omvårdnad utifrån sjuksköterskans kompetensnivå samt habiliterings- och rehabiliteringsinsatser på basnivå. Socialtjänsten Kommunens stöd och hjälp till sina medborgare förknippas ofta med begreppet socialtjänst som är en samlad benämning på den service, omvårdnad, ekonomisk hjälp, särskilda boenden och sysselsättning som samhället ger för att stödja och hjälpa enskilda, familjer och grupper. 7

Antagen av. Kommunen har ett särskilt ansvar för människor som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter betydande svårigheter i sin livsföring. Alla insatser föregås av en utredning där rätten till bistånd prövas. Boendestödet och det socialpsykriska boendet har i uppdrag att ge den enskilde stöd och hjälp i det egna hemmet samt stöd i att komma ut i samhället. Den enskilde ska ges förutsättningar att delta i samhällslivet och att leva ett så normalt liv som möjligt. Dagverksamheten inom socialpsykiatrin har syfte att arbeta med social träning, ge förutsättningar för gemenskap och förutsättningar för den enskilde att utveckla ett självständigt liv i gemenskap med andra. Den ger också förutsättningar för meningsfull sysselsättning. I undantagsfall kan arbetsräning genomföras genom utflyttad dagverksamhet Individ- och familjeomsorgens (IFO), ansvarsområde är barn, ungdom, familjer och vuxna. Man handlägger försörjningsstöd, missbruksfrågor, placeringar, kontaktpersoner, familjerättsliga utredningar och samtal, stöd till brottsoffer och annat socialt stöd. Man handlägger också ärenden utifrån tvångslagstiftning, LVU och LVM. 3. Övriga aktörer Samverkansplanen omfattar inte övriga aktörer som samverkanspart i överenskommelsen men skall ses som viktiga aktörer på såväl generell nivå som individuell nivå. Patienter/brukare med anhörig/närstående och dess organisationer Patienter/brukare och anhöriga är med sin kunskap och erfarenhet viktiga för utveckling av vård och stödinsatser. (5 kap. 10 SoL). Ett särskilt ansvar åvilar de olika huvudmännen när det gäller stödet till barn som anhöriga till patienten/brukaren, Enskilda och privata aktörer Överenskommelserna ska omfatta även de personer som vårdas av enskilda aktörer som kommuner och landsting har slutit avtal med (3 HSL och 2 kap. 5 SoL (prop. 2008/09:193 s. 16)). Kriminalvård Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Linus och Lina Överförmyndarenheten Övriga grupper kan tillkomma 8

Antagen av.. 4. Samverkan - övergripande på lokal nivå För att främja samverkan ska det finnas en lokal struktur, samverkansgrupp, för samverkan mellan parterna (kommun, specialistsjukvård och primärvård). Den lokala samverkansgruppen ska kontinuerligt möta brukarföreträdare såsom lokala handikappråd osv. Vid behov bör den lokala samverkansgruppen föra dialog med andra huvudmän som kriminalvård, försäkringskassan och arbetsförmedlingen. Den lokala samverkansgruppen ska vidare genomföra gemensamma inventeringar kring målgruppens behov för att ha som underlag för verksamhets- och resursplanering och utarbeta en gemensam plan, inkl. rutiner för hur arbetet ska utvecklas enligt denna överenskommelse. 4:1 Lokal samverkansgrupp På övergripande nivå innebär samverkan mellan verksamheterna ett stöd för utveckling av verksamheternas processer och organisation samt nätverket för samverkan inom psykiatriverksamheterna och socialtjänsten. Parterna i samverkansgruppen är chefer från Individ och familjeomsorgen, Kommunens hälso- och sjukvård, Socialpsykiatri och biståndsenhet från Sotenäs kommun. Vidare chef för Capio psykiatri Munkedal/Sotenäs/Lysekil, Västra Götalandsregionens Primärvård (Sotenäs vårdcentral och Närhälsan Kungshamn Vårdcentralen, och Närhälsan Sotenäs rehab. Gruppen träffas vid tre tillfällen per år. Enhetschef för Socialpsykiatrin är sammankallande. Ytterligare möten kan bli aktuella vid behov. Vid ett tillfälle per år bjuds brukarorganisationerna in till andra mötet under året. Representanter för brukarorganisationerna kan också adjungeras till arbetsgrupper. Västra Götalandsregionens slutenvård och andra aktörer bjuds in vid behov. Gruppens syfte är att utveckla samverkan, diskutera hur avtalet följs samt lösa samverkansfrågor som inte fungerar 4:2 Handlingsplan För att tydliggöra samverkan på ett konkret och praktiskt sätt ska parterna tillsammans upprätta en handlingsplan/utvecklingsplan med prioriterade samverkansområden med utgångspunkt i genomförd behovsinventering. Dessa dokument skall innehålla konkreta, planerade insatser med en tydlig struktur för vad som skall göras, när det skall vara genomfört och vem som är ansvarig. Handlingsplanen/utvecklingsplanen skall följas upp och utvärderas regelbundet. 9

Antagen av. 5. Samverkan - individnivå På individnivå innebär samverkan att berörda parter upprätthåller en helhetssyn kring den enskildes behov och att alla parter individanpassar insatserna för att nå bästa resultat. Grunden i samverkan runt den enskilde är den individuella samordningsplanen. Det finns också en handläggargrupp som består av representanter på handläggarnivå från IFO, socialpsykiatri, arbetsförmedlingen, arbetsförmedlingen rehabilitering, försäkringskassan, primärvården och psykiatriska öppenvårdsmottagningen. Målet är att hitta den optimala rehabiliteringsvägen mot arbetslinjen. 5:1 Sekretess Sekretesslagstiftningen skall följas i allt samarbete. Den enskilde måste ge tillåtelse och skall så långt det är möjligt delta när utbyte av information sker. Den enskilde skall ge medgivande till sekretesslättnad men detta medgivande gäller bara för det givna tillfället t.ex. i samband med pågående vård/behandling. (25 kap 1, 26 kap 1 Offentlighets och sekretesslagen) Undantag från sekretesslagen finns i samband med vård enligt psykiatrisk tvångsvård, LVU och LVM. Undantag från sekretesslagen gäller även i de fall ärendet rör minderårig och anmälningsplikten träder in. (14 kap 1 SoL) 5:2 Vårdplanering En vårdplanering kan genomföras utifrån olika regelverk och skall fungera som ett processinriktat arbete med en tydlig struktur för form, innehåll och ansvar. (Se Riktlinje för samarbete och samordning, Vårdplanering, Överenskommelse mellan VG-region och VästKom om samarbete och samordning för personer med psykisk funktionsnedsättning). Lokal rutin se bilaga. 5:3 Gemensamt ansvar Lagstiftningen anger respektive huvudmans verksamhets- och kostnadsansvar. I fall då lagen inte ger tydlig vägledning om ansvarsgränser ska frågan lösas genom samarbete och överenskommelser mellan huvudmännen. Den enskildes intressen får aldrig åsidosättas på grund av att skilda huvudmän har olika verksamhets- och kostnadsansvar. Personer med psykisk funktionsnedsättning med behov av insatser från flera huvudmän har rätt att få sina behov av skydd, stöd, vård och behandling, habilitering och rehabilitering allsidigt utredda och tillgodosedda utan oskäligt dröjsmål. Huvudmännen har ett gemensamt ansvar för detta. Individens behov av utredning eller behandling ska fullföljas utan dröjsmål även om kostnadsansvaret är oklart. Kostnadsfördelning vid placering skall vara klarlagt innan placeringen verkställs. Vid akuta placeringar senast fem dagar efter placering. 10

Antagen av. 5:3. Tvister Tvister som rör verksamhets- och kostnadsansvar på individnivå förutsätts lösas i linjeorganisationen. Tvister som inte kan lösas direkt av de inblandade ska anmälas till den lokala samverkansgruppen. En stående punkt på dagordningen. Frågor av principiell betydelse och som inte kan lösas på lokal nivå lyfts till de delregionala vårdsamverkansgrupperna för diskussion. (Överenskommelse mellan VG-region och VästKom om samarbete och samordning för personer med psykisk funktionsnedsättning). 5:4 Avvikelser I de fall då gällande styrdokument eller regelverk inte åtföljs eller då tvister inte kan lösas till alla parters belåtenhet skall avvikelserapport skrivas. Avvikelserapporter innebär ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete. Avvikelserapporter finns att hämta på Vårdsamverkan Fyrbodals hemsida. http://vardsamverkanfyrbodal.se/sv/vardsamverkan-fyrbodal/vi-arbetarmed/arkiv/2007/info--kom-samordnad-vardplanering/lokalt-fyrbodal/ 6. Överenskommelse löptid Denna överenskommelse gäller fr.o.m. den 2013 0101 till och med 2014 12 31 och följer därmed Vårdsamverkan Fyrbodals överenskommelse. Samverkansparterna ansvarar, var för sig, för att information ges kring verksamhetsförändringar som påverkar överenskommelsen. Om lagstiftning eller andra förhållanden förändras och påverkar överenskommelsen skall den snarast revideras. 7. Uppföljning Uppföljning av avtal, handlingsplan och dess utfall skall årligen genomföras inom ramen för samverkansgruppens arbete. Underskrift Dokumentet undertecknas av ansvariga / representanter för: - Sotenäs kommun.. - VG-regionen Sotenäs Vårdcentral..... - Capio Psykiatri AB 11

Antagen av. 8. Referenser - Förordning (1998:642) om verkställighet av frivårdspåföljder - Gemensamma överenskommelser om samarbete och gemensam individuell planering mellan hälso- och sjukvården och socialtjänsten, SKL:s cirkulär (SKL 2009:66) - Hälso- och sjukvårdsavtalet (2006-11-14) - Hälso- och sjukvårdslagen(1982:763) - Krav och kvalitetsbok, VG-regionen 2012 - Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård - Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS (1993:387) - Missbruksutredningen, (SOU 2011:35) Bättre insatser vid missbruk och beroende - Nationell psykiatrisamordning, (SOU 2006:100) Ambition och ansvar - Offentlighets och sekretesslagen (2009:400) - Regeringens prop. (2008/09:193) - Socialtjänstlagen (2001:453) - SOSFS (2005:27) - SOSFS (2006:11) - Vertikal prioritering inom psykiatrin, Västra Götalandsregionen Medicinska sektorsrådet psykiatri februari 2004, reviderat mars 2006 - Överenskommelse med Västkom om regiongemensam inriktning för nya rutiner för samordnad vårdplanering m.m. (2003-09-25) - Överenskommelse mellan VG-region och VästKom om samarbete och samordning för personer med psykisk funktionsnedsättning, (2011-12-06) - Överenskommelse utskrivningsklara patienter (2006-11-28) BILAGA 12

Antagen av. Mall för lokal samverkan i Fyrbodal Primärvård, Vuxenpsykiatri och Socialtjänst Begreppsdefinition Psykisk ohälsa och psykisk sjukdom Psykisk ohälsa förekommer med olika svårighetsgrad. Skador, tillstånd eller sjukdom kan vara av bestående eller övergående natur. Under vissa perioder kan personen fungera och under andra perioder har personen svårt att klara sitt dagliga liv. Begreppet psykisk sjukdom används för de inom psykiatrin allvarligaste sjukdomstillstånden. Vid psykisk sjukdom framträder symtom eller sjukdomstecken som kan identifieras genom gemensamma diagnossystem för psykiska sjukdomar som DSM-IV eller ICD10. En psykisk sjukdom kan innebära att man har behov av psykiatrisk vård, periodvis eller varaktigt. En psykisk sjukdom kan också leda till en funktionsnedsättning, men det behöver inte alltid vara så. Många lär sig att hantera och leva med sina sjukdomssymtom. Man kan skilja på sjukdomstillstånd och kristillstånd. En kris är en mer tillfällig och förståelig reaktion på en livssituation. Ett kristillstånd kan ibland vara så starkt att det får sjukdomskaraktär när reaktionen inte står i en rimlig proportion till det som utlöste den. Riskbruk, missbruk/skadligt bruk och beroende För identifiering av alkoholproblem (riskkonsumtion, skadlig konsumtion eller beroende) används frågeformuläret AUDIT (Alcohol Use Disorders Identification Test). För identifiering av narkotikaproblem används DUDIT (Drug Use Disorders Identification Test). Ett annat diagnosinstrument för att bedöma skadligt bruk (missbruk) och beroende av alkohol och andra psykoaktiva droger är ADDIS-intervjun (Alkohol Drog Diagnos Instrument) som ger stöd för en klinisk diagnos enligt ICD-10 och DSM-IV. Enligt ICD-10:s kriterier för skadligt bruk och beroende gäller följande definitioner: Skadligt bruk innebär fortsatt användning trots uppenbara negativa konsekvenser. Beroende innebär en stark önskan eller känsla av tvång att ta drogen. Svårigheter med att kontrollera användningen, tidpunkten, mängden eller avsluta. Fysiologiska abstinensbesvär eller bruk av drogen för att undvika abstinens. Toleransökning och växande försummelser av andra nöjen och intressen för att istället bruka drogen eller återhämtning efter användningen. Fortsatt användning av drogen trots uppenbara negativa konsekvenser, om vilka personen skall vara eller bör förväntas vara medveten. ASI (Addiction Severity Index), är en strukturerad kartläggningsintervju som innehåller frågor som är relevanta för en individs alkohol- och/eller 13

Antagen av. narkotikaanvändning. Intervjun täcker förutom frågor om alkohol- och narkotika även andra livsområden som arbete, fysisk och psykisk hälsa, socialt umgänge och rättsliga problem. Funktionsnedsättning En funktionsnedsättning kan uppstå till följd av skada/sjukdom eller av störning av fysiologiska såväl som psykologiska funktioner i kroppen. Även en tillsynes mindre allvarlig sjukdom/skada kan innebära en omfattande funktionsnedsättning med betydande svårigheter för den enskilde personen i den dagliga livsföringen. Funktionsnedsättningen kan få konsekvenser för individen som begränsar individens förmåga att utföra aktiviteter och vara delaktig t ex inlärningsförmåga, tillämpa kunskap, kommunicera, röra sig/förflytta sig, klara sin personliga hygien, utföra hushållsgöromål och att klara mellanmänskliga kontakter. Funktionshinder Begreppet funktionshinder beskriver mötet mellan människor med funktionsnedsättning och omgivningen. Omgivningen utgörs av fysiska, sociala och attitydmässiga delar, t ex produkter, teknologi, naturmiljö, mänskligt skapade miljöförändringar, personligt stöd och relationer, attityder och värderingar, service och tjänster, policy mm. Begreppet fäster uppmärksamhet på brister i miljön och i samhället som hindrar människor med funktionsnedsättning från att delta på lika villkor. Det är nödvändigt att ta hänsyn till både individens behov och samhällets brister. BILAGA Mall för lokal samverkan i Fyrbodal Primärvård, Vuxenpsykiatri och Socialtjänst 14

Antagen av. Lokal samverkan i Sotenäs kommun - Handlingsplan för 2013 Aktivitet Syfte Tidplan Ansvarig Att planera Planeringsdag 2012, ny handlingsplan för 2013 Stödja verksamheterna med nulägesbeskrivningar, underlag för planering och kunskapsutveckling Att genomföra att följa upp - att dra slutsatser - att förbättra Ta fram rutiner för information till barn till psykiskt sjuka Utbildning i Våld i nära relationer Informationsmaterial inom psykiatri Utbildning i MI Gemensam rutin för samordnad vårdplanering Utbildningsbevakning Gråzonsgrupp Att ge barnen kunskap om vart man kan vända sig för hjälp och stöd Öka kunskapen kring våld i nära relationer Plan för utbildningsinsatser. Information om IFO:s riktlinjer till alla i verksamheter i kommunen Broschyr med information kring vart man vänder sig för stöd vid psykisk ohälsa Att förbättra kunskapen kring bemötande och motiverande arbete med målgruppen Genomförande av KLARA hos alla huvudmän för ökad samordning Bevaka utbudet av utbildningar för att tillse önskvärd kompetensutveckling Att skapa samverkansforum kring enskilda ärenden av principiell karaktär där problem ej kunnat lösas på individnivå. 130225 Sammankallande Enhetschef Socialpsykiatri 2013 Enhetschef IFO och Capio AB Arbetsgrupp. Remiss till samverkansgrupp Dec 2013 Klart 130831 Enhetschef IFO för kommunens del. Övriga verksamheter respektive Chef. Chef Kungshamns vårdcentral Största delen av Redan tillgodosett personalen inom samtliga berörda verksamheter har detta. 2013 Chef Capio AB Ständigt pågående Samverkansgruppen tar upp denna punkt vid varje möte Berörda parter kallas till möten vid behov Samtliga huvudmän Samtliga deltagare Brukarorganisationernas delaktighet RSMH och IFS har tagit del av överenskommelse och handlingsplan. De yttrade sig positivt till den. 130521 15

Datum: 2013-06-20 Rutin för vårdplanering av VPL-team psykiatri Mål för vårdplanering En samlad vårdplanering för att vårdtagaren/patienten skall få optimala insatser utifrån individuella behov och egna resurser. Detta sker genom att samverka mellan olika lagrum och i utnyttjandet av befintliga resurser. Deltagare i teamet Ordinarie deltagare: Psykiatrisjuksköterska Vid behov kallas: Ansvarsområden Biståndshandläggare Sjuksköterska Socialsekreterare Enhetschef psykiatri Arbetsterapeut/ Sjukgymnast Biståndshandläggare, Enhetschef för psyk. Socialsekreterare, Arbetsterapeut, Sjukgymnast. Bevakar meddelanden om in- och utskrivning, vårdplanering Kontaktperson mot länssjukvården Meddelar övriga teamet att det blir vårdplanering Meddelar datum för teamträff inför vårdplanering Informerar sig om patienten/kontaktorsak God man Informerar regionen om att vårdplan ska finnas klar vid vårdplaneringstillfället Samlar information om patienten från vårdavdelningen Kontaktar primärvårdens psykiatrimottagning om tidigare patientkontakt och ev deltagande i vårdplanering. Kontakt med Kommunrehab v b och ev deltagande i vårdplan. Kartlägger ev missbruk. Informerar sig om personens/patientens tidigare kontakter med Ifo Ev hot- och våldshandlingar Bostad, ev kontakt med Sotenäsbostäder Ekonomi Tidigare och nuvarande situation, boende, familjesituation och Kontaktperson Tidigare kontakter med patienten Nuvarande behov Teamträff Inför vårdplanering kontaktar biståndshandläggare övriga teamet om behov av teamträff, annars telefonkontakt. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-06-20 Vårdplanering Vid vårdplaneringen förs anteckningar om följande: Närvarande vid vårdplaneringen Patientens diagnos och orsak till inläggning/inkomststatus Vidtagna åtgärder/behandlingar Medicinering Observationer/tidiga tecken på försämring inkl åtgärder att vidta Framtida mål/behov t ex God man Vårdplan Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

2012-12-18 RUTINER Individuell samordningsplan Individuell samordningsplan (enligt SOSFS 2008:20) upprättas när en person har stort och långvarigt behov av rehabilitering och habilitering. En individuell samordningsplan bör också upprättas när en person har kontakter med flera olika myndigheter, personalgrupper och/eller närstående och den enskilde önskar detta. Syftet med planen är att insatserna från olika huvudmän samordnas och att den enskildes behov skall tillgodoses. Erbjudande om individuell samordningsplan och övervägande som leder till att erbjudande inte ges skall dokumenteras. Det är viktigt att visa respekt för varandras professioner och att ingen av huvudmännen ger förhoppningar och lösningsförslag för annan huvudmans räkning. Samverkansplanen ersätter inte genomförandeplanen enligt Socialtjänstlagen

Målgrupp När ska samordning erbjudas? Personer med psykiatrisk funktionsnedsättning och behov av omfattande och långvariga samtidiga re-/habiliteringsinsatser från olika huvudmän (hälso- och sjukvård, socialtjänst, LSS, tandvård) samt personer med andra samordningsbehov. När den enskilde har flera olika insatser från olika huvudmän och det bedöms kunna vara ett stöd för den enskilde. Vem kallar till samordningsträff Hur kalla Den personal som uppmärksammar den enskildes behov kallar efter samtycke av den enskilde. Samordning kan också initieras av den enskilde, vårdnadshavare eller annan företrädare. Den kan även föreslås av närstående. Kallelse per telefon eller skriftlig kallelse (se billaga) senast tre veckor före utsatt möte. Vilka deltar vid ett samordningsmöte? Den enskilde bestämmer vilka representanter Han/hon vill skall närvara på mötet. Det är viktigt att de som behövs för att genomföra beslutade insatser kallas. Alla är skyldiga att delta, alternativt sända ersättare och om starka skäl föreligger kan det fungera med skriftlig information. Vem kan vara samordnare? Dokumentation Mötets genomförande Samordnaren utses i samråd med den enskilde, lämpligen vid det första samordningsmötet. Samordnaren skall ingå i någon av de ingående huvudmännens verksamhet. Den enskilde äger originalet av planen. En kopia ska tillföras dokumentationen för de verksamheter som deltar i samordningen. Respektive verksamhet dokumenterar enligt gällande lagstiftning. * Mötet börjar med att alla presenterar sig. * Samordnare utses vid första mötet. Denne håller i mötet * En personal som för anteckningar utses. * Samtycke till sekretesslättnad skrivs under om det inte finns. * Uppföljning och utvärdering av senaste mötet och insatserna * En lägesbeskrivning görs av den enskilde och övriga deltagarna * Den enskilde beskriver sina behov, mål och delmål och personalen är vid behov behjälplig med utformandet. * Den enskilde dokumenterar om möjligt behov, mål och delmål. * Insatserna beskrivs detaljerat, vilka, när, hur, datum, tid, veckodagar * Tid för nytt möte bokas

Kallelse till samordningsmöte Samordningen gäller: Namn Personnummer Adress Telefon Datum och tid Plats Kallade Namn /Befattning/Roll/Organisation..... Övrigt Sammankallande Namn/ Befattning/Roll/Organisation Telefon/ Mobil Fax Mailadress

Samordningsplan Samordningen gäller Namn Personnummer Adress Telefon Samordningsansvarig: Namn, telefon, mailadress, faxnr Närvarande Namn Titel/Verksamhet/Relation Datum för upprättande av samordningsplan... Jag ger mitt samtycke till samarbete och informationsutbyte mellan dem som medverkat i denna plan, ovan namngivna personer. Samtycket gäller till dess mitt behov tillgodosetts från samtliga inblandade parter, dock längst till och med ett år efter upprättad samordningsplan. Samtycket kan återkallas med omedelbar verkan Ort och datum: Underskrift: Namnförtydligande:

Utgångspunkt för samordningen Den enskildes: Förutsättningar och intressen............ Behov......... Mål......... Delmål......... Kontakter utöver mötesdeltagarna.........

Nuvarande och vid mötet beslutade insatser (Vilka, när, hur, datum, tid, veckodag, plats etc) Insats Beslutad tidsperiod Ansvarig Insats Beslutad tidsperiod Ansvarig Insats Beslutad tidsperiod Ansvarig Insats Beslutad tidsperiod Ansvarig Annan viktig information/uppföljning/utvärdering Uppföljning och utvärdering (Hur det fungerat, datum, tid och plats för nästa möte)................... Underskrifter av samtliga deltagare........................

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-08-28 86-99 OSU 94 Dnr ON 2013/107 Internkontrollplan 2013 Syftet med internkontrollplanen är, enligt Reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige 2011-06-16, att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, vilket innebär att de med rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, avtal m.m. Enligt 8 ska varje nämnd årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Internkontrollplan ska minst innehålla: Genomförd riskbedömning (riskanalys) Vilka rutiner och kontrollmoment som ska följas upp Omfattningen på uppföljningen (frekvensen) Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen När uppföljningen ska rapporteras till nämnden Beslutsunderlag Utredarens tjänsteutlåtande 2013-05-17. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts förslag Kommunstyrelsen föreslås anta omsorgs- och socialutskottets förslag till internkontrollplan för egenkontroll och riskanalys inom Vård & Omsorg, Individ- och Familjeomsorg samt Arbetslivsenhet. Skickas till Kommunstyrelsen Förvaltningschef osu130828 Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 10(15)

Omsorgsförvaltning Utredare Amie Stobenius Telefon: 0523-66 47 29 E-post: amie.stobenius@sotenas.se 2013-07-19 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelse Dnr XX 2012/XX Sida 1(5) Internkontrollplan 2013 Bakgrund Syftet med internkontrollplanen är, enligt Reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige 2011-06-16, att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, vilket innebär att de med rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, avtal m.m. Enligt 8 ska varje nämnd årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Beskrivning av ärendet Internkontrollplan ska minst innehålla: Genomförd riskbedömning (riskanalys) Vilka rutiner och kontrollmoment som ska följas upp Omfattningen på uppföljningen (frekvensen) Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen När uppföljningen ska rapporteras till nämnden Riktlinjer och policydokument Kommunfullmäktige har fastställt ett antal övergripande policydokument och riktlinjer för styrning av den kommunala verksamheten. Styrdokumenten omfattar bland annat personalfrågor, ekonomistyrning, upphandling, övergripande verksamhetsfrågor etcetera. Det är viktigt att styrdokumenten anpassas och hålls aktuella över tiden. Kontroll av rutin, policy etcetera skall alltid göras av person som inte är ansvarig för den samma. Förvaltningar kan med fördel utföra internkontroll för varandra. Varje år lyfts en eller flera frågor upp som samtliga nämnder skall ha med i sin internkontrollplan. Nedan redovisas riskanalys för de två områden som samtliga nämnder ska ha med i sin internkontroll 2013. Kontroller: Varje nämnd skall inventera förekomsten av och kontrollera att de riktlinjer och policydokument som gäller för nämndens verksamhet är uppdaterade och relevanta. Saknas förteckning över aktuella dokument skall sådan upprättas. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltning Utredare Amie Stobenius Telefon: 0523-66 47 29 E-post: amie.stobenius@sotenas.se 2013-07-19 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelse Dnr XX 2012/XX Sida 2(5) Personalrekrytering För att kunna upprätthålla en bra verksamhet som är effektiv och kan ge bra service till kommunens innevånare behöver kommunen kunna behålla och rekrytera personal med rätt kompetens. Varje år börjar och slutar ett 60-tal personer sina anställningar inom Sotenäs kommun. Under senare år har det varit svårt att rekrytera vissa personalgrupper med specialkompetens. Kontroller: Varje nämnd skall kontrollera att man har tillräckliga rutiner och beredskap för att långsiktigt klara personalförsörjningen. Riskanalys och granskningsområden Framtagande av internkontrollplan skall föregås av en riskanalys som utifrån väsentlighet och risk visar varför aktuellt urval av kontroller är gjorda. Riskanalysen för nämndsspecifika kontroller skall ingå i internkontrollplanen som ska lämnas till kommunstyrelsen. Internkontroll skall inte enbart avse sådana regler och moment som innebär en ekonomisk risk. Det är viktigt att nämndernas internkontrollplaner även innefattar verksamhetsinriktade kontroller. Tillkommande granskningsområde Vid kommunstyrelsens behandling av förslag till anvisningar för intern kontroll 2013 beslutades om ett tillkommande granskningsområde avseende kommunens jämställdhetsarbete enligt följande: Nämnder och utskott skall tillse att ett jämställdhetsarbete utförs i samtliga förvaltningar i vår kommun för att säkerställa en jämlik service till våra kommuninvånare. Nämnder och utskott skall säkerställa genusperspektivet i framtida beslut. Konsekvensbeskrivning av ärendet Kommunfullmäktige har fastställt att samtliga nämnder/utskott under 2013 ska göra en översyn av sin långsiktiga personalförsörjning samt en översyn av förvaltningens samtliga riktlinjer och policydokument. Förutom ovan nämnda uppdrag ska varje nämnd/utskott upprätta en interkontrollplan där Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltning Utredare Amie Stobenius Telefon: 0523-66 47 29 E-post: amie.stobenius@sotenas.se 2013-07-19 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelse Dnr XX 2012/XX Sida 3(5) Omsorgsförvaltningens kontroll 2013 av personalrekrytering Det finns ingen gemensam antagen rutin eller beredskap för långsiktig personalförsörjning för omsorgsförvaltningen, hittills har man arbetat utifrån kommungemensamma dokument. Förvaltningen ska under 2013 påbörja arbetet med att upprätta rutin utifrån Kommunfullmäktiges krav. I samband med arbetet av upprättande av rutin bör en inventering inom samtliga verksamheter göras, för att se om det finns verksamhetsspecifika rutiner och beredskap för långsiktig personalförsörjning. I samband med att LOV infördes i Sotenäs kommun har Kommunfullmäktige beslutat att anställda i förvaltningen som vill starta eller arbeta i ett s.k. LOV-företag ges möjlighet till ett års tjänstledighet mot sedvanliga 6 månader. Omsorgsförvaltningens kontroll 2013 av riktlinjer och policydokument Förvaltningen har riktlinjer och policydokument för sina olika verksamhetsområden, vilka ska inventeras, uppdateras och förtecknas enlig Kommunfullmäktiges krav 2013 och utifrån antaget kvalitetsledningssystem. Förvaltningen saknar struktur och förteckning för samtliga dokument gällande policy, riktlinjer, rutiner och instruktioner. Förvaltningsövergripande rutin saknas för uppdatering. Ett omfattande arbete med utgångspunkt i kommunens Intranät ligger framför förvaltningen. Intranät ska utgöra struktur, förteckning och åtkomst av förvaltningens samliga dokument för anställda. När strukturarbetet är färdigställt ska samtliga dokument göras kända för verksamheterna. Anställda ska veta hur de får åtkomst till dokument för att säkerställa förvaltningens arbete. Internkontrollplan OSU Omsorgsförvaltningen har upprättat förslag till en interkontrollplan utifrån Kommunfullmäktiges skallkrav om innehållet i en plan, som bifogas som bilaga 1. Förutom fullmäktiges krav om kontroll av långsiktig personalförsörjning och förvaltningens riktlinjer och policydokument, föreslås att följande kontrolleras: Utbildningsnivå Verkställighet av beslut gällande Särskilt boende Har brukaren fått delegerad HSL-tid? Har brukaren fått beviljad SoL-insats? Har brukaren fått beviljad LSS-insats? Avvikelsehantering Lex Maria & Lex Sarah Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltning Utredare Amie Stobenius Telefon: 0523-66 47 29 E-post: amie.stobenius@sotenas.se 2013-07-19 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelse Dnr XX 2012/XX Sida 4(5) Kontroll av dokumentation och anställda som dokumenterar Mätbara kvalitetsmål i form av antal registrerade i Senior Alert, Palliativa registret och BPSD Har värdighetsgarantier för anhörigstöd och dagverksamhet höjt den enskildes livskvalitet? Hur upplever personer den remitterade aktiviteten på Arbetslivsenheten? Kontinuitet Förvaltningen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och anser att de flesta föreslagna kontrollpunkterna bör vara återkommande i internkontrollplanen kommande år. Det ska även finnas möjlighet till utökning eller förändring av kontrollpunkter. Ekonomi Internkontroll sker inom befintlig ram Regelverk Reglemente för internkontroll 8 Programförklaring & mål Antagen gemensam värdegrund Antagna kvalitetsgarantier Antagna värdighetsgarantier Vård och omsorg grundad på trygghet och respekt Invånare i Sotenäs kommun med funktionshinder ska kunna leva ett tryggt, samhällsintegrerat och självständigt liv Medborgarperspektiv Internkontrollplanen ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet Att antagna kvalitetsgarantier och värdighetsgarantier säkerställs Förvaltningens förslag till beslut Anta föreslagna internkontrollplan för egenkontroll och riskanalys inom Vård & Omsorg, Individ- och Familjeomsorg samt Arbetslivsenhet. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltning Utredare Amie Stobenius Telefon: 0523-66 47 29 E-post: amie.stobenius@sotenas.se 2013-07-19 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelse Dnr XX 2012/XX Sida 5(5) Föreslå Kommunstyrelsen att anta Omsorgs- och socialutskottets förslag till internkontrollplan för egenkontroll och riskanalys inom Vård & Omsorg, Individ- och Familjeomsorg samt Arbetslivsenhet. Bilaga/Bilagor 1) Förslag till Internkontrollplan för OSU, inkluderat KS fastställda kontroller för år 2013. 2) Risk- och sannolikhetsanalys av föreslagna kontroller Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Förvaltningschef Nina Roos Datum 2013-07-19 Namn Amie Stobenius Titel Utredare Namn Nina Roos Förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-07-19 Förslag till internkontrollplan Omsorgs- och socialutskott 2013 (bil.1) Rutin/System Kontrollmoment Metod Ansvarig Frekvens Risk Rapport till 1 Kvalitetsperspektiv/ Policydokument och riktlinjer 2 Kvalitetsperspektiv/ Långsiktig personalförsörjning 3 Arbetsgivarperspektiv/ Utbildningsnivå 4 Kvalitetsperspektiv/ Loggar Kontroll av förekomst, relevans och förteckning Kontroll av rutiner och beredskap för långsiktig personalförsörjning Kontroll av utbildningsnivå för anställda i Omsorgsförvaltningen Kontroll av dokumentation och anställda som dokumenterar Inventera, förteckna och uppdatera dokument. Egenkontroll Inventera och upprätta dokument. Genusperspektivet ska beaktas Egenkontroll Mäta nivån utifrån mål /indikatorer i politiskt planeringsdokument. Urval görs av verksamhetsområde Egenkontroll Kontroll av minst 30 personliga användare i verksamhetssystemet Magna Cura. Egenkontroll Förvaltningschef Utredare Förvaltningschef Förvaltningschef Systemadmin. Enhetschef 2013 Löpande Stor OSU Ks 2013 Stor OSU Ks 1 gång/år Liten OSU 1 gång/år Liten OSU Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Rutin/System Kontrollmoment Metod Ansvarig Frekvens Risk Rapport till 5 Kvalitetsperspektiv/ Mätbara kvalitetsmål Antal registrerade i Senior Alert, Palliativa registret och BPSD Registrering och uppföljning samt sammanställning. Egenkontroll Med.ansv. ssk 1 gång/år Liten OSU Datum: 2013-07-19 6 Finansiellt perspektiv/ Resursanalys Verkställighet av Säbobeslut Uppföljning av versktällda beslut Riskanalys Enhetschef 1 gång/år Liten OSU 7 Kvalitetsperspektiv/ HSL 8 Kvalitetsperspektiv/ SoL 9 Kvalitetsperspektiv/ LSS Har brukaren fått delegerad HSL-tid? Har brukaren fått beviljad SoL-insats? Insatsområde: Hemtjänst IFO Socialpsykiatri Har brukaren fått beviljad LSS-insats? Granskning och stickprovskontroll av minst 20 ärende inom hemtjänst/socialpsykiatri. Fördelat på samtliga utförare. Riskanalys Granskning, stickprovskontroll av minst 10 ärende för respektive verksamhet. Samtliga utförare av hemtjänst ska granskas. Riskanalys Granskning, stickprovskontroll av minst 10 ärende. Urval görs av verksamhetsområde Riskanalys Med.ansv.ssk 1 gång/år Liten OSU Enhetschef 1 gång/år Liten OSU Enhetschef 1 gång/år Liten OSU Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Datum: 2013-07-19 Rutin/System Kontrollmoment Metod Ansvarig Frekvens Risk Rapport till 10 Kvalitetsperspektiv/ Avvikelsehantering Lex Maria (LM) Lex Sarah (LS) Uppföljning av LS, LM. Avvikelser och förbättringsarbete Granskning av samtliga avvikelser LM, LS 50 anställda tillfrågas om kännedom av lagarna LM & LS Riskanalys Förvaltnings chef utser 1 gång/år Stor OSU 11 Kvalitetsperspektiv/ Värdighetsgarantier 12 Kvalitetsperspektiv/ ALE Har värdighetsgarantier för anhörigstöd och dagverksamhet höjt den enskildes livskvalitet? Hur upplever personer som remitteras till ALE aktiviteten? Dialog/intervju med minst 10 personer som beviljats avlösning och/eller dagverksamhet. Sammanställning av resultat. Synpunktshantering Dialog /intervju med minst 10 personer som remitterats till ALE. Sammanställning av resultat. Synpunktshantering Förvaltnings chef utser Förvaltnings chef utser 1 gång/år Stor OSU 1 gång/år Stor OSU Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Risk- och sannolikhetsanalys Internkontrollplan 2013 Datum: 130719 Riskområde: Egenkontroll Händelse (risk) Orsak Konsekvens Sannolikhet/ risk 1 Förvaltningen har ingen rutin för struktur av dokument och uppdatering. Förteckning saknas Kontroll av riktlinjer & policydokument utifrån KF:s skallkrav, Internkontroll 2013. Ett omfattande struktur- och uppdateringsarbete bör göras. Förteckning måste upprättas. Implementering av åtkomst via Intranet till samtliga anställda. Riskreducerande åtgärder Genomför strukturförändring av åtkomst av dokument Upprätta rutin för uppdatering av förvaltningens samtliga riktlinjer och rutiner. Gör löpande uppföljningar, minst 1 ggr/år 2 Förvaltningen har ingen egen rutin och beredskap för långsiktig personalförsörjning 3 Risk att anställdas utbildningsnivå sjunker med anledning av svårigheter att rekrytera. Kontroll av rutin & beredskap för långsiktig personalförsörjning utifrån KF:s skallkrav, Internkontroll 2013. Kontroll av utbildningsnivå utifrån det politiska planeringsdokumentets mål/indikatorer. Rutin och beredskap ska upprättas för hur förvaltningen ska klara personalförsörjning på lång sikt. Implementering till samtliga chefer. Sammanställningsarbete för enhetschefer och personalavdelning. Kommunfullmäktige beslutade i samband med införandet av LOV att anställda inom vård- och omsorg som vill starta eller arbeta i s.k. LOV-företag ska kunna få ett års tjänstledighet mot sedvanliga 6 månader. Erbjuda attraktiva arbetsplatser så att personal stannar Erbjuda heltid Förebygga genom att erbjuda utbildningsinsatser Samarbeta med andra kommuner och Fyrbodal Sannolik risk: =Ingen risk = Liten risk = Stor risk

Risk- och sannolikhetsanalys Internkontrollplan 2013 Datum: 130719 Riskområde: Egenkontroll Händelse (risk) Orsak Konsekvens Sannolikhet/ risk 4 Används verksamhetssystemet Magna Cura otillbörligt? 5 Anställda registrerar inte i kvalitetsregister i tillräcklig utsträckning Risk att anställda tar del av invånares dokumentation/ journaler, som de inte ger insatser till. Gäller lagrummen SoL, LSS, HSL Registrering i kvalitetsregister Senior Alert, Palliativa registret och BPSD ger prestationsbaserad ersättning. Kontroll av minst 30 personliga användare i verksamhetssystemet Magna Cura. Uppföljning och sammanställning av samtliga register Riskreducerande åtgärder Behörighet ges på olika nivåer, ex. enbart vissa lagrum och läsbehörighet etc. Spårbarheten i verksamhetssystemet Rutin finns för IFO:s månatliga logguppföljning, Informationsaktiviteter Ökar mätbarheten och jämförelsen av kvalitetsmål, i egenregin samt nationellt perspektiv Sannolik risk: =Ingen risk = Liten risk = Stor risk

Risk- och sannolikhetsanalys Internkontrollplan 2013 Datum: 130719 Riskområde: Riskanalys Händelse (risk) Orsak Konsekvens Sannolikhet/ risk 6 Förvaltningen får vite för att verkställighet inte har skett inom lagstadgade 3 mån. 7 Har brukaren fått den delegerad HSL-tid som ges av SSK/Rehab? 8 Har brukaren fått beviljad SoL-insats? 9 Har brukaren fått beviljad LSS-insats? Verkställighet av beslut på Särskilt boende p.g.a. platsbrist Risk att personal inte utför enligt det tidssystem som finns Risk att insatsen inte planeras/verkställs. Risk att personal inte utför insatsen Risk att insatsen inte planeras/verkställs. Risk att personal inte utför insatsen Personer får ingen plats inom 3 månader. Kommunen får vite Personer får inte den tid som SSK /Rehab anvisat Vårdkvalitén kan bli försämrad om anställda inte utför enligt angiven tid för delegation Personer får inte beviljad insats Ersättning ges för beställda insatser som inte utförts Försämrad omsorgsoch vårdkvalite Personer får inte beviljad insats Ersättning ges för beställda insatser som inte utförts Försämrad omsorgs- och vårdkvalite Riskreducerande åtgärder Digitaliserad bevakning i verksamhetssystemet Fysiskt möte varje vecka i boendegrupp, där aktuella ärende tas upp. Granskning och stickprovskontroll av minst 20 ärende inom hemtjänst/socialpsykiatri. Fördelat på samtliga utförare. Uppföljning av granskningen om misshällighet upptäcks Granskning och stickprovskontroll av minst 10 ärende för respektive verksamhet. Samtliga utförare av hemtjänst ska granskas. Uppföljning av granskningen om misshällighet upptäcks Granskning och stickprovskontroll av minst 10 ärende. Uppföljning av granskningen om misshällighet upptäcks Sannolik risk: =Ingen risk = Liten risk

= Stor risk Risk- och sannolikhetsanalys Internkontrollplan 2013 Datum: 130719 Riskområde: Riskanalys Händelse (risk) Orsak Konsekvens Sannolikhet/ risk 10 Är Lex Maria & Lex Sarah väl kända i förvaltningen och i vilka situationer dessa lagar gäller? Hur följer vi upp avvikelser och vilka förbättringsarbeten görs? Lagstadgat krav om avvikelsehantering gällande Lex Maria och Lex Sarah Risk att anställda inte vet när lagstiftning gäller. Risk att uppföljning och förbättringsarbetet inte genomförs. Personal vet inte när det ska anmäla en Lex Sarah och/eller Lex Maria Lagstadgat krav uppfylls inte Försämrad vård- och omsorgskvalitet Riskreducerande åtgärder Riktlinjer och rutiner för avvikelsehantering Information och påskrift vid nyanställning Förnyad påskrift varje år för redan anställda Samtliga avvikelser följs upp Minst 50 anställda tillfrågas om de är väl kända med lagstiftningen och om de skrivit på information, urval görs inom samtliga verksamhetsområden. Sannolik risk: =Ingen risk = Liten risk = Stor risk

Risk- och sannolikhetsanalys Internkontrollplan 2013 Datum: 130717 Riskområde: Synpunktshantering Händelse (risk) Orsak Konsekvens Sannolikhet/ risk 11 Har värdighetsgarantier för anhörigstöd och dagverksamhet höjt den enskildes livskvalitet? 12 Hur upplever remitterade personer kvaliten i den dagliga aktiviteten som erbjuds på ALE? 2012 infördes värdighetsgarantier Ny lagstiftning 2013 kräver aktivitet för beviljade av försörjningsstöd. För att få kännedom om värdighetsgarantin har höjt livskvaliteten bör frågan undersökas. För att få kännedom om hur personer upplever remitterad aktivitet bör frågan undersökas. Riskreducerande åtgärder Dialog/intervju med minst 10 personer som beviljats anhörigstöd och/eller dagverksamhet. Sammanställning av resultat och utvärdering av ev. förbättringsåtgärder Dialog/intervju med minst 10 personer som remitteras till ALE. Sammanställning av resultat och utvärdering av ev. förbättringsåtgärder Sannolik risk: =Ingen risk = Liten risk = Stor risk

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-08-28 86-99 OSU 97 Dnr ON 2013/79 Budgetuppföljning - budget i balans Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott har 2013-06-19 gett förvaltningschefen i uppdrag att lämna förslag till att nå en budget i balans till omsorgs- och socialutskottets sammanträde 2013-08-28. Budgetuppföljningen t om juni 2013 visar på ett befarat underskott på ca 2 mkr. Underskottet beror främst på ett ökat antal beslutade hemtjänsttimmar, viss ökning av placeringskostnader inom institutionsvård och färdtjänst. För att nå en budget i balans föreslår omsorgsförvaltningen att förändringar görs i verksamheten genom att de boende som bor på Rosengården på Bankeberg erbjuds boende på Skärgården på Bankeberg eller på annat särskilt boende i kommunen. Tjänsten som verksamhetscontroller, 1,0 tjänst tas bort och ett arbete med att se över heltidsmåttet för natt tjänstgörande personal påbörjas. Förvaltningen återkommer med kostnadsberäkningar och en djupare analys av konsekvenserna för just heltidsmått natt. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande 2013-08-13. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts förslag Omsorgs- och socialutskottet föreslår kommunstyrelsen att avdelning Rosengården på Bankeberg stängs och att de boende erbjuds att flytta till avdelning Skärgården på Bankeberg, alternativt till annat särskilt boende i kommunen. Omsorgs- och socialutskottet föreslår kommunstyrelsen att avveckla 1,0 tjänst som verksamhetscontroller. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts beslut Omsorgs- och socialutskottet beslutar att ge förvaltningschefen i uppdrag att se över möjligheten och konsekvenser av att förändra heltidsmåttet för natt tjänstgörande personal. Skickas till Kommunstyrelsen Förvaltningschef osu130828 Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 13(15)

Omsorgsförvaltningen Förvaltningschef Nina Roos Telefon: 0523-66 45 50 E-post: nina.roos@sotenas.se 130813 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr ON 2013/79 Sida 1(4) Budgetuppföljning Sammanfattning Kommunstyrelsens omsorgs och socialutskott har 2013-06-19 gett förvaltningschefen i uppdrag att lämna förslag till att nå en budget i balans till omsorgs och socialutskottets sammanträde 2013-08-28. Budgetuppföljningen t om juni 2013 visar på ett befarat underskott på ca 2 mkr. Underskottet beror främst på ett ökat antal beslutade hemtjänsttimmar, viss ökning av placeringskostnader inom institutionsvård och färdtjänst. För att nå en budget i balans föreslår omsorgsförvaltningen att förändringar görs i verksamheten genom att de boende som bor på Rosengården på Bankeberg erbjuds boende på Skärgården på Bankeberg eller på annat särskilt boende i kommunen. Tjänsten som verksamhetscontroller, 1,0 tjänst tas bort och ett arbete med att se över heltidsmåttet för natt tjänstgörande personal påbörjas. Förvaltningen återkommer med kostnadsberäkningar och en djupare analys av konsekvenserna för just heltidsmått natt. Koppling till vision, programförklaring och mål * Ett gott liv i Sotenäs hela livet, präglat av respekt för den enskilde och människors lika värde * Hållbar utveckling demokratiskt, socialt, ekonomiskt och miljömässigt * Omsorgs- och socialutskottets insatser ska präglas av kontinuitet och kompetens både vad avser innehåll och personal. * Samtliga omsorgstagare ska utifrån sina egna livsvillkor bemötas med respekt. * Den enskildes behov och integritet ska ligga till grund för insatserna. * Den enskilde ska erbjudas god service och tillgänglighet. Beskrivning av ärendet- Rosengården Bankeberg På Rosengården bor i dagsläget tre personer med beslut om särskilt boende. Verksamheten kan slås samman verksamhetsmässigt med Skärgården som har tomma platser. Åtta personer bor på Skärgården men det finns femton platser. Det innebär att det vid en sammanslagning finns ytterligare tomma platser. Båda avdelningarna är i dag svåra att organisera på ett adekvat sätt då det finns många tomma ytor och verksamheten är därmed svår att överblicka och också kostnadsinnefektiv. De boende på Rosengården kan erbjudas plats i annat särskilt boende och om de så önskar finns möjlighet till plats på Skärgården på Bankeberg. Utöver de tre som har beslut om särskilt boende vistas tillfälligt personer på Rosengården för korttidsvård och växelvård då det under en period varit ett ökat tryck på just växelvård och korttidsvård. Om behovet av korttidsvård och växelvård är fortsatt högt finns möjlighet att tillgodose ett tillfälligt behov av växelvård / korttidsvård på Bankeberg om ordinarie korttidsboendet på Hunnebohemmet inte kan tillgodose behoven. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Förvaltningschef Nina Roos Telefon: 0523-66 45 50 E-post: nina.roos@sotenas.se 130813 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr ON 2013/79 Sida 2(4) Konsekvensbeskrivning - medborgarperspektiv Risk finns för ökad oro hos dem som får flytta från Rosengården och erbjuds plats i annat boende. Åtgärd- i samarbete med boende och anhöriga göra en varsam flytt där personal på det nya boendet har särskilt fokus på de som flyttar in. Personal från Rosengården kommer att flytta med till Skärgården och personalen arbetar redan i dag på båda avdelningarna och är väl förtrogna med de boende på både Rosengården och Skärgården. Vid behov sätts tillfälliga extraresurser in för att skapa lugn och trygghet. Organisation och personal Personalbemanningen på Bankeberg minskas med ca 5,5 årsarbetare dag och kvällstid och ca 2,2 årsarbetare nattetid. Det innebär att ca nio personer behöver erbjudas annan placering. Då det finns ett behov av personal i hemtjänsten både i norr och söder och vakanser inom särskilt boende och korttidsboende är det möjligt att erbjuda fortsatt tillsvidareanställning för alla anställda. Konsekvensbeskrivning - personalperspektiv De anställda på Rosengården erbjuds omplacering till arbete i annan verksamhet. Vakanser finns i verksamheten både inom särskilt boende, korttidsboende och hemtjänst. Förvaltningen ombesörjer att de anställda som har behov av stöd och hjälp för omställningen det innebär att byta arbetsplats får stöd från närmaste chef och / eller företagshälsovården. Nattbemanningen minskas med en person varje natt vilket innebär att en personal ansvarar för 11 personer. I jämförelse med övriga särskilda boenden är bemanningen nattetid ändå hög på Bankeberg även om en nattpersonal tas bort. Jämför Hunnebohemmet som har 44 platser och tre personal i tjänst / natt och Kvarnberget som har 80 platser och fyra personal i tjänst / natt. Om behov finns av hjälp nattetid finns ett PUT-boende för ensamkommande pojkar i samma hus där det finns nattpersonal som kan vara behjälplig. Hemtjänstens nattpatrull har sin utgångspunkt på Bankeberg och kan också i mån av tid vara behjälpliga. Om behovet av stöd nattetid inte kan tillgodoses enligt ovan finns möjlighet att utöka bemanningen tillfälligt. Ekonomi Vid en stängning av Rosengården som särskilt boende beräknas förvaltningens kostnader minska med ca 950 tkr för 2013 under förutsättning att förändringen kan träda i kraft 131001. På årsbasis minskar förvaltningens kostnader med ca 3,8 mkr. Möjligen kan kostnaderna för korttidsplatser / växelvård öka något men är svår att beräkna. Behovet av platser varierar stort och kan sannolikt tillgodoses på Hunnebohemmet och i viss mån på Skärgården på Bankeberg. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Förvaltningschef Nina Roos Telefon: 0523-66 45 50 E-post: nina.roos@sotenas.se 130813 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr ON 2013/79 Sida 3(4) Beskrivning av ärendet - verksamhetscontroller I förvaltningen finn en tjänst som verksamhetscontroller på 1,0 tjänst. Tjänsten innehas av anställd som på 0,5 tjänst även arbetar som anhörigsamordnare. En besparing görs alltså redan på 0,5 tjänst som verksamhetscontroller. I uppdraget som verksamhetscontroller ingår att arbeta med uppdrag från förvaltningen för att kvalitetssäkra verksamheten t ex genomgång av genomförandeplaner, brukarenkäter, hembesök, m.m. Om tjänsten avslutas får annan personal utföra de uppgifter som har med kvalitetsarbete att göra. Förvaltningschefen fördelar uppdragen i samråd med övrig personal. Konsekvensbeskrivning - medborgarperspektiv Förvaltningen bedömer att förändringen inte påverkar medborgarna på kort sikt. På längre sikt behöver kvalitetsarbetet utvecklas och systematiseras. Det kan ske med hjälp av internkontrollplan och kvalitetsledningssystem. Organisation och personal Förändringen innebär att tjänsten som verksamhetskontroller på 1,0 tjänst tas bort. Det innebär en övertalighet i förvaltningen som arbetsrättsligt får hanteras tillsammans med personalkontoret. Konsekvensbeskrivning - personalperspektiv Förändring för den anställde som arbetar som verksamhetscontroller. Stöd och hjälp inför förändringen ges av närmaste chef och vid behov företagshälsovården. Ekonomi En nedskärning av 1,0 tjänst som verksamhetscontroller ger en minskad kostnad för förvaltningen på ca 150 tkr under förutsättning att annat arbete kan erbjudas fr om 131001. På årsbasis minskar förvaltningens kostnader med ca 600 tkr. Beskrivning av ärendet- ökning av heltidsmåttet för natt - tjänstgörande personal Inom omsorgsförvaltningen arbetar personal natt inom följande verksamhetsområden: Kvarnbergshemmet, Hunnebohemmet, Bankeberg, Stenhuggaregatans gruppbostad, sjuksköterskor och hemtjänstens nattpatrull. Sammantaget arbetar tretton personer i förvaltningens verksamheter varje natt. Personalen som arbetar natt har ett heltidsmått på 31,33 tim / vecka. Heltidsmåttet enligt AB ( allmänna bestämmelser) är 36, 33. Om en höjning av heltidsmåttet enligt AB görs med fem timmar i veckan till 36,33 innebär det en kostnadsminskning för förvaltningen på ca 1,5 mkr / år. Om en höjning av heltidsmåttet enligt AB görs med två och en halv timma i veckan till 33,8 innebär det en kostnadsminskning för förvaltningen på ca 1 mkr / år. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Omsorgsförvaltningen Förvaltningschef Nina Roos Telefon: 0523-66 45 50 E-post: nina.roos@sotenas.se 130813 Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr ON 2013/79 Sida 4(4) Förvaltningens förslag till beslut Omsorgs och socialutskottet beslutar att till kommunstyrelsen föreslå att avdelning Rosengården på Bankeberg stängs och att de boende erbjuds att flytta till avdelning Skärgården på Bankeberg, alternativt till annat särskilt boende i kommunen. Omsorgs och socialutskottet beslutar att till kommunstyrelsen föreslå att avveckla 1,0 tjänst som verksamhetscontroller. Omsorgs och socialutskottet beslutar att ge förvaltningschefen i uppdrag att se över möjligheten att förändra heltidsmåttet för natt tjänstgörande personal. Skickas till Kommunstyrelsen Omsorgsförvaltningen 130813 Nina Roos Förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott Sammanträdesprotokoll 2013-03-20 32-44 OSU 36 Dnr ON 2012/26 Västbus reviderade riktlinjer 2012 samt Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn och unga För att förbättra samverkan kring barn och unga med sammansatt psykiatrisk och social problematik finns sedan 2005 gemensamma riktlinjer mellan kommunerna i Västra Götalands län och Västra Götalandsregionen, Västbus. Riktlinjerna har nu reviderats och kompletterats med särskilda riktlinjer avseende samverkan kring familjehemsplacerade barn och unga. Förslaget har remissbehandlats hos båda huvudmännen. VästKoms styrelse beslutade 2012-12-18 att godkänna förslagen till nya riktlinjer och samtidigt rekommendera de fyra kommunalförbunden att i sin tur göra det samma. Direktionen i Fyrbodals kommunalförbund beslutade 2013-02-07 att rekommendera medlemskommunerna att anta Västbus reviderade riktlinjer samt Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn. Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteutlåtande 2013-03-06. Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskotts beslut Kommunstyrelsens omsorgs- och socialutskott antar Västbus reviderade riktlinjer samt Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn och unga. Skickas till Ifo O:\Off\PROT\KOSU\2013\osu130320.doc Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 6(15)

Omsorgsförvalningen Ifo-chef Telefon: 0523-66 47 33 E-post: annika.westlund@sotenas.se 2013-03-06 Tjänsteutlåtande KS Omsorgs- och socialutskott Dnr ON 2012/026 Sida 1(1) Västbus reviderade riktlinjer 2012 samt Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn och unga Beskrivning av ärendet För att förbättra samverkan kring barn och unga med sammansatt psykiatrisk och social problematik finns sedan 2005 gemensamma riktlinjer mellan kommunerna i Västra Götalands län och Västra Götalandsregionen, Västbus. Riktlinjerna har nu reviderats och kompletterats med särskilda riktlinjer avseende samverkan kring familjehemsplacerade barn och unga. Förslaget har remissbehandlats hos båda huvudmännen. VästKoms styrelse beslutade 2012-12-18 att godkänna förslagen till nya riktlinjer och samtidigt rekommendera de fyra kommunalförbunden att i sin tur göra det samma. Direktionen i Fyrbodals kommunalförbund beslutade 2013-02-07 att rekommendera medlemskommunerna att anta Västbus reviderade riktlinjer samt Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens Omsorgs- och socialutskott antar Västbus reviderade riktlinjer samt Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn och unga. Bilaga/Bilagor Västbus reviderade riktlinjer 2012 Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn och unga Skickas till Ifo Akten 2013-03-06 Annika Westlund Ifo-chef Anders Fischer Tf förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

Västbus reviderade riktlinjer 2012* Gemensamma riktlinjer för kommunerna och regionen i Västra Götaland om samverkan avseende barn och ungdom med sammansatt psykisk/psykiatrisk och social problematik *Ersätter riktlinjer antagna av Västkoms styrelse 17 mars 2005 Regionstyrelsen 12 april 2005

1. Gemensamma grundläggande värderingar Nedan redovisas de grundläggande värderingar som är utgångspunkter för dessa gemensamma riktlinjer. Texten i riktlinjerna avser barn och unga, för läsbarhetens skull används endast benämningen barn. Varje verksamhet ska utföra sitt uppdrag med barnets bästa för ögonen. I alla överväganden som rör enskilt barn ska barnet ges möjlighet att uttrycka sin mening och få den respekterad. Psykiska svårigheter hos barn är ett växande folkhälsoproblem som kräver särskild uppmärksamhet och kraftfulla insatser från kommuner och landsting. Kommuner och landsting ansvarar både var för sig och gemensamt för att tidigt identifiera barn som avviker i sin utveckling och barn som har psykiska problem. Bedömning och insatser på basnivån för att komma tillrätta med problemen ska alltid först prövas, om det inte är uppenbart att barnets behov omgående kräver specialistvård. En funktionsnedsättning kan orsakas av skada eller sjukdom, som kräver medicinsk behandling och habilitering/rehabilitering. Underlättande respektive hindrande faktorer i miljön ska därför alltid beaktas. Hindrande faktorer ska undanröjas. Lagstiftningen anger respektive huvudmans verksamhets- och därmed kostnadsansvar. I de fall lagen inte ger tydlig vägledning om ansvarsgränser ska frågan lösas genom samarbete och överenskommelser mellan huvudmännen. Barnets intressen får aldrig åsidosättas på grund av att skilda huvudmän har olika verksamhets- och kostnadsansvar. Alla barn som är i behov av särskilt stöd har rätt att få sina behov av skydd, stöd, vård, behandling, habilitering och rehabilitering allsidigt utredda och tillgodosedda utan oskäligt dröjsmål. Kommuner och landsting har ett gemensamt ansvar för detta. Barnets behov av utredning eller behandling ska fullföljas utan dröjsmål även om kostnadsansvaret är oklart. 2

2. Förtydligande av målgrupp och ansvar Målgrupp Målgruppen för riktlinjerna är barn och unga vuxna till och med 20 år med sammansatt psykisk/psykiatrisk och social problematik, som behöver tvärprofessionell kompetens från olika verksamheter. Inom målgruppen finns stor spridning vad gäller problemtyngd och därmed behov av insatser. För barnet är det en rättighet att mötas med resurser utifrån sina behov. Ansvar basnivå/specialistnivå 1 Den grundläggande utgångspunkten för insatser till barn som behöver särskilt stöd är att de i första hand ska få dessa tillgodosedda genom insatser i vardagsmiljön, i sitt eget hem och i förskola/skola. Både bas- och specialistnivån har ansvar för att upptäcka och bedöma barn, att ge stöd, ge skydd och ge hjälp till förändring samt att följa upp insatser. Basnivån når alla barn. Hit hör socialtjänstens förebyggande verksamhet, förskola/skola (inklusive elevhälsan) och primärvården (där vårdcentraler, mödra- och barnhälsovård liksom ungdomsmottagningarna ingår). Elevhälsan är främst förebyggande och hälsofrämjande. Den är ett stöd för rektor och arbetslag och ska vid behov göra en allsidig elevutredning, innefattande pedagogiska, psykologiska, medicinska och sociala aspekter, som är inriktad på att ge underlag för åtgärder för elevens skolsvårigheter. Omfattningen och inriktningen i utredningarna bestäms utifrån skolans aktuella frågeställning och planeras individuellt. Dessa utredningar utgör också underlag för bedömning av vilka barn som behöver få insatser från specialistnivån. Primärvården ska tillgodose barns behov av rådgivning, diagnostik, behandling, omvårdnad, förebyggande och rehabiliterande åtgärder som inte kräver insatser från specialistnivån. Primärvården arbetar hälsofrämjande. Barnhälsovården ansvarar för barns hälsa tills barnet skrivs in i förskoleklass eller skolan och det är barnhälsovårdens ansvar att följa upp när detta sker. Primärvården skall göra en första bedömning av symtom och sjukdomstillstånd inklusive utredning och behandling på allmänmedicinsk nivå. En liten andel barn behöver specialistnivåns resurser. Till specialistnivån hör socialtjänstens individ- och familjeomsorg (IFO) och socialtjänstens stöd till personer med funktionsnedsättning enligt LSS, barn- och ungdomsmedicin, habilitering, barn- och ungdomspsykiatri och vuxenpsykiatri. Hit hör även HVB (hem för vård eller boende) samt de särskilda ungdomshemmen. Specialistnivån svarar för konsultation, utredning, diagnostik och behandling när basnivåns kunskaper och resurser behöver kompletteras. Brister på basnivån vad gäller kompetens och resurser motiverar inte insatser på specialistnivån. Brister på specialistnivån motiverar inte heller att ansvaret för insatser ligger kvar på basnivån. Varje huvudman ansvarar för att respektive verksamheter har resurser för sina uppdrag. Regionen har ansvar för all hälso- och sjukvård där Hälso- och sjukvårdsavtalet inte föreskriver annat. 1 Västbus riktlinjer gäller såväl offentliga som privata utförare. 3

3. Samverkansskyldighet - Informationsskyldighet Socialnämnden har ett huvudansvar för att samverkan kommer till stånd. En motsvarande skyldighet för andra parter att delta i samverkan, som initierats av socialtjänsten, har bland annat införts i hälso- och sjukvårdslagen och skollagen. Det är en skyldighet att informera andra huvudmän om planerade förändringar i den egna verksamheten som kan påverka förutsättningarna för samverkan eller samordning, eller få andra konsekvenser för andra huvudmän För att samordna arbetet finns en länsövergripande styrgrupp för Västbus. 4. Gemensam kompetensutveckling Väl fungerande samverkan bygger på god kännedom om varandras verksamheter samt respekt för de olika uppdragen. All personal som deltar i samverkan bör ha god kännedom om de förutsättningar som finns för samarbetspartens uppdrag. Respektive chefer ansvarar för att samverkan etableras och fungerar. Huvudmännen svarar för att kompetensutveckling sker för sin personal samt att regelbundet erfarenhetsutbyte sker mellan verksamheterna i syfte att skapa en gemensam bas för utveckling av samverkan kring målgruppen regionalt och delregionalt. Gemensam utbildning för hela Västra Götaland skall genomföras årligen. Den regionala styrgruppen ansvarar för utbildningens innehåll. Genomförandet sker delregionalt. 4

5. Samverkan kring det enskilda barnet Skola Socialtjänst BUP Habiliterigen Primärvård Västbus Andra viktiga aktörer Barnet och familjen Barnet har behov av insatser från olika organisationer Gemensam, skriftlig individuell plan upprättas Vård och behandling genomförs. Respektive huvudman svarar för insatser och därmed förenade kostnader i enlighet med sitt ansvar Västbus Uppföljning/utvärdering Samverkan kring det enskilda barnet och familjen sker i huvudsak enligt ovanstående modell 2. Vid behov kan en komplettering ske med lokala samverkansrutiner. 2 Avseende det pedagogiska ansvaret, var god se Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn 5

1. Handläggare/ behandlare/ rektor inom någon av de berörda verksamheterna bedömer att barnet och familjen har behov av resurser utanför den egna verksamheten. 2. Handläggare/ behandlare/ rektor och familjen bedömer tillsammans behovet av ytterligare resurser och vilken/vilka verksamhet(er) som kan tillgodose behovet. Gemensamt beslutas om man ska kalla till ett nätverksmöte Västbus och vilka verksamheter som skall bjudas in. 3. Aktuell verksamhet kallar till nätverksmöte Västbus. Det lagstadgade ansvaret för samverkan medför att kallade verksamheter skall prioritera ett sådant möte. Mötet skall äga rum inom 3 veckor. Den sammankallande verksamheten leder nätverksmötet. 4. Syftet med nätverksmöte Västbus är att få en gemensam helhetsbild genom att klargöra barnets och familjens resurser och behov, koppla resurser till behoven samt tydliggöra ansvarsområden. Berörda verksamheter ansvarar för bedömning av barnets/familjens behov av utredning och insatser utifrån sitt kompetensområde. 5. En individuell plan som tydliggör målen upprättas av företrädare för berörda verksamheter tillsammans med barnet/familjen. Av den individuella planen skall det framgå: 1. Vilka insatser som behövs 2. Vilka insatser respektive huvudman skall svara för 3. Vilka åtgärder som vidtas av någon annan än kommunen eller regionen 4. Vem av huvudmännen som skall ha det övergripande ansvaret för planen Om någon av de berörda verksamheterna bedömer vidare utredning och/eller insats som obehövlig ska detta motiveras i den individuella planen. 6. Den individuella planen skall följas upp och resultatet av de olika insatserna utvärderas. Tidpunkt för utvärdering fastställs då planen skrivs. 7. Berörda verksamheter ska tydligt ange vilken verksamhet som ansvarar för beslutad insats, dess omfattning och kostnadsansvar. 6

6. Ansvar för boende, sociala insatser, psykiatrisk utredning, vård och behandling vid placering utanför hemmet I nedanstående figur visas schematiskt olika kombinationer av ansvarfördelning mellan socialtjänsten och psykiatrin. Boende och sociala insatser genom socialtjänsten Boende och sociala insatser genom socialtjänsten + Psykiatrisk utredning, behandling och/eller konsultation från Psykiatrin Psykiatrisk heldygnsvård och behandling från Psykiatrin Förtydligande av den mellersta rutan: Barnets behov tillgodoses genom boende och sociala insatser utanför det egna hemmet som socialtjänsten ansvarar för och bekostar. Barn- och ungdomspsykiatrin/vuxenpsykiatrin ansvarar för psykiatrisk utredning, behandling och/eller konsultation rörande barnet till berörd personal inom socialtjänsten, skola, familjehem/ HVB (Hem för vård eller boende) och särskilda ungdomshem (Statens institutionsstyrelse). I de fall barnet vistas i familjehem, HVB-hem eller särskilda ungdomshem och är i behov av psykiatrisk utredning, behandling och/eller konsultation rörande barnet, kan denna ske antingen genom att barnet kommer till psykiatrisk mottagning eller att psykiatrin ansvarar för denna insats på familjehemmet/institutionen. Psykiatrin ger vid behov konsultation rörande barnet till berörd personal/familjehem Då placering sker akut bör ansvarsfördelning/kostnadsansvar vara klarlagt senast 5 dagar efter placeringen. 7. Organisering, avvikelserapportering och uppföljning av riktlinjerna lokalt/delregionalt/regionalt Västbus organisering Västbus styrgrupp För att hålla samman den regionala utvecklingen och uppföljningen finns en styrgrupp. Till den skall kommunalförbunden tillsammans med regionen utse följande representanter: Två representanter från respektive delregional ledningsgrupp, varav en från kommunen och en från BUP. I styrgruppen skall ingå representanter från skola och socialtjänst. Två representanter från Primärvården. Västkom respektive Västra Götalandsregionen kan adjungera ytterligare en representant vid behov. Styrgruppen lämnar årligen en rapport till huvudmännen. 7

Delregional ledningsgrupp Delregionala ledningsgrupper eller motsvarande ska finnas inom varje sjukhus- /kommunalförbundsområde. Ledningsgruppen äger linjeansvaret för samverkan och ska gemensamt ansvara för genomförandet. Gruppen består av: - Verksamhetschefer för barn- och ungdomspsykiatri - Socialchefer eller motsvarande i kommuner/stadsdelar - Skolchefer eller motsvarande i kommuner/stadsdelar - Företrädare för primärvård - Företrädare för habilitering (ingår eller adjungeras vid behov) Lokal Västbusgrupp Struktur och rutiner för samverkan på lokal (kommun-) nivå formeras utifrån lokala förutsättningar. Rutin för avvikelserapportering Avvikelserapport upprättas i ett ärende: Då Västbus riktlinjer inte följs. Då överenskomna insatser/åtgärder i den individuella planen inte utförs. Då parterna inte kommer överens. Tillvägagångssätt vid oenighet: Avvikelserapport lämnas till den lokala Västbusgruppen. Ärendet presenteras i lokal Västbusgrupp för diskussion och analys. Den lokala Västbusgruppen för ärendet vidare till den delregionala ledningsgruppen för vägledning utifrån Västbus riktlinjer. Rutin för uppföljning av riktlinjerna Ordförande i de lokala Västbusgrupperna och delregional grupp träffas en gång per år för: Dialog och information Erfarenhetsutbyte Lyfta goda exempel Följa upp hur riktlinjer och rutiner efterlevs, diskutera tillämpning, möjligheter och svårigheter Inventera och initiera lokala utbildningsbehov De lokala Västbusgrupperna sammanställer årligen uppgifterna nedan och sänder till delregional grupp senast sista februari: Sin sammansättning, namn på medlemmar, funktion och organisationstillhörighet Antal möten i lokal Västbusgrupp De utbildningsinsatser som gjorts lokalt Antal avvikelserapporter och analys 8

Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn och unga Bakgrund Västra Götalandsregionen och kommunerna i Västra Götalands län fastställde under våren 2005 Gemensamma riktlinjer för kommunerna och regionen i Västra Götaland om samverkan avseende barn och ungdom med sammansatt psykisk/psykiatrisk och social problematik (reviderade 2012). Riktlinjerna kallas vardagligt för Västbus. Västbus arbete sker i det konkreta arbetet med och runt det enskilda barnet. Det strategiska utvecklingsarbetet sker inom ramen för respektive kommuns lokala samarbete och i delregionala ledningsgrupper. För att hålla samman den länsvisa utvecklingen och uppföljningen av Västbus finns en Västra Götalands gemensam styrgrupp. Styrgruppen lämnar årligen en rapport till huvudmännen Västra Götalandsregionen och VästKom. Inledning Dessa riktlinjer är en bilaga till Gemensamma riktlinjer för kommunerna och regionen i Västra Götaland om samverkan avseende barn och ungdom med sammansatt psykisk/psykiatrisk och social problematik". Texten nedan avser familjehemsplacerade barn och unga, men för läsbarhetens skull används endast benämningen barn. Två huvudsyften med Västbus särskilda riktlinjer för familjehemsplacerade barn och unga - förbättra livsvillkoren för familjehemsplacerade barn

- förtydliga vilket ansvar förskola, skola, socialtjänst och hälso- och sjukvård har i sina respektive uppdrag för familjehemsplacerade barn. Riktlinjerna tydliggör ansvarsfördelningen mellan placeringskommun/avlämnande skola vistelsekommun/mottagande skola Hälso- och sjukvårdshuvudmannens specialist- respektive primärvård, tandvård involverade yrkesgrupper. Riktlinjerna omfattar alla familjehemsplacerade barn och skolverksamhet från förskola t.o.m. gymnasieskola. Familjehemsplaceringar ska som andra insatser i socialtjänsten bygga på evidensbaserad praktik d.v.s. bästa tillgängliga kunskap. I evidensbaserad praktik integreras här barnets behov av insatser, barnets perspektiv, bästa vetenskapliga kunskap om insatsers effekter och de professionellas expertis. Forskning visar bl.a. att skolan är den mest normaliserande aktiviteten för alla barn bra skolresultat, bra utbildning är den starkast skyddande faktorn för utsatta barns långsiktiga utveckling som forskningen känner till på vikten av systematiskt arbete med läs-, skriv- och sifferfärdigheter det är viktigt att satsa på att förbättra främst den psykiska men även den somatiska hälsan för att motverka den ökade utsattheten sammanbrott d.v.s. avbrutna familjehemsplaceringar ökar risken för dåliga utfall Chefer och personal som möter familjehemsplacerade barn ska ha kunskaper om de särskilda riskerna familjehemsplacerade barn är utsatta för. Det är lika viktigt som att familjehemsföräldrarna får kunskap om dessa särskilda risker. Samråd ska ske mellan placeringskommunen och den kommande vistelsekommunen innan barnet blir placerat, för att klargöra vilka nya åtagande som vistelsekommunen står inför tydliggöra ansvarsfördelning mellan kommunerna gällande kostnader för de särskilda stödinsatser som kan komma behövas tydliggöra att insatser enligt SoL (socialtjänstlagen) anknyter till ett socialt behov medan insatser enligt SL (skollagen) utgår från pedagogiska bedömningar.

Placeringskommunens ansvar - Socialtjänsten Socialtjänsten i placeringskommunen ska utreda, bedöma och underrätta sig i ärendet inför beslut om att godkänna familjehemmet. Socialtjänsten ska - inhämta samtycke om uppgiftsöverlämnande från vårdnadshavare (gäller inte om barnet placerats med stöd av lag om särskilda bestämmelser för vård av unga, LVU) - informera socialtjänsten i vistelsekommunen om placeringen - informera avlämnande och mottagande skola om att barnet familjehemplaceras - informera barnhälsovård, primärvård och tandvård i placeringskommunen om att barnet familjehemsplaceras. Socialtjänsten i placeringskommunen ska tillsammans med avlämnande förskola, skola ansvara för att information överlämnas till mottagande förskola, skola att möte sker med mottagande skola. Vid familjehemsplacering av ett barn ska en hälsoundersökning göras efter begäran av socialtjänsten. Se även under rubrik Hälso- och sjukvårdens ansvar. Vid akut familjehemsplacering kan det bli aktuellt att Hälso- och sjukvården i vistelsekommunen genomför hälsoundersökningen. Resultatet av hälsoundersökningen rapporteras av sjukvården till socialtjänsten i placeringskommunen. Socialtjänsten överlämnar resultatet av hälsoundersökningen till skolsköterska eller skolläkare i mottagande skola. Rutiner för bevakning av det familjehemsplacerade barnets hälsa ska ingå i uppföljningen enligt BBiC. Gällande ansvar för utbildning och särskilda stödinsatser i skola och barnomsorg vid placeringar i annan kommun m.m., hänvisas till SKLs nuvarande cirkulär 2006:18 med samman namn, eller det cirkulär som det kan komma att ersättas av. Särskild uppmärksamhet på den unges sociala situation ska iakttas inför att barnet fyller 18 år. Socialtjänsten i placeringskommunen ansvarar för att det ska finnas en lokal samtyckesblankett för att förenkla hanteringen av sekretessbelagd information. Exempel finns att hämta på Västbus hemsida under respektive ledningsgrupp/dokument. Socialtjänsten i placeringskommunen ansvarar för att en lokal uppföljningsmall överlämnas till ansvarig rektor i mottagande skola för att använda vid mottagandet av familjehemsplacerad elev. Exempel finns att hämta på Västbus hemsida under respektive ledningsgrupp/dokument.

Socialtjänsten i placeringskommunen ansvarar inte för familjehemsvården efter att en överflyttning av vårdnaden har skett. Ansvaret vid behov av sociala insatser övergår då till vistelsekommunen. Placeringskommunens ansvar avlämnande skola: Socialtjänsten i placeringskommunen ska tillsammans med avlämnande förskola, skola ansvara för att information överlämnas till mottagande förskola, skola att möte sker med mottagande skola. Skolan där eleven tidigare har gått (avlämnande skola) ansvarar för att upprättade handlingar lämnas över till mottagande skola. För handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter skall vårdnadshavares samtycke först inhämtas. Vistelsekommunens ansvar mottagande skola Rektor i mottagande skola ska besluta om åtgärder utifrån befintlig medicinsk/psykologisk journal, social utredning, individuell utvecklingsplan/studieplan, och i förekommande fall åtgärdsprogram. Rektor ansvarar för att möte genomförs tillsammans med familjehemsföräldrar, socialtjänsten från placeringskommunen och avlämnande skola. Målsättningen är att mötet äger rum innan barnet börjar skolan. Vårdnadshavare ges möjlighet att delta om socialtjänsten gör bedömning att det är för barnets bästa. Om det befaras att en elev inte kommer nå kunskapskraven som minst ska uppnås ska detta anmälas till rektorn, se skollagen 2010:800 kap 3 8-9. Rektorn ska därefter se till att behoven utreds och i förekommande fall se till att eleven får särskilt stöd i skolarbetet. Om särskilt stöd ges ska ett åtgärdsprogram utarbetas. Åtgärdsprogrammet beslutas av rektorn. Rektor ansvarar för att skolan genomför uppföljningsmöten, där både vårdnadshavare, familjehemsföräldrar och socialtjänsten medverkar. Om barnet är placerat enligt LVU avgör socialtjänsten i placerande kommun om vårdnadshavare ska medverka. Rektor/förskolechef ska varje termin särskilt följa upp barn och elever som är familjehemsplacerade. Hälso- och sjukvårdens ansvar Enligt Västra Götalandsregionens (VGR) riktlinjer för ansvarsfördelning mellan barnpsykiatrin, barnmedicin, habilitering och primärvård har

VG Primärvård/Vårdcentral (där vårdnadshavare/familjehemsförälder/barnet är listad) ansvar för basal hälsovård för somatisk och psykisk hälsa inom första linjens hälsooch sjukvård Specialistnivån inom Barnmedicin respektive Barn- och ungdomspsykiatrin ansvar för måttliga till svåra/allvarliga fysiska respektive psykiska tillstånd, För barn under sex år ska vistelsekommunens BVC underrättas av den BVC där barnet är listad. Barnhälsovård, primärvård och tandvård i placeringskommunen ska efter socialtjänstens information om att barnet har blivit familjehemsplacerat i sin tur underrätta barnhälsovård, primärvård och tandvård i vistelsekommunen Den tandvårdsklinik där barnet är listat (vald klinik) ska meddelas av socialtjänsten att barnet är familjehemsplacerat, den valda kliniken underrättar omedelbart vistelsekommunens Folktandvård att göra en omlistning av barnet. Socialtjänsten meddelar vistelsekommunens Folktandvård när barnet flyttas tillbaka, som omedelbart meddelar den tidigare valda kliniken att göra en ny omlistning. För uppgifter om var barnet är listat kan närmsta Hälso- och sjukvårdsnämnds kansli i Västra Götalandsregionen kontaktas. Vid familjehemsplacering av ett barn ska en hälsoundersökning göras efter begäran av socialtjänsten. Hälsoundersökningen görs av vårdcentralen i placeringskommunen. Förslag på mall för hälsoundersökning finns på Västra Götalandsregionens hemsida. LÄNK Vid akut familjehemsplacering kan det bli aktuellt att Hälso- och sjukvården i vistelsekommunen genomför hälsoundersökningen. Se under rubrik Placeringskommunens ansvar Socialtjänsten, fjärde punkten. Uppföljning och utvärdering av dessa riktlinjer Västbus Västra Götalandsgemensamma styrgrupp har ansvar för uppföljning av riktlinjerna.

Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2013 Sotenäs kommun Granskning av effektivitet och kvalitet inom äldreomsorgen Fas 1

Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Syfte och revisionsfrågor... 4 2.3. Ansvarig nämnd... 4 2.4. Metod och avgränsning... 4 2.5. Revisionskriterier... 4 3. Styrning av äldreomsorgsverksamheten... 5 3.1. Övergripande politisk organisation... 5 3.2. Styrande dokument och mål för äldreomsorgen... 5 3.3. Uppföljning... 7 3.4. Sammanfattande bedömning... 8 4. Bilaga 1 - Kostnader för äldreomsorg i Sotenäs kommun i förhållande till andra kommuner i norra Bohuslän...10 4.1. Äldreomsorgens kostnad per invånare 65 år och äldre...10 4.2. Kostnad för äldreomsorgens olika verksamheter...11 4.3. Ersättningsskillnader inom hemtjänst...12 4.4. Personalkostnader...12 4.5. Övriga inverkande kostnadsfaktorer...13 5. Bilaga 2 - Revisionskriterier...15 5.1. Kommunallagen...15 5.2. Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet...15 1

2

1. Sammanfattning Ernst & Young har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sotenäs kommun att genomföra en granskning av effektivitet och kvalitet i äldreomsorgen i kommunen. Granskningen sker i två faser. Föreliggande rapport avser fas 1 och har syftat till att granska om det finns en tydlig styrning och mätbara mål för att bedriva en effektiv verksamhet. Fas 1 innebär även en jämförelse av kostnader för äldreomsorgen mellan Sotenäs och kommuner i norra Bohuslän. Vår sammanfattande bedömning är att det finns brister i hur kommunstyrelsen, som verksamhetsansvarig nämnd, styr, leder och följer upp äldreomsorgsverksamheten i kommunen. Bedömningen grundar sig i vad som framkommit i granskningens fas 1 och sammanfattas kort nedan: Kommunstyrelsen har inte vidtagit åtgärder för att tydliggöra sitt ansvar för äldreomsorgsverksamheten utifrån budget 2013 Det är omsorgs- och socialutskottet (och inte kommunstyrelsen) som har beslutat om det politiska planeringsdokument med tillhörande mål och uppdrag som ska vara vägledande för kommunstyrelsens arbete för äldreomsorgsverksamheten Det är omsorgs- och socialutskottet (och inte kommunstyrelsen) som har beslutat om värdighetsgarantier Mätbarheten i de mål som finns framtagna för verksamheten varierar Det är omsorgs- och socialutskottet (och inte kommunstyrelsen) som har beslutat om årsredovisningen för 2012. Det framgår inte hur kommunstyrelsen avser följa upp äldreomsorgsverksamheten. Ett ledningssystem för kvalitet enligt socialstyrelsen föreskrifter (SOSFS 2011:9) finns ännu inte framtaget Fas 2 av granskningen kommer innebära en fördjupad granskning där intervjuer med ansvariga politiker och tjänstemän planeras genomföras. 3

2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunrevisionen i Sotenäs kommun har utifrån sin risk- och väsentlighetsanalys beslutat att göra en granskning av effektivitet och kvalitet i äldreomsorgen. Kommunstyrelsen är sedan september 2012 ansvarig för den äldreomsorg som bedrivs i kommunen. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningens övergripande syfte är att kartlägga hur äldreomsorgsverksamheten styrs och följs upp med avseende på effektivitet och kvalitet. För att undersöka effektiviteten fokuserar granskningens fas 1 på att undersöka om det finns en tydlig styrning och mätbara mål för att bedriva en effektiv verksamhet. Syftet har preciserats i följande revisionsfrågor: Vilka dokument finns framtagna som ska styra äldreomsorgsverksamheten? Finns det mätbara mål för kvalitet med tillhörande mått/indikatorer? Hur följer kommunstyrelsen upp måluppfyllelsen? Vad kostar äldreomsorgsverksamheten i förhållande till övriga kommunerna i norra Bohuslän? Svaret på denna revisionsfråga framgår av bilaga 1 2.3. Ansvarig nämnd Kommunstyrelsen är ansvarig för den verksamhet som granskas. 2.4. Metod och avgränsning Granskningen sker i två faser. Föreliggande rapport avser fas 1 som innebär en kartläggning av de styrdokument och riktlinjer som finns framtagna för att säkerställa effektivitet och kvalitet inom äldreomsorgen. Fas 1 innebär även en jämförelse av kostnader för äldreomsorgen mellan Sotenäs och kommuner i norra Bohuslän. Resultatet av kostnadsjämförelsen framgår av bilaga 1. Granskningens fas 1 genomförs som en dokumentstudie. Fas 2 innebär en fördjupad granskning där intervjuer med ansvariga politiker och tjänstemän planeras genomföras. 2.5. Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning kommer i huvudsak att utformas med utgångspunkt från följande: 1. Tillämpliga delar av kommunallagen 2. Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter om systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) 3. Kommunstyrelsens olika styrdokument och policys t ex äldreomsorgsplanen Revisionskriterier 1 och två ovan förklaras närmare i bilaga 2. Revisionskriterium 3 framgår av tillämpliga delar i texten. 4

3. Styrning av äldreomsorgsverksamheten 3.1. Övergripande politisk organisation Kommunstyrelsen i Sotenäs kommun ansvarar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens verksamheter och ekonomi. Kommunstyrelsen fattade 2012-05-30 ett inriktningsbeslut som innebar ett förslag att kommunstyrelsen från och med 2012-09-01 skulle ta över ansvaret för omsorgsnämndens verksamhet, såväl i operativa frågor som i myndighetsutövning. Kommunstyrelsens förvaltning fick i samband med inriktningsbeslutet i uppdrag av nämnden att tillsammans med omsorgsförvaltningen ta fram förslag till en ny organisation samt nytt reglemente och ny delegationsordning för kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige fastställde, i enlighet med kommunstyrelsens förslag, en ny politisk organisation 2012-08-23. Därmed övergick ansvaret för omsorgsfrågor till kommunstyrelsen och ett omsorgsutskott samt ett myndighetsutskott tillsattes. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att omsorgs- och socialutskottet svarar för omsorgsverksamheten i kommunen. Detta innefattar de verksamheter som kommunen är skyldig att driva enligt lag gällande äldre- och handikappsomsorg. Reglementet gör även gällande att omsorgs- och socialutskottet i övrigt fullgör, å kommunstyrelsens vägnar, de uppgifter som kommunfullmäktige tidigare uppdragit åt omsorgsnämnden. Myndighetsutskottet beslutar om omsorgsförvaltningens individärenden (ärenden som omsorgsnämndens arbetsutskott tidigare behandlade) enligt delegation av kommunstyrelsen. 3.2. Styrande dokument och mål för äldreomsorgen 3.2.1. Kommunfullmäktiges vision och programförklaring Kommunfullmäktige har antagit Vision 2020 som lyder det kustnära livet förenar tradition, hållbar utveckling och framtidstro. Med utgångspunkt från visionen har kommunfullmäktige antagit en programförklaring med sin ambition för mandatperioden 2011-2014. Av programförklaringen framgår att kommunen ska erbjuda en värdighetsgaranti för de äldre. Vidare framgår följande mål som rör äldreomsorgen i kommunen: Utveckla fler alternativa boendeformer t.ex. trygghetsboende Säkerställa varm, god och näringsrik mat i äldreboenden Ge möjlighet till samlevnad livet ut Frihet till val av omsorgsgivare Insyn och påverkan i äldreomsorgen för individ och anhöriga Vård och omsorg grundad på trygghet och respekt Av kommunstyrelsens reglemente (KF 2012-08-23, Dnr KA 2012/566) framgår att kommunstyrelsen ska tillse att programförklaringen genomförs. Kommunstyrelsen ska leda och samordna planeringen och uppföljningen av kommunens verksamheter. 3.2.2. Budget 2013 Kommunens övergripande budgetdokument för 2013 utgår från kommunfullmäktiges programförklaring. Det framgår av budgeten att kommunstyrelsen och nämnderna har fått i upp- 5

drag att med utgångspunkt i programförklaringen ge förslag på inriktningsmål och styrande verksamhetsmål med tillhörande indikatorer och nyckeltal. Granskningen visar att budget för 2013 inte är anpassat efter den nya politiska organisationen. Av den nämndsredovisning som avser kommunstyrelsens verksamhetsområden framgår inga mål, inriktningar, allmänna förutsättningar, indikatorer eller nyckeltal för vård och omsorg. Istället görs en nämndsredovisning för den omsorgsnämnd som upphörde att gälla 2012-08-23. 3.2.3. Politiskt planeringsdokument för omsorgs- och socialutskottet Omsorgs- och socialutskottet fastställde 2012-12-12 ett politiskt planeringsdokument för 2013-2014. Dokumentet innehåller politiska intentioner och målformuleringar för kommunens omsorgsverksamheter. I dokumentet återfinns även konkreta uppdrag till förvaltningens verksamheter. Av förorden till det politiska programmet framgår att dokumentet är vägledande för kommunstyrelsens arbete. Beslut om det politiska planeringsdokumentet skickas för kännedom till omsorgsförvaltningen men inte till kommunstyrelsen. I det politiska planeringsdokumentet framgår att kommunens budget för 2013 innehåller följande uppdrag och mål, formulerade utifrån kommunfullmäktiges programförklaring: Omsorgs- och socialutskottets insatser ska präglas av kontinuitet och kompetens både vad avser innehåll och personal Samtliga omsorgstagare ska utifrån sina egna livsvillkor bemötas med respekt. Den enskildes behov och integritet ska ligga till grund för insatserna Den enskilde ska erbjudas god service och tillgänglighet Det Kommunala tillgänglighetsrådets uppgifter är att arbeta för att skapa bra levnadsvillkor för människor med funktionshinder Pensionärsrådets uppgift är att samverka och samråda mellan pensionärernas organisationer och kommunen Det framgår inte hur ovan nämnda mål ska mätas eller följas upp. Granskningen visar att målen ovan inte finns omnämnda i budget 2013. Av det politiska planeringsdokumentet framgår ytterligare uppdrag och övergripande mål för omsorgsverksamhetens olika verksamhetsområden. Äldreomsorgens uppdrag uppges vara att utifrån socialtjänstlagen ge äldre personer vård och omsorg utifrån den enskildes individuella behov. Insatserna ska bygga på respekt för den enskildes vilja, självbestämmande och integritet. Äldreomsorgens övergripande mål är att den enskilde i första hand ges möjlighet att bo kvar i den invanda hemmiljön. Indikatorer finns framtagna för äldreomsorgens enheter. Mätbarheten i indikatorerna varierar och det framgår inte i samtliga fall hur uppföljning av indikatorerna ska ske. Inom ramen för föreliggande granskning har vi efterfrågat enhetsspecifika mål och verksamhetsplaner. Av den dokumentation vi har tagit del av har de övergripande målen som framgår av de styrande dokumenten inte brutits ned på enhetsnivå. I det politiska planeringsdokumentet framgår ett antal kvalitetsgarantier för omsorgsverksamheten. Kvalitetsgarantierna beskriver och tydliggör vad kommuninvånarna har att förvänta av den kommunala äldreomsorgen. Det framgår dock inte hur kvalitetsgarantierna ska följas upp. 6

3.2.4. Verksamhetsplan 2011-2014 Bilagt det politiska planeringsdokumentet för omsorgs- och socialutskottet finns en verksamhetsplan för verksamhetsområdet 2011-2014 innehållande totalt 14 olika mål. Av dessa mål berör nio stycken äldreomsorgen: Erbjuda en värdighetsgaranti för de äldre Utveckla fler alternativa boendeformer t.ex. trygghetsboende Säkerställa varm, god och näringsriktig mat i äldreboenden Ge möjlighet till samlevnad livet ut Frihet till eget val av omsorgsgivare Insyn och påverkan i äldreomsorgen för individ och anhöriga Vård och omsorg grundad på trygghet och respekt Satsa på trygghetsboende för äldre Skapa utrymme för satsningar på omsorg Målen som anges ovan är de samma som finns framtagna för den tidigare omsorgsnämnden och som framgår av budget 2013. Det finns aktiviteter kopplade till målen. Det anges även vem som är ansvarig för genomförandet. Det framgår dock inte hur måluppfyllelsen ska mätas eller följas upp. 3.2.5. Äldreomsorgsplan I samband med den nya politiska organisationen i Sotenäs kommun antog kommunfullmäktige 2012-12-13 en äldreomsorgsplan för 2013-2020. I äldreomsorgsplanen framgår bland annat mål för verksamheten, målen är de samma som framgår av verksamhetsplanen. Planen ska ligga till grund för de politiska beslut som fattas i kommunen gällande äldreomsorgen mellan 2013-2020. Kommunfullmäktige har beslutat att äldreomsorgsplanen ska revideras en gång per mandatperiod. 3.2.6. Handlingsplan för utveckling av anhörigstöd Handlingsplanen för utveckling av anhörigstöd är ett inriktnings- och arbetsdokument för politiker och de som är anställda inom omsorgsförvaltningen i Sotenäs kommun. Handlingsplanen fastställdes innan den politiska omorganisationen och utgår i huvudsak från den dåvarande omsorgsnämndens övergripande mål samt värdegrund och skyldigheter enligt Socialtjänstlagen. Mycket av innehållet i denna handlingsplan har numera inkluderats i den nya äldreomsorgsplanen. 3.2.7. Värdighetsgarantier för anhörigstöd och dagverksamhet Omsorgs- och socialutskottets beslutade 2012-12-12 att anta värdighetsgarantier till verksamheterna dagverksamhet och anhörigstöd. Värdighetsgarantierna ska garantera äldre personer med individuellt beslutade insatser enligt SoL någon form av mervärde utifrån den enskildes perspektiv. Av beslutet framgår att värdighetsgarantierna ska följas upp och redovisas till kommunstyrelsens arbetsutskott i samband med delårsbokslut och årsredovisning. 3.3. Uppföljning Enligt kommunens ekonomiska styrprinciper som framgår av budget 2013 följs kommunens verksamhet upp vid delårsbokslut och årsredovisning. Omsorgs- och socialutskottet har antagit en årsredovisning för 2012. Av beslutsprotokollet (2013-03-27 21) framgår att doku- 7

mentet har tillsänds kommunstyrelsen för kännedom. Av omsorgs- och socialutskottets årsredovisning framgår verksamhetsuppföljning på enhetsnivå. Uppföljning görs utifrån enhetens uppdrag, ekonomisk analys och målavstämning. Mål och uppdrag som följs upp är inte de samma som anges i granskade styrdokument. Vi har inte kunnat se att kommunstyrelsen delgivits någon ytterligare verksamhetsuppföljning sedan omorganisationen 2012-09-01. Vi har inte kunnat se att kommunstyrelsen fastställt rutiner för måluppföljning eller annan verksamhetsbeskrivning i de styrdokument som finns framtagna. 3.3.1. Ledningssystem för kvalitet Enligt socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2011:9) och allmänna råd beskrivs att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst har ansvar för att inrätta ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet (3 kap. 1 ). Systematisk uppföljning av verksamheten är central och det framgår att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt lagen och särskilt stöd ska utöva egenkontroll. Syftet är att vårdgivaren, genom systematisk uppföljning, skall säkerställa kvalitet och verksamhetsutveckling. Granskningen visar att ett ledningssystem för kvalitet inte är framtaget eller implementerat inom äldreomsorgsverksamheten i Sotenäs kommun. Inom ramen för granskningen har vi delgivits ett arbetsmaterial som visar att riktlinjer för ledningssystem är under framtagande. Det framgår inte när ledningssystem för kvalitet beräknas färdigställas och implementeras. 3.4. Sammanfattande bedömning Föreliggande granskning utgör fas 1 av den granskning som avser undersöka hur kommunstyrelsen säkerställer effektivitet och kvalitet inom äldreomsorgen i Sotenäs kommun. Inom ramen för granskningen har vi efterfrågat och delgivits styrande dokument för äldreomsorgsverksamheten i kommunen. Fas 1 har därmed genomförts som en dokumentstudie. Intervjuer med ansvariga politiker och tjänstemän har inte genomförts, detta planeras dock genomföras i fas 2 av granskningen. Utifrån vår dokumentstudie bedömer vi att det finns brister i hur kommunstyrelsen, som verksamhetsansvarig nämnd, styr, leder och följer upp äldreomsorgsverksamheten i kommunen. Bedömningen grundar sig i våra sammanfattande slutsatser som framgår nedan. Ett kommunövergripande budgetdokument finns framtaget för 2013. Budgetramarna är beslutade av kommunfullmäktige och innehåller mål för omsorgsverksamheten. Budgetdokumentet är inte anpassat för den nya organisationen där kommunstyrelsen har det fulla verksamhetsansvaret för den vård och omsorg som bedrivs i kommunen, istället framgår att den tidigare omsorgsnämnden är ansvarig för omsorgsverksamheten i kommunen. Av den dokumentstudie vi har genomfört har vi inte kunnat se att kommunstyrelsen vidtagit åtgärder för att tydliggöra sitt ansvar utifrån budget 2013. Ett politiskt planeringsdokument finns framtaget som innehåller mål och uppdrag till äldreomsorgsverksamheten. Planeringsdokumentet är beslutat av social- och omsorgsutskottet, det framgår av dokumentet att det ska vara vägledande för kommunstyrelsens arbete. Av vad som framkommer av utskottets protokoll har kommunstyrelsen inte delgivits kännedom om det politiska planeringsdokumentet. De värdighetsgarantier som finns framtagna för äldreomsorgsverksamheten är beslutade av omsorgs- och socialutskottet. Kommunallagens 6 kap 34 fastställer att en nämnd inte kan vidaredelegera ärenden som omfattar beslut om verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. 8

I det politiska planeringsdokumentet (som är beslutat av social- och omsorgsutskottet) framgår att det återfinns i detta dokument konkreta uppdrag till förvaltningens verksamheter. I planeringsdokumentet följer sedan en rad uppdrag till äldreomsorgsverksamhetens enheter. I kommentarerna till kommunallagens 6 kap 37 görs gällande att rätten att vidaredelegera begränsas till att avse förvaltningschefer som får vidaredelegera till annan anställd. Det framgår inte att ett utskott har rätt att vidaredelegera ärenden till en hel förvaltning eller enskilda tjänstemän. Ledamöter i kommunstyrelsen har inte haft möjlighet att kommentera ovanstående påståenden. I fas 2 av granskningen bedömer vi därför att det är av vikt att genomföra en intervju med kommunstyrelsens presidium för att undersöka hur nämnden säkerställer att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Granskningen visar att det finns ett antal mål framtagna äldreomsorgen i kommunen. Målen framgår av följande styrdokument: budget, politiskt planeringsdokument för omsorgs- och socialutskottet, verksamhetsplanen samt äldreomsorgsplanen. Vi har valt att tydliggöra vår bedömning av mätbarheten av målen enligt nedan tabell: Budget Styrdokument Är målen mätbara och upprättade med tillhörande mått/indiaktorer? Nej Politiskt planerings-dokument Verksamhetsplan Äldreosmsorgsplan Indikatorer finns utifrån uppdrag, mätbarheten varierar Åtgärder finns framtagna, tydliga indikatorer för mätbarhet saknas Nej De mål som enligt budget 2013 för den tidigare omsorgsnämnden ska vara styrande för verksamheten återfinns i verksamhetsplanen för 2013-2014 som är bilagt det politiska planeringsdokumentet. De mål som enligt det politiska planeringsdokumentet skall vara styrande för verksamheten överensstämmer inte med mål i budget och verksamhetsplan. Vi bedömer därför att det är av vikt att i fas 2 vidare granska målkedjan för verksamheten samt hur målen bryts ned på enhetsnivå. Granskningen bör även fokusera på hur måluppfyllelsen mäts på enhetsnivå. Av de dokument vi granskat inom ramen för fas 1 framkommer att utskottet följt upp verksamheten och dokumenterat detta i omsorgs- och socialutskottets årsredovisning för 2012. Kommunstyrelsen har inte beslutat om att anta årsredovisningen, enligt de dokument vi har granskat. Vi bedömer att det finns anledning att närmare granska hur kommunstyrelsen följer upp äldreomsorgsverksamheten på enhetsnivå. Vi har kunnat se att det pågår ett arbete med att ta fram riktlinjer för ett ledningssystem för kvalitet enligt socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet (SOSFS 2011:9). Inför fas 2 av granskningen bedömer vi att det är av vikt att närmare granska hur kommunstyrelsen avser färdigställa och implementera ledningssystemet för kvalitet. Göteborg 2013-06-19 Caroline Trowald Verksamhetsrevisor Ernst & Young Liselott M Daun Certifierad kommunal revisor Ernst & Young 9

4. Bilaga 1 - Kostnader för äldreomsorg i Sotenäs kommun i förhållande till andra kommuner i norra Bohuslän I syfte att undersöka vad äldreomsorgen i Sotenäs kommun kostar i förhållande till andra kommuner i norra Bohuslän redovisas i detta kapitel jämförande statistik från den offentliga databasen Kolada. Det är Socialstyrelsen som samlar in och tillgängliggör statistiken i Kolada. Kostnaderna har beräknats utifrån en fördelning per invånare som är 65 år eller äldre samt antal brukare i Munkedal, Lysekil, Tanum, Sotenäs, Strömstad, Orust och Tjörn. De nyckeltal vi väljer att använda i granskningen har valts ut mot bakgrund av de nyckeltal för äldreomsorg som Sveriges kommuner och landsting (SKL) använder i rapporten Vad kostar verksamheten i din kommun? (2011). Under genomförandet av föreliggande rapport fanns senare statistik ännu inte att tillgå. De olika nyckeltalen som används är: Äldreomsorgens kostnad per invånare 65 år och äldre Kostnaden för äldreomsorgens olika verksamheter Ersättningsskillnader inom hemtjänst Personalkostnader Övriga inverkande kostnadsfaktorer Omfattningen av föreliggande granskning tillåter inte att på goda grunder analysera orsaker till variationer i kostnader mellan kommunerna. 4.1. Äldreomsorgens kostnad per invånare 65 år och äldre I nedanstående diagram redovisas Sotenäs kommuns kostnader för äldreomsorg. I kostnadsberäkningen ingår samtliga kostnader för äldreomsorgen, så som hemtjänst, ordinärt och särskilt boende. Kostnaden för äldreomsorg har dividerats med antalet invånare 65 år eller äldre i respektive kommun. 10

Sotenäs kommuns sammanlagda kostnader för äldreomsorg per invånare 65 år och äldre placerar kommunen i mitten av de jämförda kommunerna. Kostnaderna uppgår till ett värde av 57 954 kr, strax över det ovägda medelvärdet 1 om 55 521 kr för hela riket enligt statistik från SKL. 4.2. Kostnad för äldreomsorgens olika verksamheter De tre största utgiftsposterna inom äldreomsorgen är hemtjänst, ordinärt och särskilt boende: Med hemtjänst avses bistånd i form av service och personlig omvårdnad i personens bostad eller motsvarande. Med ordinärt boende avses eget boende så som villa, lägenhet eller seniorboende Med särskilt boende avses ett individuellt behovsprövat boende för service och omvårdnad som kommunerna inrättar för de personer som behöver särskilt stöd dygnet runt. I nedanstående diagram redovisas Sotenäs kommuns kostnader per brukare och verksamhetsområde inom äldreomsorgen i jämförelse med Munkedal, Lysekil, Tanum, Strömstad, Orust och Tjörn. Kostnaderna för ordinärt boende beräknas per brukare exklusive lokalkostnader. Kostnaderna för särskilt boende beräknas per brukare exklusive lokalintäkter. Kostnadsberäkningen som har gjorts med hänsyn till lokalkostnader/intäkter är den statistik som finns att tillgå på Kolada, detta för att det enbart är de omsorgskostnader som ska jämföras. Diagrammet ovan visar att Strömstad och Tjörn har lägre kostnader än Sotenäs kommun för hemtjänst. Sotenäs kommun har den lägst jämförbara kostnaden per brukare för ordinärt boende, exklusive lokalkostnader. Sotenäs har efter Tjörns kommun den lägsta kostnaden per brukare för särskilt boende, exklusive lokalintäkter. I relation till det ovägda medelvärdet för hela riket år 2011 är kostnaderna fördelade enligt följande i Sotenäs kommun: Hemtjänst 124 460 kr Ordinärt boende 141 160 kr Särskilt boende 648 198 kr 1 När ett ovägt medelvärde beräknas har alla kommuner eller landsting samma vikt. Medelvärdet gäller då för en genomsnittlig kommun/landsting. Det ovägda medelvärdet beräknas på alla värden som finns i Kolada 11

Siffrorna kan jämföras med det ovägda medelvärdet för hela riket år 2011: Hemtjänst 143 367 kr Ordinärt boende 185 835 kr Särskilt boende 625 040 kr 4.3. Ersättningsskillnader inom hemtjänst Då en kommun inför lagen om valfrihet (LOV) i hemtjänsten ställs krav på att kommunen har ett system för att ersätta såväl kommunala som privata utförare av hemtjänst. I april 2011 införde Sotenäs kommun LOV service och omsorgstjänster. Servicetjänster omfattar: Städning Tvätt och klädvård Renbäddning Promenader eller liknande Omsorgstjänster omfattar: Hemtjänst i form av personlig omvårdnad Ledagning och avlösning av anhörig i hemmet Delegerad och instruerad hemsjukvård SKL har gjort en genomgång av de ersättningsbelopp och ersättningssystem som 132 olika kommuner har fastställt för hemtjänsten. Ersättningsbelopp för de kommuner i norra Bohuslän som finns tillgängliga i kartläggningen från 2012 uppgår till följande belopp: Kommun Servicetjänster privat Servicetjänster egen regi Omsorgstjänster privat Omsorgstjänster egen regi Munkedal 307 303 364 353 Sotenäs 292 371 386 371 Tjörn 285 274 400 388 Tanum 365 348 365 348 Sotenäs kostnad för servicetjänster utförda i privat regi uppgår till den näst lägsta kostnaden i jämförelsen. Omsorgstjänster i privat och egen regi är näst högst bland de kommuner som ingår i jämförelsen. 4.4. Personalkostnader Personalkostnaderna står för cirka 75 procent av kommunernas totala kostnader för äldreomsorg. Faktorer som lönenivå, rätt till heltid, kompetensnivå och personaltäthet får stor betydelse för kostnaden per brukare. Skillnader i kostnader mellan kommuner kan exempelvis påverkas av olika arbetssätt, planering, organisering och kontinuitet hos brukarna. Diagrammet nedan visar äldreomsorgens personalkostnader i egen regi, kronor per brukare i Sotenäs kommun och Munkedal, Lysekil, Tanum, Strömstad, Orust och Tjörn. Det ovägda medelvärdet per brukare för hela riket är 249 282 kr. Sotenäs personalkostnader per brukare för äldreomsorg i egen regi är näst lägst i förhållande till de andra kommunerna i norra Bohuslän. Kostnaden är dessutom 13 670 kr lägre än det ovägda medelvärdet per brukare för hela riket 2011. 12

4.5. Övriga inverkande kostnadsfaktorer Kostnadsskillnader mellan kommuner kan bero på befolkningsstrukturen inom kommunen. En större andel äldre människor över 65 år eller mer innebär normalt att äldreomsorgen tar en större andel av kommunens resurser i anspråk. Diagrammet nedan visar åldersstrukturen i Sotenäs kommun tillsammans med de andra kommunerna i norra Bohuslän. Statistiken över åldersstrukturen i kommunerna påvisar inga tydliga samband med kostnadsbilden i de olika kommunerna. Kostnadsskillnaderna kan även bero på att behovet av vård och omsorg skiljer sig åt mellan kommunerna, ofta på grund av strukturella faktorer som kommunen inte kan påverka. Exempel på sådana faktorer är yrkesbakgrund, andel utomnordiskt födda, civilstånd, könsfördelning och glesbygd. 13

14

5. Bilaga 2 - Revisionskriterier 5.1. Kommunallagen Enligt 6 kap 7 kommunallagen är nämnden ansvarig för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål som kommunfullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden är även ansvarig för att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen är tillräcklig. I kommunallagen 6 kap 33 anges att en nämnd får uppdra åt ett utskott att besluta å nämndens vägnar. Ett utskott kan även ha till uppgift att bereda en nämnds ärenden enligt 6 kap 21 kommunallagen. En nämnds beslutanderätt får enligt 6 kap 34 inte delegeras i typer av ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. 5.2. Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete beskrivs att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst har ansvar för att inrätta ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet är gemensamt för all hälso- och sjukvård, socialtjänst och verksamhet enligt LSS (ersätter SOSFS 2005:12 och SOSFS 2006:11). Ett ledningssystem som ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet (3 kap. 1 ). Vårdgivaren ska även utöva egenkontroll, samt ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. (5 kap, 1-3, 6-7 ). Slutligen ska allt med det systematiska och fortlöpande arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten årligen dokumenteras i en kvalitetsberättelse och en patientsäkerhetsberättelse. 15

Motion om översyn av den politiska organisationen i Sotenäs Miljöpartiet de Gröna vill ha en översyn av kommunens politiska organisation i god tid före valet. Med god tid menas i detta fall sex månader. Detta för att öka demokratin så att det ska/kan vara klara spelregler inför valet. Den senaste mandatperioden minskade antalet ledamöter i kommunfullmäktige från 41 till 31 st. Skälet var bland annat besparing. När valresultatet var klart, infördes arvoderad andre vice ordförande i kommunstyrelse och nämnderna. I samband med att omsorgsutskottet bildades mitt under mandatperioden, ökade antalet ledamöter i kommunstyrelsen från 13 till 15. Kommunfullmäktige som är det högsta styrande organet i kommunen har således fått minskad makt gentemot kommunstyrelsen. Som det är i dag sitter en liten grupp människor på de uppdrag som finns. Miljöpartiet de Gröna vill återgå till 41 ledamöter i Kommunfullmäktige. Vi vill avskaffa 2:e vice ordförande i Kommunstyrelse och nämnderna. Vi vill återgå från omsorgsutskott till omsorgsnämnd. Vi vill att demokratiberedningen ska ha en representant från varje parti som sitter i fullmäktige. Vi vill att ordföranden i revisionen ska tillhöra oppositionen. Allt detta för att öka demokratin och för att inte utesluta de mindre partierna ur beslutsprocessen. Demokratin behöver hela tiden försvaras. Trösklarna måste bli lägre för att fler ska kunna bli delaktiga i politiska församlingar. Det är nu hög tid att se över hur demokratin har utvecklats och hur kostnadsutvecklingen ser ut för den politiska organisationen. Jag yrkar att en parlamentarisk grupp tillsätts (där alla partier som sitter i KF, ska ingå) för att göra en en översyn/utvärdering av den politiska situationen inom kommunens styre. Tossene 130513 Lena Linke MP Sotenäs

Medborgarförslag Mark för företagande Mitt förslag gäller att snarast få i ordningsställt ett område i Hunnebostrand för verksamheter av skilda slag (den gamla skrivningen var industriområde). I dag finns inte någon plats som företag kan hänvisas till, området får givetvis iordningställas med vägar vatten och avlopp vilket kommunen tidigare gjort på ett flertal ställen, ex Hogenäs, kostnaden för detta regleras sedan vid markköpet med berörda företag. Det är i dag en stor brist att vi inte kan erbjuda denna möjlighet, speciellt som kommunen i dag är mycket beroende av att arbetstillfällen tillförs vår kommun. Det har vid undersökningar som gjorts av exempelvis kommunförbundet visat sig att det är av stor vikt att man i kommunerna har tillgång till dylika områden lokalt vid samhällskärnorna och inte bara vid stora industriområden. 10 juni 2013 Kjell Andersson, Hunnebostrand 070-6450847 Bostad 50847

1 Datum: 2013-09-03 Ledningsplan vid extraordinär händelse Fastställd av kommunfullmäktige i Sotenäs kommun ********** Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

2 Datum: 2013-09-03 Innehållsförteckning Beslutsföresättningar... 3 Lagrum... 3 Områdesansvaret... 3 Extraordinära händelser definition... 3 Risk- och sårbarhetsanalyser... 3 Övergripande mål... 3 Befogenhet och delegering... 4 Befogenhet och delegering... 4 Krisledningsnämnden uppgifter och befogenheter... 4 Inkallande av krisledningsnämnden... 4 Överklagande... 4 Sekretess... 4 Bistånd mellan kommuner... 4 Återgång till normala förhållanden... 4 Tillsyn och ansvar... 4 Räddningstjänstlagstiftningens planering... 5 Ledningsfunktionen... 5 Organisation... 5 Krisledningsnämnd... 5 Stabssgrupp... 5 Åtgärder vid avlösning... 6 Lokaler... 6 Arbetsrutiner... 6 Samband... 7 Övriga stabsresurser... 7 Utbildningar... 8 Bilagor till ledningsplanen... 8 Bilaga 1 Reglemente för krisledningsnämnden i Sotenäs kommun... 9 Bilaga 2 Kriskommunikationsplan för Sotenäs kommun... 15 Bilaga 3 Larmplan för krisledning i Sotenäs kommun... 25 Bilaga 4 Översikt organisationen vid extraordinär händelse i Sotenäs kommun... 26 Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

3 Datum: 2013-09-03 Beslutsförutsättningar Lagrum Denna ledningsplan är upprättad i enlighet med Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Områdesansvaret Genom denna lag åtar sig kommunen ett områdesansvar vid extraordinära händelser i kommunen. Områdesansvaret innebär inriktning, prioritering och samordning av tvärsektoriella åtgärder som behöver vidtas i en krissituation. Extraordinära händelser definition En extraordinär händelse är en sådan händelse som avviker från det normala och innebär allvarliga störningar i viktiga samhällsfunktioner eller överhängande risk för sådana störningar och kräver skyndsamma insatser från kommunen. Exempel på situationer och händelser där krisledningsnämnden skall verka kan vara: Svåra störningar i den tekniska infrastrukturen, såsom el- och vattenförsörjning, telekommunikationer Terrorism Allvarlig smitta Olycka med farligt gods som kräver utrymning Stor brand med många döda eller skadade Snöoväder Färjeolycka Risk- och sårbarhetsanalyser Risk- och sårbarhetsanalyser skall kontinuerligt uppdateras för varje verksamhet av respektive nämnd och för kommunen i sin helhet av kommunstyrelsen. Den kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalysen skall antas i kommunfullmäktige inför varje ny mandatperiod. En årlig rapportering av händelser i enlighet med risk- och sårbarhetsanalysen skall utföras till Länsstyrelsen. Övergripande mål Målet med ledningsplanen är att kommunledningen skall ha en god beredskap för att kunna hantera en extraordinär händelse i fredstid. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

4 Datum: 2013-09-03 Befogenhet och delegering Krisledningsnämndens uppdrag och befogenhet framgår av reglementet. Krisledningsnämnden äger rätt att delegera beslutanderätten enligt kommunallagens bestämmelser om delegation. Befogenhet och delegering Krisledningsnämndens reglemente framgår av bilaga 1. Krisledningsnämnden uppgifter och befogenheter Krisledningsnämndens uppgifter och befogenheter framgår av reglementet. Nämnden har själv befogenhet att delegera beslut i nödvändig omfattning. Ordföranden kan fatta beslut i nämndens frånvaro. I ordförandens frånvaro finns regler om ersättare för denne. Inkallande av krisledningsnämnden Krisledningsnämnden kallas in efter ordförandens beslut eller beslut från den som ersätter honom. Överklagande Krisledningsnämndens beslut kan överklagas enligt kommunallagen. Sekretess Bestämmelser om sekretess i samband med krisledningsnämndens arbete återfinns i sekretesslagen. Beslut om att sekretessbelägga en uppgift fattas av nämnden eller dess delegat. Bistånd mellan kommuner Genom lag om extraordinära händelser i kommuner och landsting ges kommunerna möjlighet att lämna bistånd till annan kommun, eller att begära sådant bistånd från annan kommun. Beslut om sådant bistånd fattas av krisledningsnämnden eller dess delegat. Länsstyrelsen bistår vid behov i kontakterna mellan kommunerna eller andra samhällsorgan som kan vara aktuella. Återgång till normala förhållanden Återgång till normala förhållanden sker efter beslut i krisledningsnämnden eller kommunfullmäktige. Tillsyn och ansvar Tillsyn över kommunens arbete enligt lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap sköts av länsstyrelsen. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

5 Datum: 2013-09-03 Räddningstjänstlagstiftningens planering All verksamhet som ryms inom begreppet räddningstjänst leds enligt särskilda bestämmelser som styr räddningstjänstens område och berörs inte av vad som tas upp i denna plan. Räddningschefen avgör om räddningstjänstläge föreligger. Ledningsfunktionen Organisation Strävan skall vara att kommunens organisation vid en extraordinär händelse i största mjöliga utsträckning är den samma som vid ett normalläge. Behovet av snabba beslut och utökad samordning kan dock kräva avsteg från detta, detta sker i enlighet med krisledningsnämndens ordförandes direktiv. Krisledningsnämnd I kommunen skall finnas en krisledningsnämnd vald av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige har beslutat att kommunstyrelsens arbetsutskott är krisledningsnämnd. Stabssgrupp För att understödja krisledningsnämndens beslut skall en stabsgrupp bestående av tjänstemän finnas. Stabsgruppen består av följande funktioner: 1. Kommunchef, ordförande i stabsgruppen 2. Räddningschef 3. Ekonomichef 4. Teknisk chef 5. Miljö- och byggchef 6. Utbildningschef 7. Omsorgschef 8. Personalchef 9. Kost- och städchef 10. Säkerhetssamordnare 11. Informationsansvarig 12. IT-chef Vid behov förstärks stabsgruppen med personal som ordföranden bestämmer. Stabsgruppens sammansättning och tjänstgöring under en utdragen extraordinär händelse bestäms av ordföranden i stabsgruppen. Vid ordförandes frånvaro ersätts denne enligt ovanstående numrerade turordning. Till stabsgruppen knyts stödpersonal för t ex informationsarbete, dokumentation mm. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

6 Datum: 2013-09-03 Kommunsekreteraren är sekreterare i krisledningsnämnden. Åtgärder vid avlösning För att stabsgruppsarbetet ska kunna bedrivas under lång tid indelas gruppens personal i två skift. Det skall genomföras en stabsorientering i samband med avlösning. Då får pågående skift en allmän orientering om läget i stort och inriktning av arbetet. Vid avlösning ansvarar avgående personal för att: lägeskartor, tablåer, pärmar och dagbok är aktuella, pågående personal orienteras om läget och om inriktningen av verksamheten på längre sikt med hänsyn till Krisledningsnämndens beslut i stort, pågående personal får detaljerad redovisning av förestående verksamhet samt planer och order inom sitt ansvarsområde, väsentliga delar av lägeskartor, tablåer, pärmar och dagbok gås igenom ärenden under handläggning och ärenden som skall bevakas överlämnas enligt kontrollista. Avgående personal ansvarar för tjänsten tills avlösning genomförts. Genomförd avlösning skall rapporteras till stabsgruppens ordförande alternativt dennes ersättare. Stabsgruppens ordförande anger när avgående skift får lämna ledningsplatsen. Lokaler Krisledningsnämnden sammanträder normalt i sammanträdesrum Uggenabben, kommunkontoret. Stabsgruppen disponerar sammanträdesrum Tryggö i kommunkontoret för ledning och samband. Posom-gruppen disponerar lokal Alvö, kommunkontoret. Vid behov disponeras lokaler på Kompetenscentrum som presscentrum. Alternativa lokaler för sammanträde, ledning och kommunikation är räddningstjänstens station i Kungshamn, Kompetenscentrum, Kvarnbergshemmet. Är vistelse i Kungshamn av något skäl omöjligt är Hunnebohemmet, Stensäkert, Räddningstjänstens station i Hunnebostrand och Folkets hus i Hunnebostrand alternativa lokaler. Arbetsrutiner Stabsgruppens ordförande alternativt dennes ersättare fungerar normalt som länk mellan krisledningsnämnd och stabsgrupp. Samordnade möten arrangeras efter behov med de Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

7 Datum: 2013-09-03 medlemmar som krävs av situationen. Vid dessa möten sker ledningsorientering och återrapportering. Handläggare och föredragande utses av Stabsgruppens ordförande alternativt dennes ersättare. Tjänstemännen deltar aldrig i besluten, men kan närvara efter krisledningsnämndens beslut. Samband Kommunens växel skall fortgå i normalläge i så stor mån som möjligt. Vid behov drar krisorganisationens upplysningscentral igång, kommunkontorets tjänstemän kan efter behov beordras svara i telefon för att möta allmänhetens behov av information. Kommunens mobiltelefoner kan på samma sätt nyttjas för in- och utgående kommunikation. Dataförbindelser och tillhörande utrustning kan anslutas vid samtliga ovan angivna ledningsplatser. Kommunikationsradio finns i begränsad omfattning genom räddningstjänstens försorg. Tillgängligheten beror på räddningstjänstens prioriterade behov. Övriga stabsresurser Kartor, i pappersform såväl som digitalt, kan hämtas ur arkiven samt från datorer/servrar på miljö- och byggkontoret och tekniska kontoret. Digitala kartor kan göras tillgängliga på storbild i sammanträdesrum och ledningsrum. Stationär reservkraft finns på kommunkontoret i Kungshamn, brandstationerna i Hunnebostrand och Kungshamn, Kvarnbergshemmet i Kungshamn, Vattenverket Dale och Hunnebohemmet i Hunnebostrand. Mobil reservkraft med inkopplingsutrustning finns tillgänglig för Hunnebostrands skola, Bankebergshemmet i Hunnebostrand, Hälsans hus i Kungshamn samt Bovallstrands skola. Service och underhåll av teknisk materiel sköts i första hand av kommunens egen personal i form av kommunförråd och fastighetsavdelning samt IT-avdelningens tekniker. TV, radio och inspelningsutrustningar finns tillgänglig på kommunkontoret och kan lätt användas på valfri plats i kommunen. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

8 Datum: 2013-09-03 Utbildningar Berörda tjänstemän och politiker skall kontinuerligt ta till sig aktuell kunskap genom utbildningsinsatser. Kunskaper och färdigheter skall prövas och samordnas genom årliga övningar. Bilagor till ledningsplanen Till ledningsplanen skall biläggas kriskommunikationsplan, larmplan och andra handlingar som är nödvändiga för att krisledningsnämnden skall hantera en händelse. Checklistor, lednings- och stabsorientering, förteckningar över samverkande myndigheter m.m. finns i krishanteringspärmen. Kommunchefen ansvarar för att handlingarna upprättas och ajourhålles. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

9 Datum: 2013-09-03 Bilaga 1 Reglemente för krisledningsnämnden i Sotenäs kommun Utöver vad som föreskrivs om krisledningsnämnden i kommunallagen, lagen om extraordinära händelser eller annan lagstiftning gäller bestämmelserna i detta reglemente. Krisledningsnämndens verksamhetsområde 1 Krisledningsnämnden ska fullgöra de uppgifter som ankommer på kommunen vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och som kräver skyndsamma insatser av kommunen. Krisledningsnämndens ikraftträdande 2 Krisledningsnämnden träder i funktion när ordföranden eller, om denne har förhinder förste eller andre vice ordföranden, bedömer att det inträffat en extraordinär händelse som medför att nämnden ska träda i funktion. Detta innebär att ett formellt beslut om att lagen om extraordinära händelser ska tillämpas. Befogenheter 3 Vid en extraordinär händelse får nämnden fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden för övriga nämnder och de styrelser i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Nämnden ska verka för att kommunfullmäktige i början av varje ny mandatperiod tillställs ett förslag till ledningsplan för hur kommunen ska hantera extraordinära händelser. Samråd 4 Innan krisledningsnämnden beslutar att överta hela eller delar av annan nämnds verksamhetsområde ska krisledningsnämnden samråda med berörd nämnd om det finns möjlighet och tiden så medger. När krisledningsnämnden fattat beslut om att överta verksamhet ska berörd nämnd skyndsamt underrättas om detta. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

10 Datum: 2013-09-03 Brådskande beslut 5 Ordföranden, eller i dennes frånvaro förste eller andre vice ordföranden, får fatta beslut å nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Ett sådant beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. Rätt att bistå andra 6 Nämnden får på begäran besluta att bistå andra kommuner och landsting som drabbats av en extraordinär händelse. Nämnden får under den extraordinära händelsen lämna begränsat ekonomiskt stöd till enskild som drabbats av händelsen. Återgång till normal verksamhet 7 Så snart omständigheterna medger det ska krisledningsnämnden besluta att de frågor som nämnden övertagit beslutanderätten i återlämnas till respektive nämnd. Kommunfullmäktige får besluta att krisledningsnämndens ansvar i en extraordinär händelse ska upphöra. Nämndens övriga uppgifter 8 Nämnden ansvarar för arkivvården inom sitt verksamhetsområde. Nämnden har ansvar för behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen (PUL) i sin verksamhet. Nämnden har ansvar för information och kommunikation inom sitt ansvarsområde. Informationen ska ske i enlighet med kommunens övergripande riktlinjer för information och kommunikation. Nämnden är ansvarig för IT-verksamheten inom sitt område, inklusive de IT-system som finns till stöd för verksamheten. Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde. Ansvar och rapporteringsskyldighet 9 Krisledningsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de verksamhetsramar och den ledningsplan som kommunfullmäktige antagit, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

11 Datum: 2013-09-03 Krisledningsnämndens beslut ska anmälas till kommunfullmäktige vid närmast följande sammanträde. Då ska även en ekonomisk redovisning lämnas. Krisledningsnämndens arbetsformer Sammansättning 10 Krisledningsnämnden består av 5 ledamöter och 3 ersättare. Mandattiden räknas från och med årsskiftet närmast efter det år då val förrättats till och med årsskiftet efter att nästa val förrättats. Ordförande och vice ordförande väljs för samma period. Tidpunkt för sammanträdena 11 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden eller ordföranden bestämmer. Sammanträde ska också hållas om minst en tredjedel av ledamöterna begär det. Kallelse 12 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena och att den tillställs varje ledamot och ersättare på ett för situationen lämpligt sätt. Kallelsen ska innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Om situationen tillåter bör kallelsen åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. När varken ordförande, förste eller andre vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste göra detta. Inkallande av ersättare 13 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska själv ansvara för att den ersättare som står i tur att tjänstgöra kallas. Ersättarnas tjänstgöring 14 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

12 Datum: 2013-09-03 En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Dock bör pågående ärende avgöras innan byte sker. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas bör en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in istället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Yttranderätt 15 En ersättare som inte tjänstgör får närvara vid nämndens sammanträde och har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten. Ersättare har rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Yrkande 16 För att yrkanden lättare ska hanteras på lämpligt sätt bör längre yrkanden lämnas in skriftligt. Ordföranden har rätt att begära att yrkanden lämnas skriftligt. Växeltjänstgöring jäv 17 En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Även om mötet är öppet ska ledamot eller ersättare lämna rummet vid jävssituation samt anmäla detta till ordföranden. Beslutsförhet 18 Nämnden får handlägga ärenden bara när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Justering av protokoll 19 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot, företrädesvis ur minoritetsgrupperingen. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

13 Datum: 2013-09-03 Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. En sådan paragraf bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 20 En ledamot har rätt att reservera sig. Reservationen ska anmälas innan sammanträdet avslutats. Om en ledamot vill motivera reservationen kan ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till nämndens sekreterare före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet. Ordföranden 21 Det åligger nämndens ordförande att - med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för nämndens utveckling samt ta initiativ i dessa frågor - främja samverkan med övriga nämnder Förste vice ordförande 22 Förste vice ordföranden företräder majoritetsgruppen. Andre vice ordförande 23 Andre vice ordföranden företräder minoritetsgruppen. Presidiet 24 Ordföranden, förste vice ordföranden och andre vice ordföranden utgör nämndens presidium. Ersättare för ordföranden 25 Om varken ordförande, förste vice eller andre vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde öppnar den till åldern äldste ledamoten mötet för att välja tillfällig ordförande för mötet. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid tillämpas reglerna i reglementet för arvoden och ersättningar för förtroendevalda. Delgivning 26 Delgivning till nämnden sker med ordföranden, förste eller andre vice ordförande, kommunchefen eller sekreteraren eller annan anställd som nämnden bestämmer. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

14 Datum: 2013-09-03 Undertecknande av handlingar 27 Avtal, skrivelser och andra handlingar som beslutats av nämnden ska undertecknas av ordföranden, eller vid dennes förfall förste eller andre vice ordförande, och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

15 Datum: 2013-09-03 Bilaga 2 Kriskommunikationsplan Kriskommunikationsplan Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

16 Datum: 2013-09-03 Innehållsförteckning Bakgrund... 17 Fastställande av kriskommunikationsplanen... 17 Syfte med kriskommunikationsplanen... 17 Informationsansvar... 17 Övning och utbildning... 18 Organisation... 18 Inkallelse av personal... 18 Roller i Stabservice... 19 Info/analysgruppen... 19 Växel... 19 Upplysningscentralen... 20 Webb- och mediabevakningsgruppen... 20 Stabsservices uppgifter... 20 Riktlinjer... 20 Målgrupper... 20 Information... 21 Intern information... 21 Extern information... 21 www.sotenas.se... 21 Facebook... 21 Andra kanaler... 22 VMA Viktigt meddelande till allmänheten... 22 Dokumentation... 23 Lägesrapportering... 23 Lokaler och utrustning... 23 Säkerställa kommunikation... 23 Lokal för upplysningscentralen... 24 Lokal för pressinformation... 24 Utrustning... 24 Reservkraft... 24 Bilaga 3 Larmplan för krisledning i Sotenäs kommun... 25 Bilaga 4 Översikt organisationen vid extraordinär händelse... 26 Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

17 Datum: 2013-09-03 Bakgrund Fastställande av kriskommunikationsplanen Kommunfullmäktige fastställer i januari varje ny mandatperiod en kriskommunikationsplan för Sotenäs kommun i samband med att kommunens ledningsplan för extraordinära händelser i fredstid fastställs. Kommunfullmäktige godkänner även ändringar i kriskommunikationsplanens syfte. Övriga revideringar av kriskommunikationsplanen under mandatperioden delegeras till kommunstyrelsen för fastställelse. Syfte med kriskommunikationsplanen Enligt kommunallagen åligger det kommunstyrelsen att ansvara för information under extraordinära händelser samt höjd beredskap. Kriskommunikationsplanen är ett komplement till kommunens ledningsplan och presenterar kommunens strategi i informationsfrågor vid extraordinära händelser samt vid höjd beredskap. Kriskommunikationsplanen skall även klarlägga, säkerställa och samordna behovet av erforderliga resurser för informationsverksamheten under extraordinära händelser samt höjd beredskap. Informationsansvar Kommunstyrelsens ordförande, tillika krisledningsnämndens ordförande, är ytterst ansvarig för kommunens insatser vid extraordinära händelser i fredstid. Kommunstyrelsens ordförande är även ytterst ansvarig för kommunens informationsinsatser. Följande funktioner har rätt att uttala sig å kommunens vägnar: krisledningsnämndens ordförande kommunchefen informationsansvarig berörd förvaltningschef säkerhetssamordnare Krisledningsnämnden eller beredningsgruppen kan i vissa frågor uppdra åt annan än ovanstående att uttala sig å kommunens vägnar. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

18 Datum: 2013-09-03 Övning och utbildning Regelbundet återkommande övningar är en förutsättning för att planen skall fungera i en verklig situation. Övning av kriskommunikationsplanens funktioner skall genomföras i samband med övningar av kommunens ledningsplan. I samband med att kommunen övar extraordinära händelser skall utvärdering av kriskommunikationsplanens funktionalitet och ändamålsenlighet göras. Planen skall därefter revideras om man vid utvärderingen finner detta nödvändigt. Tjänstemän är uttagna i samverkan med ledningsgruppen och skall utbildas till sina respektive uppgifter. Organisation Det finns en informationspärm hos varje gruppansvarig i kommunens krisorganisation. Där finns bland annat den övergripande informationen om hur kommunen är organiserad och förbered inför en extra ordinär händelse. Varje grupp i krisorganisation har även egna checklistor/mallar för sin verksamhet i krishantering. Inkallelse av personal Stabservice inkallas efter beslut av krisledningsnämndens ordförande eller kommunchef, alternativt dennes ersättare. Stabservice skall ha omedelbar förmåga att samordna informationen och skall kunna organiseras inom en timma och tjänstgöra dygnet runt. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

19 Datum: 2013-09-03 Roller i Stabservice Översikt Stabservice organisation Info/analysgruppen Arbetar mot stabsgruppen. Informationsfunktionen är en strategisk resurs för ledningen och ingår i beredningsgruppen. Beroende på händelsens art avgör informationsansvarig om övriga tjänstemän skall kallas in. Det är vikigt att all information går via informationsansvarig tjänsteman, d v s att kommunen, inklusive dess förvaltningar och personal, använder sig av en gemensam informationskanal. Detta för att stabsgruppen skall få en samlad bild av den information som sprids. Den informationsansvarige tar initiativ till samt godkänner allt material som skall ges till övriga inom och utom organisationen. Växel Kommunens växel skall fortgå i normalläge i så stor mån som möjligt. Växeln skall ta emot information och förmedla denna till Info/analysgruppen Vid behov drar krisorganisationens upplysningscentral igång, kommunkontorets tjänstemän kan efter behov beordras svara i telefon för att möta allmänhetens behov av information. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

20 Datum: 2013-09-03 Upplysningscentralen Ska vid behov avlasta växeln vid högre belastning. Upplysningscentralen skall även ta emot information och förmedla denna till Info/analysgruppen. Webb- och mediabevakningsgruppen Lägger ut pressmeddelanden, protokoll, basfakta samt annan information på kommunens hemsida och intranät. Bevakar massmedias rapportering på Internet av händelsen samt sammanställer detta till stabsgruppen. Stabsservices uppgifter Riktlinjer Stabsservice har till främsta uppgift att inhämta, sammanställa och förmedla information till och från kommunledning, stabsgrupp, kommunala förvaltningar, kommuninvånare, myndigheter, media m fl. Information till berörda, drabbade och anhöriga skall ske via: Polisen Sjukvården Målgrupper En extraordinär händelse i fredstid ställer oftast kommunen i fokus och kraven på kommunens roll gällande ledning, samverkan och information blir ofta mycket stora. Målgrupper för kommunens information är: kommunmedborgare kommunbesökare kommunens personal myndigheter organisationer företag i samhället berörda/anhöriga medier Informationen måste fungera både internt och externt samt vara anpassad till de olika målgruppernas särskilda behov av information eller särskilda krav på informationens utformning. Info/analysgruppen bör särskilt uppmärksamma behovet av särskild information till vissa funktionshindrade grupper i samhället såsom synskadade och hörselskadade samt behovet av information på andra språk till de som inte är svensktalande. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

21 Datum: 2013-09-03 Info/analysgruppen utarbetar information till externa och interna målgrupper utifrån underrättelser från: Stabsgruppen Växeln Upplysningscentralen Webb- och mediabevakningsgruppen Information Informationen som ges är den samma för både internt (personal) som externt (allmänheten) och ska: Varna människor vid akut fara Ge råd och anvisningar om hur människor skall agera Ge besked om vilka åtgärder kommunen vidtagit och/eller avser att vidta. Redovisa händelseförlopp, orsaker till det inträffade samt vilka konsekvenser detta får för berörda. Till massmedier utsänds pressmeddelande och om det anses nödvändigt skall det kallas till presskonferens så snart en överblick av situationen är möjlig. Ser krisledningen att behov av upprepade presskonferenser finns skall ett tidschema över dessa tas fram. Information vid en extraordinär händelse ska vara snabb, lättillgänglig, korrekt, saklig och entydig. Det är av stor vikt att informationen är trovärdig och utgår ifrån mottagarens situation och behov av information. Intern information I första hand används intranätet för spridning av intern information. All personal som är i tjänst har ett eget ansvar att hålla sig uppdaterad. Extern information www.sotenas.se www.sotenas.se är kommunens officiella och primära informationskanal vid extraordinära händelser. Spridning av information ska ske så snart som informationen är bekräftad, oavsett omfattning. Om möjligt ska besked ges om när nästa informationstillfälle äger rum. Facebook Sotenäs kommun har lagt upp en Facebookkonto i beredskap för att via den kanalen snabbt få ut information. Många tjänstemän har ett Facebookkonto, de uppmanas att dela information ut till sina vänner. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

22 Datum: 2013-09-03 Andra kanaler Upplysningscentralen kan sprida informationen med andra kanaler som är tillgängliga och i möjligaste mån anpassade mot målgrupp, t ex genom: E-post exempelvis vid interninformation Lokal- och närradio Pressmeddelande Presskonferenser Informationstavlor vid informationsställen Informationsblad till allmänheten Annonser och artiklar i lokalpressen Telefax för att exempelvis nå större arbetsplatser Upplysningscentral upprättas om det blir för hög belastning i växeln. Allt för att besvara och inhämta information från allmänheten. Myndighetsmeddelande räddningsledare eller krisledningsgrupp kan vid behov besluta att myndighetsmeddelande skall sändas i radio, tv samt text-tv. Föreningar/frivilligorganisationer krisledningsgruppen kan vid behov be föreningar/frivilligorganisationer om hjälp i informationsspridning, lämpar sig exempelvis vid dörrknackningar etc. Information till större företags personalavdelningar som vidarebefordrar informationen inom sin arbetsplats. VMA Viktigt meddelande till allmänheten Enligt avtal mellan staten och Sveriges Radios olika programbolag kan pågående radiosändning vid större nödlägen avbrytas för varningsmeddelanden. Insatsledaren avgör om myndighetsmeddelande skall sändas. Viktigt meddelande till allmänheten kan exempelvis sändas av Sveriges Radios lokala kanaler, Sotenäsradion, Sveriges Televisions kanaler, Text-TV samt TV4. Myndighetsmeddelanden finns på 2 nivåer: Varningsmeddelande Varningsmeddelande innehåller akut information och begärs vid omedelbar fara för liv eller överhängande risk för skada. Ett varningsmeddelande avbryter omedelbart all sändning och sänds i alla sändande kanaler. För vidare information hänvisas normalt till lokalradion. Före radiomeddelandet kan man på utomhusvarningssystemet utlösa signalen VIKTIGT MEDDELANDE. Informationsmeddelande Informationsmeddelande begärs för att förebygga och begränsa skador på människor, egendom och miljö samt för att underlätta allmänhetens agerande och räddningstjänstens insatser. Ett informationsmeddelande sänds om möjligt omgående Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

23 Datum: 2013-09-03 och vid behov i alla sändande kanaler. Meddelandet upprepas och hänvisning sker till lokalradion. Av meddelandet till allmänheten bör följande framgå: Vem som står bakom meddelandet Vad som inträffat Var nödläget inträffat När nödläget uppstod Konsekvenserna av det inträffade Vilka meddelandet riktar sig till Förhållningsorder till allmänheten Dokumentation Webb- och mediabevakningsgruppen ansvarar över dokumentation om händelseförloppet samt massmedias rapportering av händelsen, bör sammanställas kontinuerligt. Lägesrapportering Som samordningsansvarig måste stabsgruppen ständigt ha tillgång till sådan information som anger tillståndet i stort (nuläge och prognos) och hur det förändras inom alla viktiga samhällsfunktioner i kommunen. Information kan förmedlas omedelbart eller på bestämda tider. För att stämma av lägesbilden och ge stabsgruppen en sammanfattande bild av läget lämnas på i förväg bestämda tider en periodisk information. Denna förmedlas i form av olika rapporter, orienteringar m.m. Information som därutöver behövs kan inhämtas var som helst där den finns att få. Lokaler och utrustning Säkerställa kommunikation För att upplysningscentralen skall kunna fungera är det av yttersta vikt att kommunen har möjlighet att kommunicera med omvärlden, exempelvis har kommunen säkerhetsställt upprätthållning av hemsidan genom extern inloggning. Mobila tjänstetelefoner skall reserveras för kommunens informationscentral. I kommunens växel finns sambandslistor för telefon, fax och e-post till massmedia, samverkande myndigheter samt kommunens personal. Dessa finns elektroniskt samt i pappersform. Uppdatering sker kontinuerligt i ordinarie verksamhet. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

24 Datum: 2013-09-03 Lokal för upplysningscentralen Upplysningscentralen upprättas i kontoren närmast växeln i kommunhuset för telefonförfrågningar. Vid behov kan en upplysningscentral som tar emot besökare placeras i Tumlaren. Lokal för pressinformation Presskonferenser hålls på Kompetenscentrum. I speciella fall kan ett presscenter krävas för att underlätta besökande journalisters arbetssituation. Ett sådant kan vid behov också etableras i Kompetenscentrum där det finns kapacitet för datorförsedda arbetsplatser. Utrustning Det skall finnas hurtsar för vissa specifika grupper såsom, Krisledningsnämnden, Dokumentation/Staben, Stabservice/Upplysningscentralen samt POSOM. Respektive gruppansvarig ansvarar för placering och innehållet i hurtsarna. För övrigt används befintlig utrustning i kommunhuset, ex: Datautrustning storbildskanoner smartboard Kopiatorer TV/Radio Faxar Reservkraft Kommunhuset är försett med reservkraft. Driftsansvarig skall kallas in i händelse av driftsstörningar. Informationscentralen skall ändå gardera sig mot el-bortfall genom att upprätta manuella reservrutiner. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

25 Datum: 2013-09-03 Bilaga 3 Larmplan för att starta krisledning Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se

26 Datum: 2013-09-03 Bilaga 4 Översikt organisationen vid extraordinär händelse Varje grupp har en utsedd lokal, krishanteringspärm samt en krishurts med materiel, gruppansvarig ansvarar för uppdatering av material. Dokumentationsgruppen dokumenterar händelseförloppet och sammanträden, för dagbok över stabsgruppens åtgärder och är behjälpliga vid rapportering till länsstyrelsen. Dokumentationsgruppen bemannas av förvaltningarnas sekreterare. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se