Sida 1 Plats och tid Konferensrum, Corneliusgatan 15, kl 16,00 17,10 Beslutande Övriga deltagande Calle Sjungargård, mp Rune Berg, c Susanne Berger, s Ordförande Ruth Johansson, s Bo Brännström, fp Leif Eriksson, s Gerd Svedberg, s Lillebil Grass, m Roy Uppgård, kd (med till kl 17,00) Anders Eriksson, s (ersättare för Roy Uppgård från kl 17,00) Örjan Bengs, ekonomichef, sekr Jan Näslund, VD Tommy Åhlberg, ekonom Avesta Kommun 35 Kjell Lindberg, kommunal Ann-Christine Suneson, Vision Anders Eriksson, s Utses justera Ruth Johansson Justeringens plats och tid Gamla Byn AB, 2014-06-11 Underskrifter Sekreterare................................... Paragrafer 33-43 Ordförande................................... Justerande................................... Justerande.. Anslag Sammanträde Gamla Byn AB Datum 2014-06-10 Anslags uppsättande 2014-06-12 Anslags nedtagande 2014-07-07 Protokollets förvaring Gamla Byn AB, Corneliusgatan 15........................ Örjan Bengs
Sida 2 ÄRENDELISTA 33 Föredragningslista 34 Föregående protokoll 35 Ekonomiska rapporter 36 Marknadsrapporter 37 Rivella Fastigheter AB 38 Intern kontrollplan 39 Ombyggnad av ventilation Skogsbo Skola 40 Nybyggnad av förskola Horndal 41 Om- och tillbyggnad av Karlbo skola 42 Informationer 43 Delgivningar
Sida 3 33 Föredragningslista Ordförande föredrar föredragningslistan. fastställa föredragningslistan
Sida 4 34 Föregående protokoll Ordförande föredrar föregående protokoll. godkänna protokollet
Sida 5 35 Ekonomiska rapporter Tommy Åhlberg föredrar finansiell rapport per den 30 april 2014. Örjan Bengs föredrar likviditetsrapport, resultatrapport, balansrapport och investeringsrapport per den 30 april 2014. Styrelsen diskuterar rapporterna Örjan Bengs informerar Företagsskekommittén presenterar sina förslag till förändringar av bolagsbeskningen den 16 juni 2014. Utredningen skall bland annat undersöka möjligheterna minska beskningen av riskkapital och göra villkoren mer lika för finansiering med eget kapital som med lån. Kommittén skall även se över en begränsning av företagens möjlighet göra ränteavdrag för finansiera en sänkning av de sker som betalas av bolagssektorn. Enligt Dagens Industri kommer Företagsskekommittén föreslå bolagssken sänks från 22% till under 20%. Finansieringen av det skulle göras genom kraftigt begränsande ränteavdrag till högt 25% av rörelseresultatet. godkänna den finansiella rapporten godkänna likviditetsrapporten, resultatrapporten, balansrapporten och investeringsrapporten
Sida 6 36 Marknadsrapporter Örjan Bengs föredrar vakansrapporten för lägenheter per den 1 maj 2014. Vakansgraden är 5 st (0,5 %) lägenheter varav 2 st lägenheter för äldreboende där Omsorgen tillsätter hyresgäster. Jan Näslund informerar om vakanserna i lokalerna. godkänna informationerna
Sida 7 37 Rivella Fastigheter AB Susanne Berger redogör för förlikningsavtalet som förhandlades enligt styrelsens riktlinjer av arbetsgruppen Susanne Berger, Lillebil Grass, Jan Näslund och Örjan Bengs. Vid förlikningen får Rivella Fastigheter AB ändra namn till Nya Byn Krylbo AB och Gamla Byn AB avregisterar bifirman Nya Byn. Ordförande Susanne Berger gav Örjan Bengs i uppdrag varumärkesskydda Gamla Byn, Avesta Industristad och Nya Byn och ansökningarna ingavs till PRV 2013-11-19. Gamla Byn och Avesta Industristad registrerades 2014-03-14 medan Nya Byn registrerades den 2014-03-21. Styrelsen diskuterar förlikningsavtalet godkänna informationen avregistrera bifirman Nya Byn avregistrera varumärkesskyddet för Nya Byn
Sida 8 38 Intern kontrollplan Bolaget har tagit fram ett förslag till intern kontrollplan för koncernen Gamla Byn AB. Intern kontroll kan definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen samt övrig personal samverkar, vilken utformas för med rimlig grad av säkerhet kunna säkerställa uppfyllelsen av följande: - ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Intern kontroll utgörs av olika delar vars syften är säkerställa målen uppnås. Intern kontroll är således ett hjälpmedel, och inte ett mål eller en rutin i sig själv, som i hög grad skall vara integrerad i den ordinarie verksamheten. Det är främst ledningen och övriga anställda som med sin kompetens, erfarenheter, integritet och moraliska värderingar utgör basen för den interna kontrollen. Det gäller skapa en kultur där mål, riktlinjer och policy efterlevs samt ansvar och befogenheter är klart definierade för samtliga anställda. En viktig förutsättning för den interna kontrollen ska fungera är personalen har tillräcklig kunskap om dess syfte och beståndsdelar. Intern kontroll ska också uppfas som en naturlig del i de olika verksamheterna och vara en integrerad del organisationens styrsystem. Ett bra system för intern kontroll motverkar fel som görs i det dagliga arbetet får olönsamma beslut eller förluster som konsekvens. Reglemente för intern kontroll Styrelsen skall se till : - kontrollen över bolagets ekonomiska situation är tillfredsställande - bolagets riskexponering är väl avvägd - redovisning håller hög kvalitet. Styrelsen ansvarar för bolaget har en god intern kontroll samt en intern kontrollplan upprättas.
Sida 9 Intern kontrollplan Ett lämpligt system för tillsyn är upprätta en intern kontrollplan som anger hur tillsynen ska bedrivas. Den interna kontrollplanen skall omfa följande områden: - Ekonomi - Personal - Verksamhet Den intern kontrollplan ska minst innehålla: Vilka rutiner och kontrollmoment som ska följas upp Omfningen på uppföljningen (frekvensen) Vem som ansvarar för uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapportering ska ske Kontrollrapport För uppföljning av intern kontrollplan bör en kontrollrapport upprättas för säkerställa den interna kontrollen fungerar på avsett sätt. Samtliga kontrollmål som upptagits i kontrollplanen måste granskas under året, i annat fall undergrävs legitimiteten för det interna kontrollarbetet. En gång om året bör rapporten lämnas till bolagets styrelse om hur verksamhetens interna kontroll fungerar. Styrelsen skyldigheter Styrelsen ska med utgångspunkt från kontrollrapporten och egna utförda kontrollinsatser utvärdera om den interna kontrollen är tillfredsställande eller om korrigerande åtgärder skall vidtagas.
Sida 10 Bilaga 1. Reglemente för intern kontroll 1 Syfte Reglementet syftar till säkerställa styrelsen upprätthåller en tillfredställande intern kontroll innebärande styrelsen med rimlig grad av säkerhet skall fastställa målen i följande kategorier uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter 2 Styrelsen Styrelsen har det övergripande ansvaret för tillse det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för en intern kontrollorganisation upprättas inom bolaget samt tillse denna utvecklas utifrån bolagets kontrollbehov. 3 Verkställande direktören Verkställande direktören skall se till riktlinjer för den interna kontrollen upprättas i enlighet med för koncernen gällande riktlinjer och föreskrifter. 4 Anställd Anställd är skyldig följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Den anställde skall omedelbart rapportera brister i den interna kontrollen till närmast överordnad. 5 Styrning och uppföljning av intern kontroll Styrelsen har skyldighet styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Styrelsen skall som grund för sin styrning genomföra riskanalyser för verksamheten. 6 Intern kontrollplan Styrelsen skall antaga en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. 7 Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till styrelsen i den omfning som fastställts i den interna kontrollplanen. 8 Styrelsens skyldigheter Styrelsen ska med utgångspunkt från kontrollrapporten utvärdera om den uppfyller ställda krav eller förbättringar krävs, samt vidta åtgärder för sådana.
Sida 11 Bilaga 2. Riktlinjer för upprättande av intern kontrollplan Bolagets kontrollplan skall upprättas med beaktande av gällande reglemente för intern kontroll samt utifrån vid varje tid gällande behov. I kontrollplanen skall anges Vilka rutiner som ska följas upp Vilka kontrollmoment som skall följas upp Vem som är ansvarig för genomföra kontrollen Omfningen av uppföljningen (frekvensen) Kontrollmetod (stickprov eller komplett) Till vem uppföljningen ska rapporteras Följande områden skall kontrolleras Ekonomi Personal Verksamhet
Sida 12 Bilaga 3. Kontrollplan Gamla Byn AB Rutin/System Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Ekonomi Resultat/Budgetuppföljning Att ekonomisk ram VD Inför varje ordinarie Enligt rutin innehålles styrelsemöte Fakturahantering Att rätt belopp utfakt Ekonomichef Löpande kontroll Enligt rutin avs tjänster till kunder Attestrutiner Att estrutiner följs Ekonomichef Löpande kontroll Stickprov Personal Lönehantering Uppföljning av löne- Ekonomichef Löpande kontroll Stickprov relaterade kostnader Verksamhet Policydokument Upphandlingar Uppföljning av gällande VD Årligen Enligt rutin Policydokument typ finanspolicy, jämställdhetsplan mfl Uppföljning av gällande VD Löpande kontroll Stickprov Ramavtal och upphandlingar Styrelsen diskuterar förslaget till intern kontroll godkänna informationen anta förslaget till intern kontrollplan verkställighetsuppföljning av styrelsen skall göras vid decembermötet årligen revidera kontrollplanen vid februarimötet
Sida 13 39 Ombyggnad av ventilation Skogsbo Skola Jan Näslund informerar Skogsbo skola byggdes med självdrag som ventilation och under 1980-talet uppgraderades skolans ventilation genom frånluftsfläktar på taket. Investeringen installera ett ventilationsaggregat med roterande värmeväxlare kommer påverka innemiljön samt byggnadens energiförbrukning till dagens standard. För ventilationsprojektet bekostar hyresgästen en anpassning av befintlig ventilation genom ett tillägg till befintligt hyresavtal, hyresgästens beräknade kostnad är 20,4 % av investeringens totala kostnad. godkänna informationen bevilja XXXX Mkr för investeringen under förutsättning tilläggsavtalet till hyresavtalet med Avesta kommun undertecknas. sekretessbelägga beloppet på investeringen till upphandlingen är genomförd
Sida 14 40 Nybyggnad av förskola Horndal Jan Näslund föredrar förslag till ny förskola i Horndal. Avesta kommun, Bildningsförvaltningen har beställt en ny förskola i Horndal av Gamla Byn AB. Förskolan har tidigare projekteras som en så kallad generalentreprenad, där Gamla Byn AB handlar upp entreprenaden med färdiga handlingar, enligt styrelse beslut 2014-04-01 om investering med 2,5 miljoner kronor. Upphandling av byggentreprenör har genomförts och anbudssumman inklusive tidigare kostnad för projektering beräknas uppgå till 25 miljoner kronor. bevilja medel om 25 Mkr för investeringen under förutsättning hyresavtalet med Avesta kommun undertecknas.
Sida 15 41 Om- och tillbyggnad av Karlbo skola Jan Näslund föredrar förslag till om- och tillbyggnad av Paviljongen på Karlbo skola för tillgänglighetsanpassa byggnaden samt installera ett nytt ventilationsaggregat. Styrelsen diskuterar om- och tillbygganden. Styrelsen för Gamla Byn AB godkänna informationen bevilja medel om XXXX miljoner för investeringen under förutsättning ett tilläggsavtal till hyresavtalet tecknas sekretessbelägga beloppet på investeringen till upphandlingen är genomförd
Sida 16 42 Informationer Jan Näslund informerar en arbetsgrupp gått igenom sponsringsansökningarna och godkänt Avesta BK skall få 2 700 kronor. Susanne Berger, Bo Brännström och Jan Näslund var på Region Dalarnas seminarium den 8 maj. Syftet med seminariet var samverka mellan kommunerna för öka bostadsbyggandet. Styrelsen diskuterar Region Dalarnas seminarium. godkänna informationerna
Sida 17 43 Delgivningar 1. Månadsbrev maj 2. Träff med lekmannarevisionen den 14 oktober 2014 3. Protokoll från Marknadsdomstolen 4. Medgivande till registrering av företagsnamn 5. Årsstämmoprotokoll 6. Dom från Förvaltningsrätten i Falun (koncernbidrag)