Produktionsenheten 552 Upphandlingscentrum i Östergötland balanserade styrkort inklusive årsbudget 2006 Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier Framgångsfaktorer Nyckelindikatorer Handlingsplaner 2005-11-07 1(12)
Innehållsförteckning Inledning 3 INLEDNING 3 Uppdrag/ verksamhetsidé/ vision 4 Medborgar-/ kundperspektivet 5 Förnyelseperspektivet 6 Processperspektivet 7 Medarbetarperspektivet 8 Ekonomiperspektivet 9 Aktuell ekonomi 10 Förslag till beslut 11 Styrkortskarta 2006 13 2005-11-07 2(12)
INLEDNING Upphandlingscentrums (UC) verksamhet styrs till stor del av lagar och förordningar, något som kraftigt ökat arbetsmängden efter införandet av Tilldelningsbeslut och rätt till överprövning av landstingets beslut om leverantörsval. Under år 2006 sker nästa stora förändring, av Lagen om Offentlig Upphandling, LOU som innebär att lagens skrivs om och därmed också förutsättningarna för vårt arbete. Vi tvingas bl a införa viktning av anbudsutvärderingskriterier som komplicerar upphandlingarna med mera formalia, men också nya möjligheter införs i form av elektroniska auktioner som visserligen kräver stora personella insatser men också visat sig ge extremt fina upphandlingsresultat. Till detta kommer att enheten gör riktade insatser där upphandlingar tidigare ej skett och att vi medverkar vid omfattande privatisering av verksamheter. För att möta den ökade omfattning av upphandlingar som åläggs enheten, fortsätter arbetet år 2006 med att allt fler områden avses att täckas via ramavtal, varför en ytterligare förskjutning av arbetet sker mot upphandlingar och färre direkta insatser såsom avrop och beställningar. Vår vision som ännu ej kunnat infrias kvarstår, ett införande av en beställningsportal hos landstinget, denna innebär att vi nästan helt kan avlasta enheten från avrop och beställningar och spara resurser, marknaden är dock omogen varför vi tvingas avvakta och förbättra i det mindre perspektivet. Under 2006 överförs upphandling inom bygg och fastighet till UC och med detta svarar UC för all upphandling inom landstinget. Syftet är att säkra kvaliteten på upphandlingarna, minska affärsriskerna och uppnå en bättre affärsmässighet. 2005-11-07 3(12)
UPPDRAG/ VERKSAMHETSIDÉ/ VISION Upphandlingscentrum är en servicefunktion med strategiskt och operativt ansvar för upphandling av utrustning, varor, tjänster och entreprenader för Landstinget i Östergötland. Vår ambition är att med, god produktkunskap bra marknadskännedom professionellt agerande kännedom om lagar och förordningar Erbjuda våra kunder den service som resulterar i att landstingets verksamheter får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till lägsta möjliga totalkostnad. Upphandlingsvolymen som handläggs inom enheten är av betydande omfattning. Val av leverantör, beslut om sortiment, funktion och kvalitet etc. berör ett stort antal människor. Vår anskaffning måste därför baseras på välgrundade beslutsunderlag. Besluten sker i samråd med uppdragsgivare, material- och sortimentsgrupper, teknisk och medicinsk expertis m fl. Vision Att våra kunder och intressenter ser oss som den bästa leverantören av upphandlingstjänster och som en erkänd resurs inom specialiteten. 2005-11-07 4(12)
MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Inledning Kunder Upphandlingscentrum är en central upphandlingsfunktionen för Landstinget i Östergötland. Vi erbjuder våra kunder den service som resulterar i att landstingets verksamheter får utrustning, varor, tjänster och entreprenader med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till lägsta möjliga totalkostnad. Ur ett medborgarperspektiv beskrivs Upphandlingscentrums insats bäst som mesta möjliga vård för skattepengarna. Strategi 1: Bäst möjliga ekonomiska villkor skall uppnås vid varje upphandling. Affärsmässiga uppgörelser Nöjd kundindex 95 % Strategi 2: Avstämning med kunderna sker kontinuerligt eller efter avslutat uppdrag som löper problemfritt. Hålla överenskommen leveranstid Nöjd kundindex 95 % Strategi 3: Kunderna skall alltid snabbt och enkelt erhålla service i form av information, stöd och upphandling. UC är alltid tillgängliga för utförandet av sitt uppdrag Nöjd kundindex 95 % 2005-11-07 5(12)
FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Inledning Viss förnyelse av verksamheten tvingas fram för att möta ändrade lag- och formkrav på upphandlingar, med största omfattning koncentrerad till LOU. Andra delar förnyas för att ytterligare förbättra och effektivisera verksamheten. Strategi 1: Följsamhet till lagar och förordningar Följsamhet till LOU Överprövning i Läns- och Kammarrätt med utfall till annan part. < 2 ggr./år Strategi 2: Följsamhet till lagar och förordningar Skadestånd Ersättning för skadestånd pga. fel som UC begått i upphandlingar 0 SEK/år Strategi 3: Via nya arbetssätt klara större åtagande utan motsvarande tillskott av personal. Samtliga upphandlingar inom LiÖ, även genomföra byggupphandling. Personalstyrka <= 19 heltids tjänster 2005-11-07 6(12)
PROCESSPERSPEKTIVET Inledning Upphandlingscentrum skall via sina processer säkra att upphandlingar utförs med uppfyllande av lagar och förordningar, därtill affärsmässigt. Genom egen och verksamhetens omvärldsbevakning, benchmarking och kommunikation med våra kunder och leverantörer, utarbetar vi bra metoder och verktyg. Strategi 1: Utarbeta bra metoder och verktyg. Benchmarking Antal benchmarkingprojekt kontinuerligt / år 2 Strategi 2: Identifiera brister och åtgärda dem skyndsamt. Åtgärd av uppdagad brist Korrigera mallar och checklistor / införa mallar och checklistor Inom 12 månader. Strategi 3: Kundupplevelse inhämtas för återföring och korrigering Enkät genomförs mot kunder Nöjd kundindex 95 % 2005-11-07 7(12)
MEDARBETARPERSPEKTIVET Inledning Under år 2005 lämnade totalt en person UC efter bildandet av FC. Personen som lämnat oss är vår avtalscontroller för uppföljning av de större entreprenaderna som är ett resultat av den kraftsamling som sker på kärnverksamheten i landstinget. Med förändringen är UC:s uppgift åter skild från beställarverksamhet och fokus ligger på upphandling, där FC är en av uppdragsgivarna. Upphandling inom bygg och fastighet innebär att UC avser att förstärka resurserna med en person vid inledningen av 2006. Arbetet med rehabilitering har fallit mycket väl ut och har bidragit att säkra den nu uppnådda friskheten på enheten. En viktig del i detta arbete är att skapa motivation och arbetsglädje på arbetsplatsen, bl a genom att alla känner till arbetsplatsens mål. Vi skall av samma anledning återuppta arbetet med införande av mätbara mål, nyckeltal och BSC. Strategi 1: Skapa attraktiv arbetsplats Gott ledarskap Genomförda utvecklingssamtal 100% God vi-känsla Landstingets medarbetarenkät Bättre än genomsnittet hos LiÖ Strategi 2: Hög formell och reell kompetens Kompetensutveckling utifrån kort- och långsiktiga uppdrag Individuella utvecklingsplaner 100 % Strategi 3: Utifrån sitt uppdrag ska medarbetare motiveras att göra goda arbetsinsatser. Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total sjukfrånvaro uttryckt i procent för aktuell period < 5,0 % Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total andel långtidsfriska uttryckt i procent för aktuell period > 35 % 2005-11-07 8(12)
EKONOMIPERSPEKTIVET Inledning Budgeten visar ett planerat nollresultat. UC: s expanderande verksamhet kan för 2006 finansieras via rationaliseringar och ett utökat anslag om 3 % för att vara i balans. Strategi 1: Ekonomin i balans för att skapa utrymme för utveckling och omställning. Uppföljning/anpassning Resultat > 0 Strategi 2: Ekonomin ska ge handlingsfrihet Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen Lönekostnadsutveckling i procent jmf. med motsvarande period föregående år Anpassad till landstingsind ex eller utökat anslag Strategi 3: Anpassa eventuell utökad omfattning för Upphandlingscentrum till möjlig besparing hos landstinget. Potentiella besparingar hos LiÖ som kan uppnås via utökat uppdrag hos UC Relation mellan: Besparing / Kostnad Besparing 4 ggr. större än insatsen för att åstadkomma besparing. 2005-11-07 9(12)
AKTUELL EKONOMI Ekonomin för perioden januari - september visar ett mycket bättre utfall än budget. Vår bedömning är att vi för helåret 2005 kommer att få ett positivt resultat. Ovanstående förbättring är hänförlig till extraordinära intäkter i form av leverantörskrediteringar p g a leverantörers avvikelse från avtal/avtalsbrott, men också en allmän återhållsamhet med de många men små utgifterna. Under 2006 överförs upphandling inom bygg och fastighet till UC för aktiv samverkan med FC i olika projektfaser och med detta svarar UC för all upphandling hos landstingets egna verksamhet. Vi har budgeterat med kostnadstäckning för överförd personal och därmed merparten av sammanhängande kostnader. Budgeten visar ett planerat nollresultat. UC: s expanderande verksamhet (utöver tillkommande bygg- och fastighethetupphandling enligt ovan) kan för 2006 finansieras via rationaliseringar och ett utökat anslag om 3 % för att vara i balans. 2005-11-07 10(12)
FÖRSLAG TILL BESLUT Upphandlingsscentrum föreslår landstingsdirektören besluta - att godkänna styrkortet. Upphandlingsscentrum föreslår LS besluta - att godkänna investeringar med sammantaget 80.000 kronor år 2006, 0 kronor 2007 och 0 kronor år 2008 Upphandlingsscentrum Leopold Malmqvist Produktionsenhetschef 2005-11-07 11(12)
STYRKORTSKARTA 2006 Vision Att våra kunder och intressenter ser oss som den bästa leverantören av upphandlingsstjänster och som en erkänd resurs inom specialiteten. Perspektiv Medborgare/kund Förnyelse Process Medarbetare Ekonomi Strategier, framgångsfaktorer och nyckelindikatorer Strategier: Med vår produktmix av kvalitetssäkrade tjänster och höga servicegrad stödjer vi våra kunders verksamhet. Affärsmässighet innebärande mesta möjliga vård för skattepengarna. Framgångsfaktorer: Avstämning med kunderna sker efter avslutat uppdrag och via enkäter var 24 månad. - Affärsmässiga uppgörelser. - Hålla överenskommen leveranstid. - UC är tillgängliga. Nyckelindikatorer: - Nöjda kunder. - Nöjd kundindex => 95 %. Strategier: Genom att vara proaktiva och vid lagändringar anpassa våra tjänster. - Följsamhet till LOU - Begränsa risk för skadestånd - Klara åtagandet om samtliga upphandlingar för landstingets egna verksamheter Framgångsfaktorer: Tillse att tillräckliga resurser och priorietet ges för hållbar utveckling av Upphandlingscentrum Nyckelindikatorer: - Förlust i Länsrätt <=2 ggr./år. - Skadestånd = 0 SEK/år. - <= 19 heltistjänster. Strategier: Utarbeta bra metoder och verktyg. Engagera medarbetarna nya i arbetssätt. Framgångsfaktorer: - Benchmarking - Snabb åtgärd av brister. - Enkäter Nyckelindikatorer: - Benchmarkingprojekt 2 st. - Åtgärd inom 12 månader. - Nöjd kundindex => 95 %. Strategier: Skapa attraktiv arbetsplats där kompetens värderas och uppdrag är tydligt. - Gott ledarskap. - God vi-känsla. - Kompetensutveckling. - Verka hälsofrämjande. Framgångsfaktorer: - Genomföra PoU-samtal - Gemensamma aktiviteter. - Tillsammans verka förutvecklingsplaner. - Mäta sjukfrånvaro och långtidsfriska och genomföra hälsosatningar Nyckelindikatorer: - PoU-samtal = 100 %. - Vi känsla > landstingets snitt - Utvecklingsplaner = 100 % - Total sjukfrånvaro < 5,0 %. - Andel långtidsfriska >35 % Strategier: Ekonomin i balans för att skapa utrymme för utveckling och omställning. Framgångsfaktorer: - Uppföljning av ekonomin med anpasssning mot utfall - Anpassa verksamhetens volym till anslag. - Bereda ökat uppdrag mot möjliga besparingar för landstinget. Nyckelindikatorer: - Resultat >= 0 - Lönekostnadsutveckling i paritet med landstingsindex och utveckling av anslag. - Besparing / Kostnad > 4 12 (12)
Ledningsstaben 2005-08-26 Annika Hjertkvist Blankett B1 PE-nr samt uppgiftslämnare: 552 Leopold Malmqvist - obs anges i tkr Resultaträkning Finansieringsanalys 2006 Tillförda medel 2006 Landstingsbidrag Koncernbidrag -4 Årets resultat 0 Patientavgifter sjukvård/tandvård Justering för avskrivningar 9 Försäljning av sjukvård/tandvård Försäljning av anläggningstillgångar bokf värde Försäljning av utbildning Minskning av långfristiga fordringar Övriga intäkter i landstigets huvudverksamhet Nya långfristiga lån Försäljning av övriga tjänster 11 122 Minskning av förråd Statsbidrag Minskning av kortfristiga fordringar Bidrag för personal 52 Ökning av kortfristiga skulder Övriga bidrag 600 Övrigt Försålt material, varor, övriga intäkter Summa tillförda medel 9 Summa intäkter * 11 770 Lönekostnader -6 008 Använda medel Arbetsgivaravgifter -2 708 Nettoinvesteringar 80 Övriga personalkostnader -235 Ökning av långfristiga fordringar Summa personalkostnader -8 951 Amortering långfristiga lån Ökning av förråd Kostnader för köpt verksamhet Ökning av kortfristiga fordringar Verksamhetsnära material och varor -5 Minskning av kortfristiga skulder Lämnade bidrag Övrigt Övriga verksamhetskostnader -2 819 Summa använda medel 80 Summa övriga kostnader -2 824 Summa kostnader -11 775 Förändring av likvida medel -71 Avskrivningar -9 Verksamhetens nettokostnader -14 Finansiella intäkter 25 Finansiella kostnader -11 Resultat efter finansnetto 0 Årets resultat 0 *varav intäkter från nämnd/landstingsstyrelse Balansräkning Tillgångar (enl helårsbedömning) Eget kapital, avsättningar och skulde(enl helårsbedömning) Bokslut Bokslut Anläggningstillgångar 2005 2006 Eget kapital 2005 2006 Immateriella tillgångar Byggnader Balanserat eget kapital 2 604 3 162 Mark Årets resultat 558 0 Inventarier 25 96 Summa eget kapital 3 162 3 162 Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Avsättningar (endast finansfvt) Byggnadsinventarier Pensionsskuld Bilar och andra transportmedel Avsättning LÖF Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Övriga avsättningar Finansiell leasing Summa avsättningar 0 0 Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Långfristiga skulder Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 25 96 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 9 466 9 466 Omsättningstillgångar Personalens skatter,avg o löneavdrag Förråd och lager 5 858 5 858 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 410 410 Kundfordringar 614 614 Upplupna kostn o förutbet intäkter 193 193 Övriga kortfristiga fordringar 2 072 2 072 Övriga kortfristiga skulder 215 215 Förutbet kostn o upplupna intäkter 2 506 2 506 Summa kortfristiga skulder 10 284 10 284 Kassa och bank 2 371 2 300 Summa omsättningstillgångar 13 421 13 350 Summa skulder 10 284 10 284 Summa tillgångar 13 446 13 446 Summa eget kap, avsättn o skulder 13 446 13 446
Ledningsstaben 2005-11-01 Annika Hjertkvist PLAN FÖR INVESTERINGAR 2006-2008 Enhet: Upphandlingscentrum Objekt 2006 2007 2008 Driftkostnadskonsekvenser mm Utökning av ny expedition via ombyggnation. 80 000 - - 4000 kr år 1, sedan 8000 kr/år Summa 80 000 0 0
Ledningsstaben, HR-gruppen Robert Ring Personalbehov för kommande år, per produktionsenhet och yrkeskategori samt en bedömning av efterföljande 2 årsperiod. Produktionsenhet: 552 Upphandlingscentrum 1) Personalbehovet kommer under detta år att: X Öka Minska Vara oförändrad Uppgifterna anges i antal personer. Yrkeskategori = för muspekaren över cell med denna symbol för anvisning/förklaring Bedömd förändring Resultat Ökn + Minskn - Kommentar 0/ Läkare: 1/ Sjuksköterskor/motsv.: 2a/ Undersköterskor/motsv.: 2b/ Sjukvårdsbiträden/motsv.: Blankett B3, Strategisk personalplanering Datum: 2005-11-10
2c/ Övr. vårdpers. (skötare, barnsköt, socioterap): 3/ Medicinsk-teknisk personal: 4/ Socio-terapeutisk personal: 5/ Tandvårdspersonal: 6/ Undervisnings-/kulturpersonal: 7/ Driftservicepersonal: Blankett B3, Strategisk personalplanering Datum: 2005-11-10
8/ Administrativ personal (exkl. läk.sekr/motsv): 89285 Sekr/Inköp 1 1 Nytt uppdrag med även byggupphandl. 89285 Sekr/Inköp - 1-1 Sjukpensionering beslutad av FK. 89285 Sekr/Inköp 1 1 Sjukvikariat övergår till tillsv.anställning. 89/ Läkarsekreterare/motsv.: 9/ Annan yrkeskategori/annan kompetens: Summa: 2 1 1 Vi bedömer att verksamhetens personalbehov under de efterföljande 2 åren kommer att: Öka Minska X Vara oförändrad Datum: 2005-11-01 Uppgiftslämnare (personalchef/motsv.): Leopold Malmkvist Blankett B3, Strategisk personalplanering Datum: 2005-11-10
PERSONALUTVECKLINGSPLANERING 2006 Blankett B4 Namn Kurs Mässor Övrigt Kostnad Carlsson Kjell Entreprenadjuridik 7 200 Doranius Elsie Allmän kurs i upphandling 5 000 Doranius Elsie X X 2 000 Hall Maria Viktning 2 000 Hall Maria Framtagning av kravspec 2 000 Hansson Britt-Marie EPiServer 0 Hansson Britt-Marie Arkivkurs 1 000 Johnson Tommy Upphandling av IT-tjänster 4 000 Johnson Tommy Mässbesök Medica Tyskland X 10 000 Johnson Tommy Mässbesök Stockholm X 1 000 Birgitta Kling Utformning av anbudsunderlag 4 000 Birgitta Kling Anbudsutvärdering 5 000 Birgitta Kling Skriv för att få resultat-primavista 10 500 Komarek Ellinor Internationell upphandling 12 500 Komarek Ellinor Statistik & Index 3 900 Lindström Mikael Offertbedömning och avtal 5 000 Lindström Mikael Skriv för att få resultat-primavista 10 500 Lundquist Anette Anbudsutvärdering 5 000 Lundquist Anette Projektledning 6 000 Lundquist Anette Leverantörsbesök X 2 000 Malmberg Ingegärd Affärsmäss offentlig upphandling-del 2 6 000 Malmberg Ingegärd Index 3 900 Malmberg Ingegärd Wordkurs påbyggnad 1 500 Malmberg Ingegärd Möbelmässa 2 000 Malmkvist Leopold SCB-index 4 000 Malmkvist Leopold Affärsekonomi 4 000 Nilsson Per-Olov Upphandling av IT-tjänster 12 000 Sipos Christer Internationell upphandling 12 500 Sipos Christer Affärsutvecklng 5 000 Svenson Kristina 0 Thomée Eva Leverantörskvalificering och anbudsutv. 2 500 Örnvall Leif Projektledningskurs 8 000 Summa: 160 000 2005-11-08
PERSONALUTVECKLINGSPLANERING 2007 Blankett B4 Namn Kurs Mässor Övrigt Kostnad Carlsson Kjell Köp av tjänst och funktion 8 000 Doranius Elsie Juridik 5 000 Doranius Elsie x x 2 000 Maria Hall Fördjupning Tjänster/konsult-upph 16 500 Maria Hall Logistik 5 000 Hansson Britt-Marie Arbetsrätt 2 000 Johnson Tommy Leverantörsbedömning 4 000 Johnson Tommy Mässbesök Göteborg x 1 000 Johnson Tommy PowerPoint 1 500 Kling Birgitta Excel 1 500 Kling Birgitta Statistik i kuber 1 000 Komarek Ellinor Entreprenad Juridik & Upphandling 4 900 Komarek Ellinor Affärsutv alt Funktionsupphandling 4 000 Lundquist Anette LOU 4 000 Lundquist Anette Leverantörsbesök x 2 000 Lindström Mikael Affärsmannaskp 12 000 Malmberg Ingegärd Skriv för att få resultat - PrimaVista 10 500 Malmberg Ingegärd Engelska 2 000 Malmberg Ingegärd Juridik 4 000 Malmberg Ingegärd Möbelmässa 2 000 Malmkvist Leopold Internationella affärer 10 000 Malmkvist Leopold Att motivera 4 000 Nilsson Per-Olov Att driva upphandlingsprojekt 10 000 Nilsson Per-Olov Kunskapstext 1 000 Sipos Christer Affärsekonomi för upphandlare 4 000 Sipos Christer Så hanterar du besvärliga personer 3 000 Svenson Kristina Index 3 900 Svenson Kristina Lev.kvalificering och anbudsutv 2 500 Thomée Eva Affärsmässighet i upphandling 12 000 Örnvall Leif Logistik 8 000 Summa: 151 300 2005-11-01
Personalutvecklingsplanering 2008 Bilaga B4 Namn Kurs Mässor Övrigt Kostnad Carlsson Kjell Rätt vid köp (juridik) 15 550 Carlsson Kjell Affärsmässighet i offentlig upphandling 12 000 Doranius Elsie Leverantörskvalificering 5 000 Hall Maria Medicintekniska upphandlingar 10 000 Hansson Britt-Marie Skriv för att få resultat - PrimaVista 10 500 Johnson Tommy Affärsmässighet i offentlig upphandling 12 000 Kling Birgitta Upphandling av allm. tjänster 10 000 Komarek Ellinor Upphandling av hälso- och sjukvårdstj 8 600 Komarek Ellinor Funktionsupphandling 8 000 Lindström Mikael Projektledning 15 000 Lundquist Anette Spåk 2 000 Lundquist Anette Leverantörsbesök x 2 000 Malmberg Ingegärd Möbelmässa x 2 000 Malmberg Ingegärd Leverantörsbesök x 2 000 Malmberg Ingegärd Påbyggnadskurs upphandling 12 000 Malmberg Ingegärd Engelska 2 000 Malmkvist Leopold Internationell upphandling 12 500 Nilsson Per-Olov Förhandling 10 000 Svenson Kristina Projektledning 10 950 Thomée Eva Att driva upphandlingsprojekt 8 000 Örnvall Leif Uppföljning logistiksystem 5 000 Summa: 175 100 2005-11-01
BILAGA 2a PROTOKOLL AVSEENDE BUDGET 2006 UC. TILL: FRÅN: DELTAGARNA OCH ÖVRIGA PÅ ENHETEN VIA G-DISKEN LEOPOLD MALMKVIST ANG: MBG-MÖTE 4/05 DATUM: 2005-11-08 PLATS: UPPHANDLINGSCENTRUM, SANDBÄCKSGATAN 7, LINKÖPING Deltagare Arbetsgivarerepresentanter Leopold Malmkvist Ordförande Leif Örnvall V.ordförande Arbetstagarerepresentanter Maria Hall SKTF Birgitta Kling SKTF Kristina Svenson Jusek Vid protokollet Leopold Malmkvist Mötets genomförande 1. Budget 2006: Vid mötet beslutades att godkänna redovisad budget för 2006, vilket framgår av bilaga 2b, för införande på LISA. Vid pennan: Leopold Malmkvist arb.givare Justeras: Maria Hall, SKTF Kristina Svenson, Jusek 1(1)