www.pwc.se Revisionsrapport Inger Kullberg, Ingrid Norman, Fredrik Alm, certifierade kommunala revisorer samt Anna Sandberg och Irene Deravian Kvalitet och effektivitet inom äldreomsorgens särskilda boenden (KRUT) Motala kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning... 2 2. Inledning och uppdrag... 4 2.1. Uppdrag och revisionsfråga... 4 2.2. Metod och avgränsning... 4 2.2.1. Kvalitetsenkäten... 5 2.2.2. Mätning av behov och resurser... 6 3. Resultatet av granskningen... 7 3.1. Styrning av personella resurser... 7 3.1.1. Besökta enheter i granskningen... 7 3.1.2. Flexibelt arbetssätt... 8 3.1.3. Iakttagelser och bedömning... 8 3.2. Aktuell omsorgstyngd i förhållande till personella resurser... 9 3.2.1. Produktiviteten... 9 3.2.2. Iakttagelser och bedömning... 10 3.3. Nämndens arbete med att följa upp kvaliteten i boenden... 11 3.3.1. Upplevd kvalitet vid boendena kundnytta... 12 3.3.2. Kvalitetsmätning per enhet... 14 3.3.3. Förbättringsområden... 15 3.3.4. Iakttagelser och bedömning... 15 3.4. Sambandet mellan god kvalitet och personella resurser... 15 3.4.1. Iakttagelser och bedömning... 16 Till rapporten hör även en mapp med underlag från resultat vid vårdtyngdsmätningen på enhets- och avdelningsnivå, resultat från enkätundersökning per enhet samt ett förslag till åtgärdsprogram utifrån närståendes uppfattning om verksamhetens kvalitet. Motala kommun 1 av 17
1. Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Motala kommun har Kommunal Sektor inom granskat hur socialnämnden bedriver verksamheten inom äldreboendena, med fokus på styrning av resurstilldelning samt hur arbetet med kvaliteten inom verksamheten styrs. Granskningen har utförts genom intervjuer, omsorgstyngdsmätningar på vårdavdelningar inom fyra äldreboenden, enkätundersökningar till personal och närstående samt granskning av styr- och uppföljningsdokument gällande resursfördelning och arbetet med ständiga förbättringar. Granskningen har inriktats mot att besvara revisionsfrågan: Bedriver socialnämnden verksamheten inom äldreboendena på ett effektivt och kvalitetsmässigt tillfredsställande sätt? Utifrån de iakttagelser som gjorts i granskningen samt efter analys av resultatet är bedömningen att nämnden styrt personella resurser med hänsyn till olika vårdavdelningars inriktning och inte med hänsyn till individuella behov. Kvalitetsuppföljningar har gjorts främst utifrån vad servicegarantierna utlovar. Den uppföljning nämnden gjort av servicegarantierna visar på förbättringsbehov, en uppfattning som vi delar med hänsyn till resultatet i vår enkätundersökning. Vår sammanfattande bedömning är att nämnden kan utveckla sin styrning av resurser och arbetet med kvaliteten i verksamheten. Följande revisionskriterier har lett till den samlade bedömningen: Det finns övergripande rutiner för styrning av personella resurser till vård- och omsorgsboenden: Det finns ett prestationsbaserat (belagda vårddygn) resursfördelningssystem med tre olika nivåer beroende på boendets inriktning. Ersättningen per boendeplats styrs alltså inte med hänsyn till den enskildes vårdbehov utan är beroende vilken inriktning avdelningen har. Ersättningssystemet är lika för externa utförare som för egenregin. Det pågår en översyn av ersättningssystemet. Aktuell omsorgstyngd överensstämmer med tilldelade personella resurser? Den mätning av omsorgstyngd/vårdtyngd vi gjort under veckorna 42 respektive 45 visar att omvårdnadsbehovet totalt sett inte var så högt vid mättillfället, men att det varierade en del mellan avdelningarna. På de avdelningar vi mätt var den 5,6 poäng i genomsnitt men med en variation mellan 3,8 6,5 poäng. Det är ganska vanligt att en genomsnittlig poäng på ett vårdboende är 6,0 poäng. Av de 146 brukare som bedömdes uppfattades 25 personer vara i stort behov av tillsyn på grund av omfattande oro, det fanns även 6 tomma platser. Bedömningen vid mättillfället var att det just då fanns personella resurser utöver vad som behövdes för att tillgodose de aktuella vårdbehoven. Det finns styrning och rutiner för ett flexibelt personalnyttjande: Det finns rutiner för flexibel styrning av personalresurser inom boendeenheterna, vilket är bra och kostnadseffektivt. Följden ett flexibelt arbetssätt kan leda till är otydlighet i ansvarsfördelningen brister i kontinuiteten för den boende. Sådana risker måste hanteras på ett klokt sätt. Inom enheterna har personalen möjlighet till önskad tjänstgöringsgrad, vilket ställer krav på att den utökade tiden (resurstiden) styrs dit där det Motala kommun 2 av 17
finns en vakans eller behov av annan anledning. Både det flexibla arbetssättet och styrning av resurstid ställer, enligt vår bedömning, krav på närvarande ledare. Nämnden följer regelbundet upp upplevd kvalitet i boendena. Nämnden fattade redan år 2005 beslut om servicegarantier, vilka följs upp regelbundet och används för att ständigt förbättra verksamheten. Inom nämndens ansvarsområde görs inga enkätundersökningar regelbundet riktade till brukare i särskilt boende utan de använder sig av resultatet från de årliga nationella enkätundersökningarna som Socialstyrelsen genomför. Nämnden ställer inga särskilda krav på vilken kvalitetsnivå som boendena i Motala bör ligga på i jämförelse med övriga äldreboenden i Sverige. Det finns ett samband mellan god kvalitet och personella resurser. När resultaten från kvalitetsmätningen och omsorgstyngdsmätningen kombineras framgår att samband finns mellan kvalitet och personella resurser. Ju högre kvalitetsvärden dess lägre omvårdnadseffektivitet (mängd arbete att göra i förhållande till antal omvårdnadspersonal). En avdelning avviker med både högre kvalitet än genomsnittet och hög omsorgstyngd per årsarbetare. Motala kommun 3 av 17
2. Inledning och uppdrag Äldreomsorgen har sedan 90-talet genomgått omfattande förändringar i både volym och innehåll, vilket ställt krav på ett inre effektivitets- och kvalitetsarbete. Inom verksamheterna förutsätts ett inre kvalitetsarbete så att resurser nyttjas så effektivt och flexibelt att brukare/pensionärerna får sina rättmätiga krav tillgodosedda avseende kvaliteten i insatserna, t ex rätt till påverkan, delaktighet och att bli respektfullt bemött. Det är väsentligt att säkerställa att resurserna används effektivt ur ett brukarperspektiv och att ha ett fördelningssystem så att de personella resurserna används där de bäst behövs. Socialstyrelsen har beslutat om nya föreskrifter och allmänna råd om behovsanpassad bemanning inom äldreomsorgen. Avsikten var att föreskrifterna skulle ha trätt i kraft redan från årsskiftet 2014 men under hösten 2013 beslöts att regelverket skulle träda i kraft först vid årsskiftet 2015. Föreskrifterna ställer krav på att det är individens behov som ska styra bemanningen. 2.1. Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Motala kommun har i riskanalys beslutat att genomföra en granskning av om det finns fungerande rutiner för styrning av resurser till särskilt boende samt hur några boenden arbetar med sin kvalitet och effektivitet. Revisionsfråga: Bedriver socialnämnden verksamheten inom äldreboendena på ett effektivt och kvalitetsmässigt tillfredsställande sätt? Revisionskriterier: Det finns övergripande rutiner för styrning av personella resurser till vård- och omsorgsboenden. Aktuell omsorgstyngd överensstämmer med tilldelade personella resurser? Det finns styrning och rutiner för ett flexibelt personalnyttjande. Nämnden följer regelbundet upp upplevd kvalitet i boendena. Det finns ett samband mellan god kvalitet och personella resurser. 2.2. Metod och avgränsning Uppdraget startade med ett första möte i september då samtliga berörda enhetschefer deltog. Vid mötet informerades om tillvägagångssätt för granskningen (omsorgstyngdsmätning och enkätundersökning) på berörda enheter. Vid mötet ställdes även frågor om aktuell resursfördelningsmetod för särskilda boenden och hur berörda enhetschefer arbetar för att fördela/omfördela resurser inom respektive enhet. För att jämföra effektiviteten mellan de olika äldreboendena har vi använt oss av metoden KRUT, Kvalitets- och Resursutveckling. KRUT är ett analysstöd för mätning av kvalitet och resursanvändning inom äldreomsorg i syfte att kartlägga effektiviteten. I metoden ingår dels att göra en aktuell bedömning av omsorgstyngd per Motala kommun 4 av 17
avdelning, dels att närstående till de boende och aktuell personal besvarar en enkät om den upplevda kvaliteten. De granskade enheterna (Vileborg, Samuelsberg, Strömsborg och Husbygården) har besökts för en omsorgstyngdsmätning av de brukare som bodde där vid mättillfället. Mätningen har gjorts genom intervju med två omvårdnadspersonal som känner de boende. Varje enhetschef har också lämnat uppgifter om boendet, uppgifter som kan påverka bemanningsbehovet. Kvalitetsenkät avseende närståendes uppfattning har sänts direkt till närstående medan kvalitetsenkäten till personal delats ut samt insamlats inom respektive äldreboende. Samtliga besvarade enkäter har därefter bearbetats och sammanställts av. I denna granskning har vi valt att inte genomföra en brukarenkät, då många av de aktuella personerna har olika former av demenssjukdomar och inte bedömts själva kunna besvara en enkät. Granskningsresultatet har dokumenterats i denna rapport som äldreomsorgschef och enhetscheferna på de granskade boendena fått faktakontrollera. KRUT använder följande definitioner: Kvalitet/Kundnytta Upplevd kvalitet av (brukare), anhöriga och omvårdnadspersonal Produktivitet/e-kvot Omsorgstyngdspoäng dividerat med faktisk bemanning Effektivitet Kundnytta i relation till e-kvot 2.2.1. Kvalitetsenkäten Kvaliteten fångades med hjälp av enkäter och resultatet bygger på en subjektiv upplevelse. Mätningen baseras på ett antal kvalitetsområden med tillhörande påståenden. Enkäten bestod av följande kvalitetsområden: Vardagen Personlig omvårdnad Hälso- och sjukvård Rehabilitering och träning Personal Påverkan Information Hjälp kväll och natt Den svarande skulle även ta ställning till hur viktigt de ansåg att frågeområdet var. Enkätens svarsfrekvens Inkommet Utdelat Svarsfrekvens Närstående 89 137 65 % Personal 103 108 95 % Totalt 192 245 80 % Vi bedömer att svarsfrekvensen är tillräcklig för att kunna dra slutsatser utifrån resultatet. Motala kommun 5 av 17
2.2.2. Mätning av behov och resurser Omsorgstyngden/vårdtyngden hos brukare kan variera mellan tid och mellan olika boendeformer. Ibland är sambandet mellan personalresurs och brukarnas omsorgstyngd mycket svagt. Det kan vara ett tecken på att personalresurserna inte används flexibelt vid förändrade förhållanden. Det finns inga exakta vårdtyngdsmätningsmetoder, men den metod vi använder är utarbetad av och bygger på en 15 år gammal modell som har sin utgångspunkt från ett flertal tidsstudier inom äldreboenden. Vår metod är förhållandevis enkel och kan användas i vardagen av personal och ledning för att få fram behoven och ställa de i relation till resursbehov. Metoden innebär att representanter från personalgruppen får uppge vilket behov av omvårdnad och tillsynsbehov respektive brukare har varje dag. Metoden utgår ifrån att ADL/omvårdnadsarbete inklusive rehabilitering och aktivering utgör ca 30 %, mat/matning och allt därikring ca 40 %, planering, dokumentation och möten ca 20 % och städning och tvätt ca 10 % av arbetstiden. Omvårdnadsbehoven är indelade i fem olika nivåer: A) Hjälp med all ADL och matning varje dag (mycket omvårdnadsbehövande), 10 p B) Hjälp med all ADL och viss hjälp med matning, 8 p C) Hjälp med all ADL men klarar själv ätandet, 6 p D) Hjälp med viss ADL, 3 p E) Klarar all ADL själv, hjälp med dusch och service,1 p Mätningen av det fysiska omvårdnadsbehovet kompletterades med en uppgift om det fanns något extra tillsynsbehov på grund av stark oro, demens eller för omfattande hälso- och sjukvårdsinsatser som utfördes av omvårdnadspersonalen. Vi besökte de granskade boendeenheterna och genomförde omsorgstyngdsmätningen genom dialog med omvårdnadspersonalen. Efter en kort introduktion i metoden gick vi igenom behoven hos varje brukare. Metoden utgår från en del förutsättningar som exempelvis; frånvaro vid behov ersätts med vikarier, huvudrätter till lunch och middag lagas av andra och levereras till respektive avdelning, boendepersonalen ansvarar för städning av de boendes rum och det gemensamma köket/allrummet samt att vårdboendelokalerna är avsedda för ändamålet. Om inte ovanstående förutsättningar uppfylls korrigeras beräkningarna, vilket påverkar bemanningstalet. I samband med att vi redovisar mätresultaten har vi skrivit en kort sammanfattning av förhållandena per äldreboende och även kommenterat om vi avvikit från grundberäkningen eller inte. Motala kommun 6 av 17
3. Resultatet av granskningen 3.1. Styrning av personella resurser Tabellerna nedan redovisar andelen personer i ordinärt boende med hemtjänstinsatser samt andelen personer i särskilt boende. Av sammanställningen kan ses att andelen personer med insatser i både ordinärt boende liksom i särskilt boende är högre i Motala kommun än i länet och i riket. Andel personer i ordinärt boende med hemtjänstinsatser Andel i % av befolkningen 65 - w 80 - w riket 9 24 länet 10 26 Andel personer i särskilt boende Andel i % av befolkningen 65 - w 80 - w riket 5 14 länet 5 16 Motala kommun 11 29 Motala kommun 6 18 Uppgifterna hämtade från Socialstyrelsens offentliga statistik och avser läget oktober 2012. I februari 2013 fattade socialnämnden beslut om att successivt ställa om vårdplatser till demensplatser med anledning av ökat antal äldre personer med diagnostiserad demenssjukdom. I första hand föreslogs vårdboendet Strömsborg att genomgå förändringen. Redan hösten 2010 hade nämnden fattat beslut om att införa ett resursfördelningssystem som innebar att ersättningen till utförare inom särskilda boenden är likartad för egenregin som för externa utförare. Ersättningen utbetalas i tre olika nivåer (platser för personer med enbart fysiskt omvårdnadsbehov, platser på demensboenden respektive korttidsplatser) och avser belagda vårddygn. Respektive enhetschef rapporterar in beläggningen en gång per månad och har budgeterat för i genomsnitt 95 % beläggning. Om en person på vårdboende konstateras ha en demensdiagnos utgår ingen högre ersättning förrän den personen flyttat in på en demensavdelning. De chefer vi intervjuat med anledning av granskningen anser sig vara bakbundna av vissa extra kostnader inom egenregin. Bland annat finns ett krav på att kunna erbjuda önskad sysselsättningsgrad till personalen och dessutom är vårdboendena inom egenregin bundna till ett kostavtal. Inom förvaltningsledningen finns en planering för att genomföra en översyn av ersättningssystemet. I socialnämndens delårsrapport (prognos 3 2013 Socialnämnden) prognostiseras ett underskott på 6,8 mnkr. I kommentarerna konstateras att underskottet inom äldreomsorgen främst beror på högre personalkostnader än budgeterat. 3.1.1. Besökta enheter i granskningen Strömsborg äldreboende ligger i centrala Motala. Det består av elva olika avdelningar, varav två med demensinriktning. Varje avdelning har mellan 6 9 lägenheter och innehåller gemensamt kök och allrum. I granskningen har ingått mätning av nio avdelningar, där det inom tre avdelningar pågår ett omställningsarbete mot fler demensplatser. Boendet är överlag väl anpassat för ändamålet och Motala kommun 7 av 17
lägenheterna är rymliga och väl utrustade avseende hygienutrymmen. Ett fåtal lägenheter som var ämnade för korttidsboende saknar kokmöjligheter. De enheter som ingått i granskningen är avsedda för personer med fysiska omvårdnadsbehov, men flera av de boende har demensdiagnoser och demensliknande beteenden. Vileborg ligger i Fornåsa och är ett äldreboende med tre avdelningar. Boendet är byggt och ombyggt för ändamålet, men en avdelning (Murgrönan) är enligt vår bedömning inte ändamålsenlig, då det inte är möjligt för personalen att ha överblick över de boende. All personal arbetar på alla avdelningar. Boendet är avsett för personer med fysiska omvårdnadsbehov, men flera av de boende har demensdiagnoser och demensliknande beteenden. Vi har justerat riktkvoten för en av avdelningarna, Murgrönan, p g a bristande ändamålsenlighet vilket leder till visst merarbete för personalen. Husbygården ligger i Borensberg och är ett litet vårdboende med två avdelningar. Lokalerna är inte byggda för ändamålet, men håller ändå en bra standard. All personal i boendet arbetar på båda avdelningarna. Boendet är avsett för personer med fysiska omvårdnadsbehov, men flera av de boende har demensdiagnoser och demensliknande beteenden. Samuelsberg är Motalas första äldreboende, delar av byggnaden är från år 1908. Lägenheterna är små och hygienutrymmena är i många fall inte tillfredsställande ur arbetsmiljösynpunkt. Det saknas kok- och tvätt möjligheter i lägenheterna. Granskningen har omfattat två avdelningar avsedda för personer med fysiska omvårdnadbehov. Flera av de boende hade demensdiagnos och demensliknande beteenden. Vi har justerat riktkvoten för båda avdelningarna med hänsyn till bristande ändamålsenlighet. 3.1.2. Flexibelt arbetssätt För att tillmötesgå personalens önskemål om ökad sysselsättningsgrad är det viktigt med en bra planering. Den utökade arbetstiden (resurstid) ska användas antingen för att täcka en vakans eller för behov av förstärkning. Om inte det finns något behov inom den egna enheten kan resurstiden exporteras till Bemanningscentrum och personalen kan hänvisas till andra arbetsplatser. Det varierar lite hur cheferna hanterar resurstiden och hur väl personal ser behoven och är beredda på att arbeta på andra håll. Alla chefer påtalar behovet av att chefen är närvarande och styr och fördelar var personal ska arbeta under resurstiden. 3.1.3. Iakttagelser och bedömning Det finns ett prestationsbaserat (belagda vårddygn) resursfördelningssystem med tre olika nivåer beroende på boendets inriktning. Ersättningssystemet är lika för externa utförare som för egenregin. Enligt enhetscheferna blir dock de ekonomiska förutsättningarna inte helt lika mellan egenregin och externa utförare eftersom egenregin även påverkas av beslutet om rätt till önskad tjänstgöringsgrad för personalen samt ett övergripande kostavtal. Det pågår ett omstruktureringsarbete inom kommunens äldreboenden för att utöka antalet demensplatser. Med hänsyn tagen till den jämförelse vi gjort beträffande Motala kommun 8 av 17
andelen platser i särskilt boende i förhållande till riksgenomsnittet kan ses att antalet boendeplatser är stort i kommunen. Ändamålsenligheten varierar mellan enheterna både vad gäller storlek på brukares lägenheter och överblickbarhet inom boendet. Vår bedömning är att det i första hand är Strömsborg som har ändamålsenliga lokaler för att kunna fungera som äldreboende. Övriga besökta enheter, där personalen arbetar på fler än en avdelning, är enligt vår bedömning, inte fullt ut ändamålsenliga med hänsyn tagen till lokalerna och bemanningen. Det finns rutiner för flexibelt arbete mellan avdelningar. Det är bra och kostnadseffektivt att personal stöttar varandra vid behov, men risken med arbetssättet är att en otydlighet i ansvarsfördelningen och kontinuitetsbrist för exempelvis kontaktmannaskapet kan uppstå. Det är viktigt att dessa eventuella brister hanteras. 3.2. Aktuell omsorgstyngd i förhållande till personella resurser 3.2.1. Produktiviteten Omsorgstyngden har beräknats med hänsyn till den tid det tar att utföra alla olika omvårdnads- och serviceinsatser. Omvårdnadsinsatserna har beräknats utifrån tidsåtgång beträffande det fysiska omvårdnadsbehovet. Vi har även kompenserat för personalens insatser till brukarna som behöver extra tillsyn på grund av stor oro eller omfattande hälso- och sjukvårdsinsatser. Detta har gjorts genom att vi inventerat den enskildes behov av extra tillsyn och tagit hänsyn till det i bedömningarna. En mätning av omsorgstyngden är alltid en nulägesbeskrivning, d v s resultatet visade förhållandet vid mättillfället, alltså under veckorna 42 (Vileborg, Husbygården och Samuelsberg) respektive 45 (Strömsborg) på aktuella boenden. E-kvoten, produktiviteten, som redovisas nedan, är omsorgstyngdspoäng dividerat med faktisk bemanning. Den visar mängden arbetsinsatser personalen ska utföra i förhållande till de timmar som finns i schemat. Ju högre E-kvot desto högre arbetsbelastning. Antal lägen genheter Tom lägen genhet Årsarbetare Genom nomsnittlig poäng Extra tillsyn E- kvot Bedömt Behov Diff bemanmanning Personaltäthet/plats Hus 1 9 1 5,71 4,8 0 6,7 3,96 1,75 0,63 Hus 2 9 0 5,71 6,0 0 9,5 5,45 0,26 0,63 Hus 5 6 1 4,94 4,2 0 3,3 2,14 2,80 0,82 Hus 6 9 0 5,66 3,8 1 6,0 3,55 2,11 0,63 Hus 7 9 0 5,71 5,6 0 8,8 5,11 0,60 0,63 Hus 8 9 1 5,71 4,3 0 6,0 3,46 2,25 0,63 Hus 9 9 0 5,69 6,3 4 10,0 6,29-0,60 0,63 Hus 11 7 0 5,13 6,1 1 8,4 4,52 0,61 0,73 Hus 12 9 0 5,71 4,2 3 6,7 3,95 1,76 0,63 Strömsborg totalt 76 3 49,97 5,1 9 7,4 38,44 11,53 0,66 Motala kommun 9 av 17
Antal lägen genheter Tom lägen genhet Blåklinten 8 0 Årsarbetare Genom nomsnittlig poäng Extra tillsyn E- kvot Bedömt Behov Diff bemanmanning Personaltäthet/ plats 5,3 0 4,33 Gullvivan 8 0 14,19 6,1 3 9,2 5,22 0,09 0,59 Murgrönan 8 0 4,9 3 4,55 Vileborg totalt 24 0 14,19 5,4 6 9,2 14,10 0,09 0,59 Måsen 11 0 6,5 3 7,78 13,6 10,0 Strömstaren 11 1 6,4 6 7,33-1,51 0,62 Husbygården totalt 22 1 13,6 6,5 9 10,0 15,11-1,51 0,62 Rosen 17 0 10,02 5,5 1 9,4 10,21-0,19 0,59 Violen 13 2 7,89 5,5 0 7,7 6,20 1,69 0,61 Samuelsberg totalt TOTALT läg/antal pers 30 2 17,91 5,5 1 8,7 16,41 1,50 0,60 152/ 146 6 95,67 5,6 25 8,83 84,06 11,61 0,62 En rimlig E-kvot (produktivitetskvot) för vårdavdelningar, d v s med personer som framför allt har behov av personalstöd för sina fysiska omvårdnadsbehov bör ligga mellan 9,5-10,5. Det kan uttryckas som att en hög E-kvot är tecken på en hög produktivitet/effektivitet. Tidigare har man ofta mätt personaltäthet/plats, men det måttet säger egentligen inget om faktiska förhållanden, då individernas vårdbehov kan variera över tid. I vår sammanställning har vi trots detta angett dessa uppgifter. Vi har då inte tagit hänsyn till tomma platser eller faktiskt omvårdnadsbehov. Vid jämförelser med andra kommuner är årsarbetare/plats på vårdboenden förhållandevis lågt på de aktuella boendena. 3.2.2. Iakttagelser och bedömning Vilken personaltäthet det är på vårdboendena i en kommun kan vara en politisk ambition, men inte nödvändigtvis. Det kan också bero på gammal vana. I Motala har vi förstått att personaltätheten eller ersättningen per vårddygn påverkas av avdelningens inriktning och inte av vårdtyngden hos de personer som bor där. Den mätning av omsorgstyngden/vårdtyngden vi gjort visar att omvårdnadsbehoven totalt sett inte var så höga, men det varierade en del mellan enheterna. Den genomsnittliga omsorgstyngden på de avdelningar vi mätt var 5,6 poäng. Den brukar i genomsnitt vara omkring 6 poäng. Av 146 personer som vistades på vårdboende hade 12 personer (ca 8 %) endast serviceinsatser och endast 17 personer (ca 12 %) hade behov av hjälp med all omvårdnad. Men det var också 25 personer (17 %) som hade behov av extra tillsyn på grund av omfattande oro. Det varierade en del mellan enheterna men framför allt mellan olika avdelningar hur pass bemanningen, d v s de personella resurserna, överensstämde med omsorgstyngden. Genom den relativt sett låga omsorgstyngden så ligger samtliga enheter (totalt sett) på en E-kvot som vi bedömer vara rimlig. Vid mättill- Motala kommun 10 av 17
fället fanns det totalt sex tomma platser, vilket också har påverkat bemanningsbehovet. Det bedömda personalbehovet, med hänsyn tagen till de boendes individuella behov, visade sig vid mättillfället vara lägre än den verkliga bemanningen. Om vi kompenserar varje tom plats med 6 poäng (vanligt vårdbehov vid inflyttning på vårdboende) visas en differens på + 8,13 årsarbetare. Bedömningen är att det vid mättillfället fanns personella resurser utöver vad som behövdes för att tillgodose de aktuella behoven (omsorgstyngden). Produktivitetskvoten var med andra ord relativt låg. 3.3. Nämndens arbete med att följa upp kvaliteten i boenden Inom nämndens ansvarsområde görs inga enkätundersökningar regelbundet riktade till brukare i särskilt boende. När det gäller de nationella enkätundersökningarna som Socialstyrelsen årligen genomför, brukar inledningsvis ledningsgruppen ta del av resultatet och genomföra en första analys på övergripande nivå. Därefter delas resultatet upp per enhet och respektive chef får ansvaret för att presentera det för den egna personalgruppen. Det ställs inga krav på att enhetscheferna ska upprätta handlingsplaner med aktiviteter för att åtgärda eventuella brister. Nämnden fattade redan år 2005 ett beslut om att införa servicegarantier. Dessa har därefter följts upp och reviderats. Garantierna gäller både inom egenregin och för externa utförare. Servicegarantierna följs upp regelbundet och används för att ständigt förbättra verksamheten. Vi har tagit del av resultatet för den uppföljning som gjordes av servicegarantierna år 2012 avseende vårdboende och tillfälligt boende. Här nedan återger vi en del av resultatet från uppföljningen: Bemötande och information (välkomstsamtal och anhörigas/närståendes eventuella närvaro vid välkomstsamtalet): garantierna har enligt dokumentationen uppfyllts hos 43 % av de boende i egenregin och hos 33 % av de boende hos Attendo. Det finns rutiner för när och hur ett välkomstsamtal ska hållas, samt vad det ska innehålla. Rutin för hur det ska dokumenteras saknas. Trygghet (att kontaktman utses inom en vecka, hur nycklar hanteras, hur dokumentation förvaras samt överenskommelse om information till anhöriga och närstående angående händelser av betydelse): garantierna har enligt dokumentationen uppfyllts till i stort sett 100 % både inom egenregin och hos extern utförare. Inflytande (individuell planering inom två veckor, upprättande av genomförandeplan, hänsyn tagen till kundens individuella önskemål samt uppdatering av genomförandeplan): Det var stor skillnad mellan egenregin (48 %) och Attendo (100 %) om individuell planering gjorts inom två veckor. Inom egenregin hade individuell planering gjorts något senare för 26 % och för ytterligare 26 % fanns inte datum noterat för när individuell planering gjorts. Den individuella planeringen ska dokumenteras i en genomförandeplan, vilket visades hos Attendos kunder i samtliga fall och inom egenregin för 97 % av kunderna. Det framgick i 83 % av genomförandeplanerna inom egenregin att hänsyn tagits till individuella önskemål, motsva- Motala kommun 11 av 17
rande andel för Attendos kunder var 100 %. Uppföljningen visade att 93 % av genomförandeplanerna uppdaterats inom tidsramen i egenregin, vilket överenstämde med uppföljningen av uppdatering hos Attendos kunder. Vid jämförelse av resultatet från uppföljning av servicegarantierna mellan år 2011 och 2012 konstateras att det i samtliga fall (utom ett avseende uppdatering av genomförandeplan hos Attendo) har skett en förbättring. Sammanfattningsvis skrivs i uppföljningsresultatet att en av anledningarna till förbättringen är att de infört ett verksamhetssystem, Viva, vars struktur gör det lättare att dokumentera viktiga uppgifter. Det konstateras också att det behövs kunskapshöjande insatser kring dokumentation, både bland chefer och hos medarbetare. 3.3.1. Upplevd kvalitet vid boendena kundnytta I granskningen har vi genomfört en enkätundersökning avseende upplevd kvalitet/kundnytta, ställd till personal och till närstående/anhöriga. Av de 108 enkäterna som delades ut till personalen svarade 103 och från de anhöriga/närstående fick vi in 89 enkäter av 137 utskickade. Det ger en 95 % (personal) respektive 65 % (närstående) svarsfrekvens. Det anser vi ger en tillförlitlig bild. Kvalitetsvärdet fångades med positivt formulerade påståenden. Respondenterna skulle kring dessa påståenden ta ställning till hur mycket de instämde i dessa. Respondenten svarade på en skala mellan 1-4, där 1 innebär att respondenten inte alls instämde med påståendet och 4 innebär att respondenten helt instämde med påståendet. Detta utgör värdet på upplevd kvalitet. Efter varje kvalitetsområde fick respondenterna även ta ställning till hur viktigt kvalitetsområdet och dess påståenden var för dem, på skala 10-30. Respondenten kunde välja mellan mindre viktigt (10), viktigt (20) eller mycket viktigt (30). Detta utgör värdet av vikt. I diagrammet nedan presenteras kvalitets- och viktvärdet per frågeområde och per svarandekategori. Kvalitetsvärdet utgörs av staplarna och läses av mot den vänstra skalan 1-4. Viktvärdet utgörs av linjerna och läses av mot den högra skalan 10-30. Motala kommun 12 av 17
Kvalitet 4,0 Kvalitetsvärde och viktvärde Vikt 30 3,5 3,0 2,5 20 2,0 1,5 1,0 10 Närstående - kvalitet Omv personal - kvalitet Närstående - vikt Omv personal - vikt Kvalitetsvärdet 3,0, d v s att man instämmer i påståendet i huvudsak, bedömer vi vara ett godtagbart kvalitetsvärde. Här är det genomsnittliga kvalitetsvärdet för närstående 3,0 och för personal 3,2, vilket totalt sett är acceptabelt, men inte mer än så. Personalen ger överlag högsta kvalitetsvärden inom samtliga områden, med undantag av frågeområdet Hälso- och sjukvård, där närstående har sitt högsta kvalitetsvärde. Närståendes svar på frågan om hur de blir bemötta av sjuksköterskan har det högsta värdet, 3,7 poäng inom frågeområdet. Kvalitetsvärdet på Vardagen (trivsel, möjlighet att komma ut regelbundet, tillgång till olika aktiviteter, att fylla sin dag med det som är meningsfullt, får mat tillräckligt ofta, känna sig trygg) är lågt framför allt hos närstående (2,8). Lägsta kvalitetsvärdet inom frågeområdet gäller frågan tillgång till aktiviteter under dagen (2,1) hur stämmer detta med servicegarantierna med rätt till fyra aktiviteter/vecka med varierat innehåll? Lägst kvalitetsvärde ger närstående/anhöriga till frågorna i frågeområde Rehabilitering och träning (2,5) (vårdpersonalen hjälper min anhörige med daglig träning vid behov samt min anhörige har tillgång till de hjälpmedel hon/han behöver), lägst inom frågeområdet är hjälp med den dagliga träningen (1,9). Ett annat lågt kvalitetsvärde, för både närstående/anhöriga (2,6) och personal (2,8), återfinner vi inom frågeområdet Påverkan, (personalen hjälper den enskilde efter hans/hennes behov och på det sätt som han/hon vill; att klara det han/hon kan själv; personalen kommer när de boende behöver hjälp). Viktvärdena, alltså hur viktigt frågorna i frågeområdet uppfattas, är högst för personalen inom sex av nio frågeområden. Lite anmärkningsvärt tycker vi det är att frågeområdet Information har getts så lågt viktvärde av personalen. Motala kommun 13 av 17
3.3.2. Kvalitetsmätning per enhet Vi redovisar mätningen per avdelning/enhet på ett summariskt sätt. Antalet svar från Strömsborg, hus 9, var alltför få för att kunna redovisas separat. Kvalitets- och viktvärden efter enhet och avdelning Närstående Omvårdnadspersonal Enhet Avdelning Kvalitet Vikt Kvalitet Vikt Husbygården 2,9 27,7 3,2 27,3 Samuelsberg Rosen 3,1 26,3 3,4 26,4 Samuelsberg Violen 2,9 25,4 3,3 27,5 Strömsborg Hus 1 3,5 24,6 3,0 25,2 Strömsborg Hus 2 2,9 24,5 3,0 26,5 Strömsborg Hus 5 3,2 27,5 3,3 24,3 Strömsborg Hus 6 3,3 25,5 3,3 24,3 Strömsborg Hus 7 3,0 27,9 3,2 27,9 Strömsborg Hus 8 3,1 25,4 3,2 25,9 Strömsborg Hus 9 - - 3,4 26,9 Strömsborg Hus 11 2,4 27,5 3,5 28,8 Strömsborg Hus 12 3,0 29,4 3,2 23,8 Vileborg 3,0 25,2 3,0 26,3 Totalt 3,0 26,3 3,2 26,4 Jämförelsen visar: Det genomsnittliga kvalitetsvärdet för närstående var 3,0, men då låg fyra enheter/avdelningar lägre medan fem avdelningar/enheter låg högre. Högst bland närstående/anhöriga låg Strömsborg hus 1. Det genomsnittliga kvalitetsvärdet för personalen var 3,2. Högre kvalitetsvärde hade personalen angett på sex olika avdelningar/enheter. Det högsta låg på Strömsborg hus 11. Enkäten gav även möjlighet för de svarande att lämna kommentarer. Flera anhöriga uttrycker sin uppskattning för personalen, men det finns även en del kritik. Några exempel på kommentarer: Mer aktiviteter på boendet t ex någon som kommer och läser tidning eller bok på de olika avdelningarna, tar ut de boende på kortare promenader, mer sång och musik. Det finns de som ställer upp gratis för att bjuda på sång och musik. Flera av de svarande klagade på maten. Köttet segt och hårt, går ej att tugga. Potatisen hård inte tillräckligt kokt ibland. Någon visste inte vem kontaktmannen var och en annan saknade information från kontaktmannen. Önskar regelbundna träffar. En svarande var kritisk till den strukturförändring som pågick, en annan klagade på otillgängliga och trånga lokaler. Motala kommun 14 av 17
3.3.3. Förbättringsområden I resultatet från enkätundersökningen går det även att utläsa olika förbättringsområden. Detta kan göras genom att kombinera resultatet på den upplevda kvaliteten i förhållande till viktvärdet. Om frågeområdet har ett lågt kvalitetsvärde men samtidigt ett högt viktvärde är det ett tydligt förbättringsområde. Varje avdelning/enhet som deltagit i granskningen kommer att få ett underlag där förbättringsområdena går att utläsa. Genomgående resultat var att personalen ansåg Vardagen vara ett förbättringsområde, medan anhöriga/närstående lyfte fram Information och i något fall även Vardagen. 3.3.4. Iakttagelser och bedömning Nämnden följer upp servicegarantierna regelbundet. Vår bedömning är dock att resultatet av den uppföljningen i första hand visar att de olika garantierna har utförts (och under förutsättning att detta dokumenterats), t ex ankomstsamtal har hållits, genomförandeplan är upprättad osv men uppföljningen visar inget om kvaliteten eller den upplevda kvaliteten i insatsen. Vår enkätundersökning visar på ett ganska medelmåttigt resultat när det gäller den upplevda kvaliteten. När vi jämför innehållet i servicegarantierna med de frågor vi ställt är vår bedömning att det finns en hel del förbättringsområden inom verksamheterna. Till granskningsresultatet hör även underlag för ledningen att göra ytterligare analyser. 3.4. Sambandet mellan god kvalitet och personella resurser I detta avsnitt redovisas omvårdnadseffektiviteten, d v s kombinationen mellan kvalitet (kvalitetsvärde utifrån skala 1-4) och E-kvot (omsorgstyngdspoäng per årsarbetare och avdelning). Axlarnas skärningspunkt i nedanstående diagram visar den genomsnittliga E-kvoten 8,2 (horisontell skala) i förhållande till det genomsnittliga kvalitetsvärdet för närstående, 3,0. Eftersom det fanns sex tomma platser har vi justerat E-kvoten här, så att alla enheter får liknande förutsättningar. I diagrammet nedan är en position i någon av de övre kvadraterna att föredra, vilket visar högre kvalitetsvärden än de genomsnittliga för närstående. Högst omvårdnadseffektivitet (d v s höga kvalitetsvärden i förhållande till hög E- kvot) visas i den övre högra kvadraten, d v s avdelning Rosen på Samuelsberg, därefter kommer Vileborg samt hus 7 på Strömsborg som ligger på genomsnittliga värden för kvaliteten; samtliga med högre E-kvot i kombination med kvalitetsvärde än genomsnittet. I den nedre vänstra kvadraten visas låga kvalitetsvärden (närstående) i relation till E-kvot, ett läge som visar på behov av förbättringar (Hus 11 på Strömsborg). Högre kvalitetsvärden än genomsnittet visar de som ligger i övre vänstra kvadraten, nämligen hus 1, hus 6, hus 5 och hus 8 på Strömsborg samt att hus 12 ligger precis på genomsnittligt kvalitetsvärde. Samtliga dessa hus hade en lägre E- kvot, d v s lite mindre arbetsmängd i förhållande till resurser. Motala kommun 15 av 17
3.4.1. Iakttagelser och bedömning Utifrån ovanstående diagram ges både visuellt och enligt statistiska beräkningar att samband finns mellan E-kvot (tillräckliga personella resurser i förhållande till vårdtyngd) och kvalitet, d v s höga kvalitetsvärden i förhållande till låg E-kvot. Vi rekommenderar ansvariga chefer att ytterligare fördjupa sig i resultatet av kvalitetsundersökningen, att analysera detta och förslagsvis arbeta fram en plan för åtgärder. Motala kommun 16 av 17
Motala kommun 17 av 17