Införande av uppförandekod - etiska krav vid upphandling och förutsättningar för Huddinge att bli Fairtrade City (KF)

KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 25 november 2013 11 Paragraf Diarienummer KS-2009/535.103 Införande av uppförandekod - etiska krav vid upphandling och förutsättningar för Huddinge att bli Fairtrade City (KF) Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1.Uppförandekoden, bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 1 november 2013, godkänns. 2.Kommunstyrelsen får i uppdrag att föra in en uppförandekod avseende etiska krav i reviderat upphandlingsreglemente. 3.Förslaget om att Huddinge kommun ska diplomeras som en Fairtrade city avslås. Sammanfattning Den 2 juni 2005 inkom en motion från Emma Henriksson (KD) om upphandling av Fairtrade kaffe och te. Kommunstyrelsen förvaltning besvarade motionen i ett tjänsteutlåtande den 18 juni 2008. I utlåtandet beskrevs det oklara rättsläget. Därefter beslutade kommunstyrelsen den 25 augusti 2008 att ge förvaltningen följande uppdrag. 1.Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att i förslaget till nytt reglemente för Huddinge kommuns upphandling ställa upp kriterier för inköp som så långt möjligt motsvarar de kriterier som gäller för Rättvisemärkning. 2.Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att undersöka förutsättningarna för Huddinge kommun att bli en Fairtrade City. Kommunstyrelsens förvaltnings redovisning av de två utredningsuppdragen har remitterats för synpunkter till samtliga facknämnder. Nämnderna har ombetts att främst behandla följande frågeställningar i sina svar: a)ange skäl för respektive mot att gå vidare med en ansökan om diplomering som Fairtrade City. b)hur påverkas förvaltningens verksamhet om det ställs etiska krav? c)kan bifogad uppförandekod fastställas? Alla remissinstanserna är överens om att det är svårt att bedöma de ekonomiska konsekvenserna för kommunen av att ställa etiska krav eller att bli diplomerad Fairtrade City. Samtliga nämnder är dock positiva till att Huddinge kommun ska ställa etiska krav vid upphandlingar. Kommunstyrelsens förvaltning anser att kommunen ska föregå med gott exempel och ta ansvar för att de varor som köps är producerade under bra villkor. Förvaltningen bedömer att nämnderna är positiva till detta och att förutsättningarna är goda för att

KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG anta uppförandekoden och tillämpa den i de upphandlingar där så bedöms som relevant. Förvaltningen anser vidare att kommunen i dagsläget i första hand ska fokusera på egna konsumtionen genom att ställa etiska krav vid upphandlingar. När väl detta arbetssätt är etablerat och kommunen uppnått en hög andel etiskt märkta produkter, kan nästa steg bli att ställa motsvarande krav på andra aktörer som är verksamma i kommunen. Huruvida Fairtrade är den bästa märkningen är heller inte självklart och som offentlig aktör bör man öppna upp för även andra märkningar som finns eller kan komma att finnas på marknaden. Överläggning Britt Björneke (V) yrkar med instämmande av Marica Lindblad (MP) bifall till eget tilläggsförslag i enlighet med protokollsbilaga KS 11:1. I övrigt yttrar sig Christian Ottosson (C). Härefter förklaras överläggningen avslutad. Propositioner Ordföranden ställer propositioner efter varandra om bifall dels till föreliggande förslag, dels till föreliggande förslag med Britt Björnekes (V) m.fl. egna förslag i tredje att-satsen och finner härvid att kommunstyrelsen beslutat i enlighet med föreliggande förslag. Reservationer Britt Björneke (V) och Marica Lindblad (MP) reserverar sig till förmån för eget förslag. Protokollsanteckningar Christian Ottosson (C) anmäler protkollsanteckning. Beslutet delges Samtliga nämnder

ks I/ :1 Huddinge kommun Kommunstyrelsen 2013-11-25 Ärende Il: InfOrande av uppforandekod - etiska krav vid upphandling och forutsättningar för Huddinge att bli Fairtrade City Förslag till beslut Kommunstyrelsens färslag till kommunfullmäktige 1-2. I enlighet med tjänsteutlåtandet 3. Huddinge kommun ansöker om att diplomeras som en Fairtrade City Bakgrund Först kan det konstateras att detta ärende tagit anmärkningsvärt lång tid. Det är dock bra att förvaltningen kommit fram till att etiska krav kan föras in i en uppförandekod i kommunens upp hand I ingsreglemente. Däremot har man satt upp en rad hinder för att Huddinge kommun ska ansöka om att bli en Fairtrade City. Vi menar att man betydligt överdrivit dessa svårigheter. Bland de 50-tal kommuner i Sverige som är diplomerade finns såväl de största kommunerna som mindre kommuner. Det vore anmärkningsvärt om inte Huddinge kommun ska klara av de krav som ställs. Inventeringen på arbetsplatser och i företag som först måste göras kan säkert göras i samband med andra kontakter som finns mellan företag och kommunen. Kommunen har god kontakt med näringslivet och det bör inte innebära alltför stora svårigheter att följa kraven på information och gemensamma aktiviteter runt Fairtrade- frågor. Tvärtom kan detta vara en möjlighet. Om Huddinge kommun blir en Fairtrade City kommer detta att innebära att vi tillsammans med andra kommuner aktivt arbetar för bättre förhållanden för de som producerar de varor och tjänster som erbjuds i kommunen. Inte minst ilmebär det att vi aktivt arbetar mot barnarbete. Huddinge kommer även att kunna lanseras som en kommun som aktivt tar ställning mot orättvisor. Därför bör kommunen ansöka om att diplomeras som Fairtrade ~ Jf M~( CCL 'ct,vwtfjlcld Britt Björn För Vänster Marica Lindblad För Miljöpartiet de Gröna

Kommunstyrelsen 25 nov 2013 D~B ro Ett IuiU"art uul CENTERPARTIET Protokollsanteckning Ärende: Införande av etiska krav samt förutsättningar för Huddinge att bli Fairtrade city Att Huddinge kommun inför en uppförandekod avseende etiska krav i de egna upphandlingarna är ett bra sätt att ta ansvar för produktionsvillkor i andra länder. Centerpartiet anser att även frågan om Fairtrade city är viktig, delvis av samma skäl. Att öka utbudet av rättvisemärkta produkter är idag ett etablerat sätt för svenska kommuner att bidra till bättre produktionsvillkor i andra delar av världen. Detta gäller såväl löner som en miljövänlig produktion. Fairtrade city är en möjlighet för Huddinge kommun att ta ett ansvar som går utöver den egna kommunorganisationen, i samarbete med våra lokala handlare. Det är något som Centerpartiet sedan tidigare tycker vore positivt. En majoritet av nämnderna har glädjande nog ställt sig positiva till att Huddinge blir en Fairtrade city, eftersom det är den mest etablerade märkningen av denna typ som finns idag. Det finns dock en osäkerhet i ärendet gällande kostnaden, där det nämns allt från 100 000 till en miljon. Det hade varit bra att i ärendet få en bättre precisering av vilka kostnader en diplomering som Fairtrade city för med sig.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 1 (13) HANDLÄGGARE Katarina Persson 08-53531397 Katarina.Persson2@huddinge.se Kommunstyrelsen Införande av uppförande kod etiska krav vid upphandling och förutsättningar för Huddinge att bli Fairtrade City Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Uppförandekoden, bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 1 november 2013, godkänns. 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att föra in en uppförandekod avseende etiska krav i reviderat upphandlingsreglemente. 3. Förslaget om att Huddinge kommun ska diplomeras som en Fairtrade city avslås. Sammanfattning Den 2 juni 2005 inkom en motion från Emma Henriksson (KD) om upphandling av Fairtrade kaffe och te. Kommunstyrelsen förvaltning besvarade motionen i ett tjänsteutlåtande den 18 juni 2008. I utlåtandet beskrevs det oklara rättsläget. Därefter beslutade kommunstyrelsen den 25 augusti 2008 att ge förvaltningen följande uppdrag. 1. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att i förslaget till nytt reglemente för Huddinge kommuns upphandling ställa upp kriterier för inköp som så långt möjligt motsvarar de kriterier som gäller för Rättvisemärkning. 2. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att undersöka förutsättningarna för Huddinge kommun att bli en Fairtrade City. Kommunstyrelsens förvaltnings redovisning av de två utredningsuppdragen har remitterats för synpunkter till samtliga facknämnder. Nämnderna har ombetts att främst behandla följande frågeställningar i sina svar: POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 301 70 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se 141 85 HUDDINGE

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 2 (13) a) Ange skäl för respektive mot att gå vidare med en ansökan om diplomering som Fairtrade City. b) Hur påverkas förvaltningens verksamhet om det ställs etiska krav? c) Kan bifogad uppförandekod fastställas? Alla remissinstanserna är överens om att det är svårt att bedöma de ekonomiska konsekvenserna för kommunen av att ställa etiska krav eller att bli diplomerad Fairtrade City. Samtliga nämnder är dock positiva till att Huddinge kommun ska ställa etiska krav vid upphandlingar. Kommunstyrelsens förvaltning anser att kommunen ska föregå med gott exempel och ta ansvar för att de varor som köps är producerade under bra villkor. Förvaltningen bedömer att nämnderna är positiva till detta och att förutsättningarna är goda för att anta uppförandekoden och tillämpa den i de upphandlingar där så bedöms som relevant. Förvaltningen anser vidare att kommunen i dagsläget i första hand ska fokusera på egna konsumtionen genom att ställa etiska krav vid upphandlingar. När väl detta arbetssätt är etablerat och kommunen uppnått en hög andel etiskt märkta produkter, kan nästa steg bli att ställa motsvarande krav på andra aktörer som är verksamma i kommunen. Huruvida Fairtrade är den bästa märkningen är heller inte självklart och som offentlig aktör bör man öppna upp för även andra märkningar som finns eller kan komma att finnas på marknaden. Beskrivning av ärendet Den 2 juni 2005 inkom en motion från Emma Henriksson (KD) om upphandling av Fairtrade kaffe och te. Kommunstyrelsen förvaltning besvarade motionen i ett tjänsteutlåtande den 18 juni 2008. I utlåtandet beskrevs det oklara rättsläget. Därefter beslutade kommunstyrelsen den 25 augusti 2008 att ge förvaltningen följande uppdrag. 1. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att i förslaget till nytt reglemente för Huddinge kommuns upphandling ställa upp kriterier för inköp som så långt möjligt motsvarar de kriterier som gäller för Rättvisemärkning. 2. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att undersöka förutsättningarna för Huddinge kommun att bli en Fairtrade City. Kommunstyrelsens förvaltnings redovisning av de två utredningsuppdragen har remitterats för synpunkter till samtliga facknämnder.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 3 (13) Nämnderna har ombetts att främst behandla följande frågeställningar i sina svar: a) Ange skäl för respektive mot att gå vidare med en ansökan om diplomering som Fairtrade City. b) Hur påverkas förvaltningens verksamhet om det ställs etiska krav? c) Kan bifogad uppförandekod fastställas? Kriterier för inköp punkt 1 samt frågorna b) och c) enligt ovan Kommunstyrelsen fick i uppdrag att i förslaget till nytt reglemente för Huddinge kommuns upphandling ställa upp kriterier för inköp som så långt möjligt motsvarar de kriterier som gäller för Rättvisemärkning. Ett sätt att realisera detta är att införa en s.k. uppförandekod vilken fastställer under vilka villkor som leverantörens varor ska vara framställda och tar sikte på produktionsvillkor i det land där varorna produceras. Exempelvis kan en uppförandekod stadga att varken barnarbete eller tvångsarbete eller diskriminering får förekomma och att föreningsfrihet och organisationsrätt ska gälla för de anställda. Uppförandekoden kan även omfatta miljö samt hälsa och säkerhet. Stockholms Läns Landsting har tillsammans med andra landsting infört en uppförandekod och det är denna uppförandekod som föreslås gälla för Huddinge kommun, se bilaga 1. Uppförandekoden kan då tillämpas vid de upphandlingar där så bedöms som relevant. Uppförandekoden är främst tillämpningsbar vid varuupphandling och tar sikte på varuproduktion där grundläggande arbetsvillkor och mänskliga rättigheter som för oss är självklara kan tänkas vara inskränkta. För kommunens verksamhet innebär ett antagande av uppförandekoden att vi i de upphandlingar där så bedöms som relevant ställer krav på att de varor som leverantören och dess underleverantörer säljer till kommunen är producerade i enlighet med uppförandekoden. Etiska krav ställda i en upphandling ska på samma sätt som övriga ställda krav följas upp. Uppdrag 2 - Förutsättningarna för att bli en Fairtrade City samt frågan under a) enligt ovan Fairtrade Sverige lanserade 2006 konceptet Fairtrade City. Diplomeringen har funnits sedan 2000 i Storbritannien och idag finns det cirka1000 Fairtrade City-diplomerade kommuner världen över. 59 svenska kommuner är diplomerade idag.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 4 (13) Det kommunala åtagandet vid Fairtrade City är större än vid tillämpningen av etiska krav i upphandlingar. Fairtrade City är en diplomering till kommuner som uppfyller de av Fairtrade uppställda kriterierna för etisk konsumtion. Diplomeringen Fairtrade City avser inte endast den kommunala organisationens egen verksamhet utan Fairtrade omfattar och förutsätter även exempelvis utbud och konsumtionen av Fairtrade-märkta varor i affärer, caféer, hotell och andra arbetsplatser som finns i kommunen. Alla kommuner som är diplomerade enligt Fairtrade City leds av en styrgrupp som representeras av näringsliv, handeln, frivilligorganisationer, tjänstemän och politiker. Diplomeringen ger ökat engagemang och medvetenhet om etisk konsumtion samt medial uppmärksamhet för kommunen. För att diplomera sig som Fairtrade City ska följande kriterier uppfyllas: Kommunen skall kunna erbjuda Fairtrade-märkta produkter eller motsvarande inom kommunens avtal. En styrgrupp ska från kommunen sättas samman representerad av aktörer från hela närsamhället, t.ex. näringsliv, handeln, frivilligorganisationer och politiker Beroende på kommunens invånarantal, ska företag och organisationer i kommunen kunna erbjuda ett visst sortiment av Fairtrade-märkta produkter. För Huddinge kommuns del skulle detta innebära ett utbud på minst 80 Fairtradeprodukter. Dessa produkter ska vara fördelade på minst 8 butiker, 15 verksamheter av typen hotell, caféer och restauranger samt på minst 50 arbetsplatser i kommunen Styrgruppens främsta uppdrag är att arbeta aktivt med lokalt informationsarbete om rättvis handel, etisk konsumtion och upphandling. Diplomeringen Fairtrade City önskar motivera till ständig vidareutveckling för etisk konsumtion. Därför krävs en kontinuerlig förbättring av information och utbud av etiskt producerade produkter. Detta innebär att för att bli omdiplomerade så måste antalet rättvisemärkta produkter hela tiden öka. Remissinstansernas synpunkter Kriterier för inköp punkt 1 samt frågorna b) och c) Förskolenämnden och gymnasienämnden Förskolenämnden och gymnasienämnden beslutade vid sammanträde 2009-09-01 respektive 2009-09-02 (har lämnat likalydande svar) att med hänsyn

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 5 (13) taget bland annat till det oklara rättsläget bör ansökan om att Huddinge kommun ska bli Fairtrade City vänta till dess att rättsläget klarnat och ökad erfarenhet vunnits från de kommuner som redan diplomerats. Nämnderna tar även upp den kritik som Fairtrade fått från Uppdrag granskning om att premiepengar från Fairtrade inte alltid kommit den enskilde plantagearbetaren till del. Fairtrade skulle förbättra sin uppföljning enligt reportaget och nämnderna anser detta vara ytterligare ett skäl till att avvakta med ansökan till dess att Fairtrade påvisar att de lyckats med detta arbete. Enligt nämnderna kan Fairtrades uttalande om att de är den enda organisationen som ger ekonomiskt tillskott, minimiersättning och premie till producenten innebära att motsvarande produkter idag inte finns på marknaden. I praktiken kan kravet som i upphandlingen formuleras Fairtrade eller motsvarande innebära att endast Fairtrade produkter kommer ifråga. Nämnderna anser att en diplomering i praktiken kan komma att innebära PR för vissa typer av produkter och kommunen riskerar att strida mot kommunallagens förbud mot gynnande av enskild. Nämnderna anser att genom undertecknande av uppförandekoden torde också de väsentliga punkterna för Fairtrade arbete vara uppfyllda. Grundskolenämnden Grundskolenämnden tog vid sitt sammanträde 2009-09-03 inte ställning till om kommunen ska gå vidare med en ansökan om diplomering som Fairtrade City eller inte men diskuterar för och nackdelar. Det som talar för en ansökan är att Fairtrade är ett sätt att bidra till förbättrade arbets- och levnadsvillkor i utvecklingsländer och att skapa medvetenhet om rättvis handel hos allmänheten. Nämnden anser att genom ansökan om att bli en Fairtrade City visar Huddinge kommun sin solidaritet i denna fråga. Det som enligt nämnden talar emot en ansökan är att det finns risk för ökade kostnader i kommunens verksamheter. Nämnden tycker att det är oklart huruvida Fairtrade bedömer motsvarande och undrar om Fairtrade kommer att acceptera produkter där det bara är leverantören som skriftligen undertecknat och garanterar den uppförandekod som kommunen föreslås anta. Nämnden anser att tillämpandet av uppförandekoden kommer att bidra till ökat fokus på etiska krav och tycker det är viktigt att kommunmedborgare, personal och elever informeras om att kommunen ställer sådana krav. Det bidrar till kommunens varumärke och goodwill. Det kommer också att bidra

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 6 (13) till förståelse för att kommunens avtal inte bara bygger på lägsta pris och bör därmed bidra till ökad avtalstrohet vid enheternas inköp. Enligt nämnden är det viktigt att ta beslut om kommunen ska upphandla endast ekologiska, Fairtrade produkter och/eller motsvarande samt om det är upp till varje enhet att välja. Nämnden anser att genom undertecknande av uppförandekoden torde också de väsentliga punkterna för Fairtrade arbete vara uppfyllda. Undantaget är Fairtrades krav på att producenten av Fairtrade produkter även ska få en ersättning (minimipris + premie) för sin vara som alltid överstiger världsmarknadspriset för varan ifråga. Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden beslutade vid sammanträde 2009-08-26 respektive 2009-09-09 (har lämnat likalydande svar) att ge en positiv syn på att Huddinge kommun går vidare med en ansökan om diplomering som Fairtrade City. Nämnderna anser att diplomeringen kommer att öka medvetenheten om etiska krav och att det kommer att innebära medial uppmärksamhet för kommunen. Nämnderna säger vidare att en diplomering förutsätter att gemensamma gränsdragningar, policys och rutiner utarbetas för kommunen. Det som enligt nämnderna talar emot en ansökan är svårigheterna med uppföljning. Nämnderna ställer frågan hur uppföljningsarbetet ska organiseras i kommunen och hur långt ansvaret ska sträcka sig i leverantörskedjan? Nämnderna anser detta vara en viktig fråga med tanke på den kritik som riktats mot Fairtrade, som nämns i bifogat PM Förutsättningar för Huddinge kommun att bli en Fairtrade City. Nämnderna diskuterar också hur långt kravställandet ska gå och vad kostnaderna för dessa krav kommer att bli. Det ställer också frågan om etiska krav ska ställas på de externa utförarnas inköp och om detta kommer att innebära extra kostnader för förvaltningarna. Att anta uppförandekoden kommer enligt nämnderna att innebära ett omfattande informationsarbete och dialog med leverantörer och beställare samt extra resurser för implementering av uppförandekoden inom alla verksamheter. Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden beslutade vid sitt sammanträde 2009-09-08 att ett viktigt steg i att säkra en hållbar samhällsutveckling både socialt, etiskt och miljömässigt är att kommunen ansöker om att bli en Fairtrade City.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 7 (13) Miljönämnden och Samhällsbyggnadsnämnden Miljönämnden och samhällsbyggnadsnämnden konstaterade vid sammanträde 2009-08-18 respektive 2009-09-20 (har lämnat ett likalydande svar från förvaltningen) att kommunen redan kommit långt i arbetet med ekologiska livsmedel och att arbetet med Fairtrade City är en förutsättning för att öka medvetenheten när det gäller inköp och hur de påverkar tredje världen. Nämnderna tycker att det är viktigt för både individer, kommunens verksamhet, organisationer och företag att få kunskap om Fairtrade och de demokratiska och sociala värderingar som organisationen arbetar efter. Uppdrag 2 - Förutsättningarna för att bli en Fairtrade City samt frågan under a) Förskolenämnden och gymnasienämnden Förskolenämnden och gymnasienämnden beslutade vid sammanträde 2009-09-01 respektive 2009-09-02 (har lämnat likalydande svar) att med hänsyn taget bland annat till det oklara rättsläget bör ansökan om att Huddinge kommun ska bli Fairtrade City vänta till dess att rättsläget klarnat och ökad erfarenhet vunnits från de kommuner som redan diplomerats. Nämnderna tar även upp den kritik som Fairtrade fått från Uppdrag granskning om att premiepengar från Fairtrade inte alltid kommit den enskilde plantagearbetaren till del. Fairtrade skulle förbättra sin uppföljning enligt reportaget och nämnderna anser detta vara ytterligare ett skäl till att avvakta med ansökan till dess att Fairtrade påvisar att de lyckats med detta arbete. Enligt nämnderna kan Fairtrades uttalande om att de är den enda organisationen som ger ekonomiskt tillskott, minimiersättning och premie till producenten innebära att motsvarande produkter idag inte finns på marknaden. I praktiken kan kravet som i upphandlingen formuleras Fairtrade eller motsvarande innebära att endast Fairtrade produkter kommer ifråga. Nämnderna anser att en diplomering i praktiken kan komma att innebära PR för vissa typer av produkter och kommunen riskerar att strida mot kommunallagens förbud mot gynnande av enskild. Nämnderna anser att genom undertecknande av uppförandekoden torde också de väsentliga punkterna för Fairtrade arbete vara uppfyllda. Grundskolenämnden Grundskolenämnden tog vid sitt sammanträde 2009-09-03 inte ställning till om kommunen ska gå vidare med en ansökan om diplomering som Fairtrade City eller inte men diskuterar för och nackdelar.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 8 (13) Det som talar för en ansökan är att Fairtrade är ett sätt att bidra till förbättrade arbets- och levnadsvillkor i utvecklingsländer och att skapa medvetenhet om rättvis handel hos allmänheten. Nämnden anser att genom ansökan om att bli en Fairtrade City visar Huddinge kommun sin solidaritet i denna fråga. Det som enligt nämnden talar emot en ansökan är att det finns risk för ökade kostnader i kommunens verksamheter. Nämnden tycker att det är oklart huruvida Fairtrade bedömer motsvarande och undrar om Fairtrade kommer att acceptera produkter där det bara är leverantören som skriftligen undertecknat och garanterar den uppförandekod som kommunen föreslås anta. Nämnden anser att tillämpandet av uppförandekoden kommer att bidra till ökat fokus på etiska krav och tycker det är viktigt att kommunmedborgare, personal och elever informeras om att kommunen ställer sådana krav. Det bidrar till kommunens varumärke och goodwill. Det kommer också att bidra till förståelse för att kommunens avtal inte bara bygger på lägsta pris och bör därmed bidra till ökad avtalstrohet vid enheternas inköp. Enligt nämnden är det viktigt att ta beslut om kommunen ska upphandla endast ekologiska, Fairtrade produkter och/eller motsvarande samt om det är upp till varje enhet att välja. Nämnden anser att genom undertecknande av uppförandekoden torde också de väsentliga punkterna för Fairtrade arbete vara uppfyllda. Undantaget är Fairtrades krav på att producenten av Fairtrade produkter även ska få en ersättning (minimipris + premie) för sin vara som alltid överstiger världsmarknadspriset för varan ifråga. Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden beslutade att ge vid sammanträde 2009-08-26 respektive 2009-09-09 (har lämnat likalydande svar) en positiv syn på att Huddinge kommun går vidare med en ansökan om diplomering som Fairtrade City. Nämnderna anser att diplomeringen kommer att öka medvetenheten om etiska krav och att det kommer att innebära medial uppmärksamhet för kommunen. Nämnderna säger vidare att en diplomering förutsätter att gemensamma gränsdragningar, policys och rutiner utarbetas för kommunen. Det som enligt nämnderna talar emot en ansökan är svårigheterna med uppföljning. Nämnderna ställer frågan hur uppföljningsarbetet ska organiseras i kommunen och hur långt ansvaret ska sträcka sig i leverantörskedjan? Nämnderna anser detta vara en viktig fråga med tanke på den kritik som riktats mot Fairtrade, som nämns i bifogat PM Förutsättningar för Huddinge kommun att bli en Fairtrade City.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 9 (13) Nämnderna diskuterar också hur långt kravställandet ska gå och vad kostnaderna för dessa krav kommer att bli. Det ställer också frågan om etiska krav ska ställas på de externa utförarnas inköp och om detta kommer att innebära extra kostnader för förvaltningarna. Att anta uppförandekoden kommer enligt nämnderna att innebära ett omfattande informationsarbete och dialog med leverantörer och beställare samt extra resurser för implementering av uppförandekoden inom alla verksamheter. Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden beslutade vid sitt sammanträde 2009-09-08 att ett viktigt steg i att säkra en hållbar samhällsutveckling både socialt, etiskt och miljömässigt är att kommunen ansöker om att bli en Fairtrade City. Miljönämnden och Samhällsbyggnadsnämnden Miljönämnden och samhällsbyggnadsnämnden beslutade vid sammanträde 2009-08-18 respektive 2009-09-20 (har lämnat ett likalydande svar från förvaltningen) att kommunen redan kommit långt i arbetet med ekologiska livsmedel och att arbetet med Fairtrade City är en förutsättning för att öka medvetenheten när det gäller inköp och hur de påverkar tredje världen. Nämnderna tycker att det är viktigt för både individer, kommunens verksamhet, organisationer och företag att få kunskap om Fairtrade och de demokratiska och sociala värderingar som organisationen arbetar efter. Förvaltningens synpunkter Kriterier för inköp Samtliga nämnder anser att Huddinge kommun ska ställa etiska krav i upphandlingar och att den föreslagna uppförandekoden ska antas av kommunen och användas i samband med avtalstecknande. Förvaltningen anser att kommunen ska föregå med gott exempel och ta ansvar för att de varor som köps är producerade under bra villkor. Förvaltningen bedömer att nämnderna är positiva till detta och att förutsättningarna är goda för att anta uppförandekoden och tillämpa den i de upphandlingar där så bedöms som relevant. Förvaltningen anser att hela eller valda delar av uppförandekoden skall tillämpas i de upphandlingar där så bedöms som relevant. Etiska krav och uppförandekoden kommer dock med ett pris eftersom produkterna sannolikt kommer att vara dyrare. Tillkommande och högt ställda krav vid offentlig upphandling innebär också att det uppkommer

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 10 (13) ökade behov av resurser för uppföljning. Detta gäller både vid tillämpning av en uppförandekod och vid Fairtrade City. De landsting som tog fram uppförandekoden har vidare valt att prioritera inom vilka områden som uppförandekoden tillämpas och motsvarande förfaringssätt föreslås tillämpas i Huddinge. Bedömningen av tillämpningen av etiska krav vid upphandling måste hanteras från fall till fall och bedömning görs således vid varje enskild upphandling. Att tillämpa etiska krav för mindre avtal kan komma att medföra oproportionerligt höga uppföljningskostnader i förhållande till avtalets omsättning. Om uppförandekoden eller enskilda etiska krav tillämpas 1 så innebär detta att relevant dokumentation kommer att begäras in från leverantören och att stickprovskontroller kan komma att genomförs på plats genom revision. Huddinge kommun deltar tillsammans med andra kommuner och landsting i en samverkan avseende uppföljning av etiska krav genom ett befintligt ramavtal upphandlat av Sveriges Kommuners och Landstings Inköpscentral (SKI). Kostnaden för Huddinge kommun beräknas uppgå till ca 50 000 kr årligen. De leverantörer som revideras utses av en referensgrupp som företräder deltagarna. De leverantörer som årligen väljs ut för revision kan då komma att avse både leverantörer som Huddinge kommun har avtal med och leverantörer som Huddinge kommun inte har avtal med. Ramavtalsområdet omfattar internationella inspektioner av anläggningar där leverantörer eller underleverantörer bedriver tillverkning såsom t.ex. fabriker, jordbruk och stenbrott. Syftet med inspektionerna är att kontrollera att varor produceras enligt de internationella konventioner och regionala/lokala lagar om arbetsskydd och arbetsmiljörätt som upphandlande myndigheter/enheter ställt som krav i sina. Ramavtalen omfattar också revisioner hos leverantörers huvudkontor. Utöver de revisioner som genomförs inom ramen för samarbetet och som då ingår i den årliga kostnaden är det möjligt för deltagarna att beställa och bekosta enskilda revisioner. Förutsättningarna för att bli en Fairtrade City Förvaltningen anser att facknämnderna har lämnat relevanta synpunkter för och emot diplomering enligt Fairtrade City. Då det har hunnit förflyta en tid sedan ärendet var ute på remiss har några av de frågetecken som nämnderna hade kring Fairtrade City utretts. Vad gäller rättsläget och huruvida det är juridiskt möjligt för myndigheter att ställa krav på rättvis handel i offentlig upphandling bekräftade EU-domstolen den 10 maj 2012 i mål C-368/10, att det går att ställa krav på rättvis handel i offentlig upphandling. Beslutet i EU- 1 Till skillnad från varor märkta med Fairtrade, där märkningen är garant för de bakomliggande kraven, så finns det ingen märkning att falla tillbaka på vid etiska krav ställda som en uppförandekod.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 11 (13) domstolen var ett slut på en tvist mellan den nederländska regeringen och Europeiska kommissionen. Upprinnelsen var att Groningen, en provins i norra Holland, krävde Fairtrade som kriterium vid sidan av pris och kvalitet i underlaget för sin upphandling. I sitt domslut säger domstolen tydligt att upphandlande myndigheter kan välja tilldelningskriterier som är baserade på överväganden av miljömässig eller social karaktär så som exempelvis kriterier för rättvis handel. Domstolen säger också uttryckligen att det är möjligt för offentliga myndigheterna att prioritera en anbudsgivare baserat på kriterier för rättvis handel. Förskolenämnden och gymnasienämnden nämner även kritiken som riktades mot Fairtrade i ett reportage i Uppdrag granskning som sändes den 3 december 2008. Kritiken handlade om att premiepengar från Fairtrade inte alltid kommit den enskilde plantagearbetaren vid en del rätvvisemärkta teplantage till del. Fairtrade har lämnat nedanstående svar på kritiken som togs upp i programmet. En del av kostnaden för Rättvisemärkt te utgörs av den premie som vid försäljningen går till premiekommittén på plantaget, för investeringar i sociala projekt. Premien fyller också en viktig funktion i demokratiutvecklingen på teplantagen, då den alltid ska investeras utifrån gemensamma beslut. Ju större premieintäkter och -investeringar, desto mer blir de anställda delaktiga i den utveckling som sker. På de berörda teplantagerna har man bl.a. investerat premien i livförsäkringar, förskolor, stipendier, mikrokrediter och kulturhus. Dessa investeringar finns dokumenterade. Vid inspektioner har det dock framkommit brister i den ekonomiska redovisningen av premien samt att premien vid några tillfällen har använts på ett felaktigt sätt. Plantagen jobbar nu med att komma till rätta med detta. Ovanstående svar lämnades i december 2008 och enligt en projektledare på Fairtrade som vidtalats, har de nu kommit tillrätta med problemet på de plantager som granskades i reportaget. Personen berättade också att plantager som gör avvikelser blir avstängda omgående, men får fortfarande stöd för att komma till rätta med avvikelserna. Förvaltningen vill poängtera att Fairtrade avser mycket mer än bara styrning av den egna kommunens inköp. Kommunen ska även inrätta en styrgrupp som aktivt jobbar med Fairtrade-frågor samt genomföra informationsinsatser och aktiviteter för att uppnå och bibehålla en diplomering. Det handlar exempelvis om lokalt utbud av varor, lokalt informationsarbete och genomförande av årliga aktiviteter. Ett första steg är att genomföra en inventering av antalet Fairtrademärkta produkter som finns idag inom hela kommunen. Förvaltningen har varit i kontakt med andra kommuner som är diplomerade enligt Fairtrade City och kan konstatera att tillgängliga resurser skiljer sig åt.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 12 (13) Malmö stad är en av de främsta diplomerade Fairtrade-kommunerna. De började sitt arbete i begränsad skala, men varefter ambitionsnivån höjdes tillsattes även mer resurser. I dagsläget har Malmö stad en årlig budget på 1 000 000 kr för att driva detta arbete, vilket inte inkluderar eventuella kostnadsökningar för genomförda inköp. Örebro kommun uppgav att de i dagsläget betalar 100 000 kr per år till ABF som sköter all verksamhet utåt mot affärer och andra externa parter. De kommer troligtvis att göra en upphandling av detta till nästa år, då summan över flera år överstiger gränsen för direktupphandling. ABF har dessutom gett indikationer på att 100 000 är en något för liten summa för att klara uppdraget och därmed kommer troligtvis kostnaderna öka något framöver. Förvaltningen konstaterar därmed att det krävs en relativt omfattande organisation och tillgängliga resurser för att kunna upprätthålla en diplomering som Fairtrade City. Förvaltningen anser också att Fairtrade är en typ av etisk märkning bland flera. För att bli omdiplomerade krävs en ständig ökning av andelen produkter som är rättvisemärkta. En annan typ av märkning är Rättvis Handel enligt WFTO (tidigare IFAT). WFTO står för the World Fair Trade Organization. ISO har även utvecklat en ny standard, ISO 26000, för socialt ansvarstagande. OECD (Organization for Economic Co-operation and Development) har också tagit fram riktlinjer för socialt ansvarstagande som organisationer kan använda sig av för vägledning. Fair for life är en annan tredjepartsmärkning som fokuserar på etiskt ansvarstagande i likhet med Fairtrade. Ytterligare en variant är s.k. Direct Trade. Denna märkning används för kaffe och te och innebär att återförsäljaren köper direkt från producenterna, utan mellanhänder i form av exportörer och importörer. På det sättet kan de själva tillse att minimilönen ligger på en lämplig nivå och att produktionen sker på ett sätt som inte exploaterar människor och naturresurser. Många av de som använder sig av Direct Trade lägger sig över Fairtrade vad gäller minimilöner. För att sammanfatta anser förvaltningen att kommunen ska arbeta med etisk konsumtion i egna upphandlingar bl.a. genom att anta en uppförandekod. Förvaltningen anser inte att kommunen i dagsläget ska diplomera sig som en Fairtrade City. Dels för att fokus främst bör ligga på den egna verksamheten och att föregå som ett gott exempel innan man ställer krav på andra aktörer som är verksamma i kommunen, men också för att Fairtrade inte nödvändigtvis är den bästa märkningen som finns på marknaden idag och i framtiden. Det är viktigt att de resurser som investeras i ett sådant omfattande arbete verkligen ger den nytta som är önskvärt.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-11-01 KS-2009/535.103 13 (13) Vesna Jovic Kommundirektör Gunilla Wastesson Planeringschef Katarina Persson Miljöstrateg Bilagor 1. Uppförandekod 2. Remiss 3. Remissvar a. Förskolenämnden b. Gymnasienämnden c. Grundskolenämnden d. Socialnämnden e. Äldreomsorgsnämnden f. Kultur- och fritidsnämnden g. Miljönämnden h. Samhällsbyggnadsnämnden Beslutet delges Samtliga nämnder

Den av' tandstinge,ttregionen beslutade uppfö,randekoden Upprerandekod för leveralltöret V~ra k!verantl)rer (avtalspartners) sb respektera grul;"jdlaggande sociala krav i sin verksamhet f'l:oduktef som Jev.ereras tillarn:jstingetlregionen skall vara fraljlstilda under förhållanden som ~r fö( nflli\3 me<:f, llo:s.ätta kjmkonventiooer nr 29, [fl. 98. 100. 105. 111. 138 och 182 FN:s bamkon.ventia'l. artil<ej 32 d-et arbelarsl<y\dd och denarbetsmiji!!>lagstl!tning som gillle!: i tilwerkniogslandet den arbetsrätt, inldusi...e ~ftnire om minimiloon. och dort socialförsakrir..:sskydd som ~lier i t; llverkni~landel Löner ocl\ arbetstider t.ön ska be1aias direkt till den anst;åilde pa c;,.erenskommen tid och till fubo. Den nationellt Iai.~de minimi\(lnen ar ~la accepterad l6oenivå. Veckoarbetstiden får inte överstilil<l den lagliga grilnsen och öo;ertid ska vara betald. Föreni~rihet ochorvarrisalioosrätt (lulhi;7' ooh 98) I tänder djr föreningsratten ar, begfansad eller, unc:ler ut\ieckline. ska leverantören med _Ila tir. att anstancta l<:ir möta foretilli:sledningen f Ö" att diskutera före- och arbetsvillkor utan negativa konsek>.<eoser. M~SKLlG.ti RÄTTIGHETER: leverantören sko respektera de ~nsklta råttighetana enigt FN:s definition. PIIINClPEF! OCHI '-NSTAHDAS RÄTTIGHEli:R Natmel~ la&stiftni~ ~~_n i de länder <iilr fei.oerantören å' verksam ska efter\eyas och utgör, alltid en miniminivå för de anst~llda5 villkor. s~ner natiooelllagstiftni:lg hogre krav än flos kon~tioner. eler FN:s forklaril"l;il om milnskliga rani2heter. ska alltldi denna ha företrme. Ingen förekomst <ly' barnarbete ClLCl138 ochl 182> Bamarbete, enligt definitloooo j IlO-kmventionen, Mr inte foi'ekomma och foretaget har ett iifl=r för att ubleckla socialt och ekoncrniskt hålror.) altemaliv (t.ex., utbildning) tio barnacbete i de fall detföfekommer. Ineen förekomst 1l't tv.if1~rbete nu) ~9 och :1,05) Attutnytlja,n!lgon farm "v tv~-eller straffarbele accepteras inte. Ineen ~mst av diskriminerillr (IU)11OO ~eh Irll) Diskcimineri~ på 2f\Indvaf av etnisk 1 1~ kön, religion. socialt ~sprune, handikapp, politiska åsikter eller se.we/i arienterihg få- inte ~ef<ornrm. MIUOI Företaget ska strå'ia efter ett minska såväl sin energi- och resursförb<ukni~ som sitt avfan' och UIsIaPP till matk, atm:::t;fär och vatten. Kemikalier skal! hanteras på ett för, rn.:inniskan och naturen S<'Ikertsätt HALSA OCH S.lI«:JlHET Arbetsmiljön ska Mila en nivå som &.ierensstämmer rned'intema6oneua nlctlinier. ~11da ska inlofitl'ilras om de ev <'ltuelb hålsex'isker som arbetet k3n ~föta Alla a~lda skal ha tiui:äfij! 1111' och an..anda rtk.lant $kyddsutn.lstnin2. INSP(lOJOWEJl Genom att Je.oeram!lren, VDlill1SVilflg firmatecknare, skriwr under. dokumentet 1rnyg;lS att' Ieo.'ernntOren. ocb eventuella underlel'e!<lntorer, Rl/jer de kfav SQm arfontiulerade i det1a dokument Underskriften!lef oss rått att~ inspeldioo. eller på annat satt, uoclersoka at! dokumentets krav efterlevs. FOREl"AGETS '... N _-'-_...::...:'-_ ::..:=- -'- -,-_-:_ Wot.lNfORTYD(.IGANCE 5IbNATUA ~====' ~ ~= ~~ ~ ";: --''- DATl''''

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING REMISS DATUM 7 april DIARIENR KS 2009/25 SIDA 1 (3) HUDDINGE KOMMUN HANDLÄGGARE Karin Peedu 08-535 302 98 Karin.peedu@huddinge.se Samtliga nämnder Förutsättningar för Huddinge att bli Fairtrade City Kommunstyrelsen beslutade att ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att undersöka förutsättningarna för Huddinge kommun att bli en rättvisemärkt kommun, s.k. Fairtrade City!. Förslag till beslut Att Huddinge kommun beslutar om att ansöka om att bli en s.k. Fairtrade City samt att bifogande uppförandekod fastställs för kommunen och används vid relevant kontrakts skri vande samt förs in som en paragraf i upphandlingsreglementet. Bakgrund Den 2 juni 2005 inkom en motion från Emma Henriksson (kd) om upphandling av Rättvisemärkt kaffe och te. Kommunstyrelsen förvaltning besvarade motionen i ett tjänsteutlåtande den 18 juni 2008. I utlåtandet beskrevs det oklara rättslaget. Kommunstyrelsen och sedermera kommunfullmäktige fattade följande beslut; 1. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att i förslaget till nytt reglemente för Huddinge kommuns upphandling ställa upp kriterier för inköp som så långt möjligt motsvarar de kriterier som gäller för Rättvisemärkning. 2. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att undersöka förutsättningarna för Huddinge kommun att bli en Rättvisemärkt kommun, Fairtrade City. Avseende den första punkten, bifogas en uppförandekod, baserad på SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) och som ska användas vid relevant kontraktskrivning d v s att leverantören förbinder sig att följa uppförandekoden i avtalet. En skrivning om att denna ska användas förs även in i upphandlingsreglementet, dock avvaktar vi ytterligare skrivningar om miljökrav och tar upp dessa vid samma tillfälle. Avseende den andra delen bifogas ett PM som underlag för att kunna fatta beslut om Huddinge kommun ska gå vidare med ansökan. Däri beskrivs kriterierna, nuläget och slutsats. I Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige 20081103, Dnr KS2005/356.173 POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Ledningskontoret BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 301 70 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se 141 85 Huddinge

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING REMISS DATUM 7 april DIARIENR KS 2009/25 SIDA 2 (3) HUDDINGE KOMMUN Beskrivning av ärendet och legala aspekter Som ovan nämnts var rättslaget tidigare oklart huruvida det var möjligt och hur man fick ställa etiska krav i upphandlingar. Sedan nya LOV (2007:1091) trädde i kraft den l januari 2008 har det införts vissa skrivningar om social hänsyn. Enligt 6 kap 13 LOV får en upphandlande enhet ställa särskilda sociala, miljömässiga och andra villkor för hur ett kontrakt skall fullgöras. Dessa villkor skall anges i annonsen om upphandling eller i förfrågningsunderlaget. Detta avser således kontraktsfasen och brukar benämnas särskilda kontraktsvillkor. Det innebär att villkoren inte behöver vara uppfyllda vid anbudslämnandet, utan att den vinnande leverantören först vid avtalstecknandet eller viss stipulerad tid efter detta måste uppfylla kraven. Fördelen med detta arbetssätt är att det är mindre konkurrensbegränsande än att arbeta med obligatoriska krav eller utvärderingskriterier. Det sistnämnda innebär att anbudsgivare innan de vet om de vinner upphandlingen måste uppfylla kraven. Resultatet kan bli att vi får in få anbud. Om man å andra sidan använder särskilda kontraktsvillkor kan vi utan att minska antalet anbud påverka den vinnande leverantören att följa de etiska kraven i vår uppförandekod. Enligt rättspraxis finns dock möjlighet att under vissa förutsättningar ta hänsyn till andra aspekter än sådana som är av ekonomisk art vid tilldelning av kontrakt Enligt Concordia-domen, eller s.k. Finska bussarna 2 är detta möjligt om det finns ett samband med kontraktets föremål, inte ger myndigheten en obegränsad valfrihet, uttryckligen anges i kontraktshandlingarna, eller i meddelandet om upphandling, och är förenliga med alla grundläggande principer i gemenskapsrätten, särskilt ickediskrimineringsprincipen. Vidare slog fast i Wienstrom-domen 3 att kraven skall vara mätbara och möjliga att kontrollera. Detta belyser behovet av uppföljning. Om vi ställer etiska krav måste vi säkerställa att vi har både kompetens och resurser att följa upp detta. Plan för genomförande Först måste ett beslut fattas om Huddinge kommun ska ansöka om att bli en s k Fairtrade City. Därefter om beslutet blir jakande måste en tidplan fastställas för genomförandet. Remissen Mot bakgrund av förslaget ska remissinstanserna i sina svar inrikta sig på att ge en beskrivning av vilka konsekvenser och möjligheter en diplomering som 2 Mål nr C-513/99 3 Mål nr C-448/0 l

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING REMISS DATUM 7 april DIARIENR KS 2009/25 SIDA 3 (3) HUDDINGE KOMMUN Fairtrade City kan komma att få för deras respektive verksamhet. Främst bör följande frågeställningar behandlas: 1. Skäl for respektive emot att gå vidare med en ansökan om diplomering som Fairtrade City. 2. Hur påverkas förvaltningens verksamhet av att vi ställer etiska krav. Även ekonomiska konsekvenser bör övervägas, dock är det svårt att uppskatta. 3. Huruvida vi kan fastställa bifogad uppförandekod Bilagor 1. PM Förutsättningar för Fairtrade city 2. Utkast till tjänsteutlåtande 3. Förslag på uppförandekod

PM SIDA 1 (6) DATUM 29 november 2012 DIARIENUMMER HANDLÄGGARE Viktoria Thonäng 08-535 301 75 viktoria.thonang@huddinge.se Fairtrade City - omvärldsbevakning Uppdrag och metod Undertecknad har givits i uppdrag att göra en omvärldsbevakning gällande Fairtrade City. Kommuner som redan erhållit en diplomering som Fairtrade City har kontaktats i syfte att inhämta erfarenheter som kan ligga till grund för Huddinge kommuns fortsatta arbete i frågan. Urvalet av kommuner har skett mot bakgrund av hur länge de varit diplomerade där kommuner som varit diplomerade en längre tid valts ut. Samtliga kommuner har kontaktats via telefon. Fairtrade City Fairtrade är en produktmärkning av varor som syftar till att förbättra arbetsoch levnadsvillkor för odlare och anställda i utvecklingsländer genom rättvis handel. Märkningen innebär att produkten uppfyller de internationella Fairtrade-kriterierna. Fairtrade City är en diplomering till kommuner som engagerar sig för rättvis handel och etisk konsumtion. Diplomeringen innebär att kommunen lever upp till kriterier som rör etisk upphandling, ett aktivt informationsarbete samt ett utbud av Fairtrade-märkta produkter i butik och på arbetsplatser. Arbetet leds av en styrgrupp som ska representera hela lokalsamhället. I dagsläget har 51 kommuner erhållit diplomeringen Fairtrade City. Norrköpings kommun Norrköping ligger i Östergötland och kommunen har drygt 130 000 invånare. Norrköping har varit diplomerad Fairtrade City sedan 2007. I Norrköpings kommun avsätts ingen uttalad budget för arbetet, utan det ligger som en del av kommunens arbete med hållbar utveckling. På kommunen finns en ansvarig Fairtrade City-samordnare som arbetar cirka 20 procent med Fairtrade City. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning KS kansli 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB

PM DATUM 29 november 2012 DIARIENUMMER SIDA 2 (6) När arbetet med Fairtrade City inleddes togs många initiativ på en och samma gång, vilket ledde till att arbetet framstod som rörigt och svårt att överblicka. Man beslutade då att istället arbeta med ett fokusområde per år i form av att rikta sig till olika målgrupper. Exempelvis har man riktat sig specifikt till caféer, föreningar (främst fotbollsföreningar), skolor och köpcentrum. Arbetet med olika fokusområden lyfts fram som en framgångsfaktor. Det betonas även att det är viktigt att välja ut en bra och drivande styrgrupp för ett framgångsrikt Fairtrade City-arbete. Överlag ser Norrköpings kommun arbetet med Fairtrade City som framgångsrikt och man upplever att många vill vara delaktiga. Den årliga uppföljningen av konsumtionen av fairtrade-produkter i kommunen, vilket utgör ett krav för diplomering, upplevs dock som ett relativt tidskrävande arbete. Norrköpings erfarenhet är att det kan vara svårt att nå ut med information om kommunens åtaganden vad gäller Fairtrade City till kommunens verksamheter. Det händer att förvaltningarna inte alltid handlar enligt avtal. Att nå ut till aktörer utanför kommunen upplevs som ett enklare arbete. Kommunen behöver inte längre kontakta företag och organisationer, utan de kontaktar istället kommunen på egen hand med önskemål om att ansluta sig till Fairtrade City. I Norrköpings kommun tror man att arbetet med Fairtrade City kommer att expandera och att man framöver eventuellt även kan komma att samarbeta med andra närliggande kommuner. Några juridiska problem med att i upphandlingar ställa krav på fairtradeprodukter har inte Norrköpings kommun upplevt och inte heller kan de se att kravet inneburit några större merkostnader för kommunen. Detta är dock inget kommunen räknat på. Lunds kommun Lund ligger i sydvästra Skåne och kommunen har drygt 110 000 invånare. Lund är sedan 2007 diplomerad Fairtrade City. I Lund avsätts årligen cirka 500 000 kronor för arbetet. Dessa medel går dels till att finansiera en 70- procentig tjänst som Fairtrade City-samordnare (två personer delar på tjänsten). Tjänsten är placerad på kommunkontoret under avdelningen för miljöstrategi, folkhälsa och säkerhet. Arbetet med Fairtrade City startade i en liten skala för att sedan utökas i takt med ett stigande intresse bland kommunens olika aktörer. Även den årliga budget som avsätts för arbetet har succesivt kommit att öka under årens lopp.

PM DATUM 29 november 2012 DIARIENUMMER SIDA 3 (6) Lunds kommun gör löpande uppföljning av kommunens inköp via de befintliga ekonomisystemen, där det är möjligt att se hur stor procentandel av inköpen som är fairtrade-produkter. I Lunds kommun förutspås ett fortsatt utvidgat arbete med Fairtrade City och sedan fler kringliggande kommuner blivit diplomerade ser de även att frågan kan komma att lyftas allt mer på en regional nivå. Några juridiska problem med att i upphandlingar ställa krav på fairtradeprodukter har inte Lunds kommun upplevt och inte heller kan de se att kravet inneburit några större merkostnader för kommunen. Detta är dock inget kommunen räknat på. Karlstad kommun Karlstad ligger vid Vänern i Värmland och kommunen har lite drygt 86 000 invånare. Karlstad diplomerades till Fairtrade City 2008. År 2011 blev Karlstad även utsedd till Sveriges Fairtrade-huvudstad. Karlstad kommuns Fairtrade Citysamordnare är placerad under miljöförvaltningen, avdelningen för miljökommunikation. Kommunens Fairtrade City-samordnare, ser kommunens arbete som mycket framgångsrikt och framhåller att en förutsättning för att lyckas är ett politiskt stöd och ett starkt engagemang bland medborgare, näringsliv, organisationer och övriga aktörer. En väl sammansatt och driven styrgrupp är också avgörande. I Karlstad kommun avsätts årligen 400 000 kronor till arbetet med Fairtrade City. Dessa medel går framförallt till att finansiera en halvtidstjänst som Fairtrade City-samordnare. Den årliga budget som avsätts har sedan 2008 succesivt ökat sedan det visat sig finnas ett stort intresse för Fairtrade City i kommunen. I Karlstad kommun har man inte upplevt några juridiska svårigheter med att ställa krav på fairtrade-produkter i upphandlingsförfarandet och inte heller ser man att kravet inneburit några större merkostnader för kommunen. Det är dock inget kommunen räknat på. Alingsås Alingsås ligger i Västergötland och kommunen har nästan 40 000 invånare.