Sida 1 av 5 Pilotprojekt kommunal reserevision Bakgrund Det finns tydliga fördelar med att hantera kommuners fordonsflotta på ett samlat, strukturerat och rationellt sätt. Erfarenheter från tidigare utredningar visar att kommuner ofta kan göra väsentliga förbättringar vad gäller antal fordon, val av fordon, körsätt, planering av resor samt vägval. Kommuner som effektiviserar sina transporter kan minska sina kostnader och öka servicen. Effektivare transporter innebär också minskad negativ miljöpåverkan, vilket alla vinner på. Det är också en arbetsmiljöfråga vilken bil kommunanställda färdas i och hur lång tid de vistas i trafiken. Bilpool är ett effektivt sätt att minska trafikens miljöbelastning och ett sätt bland flera att organisera sina fordon och tjänsteresor. En bilpool erbjuder ofta nyare bilar som har betydligt bättre miljöegenskaper än genomsnittsbilen. Dessutom är nyare bilar betydligt mer trafiksäkra än gamla och bidrar därmed till en säkrare arbetsmiljö. I Vägverkets uppdrag ingår att arbeta för att trafiken ska bli effektivare. Effektivare trafik betyder bland annat bättre framkomlighet, mindre utsläpp av växthusgaser samt ökad trafiksäkerhet. Syfte Vägverket har genomfört Pilotprojekt kommunal reserevision för att minska miljöpåverkan från trafiken och bidra till ökad trafiksäkerhet. Genom att stimulera kommuner att effektivisera sina transporter och på så sätt spara pengar, öka servicen och skapa en bättre arbetsmiljö, minskas även utsläpp av växthusgaser och buller. Mindre tid i bil, bättre bilar och mindre stress ökar dessutom trafiksäkerheten. Utifrån erfarenheter från en rad kommuner och landsting samt utredningar i de två pilotkommunerna Mark och Orust har en metod utarbetats och en handbok för bättre kommunala tjänsteresor tagits fram. Handboken lanserades den 1 februari 2006. Information om de erfarenheter som projektet gjort har även spridits under projekttiden. Information om handboken finns på På webbplatsen för handboken finns också en länk till ytterligare information om projektet. Tidigare årsrapporter 2003 I årsrapport för 2003 finns beskrivet de första faserna av projektet. Här ingick bland annat planering och kontraktering av konsulter, bildandet av referensgrupper samt val av pilotkommunerna Mark och Orust. Under 2003 påbörjades också utvecklingen av programvara för reseplanering samt inventering av fordonsekonomi och transportlogistik i Mark och Orust. Årsrapporten för 2003 nås via 2004 Under 2004 genomfördes huvuddelen av de utredningar i Mark och Orust som sedan kom att ligga till grund till förslag på förändringar. Vid ett seminarium i mars för 10 15 personer från Orust respektive Mark presenterades bland annat preliminära resultat från utredningarna. För att öka kunskaperna om attityder till tjänsteresor bland hemtjänstpersonalen genomfördes i juni fokusgruppsundersökningar genom intervjuer med 20 personer från hemtjänsten i Mark respektive Orust. Under 2004 pågick även utveckling av programvara för planering i hemtjänsten. Utifrån utredningarna genomförda i respektive kommun kunde i slutet av 2004 preliminär besparingspotential beräknas. Årsrapporten för 2004 nås via
Sida 2 av 5 2005 Under 2005 presenterades arbetet med att ta fram en handbok för bättre kommunala tjänsteresor på en mängd platser runt om i Sverige. I Mark och Orust pågick omställningsarbetet, där Orust generellt låg steget före Mark. Båda kommunerna testade två olika programvaror som stöd i planeringen. Det första programmet var nyutvecklat och skräddarsytt för planering i hemtjänsten. Tyvärr visade det sig att det inte var färdigt och mycket möda och tid gick åt till att försöka få programmet att fungera. Till slut valdes en annan programvara av mer beprövad modell. Planerare i alla hemtjänstdistrikt i Mark och Orust fick utbildning i grundläggande logistiskt tänkande samt i hur stödjande programvara fungerar. I början av maj arrangerades ett studiebesök för socialförvaltningen i Mark hos kollegorna i Orust. I Orust gjordes en första utvärdering i ett hemtjänstdistrikt, som ändrat sin planering. Utvärderingen visade på ännu större vinster än vad som uppskattades i de inledande undersökningarna. I Orust gjordes under hösten också en utredning om huruvida resor till och från särskolan och dagcenterverksamheten skulle kunna samordnas. Utredningen visade att antalet körda mil skulle kunna minska med cirka hälften. En första remissupplaga av handboken för bättre kommunala tjänsteresor var klar i juli. Denna skickades i två omgångar till cirka 80 personer, som representerade pilotkommunerna Mark och Orust, Sveriges kommuner och landsting, regionala organisationer, Vägverket, konsulter samt ett antal andra kommuner. Under slutet av 2005 påbörjades sammanställningen av de verktyg som ska fungera som stöd till handboken samt arbetet med att bygga upp en hemsida. Årsrapporten för 2005 nås via Handbok, verktyg och hemsida I början av 2006 publicerades handboken. Första tryckta upplagan var på 2000 ex och senare under året trycktes ytterligare 2000 ex. Merparten av de verktyg som hör till handboken sammanställdes under januari 2006. Ytterligare några verktyg har sedan tillkommit. Verktygen är exempelvis: Goda exempel Skiss till agenda för möten Frågor och svar Underlag för information till olika målgrupper Excelark för dokumentation av bilpark Underlag för behovsanalys och kravspecifikation vid inköp av fordon Underlag för instruktion för handhavande av fordon Underlag för bildokument Underlag för resepolicy Manual för upphandling av bilpool Underlag för nulägesbeskrivning i hemtjänsten Excelark för tidsstudier i hemtjänsten Exempel på mätetal och mål för uppföljning och utvärdering Den 1 februari öppnades en hemsida för handboken. På denna finns handboken, tillhörande verktyg samt länk till en hemsida för Pilotprojekt kommunal reserevision. Adressen är Lansering av handbok Handboken för bättre kommunala tjänsteresor lanserades den 1 februari 2006. Ett huvudseminarium hölls i Göteborg. På 28 ytterligare platser runt om i Sverige deltog personer uppkopplade via webbkonferens. Totalt deltog 573 personer från 120 kommuner under seminariedagen. Intresset och deltagarantalet överträffade alla förväntningar med råge. En enkät bland dem som var ansvariga för lanseringen på respektive ort visade att lanseringen på det hela taget fungerade mycket bra och någon kallade detta ett genombrott för webbkonferenser. Hela konferensen gjordes sedan tillgänglig på webben och många har utnyttjat möjligheten från sin dator ta del av lanseringen i efterhand. Totalt hade i oktober 2006 över 290 timmar video från seminariet sänds ut till 672 unika datorer.
Sida 3 av 5 Lanseringen av handboken fick god uppmärksamhet av medier. TT plockade in nyheten och handboken omtalades såväl i etermedia som i ett flertal tidningar. Exempel på rubriker var Miljö och miljoner kan sparas på tjänsteresor och Hemtjänstresor stjäl tid. Fordonsekonomi och transportlogistik i Mark och Orust Arbetet med fordonsekonomi i Orust fortsatte under 2006 och 2007 i stort sett enligt den planering som gjordes i början av projektet, även om vissa moment drog ut på tiden. Åtgärderna genomfördes och finansierades av kommunen. I Mark låg arbetet med fordonsekonomi inom ramen för projektet i princip nere under hela 2006 i avvaktan på en omorganisation. En ny förvaltning, Serviceförvaltningen, inrättades i Mark den 1 januari 2007, med bl.a. ett samlat ansvar för kommunens fordon. Från den 1 september 2007 har Marks kommun anställt en transportsamordnare. Under hösten 2007 ska den nya organisationen i Mark forma regler och rutiner för fordonshanteringen, baserat på underlag från Pilotprojekt kommunal reserevision. Inom området transportlogistik lades mycket fokus under 2006 på att stötta arbetet med att implementera den nya planeringen i hemtjänstdistriktet Röra i Orust. Flera utbildningstillfällen ordnades. Från mitten av 2006 var den nya planeringen i Röra självgående. Då påbörjades utbildning av planerare i nästa hemtjänstdistrikt i Orust: Torp/Myckleby. Denna utbildning pågick under hösten 2006 och början av 2007. En utredning gjordes också under hösten 2006 om potentiella vinster vid en eventuell sammanslagning av de två hemtjänstdistrikten Röra och Torp/Myckleby. I Mark låg arbetet med transportlogistik nere under 2006 i avvaktan på en upphandling av stödsystem. Flera försök gjordes att motivera kommunen att testa det sätt att arbeta som användes i Orust. Under hösten 2006 gjordes uppföljningar av uppnådda och potentiella resultat av översynen av fordonsekonomin samt införandet av ny planering i hemtjänsten i pilotkommunerna Mark och Orust. För Orust del kunde en hel del redan uppnådda vinster visas. För Marks del handlade uppföljningen om att peka på de potentiella vinster som finns. Uppnådda vinster sammanräknade med potentialer inom fem år presenteras i tabellen nedan. Mark Orust Minskad körsträcka per år: 60 000 mil (-22 %) 22 400 mil (-14 %) Minskad bensinförbrukning per år: 92 000 liter (-40 %) 51 000 liter (-33 %) Minskade utsläpp av CO2 per år: 218 ton (-40 %) 120 ton (-33 %) Minskade bilkostnader per år: 2 750 000 kr (-35 %) 1 350 000 kr (-30 %) Värde av ökad verkställd tid i hemtjänsten per år: 8 000 000 kr 5 000 000 kr Djupstudie 2 Hösten 2006 gjordes djupintervjuer med åtta personer i olika befattningar, fyra i Mark och fyra i Orust, som kommit i kontakt med projektet. Gruppen bestod av projektansvarig, förvaltningschef, distriktschef, ekonomichef, fordonsansvarig och IT-samordnare. Reaktionerna i Orust var överlag mer positiva i termer av engagemang och förväntningar än i Mark. I Mark ansågs att Vägverket inte uppfyllt förväntningarna vad gäller förarbete och IT-stöd och att projektet med planering av resor inom hemtjänsten därför inte fått genomslagskraft. I Orust har man, trots liknande erfarenheter av brister i förarbete och IT-system, gått vidare med utgångspunkt från övertygelsen att de positiva effekterna av projektet är stora. I intervjuerna med ledningspersonerna framkom bland annat följande: Både i Mark och i Orust säger man sig ha blivit bättre kravställare när det gäller behoven ett planeringssystem ska tillgodose. I Orust har man dessutom nått en bred medvetenhet om betydelsen av effektivare rutiner och har redan börjat se påtagliga resultat. I Mark däremot är man inte lika övertygad om vad projektet kan ge och menar att det tar tid att räkna hem vinsterna.
Sida 4 av 5 Nyttan i Mark formuleras i högre grad i allmänna ordalag på en övergripande nivå, medan de i Orust mer formuleras utifrån verksamhet och individ. I Orust betonades också vikten av att låta nyttan komma verksamheten och personalen till godo i form av återinvestering i kompetensutveckling och liknande. Drivande och engagerade nyckelpersoner samt ett öppet förhållningssätt med ett förändringsbenäget arbetsklimat är viktiga framgångsfaktorer. I Mark pekade de intervjuade på brister i delaktighet, lyhördhet och dialog inom kommunen och mellan kommunen och Vägverket. I Orust har det däremot funnits en uttalad förändringsvilja och ett antal engagerade och drivande personer som kunnat arbeta i nära samarbete med berörda parter. Djupstudien finns för nedladdning på projektets webbplats, som nås via en länk på Underlag för kravspecifikation Kommuner som vill förbättra sina tjänsteresor enligt den metodik som beskrivs i handboken för bättre kommunala tjänsteresor behöver handla upp ett IT-verktyg för stöd i planeringen av resor. Under hösten 2006 och våren 2007 sammanställdes ett underlag för en kravspecifikation, som ska kunna vara till stöd vid en sådan upphandling. Representanter för Marks och Orust kommuner deltog i arbetet och bidrog med flera värdefulla synpunkter och förslag. Underlaget för kravspecifikation finns för nedladdning på projektets webbplats, som nås via en länk på Underlaget till kravspecifikation bör, tillsammans med bilagor, ge goda möjligheter att skräddarsy ett förfrågningsunderlag och en utvärderingsmall utifrån verksamhetens specifika förutsättningar och behov. Underlaget till kravspecifikation utgår från hemtjänsten, men är generellt så till vida att upplägget (digital transportplanering) är applicerbart på det mesta av kommunens transportarbete. Utvärdering av programvara I inledningen av projektet fanns en ambition att utveckla ett lättanvänt datastöd för planering av resor i hemtjänsten. Denna del av projektet avslutades under 2005, när det så småningom visade sig att programstödet inte fungerade tillräckligt bra. Programstödet hette RouteTraq. Under 2006 genomfördes en användbarhetsstudie av RouteTraq. Studien genomfördes av programvaruleverantören Carmenta och baserades på intervjuer och observationer hos pilotkommunerna. Studien visade bland annat att projektet i sitt syfte nått ut till kommunerna. Båda pilotkommunerna studerade marknaden eller var under upphandling av planeringssystem. Dessutom uppgavs att personalen hade fått en större grad av medvetande om de problem som planeringen innefattar. Carmenta bedömer utifrån studien att Route- Traq som system har potential att bli det planeringssystem som användarna vill ha, men måste då genomgå en testprocess för att bli stabilt. Dessutom krävs några programtillägg, vilka bör utvecklas i samarbete med slutanvändare. Sammanställning av logistikstöd i Västsvenska kommuner Under våren 2007 gjordes en översiktlig inventering av logistikstöd som används i kommunal hemtjänstverksamhet i Västsverige. Arbetet utfördes som ett examensarbete vid KTH. Resultaten visade att två tredjedelar av de svarande kommunerna har någon form av datastöd i hemtjänsten, men det mesta är personal- och insatsplanering utan stöd av logistik. En motsvarande inventering gjordes av kommunal teknisk verksamhet, som ett examensarbete vid Chalmers. Vid denna inventering tillfrågades tekniska förvaltningen om huruvida GIS används för planering av transporter. Av dem som svarade angav 15 procent att man använder GIS för transportplanering. ECOMM I maj 2007 ägde ECOMM (European Conference on Mobility Management) rum i Lund. ECOMM är den årliga europeiska Mobility Management-konferensen som arrangeras inom ramen för EPOMM (European Platform on Mobility Management), vilket är en EU-organisation. Konferensens tema var
Sida 5 av 5 The future and mobility management. Pilotprojekt kommunal reserevision presenterades i Vägverkets monter med en utställningsskärm och en trycksak, vilka på engelska sammanfattade projektets upplägg och resultat i Orust. Lägesrapporter Under 2006 och 2007 har fyra lägesrapporter skickats till projektets referensgrupp. Varje lägesrapport gav en kortfattad (1 sida) beskrivning av status i projektet. Listan på referenspersoner innehöll vid utskicket av den sista lägesrapporten (juni 2007) 542 adresser. Lägesrapporterna finns för nedladdning på projektets webbplats, som nås via en länk på Slutrapporter i pilotkommunerna Under våren 2007 sammanställdes slutrapporter för arbetet inom projektet i Mark respektive Orust. Dessa rapporter följer upp de grundutredningar som genomfördes 2004 och redovisar vad som har genomförts, vad effekterna blev samt potentiella effekter av fortsatta åtgärder. Kommunrapporterna finns för nedladdning på projektets webbplats, som nås via en länk på Slutrapport för projektet Under våren 2007 sammanställdes en slutrapport för hela projektet. Rapporten gjordes som en trycksak på 20 sidor och sammanfattar bakgrund, syfte, mål, vad som gjorts, uppnådda resultat samt potentiella vinster. Slutrapporten innehåller också reflektioner över sättet att arbeta, vad som kunde gjorts bättre samt vilka framgångsfaktorer som definierats. Rapporten trycktes i 3000 ex. I juni 2007 skickades ett nationellt pressmeddelande ut från Vägverket, med resultaten som beskrivs i slutrapporten. Slutrapporten skickades sedan med posten till kommundirektörer och socialchefer eller motsvarande i Sveriges alla kommuner. Slutrapporten skickades också till landsting och regioner. Avsikten var att visa de stora potentialer till förbättringar av tjänsteresorna som finns och att väcka intresse för den metod som beskrivs i Handbok för bättre kommunala tjänsteresor. Slutrapporten finns för nedladdning på projektets webbplats, som nås via en länk på Slutrapporten kan också beställas i tryckt form från Vägverkets webbutik på http://publikationswebbutik.vv.se/shopping/showitem 1845.aspx. Avslutning Projektet Pilotprojekt kommunal reserevision avslutas i och med denna sista årsrapport. Viss uppföljning av det arbete som påbörjats inom projektet planeras, men sker inte som en del av detta projekt. Varberg, den 17 september 2007 Pontus Grönvall, projektsamordnare