Förhandling En skrift om Förhandling och metoder för att välja förhandlingstaktik samt kulturskillnader i internationella förhandlingar En mycket förkortad version av tre Examensarbeten vid Yrkeshögskolan. Urvalet är gjort i syfte att anpassa det till att bli ett användbart verktyg från att ursprungligen varit examensarbeten. Preliminär utgåva De som skrivit examensarbetena är: Hösten 2009 Beata Björk, David Larsson, Filip Larsson och Matilda Johansson Hösten 2010 Antonia Blomgren, Åsa Ericsson, Johan Granberg och Oskar Pettersson Samt Alice Kirbe, Samira Kassimi och Hanna Waern Oldenburg För urvalet står Svante Axelsson, 2011-02-18
Den ny föreliggande skriften är ännu i huvudsak tre olika rapporter som kan läsas fristående en mängd uttryck och tekniker behandlas separerat i dessa planen är att integrera alla delarna till en sammanhållen skrift. Den första gruppens arbete; Modellen Tanken med modellen är att enkelt kunna se vilken taktik man ska använda beroende på vilken typ av leverantör man ska förhandla med och således veta vilken taktik man ska tillämpa. Efter varje taktik refererar vi till sidnummer där information om respektive taktik kan läsas. Hävstång Heta potatisar, se sid. 19 Ultimatum, se sid. 19 Dödläge, se sid. 19 Skrämseltaktik Detta är allt jag har, se sid. 20 Fait Accompli, se sid. 18 Plocka russin ur kakan, se sid. 22 Strategisk Eskalerande krav, se sid. 23 Skrämseltaktik Detta är allt jag har, se sid. 20 Tiger-team, se sid. 21 Icke-kritisk Heta potatisar, se sid. 19 Ultimatum, se sid. 19 Dödläge, se sid. 19 Lämna förhandlingen, se sid. 18 Take it or leave it, se sid. 22 Flaskhals Icke förhandlingsbara krav, se sid. 20 Extrema krav, se sid. 23 Leveransrisk Figur 4: Vår egen modell över förhandlingstaktiker
Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 6 2. Problem... 6 3.1 Problemformulering... 6 3. Avgränsningar... 6 4. Metod... 7 5.2 Modelldiskussion... 7 5. Förhandling... 8 6.1 Metoder för förberedelsearbetet... 8 6.2 SWOT-analysen... 8 6. Förhandlingens olika taktiker och metoder... 9 7.1 Lämna förhandlingen... 9 7.2 Fait accompli... 9 7.3 Heta potatisar... 10 7.4 Ultimatum... 10 7.5 Hur går du vidare ur ett dödläge?... 10 7.6 Icke förhandlingsbara krav: Är de förhandlingsbara?... 11 7.7 Skrämseltaktik: Detta är allt jag har... 12 7.8 Tiger-team... 12 7.9 Byt förhandlare-taktiken... 13 7.10 Plocka russin... 13 7.11 Take it or leave it... 14 7.12 Extrema krav... 14 7.13 Eskalerande krav... 15 8 Resultat... 16 8.1 Kraljics Matris förklaring... 16 8.1.1 Hävstång... 16 8.1.2 Icke kritisk... 17 8.1.3 Flaskhals... 17 8.1.4 Strategisk... 17 8.2 Kraljics Matris - taktiker... 18
9 Analys... 20 10 DEN ANDRA GRUPPENS ARBETE... 19
1. Bakgrund Förhandlingar har utförts sedan urminnes tider och världen har skådat duktiga och mindre duktiga förhandlare genom tiden. Förhandlingar sker på många områden, det kan till exempel handla om att försöka hitta överenskommelser i det dagliga arbetet, i familjen eller i ett större sammanhang som till exempel vid affärer. Det krävs att vi kan driva våra egna intressen utan att stöta bort dem vars intressen strider mot våra egna. Orsaken till att du förhandlar är att du vill nå bättre resultat än du kan göra utan att förhandla. Du kan också förhandla när du vill påverka en annan person att fatta ett beslut som är förmånligt för sig själv, eller för båda parter. Konkurrensen i dagens affärsvärld är hård, verksamheter måste därför ständigt utvecklas. Förhandlaren har en stor roll i detta. Den som kan förhandla framgångsrikt skapar mervärden, bygger och utvecklar relationer. Den som inte lärt sig förhandla förstör relationer, träffar kortsiktiga lösningar och drar på ditt företag onödiga kostnader. Vi förhandlar dagligen i alla möjliga olika sammanhang. Förhandlingar är ett ofrånkomligt inslag här i livet. Det kan till exempel vara löneförhandlingar med chefen. Möjligheten att påverka motparten beror på flera olika faktorer. 2. Problem 3.1 Problemformulering Kärnproblemet är att det inte finns en lathund eller modell tillgänglig för att underlätta val av metod och taktik vid en förhandling. Anledningen till detta kan vara att det inte är så lätt att förenkla valet av metod eller taktik så den passar en viss förhandling. Om du inte är en erfaren förhandlare kan det vara svårt att veta vilken taktik du ska använda. Det kan leda till att du inte kommer dit du vill i förhandlingen. Har du däremot en modell att utgå ifrån över när olika taktiker ska användas och i vilket förhandlingssammanhang, kommer förhandlingsarbetet underlättas avsevärt. Komplexiteten i problemet är stort då det inte redan finns någon modell. 3. Avgränsningar Vi avgränsar oss till att inte ta hänsyn till kulturella skillnader i olika förhandlingssituationer, då vi anser att grunderna i en förhandling är lika i alla
kulturer. Det som skiljer olika länder åt är just klädsel, hälsningar och andra förhållningssätt. Vi väljer istället att inrikta oss på att försöka hitta vilka taktiker som är mest lämpliga att använda i olika förhandlingssituationer och hur du förbereder sig inför och genomför en förhandling. 4. Metod 5.2 Modelldiskussion Vi kommer att gå igenom de fyra olika rutorna i Kraljics Matris för att ta reda på vilken förhandlingstaktik och metod du ska använda i respektive ruta. Detta ska resultera i en modell som beskriver och underlättar valet av taktik vid en förhandling. Figur 1: Modell för Kraljics Matris, källa: www.effso.se
5. Förhandling 6.1 Metoder för förberedelsearbetet En förhandling utmärks ofta av komplexitet, det är många frågor du måste ställa dig själv under förberedelserna. En förberedelsemetod som kräver att ett stort antal frågor gås igenom blir svårtillämpad. Antalet bör vara så många att man åtminstone kommer ihåg de flesta punkterna. Det ideala antalet är fem till nio, enligt Roger Fischer, författare av boken Getting Ready To Negotiate. Roger Fischer har utvecklat den mest välkända metoden för förberedelsearbetet, Seven Elements of Negotiation. I sammanfattning går metoden ut på en genomgång av följande punkter: ARBETSRUBRIK: Målsättningar Möjligheter Alternativ Legitimitet Kommunikationen Relation Åtaganden FRÅGA DIG SJÄLV: - Vilka är parter/intressenter? - Vilka är dina målsättningar? - Vilka målsättningar kan övriga parter tänkas ha? - Vilka prioriteringar gör du? - Vilka prioriteringar kan övriga parter tänkas ha? - Vilka lösningar möter målsättningarna? - Vilka lösningar ger maximala gemensam vinster? - Vilka är alternativen till en förhandlingslösning? - Vilket är ditt bästa alternativ (BATEF)? - Vilket BATEF kan övriga parter ha? - Vilka objektiva kriterier kan åberopas? - Hur kan du hjälpa övriga parter att förklara sina beslut för hemmapubliken? - Vilka antaganden gör du? - Har du ifrågasatt dem? - Vad skall du lyssna särskilt noga efter? - Hur separerar människor från materiella problem? - Hur bygga en önskad relation? - Vilka frågor bör regleras i en överenskommelse? - Vilka åtgärder måste vidtas för att nå en slutlig överenskommelse? 6.2 SWOT-analysen En annan metod för förberedelse är den så kallade SWOT-analysen. Den går ut på att försöka kartlägga vilka styrkor och svagheter som parterna har.
Därefter måste du försöka identifiera vilka möjligheter och hot som den rådande förhandlingssituationen innebär. Den här analysen kan vara användbar, men den är ofta allt för enkel för den komplexitet som utmärker de flesta förhandlingssituationer. 1 6. Förhandlingens olika taktiker och metoder 7.1 Lämna förhandlingen Att lämna förhandlingen är den mest verkningsfulla taktiken du kan använda i en förhandling. Med den klargör du för motparten att du kommer lämna förhandlingen om du inte uppnår det du vill. Du måste som en bra förhandlare lära dig använda den makt som ligger i att kunna lämna förhandlingen, det är då du blir en ännu bättre förhandlare. Du måste dock passa dig för att låta dig passera gränsen då du lämnar förhandlingen. Det får aldrig gå så långt att du tänker Jag tänker köpa det här huset. Jag ska pressa säljaren så långt som möjligt är, men jag ska ha det här huset, för det är då du passerar gränsen. När du går in i en förhandling måste du vara beredd att gå därifrån och tänka att det finns fler för du kan inte göra en affär till vilket pris som helst. Det är innan du känner att du måste ha den som du ska bryta upp och lämna förhandlingen, det är då du vinner. För att klara av att lämna förhandlingen ska du gå in i den med flera alternativ bakom dig. Ska du köpa ett hus ska du ha sett flera alternativ så du vet att om du inte får det första blir du lika nöjd med ett annat. Det är då du skapar dig makt och blir en tuffare förhandlare. Sen ska du alltid be om mer än du egentligen räknar med, det är då du får motparten att tro att han vunnit när ni möts på halva vägen. Maktförhandlare vet att nyckeln till allting är att förmedla att man är beredd att lämna förhandlingen. 7.2 Fait accompli Fait accompli är ett franskt uttryck och betyder fullbordat faktum. Det används när du till exempel skickar någon en check på mindre än de begärt och på baksidan av checken skriver Full likvid erlagd. Förhandlaren förutsätter alltså att motparten ska godta checken som den är och inte ta sig besväret att förhandla vidare. Samma sak gjordes förr, innan det stiftades lagar mot det, när bilverkstäder lagade bilar utan att personen som lämnat in den godkänt kostnaden. När de lagat den var det bara att betala annars kunde de behålla bilen. 1 Avtals- och tvistlösningsförhandling av Eric M. Runesson
Fait accompli är alltså en effektiv metod för att sätta press på motparten. Har du fått en faktura som är högre än överrenskommet kan du skicka en check tillbaka på den korrekta summan och skriva Full likvid erlagd på baksidan. Eller om du ska skriva på ett kontrakt där ni inte är överrens på en specifik punkt, kan du göra ändringar och skicka tillbaka det korrigerade kontraktet till motparten. Förhoppningsvis accepterar de förändringarna istället för att ta sig besväret att återuppta förhandlingarna. 7.3 Heta potatisar Denna taktik handlar om att lägga problemet i motpartens händer. Det kan liknas vid att få en het potatis kastad till sig på ett grillparty. Antingen gör du detta för att testa motpartens styrka eller så är det en ren förhandlingsdödare. Därför är det viktigt att testa giltigheten i det hela om du själv får en het potatis kastad på dig. Du måste lösa detta innan du antar problemet, annars är det försent och motparten tror att du tar hand om problemet. 7.4 Ultimatum Att ställa ultimatum kan sätta skräck i oerfarna förhandlare eftersom det är ett kraftfullt påtryckningsmedel. Ett exempel på ett ultimatum kan vara att du gör klart för din leverantör att du kommer välja dennes konkurrent om du inte får dina varor levererade i tid. Men då måste du också vara beredd att anlita konkurrenten om så är fallet, för att visa att det inte är ett tomt hot. Det är det som är nackdelen med denna förhandlingstaktik. Sätter du upp ett ultimatum måste du fullfölja det annars har du förlorat all makt i förhandlingen. 2 7.5 Hur går du vidare ur ett dödläge? Dödläge som förhandlingsmetod är en av de starkaste metoderna. Trots detta faktum är det många förhandlare som skyr dödläge som pesten och har en överdriven respekt för detta läge/denna taktik. Dödläge är något som upprör människor. Experiment som genomförts visar att ilska uppstår, dels mot motparten, dels mot de andra i det egna teamet och på den tidspress som 2 Lär dig förhandla med framgång av Roger Dawson
finns. Den psykologiska aspekten på dödlägen handlar mycket om att människor fruktar isolering. Människor gör allt för att bevara relationer som vi värdesätter högt. Dödlägen kan därför ha en traumatisk inverkan på människor. Människan har även en förmåga att se dödlägen som ett misslyckande. Men vad händer om man av respekt för dödlägen stressar vidare i förhandlingen? I vissa fall kan det säkerligen leda till att avtalet blir sämre. Tyvärr är det så i stora företag att ett dåligt avtal är lättare att förklara än att ett dödläge har uppstått. Glöm inte bort att dödläge är en av många taktiker som du förfogar över och att den här metoden förtjänar att övervägas precis som de andra som finns. Tips för att komma ur dödlägen, om du nu vill det är att: Dra ett skämt eller prata om något annat det är nödvändigt att göra något åt atmosfären i rummet Ta en paus i förhandlingarna och gör något annat Byt ut teammedlem eller teamledaren Inrätta en granskningskommitté Ändra i kraven och villkoren Tona ned förhandlingens tävlingskaraktär och gå över till samarbete och problemlösning. 7.6 Icke förhandlingsbara krav: Är de förhandlingsbara? Svaret på den här frågan är ja, det går att förhandla även dessa krav. Den som säger att något är icke förhandlingsbara krav vill demonstrera sin övertygelse i just det här ärendet. De icke förhandlingsbara kraven leder till att andra frågor blir lättare att kompromissa om. Alltså, kravställaren får vara mer medgörlig i andra frågor om denne ställer icke förhandlingsbara krav på något speciellt. Detta gäller om de icke förhandlingsbara kraven inte går att förhandla, men som vi nämnde tidigare så går det att förhandla även dessa. Icke förhandlingsbara krav är lämpliga under vissa förutsättningar. Tänk på att de kan leda till dödläge och kostnaden för det kan vara betydande för ditt företag, det kan komma motreaktioner som inte är fördelaktiga för dig och du bör ha internt stöd för dina krav. Icke förhandlingsbara krav är en del av förhandlingen, det är svårt att bedöma om de är bra eller dåliga. Det varierar från situation till situation. Dessa krav kan leda till irritation, här följer några tips för att undvika det: 1. För samtal utanför protokollet. 2. Provocera inte avsiktligt.
3. God kommunikation är a och o. Förklara varför kraven inte är förhandlingsbara. 4. Visa att du är villig att förhandla om andra frågor. 7.7 Skrämseltaktik: Detta är allt jag har Skrämseltaktiken har visat sig vara både enkel att använda och effektiv. Om den här taktiken används på rätt sätt kan både köpare och säljare tjäna på den. Säljaren använder skrämseltaktiken till att snabbt avsluta affärer. Taktiken fungerar så här: En villaägare vill bygga en uteplats på sin tomt. Uteplatsen ska vara exklusiv och arbetet är ganska komplicerat. Villaägaren tar in anbud från olika byggare. Han väljer att acceptera det anbud som hamnat i mitten prismässigt. Han väljer detta tack vare byggarens goda rykte om pålitlighet. Problemet är att köparen bara vill lägga ut 100 000 kronor, men anbudet är på 140 000 kronor. Jag tycker ditt erbjudande är lockande säger köparen, men jag kan bara lägga ut 100 000 kronor. Han försöker säga detta på ett så trovärdigt sätt som möjligt. Den vanliga responsen från säljaren i sådana här lägen är att de ändrar i sitt erbjudande eller visar andra alternativ. Detta leder till att köparen lär sig saker om att bygga uteplatser som han inte hade en aning om. Därmed har han eller hon bättre förutsättningar för att göra ett bättre köp. Den här taktiken bör tillämpas vid köp av relativt komplicerade varor eller tjänster. En industriell inköpare använder den när han visar upp att budgeten han fått av ekonomiavdelningen är lägre än säljarens pris. Anledningen till att det fungerar är att vi styrs av känslor. När köparen säger Jag gillar verkligen din produkt, men jag har inte tillräckligt med pengar har säljaren en benägenhet att reagera på ett positivt och förstående sätt. Hur kan man känna annat när någon tycker om dig och det du erbjuder? Säljaren dras nu med och engageras i köparens problem. Det som tidigare varit en tävlingsinriktad förhandling blir nu istället ett samarbete. Säljaren är väl medveten om att budgetar existerar och om köparen är smart så flyttar han över fokus på eventuella relationer till någon annan på sitt företag. Säljarens frustration flyttas alltså från Inköparen till, till exempel ekonomiavdelningen. Köpare och säljare går på nytt igenom köparens verkliga behov och upptäcker att vissa bitar faktiskt kan tas bort, andra kan ändras och andra kan anpassas för att bättre stämma överens med budgeten. På så sätt hjälper parterna varandra att nå sina övergripande mål. 7.8 Tiger-team Ibland händer det att inköpschefer ställs inför svåra uppdrag, de kan till exempel bli ombedda att köpa in material till ett projekt till 50-70% under den
ursprungligt beräknade kostnaden. Lösningen är då att sätta samman ett såkallat Tiger-team. Teamet består av inköpare, ingenjörer och produktionspersonal. Dessa team är mycket effektiva användare av skrämseltaktiken. Tiger-team når ofta sina uppställda mål och får med sig säljaren i sin strävan att nå målen. Det kan handla om att till exempel ändra kravspecifikationer, kvalitetsnormer granskas på nytt och lyxdetaljer tas bort. Resultatet av allt detta blir ofta en funktionell användbar produkt till ett lägre pris. 7.9 Byt förhandlare-taktiken Den här taktiken är svår att parera. Det kan uppfattas som störande att helt plötsligt tvingas förhandla med en ny person när man blivit van vid den andre. Det kan upplevas som att man måste börja om på nytt. Den här omkastningen är något som ofta gynnar den nya förhandlaren, då denne kan ta avstånd från tidigare eftergifter, komma med nya argument och förhala överenskommelser. Människan förväntar sig att deras omgivning ska handla förutsägbart. När någon bryter mot det mönstret så uppstår förvirring, till exempel när en förhandlare byts ut. Tänk dig följande scenario: en inköpschef instruerar sitt team om att göra allt för att dra ut på förhandlingen. När alla inblandade är utmattade och när säljaren tror att ett dödläge är nära så träder han själv in. Detta medför att säljaren kommer ur balans och säljaren vågar inte säga nej till inköpschefens krav av rädsla för att förlora de som kund. Vad bör du göra vid en sådan här situation? 1. Var kall om den nye backar från gamla överenskommelser. Han eller hon kommer förmodligen att acceptera dem senare. 2. Om motparten ändrar sin åsikt, ändra din. 3. Vissa byten tyder på svaghet. Kolla upp möjligheterna att kräva ett nytt erbjudande eller eftergifter. 3 7.10 Plocka russin Denna strategi används ofta vid större upphandlingar. Köparen gillar att använda den medans säljaren gör allt för att slippa den. Taktiken går ut på att begära in offerter från olika leverantörer. Nästa steg är att jämföra offerterna och sedan använda dem när man spelar ut leverantörerna mot varandra. Om till exempel leverantör A har de bästa priserna medan leverantör B har de bästa leveransvillkoren, ska man alltså berätta för leverantör A att han måste 3 Ge & Ta av Chester L Karass
förbättra sina leveransvillkor väsentligt, medan leverantör B måste förbättra sina prisvillkor. Det är inte helt ovanligt att parallella diskussioner förs i månader, där leverantörernas successiva eftergifter används som slagträn mot konkurrenterna. Leverantören kan undvika plocka russin -taktiken genom att skapa ett paketerbjudande och säga: allt eller inget. En sådan strategi kan dock bli förödande och sluta med att leverantören går miste om en betydande order. 4 7.11 Take it or leave it Denna taktik handlar om att du mer eller mindre tvingar motparten att acceptera eller förkasta ditt bud. Detta är ett effektivt sätt att göra affärer på men att kalla det för förhandling är inte rätt. Det är absolut inget fel att sätta din motpart i denna situation speciellt inte om förhandlingen har pågått länge. Då kan det nästan vara nödvändigt att få fram budskapet Du kan anta det här budet eller förkasta det fast du ska helst uttrycka det på ett försiktigare sätt, som Det här är vårt pris, vi förhandlar aldrig. Det bästa sättet att handskas med take it or leave it är att hjälpa motparten att ändra sitt fasta bud utan att han tappar ansiktet. Är det ägaren för ett företag som är med kan du fråga varför de är så bestämda på den punkten och fråga vad som skulle krävas för att de skulle ändra på sig. Ett bra sätt att komma undan om någon försöker utföra take it or leave it taktiken på dig är att börja prata om någonting annat eller ignorera motpartens förslag och presentera ditt. 5 7.12 Extrema krav En förhandlare som använder sig av denna taktik går ofta in med ett extremt krav med hopp om att parterna ska enas och gå halva vägen var. Detta kan ge ett bättre slutresultat än uppsatt mål. De extrema kraven kan ibland anses som orealistiska, det kan göra att förhandlaren inte verkar trovärdig. En sådan öppning kan även vara till fördel för dig då du kan begära att han ska förklara vilka beräkningsgrunder hans bud grundar sig på, antagligen kommer han då att tappa masken och inte ha något att komma med. 4 Förhandla i affärer av Viveca Bergstedt Sten 10 Vägen till Ja av Roger Fischer, William Ury och Bruce Patton samt Lär dig förhandla med framgång av Roger Dawson
7.13 Eskalerande krav Denna taktik går ut på att varje gång en förhandlare ger efter på en av sina punkter kan han höja sina krav på en annan punkt, man ger och tar. Fördelarna blir då att man kan tjäna på flera andra punkter genom att ge efter på ett antal mindre viktiga punkter. Motparten kommer då att göra flera överenskommelser för att han är nöjd med den förhandlingsvinst som gjordes. Du får också räkna med att motparten kommer att ta upp sådana frågor som du redan trodde att ni var överens om. Om du märker att motparten fortsätter att ta upp fler frågor och ändrar kraven kan det vara bra att ta en paus från förhandlingen där du kan ta ett beslut om du vill fortsätta eller inte. Genom att ta en förhandlingspaus ger du antydningar om att du inte accepterar motpartens uppträdande. Innan du går iväg är det viktigt att klargöra för motparten att förhandlingens omfattning från början var avgränsad och att dessa gränser nu överskridits. När och om du återvänder till förhandlingsbordet kommer motparten veta var du står och förhoppningsvis visa en seriösare inställning om denne verkligen är intresserad av en överenskommelse. 6 6 Vägen till JA av Roger Fischer, William Ury och Bruce Patton
8 Resultat 8.1 Kraljics Matris förklaring För att kunna placera ut passande taktik för respektive ruta i Kraljics Matris har vi nedan i punktform förklarat vad varje ruta innebär för att åskådliggöra detta. Texten i rutorna anger attribut för hur relationen till en leverantör bör se ut samt vilken förhandlingsstil man bör applicera. Dessutom följer en mer ingående förklaring av varje punkt under modellen. Hävstång Strategiskt Spara så mycket pengar som möjligt Leverantörer har stor betydelse Stort förtroende Betydande inköpskostnader Byts relativt lätt ut Aggressiv Tuff Nära relation med leverantör Svårt att ersätta befintlig leverantör Långsiktig investering Mycket stor betydelse för företagets resultat och verksamhet Skapa långvarig relation Diplomatisk Samarbetsvillig Icke kritisk Flaskhals Inte så mycket kontakt med leverantör Stort utbud av leverantörer Kan enkelt bytas ut Världshärskare Aggressiv Se till att säkra försörjningen och ha flera leverantörer Levererar speciella produkter Svårt att byta ut leverantörer Representerar en liten ekonomisk betydelse för företaget Hård på krav men beredd att betala mer Kunna lösa problem Leveransrisk Figur 3: Vår egen modell över förhandlingsattribut 8.1.1 Hävstång Ambitionen här är att försöka spara så mycket pengar som möjligt och att pressa leverantörens priser. Den enskilda leverantören är inte av jättestor vikt för det egna företaget så de kan lätt bytas ut. Men det som köps står emellertid
för en betydande del av inköpskostnaderna och är viktiga produkter. Din förhandlingsstil bör präglas av aggressivitet och tuffhet. 8.1.2 Icke kritisk Här finns ett stort utbud av leverantörer vilket med andra ord betyder att du har en fördel av den rådande konkurrensen. Detta leder till att du kan ställa höga krav och pressa priserna till det yttersta. Förhandlingsstilen i denna ruta är av stridslysten karaktär och kännetecknas av aggressivitet. 8.1.3 Flaskhals Flaskhalsleverantörer är leverantörer som levererar speciella kompetenser eller produkter. Dessa leverantörer är därför svåra att byta ut men representerar en liten ekonomisk betydelse. Eftersom leverantörerna har speciell kompetens eller levererar speciella produkter ska man här försöka säkra försörjningen och ha flera leverantörer tillgängliga. Här bör man som förhandlare vara en tålmodig problemlösare. 8.1.4 Strategisk Leverantörer som placeras i den här rutan har mycket stor betydelse för företagets verksamhet och reslutat. Dessa leverantörer är även svåra att ersätta och det är således viktigt att sträva efter att skapa en långsiktig relation. Det gäller att få motparten att förstå ens behov och att hitta en lösning som gynnar båda parter. Som förhandlare bör man därför vara ödmjuk, diplomatisk och samarbetsvillig.
Hävstång Heta potatisar, se sid. 19 Ultimatum, se sid. 19 Dödläge, se sid. 19 Skrämseltaktik Detta är allt jag har, se sid. 20 Fait Accompli, se sid. 18 Plocka russin ur kakan, se sid. 22 Strategisk Eskalerande krav, se sid. 23 Skrämseltaktik Detta är allt jag har, se sid. 20 Tiger-team, se sid. 21 8.2 Kraljics Matris - taktiker Utifrån föregående beskrivning om hur du bör agera gentemot motparten i förhandlingssituationer har vi nedan fört in de taktiker som är bäst lämpade för respektive ruta i Kraljics Matris. Tillämpningen av val för taktik vid förhandling för respektive scenario (Hävstång, Icke-kritisk, Flaskhals och Strategiskt) kan enklare göras tack vare vår modell nedan. Tanken med modellen är att enkelt kunna se vilken taktik man ska använda beroende på vilken typ av leverantör man ska förhandla med och således veta vilken taktik man ska tillämpa. Efter varje taktik refererar vi till sidnummer där information om respektive taktik kan läsas.
Icke-kritisk Heta potatisar, se sid. 19 Ultimatum, se sid. 19 Dödläge, se sid. 19 Lämna förhandlingen, se sid. 18 Take it or leave it, se sid. 22 Flaskhals Icke förhandlingsbara krav, se sid. 20 Extrema krav, se sid. 23 Leveransrisk Figur 4: Vår egen modell över förhandlingstaktiker
9 Analys I en förhandlingssituation kan det vara svårt att veta vilken taktik du ska använda dig av för att nå önskat resultat. Ingen taktik garanterar seger eftersom oväntade situationer kan uppstå som inte ligger inom ramarna för den taktik du valt. Du ska därför inte stirra sig blind på den valda taktiken utan anpassa dig efter situationen. Vår modell ska ses som riktlinjer vid olika förhandlingssituationer och inte följas till punkt och pricka. Oavsett vilken taktik du använder dig av är det tydligt att det är viktigt att förbereda sig ordentligt inför en förhandling. Detta konstateras genom både litteratur och intervjuer som vi gjort för ändamålet. Det är viktigt att ha god kännedom och vara påläst om motpart, företaget man förhandlar med, produkten, varan och tjänsten. Under vårt arbete har vi märkt att förberedelser är en av de viktigaste delarna i en förhandling. Är du ordentligt förberedd stärker du din position och når enklare önskat resultat. Vi har kommit fram till att det är enklare att välja förhandlingstaktik när du förhandlar med leverantörer som är placerade på vänster sida av Kraljics Matris. Det har visat sig att flera av taktikerna på vänster sida går att använda vid förhandling både för Hävstång och Icke kritiska leverantörer. Leverantörer som är placerade på vänster sida av matrisen är enklare att byta ut och har inte så stor betydelse för företagets verksamhet och resultat. Dessutom är utbudet av potentiella leverantörer betydligt större där än på höger sida av Kraljics Matris. Därför kan du som förhandlare vara mer aggressiv och tuff och det är just det som taktikerna präglas av. Du behöver inte ta så mycket hänsyn till leverantörer du förhandlar med till vänster i matrisen eftersom det inte ska vara någon långvarig relation med dessa. Hävstång Heta potatisar Ultimatum Dödläge Skrämseltaktik Detta är allt jag har Fait Accompli Plocka russin ur kakan Icke-kritisk Heta potatisar Ultimatum Dödläge Lämna förhandlingen Take it or leave it Figur 5: Vår egen modell över de taktiker som används till vänster i Kraljics Matris
Det har varit svårt att ta fram lämpliga förhandlingstaktiker på höger sida av Kraljics Matris. De flesta taktiker som finns tillgängliga är applicerbara i situationer där du antingen är i överläge eller på samma nivå som den du förhandlar med. Både strategiska och flaskhalsleverantörer utgör en viktig del för företagets verksamhet och är svåra att byta ut. Med dessa leverantörer skapar du långsiktiga relationer och med dem vill du ha ett nära och bra samarbete. Därför kan du inte bara gå in för att vinna utan måste hitta lösningar som gynnar båda parter. Du måste vara ödmjuk och kunna ge och ta. Strategisk Eskalerande krav Skrämseltaktik Detta är allt jag har Tiger-Team Flaskhals Icke förhandlingsbara krav Extrema krav Figur 6: Vår egen modell över de taktiker som används till höger i Kraljics Matris
Förhandling Den andra gruppens arbete
Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 6 2. Problem... 6 3.1 Problemformulering... 6 3. Avgränsningar... 6 4. Metod... 7 5.2 Modelldiskussion... 7 5. Förhandling... 8 6.1 Metoder för förberedelsearbetet... 8 6.2 SWOT-analysen... 8 6. Förhandlingens olika taktiker och metoder... 9 7.1 Lämna förhandlingen... 9 7.2 Fait accompli... 9 7.3 Heta potatisar... 10 7.4 Ultimatum... 10 7.5 Hur går du vidare ur ett dödläge?... 10 7.6 Icke förhandlingsbara krav: Är de förhandlingsbara?... 11 7.7 Skrämseltaktik: Detta är allt jag har... 12 7.8 Tiger-team... 12 7.9 Byt förhandlare-taktiken... 13 7.10 Plocka russin... 13 7.11 Take it or leave it... 14 7.12 Extrema krav... 14 7.13 Eskalerande krav... 15 8 Resultat... 16 8.1 Kraljics Matris förklaring... 16 8.1.1 Hävstång... 16 8.1.2 Icke kritisk... 17 8.1.3 Flaskhals... 17 8.1.4 Strategisk... 17 8.2 Kraljics Matris - taktiker... 18 9 Analys... 20
1. Bakgrund... 7 2. Syfte... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3. Problemet... 7 3.1 Problemformulering... 7 3.2 Problemanalys... 7 4. Avgränsning... 8 5. Metod... 8 5.1 Sammanställning av informationskällor... Fel! Bokmärket är inte definierat. 5.2 Metoddiskussion... Fel! Bokmärket är inte definierat. 5.3 Modelldiskussion... 8 5.3.1 S.W.O.T.... 8 5.3.2 Kraljic s matris... 9 6. Förhandling... 10 6.1 Förhandlingsprocessen... 10 6.1.1 Planering & förberedelse... 10 6.1.2 Förhandlingen startar/ Informationsutbyte... 13 6.1.3 Köpslående/ Argumentation... 14 6.1.4 Avslut/ överenskommelse... 14 6.2 Förhandlingstaktiker... 15 6.2.1 Fait Accompli... 15 6.2.2 Heta potatisar/ hot potatoes... 16 6.2.3 Ultimatum... 16 6.2.4 Det är allt jag har (Skrämseltaktik)... 17 6.2.5 Ta sig ur ett dödläge... 18 6.2.6 Bluffa... 18 6.2.7 Vi är bäst!... 19 6.2.8. Byt förhandlare... 20 6.2.9 Tystnad... 21 6.2.10 Tiger - Team... 21 6.2.11 Plocka russin... 22 6.2.12 Den onde och den gode/ Good guy, bad guy... 22 6.2.13 Var tålmodig... 23 6.2.14 Extrema krav... 23 6.2.15 Ta till storsläggan... 24
6.2.16 Lämna förhandlingen... 24 6.2.17 Skivning... 25 7. Resultat... 25 7.1 Förhandlingsprocessen... 25 7.2 Förhandlingstaktiker... 26 8. Analys... 27 8.1 Förhandlingsprocessen... 27 8.2 Förhandlingstaktiker... 29 8.2.1 Fait accompli... 29 8.2.2 Heta potatisar/ hot potatoes... 29 8.2.3 Ultimatum och Det är allt jag har (Skrämseltaktik)... 29 8.2.4 Ta sig ur dödläge... 30 8.2.5 Bluffa... 30 8.2.6 Vi är bäst... 31 8.2.7 Byt förhandlare... 31 8.2.8 Tystnad och Var tålmodig... 32 8.2.9 Tiger team... 32 8.2.10 Plocka russin... 33 8.2.11 Den onde och den gode... 33 8.2.12 Extrema krav... 33 8.2.13 Ta till storsläggan... 34 8.2.14 Lämna förhandlingen... 34 8.2.15 Skivning... 34 9. Slutsats... 35 9.1 Förhandlingsprocessen... 35 9.2 Förhandling... 35 9.2.1 Fait accompli... 36 9.2.2 Heta potatisar/ hot potatoes... 37 9.2.3 Ultimatum och Det är allt jag har (skrämseltaktik)... 37 9.2.4 Ta sig ur ett dödläge... 37 9.2.5 Bluffa... 38 9.2.6 Vi är bäst!... 38 9.2.7 Byt förhandlare... 39 9.2.8 Tystnad och Var tålmodig... 39
9.2.9 Tiger team... 39 9.2.10 Plocka russin... 40 9.2.11 Den onde och den gode... 40 9.2.12 Extrema krav... 41 9.2.13 Ta till storsläggan... 41 9.2.14 Lämna förhandlingen... 41 9.2.15 Skivning... 42 Bilaga 1.Fait accompli och Heta potatisar Bilaga 2 Ultimatum och Det är allt jag har Bilaga 3 Ta sig ur ett dödläge och Bluffa Bilaga 4..Vi är bäst och Byt förhandlare Bilaga 5 Tystnad och Tiger Team Bilaga 6 Plocka russin och Den onde/ de gode Bilaga 7 Var tålmodig och Extrema krav Bilaga 8..Ta till storsläggan och Lämna förhandlingen Bilaga 9.Skivning
1. Bakgrund En förhandling är en överläggning för att nå en överenskommelse. Det är en process där de inblandade parterna möts för att komma överens om framtida åtgärder. Alla förhandlingar kräver någon form av kompromiss och handlar om relationer mellan människor. Förhandlingstaktik är ett begrepp för en metod att nå så goda resultat som möjligt i en förhandling, till exempel i en affärsförhandling. Förhandlingstaktik handlar om att förutse motpartens nästa drag. För att påverka utfallet i en förhandling krävs kunskap om förhandlingsprocessen. Det är viktigt att förbereda sig på rätt sätt inför en förhandling för att uppnå önskat resultat eftersom användandet av fel taktik kan ge oönskade konsekvenser. En skicklig förhandlare har en väl utarbetad förhandlingstaktik. Det finns olika beprövade taktiker som har både för- och nackdelar i olika förhandlingssituationer. 3. Utmaningen 3.1 Problemformulering Förhandling används dagligen både i arbetssammanhang och i det privata livet. Olika förhandlingstaktiker används då för att nå ett så bra resultat som möjligt. Vi vill undersöka de olika förhandlingstaktikerna och kartlägga hur förhandlingsprocessen är uppbyggd. Vad finns det för taktiker samt vilka för- och nackdelar innebär dem? Hur är förhandlingsprocessen uppbyggd, vilka steg ingår och vad är bra att tänka på i förberedelserna? Vilka risker och konsekvenser finns med de olika taktikerna? Hur kan motpartens taktiker bemötas för att vända förhandlingen till vår fördel? 3.2 Problemanalys Vissa människor är naturliga förhandlare, men för de flesta kommer det inte lika lätt. Inför en förhandling bör de flesta förbereda sig och välja rätt förhandlingstaktik. En bra förberedelse är A och O, men hur ser förberedelsen ut? Även för en erfaren förhandlare kan det vara svårt att veta vilken taktik som ska användas. Hur förbereder sig förhandlaren på bästa sätt, går det att förbereda sig när motpartens taktik är okänd? Hur kan olika taktiker bemötas för att få förhandlingen till sin fördel? Hur kan ett underläge i förhandlingen vändas till ett övertag? [Skriv text]
I en förhandling är det bra att kunna vara flexibel och ha en bred kunskap om ämnet så att taktiken kan ändras. Vilken taktik ska användas i vilken situation? Vad kan de olika taktikerna ha för konsekvenser på förhandlingen? Kan det leda till en missad affär och en förstörd relation med motparten? Vilka föroch nackdelar finns det med de olika taktikerna? 4. Avgränsning Denna rapport kommer endast granska förhandling inom affärsvärlden, sett ur inköpssynpunkt. Vi avgränsar oss till att inte undersöka kulturella skillnader eller skillnader mellan olika branscher i en förhandling. Företagets storlek kommer inte heller beaktas. Vår avsikt är inte att skapa en ny taktik. 5. Metod 5.1 Modelldiskussion 5.1.1 S.W.O.T. S.W.O.T. -analys, där förkortningen står för Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats, är en kartläggning av till exempel ett företags styrkor och svagheter samt de möjligheter och hot som kommer från omvärlden. Analysen kan användas både på kort och lång sikt och fungerar utmärkt som underlag för till exempel ditt företags strategiska planering. Fördelarna med att använda en S.W.O.T. -analys är att den är lätt att använda, anpassningsbar och ger en strukturerad analys. Nackdelarna med analysen är att den presenteras i en osorterad lista där viktigt och oviktigt blandas, den ställer också höga krav på att användaren kan identifiera det som är relevant. [Skriv text]
Fig. 1 Bild på S.W.O.T.- analysen från Businessteacher.org 5.1.2 Kraljic s matris Vi har använt oss av Kraljic s matris som är ett analysverktyg och modell som kan användas till att kategorisera leverantörer och produkter. Fördelarna med matrisen är att den ger en bättre bild av var köparen befinner sig i förhållande till leverantören. En nackdel med att matrisen är att det är svårt att få med alla parametrar som kan påverka relationen. De olika kategorierna i matrisen är; Icke kritiska leverantörer - där det finns ett stort utbud och där betydelsen för företaget är liten. Dessa leverantörer kan således lätt bytas ut. Här är målet att hitta en smidig lösning med leverantören. Hävstångsleverantörer - dessa leverantörer har stor betydelse för företaget eftersom det innebär betydande inköpskostnader. En hävstångsleverantör kan relativt lätt bytas ut då det flera alternativ. Flaskhalsleverantörer - en flaskhalsleverantör levererar speciella kompetenser eller produkter till företaget och är således svåra att byta ut. En flaskhalsleverantör representerar en liten ekonomisk betydelse för företaget. Strategiska leverantörer - svåra att ersätta och utgör en mycket stor betydelse för företags resultat och verksamhet. [Skriv text]
Fig.4 Bild på Kraljic s matris från Effso.se 6. Förhandling 6.1 Förhandlingsprocessen De flesta har stor nytta av att lära sig mer om förhandling. En framgångsrik förhandlare är en väl förberedd förhandlare. Rätt kunskap ger bra vägledning och stöd i olika beslut. En del inköpare lyckas bra på ren intuition och känsla men de flesta vinner på att lära sig mer om de processer, strategier och taktiker som styr resultatet i en förhandling. I de flesta affärsöverenskommelser och inköpsavtal har det förekommit någon form av förhandling. Det är viktigt att båda parter känner sig nöjda efter avslutad förhandling. Båda parter strävar ofta efter en god och långsiktig relation, en så kallad win-win situation. Om ena parten känner sig lurad eller har blivit för hårt pressad kan det leda till att eventuella framtida relationer inte kommer att fungera särskilt bra. Den grundläggande förhandlingsprocessen kan se ut så här; Fig 1. Omarbetad modell från Baseline Management 6.1.1 Planering & förberedelse Att vara väl förberedd är grunden för en lyckad förhandling. Ett sätt att gör detta är att utgå från de behov som finns i företaget, sedan bestämma vilka områden som är viktiga och rangordna dem. Det är även viktigt att undersöka vilka områden som kan tänkas vara värdefulla för motparten. 7 God planering ger bättre självförtroende, fler handlingsalternativ och färre överraskningar. Precis som inom allt annat krävs övning, kunskap och erfarenhet för att bli en duktig förhandlare. För att avgöra vilken strategi som ska användas i förhandlingen bör konkurrenssituationen utvärderas. Finns det många leverantörer bör en mer konkurrensinriktad strategi användas och om det är färre 7 Telefonintervju med Sebastian Nordgren 2010-10-05 [Skriv text]
leverantörer kan en mer samarbetsinriktad strategi användas. 8 En lyckad förhandling leder till lösningar och avtal som skapar ett mervärde för både köpare och leverantör. I förhållande till hela inköpsprocessen är det relativt lite tid som ägnas åt själva förhandlingen. En förhandling som beräknas pågå i en timme bör förberedas i åtta timmar. I en förhandling bör det alltid vara en grupp som företräder företaget, som kan bestå av inköpare, sakägare och notarie. Det är dock viktigt att ha tydliga roller inom gruppen för att undvika missförstånd. 9 För att kunna uppnå ett önskat resultat som inköpare är det nödvändigt att ha en så stor kunskap om leverantören som möjligt och förmåga att analysera deras beteendemönster. Det är viktigt att tänka på vilka behov och mål som leverantören kan ha ställt upp. Varför behöver han eller hon uppnå de här målen? I vilken situation befinner sig det säljande företaget? Är företaget i en expansionsfas? Har företaget ett stort inneliggande lager? Det gäller även att räkna med att leverantören antagligen tänker i samma banor och försöker analysera dig. Försök att ta reda på vilket handlingsutrymme och attesträtt leverantörens förhandlare har. Se även till att du som inköpare har alternativa leverantörer som du förhandlar med parallellt. Då finns det möjlighet att plocka de mest gynnsamma villkoren från respektive förhandling och spela ut leverantörerna mot varandra. Framgångsfaktorer i inköpsförhandlingar är; God planering Stresstålighet Att praktiskt kunna använda teoretiska kunskaper Att vara verbal Hög integritet Förmåga att lyssna och analysera Stort tålamod 8 Telefonintervju med Jan Löfstrand 2010-10-07 9 Telefonintervju med Sebastian Nordgren 2010-10-05 [Skriv text]
Vara öppen för alternativ Vara samspelt som grupp Att fokusera på helheten istället för inköpspriset Fundera även över det psykologiska spel som förekommer och hur olika personligheter i förhandlingsteamet kan användas på bästa sätt. Det gäller att ha kontroll över sina känslomässiga reaktioner och vid rätt tillfälle ge uttryck för sina åsikter genom både tal och kroppsspråk. Egenskaper hos en duktig förhandlare är bra självförtroende, en klar målsättning, hög ambitionsnivå, tålamod och flexibilitet. Ett sätt att öka prestationsförmågan inför en förhandling är att måla upp ett scenario där förhandlaren ser sig själv som en duktig förhandlare. Detta är en mental förberedelse där förhandlaren skapar en positiv bild av sig själv. Innan förhandlingen börjar måste inköpsmålet, delmålen och det önskade resultatet fastställas. Det är nu viktigt att göra en prioriteringsordning av delmålen för att synliggöra hur viktiga de är i förhållande till varandra. Varje delmål bör också delas in i olika nivåer som det bästa tänkbara resultatet, ett rimligt resultat och det sämsta acceptabla resultatet som ofta kallas BATEF (Bästa Alternativ Till En Förhandlingslösning). För att få bättre överskådlighet kan det vara lämpligt att ställa upp målen och önskvärt utfall i en matris; Mål, prioritering Bästa resultat Rimligt resultat BATEF [Skriv text]
Huvudmål Delmål 1 Delmål 2 Delmål 3 osv. Fig2. Omarbetad modell från Expowera I en förhandling är det viktigt att kunna ge och ta. Genom att prioritera och gradera målen blir det lättare att släppa ett mål av lägre prioritet för att uppnå ett mål med högre. Efter detta har blivit dags att välja strategi. Valet av strategi styrs till stor del av de uppsatta målen och vilka förväntningar som finns på motpartens reaktioner. Med hjälp av uppsatt strategi ska huvudmålet uppnås. Om förhandlaren har förberett sig med alternativa lösningar och agerar flexibelt medför detta att förhandlingspositionen blir starkare. Då strategin är fastlagd har det blivit dags att välja taktik. Det finns i princip hur många taktiker som helst och ett antal av dessa kommer att avhandlas i denna rapport 6.1.2 Förhandlingen startar/ Informationsutbyte Genomförandet inleds i regel med att kontakter etableras med leverantören och därmed skapas ett socialt klimat och bra förutsättningar som kan underlätta förhandlingen. 10 I det här läget sänder de olika parterna signaler om deras positioner och möjligheter. Under informationsutbytet är förmågan att lyssna och kommunicera viktig eftersom all information om leverantören är värdefull. En hel del information går att inhämta från olika källor och via kontakter men resten av den nödvändiga informationen inhämtas under förhandlingens gång. Det är viktigt att försöka anpassa sig till motparten. Om han eller hon exempelvis vill ha information på detaljnivå för att kunna fatta beslut måste du kunna ge detta. Finns det stor misstro mellan parterna och rädsla för att ge information är det svårt att hitta de lösningar som ger bäst värde för bägge parter. När köpare och säljare träffas för första gången är det viktigt att bekanta sig med varandra. Att vara medveten om att människor är olika och beter sig på olika sätt i en förhandlingssituation ger ett övertag. Många försöker generalisera och placera 10 Telefonintervju med Sebastian Nordgren 2010-10-05 [Skriv text]
personer i olika beteendegrupper. Förmodligen är vi mer komplexa än så och vår erfarenhet och kunskap spelar också en stor roll i hur vi agerar. Börja förhandlingen med att sammanfatta varför ni har träffats och vad som förväntas bli resultatet av förhandlingen. Presentera gärna en dagordning eftersom du som inköpare då kan påverka i vilken följd olika frågor ska tas upp och på så sätt styra förhandlingen. 6.1.3 Köpslående/ Argumentation I fasen köpslåendet kommer mer information fram och parterna blir mer konkreta. Varje part får nu argumentera för sina synpunkter. Var uppmärksam på vad leverantören har för behov och vilka mål han eller hon önskar uppnå. Skaffa dig en helhetsbild över vad din motpart förväntar sig. Får du inte det genom hans argumentation måste du fråga dig fram. Denna fas innebär ett givande och tagande för att en uppgörelse ska kunna nås. Det är viktigt att alltid ta för vana att be om något i gengäld vid en eftergift. Låt leverantören få intrycket att det är viktiga punkter du backar på medan det du lyckas få igenom är sådant som är mindre viktigt för dig. Att begränsa förhandlingen till en punkt är aldrig bra. Genom att ha ett flertal punkter som adresseras kan båda parter känna sig nöjda i slutändan eftersom båda parter antagligen kommer att få göra eftergifter. Var flexibel, det är inte den enskilda punkten som är viktig utan den helhetslösning som förhandlas fram. I många förhandlingar avsätts för lite tid åt köpslåendet, vilket kan vara en nackdel för bägge parter. Om en viss punkt på dagordningen tycks leda till ett dödläge är det viktigt att föra över diskussionen på andra mindre viktiga punkter. Om parterna kommit överens i andra frågor är det för det mesta lättare att kompromissa där det tidigare varit problem. Tänk på att kroppsspråk, minspel och tonfall betyder oerhört mycket. Forskare hävdar att den ickeverbala kommunikationen omfattar 90 % av det vi förmedlar, där kroppsspråket står för nästan 50 % och tonfallet för knappt 40 %. När det gäller att förmedla ett budskap är alltså orden av mindre betydelse. Utnyttja detta men överdriv det inte. Psykologiska faktorer som kan utnyttjas är dominans, ett exempel på detta är att ena parten står upp och pratar och tittar ned på den andra parten. Att snabbt kunna ta initiativ är även det ett sätt att dominera. 6.1.4 Avslut/ överenskommelse I avslutet väljer parterna att enas runt en lösning och att i bästa fall nå fram till en uppgörelse. I denna fas gäller det att vara tillräckligt konkret så att inga lösa trådar lämnas som senare leder till konflikter. Vidare är det viktigt att se till att det går att följa upp de löften leverantören ger. [Skriv text]
En förhandling är egentligen inte slut bara för att en överenskommelse är uppnådd. Det är inte ovanligt att det finns oklarheter i överenskommelsen som leder till nya förhandlingar. Det bästa är att vara så tydlig och konkret som möjligt. Det underlättar om överenskommelsen sätts på pränt, antingen som ett formellt avtal eller åtminstone som minnesanteckningar. Det allra bästa är att skriva ut och underteckna avtalet i samband med förhandlingen, eventuella missförstånd undviks lättare då. Om det inte går, ta initiativet till att det är du som skriver ut avtalet. Ett mötesprotokoll bör alltid finnas där det man kommit överens om finns nedtecknat. I affärslivet är avslutet ofta inledningen till nya affärer. Därför är det viktigt att skiljas i en god stämning där både köpare och säljare känner sig nöjda med resultatet för att skapa bra förutsättningar för nya affärer tillsammans. Ibland kan det vara bra att vara tillmötesgående mot leverantören vad gäller olika krav för att kunna skapa en långsiktig relation som kan ge fördelar i framtiden. 11 Att upprätthålla den sociala kontakten efter avslutad förhandling kan skapa möjligheter för framtida goda affärer med leverantören. Försök få till en träff där genomförandet diskuteras och kontrollera om allt har varit till belåtenhet. 6.2 Förhandlingstaktiker 6.2.1 Fait Accompli Fait accompli är ett franskt uttryck som betyder fullbordat faktum. Denna taktik bygger på principen att det är lättare att be om ursäkt för någonting än att få tillstånd till det. Fait accompli kan användas om du till exempel får en faktura med ett för högt belopp. Du kan då betala in den korrekta summan och i ett meddelande skriva full likvid erlagd. Mottagaren har då två alternativ, antingen godkänna det nya beloppet eller börja förhandla igen vilket innebär att mycket tid och resurser kommer att gå åt. Det enklaste för leverantören när fakturan kommer tillbaka med ett annat belopp är helt enkelt att godkänna detta istället för att börja förhandla igen. Fait accompli blev vanligt på bilverkstäder där de ofta utförde arbeten som parterna inte kommit överens. Detta innebar att det kostade mer att hämta sin bil än vad som från början var sagt. Bilverkstäderna hade makten att behålla bilen tills kunden betalade för reparationerna som blivit utförda. Idag finns dock lagar som reglerar detta. Fait accompli är en tuff förhandlingstaktik vilket medför att relationerna mellan parterna inte gynnas. Därför bör den inte användas om du som förhandlare bryr dig om din motparts reaktion. 11 Telefonintervju med Jan Löfstrand 2010-10-07 [Skriv text]
Fördelen med taktiken är att den sätter press på motparten och chansen till att påbörja en ny förhandling är relativt liten. Fait accompli kan motarbetas genom att bjuda in till nya förhandlingar och försöka komma överens igen. S.W.O.T.- analys av Fait accompli, se bilaga 1. 6.2.2 Heta potatisar/ hot potatoes Denna taktik innebär att motparten har ett problem och försöker göra det till ditt. Det kan till exempel handla om att motparten inte har kapacitet för att tillverka de produkter vi kräver i den aktuella affären. Att kapaciteten är för liten är motpartens problem men om du som förhandlare inte skickar tillbaka den heta potatisen, övergår problemet snabbt till att bli ditt. Om någon försöker med detta kan giltigheten i motpartens argument testas genom att till exempel fråga vem som har ansvar för produktionen, för att därefter be motparten ta kontakt med den personen. Det är viktigt att kontrollera detta för att upptäcka om motparten bluffar för att få bättre villkor. En fördel med denna taktik är att motparten sänker sina krav på grund av att de vill lösa de problem som finns. Men någon annans problem kan snabbt bli ditt eget och det gäller att försöka kasta tillbaka den heta potatisen direkt. Risken med taktiken är att motparten kan genomskåda dig och om det dessutom är en bluff tappar du trovärdighet vilket gör att du lätt hamnar i underläge i den fortsatta förhandlingen. S.W.O.T.- analys av Heta potatisar, se bilaga 1. 6.2.3 Ultimatum Denna taktik innebär att ett krav på vad som ska uppfyllas inom en viss tid lämnas utan intention till att förhandla. Dessa lämnas ofta av säljare. 12 Detta är ofta det slutgiltiga kravet och kan sätta skräck i oerfarna förhandlare. Till exempel kan ett krav innebära att en leverantör ska leverera ett visst antal produkter med ett visst pris inom en vecka för att inköparen inte ska vända sig till en konkurrent istället. Om du som förhandlare ger ett ultimatum gäller det att du verkligen är säker på att du kan och vill fullfölja detta. Om tiden går ut och du inte fullföljer ultimatumet förlorar du all trovärdighet hos motparten vilket kan leda till att de inte tar dig på lika stort allvar längre. 12 Telefonintervju med Sebastian Nordgren 2010-10-05 [Skriv text]
En fördel med att ge ett ultimatum är att det kan stressa motparten och leda till att vi får igenom de mål och krav som du har. Risken med denna taktik är att motparten inte går med på kraven som ställts. Det är tidskrävande och kräver mycket resurser att börja om med en ny förhandling med en annan leverantör. Metoden bör dock inte användas med leverantörer som det finns långsiktiga relationer med. Om du blir utsatt för ett ultimatum finns det olika alternativ på hur det kan bemötas, till exempel; Testa ultimatumet. Se om det går att lösa problemet genom att till exempel leverera en del av produkterna till den tid som krävs och resten vid ett senare tillfälle. Vägra acceptera ultimatumet. Förklara att det är svårt att uppfylla kraven men att du ska göra ditt bästa. Bluffa. Låt tiden passera och se vad som händer. Om motparten inte uppfyller sina hot är detta den bästa metoden eftersom det ger ett övertag i den fortsatta förhandlingen. S.W.O.T.- analys av Ultimatum, se bilaga 2. 6.2.4 Det är allt jag har (Skrämseltaktik) Det är allt jag har kan användas för att få ett snabbt avslut på förhandlingen. Köparen kan argumentera om att det till exempel inte finns mer pengar att tillgå i budgeten, medan säljaren kan påpeka att priset som föreslagits är under självkostnadspris och därför omöjligt att gå med på. Denna taktik kan användas vid inköp av relativt komplicerade varor eller tjänster genom att till exempel visa siffror från ekonomiavdelningen angående företagets budget. Förhoppningen är att motparten ska reagera förstående på argumenten som presenteras och därför erbjuda andra lösningar som kan passa dig bättre. En fördel med denna taktik är att det är möjligt att lättare komma överens om de krav som finns om motparten har större förståelse för din situation. För mycket information om till exempel budget och mål kan dock vara till nackdel då motparten kan utnyttja informationen till sin fördel genom till exempel att lägga sig på precis rätt prisnivå. [Skriv text]
Det är svårt att motarbeta taktiken och hur den ska bemötas beror mycket på vilka andra alternativ som finns och hur relationen ser ut med leverantören. Ett sätt är att vända sig till en annan leverantör om det är omöjligt att komma överens, men i de fall där det egna företaget kan gynnas av en överenskommelse bör parterna göra det bästa av situationen. S.W.O.T.- analys av Det är allt jag har, se bilaga 2. 6.2.5 Ta sig ur ett dödläge Ett dödläge i förhandlingen innebär att parterna inte kommer överens och förhandlingen helt har strandat. Detta är relativt vanligt i en förhandlingssituation och beror ofta på så enkla saker som till exempel personlighetsskillnader, prestige, stolthet eller beslutsvånda. För att förebygga och bryta dödlägen kan du som förhandlare till exempel; Ändra betalningsvillkoren Byta ut en medlem eller ledaren i förhandlingsteamet Ändra tidsramen för förhandlingen Framhäva lösningar till samarbete och problemlösning Berätta en rolig historia Ta en paus, för att tillexempel diskutera något helt annat över en kaffe. 13 Ett dödläge i en förhandling kan ge dig som förhandlar ett övertag om du agerar och försöker bryta det. Om du tar initiativet till att bryta dödläget och kommer med förslag på lösningar som kan gynna båda parter kan dödläget snabbt brytas och atmosfären i förhandlingsrummet bli bättre. Om ett dödläge inte bryts i en förhandling innebär detta att det inte blir någon överenskommelse och att inget avtal kan skrivas. Beroende på vem leverantören är och vilken relation som finns med den måste ett beslut tas om att gå vidare eller avbryta förhandlingen. S.W.O.T.- analys av Ta sig ur ett dödläge, se bilaga 3. 6.2.6 Bluffa Bluffa innebär att försöka få motparten att tro på något som inte är sant. Det kan till exempel vara att eftergifter som görs är av större vikt än vad de egentligen är. 14 En förhandlare som bluffar övertygar motparten att denne vet vad den vill och ger ofta ett starkt intryck på motparten som då luras in en affär på fel grunder. Fördelarna med att bluffa är att få övertaget i 13 Telefonintervju med Sebastian Nordgren 2010-10-05 14 Telefonintervju med Jan Löfstrand 2010-10-07 [Skriv text]
förhandlingssituationen och då lyckas framföra ytterligare ett argument i förhandlingen som antagligen inte hade kunnat genomföras utan en bluff. Nackdelen är att bli avslöjad av motparten och därmed finns det en stor risk att tappa trovärdigheten vilket är viktigt att tänka på innan den används. 15 Detta kan resultera i att motparten inte vill göra affärer med dig i framtiden eller att de får övertag i kommande förhandlingar. Innan förhandlaren börjar bluffa bör han eller hon ställa sig dessa frågor; Är det värt att bluffa för att nå målet, kommer konsekvenserna bli för stora vid ett avslöjande? Har jag råd att missa affären och förstöra relationen med motparten vid ett avslöjande? Är jag tillräckligt bra skådespelare för att kunna bluffa framgångsrikt? För att motverka en bluff från motparten kan det vara bra att skaffa sig kontakter och källor som kan kontrollera motpartens uppgifter. Det är viktigt att läsa motståndarens kroppsspråk och beteende för att kunna utläsa om han eller hon bluffar. Det kan hända att leverantören vill stressa dig och hänvisar till att du behöver fatta ett snabbt beslut eftersom det till exempel finns andra köpare av produkterna. Ofta är det en bluff och om leverantören inte vore intresserad av att göra affärer med dig skulle han eller hon inte ens vilja förhandla. I den situationen kan du be leverantören om en betänketid på 24 timmar, om han eller hon då går med på detta är det troligtvis en bluff! Om du misstänker att motparten bluffar gäller det att du är säker på att det är en bluff innan du konfronterar motparten, om det visar sig att det inte var en bluff kan det förstöra relationen i framtiden. S.W.O.T. av Bluffa, se bilaga 3. 6.2.7 Vi är bäst! Taktiken vi är bäst används genom att berätta om tidigare framgångar för att imponera på motparten. Ofta används taktiken för att få motparten att nöja sig med mindre, då de förhandlar med riktiga proffs. Genom att visa på tidigare framgångar och utmärkelser, ska motparten 15 Telefonintervju med Sebastian Nordgren2010-10-05 [Skriv text]
övertygas om fördelen med dina produkter och tjänster, men även värdet av att de får möjlighet att göra affärer med dig. Att lyckas vinna förhandlingen utan att motparten har ansträngt sig är en fördel. Det visar att du har lyckats få igenom affären utan att motparten har ställt några krav. Du kan därmed bestämma vad som gäller och får övertag i framtida förhandlingar med motparten. Det är dock aldrig bra att köra över motparten. 16 Nackdelen med taktiken är att motparten kan uppfatta ditt förhandlingssätt som irriterande och vill därmed inte genomföra affären. De är möjligt att de inte är intresserade av gamla meriter utan vill istället veta vad du kan erbjuda som kan främja deras verksamhet i framtiden. Om din motpart använder sig av taktiken, gäller det att inte bli imponerad av deras framgångar utan att kontrollera om det som de påstår är sant. Det är viktigt att se bakom deras framgångar och istället se till vad de faktiskt kan hjälpa dig med. S.W.O.T.- analys av Vi är bäst, se bilaga 4. 6.2.8. Byt förhandlare Om du upplever att du är i ett underläge eller att du inte kommer framåt i förhandlingen kan du använda dig av taktiken byt förhandlare. Det innebär att man byter ut den tidigare förhandlaren mot en ny. 17 Fördelar med att byta förhandlare kan vara att det leder till nya infallsvinklar och idéer. Har de tidigare förhandlarna inte kommit överens kan den nya komma in som en frisk fläkt och återuppbygga relationen. Den nya förhandlaren kan då gå igenom de beslut och avtal som parterna tidigare kommit fram till och får då möjlighet att rensa bort punkter som inte är tillfredsställande. En nackdel är att förhandlingen kan avstanna vid ett byte då det ofta uppstår täta personliga kontakter mellan parterna. När en förhandlare byts ut finns även risken att situationen inte förändras utan att förhandlingen börjar om från början med samma diskussioner som innan. Det gäller att vara förberedd ifall motparten väljer att byta förhandlare, lägg upp en strategi för att kontra taktiken genom att; 16 Telefonintervju med Sebastian Nordgren 2010-10-05 17 Telefonintervju med Sebastian Nordgren 2010-10-05 [Skriv text]
Inte upprepa gamla argument. Ha tålamod om den nya förhandlaren backar från gamla överenskommelser. Skjut upp förhandlingen tills den ursprunglige förhandlaren kommer tillbaka. Kräv ett nytt erbjudande eller eftergift, då byten ofta tyder på en svaghet hos motparten. Tala med den nya förhandlaren i enrum. S.W.O.T.- analys av Byt förhandlare, se bilaga 4. 6.2.9 Tystnad En taktik som kan användas när förhandlingen har strandat är att vara tyst. Det innebär att du inte visar någon respons på vad motparten säger eller gör vilket kan vara mycket effektivt. 18 Fördelar med att vara tyst är att du köper dig tid att tänka. Det kan leda till att motparten känner sig obekväm i situationen och känner då känner sig tvungen att yttra sig. Motparten blir då impulsiv och ge dig den information du behöver. 19 Nackdelen med att vara tyst är om motparten eftersträvar att efterlikna dig och blir också tyst. Risken finns då att förhandlingen avstannar. Motparten vet även inför nästa förhandling vad din taktik innebär och är då mer förberedd inför den förhandlingen. Lättast att motarbeta en tystnad är att avsluta förhandlingen eller att själv välja att vara tyst. Det gäller att acceptera tystnaden och att inte komma med förslag, då det får motparten att yttra sig och därmed återupptas förhandlingen. Det svåraste med taktiken är att kunna vara tyst under en längre tid. 20 S.W.O.T.- analys av Tystnad, se bilaga 5. 6.2.10 Tiger - Team I ett Tiger- Team ingår det specialister inom olika områden som närvarar vid förhandlingen. Specialistkompetens är nödvändig i förhandlingssituationer där nya produkter ska utvecklas. Ett Tiger- Team kan bestå av inköpare, ingenjörer, ekonomer och produktionspersonal. Det är personer som har möjlighet att ändra i kravspecifikationen. Det innebär till exempel att specialisterna förhandlar om produktens uppbyggnad och inköparna koncentrerar sig på pris och villkor. Fördelen med ett Tiger- Team är att det finns olika specialister med vid förhandlingen som är experter på sitt område och vet till exempel vilket material produkten behöver för att hålla en bra 18 Telefonintervju med Sebastian Löfstrand 2010-10-05 19 Telefonintervju med Sebastian Löfstrand 2010-10-05 20 Telefonintervju med Sebastian Löfstrand 2010-10-05 [Skriv text]
kvalité. Att ha en specialist tillgänglig innebär även att han eller hon kan svara på motpartens frågor gällande tekniska frågor om produkten. Nackdelen med taktiken är att det kan vara svårt att samla alla experter i teamet samtidigt för att kunna genomföra förhandlingen. Det finns en risk att förlora förhandlingen genom att bli överkörd av ett Tiger- Team som kommer med expertisutlåtande om produkterna. För att motarbeta taktiken tas ett eget Tiger- Team in i förhandlingen, där experterna får förhandla mot varandra om till exempel produktens kvalitetsnivå. S.W.O.T.- analys av Tiger- Team, se bilaga 5. 6.2.11 Plocka russin Denna taktik är ett förhandlingsdrag som köparen med förödande effekt kan använda mot säljaren. Taktiken går ut på att köparen plockar ut de delar eller villkor i förhandlingen som gynnar köparen bäst. Ett sätt att göra detta är att till exempel att begära offerter från olika leverantörer. Köparen får då in anbud från flera säljare som kan jämföras för att se hur buden skiljer sig från varandra. Vissa säljare är billigare med vissa varor och dyrare med andra. Leverantör A erbjuder något som Leverantör B inte gör och vice versa. Genom att plocka russinen och spela ut dem mot varandra går det att få Leverantör A till att även erbjuda en del av det Leverantör B erbjöd. En nackdel med att spela ut leverantörerna mot varandra är att vissa av dem inte har möjlighet att ta fram ett nytt erbjudande snabbt. Det kan även vara så att de leverantörer som spelas ut mot varandra har kontakt med varandra och synar taktiken. Det föreligger risk att affär uteblir och att leverantörerna inte har ett fortsatt förtroende inför framtida affärer. För att motarbeta taktiken kan leverantören skapa ett paketerbjudande och meddela köparen att det här är allt eller inget. Risken finns dock att leverantören helt missar ordern om köparen inte antar erbjudandet. Leverantören kan även motarbeta taktiken genom att skaffa en bra relation med köparen, då de flesta anser att plocka russin är ett oetiskt förhandlingsdrag. S.W.O.T.- analys av Plocka russin, se bilaga 6. 6.2.12 Den onde och den gode/ Good guy, bad guy Denna taktik innebär att två personer hjälps åt i förhandlingen. Det kan till exempel handla om att chefen kommer in i förhandlingsrummet, ställer krav och är allmänt ohyfsad för att sedan lämna rummet. Den gode kan då gå emellan och erbjuda en bättre lösning för att försöka få medlidande hos [Skriv text]
motparten för att enklare kunna förhandla priser och villkor. 21 Den gode bör spelas av den som är kommersiellt ansvarig, alltså den som ska hantera affärsrelationen i framtiden. Om denna taktik fungerar som planerat kan det leda till att pris och villkor kan förhandlas fram till köparens fördel. Nackdelen med taktiken är att den är relativt enkel att genomskåda vilket kan leda till att förhandlingen avstannar och att förtroendet för motparten sjunker. Om leverantören genomskådar taktiken kan det leda till att han eller hon istället får övertaget. Om du blir utsatt för denna taktik bör du inte jämföra de olika buden eftersom den ondes bud inte är seriöst. Det gäller att hålla fast vid sina argument och sin prisidé och att inte vika sig för motpartens bud. Det bästa sättet att bemöta en motståndare som använder sig av denna metod är att direkt ifrågasätta vad de håller på med. Detta leder ofta till att de känner sig generade och överger metoden. S.W.O.T.- analys av Den onde och den gode, se bilaga 6. 6.2.13 Var tålmodig Denna taktik går ut på att vänta ut motparten. Låt den andra parten hålla i taktpinnen och komma med förslag. Den som är tålmodig har ofta tid att sätta in sig i frågor som kan dyka upp under förhandlingen och även att testa risker. Risken med den här taktiken kan vara att motparten tycker att det går för långsamt och att du inte verkar intresserad av att förhandla, vilket kan leda till att de lämnar förhandlingen. Om motparten skulle använda sig av denna taktik är det bra om tiden som går kan utnyttjas till att sätta sig in sig djupare i ämnet, detta kan leda till ett övertag senare i förhandlingen. Om du tycker att förhandlingen går för långsamt framåt och motparten försöker förhala kan det vara bra att försöka sätta tidsramar så att förhandlingen inte tar onödigt lång tid. S.W.O.T.- analys av Var tålmodig, se bilaga 7. 6.2.14 Extrema krav Att använda sig av extrema krav går ut på att i början av förhandlingen ställa krav som är så extrema att de knappt är realistiska. Förhoppningen med denna taktik är att båda parter ska kunna komma överens genom att gå halva vägen var vilket kan ge ett bättre resultat än vad som från början var planerat. 21 Telefonintervju med Jan Löfstrand 2010-10-07 [Skriv text]
Risken att inte bli tagen på allvar är stor och om motparten vill ha en motivering till kraven måste en realistisk sådan finnas, annars kommer förmodligen kravet förkastas. Om du blir utsatt för denna metod bör du ifrågasätta kraven, be dem motivera varför kraven är så höga och orealistiska. S.W.O.T.- analys av Extrema krav, se bilaga 7. 6.2.15 Ta till storsläggan Denna taktik är väldigt offensiv och går ut på att förhandlaren ställer så många krav som möjligt samtidigt så att motparten blir chockad och inte inriktar sig på sina egna mål och krav. Ett annat alternativ är att ge motparten väldigt mycket information på en gång så att de inte kan skapa sig en uppfattning om vad som är viktigt eller inte. Detta kan leda till att motparten inte kan behålla fokus och ger ett övertag. Om du leverantören använder denna taktik i en förhandling kan det vara bra att ta det lugnt och att be dem rangordna sina krav så att det lättare går att koncentrera sig på de viktigaste. Det kan även vara en god idé att be om en paus och då fundera igenom de krav som motparten angett och fokusera på sina egna krav och mål. S.W.O.T.- analys av Ta till storsläggan, se bilaga 8. 6.2.16 Lämna förhandlingen Den mest effektiva taktiken att använda vid en förhandling är att lämna den. Målet med att lämna förhandlingen är att få igenom dina krav, inte att avsluta den. Motparten ställs inför att faktum, antingen godta förslaget eller att rata det. En stor risk med att lämna förhandlingen är att motparten inte ger med sig och då är förhandlingen slut. Innan taktiken används är det viktigt att det finns andra handlingsalternativ om motparten väljer att avsluta den som till exempel en annan möjlig leverantör. Det är alltså bra att ha alternativ att falla tillbaka på om taktiken misslyckas. En sak som är viktig är att fråga sig om det är värt att lämna förhandlingen, eftersom målet är att komma till ett avslut. Om du blir utsatt för den här taktiken är det viktigt att ha klara mål med förhandlingen. Det är även en bra att ha andra tänkbara alternativ i bakfickan ifall någon utsätter dig för denna taktik. S.W.O.T.- analys av Lämna förhandlingen, se bilaga 8. [Skriv text]
6.2.17 Skivning Skivning är en taktik som många professionella förhandlare ofta använder sig av. Taktiken innebär att förhandlaren istället för att presentera alla krav på en gång, kommer med ett nytt krav så fort de fått igenom det gamla. Du försöker vinna eftergifter i små skivor eftersom den andra parten antagligen skulle förkasta kraven om du lägger fram dem alla på en gång. Taktiken resulterar ofta i att motparten ger med sig på punkt efter punkt eftersom de känner att en överenskommelse är nära förestående. Fördelen med taktiken är att inköparen kan få igenom flera krav eftersom de delas upp. Skivningstaktiken kan motarbetas genom att säga till motparten att du går med på kravet om det är deras sista, annars ber du om en paus där de får sammanställa sina övriga krav. Var beredd på att lämna förhandlingen om de fortsätter med taktiken. S.W.O.T.- analys av Skivning, se bilaga 9. 7. Resultat 7.1 Förhandlingsprocessen I de flesta överenskommelser och avtal har det förekommit någon form av förhandling. En lyckad förhandling leder till lösningar och avtal som skapar ett mervärde för både köpare och säljare. Det innebär att inköpare har stor nytta av att lära sig mer om förhandlingsprocessen och de olika taktikerna, men för att kunna bli en skicklig förhandlare krävs även övning och erfarenhet. En framgångsrik inköpare har förberett sig noga inför en förhandlingssituation. Det är en bra att lägga ungefär åtta gånger mer tid på förberedelsen i förhållande till själva förhandlingen. God planering ger bättre självförtroende, fler handlingsalternativ och färre överraskningar. Innan förhandlingen börjar måste inköparen kartlägga företagets behov, inköpsmål och det önskade resultatet ska fastställas. Målet bör delas upp i delmål som prioriteras för att synliggöra hur viktiga de är i förhållande till varandra. Varje delmål bör också delas in i olika nivåer; det bästa tänkbara resultatet, ett rimligt resultat och det sämsta acceptabla resultatet som ofta kallas BATEF. Genom att prioritera och gradera målen blir det lättare att släppa ett mål av lägre prioritering för att uppnå ett mål med högre. Sedan måste även motpartens behov och mål analyseras för att kunna lägga upp en lämplig strategi. Valet av strategi styrs till stor del av de uppsatta målen och vilka förväntningar som finns på motpartens reaktioner. Om förhandlaren har förberett sig med alternativa lösningar och agerar flexibelt medför detta att förhandlingspositionen blir starkare. [Skriv text]
I början av förhandlingen etableras kontakterna med leverantören och i det stadiet sätts förutsättningarna för hur det sociala samspelet ska se under förhandlingen. När köpare och säljare träffas för första gången är det viktigt att bekanta sig med varandra. Att vara medveten om att människor är olika och beter sig på olika sätt i en förhandlingssituation ger ett övertag. Presentera gärna en dagordning eftersom den part som gör den kan påverka vilken följd olika frågor ska tas upp och på så sätt styra förhandlingen. I fasen för köpslåendet kommer mer information fram och parterna blir mer konkreta, varje part får nu argumentera för sina synpunkter. Det gäller att både ge och ta för att en uppgörelse ska kunna nås, om köparen ger eftergifter måste han eller hon be om något i gengäld. Om en viss punkt på dagordningen tycks leda till ett dödläge är det viktigt att föra över diskussionen på andra mindre viktiga punkter. Om parterna kommit överens i andra frågor är det för det mesta lättare att kompromissa där det tidigare varit problem. Kroppsspråk, minspel och tonfall betyder oerhört mycket, det gäller att utnyttja detta utan att överdriva. Forskare hävdar att den icke-verbala kommunikationen omfattar 90 % av det vi förmedlar där kroppsspråket står för nästan 50 % och tonfallet för knappt 40 %. Orden är alltså av mindre betydelse. I avslutet väljer parterna att enas runt en lösning och i bästa fall nå fram till en uppgörelse. Köparen och säljaren måste vara helt överrens och skriva grundliga och specifika avtal för att undvika framtida konflikter, genom att vara så tydlig och konkret som möjligt. Det är en stor fördel om avtalet skrivs ut och undertecknas i samband med förhandlingen då parterna kan reda ut eventuella missförstånd på plats. Om köpare och säljare skiljs i en god stämning skapas möjligheter för framtida affärer, då båda parter bör vara nöjda med avtalet. 7.2 Förhandlingstaktiker Det finns många olika taktiker som kan användas i en förhandling. Några av dem har vi undersökt i detta arbete. Vilken taktik som ska användas beror mycket på vilka förutsättningar som finns inför förhandlingen. Oavsett vilken taktik motparten använder sig av finns det alltid ett sätt att motarbeta den. För att kunna göra detta behövs kunskap och erfarenhet om de olika taktikerna. Vissa förhandlingstaktiker lämpar sig bättre för kortvariga relationer där företagets eget bästa sätts i fokus och andra passar bättre där långvariga relationer eftersträvas. [Skriv text]
Många av de taktiker vi har undersökt syftar inte till att skapa en win-win situation, utan att skapa så bra förutsättningar för det egna företaget som möjligt oavsett vilka konsekvenser det kan få för motparten. Några av taktikerna är ultimatum, fait accompli, extrema krav, heta potatisar, det är allt jag har, vi är bäst samt den onde och den gode. Ofta används dessa taktiker när relationen med leverantören inte är av större betydelse för företaget. Taktiken ultimatum innebär till exempel att ett bud lämnas till motparten utan intention att förhandla om villkoren. Det finns flera taktiker där en långvarig relation eftersträvas och där parterna är villiga att göra vissa eftergifter för att bibehålla den goda relationen som företaget eftersträvar. I dessa taktiker är det mindre viktigt att bara se till sig själv utan istället se till helheten och komma fram till lösningar som gynnar båda parter. Några av dessa taktiker är till exempel ta sig ur ett dödläge och byta förhandlare. Dessa taktiker är lite mjukare i sin framtoning och fokuserar på att båda parter ska vara nöjda efter förhandlingen, dock inte till vilket pris som helst. Ta sig ur ett dödläge kan används när förhandlingen har strandat, men genom att försöka bryta dödläget och komma med alternativa lösningar kan båda parterna komma fram till en lösning. Olika taktiker innebär olika förhållningssätt, ibland är de mer aggressiva och ibland mer vänliga beroende på vilket förhållande som eftersträvas med motparten och i vilken situation parterna befinner sig i. Finns det ett stort antal leverantörer av en produkt är inköparen inte beroende av att hitta och använda bara en leverantör vilket innebär att en aggressivare taktik kan löna sig. I situationer där det finns ett fåtal leverantörer av produkten måste köparen inta en mjukare framtoning i förhandlingen, eftersom leverantören är viktig för företaget. Vid till exempel en nuvarande relation kan leverantörens missnöje med vår taktik innebära ett avslutat samarbete och höga kostnader för oss köpare då vi måste hitta en ny lämplig partner. Innan en taktik används är det viktigt att tänka igenom de olika risker och konsekvenser den kan medföra. Ett verktyg för att bedöma detta är en S.W.O.T.- analys. Den kan användas till att identifiera, styrkor, svagheter, möjligheter och hot i de olika taktiker som kan vara aktuella att använda i en förhandling. Exempel på hur det kan se ut finns i bilaga 1-9 8. Analys 8.1 Förhandlingsprocessen Alla behöver förbereda sig inför en förhandling men i olika stor utsträckning. Men hur mycket förberedelser behövs? En erfaren förhandlare behöver inte förbereda sig lika mycket som en oerfaren, då den erfarne säkerligen har varit i liknande situationer förut. Omfånget på förberedelsen är mindre om parterna redan har en etablerad relation med varandra. I bästa fall bör det läggas åtta gånger mer tid på förberedelserna än på själva förhandlingen men i verkligheten kan det se annorlunda ut, det är svårt att hitta den tiden i ett stressigt arbetsklimat. [Skriv text]
För att få en så bra position som möjligt i förhandlingen gäller det att skaffa sig kunskap om motparten och att även lägga upp en strategi, men det är viktigt att inte bara fokusera på ett tänkbart scenario utan att ha ett flexibelt tankesätt. I en förhandlingssituation går det aldrig att helt säkert förutse hur motparten ska reagera eller vilken taktik de kommer att använda, men en förhandlare som har förberett sig noga kan agera mer flexibelt och självsäkert då han eller hon vet sina mål och befogenheter. Men vad händer om förhandlingen tar en helt annan riktning än väntat? Det kan vara bra att ta en paus och diskutera med de andra i förhandlingsteamet men det kan även signalera en svaghet hos teamet i motpartens ögon. Alla är inte lämpade att förhandla då en bra förhandlare bör ha stor självinsikt, vara verbal och flexibel. Går det att träna sig till dessa egenskaper eller är det något som vissa har naturligt? Människor är olika då vissa är mer tillbakadragna och försynta medan andra tar för sig och inte är rädda för att ta beslut och då lämpar sig bättre att förhandla. Men vad händer om parternas förhandlare har liknande personligheter? Vid problem i förhandlingen kan konflikten växa och bli större men det kan även resultera i att parterna är av samma åsikt och därför kommer bättre överens. Är det nödvändigt att båda parter blir nöjda med förhandlingen, att det uppstår en win-win situation? I den mån det är möjligt bör en win-win situation efterstävas i alla förhandlingar eftersom en leverantör som verkar oviktig i nuläget för köparen kan bli viktig i framtiden. Men i situationer där det finns en hög konkurrens hos leverantörerna är det ingen anledning för köparen att tillämpa en sådan taktik. Köparen kan istället använda sig av en taktik som mer eller mindre kör över leverantören, win-lose. Vilken taktik ska då väljas? Valet ser olika ut beroende på vilken situation förhandlaren sitter i och hur styrkeförhållandet mellan köpare och säljare ser ut. Om leverantören har övertaget kan köparen arbeta på att skapa en långvarig relation med leverantören för att säkra ett gott samarbete, men om köparen är den dominerande kan det vara bra att skaffa flera leverantörer för att ytterligare öka konkurrensen mellan leverantörerna. Troligtvis är inte alla som förhandlar medvetna om vilka taktiker som finns och hur de ska motarbetas, de flesta har inte den teoretiska kunskapen. Det betyder inte att förhandlaren är mindre duktig utan att han eller hon går mer på känsla och väljer upplägg baserat på erfarenhet. Förhandlaren använder sig alltså ofta av en taktik utan att vara medveten om det. [Skriv text]
Vi vet att kroppsspråket är viktigare än det som sägs, betyder det att det är viktigare att jobba på sitt kroppsspråk än att lägga upp rätt taktik? Ett lämpligt kroppsspråk förenklar samarbetet då förhandlaren ger ett bättre intryck, blir övertygande, verkar trovärdig och får lättare sin vilja igenom. Men ett kroppsspråk som är överarbetat och onaturligt ger en motsatt effekt. 8.2 Förhandlingstaktiker 8.2.1 Fait accompli Fait accompli är en taktik som bör användas mot de leverantörer där relationen inte är prioriterad. Det är ett osmidigt sätt att göra affärer på eftersom hänsyn till eventuella bakomliggande faktorer inte tas till den felaktiga fakturan. Men används den i verkligheten? Självklart händer det att fakturor med belopp som inte överensstämmer med det avtalade beloppet kommer till företag, men i de fall det händer bör parterna istället ta kontakt med varandra för att reda ut eventuella missförstånd. Affärsrelationer bygger på kommunikation och för att inte skapa onödiga konflikter bör orsaken till den felaktiga fakturan alltid undersökas. Om en felaktig faktura kommer till ett företag utan att motparten meddelat detta blir det mer rättfärdigat att betala ett lägre belopp och agera på samma sätt utan att meddela motparten. Taktiken är aggressiv och kan leda till dåligt rykte och att företaget i sig blir mindre attraktivt att göra affärer med. För att förebygga att detta sker är det viktigt med kommunikation mellan båda parter. 8.2.2 Heta potatisar/ hot potatoes Taktiken går ut på att göra egna problem till andras med förhoppningen om att motparten ska lösa eventuella problem som finns. Denna taktik kan användas i de flesta situationer, risken finns dock att motparten ser problemen som en svaghet hos inköparen. Vad händer om taktiken används för ofta? Om taktiken används repetitivt kan motparten snabbt bli trött på att hela tiden få problem presenterade för dem. Om taktiken används för mycket är risken stor att framstå som okunnig, oseriös eller ovillig till att lösa problemen själv. Det kan dock få motsatt effekt då motparten känner sig viktig och delaktig när den får möjlighet att hjälpa till att lösa de problem som finns. Heta potatisar är en aggressiv taktik och om problemen inte kan lösas blir det en förhandlingsdödare. Det behöver inte alltid vara ett riktigt problem som presenteras, men vi anser att det aldrig är bra att ljuga i förhandlingar då konsekvenserna vid avslöjande är för stora. 8.2.3 Ultimatum och Det är allt jag har (Skrämseltaktik) Dessa taktiker är av samma karaktär, då båda är drastiska och går ut på att skrämma motparten så att ett avslut snabbt kan nås. Dessa taktiker är effektiva, men de kräver stor förberedelse då det behövs alternativ ifall motparten inte går med på de krav som ställts. Men vad är det då för skillnad på taktikerna? Ultimatum är den mer extrema av de båda då det är svårt att backa från ett ställt [Skriv text]
ultimatum utan att förlora trovärdighet. Det är allt jag har kan användas på enskilda punkter i en förhandling och dödar på så sätt inte hela förhandlingen om taktiken inte går igenom. Det är allt jag har är lite snällare i sin framtoning än vad ultimatum är och kan användas i alla situationer. Så länge det går att motivera sina krav och villkor är dessa taktiker mycket effektiva. Dessa taktiker är mest effektiva när leverantörerna är beroende av köparen. Det finns dock nackdelar med dessa taktiker, leverantören kan tappa förtroendet för köparen om den upplevs egoistisk och bara fokuserar på sina egna behov. 8.2.4 Ta sig ur dödläge Dödläge är något som uppstår i de flesta förhandlingar då parterna inte kan komma överens. Denna taktik avser att lösa problem och att komma överens. Genom att göra mindre eftergifter som leder till att förhandlingen kan återupptas kan motparten uppfatta detta på olika sätt. Det kan uppfattas som något bra när inköparen erbjuder lösningar till problemet. Köparen visar då att relationen med motparten är viktig och att en långvarig relation eftersträvas. Detta kan dock tolkas som en svaghet av motparten då de känner att de har övertaget i den fortsatta förhandlingen och inte blir rädda för att hamna i ytterligare dödläge. Det är inte bra att stressa fram ett beslut bara för att bryta dödläget då detta kan innebära att företaget inte gynnas. Båda parter måste göra en bedömning av nuläget och avgöra om de ska fortsätta eller avbryta förhandlingarna. Denna taktik kan användas om leverantören är viktig för köparen och när det inte finns några liknande alternativ på marknaden. Hur uppstår ett dödläge? Det kan bero på olika saker som till exempel prestige och stolthet. I en förhandling bör inte egna värderingar blandas in utan fokus bör ligga på företagets bästa. 8.2.5 Bluffa Denna taktik går ut på att lura motparten. Den kan användas i alla situationer men bör undvikas då en relation byggd på lögner kan skapa mycket besvär i framtiden. [Skriv text]
Är det bra att bluffa? Lögner kommer alltid fram till slut och då kan motparten snarast avbryta samarbetet eller omförhandla avtalet. Om taktiken ändå används måste konsekvenserna beaktas då företagets rykte står på spel eftersom det representeras av inköparen. Istället för att använda sig av falsk information kan vita lögner användas där hela sanningen inte berättas. Att medvetet ljuga för sin leverantör är en dålig taktik oavsett vilken relation som finns med leverantören. Om leverantören känner sig lurad efter att ett avtal skrivits kan hela avtalsperioden präglas av att de försöker ta igen det som förlorats genom att utnyttja alla möjliga kryphål i kontraktet. 8.2.6 Vi är bäst Det kan vara bra att påpeka sina styrkor om det sker på rätt sätt, då ges ofta ett positivt intryck på motparten. Genom att ha erfarenhet och vara ödmjuk i sin framtoning inger det respekt hos motparten både i långsiktiga och kortsiktiga relationer. Däremot ger taktiken ofta ett dåligt intryck på motparten om den bara används för att prata om sina tidigare meriter. Taktiken används och fungerar bättre utomlands där det ses som något positivt att berätta om tidigare erfarenheter. I Sverige däremot finns jantelagen, som innebär att vi svenskar inte ska tro att vi är något. I Sverige bör ett mer försiktigt användande av taktiken tillämpas för att inte sticka ut och få motparten att känna sig överkörd. Men blir motparten överhuvudtaget imponerad av gamla meriter? Ofta beror det på hur motparten framhäver sig själv. Om det görs på ett smidigt sätt inger det större respekt hos motparten. Det är viktigt att leva upp till rollen, om motparten får intrycket av att vi är bäst så bör vi ju även vara det. Om leverantören inte bryr sig om köparens tidigare erfarenheter fungerar inte taktiken särskilt bra. Den kan även vara svår att använda i redan befintliga relationer, då motparten troligtvis redan vet dina meriter. 8.2.7 Byt förhandlare Det är en taktik som kan användas när förhandlingen strandat. Den innebär att en ny förhandlare kommer in med nya idéer och att förhandlingen kan få en nystart. Däremot är det inte alltid bra att byta förhandlare då det ofta tar lång tid. Den nya förhandlaren har troligen liknande mål som den första vilket kan förvärra situationen, då motparten kan uppfatta bytet som irriterande. Den nya förhandlaren bör inte gå in och omförhandla det som redan är överenskommet, då det ofta leder till irritation och ett sämre avtal. [Skriv text]
Ibland är det dock nödvändigt att byta förhandlare för att ta sig vidare i förhandlingen. Vid ett byte kan det vara bra att ha tålamod och inte stressa när den nya förhandlaren väljer att börja om med alla tidigare punkter igen och vill omförhandla. Men hur många gånger kan en förhandlare bytas ut? Det är viktigt att inte byta förhandlare mer än en gång. Sker det fler byten kan förhandlingen bli oklar, motparten ser att den har ett övertag i förhandlingen och kan komma att utnyttja detta. Om medlemmarna i förhandlingen är oense om en fråga, kan det vara bra att motparten byts ut så att förhandlingen kan börja om på nytt. Men att en förhandlare byts ut behöver inte alltid ses som positivt. Ofta ser motparten det som ett svaghetstecken. Vem som eventuellt ska efterträda den tidigare förhandlaren bör noga övervägas innan ett byte sker. 8.2.8 Tystnad och Var tålmodig Att vara tyst och samtidigt tålmodig kan skapa bra förutsättningar i en förhandling. Taktikerna är bra då de oftast får motparten att öppna sig och lämna värdefull information som annars kan vara svår att få tag på. Det kan vara svårt att vara tyst. Om båda parter inte vill yttra sig kan det resultera i att förhandlingen strandar. En förhandling där en av parterna använder sig av taktikerna tystnad och att vara tålmodig tar längre tid och risken finns att motparten uppfattar förhandlaren som ointresserad av att göra affärer. Men är det alltid bra att vara tyst? Att vara tyst kan verka märkligt när ingen säger något. Det är lätt att uppfattas som ointresserad då frågorna inte blir besvarade. Använder sig motparten av taktiken gäller det att ha tålamod, ett sätt är att själv använda taktiken och vänta på att motparten yttrar sig först. 8.2.9 Tiger team Ett Tiger Team kan användas när komplicerade produkter ska köpas in och vid utveckling av nya produkter där mycket kunskap krävs. Men ska ett Tiger Team användas i alla situationer? Tiger Team kan användas till exempel när det är en produkt som ska tillverkas eller köpas in som kräver detaljerade specifikationer. I dessa fall är kvalité viktigare än priset. Det bör inte vara för många medlemmar i gruppen då det kan skapa otydliga roller och interna motsättningar kan bildas. Ett Tiger Team bör endast användas vid tillfällen där det handlar om komplicerade inköp, då taktiken tar mycket tid och resurser vilket både kan vara bra och dåligt. Det kan vara svårt att finna tid där alla kan medverka men samtidigt är det viktigt att produkten blir korrekt. [Skriv text]
Men kan förhandlingen stranda om båda parter använder sig av ett Tiger Team? Det bästa kan vara att båda parter använder sig av ett Tiger Team, för då kan experter diskutera med varandra för att få fram den bästa lösningen. 8.2.10 Plocka russin Plocka russin används för att spela ut leverantörerna mot varandra för att få bästa möjliga villkor. Taktiken går ut på att plocka ut de delar som är viktiga för köparen. Däremot ser inte taktiken till helheten vilket kan skapa irritation hos leverantören. Ska taktiken användas mot alla leverantörer? Taktiken kan anses som ett oetiskt förhandlingsdrag om en god relation finns mellan inköparen och leverantören. Risken med plocka russin kan vara att leverantörerna går ihop och bildar en kartell för att motarbeta taktiken om de märker att det förhandlas med flera parter samtidigt. Ibland kan motparten även ställa ett ultimatum genom att erbjuda ett paketerbjudande. Om köparen pressar leverantören för mycket kan det innebära att leverantören gör en förlust och vill därmed inte göra fler affärer i framtiden. 8.2.11 Den onde och den gode När taktiken används är det viktigt att vara väl förberedd och att båda parter kan spela sina roller så bra att det inte finns någon risk för att bli avslöjad. Men vad händer vid ett avslöjande? Leverantören kan tappa förtroendet för köparen och risken finns att förhandlingen avstannar. Om taktiken lyckas och förhandlarna spelar rollerna på ett övertygande sätt och får leverantörens sympati, finns det stora möjligheter att förhandla fram bättre pris och villkor. Kan taktiken vara mer effektiv att använda mot en erfaren förhandlare än en oerfaren? Det kan vara svårt att övertyga en skicklig förhandlare, då de troligtvis har blivit utsatta för taktiken tidigare och därför lätt kan genomskåda den. Det kan dock fungera mot en orutinerad förhandlare som inte varit i denna situation förut. 8.2.12 Extrema krav Den största risken med taktiken är att det blir svårt att gå vidare i förhandlingen om kravet är allt för extremt. Det stora avståndet mellan parternas utgångsläge kan göra det svårt att komma överens. Om de extrema kraven blir ifrågasatta måste köparen kunna motivera sina krav, annars är risken stor att leverantören förkastar kravet och förhandlingen avbryts. Hur reagerar då leverantören på ett extremt krav? Leverantören kan tolka det som att köparen har andra möjliga alternativ. De kan börja fundera över om deras prissättning är alldeles för hög och deras villkor är för hårda. Om så är fallet kan resultatet bli att de sänker sina krav och villkor. [Skriv text]
Taktiken kan användas i många olika situationer, men bör undvikas när alternativa leverantörer är få och köparen är beroende av leverantören. 8.2.13 Ta till storsläggan Ta till storsläggan är en offensiv taktik som används med målet att chocka motparten genom att ställa många krav på samma gång. Leverantören kan då bli förvirrad och tappa fokus på sina egna krav och villkor. Taktiken kan används när köparen känner sig i underläge i förhandlingen, om den då lyckas kan taktiken ge ett övertag i förhandlingen. Men vad händer om leverantören genomskådar taktiken? Eftersom ta till storsläggan är lätt att upptäcka och motarbeta kan leverantören be köparen rangordna sina krav. Risken blir då att köparen förlorar det övertag som eftersträvades. En erfaren inköpare som sitter i förhandling med en oerfaren förhandlare kan kombinera taktiken med ett tufft och självsäker sätt och då är chansen stor att förhandlaren kan köra över den mer oerfarna motståndaren. 8.2.14 Lämna förhandlingen I likhet med taktiken ultimatum gäller det att vara väl förberedd på konsekvenserna om motparten inte går med på de ställda kraven och villkoren. Hur reagerar leverantören om köparen lämnar förhandlingen? Leverantören kan tro att köparen har ett bättre bud från någon annan eftersom de är redo att lämna förhandlingen. Detta kan leda till att leverantören tänker över sina krav och ändrar dem till förmån för köparen. Men vad händer om leverantören inte antar det förslag som gällde innan köparen lämnade förhandlingen? Om leverantören inte godtar förslaget kommer det att resultera i att förhandlingen avslutas och inget avtal skrivs. Det kan vara svårt för köparen att återvända till förhandlingen om leverantören inte bjuder in till fortsatta diskussioner. Det krävs att den som lämnar förhandlingen har ett eller flera handlingsalternativ om taktiken skulle misslyckas. Det är effektiv taktik om den lyckas då köparen får igenom sina krav, villkor och ett avtal kan skrivas. I vilka situationer ska taktiken användas? Taktiken fungerar i alla situationer, men om ett långvarigt samarbete och en bra relation med leverantören eftersträvas bör köparen noga överväga riskerna med taktiken innan den används. 8.2.15 Skivning Syftet med taktiken är att dela upp förhandlingen i mindre skivor. Om köparen tror att sannolikheten till att leverantören går med på samtliga krav bör ett krav i taget presenteras. Så fort ett krav har [Skriv text]
förhandlats fram ställer köparen ytterligare krav tills alla har drivits igenom. Troligtvis får köparen igenom fler krav än om alla hade ställts på en gång eftersom leverantören får intrycket av att det är det sista kravet köparen vill få igenom. Men vad händer om motparten genomskådar taktiken? Risken finns att leverantören blir irriterad och kräver att köparen lägger fram alla sina resterande krav för att kunna sammanställa och värdera dem. Taktiken är tidskrävande och relativt lätt att upptäcka. Men om förhandlaren är skicklig och lurar motparten att gå med på krav efter krav kan det resultera i bra priser och villkor. 9. Slutsats 9.1 Förhandlingsprocessen Vi anser att alla behöver förbereda sig inför en förhandling. Ii bästa fall bör det läggas åtta gånger mer tid på förberedelserna än själva förhandlingen. Även rutinerade förhandlare bör förbereda sig väl då det är omöjligt att förutse vilken taktik motparten kommer använda sig av och hur de kommer reagera. Därför är det väsentligt att skaffa sig en bra bild av motparten och att sätta upp mål, delmål och BATEF för att kunna agera flexibelt. Vi anser att en bra förhandlare bör vara självsäker, verbal, flexibel och inte rädd för att ta beslut. Dessa egenskaper har vissa naturligt men de flesta måste träna och skaffa sig erfarenhet för att vara framgångsrika. Inför en förhandling bör kroppsspråket tänkas över, eftersom det uttrycker mer än vad vi faktiskt säger. Om kroppsspråket används på rätt sätt kommer det innebära att förhandlaren ger ett bättre intryck och det blir lättare att få igenom sin vilja, men ett överarbetat kroppsspråk kan ge motsatt effekt. När parterna har enats runt en lösning tycker vi det är viktigt att skriva ett avtal som är tydligt och konkret så att framtida missförstånd undviks. Det är en stor fördel om avtalet skrivs ut och undertecknas i samband med förhandlingen. För att skapa möjligheter för framtida affärer bör köpare och säljare skiljas i en god stämning och båda parter bör vara nöjda med avtalet. 9.2 Förhandling Att använda sig av en förhandlingstaktik skapar en bra förutsättning för att lyckas i en förhandling. Många anser att förhandlarna alltid bör sträva efter en situation där båda parter är nöjda, en så kallad win-win situation. Vi har dock kommit fram till att de flesta av taktikerna vi har undersökt [Skriv text]
inte går att använda sig av i en sådan situation. De går oftast ut på att vara aggressiv för att få ett övertag i förhandlingen och då skapas istället en win-lose situation. De aggressivare taktikerna passar därmed bättre i kortsiktiga relationer med leverantörerna. En nackdel med att använda en win-lose taktik är att leverantörer som köparen tycker är oviktiga i nuläget kan bli viktiga i framtida affärer. De leverantörer som känt sig överkörda i en förhandling vill troligtvis inte göra affärer med köparen i framtiden eller utnyttja tillfället för att ge igen. Vi anser att förhandlarna ska vara försiktiga i användandet av vissa taktiker och alltid först och främst eftersträva en win-win situation. Vi anser att inga av de förhandlingstaktiker vi undersökt ska användas återkommande i en förhandling. När samma taktik används om och om igen i förhandlingar, tas taktiken inte på allvar från leverantören. De lär sig vilken taktik som ska används och blir då mer förberedda på nästa drag. Vi tycker det är viktigt att inte bara använda sig av bara en taktik i en förhandling. Det är bra att kunna vara flexibel och att kombinera taktikerna. Att variera sitt val av taktiker tror vi ger större möjlighet att påverka förhandlingens utgång. Vilken taktik som ska användas i en förhandling beror på vilken situation köparen befinner sig i. Vi anser att användandet av Kraljic s matris är bra för att se vilken taktik som ska användas i vilken situation. 9.2.1 Fait accompli Vi tycker att taktiken är riskabel att använda i alla situationer. Det är viktigt att först väga för- och nackdelar av användandet. Vi anser att det inte är en bra taktik men i vissa fall används den ändå. Om köparen dock vill använda sig av taktiken, ska den användas i situationer där det finns många alternativa leverantörer. Istället för att använda taktiken vore det bättre att ta kontakt med leverantören för att se om problemet går att lösa på annat sätt. [Skriv text]
9.2.2 Heta potatisar/ hot potatoes Vi tycker att heta potatisar kan användas i alla situationer men vi rekommenderar att taktiken bara används en gång mot samma leverantör. Risken finns att leverantören tröttnar på att lösa köparens problem. 9.2.3 Ultimatum och Det är allt jag har (skrämseltaktik) Att ställa ett ultimatum är riskabelt då det inte går att ta tillbaka sina krav. Vi anser att taktiken bör användas när det finns flera alternativa leverantörer att välja bland och där långsiktiga relationer inte eftersträvas. Då det endast finns ett fåtal leverantörer bör denna taktik användas mer försiktigt eller inte användas alls. Det är allt jag har påminner mycket om ultimatum men skillnaden är att den används vid enskilda punkter i förhandlingen. 9.2.4 Ta sig ur ett dödläge [Skriv text]
Den här taktiken är väldigt användbar och vi tycker att den kan användas i alla situationer eftersom en överenskommelse alltid eftersträvas i en förhandling. Dock bör hänsyn tas till om det är värt att fortsätta förhandlingen eller om det vore bättre att byta leverantör. 9.2.5 Bluffa Väldigt riskabel taktik där avslöjande av bluffen leder till tappad trovärdighet. Vi anser att denna taktik bör användas vid kortsiktiga relationer med leverantörer som det finns många andra alternativ till. Vid långsiktiga relationer bör den inte användas då det kan skada samarbetet mellan parterna. I allmänhet tycker vi att taktiken ska användas med stor försiktighet då en lögn alltid avslöjas förr eller senare. 9.2.6 Vi är bäst! [Skriv text]
Vi är bäst är en taktik som kan användas i nya relationer för att sätta sig i respekt hos motparten. Taktiken kan användas i alla situationer om en ödmjukare framtoning används. Vi tycker att vi i Sverige inte ska använda oss för mycket av taktiken, där risken med jantelagen gör att köparen kan uppfattas som dryg och irriterande. 9.2.7 Byt förhandlare Taktiken att byta förhandlare är bra och effektiv i de fall förhandlingen strandat. Den kan användas i alla situationer men hänsyn bör tas till om det är värt att byta förhandlare och börja förhandla igen, eller om en annan leverantör ska kontaktas istället. Nackdelarna är att leverantören kan bli irriterad och förhandlingen kan ta längre tid att slutföra. Vi anser att det finns fler fördelar än nackdelar med denna taktik. 9.2.8 Tystnad och Var tålmodig Dessa taktiker är effektiva metoder som kan användas i alla situationer för att få ut så mycket information från motparten som möjligt. Vi anser att det finns få risker med användandet och rekommenderar dessa taktiker. 9.2.9 Tiger team [Skriv text]
Tiger team är bra att använda vid förhandling av nya och komplicerade produkter med få leverantörer. Vi anser att det inte finns några risker med taktiken. Det är inte resursmässigt försvarbart att använda taktiken vid de andra situationerna. 9.2.10 Plocka russin Vi tycker att plocka russin ska användas i situationer med många leverantörer där möjligheten att spela ut dem mot varandra finns. Om taktiken används finns risken att leverantörerna tröttnar och kommer överens med varandra om vilka prisnivåer de ska ha för att förebygga att du som inköpare inte ska kunna spela ut dem mot varandra. Vid situationer med få leverantörer är möjligheten att spela ut leverantörerna mot varandra begränsade och konsekvenserna av att göra en leverantör upprörd blir större. 9.2.11 Den onde och den gode [Skriv text]
Denna taktik är riskabel och vi anser att den inte bör användas i någon situation. Taktiken är lätt att genomskåda och enkel att motarbeta. Vi tycker att taktiken känns förlegad och att användningsområdena är väldigt begränsade. 9.2.12 Extrema krav Taktiken extrema krav är offensiv och vi anser att den ska användas vid situationer där det finns många alternativa leverantörer. I situationer där köparen är beroende av leverantören bör den inte användas. När extrema krav ställs hamnar parterna långt ifrån varandra i den inledande fasen av förhandlingen. Detta kan medföra att det blir svårt för parterna att komma överens om en lösning, vilket kan leda till att förhandlingen avbryts. 9.2.13 Ta till storsläggan Vi anser att taktiken kan användas i alla situationer då den inte innebär någon större risk att förhandlingen ska stranda. Det värsta som kan hända är att leverantören vill att kraven rangordnas. Konsekvenserna av att använda taktiken är få och har ingen större inverkan på den fortsatta förhandlingen. Vi tycker att det är en användbar taktik men att den är lätt att motarbeta. 9.2.14 Lämna förhandlingen [Skriv text]
Lämna förhandlingen är en effektiv taktik som lämnar ett starkt intryck på motparten. Vi rekommenderar att taktiken ska användas, men bara om det finns andra handlingsalternativ eftersom risken med taktiken är stor. 9.2.15 Skivning Vi anser att skivning är en taktik som kan användas i alla situationer, med liten risk. Möjligheten till att få igenom sina krav ökar om motparten bara ser en del i taget och inte helheten. [Skriv text]
Bilaga 1; 143
Bilaga 2;
Bilaga 3;
Bilaga 4;
Bilaga 5;
Bilaga 6;
Bilaga 7;
Bilaga 8;
Bilaga 9;