Bilaga till Rektorsbeslut nr: 115 Datum: 2017-06-07 Dnr: 2017/3408-1.1 Checklista för klargörande av roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet Chefers övergripande miljöansvar framgår av universitetets delegationsordning (Dnr ST2017/812-1.1) och rektorsbeslut Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet (Dnr 2017/xx-xx:). I denna checklista klargörs och definieras uppgifter, ansvarsfördelning och befogenheter för miljöledningsarbetet. Den är ett stöd för chefer och anställda i detta arbete. Rektor Rektor är ansvarig för och beslutar om Linnéuniversitetets miljöledningssystem. Därmed ansvarar rektor för delegation av miljöansvar till samtliga nivåer i organisationen. Rektor ansvarar även för att universitetsgemensamma rutiner och anvisningar följs samt att fastställda hållbarhetsmål uppnås och att handlingsplanen genomförs. Rektor ska försäkra sig om att kraven på miljöledningssystemet är upprättade, införda och underhållna i enlighet med ISO 14001:2015 standard. Dekan Dekan ansvarar för att leda och årligen följa upp arbetet med hållbar utveckling och miljöledningssystem. Det innebär att dekanen ansvarar för att: i samverkan med koordinatorerna för hållbar utveckling sammanställa och analysera institutionernas checklista för efterlevnad av miljölagstiftning. sammanställa och analysera uppföljning av genomförda aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i institutionernas verksamhetsplaner och aktivitetslistor. sammanställa och analysera institutionernas återrapportering avseende hållbarhetsmål och handlingsplan. Prefekt Prefekt beslutar om miljöledningssystemet på institutionsnivå. Det innebär att prefekten/motsvarande 1 ansvarar för att: bemanna funktioner för miljöhänsyn och miljöledningsarbete. 1 Programchef för Fojo respektive Polisutbildningen
Sida 2 (6) säkerställa att varje person, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning. integrera hållbar utveckling i utbildning på grundnivå och avancerad nivå. tillämpa universitetets gemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det löpande/operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning. utifrån universitetets Hållbarhetsmål och handlingsplan 2016-2018, planera, genomföra och följa upp aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i institutionens verksamhetsplan eller i en aktivitetslista. ansvara för att institutionen deltar i miljörevisioner enligt universitetets miljörevisionsplan. följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplan och aktivitetslista. rapportera enligt universitetets rutin för efterlevnad av miljölagstiftning. ansvara för institutionens avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning och hållbar utveckling. på begäran årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet samt till dekan. säkerställa en årlig inventering av institutionens kemikalier i KLARA. Prefekten ansvarar även för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys inom miljöledning/hållbar utveckling följs inom institutionen. Därför bör prefekten fördela nedanstående arbetsuppgifter på relevanta funktioner: vara prefektens stöd i arbetet med miljöledning och hållbar utveckling och rapportera till denne hur miljöledningsarbetet fortlöper. samordna det operativa arbetet med miljöledning och hållbar utveckling inom institutionen. årligen redovisa institutionens arbete med miljöledning och hållbar utveckling. kommunicera arbetet med miljöledning och hållbar utveckling till institutionens medarbetare och studenter.
Sida 3 (6) samordna avvikelse-/incidentrapporteringen vid institutionen. planera, samordna och ta fram underlag för miljörevisioner. Kanslichef Dekanerna delegerar till kanslicheferna efter särskild mall. Kommittén för hållbar framtid 2 Kommittén för hållbar framtid ansvarar för att: ge strategisk rådgivning till universitetsledningen och vara dess stöd inom miljöfrågor. utarbeta förslag vid revidering av policy för hållbar utveckling, hållbarhetsmål och handlingsplan. planera och genomföra utbildning inom miljö och hållbar utveckling. Universitetsförvaltningen Universitetsdirektör Universitetsdirektören är ansvarig för miljöledningssystemet i universitetsförvaltningen vilket innebär att: klargöra roller, ansvar och befogenheter för miljöledningsarbete i universitetsförvaltningen. se till att resurser anvisas till miljöledningsarbetet. bevaka att universitetets policy för hållbar utveckling beaktas. säkerställa att varje person på universitetsförvaltningen, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning. tillämpa universitetets gemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det löpande/operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning. bevaka att universitetsgemensamma rutiner och anvisningar samt gällande lagstiftning inom miljöområdet följs. planera, genomföra och följa upp uppdrag till universitetsförvaltningen i Hållbarhetsmål och handlingsplan 2016-2018. 2 För information om kommitténs uppdrag och sammansättning, se Rektorsbeslut nr 217 (Dnr 2016/5697-1.3).
Sida 4 (6) ansvara för att universitetsförvaltningen deltar i miljörevisioner enligt universitetets miljörevisionsplan. årligen följa upp universitetets betydande miljöaspekter. följa upp de uppdrag som ges till gemensamma förvaltningen i universitetets gemensamma Hållbarhetsmål och handlingsplan 2016-2018. rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning. ansvara för universitetsförvaltningens avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning och hållbar utveckling. årligen ha en genomgång med koordinatorerna för hållbar utveckling av årets resultat samt sprida resultaten till förvaltningens medarbetare. årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet. Universitetsledningens kansli har ett särskilt uppdrag att stödja rektor och övriga chefer i att bygga upp, upprätthålla och dokumentera Linnéuniversitetets miljöledningssystem. I kansliets uppdrag ingår att rapportera till universitetsledningen om det systematiska miljöarbetets prestanda och föreslå förbättringar. Universitetsledningens kansli ansvarar även för att ta fram, fastställa och revidera styrdokument som ska fastställas av rektor. Kansliet ska följa upp miljöaspekter och att miljöledningssystemet upprätthålls i överensstämmelse med kraven i ISO 14001:2015. Koordinatorer för hållbar utveckling rapporterar löpande till universitetsledning om resultat och problem i miljöarbetet. Sammantaget ansvarar universitetsledningens kansli för att: driva, utveckla och implementera miljöledningssystemet enligt ISO 14001:2015 och Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. kartlägga direkta och indirekta miljöeffekter som verksamheten kan ge upphov till. samordna arbetet med att uppnå fastställda miljömål samt vara ett stöd till i arbetet med aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling. utarbeta förslag till regler och rutiner för miljöarbetet.
Sida 5 (6) utarbeta universitetets miljörevisionsplan, planera miljörevisioner samt bistå i miljörevision. vara ett centralt stöd för verksamhetens egenkontroll vad avser miljö. sammanställa och analysera fakulteternas checklistor för efterlevnad av miljölagstiftning. uppdatera universitetets laglista inom miljöområdet och sprida den. se till att universitetets avvikelse- och incidentrapportering fungerar. bistå med underlag för miljöarbetet. informera om universitetets miljöprestanda internt och till omvärlden. redovisa resultaten av miljöarbetet samordna universitetets kontakter med miljömyndigheter. säkerställa att rekrytering och utbildning av interna miljörevisorer. Universitetsbiblioteket Överbibliotekarien (ÖB) beslutar om miljöledningssystemet på universitetsbiblioteket (UB). Det innebär att ÖB ansvarar för att: klargöra roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom UB. säkerställa att personer, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning. tillämpa universitetsgemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning. utifrån universitetets gemensamma Hållbarhetsmål och handlingsplan 2016-2018, planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i UB:s verksamhetsplan. ansvara för att UB deltar i miljörevisioner. följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen eller aktivitetslistan och en gång per år skicka in dessa till koordinatorerna för hållbar utveckling. följa upp de uppdrag som ges till UB. rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning. ansvara för UB:s avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling. årligen lämna underlag till hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet. ÖB ansvarar, förutom ovanstående, för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys inom miljöledning/hållbar utveckling följs inom UB.
Sida 6 (6)