Patientsäkerhetsberättelse för Norrköping Psykiatri Nytida År 2014 Datum och ansvarig för innehållet 2015-03-19 Fredric Tesell
Sammanfattning Norrköping Psykiatri bedriver omsorg för personer med bl.a. funktionsnedsättning, där man är beviljad beslut. De personer som bor och vistas på Nytidas verksamheter har biståndsbeslut enligt Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS). På våra fyra enheter: Kapellhorvan (Bredg. 24), Mathilda Jungstedts gata 129, Sandbyhovsgatan 5-7 och S:t Olofsgatan 32 har vi under 2014 arbetat med att utveckla vårt kvalitetsarbete, på ett övergripande plan för att på ett tryggt och säkert sätt arbeta så att de som bor hos oss ska trivas och känna att vi finns till för dem och att de får den hjälp de behöver. Q-maxit är ledningssystemet för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Nytidas ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Nytida ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. Beskrivning av hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under året 2014 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen. Kvalitetsutvecklaren ansvarar för att patienterna får en säker och ändamålsenlig vård och behandling av god kvalitet. Det innebär att kvalitetsutvecklaren ser till att det medicinska omhändertagandet tillgodoser 2
kraven på hög patientsäkerhet och god kvalitet. Kvalitetsutvecklaren utarbetar och beslutar om riktlinjer och följer upp att de efterlevs. Kvalitetsutvecklaren upprättar och utvärderar kvalitetssystemet för hälso- och sjukvården. Kvalitetsutvecklaren arbetar fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet. Verksamhetschefen på våra enheter ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och kostnadseffektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller de krav kvalitetsutvecklaren ställer utifrån att den enskilde ska tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Vår legitimerade sjuksköterska följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att omvårdnadsåtgärder utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. Beskrivning av hur patientsäkerhetsarbetet följs upp och utvecklas genom egenkontroll Egenkontroll har genomförts två gånger under 2014, maj och november. Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerad personal och till viss del övrig personal. Frågorna besvaras i Q-maxit som är det interna kvalitetssystemet. Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för kvalitetsutvecklaren inför våra diskussioner med denne samt att vi går igenom egenkontrollen med kvalitetsutvecklaren. Förbättringsområden läggs in i en förbättringslogg för respektive enhet. Kvalitetstillsyn genomförs årligen av kvalitetsutvecklaren. Kvalitetstillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. Nytt var 2013 att vi införde kvalitetssamtal på våra enheter och då är det verksamhetschefen som haft samtal med alla medarbetare. Syftet med kvalitetssamtal är att alla medarbetare ska kunna komma till tals och tycka till hur vi ska kunna förbättra vår verksamhet, samt lyfta fram det vi är bra på så 3
vi kan använda oss av det på alla enheter. Fortsättningsvis kommer kvalitetssamtal hållas med samtliga medarbetare två gånger per år. Samverkan Samverkan med uppdragsgivare I Norrköping har vi regelbunden samverkan med kommunen gällande ansvar i uppdraget, kvalitetsuppföljningar, gemensamma utbildningar och uppföljningar runt den boende. Under 2010 startades en samverkansgrupp på ledningsnivå kommun-landsting. Nu finns en aktiv boendesamverkansgrupp och en fritidsgrupp med aktiviteter för de boendes välbefinnande. Nu pågår även samverkan kring kognitiva hjälpmedel i våra verksamheter. Under 2011 påbörjades rehabiliteringsnivåbedömningar ute på våra enheter och under 2014 så pågick rehabiliteringsinsatser och de boende som valt att inte te emot dessa insatser tillfrågas regelbundet. Läkarsamverkan På våra enheter här i Norrköping har det varit flera samverkansmöten med psykiatrin för att öka säkerheten på vårdkvalitet. Samverkan sker kontinuerligt vid planerade och oplanerade patientbesök hos läkare, vuxenpsykiatriska kliniken och vårdcentraler. Samverkan med patient och närstående Vi har en pågående samverkan med pensionärsorganisationer samt andra intresseorganisationer. Nytidas kundombudsman finns tillgänglig för råd och stöd och information hur de boende och närstående/företrädare kommer i kontakt med den personen finns på alla enheter. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med patient/boende och närstående. Vid planerade vårdmöten är ofta viktiga personer runt den boende med. Vid planerade anhörigträffar bjuder boendet på fika och information om verksamheten. Varje år skickas informationsbrev till anhöriga och företrädare om verksamheten och möjligheten att lämna synpunkter/klagomål. Även vår sjuksköterska har ibland kontakt med anhöriga om den boende samtycker. 4
Avvikelsehantering i Norrköping sker genom dokumentation i eget datasystem och till kommunens MAS skrivs blankett ut i pappersform och skickas till medicinskt ansvarig sjuksköterska Ingalill Ringborg. Akut händelse av vikt rapporteras direkt till MAS av vår sjuksköterska Martin Gustafsson eller verksamhetschef Fredric Tesell. Avvikelser följs upp på personalmöten och diskuteras, eventuellt skrivs ny rutin för att undvika att händelsen upprepas. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Legitimerad personal har tillsammans med omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån patientens pågående hälso- och sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. I Norrköping kontaktar boendestödjaren (mentalskötare/undersköterska) vår sjuksköterska och ibland även verksamhetschefen för råd/konsultation. Vår sjuksköterska är synlig och vi har alltid en sjuksköterska tillgänglig på telefon. På våra enheter samlar boendepersonalen frågor som oftast kan vänta tills den dagen/dagarna hon kommer på besök. Om det uppstår problem som kräver ett snabbare ingripande kontaktas den ansvariga sjuksköterska direkt på telefon så att en handlingsplan kan utarbetas. Åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten Vi genomför riskanalyser på våra enheter för att snabbt upptäcka potentiella risker samt kunna hantera problem på ett bra sätt direkt när dom uppstår. MAS har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. MAS har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. 5
Beskrivning av hur risker för vårdskador har hanterats i verksamheten Kvalitetsutvecklare har under 2012-2013 reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. Kvalitetsutvecklare har under året tydliggjort vikten av tidig rapportering vid eventuell risk för vårdskada för att påbörja snabb utredning och upprätta krav på åtgärder och handlingsplan. Kvalitetsutvecklare har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet har befogenhet att besluta om kvalitetshöjande åtgärder. På våra enheter följer vi regelbundet upp avvikelser och ibland upprättas handlingsplaner runt den boende för att säkra upp. Gruppchefen skriver protokoll vid personalmöten och viktiga mål aktiveras i en förbättringslogg, som är en del i vårt ledningssystem. Även sjuksköterska involveras om avvikelsen berör hälso- och sjukvårdslagen. Rapportering av händelser/avvikelser Alla medarbetare har kunskap om Nytidas avvikelsehantering och hantering av fel och brister och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När avvikelsen bedöms allvarlig rapporteras detta direkt till verksamhetschefen som i sin tur tar ställning om överordnad chef och uppdragsgivaren ska informeras omedelbart. Om det är en allvarlig hälsooch sjukvårdsavvikelse tas direkt kontakt med MAS/kvalitetsutvecklare. Här i Norrköping skrivs avvikelsen av den som upptäcker den, sedan meddelas vår sjuksköterska då det oftast handlar om medicinavvikelser, 6
även verksamhetschefen är involverad, även vid händelse som är mindre allvarlig. Alla avvikelser styrs via mail inboxen och hanteras i kvalitetssystemet. Vid allvarlig händelse kontaktas Ingalill Ringborg (MAS) direkt. Hantering av klagomål och synpunkter Alla medarbetare har kunskap om Nytidas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschefen och legitimerad personal informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. Detta är ett ständigt förbättringsområde hos oss och sedan 2011 har vi regelbundet informerat våra boende vid våra boendemöten (husmöten). Anhöriga och företrädare har fått information både muntligt och i pappersform om möjligheten att lämna synpunkter/klagomål. 7
2013 2014 Allvarliga hälso- och sjukvårdsavvikelser 1 0 (faktiskt tal) Antal avvikelser 32 31 (faktiskt tal) Antal Lex Maria anmälningar 0 0 (faktiskt tal) Klagomål som gäller hälsooch sjukvård 0 st 0 st Nytida Fredric Tesell Verksamhetschef 8
9
10