Nya kvittensformulär I samband med de nya rutinerna har det kvittensformuläret som tidigare använts av Pia Nilsson vid överlämning av datorer och mobiler anpassats därefter (se bild). Nedan följer fyra typiska exempelfall för att beskriva hur formuläret ska fyllas i. Det är inte kompletta rutinbeskrivningar som ovan utan fokus i dessa beskrivningar ligger på själva ifyllandet av formulären. I samtliga fall ska den som besitter objekten fylla i formuläret med så mycket information som det är möjligt. Det är obligatoriskt att i objektlistan (* på bilden) förse med objektens IUF-nummer, benämning och serienummer eller IMEI-nummer om en sådan finns (t.ex. iphones och ipads). Alla objekt med IUFnummer (och endast dessa) som ska åtgärdas måste anges. 1. Utcheckning av nybeställda objekt 1. KTH IT-Support fyller utöver del 1 och objektlistan, även i del 3 och del B ifall dessa är kända på förhand. 2. Vid överlämningen signerar den som tar emot objekten del 3, och KTH IT-Support signerar del B. Observera att om någon annan än den som kvitterar ut objekten ska ha dem, måste en flyttanmälan (enligt proceduren 3. Anmälan av flytt mellan anställda ) skickas in. 3. Mottagaren och KTH IT-Support behåller var sitt eget exemplar av den påskrivna kvittensen.
2. Beställning av destruktion fylla i och signera del 2. 2. Vid överlämning av objekten fyller KTH IT-Support i och signerar del A. Det spelar ingen roll om vem på UF som hanterar överlämningen så länge detta annonseras i förväg av beställaren via ärendet. 3. Mottagaren och KTH IT-Support behåller var sitt exemplar av den påskrivna kvittensen.
3. Anmälan av direkt flytt mellan anställda fylla i och signera del 2. Den som tar emot objekten måste signera del 3. 2. Ärendeägaren hos KTH IT-Support (den som registrerar flytten) signerar del B av det inskickade formuläret och mailar tillbaka ett exemplar till beställaren från samma ärende.
4. Anmälan av flytt med lagring hos KTH IT-Support fylla i och signera del 2. Man kan även fylla i del 3 om mottagaren är känd i förväg (men denne måste signera vid uthämtningstillfället). 2. Vid inlämning av objekten fyller KTH IT-Support i och signerar del A. Det spelar ingen roll om vem på UF som hanterar överlämningen så länge detta annonseras i förväg av beställaren via ärendet. 3. Mottagaren och KTH IT-Support behåller var sitt exemplar av den påskrivna kvittensen. 4. Vid anmälan av uthämtning kompletterar KTH IT-Support del 3 (ifall detta saknades vid inlämningen) och del B i formuläret. 5. Vid överlämningen signerar den som tar emot objekten del 3, och KTH IT-Support del B. Observera att om någon annan än den som kvitterar ut objekten ska ha dem, måste en flyttanmälan (enligt proceduren 3. Flyttanmälan utan lagring ) skickas in. 6. Mottagaren och KTH IT-Support behåller var sitt exemplar av den påskrivna kvittensen.
5. Anmälan av flytt mellan avdelningar För anmälan av flytt mellan avdelningar finns nu ett nytt formulär UF-Överföring baserad på formuläret för flytt mellan skolor. Flytten anmäls till KTH IT-Support enligt rutinen för flyttanmälan och kan i detta fall göras av antingen den säljande eller köpande chefen. När flytten sker i samband med att innehavaren av hårdvaran byter avdelning räcker detta formulär. Om hårvaran också byter innehavare måste även en flyttanmälan (enligt proceduren 3. Anmälan av flytt mellan anställda ) göras. Kontaktperson kan vara andra än de chefer som anmäler flytten och attesterar den interna flytten, men det ska givetvis vara personer som kan svara på frågor om de aktuella objekten.