Projektplan Handlingsplan för digitalisering WSP Sverige AB, Avd Telekom
1 (11) Projekt: Handlingsplan digitalisering Sundsvall kommun ID-nr/dnr 6T Huvudprojekt ID-nr/dnr 6T Delprojekt: ID-nr/dnr 6T Beställare: IT Direktör Linda Gustavsson Version: A Skriven av: xxxx Datum 2016-11-25 Godkänd av: xxxx Datum 2016-11-25 Projektwebbplats: 6T
2 (11) Innehållsförteckning 2 Inledning 3 2.1 BAKGRUND 3 2.2 VERKSAMHETENS ÖVERGRIPANDE MÅL OCH STRATEGIER 4 3 Mål 4 3.1 EFFEKTMÅL 4 3.2 PROJEKTMÅL 5 4 Avgränsningar 5 5 Utgångspunkter 5 6 Beroenden 5 7 Påverkan 6 8 Risker 6 9 Aktivitets- och tidsplan 6 10 Resurser 9 11 Organisation och roller 9 12 Budget 10 13 Metodik 10 14 Kommunikation 10 15 Kvalitetssäkring 10 16 Dokumenthantering 10 17 Ändringshantering 11
3 (11) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutinstans 1.0 2016-09-25 Projektdirektiv Handlingsplan för digitalisering Koncernstaben 2 Inledning 2.1 Bakgrund Sundsvalls kommun har goda erfarenheter i sitt arbete med verksamhetsutveckling med hjälp av IT. Detta har resulterat i flera utmärkelser, bland annat E-Diamond award för bästa e-tjänst inom offentlig verksamhet och Guldtrappan för hur vi använder digitala läromedel inom skolan. Vi har också satsat på att skapa förutsättningar för verksamheten genom en väl utbyggd infrastruktur. Som stöd i detta har vi IT-strategin vars målbild är Enkla, flexibla och tydliga IT-tjänster som beslutades av kommunfullmäktige 2011. IT-strategin återrapporterades nyligen till kommunfullmäktige, bilaga 2. Där framgick det genom en utvärdering i SKLs verktyg e-blomlådan att vi har en väl utvecklad infrastruktur men där medborgarna hittills inte har fått ta del av resultat genom IT som möjliggörare och en digitaliserad välfärd. IT-strategins roll är att fungera som ett vägledande stöd till verksamheterna men där verksamheterna själv prioriterar och avgör på vilket sätt de ska använda IT. På lokalpolitisk arena finns ett intresse men där ansvaret gärna läggs på tjänstemansorganisationen som sakkunniga. En motion om att införa digitalisering som ett mål i koncernstrategin RIKARE inkom 2015-05-17 (KS-2015-00891) kommunfullmäktige beslutade att avslå motionen. Koncernstaben skrev i motionsvaret att koncernstaben ber att få återkomma i ett särskilt ärende gällande handlingsplan för digitalisering. Detta projekt avser leverera förslag till handlingsplan för digitalisering för beslut i kommunfullmäktige. Till detta finns det också många initiativ på nationell arena bland annat SKLs Smartare välfärd men även inom länet med Regional digital agenda och projektet esamverkan. Men vi behöver en tydligare och mer konkret målbild kring vad vi vill vi åstadkomma genom IT och digitaliseringens möjligheter på Sundvalls kommun. Sundsvalls kommun står inför demografiska utmaningar där kommunens innevånare blir allt äldre och skatteunderlagen minskar men där efterfrågan på kommunens välfärdstjänster ökar. Inom verksamhetsområden
4 (11) för vård och omsorg kommer man stå inför utmaningar för att rekrytera kompetens till kommunen. Vi kan konstatera att världen förändras på många olika sätt i en snabb takt. Digitaliseringen är enligt regeringen den enskilt största förändringsfaktorn i vår tid och påverkar hela samhället. 2.2 Verksamhetens övergripande mål och strategier Rikare Sundsvalls kommuns strategi för ökad konkurrenskraft, förnyelse och hållbar tillväxt heter RIKARE. Där R står för Relationer, I står för Infrastruktur, K står för Kompetens, A för attraktivitet, R för region och E för Effektiv kommun. Den hållbara tillväxtstrategin är gemensam för alla kommunens förvaltningar och bolag. Projektet ska drivas utifrån Effektiv kommun vilket syftar till att kommunen som organisation förvaltar stora delar av Sundsvallsbornas resurser. De ska användas för att säkerställa att service, tjänster, myndighetsutövning och utveckling kommer sundsvallsborna till godo. Att vara en effektiv kommun betyder att Sundsvallsborna får ut så mycket nytta som möjligt utifrån mål som satts upp och med de resurser som finns. Det innebär ett fokus på värdeskapande aktiviteter IT-strategi för e-förvaltning Sundsvalls kommun IT-strategi för e-förvaltning vars målbild är enkla, tydliga och flexibla IT-tjänster. Kommunikationsstrategi Sundsvalls kommuns kommunikationsstrategi vars mål är Sundsvalls kommun är en kommunikativ organisation med kommunikativa ledare. Där definieras kommunikativ organisation bland annat så här Kommunikationen är genomtänkt, målgruppsinriktad och bidrar till en hög kvalitet på tjänster och service Kommunikationen gör det lätt för våra målgrupper att göra rätt Kommunikationen skapar rätt förväntningar på service, tjänster och utvecklingsområden Att arbeta med digitalisering är en av förutsättningarna för att målet i kommunikationsstrategin ska kunna uppnås. 3 Mål 3.1 Effektmål Förtydliga målbilden för politiker och tjänstemän kring vad vi vill använda digitaliseringen till inom vår verksamhet. Ökade möjligheter till att motsvara medborgarnas förväntningar på att kunna utföra tjänster och få service från Sundsvalls kommun
5 (11) Att använda digitalisering som en möjliggörare med tanke på kommande utmaningar kring t.ex. demografin, kompetensförsörjning och effektiviseringar. Att digitaliseringens möjligheter synliggörs i samband med att en handlingsplan beslutas på högsta politiska nivå. Att veta inom vilket verksamhetsområde digitaliseringen ger störst nytta för kommunkoncernen och som vi bör prioritera. 3.2 Projektmål Att en handlingsplan för digitalisering inom Sundsvalls kommunkoncern finns framtagen. o Handlingsplanen ska innehålla en konkret målbild kring vad vi vill vi åstadkomma genom digitaliseringens möjligheter på Sundvalls kommunkoncern. o Handlingsplanen ska innehålla konkreta förslag på inom vilka områden man kan få goda effekter på att prioritera utifrån beskrivningen av punkt 2.2 verksamhetens övergripande mål och strategier. o Vidare ska handlingsplanen innehålla aktiviteter som bör göras för att kunna digitalisera de områden som föreslås prioriteras. 4 Avgränsningar Projektet ska inte genomföra de aktiviteter som kommer att beskrivas i handlingsplanen. De kommunala bolag som konkurrerar på en öppen marknad ska ej ingå i handlingsplanen. 5 Utgångspunkter Styrdokument för Sundsvalls kommun: IT-strategi för e-förvaltning Kommunikationsstrategi Sundsvalls kommun Hållbar tillväxtstrategi 2021 RIKARE Projektdirektiv esamverkan etapp 2 eblomlådan, nuläge 2015 6 Beroenden Projektet kräver att det finns tillgång till personal på Sundsvall kommun som kan bistå projektet under projekttiden med underlag och stöd gällande: Avstämning och klargöranden kring strategidokument enligt punkt 7 ovan. Vara delaktig och rådgivande kring prioriteringsordning och utformning av aktiviteter i föreslagen handlingsplan. Deltagande i workshops för avstämning, förankring och diskussion utifrån de underlag som WSP har tagit fram.
6 (11) 7 Påverkan Kan komma att påverka IT-strategin. 8 Risker Att interna resurser hos kommunen inte kan prioritera detta i den utsträckning som planeras för att ge WSP:s team tillräckliga ingångsparametrar för framtagandet av handlingsplanen. Den relativt korta projekttiden gör att handlingsplanen inte kommer att kunna förankras inom Sundsvalls kommun som skulle vara önskvärt innan handlingsplanen beslutas. 9 Aktivitets- och tidsplan Arbetsmetodik: Projektets kommer att i huvudsak att genomföras enligt följande aktivitetsoch tidsplan. Uppskattad tidsåtgång är 18 veckor netto utifrån önskemål i projektdirektivet, november februari. Aktivitets- och tidsplanen är beskriven i veckor och startar enligt överenskommelse mellan Sundsvalls kommun och WSP. Tidplanen är inte justerat utifrån helgledigheter eller semestrar. Tidplanen skall ses som ett diskussionsunderlag och kan komma att förändras utifrån diskussioner och överenskommelser mellan Sundsvall kommun och WSP. I bilaga 1, Tidsplan Handlingsplan för digitalisering återfinns en tidplan som sträcker sig över 18 veckor för de olika huvudaktiviteterna. Fas 1 2 Aktivitet Datainsamling : A. Genomgång av befintliga policy, strategi och styrdokument enligt punkt 5 B. Intervjuer, samt gruppdiskussioner, med berörda förvaltningar och ansvariga inom kommunen C. Marknadsanalys samt övergripande beskrivning av möjliga områden där digitaliseringen kan vara möjlig för kommunen. D. Dialog med marknadens aktörer och leverantörer av tjänster och utrustning för digitaliseringen E. Kartläggning och beskrivning av hur långt kommunen har kommit idag kring digitaliseringen av kommunen och kommunens förvaltning. Data validering och analys: A. Utvärdering och analys av behov och prioriterade utvecklingsområden i kommunen utgående ifrån effektmålen i punkt 3.1 samt eventuella mål specificerade i dokumentationen under punk 5. Vilken önskad utveckling kommer kommunen uppnå med dagens insatser och vart krävs ytterligare
7 (11) åtgärder? Förslagsvis kan denna analys genomföras med hjälp av WSPs verktyg för multikriterieanalys som beskrivs i korthet i Metodbeskrivning Utveckling av Smarta Hållabara Städer. B. Utvärdering, analys och prioritering av marknaden på vilka funktioner och tjänster som guppnått en sådan mognad att de skulle kunna införas som digitala tjänster i kommunen. C. Identifiering och prioritering av specifika områden där digitalisering och digitala tjänster mest effektivt kan användas för att uppnå önskad utveckling på prioriterade områden identifierade under aktivitet 2A ovan. Framtagning av handlingsplan: Handlingsplanen föreslås vara indelad enligt följande rubriker: 3 A. Kort beskrivning av nuläge a. Hållbarhet tillväxtstrategi 2021 RIKARE b. Andra delar av styrdokumenten B. Sammanfattande behovsanalys C. Marknadsförutsättningar och möjligheter med digitaliseringen D. Möjliga effekter om en digitalisering inte genomförs D. Prioriterade verksamhetsområden för digitalisering enligt multikriterieanalys, Metodbeskrivning Utveckling av Smarta Hållabara Städer. E. Beskrivning av digitala tjänster för prioriterade verksamhetsområden F. Övergripande verksamhetsanalys för prioriterade digitaliseringsområden och tjänster innehållande: a. Övergripande beskrivning av digitaltjänst b. IT, Nät och applikationer c. Kompetens- och resursbehov d. Samverkansbehov e. Organisationpåverkan f. Övergripande ekonomisk analys i form av investering och driftkostnader över en 1-5 års period. G. Målbild och strategi för digitalisering a. Övergripande målbild för digitalisering b. Konkreta mål med KPI per prioriterat verksamhetsområde i. Ekonomiska effektiviseringar ii. Sociala förbättringar iii. Ekologiska besparingar c. Utvärdering av Baseline för utvalda KPI:er d. Konkret mål för en effektiv kommunal förvaltning H. Implementations- och aktivitetsplan a. Indelat per år över en 5 års period. I. Påverkande faktorer J. Risker K. Slutsats och rekommendationer som besvarar Effektmålen under p.3.1
8 (11) Första utgåva av handlingsplanen: A. Workshop med intressenter i kommunen samt styrgruppen för att förankra och diskutera de områden och tjänster WSP har identifierat. a. Identifierade verksamhetsområden och tjänster där digitaliseringen 4 kan vara mest effektiv. b. Mål- och strategibeskrivning c. Implementations- och aktivitetsplan B. Justering och revidering av handlingsplan 5 Andra utgåva av handlingsplanen: A. Genomgång av handlingsplanen med styrgruppen B. Justering och revidering av handlingsplan Presentation 6 A. Framtagning av presentationsmaterial B. Presentation för intressenter och styrgrupp (ett tillfälle) Leverans och projektavlsut A. Slutjusteringar i handlingsplan och presentationsmaterial 7 B. Slutmöte med styrgrupp och leverans av handlingsplan C. Projektavslut
9 (11) 10 Resurser Resurs/kompetens Arbetstid Säkrad Övrigt xxxx 2016-12-15 2017-03-31 Säkrad av WSP xxxx 2016-12-15 2017-03-31 Säkrad av WSP Projektmedlem xxxx 2016-12-15 2017-03-31 Säkrad av WSP Projektmedlem xxxx 2016-12-15 2017-03-31 Säkrad av WSP Projektmedlem xxxx 2016-12-15 2017-03-31 Säkrad av WSP Projektmedlem Ovanstående projektteam kommer även ta in experter från hållbarhetskompetenser från WSP affärsområde Miljömanagement samt Samhällsbyggnad Miljö och MKB. Denna resurs ansvarar för kompetens runt operationalisering av effektmål och utvärdering av hur digitala lösningar bidrar till satta mål. 11 Organisation och roller WSP Telekom kommer ha 5 resurser som kommer att kunna arbeta med handlingsplanen inom respektive komptensomrpåden. Alexander Borges som är en senior management konsult kommer att vara uppdragsansvarig och leda projektet. Till sitt förfogande kommer han att ha ett antal projektmedlemmar enligt nedan. Roller hos WSP Ansvarsområde Person Uppdragsledare Projektmedlem Projektmedlem Projektmedlem Projektmedlem Ansvarig för att färdigställa handlingsplanen Kompetens kring tjänster och affärsmodeller Kompetens kring teknik, integration och funktion Komptens kring hållbarhetsfrågor Kompetens kring research och marknadsanalys xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx Uppdragsledaren kommer att samarbeta och rapportera till kommunens styrgrupp: Ordförande: Linda Gustafsson Styrgruppsmedlemmar: Camilla Nilzén, Eva Carron och Thomas Norlin
10 (11) 12 Budget 200 KSEK 13 Metodik WSP föreslår att vi använder WSPs verktyg för multikriterieanalys Metodbeskrivning Utveckling av Smarta Hållabara Städer för att utvärdera och analysera olika områden där digitalisering kan vara verksam. Handlingsplanen föreslås arbetas fram enligt aktivitetsplan och innehåll beskriven under punkt 9 samt med de faser och milstolpar beskrivna i dokuementet Tidsplan Handlingsplan för digitalisering. WSP kommer att ha regelbundna avstämningar med representanter från Sundsvall kommun i form av avstämningsmöten och workshops. Delleveranser av handlingsplanen kommer att distribueras för remiss under arbetets gång. 14 Kommunikation Uppdragsledaren kommer kontinuerligt att stämma av via möten med styrgrupp minst 1 gång per månad samt enligt beskrivna milstolpar och beslutspunkter i bifogad Tidplan. 15 Kvalitetssäkring WSP är certifierade enligt ISO 9001/2 och har regelbundna kontroller och rutiner för att säkerställa rutiner för genomförandet av uppdrag, se bilagda beskrivningar kring verksamhetspolicy, kvalitetscertifieringar etc. WSP har även en projektmodell framtagen för att arbeta i uppdrag, se bifogad bilaga Att arbeta i uppdrag. Processen återspeglas i det Verksamhetssystem som WSP använder. Där processer är upplagda för olika typer av uppdrag från utredning och analys hos en kommun t.ex till stora projekteringsuppdrag. 16 Dokumenthantering WSP använder VS, Verksamhetssystemet som är uppbyggt kring en distribuerar Sharepoint miljö.vs är ett dokumenthanteringssystem där versionshantering ingår och där de projektmedlemmarna bjuds in som skall deltaga i projektet. All data lagras, replikeras och tas back-up på av WSP IT avdelning som har dygnet runt verksamhet, eftersom WSP finns etablerad över hela världen.
11 (11) Till VS finns möjlighet att bjuda in externa projektdeltagare som kan logga in via en VPNanslutning eller Sharepoint konto. I sharepoint miljö kan flera användare arbeta i samma dokument och en ny arbetskopia skapas automatiskt. Uppdragsledaren kommer sedan att skapa de olika publika utgåvor som krävs i samband med de olika aktiviteterna enligt projektplanen ovan. 17 Ändringshantering Se bilaga Ändringshanteringsprocessen som Sundsvalls kommun använder och tillämpliga delar av de processer samt WSP använder, bilaga Att arbeta i uppdrag. Ändringsrådet består av Styrgrupp.