Framställd från en av FORMsoft ABs mallar PROJEKTPLAN 2014-03-07 1(9) Utfärdare Claes-Olof Olsson claes-olof.olsson@sambruk.se Projektnamn UVAS Projektnr 60 Uppdragsgivare Trelleborgs kommun Projektledare Charlotte Ahlberg Revisionshistorik Namn Kommentar 2014-03-07 0.9 COO Grundversion 2014-04-15 0.92 COO Justeringar & kompletteringar, proj.deltagare & budget 2014-05-16 0.93 COO/JL Kompletteringar COO Justering av projektgrupp och -ledare 1 Sammanfattning Inled med en kort sammanfattning av projektplanen. 2 Bakgrund, syfte och mål 2.1 Bakgrundsbeskrivning Navigatorcentrum Trelleborg erhöll 2011 från Ungdomsstyrelsen bidrag, som syftade till att utveckla verktyg för att kvalitetssäkra verksamheter inom UVAS, unga som varken arbetar eller studerar. Resultatet av projektet, som genomfördes med hjälp av det erhållna bidraget, är ett IT-baserat system som gör det möjligt att på ett överskådligt och lätthanterligt sätt dokumentera och följa de ungdomar som faller inom det kommunala informationsansvaret. Systemet ger handläggarna en daglig överblick och kan också presentera sammanställd information över tid, för att kunna följa upp verksamheten. I slutet av 2013 har Trelleborg erhållit förnyat stöd för det fortsatta framtagandet av systemet, med målet att vidareutveckla det digitala stödsystemet, samt möjliggöra ett breddat nyttjande av fler kommuner på nationell basis under kommande år. För att skapa en stabil och effektiv organisation för den framtida driften, systemförvaltningen och dessutom stödja implementeringen i alla tillkommande kommuner har projektet etablerats inom Föreningen Sambruks projektportfölj och samverkanskoncept.
2(9) I samband med planeringen och uppstarten av projektet uppmärksammades också Regeringens tilläggsuppdrag till Skolverket; Skolverket ska erbjuda stöd till kommunerna i deras arbete med det kommunala informationsansvaret för ungdomar som inte har fyllt 20 år och som inte genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, nationella eller specialutformade program i gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Stödet ska i första hand gälla utveckling av register och statistik. Myndigheten ska bland annat utveckla en modell för nationell uppföljning av de ungdomar som omfattas av informationsansvaret i syfte att förbättra kunskapen om dessa. I genomförandet av uppdraget ska Skolverket inhämta synpunkter från Sveriges Kommuner och Landsting. Skolverket ska senast den 15 december 2014 lämna en delrapport om uppdraget till Regeringskansliet (Utbildningsdepartementet). 2.2 Effektmål Ändamålet är att underlätta det operativa arbetet för kommuner såväl som statistikhanteringen och möjligheten att följa upp kommuners insatser gentemot den aktuella målgruppen. Att kunna leverera statistik till nationell databas på ett effektivt och likvärdigt sätt, enligt lagkrav. 2.3 Projektmål Projektet genomföras så att samtliga projektdeltagarkommuners funktionella behov, krav och önskemål inhämtas och bedöms på ett strukturerat sätt. Kravinsamling och -värdering ska ligga till grund för vidare utveckling av den prototyp som används som utgångspunkt för projektet. Bedömningen av inkomna funktionella krav ska värderas mot en förväntad verksamhetsmässig nytta och den övergripande budgetramen för projektet. 3 Metod och genomförande 3.1 Övergripande tekniska principer Utvecklingsarbetet för systemet utgår från den tekniska utvecklingsmiljön som prototypen är utvecklad i. Systemet ska designas för s k multi-tenancy, så att flera kommuner kan nyttja samma centralt driftade system, i en molnbaserad driftsmiljö. 3.2 Metod och riskhantering Projektet bedrivs enligt principerna för agil systemutveckling, med begränsade, succesiva leveranser baserade på en i förväg överenskommen uppsättning funktionella krav. Processcykeln omfattar alltså; Kravinsamling Gemensam analys & värdering, samt definition av leveransomfattning Systemutveckling & -test
3(9) Leverans till användargrupp, för provkörning med verkliga användningsfall Återkoppling till utvecklingsgruppen, baserad på erfarenheterna i föregående fas = input till start av nästa cykel Med avgränsade cykler, där avstämning mot den övergripande planen, dvs tid och budget, genomförs mellan varje cykel, etableras en process med kontinuerlig bedömning och hantering av potentiella risker i projektet. 3.3 Förankring och kvalitetssäkring Projektmetodiken med successiva funktionsleveranser kräver en nära samverkan med aktiva och engagerade projektdeltagare, såväl beslutsfattare som användare av det utvecklade systemet, för att kunna genomföra ett antal processcykler enligt pkt 3.2 Genom frekventa avstämningar av varje delleverans säkerställs både den tekniska och funktionella kvaliteten i systemet. 3.4 Avgränsningar Projektet omfattar inte; Nyttoanalys, med avseende på effekterna i kommunens verksamsamhet Effekthemtagning/nyttorealisering inom kommunen Rekommenderas att varje kommun, enskilt eller i en gemensam separat projektgrupp, genomför en nyttoanalys. Denna sedan kan nyttjas som underlag vid planering och förberedelser inför drifttagning i full skala inom respektive kommun. 3.5 Förutsättningar och krav Ett framgångsrikt projekt bygger på ett antal förutsättningar: En styrgruppsfunktion, som projektledarens bollplank och yttersta beslutsforum, i frågor om projektavgränsningar, omprioriteringsbehov (tid och/eller pengar) och resursallokering En kompetent och drivande projektledningsfunktion En engagerad grupp projektdeltagare, som kan avsätta tillräckligt med arbetstid för de aktiviteter som projektplanen specificerar och som är förankrad i sin hemorganisation och aktuella verksamhetsområdet En kompetent systemutvecklingsfunktion, som med god förståelse för verksamheten arbetar nära projektets användarrepresentanter En gemensamt överenskommen projektmodell
4(9) 4 Leveransobjekt Projektet ska leverera ett fullt körbart, webbaserat stödsystem för kommunens personal som arbetar med ungdomar som faller inom det kommunala informationsansvaret. Systemet ska tillgängliggöras för alla svenska kommuner, så önskar nyttja detsamma, via en s k molnbaserad tjänst. Leveransen ska också omfatta en driftsatt systemmiljö, i form av en molnbaserad driftstjänst i Sverige. Dessutom ska projektet överlämna förslag till en formaliserad, fullt operationell drift- & förvaltningsfunktion, som ska kunna överta det fortlöpande ansvaret för systemet gentemot samtliga intressenter och brukare av systemet. 5 Nulägesanalys och intressenter 5.1 SWOT-analys 5.1.1 S Styrkor Säkerställd projektfinansiering Engagerad projektgrupp och externa intressenter Sambruks projekt- & samverkansforum Etablerad realtion till centrala myndigheter (Ungdomsstyrelsen, Skolverket) 5.1.2 W Svagheter Initialt oklar övergripande kravbild Oprövad utvecklingsmiljö 5.1.3 O Möjligheter 5.1.4 T Hot Helt ny ansats för stödsystem till handläggare Modernt tänk i systemmiljön Brett intresse för projektet, även utanför projektgruppen Utvecklingsarbetet för att erbjuda många kommuner samma lösning mer komplext än planerat Det levererade systemet används inte i förväntad omfattning Central myndighet lanserar/kräver alternativ lösning
5(9) 5.2 Intressentanalys Part/organisation Sveriges kommuner Medborgare/individer Sveriges Kommuner & Landsting SKL intresse/påverkan kravställare och användare involverade/påverkade av handläggarnas arbete, kan bidra med idéer/tips om ytterligare funktionalitet i systemet Referens avs lagstiftning Bidra till informationsspridning Intressent i framtida, långsiktig systemdrift & -förvaltning Skolverket Referens avs lagstiftning Bidra till informationsspridning Kravställare avs informationslämning/rapportering, för statistik/uppföljning Ungdomsstyrelsen Plug-in-projektet ÖstSam GR, m fl regionförbund Huvudfinansiär projektresultat skall återrapporteras Behovsförstudie input till projektet Färdigt upphandlingsunderlag, kan nyttjas som input till projektet Kravställare till och nyttjare av systemet SIS Standardiseringsorgan begreppsstandard Länder inom EU, som kommit långt inom motsv verksamhetsområde; UK, NL Input till funktionella krav, t ex information före skolavhopp 6 Tidsplan och aktiviteter 6.1 Milstolpeplan Projektets viktigaste etappmål: MP1 Projektstart, i samband med gemensamt möte med Ungdomsstyrelsen MP2 Projektplan formulerad och godkänd MP3 Initial kravspecifikation för 1:a utvecklingsetapp godkänd MP4 Etablering av systemet i en gemensam driftstjänst ( molnserver )
6(9) MP5 Uppsättning av systemet som fleranvändarmiljö MP6 Teknisk analys av systemstruktur, behörighetsstyrning m m MP7 Avstämning med övriga intressenters behovsanalyser & kravspecifikationer MP8 Idrifttagning av fullvärdig systemlösning för samtliga projektdeltagarkommuner MP9 Godkännande av levererad & acceptanstestad systemlösning MP10 Etablering av förvaltningsfunktion MP11 Avrapportering till styrgrupp och Ungdomsstyrelsen 6.2 Tids- och aktivitetsplan Aktivitet Tidpkt Projekt-kickoff 7 feb 2014 Projektgrupp & -plan etablerad V10 Godkänd kravspec för 1:a utvecklingsetapp V11 Realisering av initialt specificerad funktionalitet V12 15 Avstämning med Östsam och PlugIn-projektet V13 Uppsättning av systemet i gemensam driftstjänst/ molnserver V16 Test av vidareutvecklad funktionalitet V17 V20 Projektmöte, avstämning av vidareutvecklad funktionalitet, 16 april (V20) samt definition av nästa utvecklingsetapp Framtagning av nyttjandeavtal, avstämning juridik V20 24 Framtagning av informationsmaterial V20 24 Presentation av projektet & systemet vid 21 maj (V21) Offentliga Rummet i Karlstad Avstämning med Skolverket, avs rapporteringskrav V22 24 Vidareutvecklingsetapp II V21 24 Test av vidareutvecklad funktionalitet, etapp II V25 V33 Projektmöte, avstämning av vidareutvecklad funktionalitet, V34 samt definition av nästa utvecklingsetapp Vidareutvecklingsetapp III V35 38 Test av vidareutvecklad funktionalitet, etapp II V39 V41 Projektmöte, avstämning av vidareutvecklad funktionalitet, V42 samt definition av nästa utvecklingsetapp Nationell konferens, visning av systemet oktober 2014 Vidareutvecklingsetapp IV V43 46 Sluttest av systemet V47 V49
7(9) Etablering av förvaltningsfunktion, inkl drift-, förvaltningsoch nyttjandeavtal med samtliga användare/intressenter V47 50 Formulering av slutrapport V50 51 Avslutande projektmöte, avstämning av funktionalitet, samt slutligt godkännande systemet V51 7 Organisation och bemanning 7.1 Styrgrupp Lotta Ruderfors, Föreningen Sambruk Trelleborgs kommun 7.2 Projektledning Jonas Lovén ersatt av Charlotte Ahlberg, Trelleborgs kommun Claes-Olof Olsson, Sambruk 7.3 Referensgrupp (preliminär, endast funktioner) Jonas Larsson-Thornberg, Myndigheten för ungdoms- & civilsamhällsfrågor Skolverket Ytterligare kommunrepresentant, och/eller annan extern intressent (SKL) PlugIn Innovation 7.4 Projektgrupp Jonas Lovén ersatt av Charlotte Ahlberg, Trelleborgs kommun Robert Nidsjö/Marlene Klit Welin, Helsingborgs kommun Rigmor Wassberg, Östersunds kommun Dimitrije Gilezan, Jönköpings kommun AnnCharlotte Palm, Kristinehamns kommun Marie Ahlsten/Tina Verdin, Falkenbergs kommun Sabina Svahn & Sandra Svensson, GR Kom Simon Fransson, dessibelle systemutveckling
8(9) 8 Projektbudget 8.1 Projektets förkalkyl finansiering Kategori Resor & möteskostnader 2014 Medel 200.000 kr Projektgenomförande 500.000 kr Resor & möteskostnader 2015 200.000 kr 8.2 Projektets förkalkyl kostnader Kategori Resor & möteskostnader 2014 Projektgenomförande Projektledning Systemutveckling Kvalitetssäkring Övrigt; juridik, admin, m m Resor & möteskostnader 2015 Medel 200.000 kr 100.000 kr 270.000 kr 60.000 kr 70.000 kr 200.000 kr En mera detaljerad och noggrann kostnadsuppskattning sammanställs i samband med första projektmötet och uppdateras därefter löpande genom varje utvecklingsetapp. 9 Kommunikation och kvalitetssäkring 9.1 Rapporter och dokumentation Webbaserat forum för kravhantering; www.trello.com Övrig dokumentation, informationsmaterial, specifikationer, kallelser, mötesanteckningar, rapporter och slutdokumentation samlas och distribueras via webforumet www.basecamphq.com Sambruk svarar för insamling, spridning och arkivering av relevant projektmaterial. 9.2 Ändringshantering Ändringar och tillägg registreras och administreras via trello.com, enligt pkt 9.2. Processen beskrivs i pkt 3.2
9(9) 10 Riskanalys och riskhanteringsplan Riskidentifiering, riskvärdering och plan för riskåtgärdsplanering. En första riskmatris har specificerats, enligt nedan. Denna kommer att vara underlag för gemensam diskussion och komplettering i samband med det andra projektmötet, med hela projektgruppen. 10.1 Identifiering av risker, analys & konsekvenser ID Risk (nuläge, möjlig konsekvens och bakomliggande orsaker) Sannolikhet (1 till 5) Konsekvens (1 till 5) Riskvärde (SxK)= 1 Nyckelpersoner försvinner 4 4 16 2 Tekniska problem, ex multianvändare, behörigheter 3 Bristande intresse för användning 3 4 12 3 3 9 4 Orealistiska förväntningar 3 4 12 5 Annat/andra system konkurrerar 3 3 9 6 Otillräcklig finansiering 2 4 8 10.2 Rikshanteringsplan 1. Nyckelperson(er) försvinner har högst riskvärde och har inträffat sedan den ursprungliga projektplanen formulerades. Initiativtagaren och förste projektledaren har sedan sommaren övergått i annan tjänst. Ersättare har rekryterats och i mellantiden har Sambruk bistått med projektledningsresurs för att driva projektet. 2. Tekniska problem och orealistiska förväntningar har näst-högst riskvärde. Tekniken har genomgåtts och prövats tillsammans med extern teknikspecialist => fungerande multi-tenancy driftsmiljö idag. Förväntningarna på systemet utgår från Skolverkets dokument Förslag för nationell insamling, utkastdokument projektgruppen har därutöver bidragit med synpunkter och önskemål på systemet under utvecklingsarbetets gång. Arbetsgången har varit agil/iterativ, så att förväntningarna hållit på en realistisk nivå i förhållande till budget och tidsplan.