Kartläggning av rutiner samt egenkontroll av dokumentation inom vård och omsorg i Lysekils, Munkedals och Tanums kommuner

FoU Fyrbodal Kartläggning av rutiner samt egenkontroll av dokumentation inom vård och omsorg i Lysekils, Munkedals och Tanums kommuner FoU Fyrbodal 2013: 7 Agneta Stenqvist, Kvalitetsoch utvecklingschef Gunnel Svensson, MAS Lena Olsson, MAS

Följande personer var engagerade i arbetets olika delar under 2011 och 2012 Styrgrupp Styrgruppen bestod av Lars-Göran Berg välfärdschef i Munkedal, Agneta Essén socialchef Lysekil, Maj Lätto Karlsson omsorgschef Tanum. Adjungerande var Maria Ottosson Lundström områdeschef vård och omsorg Munkedal, Anders Fischer projektledare LOV. Referensgrupp Ledningsgruppen för vård och omsorg med enhetschefer i Munkedals kommun. Projektgrupp Agneta Stenqvist kvalitetschef Lysekil, Lena Olsson medicinskt ansvarig sjuksköterska Tanum/Strömstad, Gunnel Svensson medicinskt ansvarig sjuksköterska Munkedal. Projektgruppen har utarbetat enkäten för kartläggning av rutiner i hemtjänst/hemvård och särskilda boende. Projektgruppen har haft hjälp av medarbetare att ta fram dokument till egenkontroll av social dokumentation, hälso- och sjukvårdsdokumentation och myndighetsutövning. Följande personer har deltagit i att ta fram granskningsmallen för egenkontroll av dokumentation. Enkätansvariga för egenkontroll av dokumentation 1.Social dokumentation Enkäten för genomförandeplan och daganteckningar, har Agneta Stenqvist med medarbetare tagit fram i Lysekil. I Lysekil görs kontinuerlig egenkontroll av social dokumentation vår och höst. 2. Hälso- och sjukvårdsjournaler Enkäten för egenkontroll av hälso- och sjukvårdsdokumentation utgår från VIPS, rehab och ICF. Den har iordningställts av Margot Stelling enhetschef Munkedal, Lotta Pettersson enhetschef Lysekil och Annika Tobiasson enhetschef Tanum. 3.Myndighetsutövning Enkäten för biståndshandläggning enligt SoL har iordningställts av Ingrid Fredriksson administrativ chef Lysekil och Anna-Lena Johansson biståndshandläggare i Strömstad. FoU Fyrbodal Värdefulla synpunkter på utformning av enkäter och rapport har Anders Hagqvist utvärderingsledare och Lis Palm FoU strateg FOU Fyrbodal bistått med. Gunnel Svensson har gjort sammanfattningen som en uppgift i en FoUs utvärderingsverkstad.

Innehåll 1. Bakgrund...6 1.1 Syfte...7 2. Metod...7 3. Resultat...9 3.1 Enkätsvar rutiner i särskilda boenden 3.1.1 Lysekil...10 3.1.2 Munkedal...12 3.1.3 Tanum...14 Projektgruppens analys...16 Medarbetares reflektioner...17 3.2 Enkätsvar rutiner i hemvård/hemtjänst 3.2.1 Lysekil...18 3. 2.2 Munkedal...20 3.2.3 Tanum...22 Projektgruppens analys... 24 Medarbetares reflektioner... 25 3.3 Egenkontroll social dokumentation i genomförandeplan och daganteckningar 3.3.1 Lysekil...26 3.3.2 Munkedal...26 3.3.3 Tanum...28 Projektgruppens analys... 29 Medarbetares reflektioner...30 3.4 Egenkontroll hälso- och sjukvårdsdokumentation av hälso- och sjukvårdsjournaler...31 3.4.1 Lysekil...31 3.4.2 Munkedal...32 3.4.3 Tanum...33 Projektgruppens analys...34 Medarbetares reflektioner...36 3.5. Egenkontroll myndighetsutövning/biståndshandläggare...37 3.5.1 Lysekil...37 3.5.2 Munkedal...38 3.5.3 Tanum...39 Projektgruppens analys...40 Medarbetares reflektioner... 41 4. Diskussion...42 5. Slutsatser...44 6. Referenser...45

1. Bakgrund Alla kommuner i projektet har fattat beslut att inrätta ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Föreskriften (SOSFS 2011:9) trädde i kraft 1 januari 2012 och den föreskriver att kommunerna har ett sammanhållet ledningssystem för de verksamheter som bedriver verksamhet enligt HSL, SoL och LSS. Kvalitet är ett svårfångat begrepp. I kommunala verksamheter är det lagar och föreskrifter som ligger till grund för policy, regler och rutiner. Kvalitetsarbetet präglas av strukturella och kulturella förutsättningar. Viktiga strukturella förutsättningar är bland annat att det finns tydliga mål och planer, riktlinjer för kvalitetsarbete, att styrprocessen är tydlig och känd, att det finns tydliga och respekterade roller, chefer som är effektiva utvecklingsledare, forum för samtal och dialog, överenskommen arbetsordning av en fastlagd agenda och att det finns en systematisk egenkontroll som kan visas upp vid tillsyn och vid revison. Enligt kommunallagen skall nämnderna inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ansvara också för att internkontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet lämnas över till någon annan vårdgivare. I SOSFS 2011:9 har socialstyrelsen arbetat om föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem efter förändringar i lagstiftningen. Syftet med den gemensamma föreskriften och allmänna råden är att skapa bättre förutsättningar för att utveckla och säkra systematiken i arbetet. Den information som verksamheter får genom riskanalyser, egenkontroller och utredning av klagomål, synpunkter och rapporter ska ligga till grund för förbättringar av ledningssystemets processer och rutiner. Föreskriftens definierar hur ledningssystem ska vara uppbyggt och hur det ska användas. Den som bedriver verksamheten ska ha kunskap om de för verksamheten relevanta kraven och målen som gäller för verksamheten. Verksamheter i både egenregi och kundvalsstyrda omfattas av gällande regelverk. Målet med vården och omsorgen i alla verksamheter är en säker vård som har god kvalitet. I SKLs bok Framgångsfaktorer inom äldreomsorgen beskrivs hur kvaliteten i äldreomsorgen med relativt ringa insatser kan öka kommunernas systematiska kvalitetsarbete. Förvaltningscheferna i socialtjänsten i Lysekil, Munkedal och Tanum (styrgruppen) gav en projektgrupp i verksamheten i uppdrag att arbeta fram metoder för uppföljning och granskning i både egenregi och kundvalsstyrda verksamheter inom vård och omsorg. Projektgruppen tog fram verktyg för granskning av kvalitet inom lagrummen 6

socialtjänstlagen (SoL) och hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Verktygen blev enkäter för kartläggning av rutiner och enkäter för egenkontroll av dokumentationen inom äldreomsorgen. Införandet och testen av dessa verktyg påbörjades år 2011. Egenkontroll av dokumentation och kartläggning av rutiner inom LSS/ socialpsykiatrin startar under 2013 och året därefter introduceras verktygen till IFO området. 1.1 Syfte Syftet med kartläggning av rutiner inom hemtjänst/hemvård och särskilda boenden och egenkontroll av dokumentation är att få en överblick över hur verksamheterna arbetar i förhållande till lagstiftningen. 2. Metod Kartläggningen bygger enkäter till verksamheterna som verktyg för egenkontroll. Projektgruppen har utarbetat granskningsfrågor för olika kvalitetsområde inom särskilda boende och hemvård/hemtjänst och skickat dessa i form av enkäter till varje verksamhet. All personal ska vara delaktiga i olika delar av egenkontrollen och det systematiska kvalitetsarbetet. Verksamheten har i grupp, chef och medarbetare tillsammans diskuterat varje kvalitetskriterium i enkäten och lämnat det sitt samlade svar till projektgruppen. Frågorna i enkäten som kartlägger rutiner på särskilda boenden och hemtjänst/hemvård bygger på - SKLs rapport Framgångsfaktorer inom äldreomsorgen - Socialstyrelsen Öppna Jämförelser vård och omsorg om äldre - Uddevalla socialtjänst dokument Kvalitetskompassen ett verktyg som används för att mäta kvalitet inom socialtjänsten Enkäter för egenkontroll av social dokumentation, genomförandeplan och daganteckningar, myndighetsutövning och hälso- och sjukvårdsjournaler bygger på respektive lag SoL ( socialtjänstlagen), HSL ( hälso- och sjukvårdslagen) och patientdatajournalen. 7

Enkät för kartläggning av särskilda boenden och hemvård/hemtjänst För kartläggning av rutiner inom särskilda boenden och hemvård/hemtjänst har chefen haft i uppdrag att tillsammans med medarbetare besvara enkäten. Frågorna besvarades med ja och nej. Det fanns även möjlighet att ge kommentarer om det är rutiner som saknas eller vad som behövs för att ge den enskilde goda möjligheter att fortsätta leva det liv som hon/han vill. I Lysekil, Munkedal och Tanum besvarade chefer och medarbetare för särskilda boenden och hemvård-/hemtjänstområde enkäten. 1. Kartläggning av rutiner inom särskilda boenden (SÄBO). Varje SÄBO är olika organiserat. Det finns boende som består av flera avdelningar och som valt att besvara enkäten av rutiner per avdelning. Övriga SÄBO har valt att besvara kartläggning av rutiner för hela SÄBO. 2. Kartläggning av rutiner inom hemvård/hemtjänst. Hemvården/hemtjänsten är organiserad i geografiska områden. Varje område har besvarat kartläggning av rutiner inom hemvård/hemtjänst Enkät för egenkontroll av dokumentation I ett systematiskt kvalitetsarbete ska verksamheten fortlöpande utöva egenkontroll. Egenkontroll ska göras i den omfattning som krävs för att den som bedriver verksamheten ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. Enkätfrågorna besvarades med ja och nej samt alternativen delvis uppfyllda, ej aktuella, ej svarat eller annat. Det finns möjlighet till egna kommentarer. 3. Egenkontroll av dokumentation i genomförandeplan och daganteckningar. Varje vårdtagare som har insatser inom SoL har en upprättad genomförandeplan med tillhörande daganteckningar. Egenkontrollen utfördes av utsedda person/er med hjälp av särskild granskningsmall. 4. Egenkontroll av dokumentation enligt patientdatalagen Patienter som har kommunal hälso- och sjukvård har en upprättad journal enligt HSL. De tre senaste öppnade och av arbetsterapeut, sjukgymnast eller sjuksköterska upprättade journalerna ingick i egenkontrollen. Egenkontrollen utfördes av utsedda person/er med hjälp av särskild granskningsmall. 5. Egenkontroll av dokumentation inom myndighetsutövning. Utredningar som upprättatas av biståndshandläggare inom äldreomsorgen, SoL, granskades. Egenkontrollen omfattade utredningar som öppnats efter den 1 januari 2010. Egenkontrollen utfördes av utsedda person/er med hjälp av särskild granskningsmall. Enkäterna sammanställdes kommunvis. Det sammanställda resultatet återkopplades till arbetsplatsen som gav sin syn på vad de ville utveckla och förbättra. 8

3. Resultat Projektgruppen rekommenderade förbättring av rutiner i de fall de positiva svaren (jasvaren) varit färre än 80 procent. Kartläggningen har gett en bild av hur rutiner är kända och följs på särskilda boenden och inom hemvård/hemtjänst i våra kommuner. Det finns rutiner men all personal har inte kännedom om dem. Flera rutiner behöver dessutom uppdateras. Egenkontroll av dokumentation ger en bild över vad respektive profession behöver utveckla innehållshållsmässigt. Enkätsvaren redovisas kommunvis i denna rapport. Projektgruppen har analyserat och gett kommentarer till resultaten, på kommunnivå. Dessutom finns en sammanställning av arbetsplatsernas reflektioner med deras bedömning av vad de vill utveckla baserat på enkätsvaren. Projektgruppens rekommendation och verksamhetens analys bildar en grund för det systematiska kvalitetsarbete, som skall formuleras i en handlings- och åtgärdsplan för respektive verksamhet. 9

3.1 Enkätsvar särskilda boenden 3.1.1 Enkätsvar från kartläggning av rutiner inom särskilda boenden i Lysekil I Lysekil finns fyra särskilda boenden de innefattar sammanlagt 16 avdelningar. Område Lysekil Antal verksamheter som besvarat enkäten 16 2. Vem besvarade enkäten? Chefen + 2-4 medarbetare har besvarat enkät 16 Antal verksamheter som uppgav att de uppfyllde kriteriet INFORMATION OCH DELAKTIGHET 3. Finns det rutiner att ansvarigchef/kontaktman träffar nyinflyttad och ev. dennes företrädare för att följa upp 14 hur han/hon upplever omsorgen och vården (inom en månad)? 4. Finns det rutin på er enhet att det är möte där samtliga boende/anhöriga bjuds in och där de kan lämna 15 synpunkter? 5. Ingår det i rutinen att föra minnesanteckningar på dessa möten där boende/anhöriga deltar? 14 6. Finns aktuell information om enheten för de boende och anhöriga, var finns den informationen? Anslagstavla 16 Broschyr 12 Information på nätet 4 7. Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser till de boende och deras anhöriga? 6 KONTINUITET/KONTAKTMANNASKAP 8. Finns det beskrivning av uppdraget som kontaktman på er enhet? 9. Finns det på er enhet behov av kompetensutveckling för uppdraget att vara kontaktman? 10. Finns det rutin att tillsvidareanställd personal och vikarier bär id-kort/namnbricka så boende kan läsa namnet på den som är i tjänst? TRYGGHET 11. Finns det rutin att brandombud/enhetschef på er enhet går igenom brandskyddsärm och checklista minst 1g/år? 12. Finns rutin på er enhet för säker hantering av privata medel? 13. Finns rutin för säker hantering av nycklar, de nycklar enheten ansvar för? 14. Finns det rutin på er enhet att rapportera avvikelser om basala hygienrutiner inte följs? 15. Har er enhet information om vart boende och deras företrädare kan vända sig om de har synpunkter eller klagomål? 16 13 13 16 16 16 14 14 8 10

16. Om ja, beskriv hur de får denna information? Skriftligt och muntligt 16 INVIDIDUELL ANPASSNING OCH VALFRIHET 17. Finns rutin för att tillgodose de boendes individuella behov på er enhet? MILJÖ OCH TILLGÄNGLIGHET 18. Möbleras och planeras det på er enhet så att det är lätt för boende med funktionsnedsättning att orientera sig? 19. Erbjuder er enhet alla boende att få delta i samtliga aktiviteter regelbundet utifrån sina intresseområden i eller utanför huset? 20. Erbjuder er enhet regelbundet samtliga boende som vill utevistelse/promenad? JÄMSTÄLLDHET 21. Förekommer det samtal på er enhet om boende får en jämställd omsorg och vård utifrån kön, fysisk förmåga, religion och/eller yrke? KOST/NUTRITION/MÅLTIDER 22. Finns det rutiner på er enhet för mat och måltider så risk för fel näring minimeras för de boende? SAMARBETE MED FRIVILLIGA 23. Finns det på er enhet samarbete med frivilligorganisation? 15 16 15 11 13 16 15 PERSONALENS DELAKTIGHET 24. Arbetar er enhet med resultat av Socialstyrelsen 15 mätning Öppna jämförelser? 25. Arbetar er enhet med uppföljning av verksamhetens 16 mål? 26. Finns det forum för tvärprofessionellt samarbete på er 16 enhet? 27. Upplever er enhet att rutiner är ett stöd i arbetet? 16 9 11

3.1.2 Enkätsvar från kartläggning av rutiner inom särskilda boenden Munkedal I Munkedal finns fem särskilda boenden. Varje boende har lämnat ett gemensamt enkätsvar. Område Munkedal Antal verksamheter som besvarat enkäten 5 2. Vem besvarade enkäten? Chefen + 2-4 medarbetare har besvarat enkät 4 Chef på boende som inte svarat på ovanstående fråga 1 Antal verksamheter som uppgav att de uppfyllde kriteriet INFORMATION OCH DELAKTIGHET 3. Finns det rutiner att ansvarigchef/kontaktman träffar nyinflyttad och ev. dennes företrädare för att följa upp hur han/hon upplever omsorgen och vården (inom en månad)? 2 4. Finns det rutin på er enhet att det är möte där samtliga boende/anhöriga bjuds in och där de kan lämna 3 synpunkter? 5. Ingår det i rutinen att föra minnesanteckningar på 2 dessa möten där boende/anhöriga deltar? 6. Finns aktuell information om enheten för de boende och anhöriga, var finns den informationen? Anslagstavla 2 Broschyr 3 Information på nätet 0 7. Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning 1 Öppna jämförelser till de boende och deras anhöriga? KONTINUITET/KONTAKTMANNASKAP 8. Finns det beskrivning av uppdraget som kontaktman på er enhet? 9. Finns det på er enhet behov av kompetensutveckling för uppdraget att vara kontaktman? 10. Finns det rutin att tillsvidareanställd personal och vikarier bär id-kort/namnbricka så boende kan läsa namnet på den som är i tjänst? 4 5 5 TRYGGHET 11. Finns det rutin att brandombud/enhetschef på er enhet går igenom brandskyddsärm och checklista minst 1g/år? 1 12. Finns rutin på er enhet för säker hantering av privata medel? 4 13. Finns rutin för säker hantering av nycklar, de nycklar 5 enheten ansvar för? 10 12

14. Finns det rutin på er enhet att rapportera avvikelser om basala hygienrutiner inte följs? 5 15. Har er enhet information om vart boende och deras 5 företrädare kan vända sig om de har synpunkter eller klagomål? 16. Om ja, beskriv hur de får denna information? Skriftligt och muntligt 3 Skriftligt 1 Muntligt 1 INVIDIDUELL ANPASSNING OCH VALFRIHET 17. Finns rutin för att tillgodose de boendes individuella behov på er enhet? MILJÖ OCH TILLGÄNGLIGHET 18. Möbleras och planeras det på er enhet så att det är lätt för boende med funktionsnedsättning att orientera sig? 19. Erbjuder er enhet alla boende att få delta i samtliga aktiviteter regelbundet utifrån sina intresseområden i eller utanför huset? 20. Erbjuder er enhet regelbundet samtliga boende som vill utevistelse/promenad? JÄMSTÄLLDHET 21. Förekommer det samtal på er enhet om boende får en jämställd omsorg och vård utifrån kön, fysisk förmåga, religion och/eller yrke? KOST/NUTRITION/MÅLTIDER 22. Finns det rutiner på er enhet för mat och måltider så risk för fel näring minimeras för de boende? 5 4 2 3 5 5 SAMARBETE MED FRIVILLIGA 23. Finns det på er enhet samarbete med frivilligorganisation? 3 PERSONALENS DELAKTIGHET 24. Arbetar er enhet med resultat av Socialstyrelsen 2 mätning Öppna jämförelser? 25. Arbetar er enhet med uppföljning av verksamhetens 5 mål? 26. Finns det forum för tvärprofessionellt samarbete på er 5 enhet? 27. Upplever er enhet att rutiner är ett stöd i arbetet? 5 13 11

3.1.3 Enkätsvar från kartläggning av rutiner inom särskilda boenden Tanum I Tanum finns sex särskilda boenden. Några boende har svarat per avdelning medan andra boende har lämnat ett gemensamt svar. Område Tanum Antal verksamheter som besvarat enkäten 14 2. Vem besvarade enkäten? Chefen + 2-4 medarbetare har besvarat enkäten. 14 Antal verksamheter som uppgav att de uppfyllde kriteriet INFORMATION OCH DELAKTIGHET 3. Finns det rutiner att ansvarigchef/kontaktman träffar nyinflyttad och ev. dennes företrädare för att följa upp hur 14 han/hon upplever omsorgen och vården (inom en månad)? 4. Finns det rutin på er enhet att det är möte där samtliga 3 boende/anhöriga bjuds in och där de kan lämna synpunkter? 5. Ingår det i rutinen att föra minnesanteckningar på dessa 0 möten där boende/anhöriga deltar? 6. Finns aktuell information om enheten för de boende och anhöriga, var finns den informationen? Anslagstavla 6 Broschyr 14 Information på nätet 13 7. Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning 0 Öppna jämförelser till de boende och deras anhöriga? KONTINUITET/KONTAKTMANNASKAP 8. Finns det beskrivning av uppdraget som kontaktman på er enhet? 9. Finns det på er enhet behov av kompetensutveckling för uppdraget att vara kontaktman? 10. Finns det rutin att tillsvidareanställd personal och vikarier bär id-kort/namnbricka så boende kan läsa namnet på den som är i tjänst? 8 13 10 TRYGGHET 11. Finns det rutin att brandombud/enhetschef på er enhet 14 går igenom brandskyddsärm och checklista minst 1g/år? 12. Finns rutin på er enhet för säker hantering av privata 13 medel? 13. Finns rutin för säker hantering av nycklar, de nycklar 10 enheten ansvar för? 14. Finns det rutin på er enhet att rapportera avvikelser om 9 basala hygienrutiner inte följs? 15. Har er enhet information om vart boende och deras 10 företrädare kan vända sig om de har synpunkter eller klagomål? 16. Om ja, beskriv hur de får denna information? Skriftligt och muntligt 10 14 12

Skriftligt Muntligt 1 INVIDIDUELL ANPASSNING OCH VALFRIHET 17. Finns rutin för att tillgodose de boendes individuella behov på er enhet? 13 MILJÖ OCH TILLGÄNGLIGHET 18. Möbleras och planeras det på er enhet så att det är lätt för boende med funktionsnedsättning att orientera sig? 19. Erbjuder er enhet alla boende att få delta i samtliga aktiviteter regelbundet utifrån sina intresseområden i eller utanför huset? 20. Erbjuder er enhet regelbundet samtliga boende som vill utevistelse/promenad? JÄMSTÄLLDHET 21. Förekommer det samtal på er enhet om boende får en jämställd omsorg och vård utifrån kön, fysisk förmåga, religion och/eller yrke? KOST/NUTRITION/MÅLTIDER 22. Finns det rutiner på er enhet för mat och måltider så risk för fel näring minimeras för de boende? 13 14 12 5 14 SAMARBETE MED FRIVILLIGA 23. Finns det på er enhet samarbete med frivilligorganisation? 13 PERSONALENS DELAKTIGHET 24. Arbetar er enhet med resultat av Socialstyrelsen 2 mätning Öppna jämförelser? 25. Arbetar er enhet med uppföljning av verksamhetens 14 mål? 25. Finns det forum för tvärprofessionellt samarbete på er 14 enhet? 27. Upplever er enhet att rutiner är ett stöd i arbetet? 14 Projektgruppens analys av kartläggning av rutiner inom särskilda boenden (SÄBO) 15 I kartläggning av rutiner på särskilda boenden bygger analysen på svar från

Projektgruppens analys av kartläggning av rutiner inom särskilda boenden (SÄBO) I kartläggning av rutiner på särskilda boenden bygger analysen på svar från kommunens alla särskilda boende. Svaren från enskilda särskilda boende/avdelningar visar att en del uppfyller kraven på kvalitet medan andra behöver arbeta med förbättringar. Följande rutiner behöver förbättras, det är där de positiva svaren (ja-svar) ligger under 80 procent: Lysekil Information och delaktighet Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser till de boende och deras anhöriga (fråga 7) Miljö och tillgänglighet Erbjuder er enhet regelbundet samtliga boende som vill utevistelse/promenad (fråga 20) Munkedal Rutiner där kvaliteten på frågeområdet ligger under 80 procent: Information och delaktighet Finns det rutiner att ansvarigchef/kontaktman träffar nyinflyttad och ev. dennes företrädare för att följa upp hur han/hon upplever omsorgen och vården (inom en månad) (fråga 3) Finns det rutin på er enhet att det är möte där samtliga boende/anhöriga bjuds in och där de kan lämna synpunkter (fråga 4) Ingår det i rutinen att föra minnesanteckningar på dessa möten där boende/anhöriga deltar (fråga 5) Finns aktuell information om enheten för de boende och anhöriga, var finns den informationen (fråga 6) Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser till de boende och deras anhöriga (fråga 7) Trygghet Finns det rutin att brandombud/enhetschef på er enhet går igenom brandskyddsärm och checklista minst 1g/år (fråga 11) Miljö och tillgänglighet Erbjuder er enhet alla boende att få delta i samtliga aktiviteter regelbundet utifrån sina intresseområden i eller utanför huset (fråga 19) Erbjuder er enhet regelbundet samtliga boende som vill utevistelse/promenad (fråga 20) Samarbete med frivilliga Finns det på er enhet samarbete med frivilligorganisation (fråga 23) Personalens delaktighet Arbetar er enhet med resultat av Socialstyrelsen mätning Öppna jämförelser (fråga 24) 16

Tanum Rutiner där kvaliteten på frågeområdet ligger under 80 procent: Information och delaktighet Finns det rutin på er enhet att det är möte där samtliga boende/anhöriga bjuds in och där de kan lämna synpunkter (fråga 4) Ingår det i rutinen att föra minnesanteckningar på dessa möten där boende/anhöriga deltar (fråga 5) Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser till de boende och deras anhöriga (fråga 7) Kontinuitet och kontaktmannaskap Finns det beskrivning av uppdraget som kontaktman på er enhet (fråga 8) Finns det rutin att tillsvidareanställd personal och vikarier bär id-kort/namnbricka så boende kan läsa namnet på den som är i tjänst (fråga 10) Trygghet Finns rutin för säker hantering av nycklar, de nycklar enheten ansvar för (fråga 13) Finns det rutin på er enhet att rapportera avvikelser om basala hygienrutiner inte följs (fråga 14) Jämställdhet Förekommer det samtal på er enhet om boende får en jämställd omsorg och vård utifrån kön, fysisk förmåga, religion och/eller yrke (fråga 21) Personalens delaktighet Arbetar er enhet med resultat av Socialstyrelsen mätning Öppna jämförelser (fråga 24) Medarbetares reflektioner Medarbetare inom särskilda boenden påtalar följande område som de vill arbeta med att utveckla och förbättra Lysekil Informationen på nätet behöver utvecklas. Kontaktmannauppdraget behöver utvecklas, rollen stärkas och bli tydligare. Verksamheten har tidigare arbetat med etikblad, det arbetet behöver upptas för att stärka diskussioner om bland annat jämställdhet. Munkedal Det finns rutiner men de behöver uppdateras. Det ska byggas in egenkontroll vid revidering av rutiner. Tanum För att förbättra för de boende behöver vi ägna mer tid till sociala aktiviteter. Vi behöver avsätta tid för individuella samt gruppaktiviteter som inte konkurrerar med omvårdnadsarbetet. 17

3.2 Enkätsvar hemvård/hemtjänst 3.2.1 Enkätsvar från kartläggning av rutiner inom hemvård/hemtjänst Lysekil I Lysekil finns det tre hemvårds-/ hemtjänstområden Område Lysekil Antal verksamheter som besvarat enkäten 3 2. Vem besvarade enkäten? Chefen + 2-4 medarbetare 3 Antal verksamheter som uppgav att de uppfyllde kriteriet INFORMATION OCH DELAKTIGHET 3. Finns det rutiner att ansvarigchef/kontaktman träffar den 1 sökande och eventuellt dennes företrädare för bedömning av arbetsplatsen och hur insatserna ska genomföras? 4. Finns det aktuell information om hemvård/hemtjänst för den enskilde och anhöriga? Broschyr 1 Information på nätet 2 Annat 0 5. Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser till den enskilde och dennes anhöriga? 3 6. Om ja, hur? Information på nätet Muntligt av personal Annat KONTINUITET/KONTAKTMANNASKAP 7. Finns det arbetsbeskrivning av uppdraget som kontaktman på er enhet? 8. Finns det behov av kompetensutveckling för uppdraget att vara kontaktman på er enhet? 9. Finns det rutin att tillsvidareanställd personal och vikarier bär id-kort/namnbricka så boende kan läsa namnet på den som är i tjänst? 3 3 1 TRYGGHET 10. Går brandombud/enhetschef på er enhet igenom 1 brandskyddsärm och checklista minst 1g/år? 11. Finns det rutin på er enhet för säker hantering av privata 1 medel? 12. Finns rutin för säker hantering av den enskildes nycklar 1 samt de nycklar er enhet ansvar för? 13. Finns det rutin för avvikelser när basala hygienrutiner 1 inte följs? 14. Finns det rutin om information om vart den enskilde och 3 deras företrädare kan vända sig om de har synpunkter eller klagomål? 15. Om ja, beskriv hur de får denna information? Skriftligt 0 18 16

Muntligt Skriftligt och muntligt 3 JÄMSTÄLLDHET 16. Samtalas på er enhet om den enskilde får en jämställd omsorg och vård utifrån kön, fysisk förmåga, religion och/eller yrke? SAMARBETE MED FRIVILLIGA 17. Finns det på er enhet samarbete med frivilligorganisation? 3 1 PERSONALENS DELAKTIGHET 18. Arbetar er enhet aktivt med att följa upp verksamhetens 1 mål? 19. Har er enhet arbetat med Socialstyrelsen resultat av 3 Öppna jämförelser? 20. Finns det forum för tvärprofessionellt samarbete på er 3 enhet? 21. Upplever er enhet att rutiner är ett stöd i arbetet? 3 22. Är det någon rutin(er) som saknas i kartläggningen av 3 kvaliteten i hemtjänst/hemsjukvård? 23. Vad anser du är viktigt att förbättra för den enskilde inom hemtjänst/hemvård? 19 17

3. 2.2 Enkätsvar från kartläggning av rutiner inom hemvård/hemtjänst Munkedal I Munkedal finns det tre hemvårds-/hemtjänstområden Område Munkedal Antal verksamheter som besvarat enkäten 3 2. Vem besvarade enkäten? Chefen + 2-4 medarbetare Chefen 3 Antal verksamheter som uppgav att de uppfyllde kriteriet INFORMATION OCH DELAKTIGHET 3. Finns det rutiner att ansvarigchef/kontaktman träffar den 0 sökande och eventuellt dennes företrädare för bedömning av arbetsplatsen och hur insatserna ska genomföras? 4. Finns det aktuell information om hemvård/hemtjänst för den enskilde och anhöriga? Broschyr 0 Information på nätet 0 Annat 0 5. Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser till den enskilde och dennes anhöriga? 0 6. Om ja, hur? Information på nätet Muntligt av personal Annat 7. Finns det arbetsbeskrivning av uppdraget som kontaktman på er enhet? 8. Finns det behov av kompetensutveckling för uppdraget att vara kontaktman på er enhet? 9. Finns det rutin att tillsvidareanställd personal och vikarier bär id-kort/namnbricka så den enskilde kan läsa namnet på den som är i tjänst? 3 3 3 TRYGGHET 10. Går brandombud/enhetschef på er enhet igenom 0 brandskyddsärm och checklista minst 1g/år? 11. Finns det rutin på er enhet för säker hantering av privata 3 medel? 12. Finns rutin för säker hantering av den enskildes nycklar 3 samt de nycklar er enhet ansvar för? 13. Finns det rutin för avvikelser när basala hygienrutiner 3 inte följs? 14. Finns det rutin om information om vart den enskilde och 3 deras företrädare kan vända sig om de har synpunkter eller klagomål? 15. Om ja, beskriv hur de får denna information? Skriftligt 3 Muntligt Skriftligt och muntligt 20 18

JÄMSTÄLLDHET 16. Samtalas på er enhet om den enskilde får en jämställd omsorg och vård utifrån kön, fysisk förmåga, religion och/eller yrke? SAMARBETE MED FRIVILLIGA 17. Finns det på er enhet samarbete med frivilligorganisation? 3 1 PERSONALENS DELAKTIGHET 18. Arbetar er enhet aktivt med att följa upp verksamhetens 3 mål? 19. Har er enhet arbetat med Socialstyrelsen resultat av 3 Öppna jämförelser? 20. Finns det forum för tvärprofessionellt samarbete på er 3 enhet? 21. Upplever er enhet att rutiner är ett stöd i arbetet? 3 22. Är det någon rutin(er) som saknas i kartläggningen av 3 kvaliteten i hemtjänst/hemsjukvård? 21 19

3.2.3 Enkätsvar från kartläggning av rutiner inom hemvård/hemtjänst Tanum Det finns två hemtjänstområden ett av områdena har besvarat enkäten. Område Tanum Antal 1 2. Vem besvarade enkäten? Chefen + 2-4 medarbetare 1 Antal verksamheter som uppgav att de uppfyllde kriteriet INFORMATION OCH DELAKTIGHET 3. Finns det rutiner att ansvarigchef/kontaktman träffar den 0 sökande och eventuellt dennes företrädare för bedömning av arbetsplatsen och hur insatserna ska genomföras? 4. Finns det aktuell information om hemvård/hemtjänst för den enskilde och anhöriga? Broschyr 1 Information på nätet 1 Annat 1 5. Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser till den enskilde och dennes anhöriga? 0 6. Om ja, hur? Information på nätet Muntligt av personal Annat KONTINUITET/KONTAKTMANNASKAP 7. Finns det arbetsbeskrivning av uppdraget som kontaktman på er enhet? 8. Finns det behov av kompetensutveckling för uppdraget att vara kontaktman på er enhet? 9. Finns det rutin att tillsvidareanställd personal och vikarier bär id-kort/namnbricka så boende kan läsa namnet på den som är i tjänst? 1 1 1 TRYGGHET 10. Går brandombud/enhetschef på er enhet igenom brandskyddsärm och checklista minst 1g/år? 11. Finns det rutin på er enhet för säker hantering av privata medel? 0 12. Finns rutin för säker hantering av den enskildes nycklar samt de nycklar er enhet ansvar för? 13. Finns det rutin för avvikelser när basala hygienrutiner inte följs? 14. Finns det rutin om information om vart den enskilde och 1 deras företrädare kan vända sig om de har synpunkter eller klagomål? 15. Om ja, beskriv hur de får denna information? Skriftligt 1 Muntligt Skriftligt och muntligt 0 1 22 20

JÄMSTÄLLDHET 16. Samtalas på er enhet om den enskilde får en jämställd omsorg och vård utifrån kön, fysisk förmåga, religion och/eller yrke? SAMARBETE MED FRIVILLIGA 17. Finns det på er enhet samarbete med frivilligorganisation? 0 0 PERSONALENS DELAKTIGHET 18. Arbetar er enhet aktivt med att följa upp verksamhetens 0 mål? 19. Har er enhet arbetat med Socialstyrelsen resultat av 0 Öppna jämförelser? 20. Finns det forum för tvärprofessionellt samarbete på er 0 enhet? 21. Upplever er enhet att rutiner är ett stöd i arbetet? 1 22. Är det någon rutin(er) som saknas i kartläggningen av 1 kvaliteten i hemtjänst/hemsjukvård? 23 21

Projektgruppens analys av kartläggning av rutiner inom hemvård/hemtjänst I kartläggning av rutiner inom hemvård/hemtjänst bygger analysen på kommunens alla hemvård/hemtjänstområde. Svaren från enskilt område visar att en del uppfyller kraven på kvalitet medan andra behöver arbeta med förbättringar. Följande rutiner behöver förbättras, det är där de positiva svaren (ja-svar) ligger under 80 procent: Lysekil Information och delaktighet Finns det rutiner att ansvarigchef/kontaktman träffar den sökande och eventuellt dennes företrädare för bedömning av arbetsplatsen och hur insatserna ska genomföras (fråga 3) Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser till de boende och deras anhöriga (fråga 4) Kontinuitet och kontaktmannaskap Finns det rutin att tillsvidareanställd personal och vikarier bär id-kort/namnbricka så boende kan läsa namnet på den som är i tjänst (fråga 9) Trygghet Finns det rutin att brandombud/enhetschef på er enhet går igenom brandskyddsärm och checklista minst 1g/år (fråga 10) Finns det rutin på er enhet för säker hantering av privata medel(fråga 11) Finns rutin för säker hantering av nycklar, de nycklar enheten ansvar för (fråga 12) Finns det rutin på er enhet att rapportera avvikelser om basala hygienrutiner inte följs (fråga 13) Samarbete med frivilliga Finns det på er enhet samarbete med frivilligorganisation (fråga 17) Personalens delaktighet Arbetar er enhet aktivt med att följa upp verksamhetens mål (fråga 18) Munkedal Information och delaktighet Finns det rutiner att ansvarigchef/kontaktman träffar den sökande och eventuellt dennes företrädare för bedömning av arbetsplatsen och hur insatserna ska genomföras (fråga 3) Finns aktuell information om information om hemvård/hemtjänst för den enskilde och anhöriga, var finns den informationen (fråga 4) Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser till den enskilde och deras anhöriga (fråga 5) Trygghet Finns det rutin att brandombud/enhetschef på er enhet går igenom brandskyddsärm och checklista minst 1g/år (fråga 10) Samarbete med frivilliga Finns det på er enhet samarbete med frivilligorganisation (fråga 17) 24

Tanum Information och delaktighet Finns det rutiner att ansvarigchef/kontaktman träffar den sökande och eventuellt dennes företrädare för bedömning av arbetsplatsen och hur insatserna ska genomföras (fråga 3) Återkopplas resultatet av Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser till den enskilde och deras anhöriga (fråga 5) Trygghet Finns det rutin att brandombud/enhetschef på er enhet går igenom brandskyddsärm och checklista minst 1g/år (fråga 10) Finns det rutin på er enhet för säker hantering av privata medel(fråga 11) Jämställdhet Förekommer det samtal på er enhet om den enskilde får en jämställd omsorg och vård utifrån kön, fysisk förmåga, religion och/eller yrke (fråga 16) Samarbete med frivilliga Finns det på er enhet samarbete med frivilligorganisation (fråga 17) Personalens delaktighet Arbetar er enhet aktivt med att följa upp verksamhetens mål (fråga 18) Har er enhet arbetat med Socialstyrelsen resultat av Öppna jämförelser (fråga 19) Finns det forum för tvärprofessionellt samarbete på er enhet (fråga 20) Medarbetares reflektioner Medarbetare inom hemvård/hemtjänst påtalar följande område som de vill arbeta med att utveckla och förbättra. Lysekil Kontaktmanauppdraget behöver utvecklas och stärkas. Arbetet med en utbildningsplan pågår. Rutin för personal som bär ID kort finns men behöver implementeras mer i verksamheterna. Arbete pågår med översyn av hantering av privata medel och i samband med nytt verksamhetssystem utvecklas särkerheten vid hantering av nycklar. Rutiner för att säkerställa att basala hygienrutiner följs behöver utvecklas. Samarbetet med frivilligorganisationer behöver stärkas och utvecklas. Verksamhetens mål tydliggörs genom styrkort. Munkedal Få bättre kontinuitet i vissa områden, behöver arbeta mer med att utveckla kontaktmannaskapet samt dokumentationen. Tanum Utveckla LOV genom att brukaren kan få byta en insats mot ett annat just då aktuellt behov. Att bättre kunna svara upp mot önskade tider från brukarna, d.v.s. att de får hjälp på den tid de önskar, det kanske kan bli ännu bättre än vad vi har idag. Vi behöver utveckla genomförandeplaner och kontaktmannaskapet. 25

3.3 Egenkontroll social dokumentation 3.3.1 Egenkontroll av social dokumentation i genomförandeplan och daganteckningar Lysekil I Lysekil finns omkring 500 vårdtagare som ska ha en genomförandeplan och daganteckningar. Område Lysekil Antal där egenkontroll genomförts 413 2. Är det ordning och reda i verkställighetspärmen? 340 FINNS FÖLJANDE HANDLINGAR I VERKSTÄLLIGHETSPÄRMEN 3. Dokument för signaturförtydligande? 377 4. Genomförandeplan? 369 5. Levandsberättelse (inget krav)? 239 UPPGIFTER I GENOMFÖRANDEPLAN 6. Fullständiga personuppgifter namn, personnummer)? 385 7. Datum för upprättande av plan? 365 8. Framgår vem som upprättat planen? 370 9. Datum för planerad uppföljning? 316 10. Har den anhörige deltagit i planeringen? 359 11. Har den enskilde deltagit i planeringen? 323 12. Vad den enskilde behöver hjälp med? 378 13. Hur stöd/hjälp skall ges? 372 14. Om den enskilde utför delar av insatsen? 373 15. Den enskildes mål för insatsen(er)? 371 16. När insatsen skall ges? 338 17. Om planen har följts upp inom angiven tid? 336 18. Är planen skriven med respekt för den enskilde? 386 19. Ger planen tillräcklig information för att säkra kontinuitet i 370 genomförandet av insatser? SOCIAL DOKUMENTATION/DAGANTECKNINGAR 20. Fullständiga personuppgifter namn, personnummer)? 398 21. Är alla blad numrerade? 336 22. Är alla anteckningar signerade? 395 23. Är alla anteckningar daterade? 396 24. Är alla anteckningar i kronologisk ordning? 382 25. Är alla anteckningar läsliga? 397 26. Är alla anteckningar skrivna med respekt för den enskilde? 398 3.3.2 Egenkontroll av dokumentation i genomförandeplan och daganteckningar Munkedal I Munkedal finns omkring 300 vårdtagare som ska ha en genomförandeplan och daganteckningar. Område Munkedal Antal där egenkontroll genomförts 224 2. Är det ordning och reda i verkställighetspärmen? 190 FINNS FÖLJANDE HANDLINGAR I VERKSTÄLLIGHETSPÄRMEN 3. Dokument för signaturförtydligande? 189 4. Genomförandeplan? 208 5. Levandsberättelse (inget krav)? 81 26 25

UPPGIFTER I GENOMFÖRANDEPLAN 6. Fullständiga personuppgifter namn, personnummer)? 217 7. Datum för upprättande av plan? 181 8. Framgår vem som upprättat planen? 187 9. Datum för planerad uppföljning? 112 10. Har den anhörige deltagit i planeringen? 63 11. Har den enskilde deltagit i planeringen? 134 12. Vad den enskilde behöver hjälp med? 209 13. Hur stöd/hjälp skall ges? 198 14. Om den enskilde utför delar av insatsen? 156 15. Den enskildes mål för insatsen(er)? 117 16. När insatsen skall ges? 201 17. Om planen har följts upp inom angiven tid? 109 18. Är planen skriven med respekt för den enskilde? 214 19. Ger planen tillräcklig information för att säkra kontinuitet i 202 genomförandet av insatser? SOCIAL DOKUMENTATION/DAGANTECKNINGAR 20. Fullständiga personuppgifter namn, personnummer)? 205 21. Är alla blad numrerade? 128 22. Är alla anteckningar signerade? 212 23. Är alla anteckningar daterade? 218 24. Är alla anteckningar i kronologisk ordning? 211 25. Är alla anteckningar läsliga? 217 26. Är alla anteckningar skrivna med respekt för den enskilde? 211 26 27

3. 3.3 Egenkontroll av dokumentation i genomförandeplan och daganteckningar Tanum I Tanum finns ca 340 vårdtagare som ska ha en genomförandeplan med tillhörande daganteckningar. Det försvann 32 enkäter under postgången, där egenkontroll utförts Område Tanum Antal där egenkontroll genomförts 128 2. Är det ordning och reda i verkställighetspärmen? 91 FINNS FÖLJANDE HANDLINGAR I VERKSTÄLLIGHETSPÄRMEN 3. Dokument för signaturförtydligande? 26 4. Genomförandeplan? 114 5. Levandsberättelse (inget krav)? 73 UPPGIFTER I GENOMFÖRANDEPLAN 6. Fullständiga personuppgifter namn, personnummer)? 120 7. Datum för upprättande av plan? 96 8. Framgår vem som upprättat planen? 102 9. Datum för planerad uppföljning? 28 10. Har den anhörige deltagit i planeringen? 75 11. Har den enskilde deltagit i planeringen? 79 12. Vad den enskilde behöver hjälp med? 113 13. Hur stöd/hjälp skall ges? 106 14. Om den enskilde utför delar av insatsen? 85 15. Den enskildes mål för insatsen(er)? 97 16. När insatsen skall ges? 107 17. Om planen har följts upp inom angiven tid? 63 18. Är planen skriven med respekt för den enskilde? 117 19. Ger planen tillräcklig information för att säkra kontinuitet i 96 genomförandet av insatser? SOCIAL DOKUMENTATION/DAGANTECKNINGAR 20. Fullständiga personuppgifter namn, personnummer)? 54 21. Är alla blad numrerade? 23 22. Är alla anteckningar signerade? 124 23. Är alla anteckningar daterade? 125 24. Är alla anteckningar i kronologisk ordning? 107 25. Är alla anteckningar läsliga? 116 26. Är alla anteckningar skrivna med respekt för den enskilde? 118 27 28

Projektgruppens analys av egenkontroll inom social dokumentation Egenkontroll av social dokumentation omfattar alla arbetsplatser som utför social dokumentation hemvård/hemtjänst, särskilda boenden och dagverksamheter. En del av personalen uppfyller kraven på kvalitet på genomförandeplan och daganteckningar medan andra behöver arbeta med att förbättra dokumentationen. Följande rutiner behöver förbättras, det är där de positiva svaren (ja-svar) ligger under 80 procent: Lysekil Lysekil har under flera år arbetat med egenkontroll av social dokumentation. Det har gett bra resultat. Alla kriterier i dokumentation i genomförandeplan uppfylls till 77 procent. Daganteckningar har hög kvalitet. Förbättringsområde där kvaliteten på frågeområdet ligger under 80 procent: Uppgifter i genomförandeplan Datum för planerad uppföljning (fråga 9) Har den enskilde deltagit i planeringen (fråga 11) Munkedal Munkedal har haft utbildning under året. Detta är första tillfället som egenkontroll genomförs. Det finns en grund för social dokumentation men för att nå en högre kvalitet på genomförandeplan behövs mera kompetens. Daganteckningar har en hög kvalitet. Förbättringsområde där kvaliteten på frågeområdet ligger under 80 procent: Uppgifter i genomförandeplan Datum för planerad uppföljning (fråga 9) Har den anhörige deltagit i planeringen (fråga 10) Har den enskilde deltagit i planeringen (fråga 11) Om den enskilde utför delar av insatsen (fråga 14) Den enskildes mål för insatsen(er) (fråga 15) Om planen följs upp inom angiven tid (fråga 17) Daganteckningar Är alla blad numrerade (fråga 21) Tanum Tanum har haft utbildning i genomförandeplan för baspersonal år 2007-2008. För att nå en högre kvalitet i dokumentation i genomförandeplan behövs mera kompetens. Förbättringsområde där kvaliteten på frågeområdet ligger under 80 procent: Finns följande handlingar i verkställighetsplanen Dokument för signaturförtydligande (fråga 3) Uppgifter i genomförandeplan Datum för upprättande av plan (fråga 7) Datum för planerad uppföljning (fråga 9) Har den anhörige deltagit i planeringen (fråga 10) Har den enskilde deltagit i planeringen (fråga 11) Om den enskilde utför delar av insatsen (fråga 14) 29

Den enskildes mål för insatsen(er) (fråga 15) Om planen följs upp inom angiven tid (fråga 17) Ger planen tillräcklig information för att säkra kontinuitetet av insatser (fråga 19) Daganteckningar Fullständiga personuppgifter namn, personuppgifter (fråga 20) Är alla blad numrerade (fråga 21) Lysekil har hög kvalitet på den sociala dokumentationen de har arbetat intensivt med egenkontroll under flera år. Munkedal och Tanum behöver arbeta med kompetensutveckling och bygga in egenkontroll inom social dokumentation. I SoL (2001:453) i kap 11 5-6 hänvisar till handläggning av ärende samt genomförande av beslut beskriver även att dokumentation ska utföras med respekt för den enskildes integritet. SOSFS 2006:5 (S) om dokumentation vid handläggning av ärendet och genomförandet av insatser enligt Sol, LVU, LVM,LSS beskriver dokumentation i samband med handläggning och genomförande. Medarbetares reflektioner Arbetsplatser som utför social dokumentation vill arbeta med utveckling och förbättring av genomförandeplan och daganteckningar i följande former. Lysekil Genomförandeplanerna används som ett verktyg och fortsatt utveckling och implementering pågår. Munkedal Vi är bra på att göra daganteckningar och att handleda varandra. Vi behöver förbättra att skriva formuleringar i genomförandeplanen och måluppfyllelsen. Tanum Få tid ägna att ägna oss åt att förbättra dokumentation. Utbildningsinsatser och praktisk handledning. Uppföljningar med t.ex. kollegial granskning. Vi behöver avsätta tid för dokumentationsarbetet som inte konkurrerar med omvårdnadsarbetet. Utse och utbilda dokumentationsombud i varje arbetsgrupp. Utveckla kontaktmannaskap, genomförandeplaner förbättringsarbete och få tid för reflektion. 30

3.4 Egenkontroll hälso- och sjukvårdsdokumentation 3.4.1 Sammanställning av enkätsvar efter egenkontroll av hälso- och sjukvårdsjournaler Lysekil Arbetsterapeut, sjukgymnast och sjuksköterskas uppgift var att utföra egenkontroll på egna tre sist upprättade journalerna. I Lysekil delades ut 93 enkäter för egenkontroll av hälso- och sjukvårdsdokumentation, 90 granskades. Område Lysekil Antal enkätsvar 90 2. Finns information om anhöriga/närstående? 86 3. Finns förnamn- och efternamn på ansvarig legitimerad 52 sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast? 4. Finns uppgift om samtycke? 39 BAKGRUNDSUPPGIFTER/ANAMNES 5. Finns patienten funktionsnedsättning i journalen? 79 HÄLSOTILLSTÅND/STATUS 6. Finns hälsotillstånd väl beskrivet vid inskrivning? 82 7. Finns hälsotillstånd/status uppdaterat under vårdtiden? RISKBEDÖMNING ENLIGT SENIOR ALERT 8. Nutrition-MNA 49 9. Trycksår-Nortonskalan 51 10. Fall-Downton fall risk index 60 REHABPLAN/VÅRDPLAN 11. Framgår diagnos/hälsofrågeställning? 82 12. Mål 80 13. Planerade åtgärder? 70 14. Genomförda åtgärder? 63 15. Framkommer patienten/anhörigas delaktighet? 41 16. Uppföljning/resultat? 61 UPPFÖLJNING AV ÖVRIG DOKUMENTATION 17. Finns problem i rehab/vårdplan beskrivna i 54 hälsotillstånd/status? 18. Finns det journalanteckningar om förskrivna 57 hjälpmedel? 19. Kan förskrivningsprocessen följas i journalen? 45 20. Är all dokumentation signerad? 82 21. Finns epikris/sammanfattning efter avslutad period? 3 22. Hur tycker du kvaliteten är som helhet på dokumentationen i denna journal? Inte bra 2 Mindre bra 30 Bra 55 Mycket bra 2 Ej svarat 1 51 31 32

3.4.2 Sammanställning av enkätsvar egenkontroll av hälso- och sjukvårdsjournaler Munkedal Arbetsterapeut, sjukgymnast och sjuksköterskas uppgift var att utföra egenkontroll på egna tre sist upprättade journalerna. I Munkedal delades ut 70 enkäter för egenkontroll av hälso- och sjukvårdsdokumentation, 46 granskades. Område Munkedal Antal enkätsvar 46 BAKGRUNDSUPPGIFTER/ALLMÄNNA UPPGIFTER 2. Finns information om anhöriga/närstående? 44 3. Finns förnamn- och efternamn på ansvarig legitimerad 10 sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast? 4. Finns uppgift om samtycke? 17 BAKGRUNDSUPPGIFTER/ANAMNES 5. Finns patienten funktionsnedsättning i journalen? 41 HÄLSOTILLSTÅND/STATUS 6. Finns hälsotillstånd väl beskrivet vid inskrivning? 33 7. Finns hälsotillstånd/status uppdaterat under 31 vårdtiden? RISKBEDÖMNING ENLIGT SENIOR ALERT 8. Nutrition-MNA 4 9. Trycksår-Nortonskalan 2 10. Fall-Downton fall risk index 4 REHABPLAN/VÅRDPLAN 11. Framgår diagnos/hälsofrågeställning? 37 12. Mål 28 13. Planerade åtgärder? 33 14. Genomförda åtgärder? 37 15. Framkommer patienten/anhörigas delaktighet? 30 16. Uppföljning/resultat? 38 UPPFÖLJNING AV ÖVRIG DOKUMENTATION 17. Finns problem i rehab/vårdplan beskrivna i 20 hälsotillstånd/status? 18. Finns det journalanteckningar om förskrivna 22 hjälpmedel? 19. Kan förskrivningsprocessen följas i journalen? 14 20. Är all dokumentation signerad? 42 21. Finns epikris/sammanfattning efter avslutad period? 5 22. Hur tycker du kvaliteten är som helhet på dokumentationen i denna journal? Inte bra 0 Mindre bra 7 Bra 38 Mycket bra 0 Ej svarat 1 32 33

3.4.3 Sammanställning av enkätsvar efter egenkontroll av hälso- och sjukvårdsjournaler Tanum Enhetschef, hemsjukvård och rehab, och MAS kontrollerade de tre sist upprättade journalerna. I Tanum utfördes kontroll av hälso- och sjukvårdsdokumentation, 78 granskades. Område Tanum Antal enkätsvar 78 BAKGRUNDSUPPGIFTER/ALLMÄNNA UPPGIFTER 2. Finns information om anhöriga/närstående? 74 3. Finns förnamn- och efternamn på ansvarig legitimerad 75 sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast? 4. Finns uppgift om samtycke? 25 BAKGRUNDSUPPGIFTER/ANAMNES 5. Finns patienten funktionsnedsättning i journalen? 68 HÄLSOTILLSTÅND/STATUS 6. Finns hälsotillstånd väl beskrivet vid inskrivning? 58 7. Finns hälsotillstånd/status uppdaterat under 43 vårdtiden? RISKBEDÖMNING ENLIGT SENIOR ALERT 8. Nutrition-MNA 15 9. Trycksår-Nortonskalan 18 10. Fall-Downton fall risk index 19 REHABPLAN/VÅRDPLAN 11. Framgår diagnos/hälsofrågeställning? 59 12. Mål 38 13. Planerade åtgärder? 58 14. Genomförda åtgärder? 66 15. Framkommer patienten/anhörigas delaktighet? 31 16. Uppföljning/resultat? 38 UPPFÖLJNING AV ÖVRIG DOKUMENTATION 17. Finns problem i rehab/vårdplan beskrivna i 44 hälsotillstånd/status? 18. Finns det journalanteckningar om förskrivna 34 hjälpmedel? 19. Kan förskrivningsprocessen följas i journalen? 28 20. Är all dokumentation signerad? 72 21. Finns epikris/sammanfattning efter avslutad period? 2 22. Hur tycker du kvaliteten är som helhet på 11 dokumentationen i denna journal? Inte bra 14 Mindre bra 19 Bra 55 Mycket bra 8 Ej svarat 4 33 34

Projektgruppens analys av egenkontroll inom dokumentation i hälso- och sjukvårdsjournaler Egenkontroll av hälso- och sjukvårdsdokumentation omfattar sjuksköterskor inom hemsjukvård och arbetsterapeuter och sjukgymnaster inom rehab som utför hälso- och sjukvård/rehabilitering. En del av personalen uppfyller kraven på kvalitet på journalföring medan andra behöver arbeta med att förbättra dokumentationen. Följande rutiner behöver förbättras, det är där de positiva svaren (ja-svar) ligger under 80 procent: Lysekil Lysekil har haft egenkontroll av hälso- och sjukvårds dokumentation tidigare. Det finns delar av dokumentationen behöver fortsatt utvecklas. Dokumentation som behöver förbättras efter årets egenkontroll är följande: Allmänna uppgifter Finns förnamn- och efternamn på ansvarig legitimerad sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast (fråga 3) Finns uppgift om samtycke (fråga 4) Status Finns hälsotillstånd/status uppdaterat under vårdtiden (fråga 7) Riskbedömning Riskbedömning enligt Senior alert (fråga 8) Rehab- och vårdplan Planerade åtgärder (fråga 13) Genomförda åtgärder (fråga 14) Framkommer patienten/anhörigas delaktighet (fråga 15) Uppföljning resultat (fråga 16) Övrig dokumentation Finns problem i rehab/vårdplan beskrivna i hälsotillstånd/status (fråga 17) Munkedal Utbildning i hälso- och sjukvårds dokumentation är eftersatt. Det finns behov av utveckling av dokumentation för arbetsterapeuter, sjukgymnaster och sjuksköteskor. Rutin för hälso- och sjukvårdsdokumentation behöver uppdateras. Dokumentation som behöver förbättras är följande: Allmänna uppgifter Finns förnamn- och efternamn på ansvarig legitimerad sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast (fråga 3) Finns uppgift om samtycke (fråga 4) Status Finns hälsotillstånd väl beskrivet vid inskrivning (fråga 6) Finns hälsotillstånd/status uppdaterat under vårdtiden (fråga 7) Riskbedömning Riskbedömning enligt Senior alert (fråga 8) Rehab- och vårdplan 34