1 Tjänsteskrivelse för Energitjänsteprojekt Projekt Ansvarig för dokumentet Energitjänsteprojektet Bakgrund Serviceförvaltningens fastighetsbestånd på ca 350 000 kvm innehåller tekniska installationer och byggnadsskal av varierande ålder och kvalitet. Verksamheten har genom åren haft otillräckligt med resurser, både ekonomiskt och personalmässigt, för att bemöta alla åtgärdsbehov som uppstått under åren. Mycket av det nödvändiga planerade underhållet har därmed förskjutits fram i tiden och resultatet är att serviceförvaltningen idag har en andel uttjänad teknik tillsammans med underhållsbehov i fastigheterna. Det uppskattas finnas en betydande energieffektiviseringspotential. Jämfört med andra fastighetsägare går det att spara ca 30 kr/kvm vilket skulle innebära en årlig besparingspotential om ca 8 Mkr, beräknat på Atemp ytan på ca 280 000 kvm inom förvaltningen. Att genomföra alla de åtgärder som behövs kräver en ordentlig struktur, flera kompetenser och tid. Det är något som serviceförvaltningen inte förfogar över idag i tillräcklig mängd. Istället för att inte hinna med allt som behöver göras väljer serviceförvaltningen att vända sig till marknaden för att fylla dessa luckor. Serviceförvaltningen Adress39126 Kalmar BesökSödraLånggatan 39 Tel 0480-45 00 00 vx
Serviceförvaltningen har en möjlighet att utan att öka kostnaderna investera 10 gånger mer än vad det går att spara ett år. Detta ger verksamheten en möjlighet att investera ca 300 kr per kvm utan att budgeten går ur balans, vilket är ett krav enligt Kommunallagen 8 kap 5. Enligt samma lagutrymme ska även kommunens ekonomiska medel användas hushållssamt vilket kommunen väljer att göra om skatteintäkterna går till kapitalkostnader istället för onödiga energikostnader. Genom att omvandla onödiga kostnader till värdeskapande kostnader går det att uppskattningsvis genomföra ett projekt med en total investering om ca 80 Mkr utan att budgeten går ur balans. Denna investering kommer att generera ett överskott, dvs vinst, till verksamheten över livscykeln. Genomförs detta Energitjänsteprojekt kommer målet om 20 procent energieffektivisering att uppnås. Beskrivning av Energitjänsteprojekt Det finns idag affärsmodeller, sk Energitjänsteprojekt, som ger kommunen minimal risk. Ett Energitjänsteprojekt är en affärsmodell som används för att investera i energibesparingsåtgärder utan att kostnaderna ökar för kommunen. Kostnadsbesparingarna i energi blir större än investeringens kapitalkostnader och kommunen kan använda sin budget till annat än att betala ökande energipriser och akutåtgärder. Affärsprocessen Ett Energitjänsteprojekt omfattar fyra tydliga faser som utgör en helhet och Fas 1, 2 och 3 handlas upp vid ett tillfälle. I ett Energitjänsteprojekt fastställs värdet av upphandlingen först efter att Fas 1 är genomförd enligt beskrivningen av affärsupplägget nedan. Endast en leverantör som själv fastställt omfånget av projektet vågar lämna bindande garantier på årliga besparingar under hela återbetalningstiden. Energitjänsteprojektets fyra huvudfaser består av: 2 Fas 0 Fas 1 Fas 2 Projektstart: Beställaren förbereder sig för projektet, förankrar målen i organisationen och genomför en upphandling. Upphandlingen utförs som en entreprenadupphandling med ramavtalsvillkor för att få konkurrens genom Fas 1, Fas 2 och Fas 3. Förfrågningsunderlaget beskriver alla de juridiska spelregler som ska gälla genom hela projektet. Projektutveckling: En leverantör genomför en analys av fastighetsbeståndet för att ta fram underlag för åtgärder, besparingar, kostnader, utbildningsbehov mm. Förvaltningen deltar aktivt i arbetet med att granska, förkasta och godta leverantörens förslag till åtgärder. Det är rent hanterbarmässigt och resursmässigt omöjligt att få två leverantörer att genomföra Fas 1 parallellt. Inga leverantörer ställer upp på detta villkor och Förvaltningen kan inte hantera två parallella Fas 1or utan att bryta mot sekretesslagen. Projektgenomförande: Samma leverantör genomför de överenskomna åtgärderna och utbildar driftpersonalen. Förvaltningen deltar aktivt i projektet och tillvaratar sina intressen. Ingen Leverantör skulle ta på sig att utföra Fas 2 och lämna bindande garantier i Fas 3 om de inte får utföra även Fas 1. Det arbete som utförs i Fas 1 Serviceförvaltningen Adress39126 Kalmar BesökSödraLånggatan 39 Tel 0480-45 00 00 vx
lägger grunden för entreprenadarbetena i Fas 2 och att byta leverantör efter Fas 1 är totalt orealistiskt utifrån ett flera perspektiv såsom: praktiskt handhavande, kvalitet, kostnader, uteblivna besparingar, tidsmässigt och besparings- och komfortgarantier. 3 Fas 3 Projektuppföljning: Samma leverantör lämnar en besparingsgaranti och komfortgaranti under hela återbetalningstiden för att säkerställa att investeringen kan återbetalas. Förvaltningens driftorganisation utför de överenskomna service- och driftarbetena som är definierade i en gränsdragningslista med aktiviteter och frekvens. Modell för utvärdering Kalmar kommuns modell för utvärdering av anbud grundar sig i att det vinnande anbudet är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Hänsyn till följande tre utvärderingskriterier har tagits för att utvärdera anbudsgivare: 1. Ekonomi 2. Genomförande 3. Kompetens- och kreativitetstest Det ekonomiska resultatet har multiplicerats med faktorn för utvärderingskriterie 1 och 2. Det lägsta resultatet därefter vinner anbudstävlingen. Se bilaga Modell för utvärdering av Anbud daterad för fördjupad beskrivning av utvärderingsgrunderna för anbuden. Serviceförvaltningen Adress39126 Kalmar BesökSödraLånggatan 39 Tel 0480-45 00 00 vx
Modell för utvärdering av Anbud Energitjänsteprojekt Kalmar Kommun AFB.22.03.02
Modell för utvärdering av Anbud 2(8) MODELL FÖR UTVÄRDERING AV ANBUD Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas med hänsyn till följande utvärderingskriterier: 1. Ekonomi 2. Genomförande 3. Kompetens- och kreativitetstest Det ekonomiska resultatet (LCP-kalkylen) av utvärderingskriterie nr 1 (Ekonomi), multipliceras med faktorn för utvärderingskriterie nr 2 (Genomförande) och faktorn för utvärderingskriterie 3 (Kompetens- och kreativitetstest). Det lägsta resultatet därefter vinner anbudstävlingen. Nedan beskrivs utvärderingsmodell och aktuella utvärderingskriterier mer i detalj. 2. Genomförande Anbudsgivaren skall inlämna förslag på en övergripande genomförandeplan som visar hur anbudsgivaren i detalj avser att genomföra projektet. Genomförandetiden för Fas 1 Fas 2 och Fas 3 skall framgå av planen. Redovisas i enlighet med AFB.22.04.1. Beskriving av Genomförandet för Fas 1, Fas 2 och 3 skall innehålla 2.1 Tid- och resursplan Förslag till detaljerad tidsatt plan/gantt-schema nedbrutet i objekt samt systemdel (Bygg, VS, El, Vent etc.). 2.2 Projektorganisation och projektledning Redogör för tilltänkt Projektorganisation för Fas 1, 2 och 3, med fokus på aktuell projektledare och installationssamordnare. Deras specfika erfarenhet av likvärdiga energieffektivseringsprojekt redovisas för utvärdering (Projekt, yta och roll per fas). För verifiering av detta ska Beställare/kontaktperson samt kontaktuppgifter bifogas. 2.3 Effektivitet och kvalitet Beskriv i detalj för hur kvalitet och effektivitet kan erhållas i projektet för Fas 1, 2 och 3. Beskriv hur in avser att uppnå effektivitet i projektet, Redogör för vilka specifika processer och verktyg som är en del av ert arbetssätt i de olika faserna. Beskriv värdet dessa ger. Beskriv hur ni arbetar med kvalitet i projektet. Exempelvis redovisa ert sätt att bedriva projektstyrning i de olika faserna.
Modell för utvärdering av Anbud 3(8) 2.4 Inköp och underentreprenörer/leverantörer Redogör för; Hur Ni organiserar och utför Inköp av varor och tjänster i ert företag och på vilket sätt inköps-/upphandlingsvinster kommer Beställaren och projektet tillgodo. Vilka underentreprenörer, leverantörer eller andra externa resurser ni anser är nyckelleverantörer samt avser att nyttja inom disciplinerna; värmesystem, ventilationssystem, styr-& reglersystem, elsystem, belysningssystem samt byggnadsskal. Åberopande av annans kapacitets skall intygas av beslutsför person från det åberopade företaget. Det skall framgå av anbudet hur stor del av kontraktet som kan komma att läggas ut på underleverantörer. Värdering av genomförandet och dess delområden kommer att baseras på hur väl den bedöms vara funktionell, genomförbar och bidrar till att uppfylla de övergripande projektmålen, enligt Utvärderingsmall för genomförande. Poängbedömning - Genomförande Faktor Respektive delområde prövas och betygssätts enligt nedan. Motsvarar mycket höga krav utan brister 0,9 Motsvarar höga krav, men har marginella brister Acceptabel nivå 1,1 Oacceptabel nivå med allvarliga brister 1,4 3. Kompetens- och kreativitetstest Kompetens- och kreativitetstestet som redovisas i enlighet med AFB.22.04.1 skall resultera i nedanstående beskrivningar och kommer att bedömas enligt följande: 3.1 Kapitel 1 Förutsättningar Beskrivning av förutsättningarna skall följa AFB.22.03.1 kap 1. Faktorer som kommer beaktas vid utvärderingen är om beskrivningen är i vilken grad rapporten är lättförstålig, orienterande och korrekt formulerad. 3.2 Kapitel 2 Åtgärder Beskrivning av åtgärder skall följa AFB.22.03.1 kap 2. Faktorer som kommer att bedömas är om de föreslagna åtgärderna är har helhetssyn, är kreativa, lönsamma och realiserbara. Dessutom att åtgärdsförslagens ingående beräkningar, antaganden och beräkningsgrunder är redogjorda klart, tydligt och går att följa upp av tredje person. 3.3 Kapitel 3 Resultat Beskrivning av resultat av föreslagna åtgärder enligt AFB.22.03.1 kap 3. Faktorer som kommer att beaktas i hur stor grad målen för projektet nås, dvs vilken besparing som föreslås, i vilken grad minskning av miljöpåverkande utsläpp, samt hur åtgärderna påverkar totalekonomin (dvs. Fas 2 pris och besparing i Fas 3) och Beställarnas verksamhet. Dessutom att resultatet är redovisat med ingående beräkningar, antaganden och beräkningsgrunder som är redogjorda klart, tydligt och går att följa upp av tredje person.
Modell för utvärdering av Anbud 4(8) De byggnader som ingår i kompetens- och kreativitetstestet kan komma att avropas för Fas 2 och då gäller den redovisning som anbudsgivaren lämnar i anbudstävlingen efter ev förhandling. Poängbedömning - KKT Faktor Respektive delområde prövas och betygssätts enligt nedan. Motsvarar mycket höga krav utan brister 0,9 Motsvarar höga krav men har marginella brister Acceptabel nivå 1,1 Oacceptabel nivå med allvarliga brister 1,4 1. Ekonomi LCC-kalkylen beräknas genom att anbudsgivaren fyller i de à-priser, påslag och timpriser som efterfrågas i anbudsformuläret. Dessa sätts in i en beräkningssnurra som ger projektets resultat. I beräkningssnurran finns skattade materialåtgången redovisat som % -andel av timmar per yrkeskategori. Följande beräkningsgrunder kommer att användas i LCC-kalkylen: Kalkylparametrar för LCC-beräkningen E-pris ökning 4 % / år Räntenivå 4 % Avskrivningstid 20 År För Fas 1 används följande paranterar Mängd, fas 1 (skattad storlek på projekt) 280 000 Kvm Mängd, Energideklaration Tillkommandearbete (ÄTA-kostnad) 96 456 280 kvm Timmar För Fas 2 används följande paranterar Projekteringsarbete (medeltimpris) 6370 Timmar Projektledning (medeltimpris) 5390 Timmar Utbildning(medeltimpris) 980 Timmar Fas 3 verktyg /set up 280 Timmar (A) Arbete i Fas 2 VS/Rörmontör 11760 Timmar Ventilationmontör 8820 Timmar Driftsättning Ventilation 2940 Timmar Programmering Styr och Regler 6860 Timmar Drifttagare Styr och Regler 6860 Timmar Elmontör 4900 Timmar Belysning 4900 Timmar Bygg- och Anläggning 4900 Timmar
Modell för utvärdering av Anbud 5(8) (M) Material i Fas 2 Den skattade faktorn material per yrkeskategori som användas i beräkningssnurran. Projekteringsarbete 0 % Projektledning 0 % Utbildning 0 % Fas 3 verktyg /set up 0 % VS/Rörmontör 130 % Ventilationmontör 130 % Driftsättning Ventilation 100 % Programmering Styr och Regler 0 % Drifttagare Styr och Regler 100 % Elmontör 130 % Belysning 130 % Bygg- och Anläggning 100 % Summan av timkostnad x antalet timmar för respektive kategori är arbetskostnaden. Arbetskostnaden per kategori multiplicerat med faktorn för material (M) för respektive kategori sätts som materialkostnaden. Summan för arbets- och materialkostnaden (A+M) multipliceras med påslag för UE och TE för att få byggkostnaden. ÄTA-kostnad sätts som 10 % av byggkostnaden. För Fas 3 används följande paranterar Uppföljningsarbete 280 000 kvm Tillkommande timmar för utredning/korrigering 280 Timmar/år Antal år 9 år Ingen indexjustering av arbetskostnaden görs. Besparingsgarantin räknas ut som ett medeltal av alla besparingsmodeller redovisade under rubrik Garantier i Anbudsformulär. Medeltalet multipliceras sedan med besparingspotentialen för att sättas in i LCC-kalkylen. Besparingspotential skattas till 34 kr/kvm/år
Modell för utvärdering av Anbud 6(8) Bilaga - Utvärderingsmall för Genomförande Utvärderingskritieria 2 - Genomförande Betyg (0,9,,1,1 eller 1,4). Där lägsta värdet är högsta betyg. Kommentar 1.1 Tid- och resursplan 1.2 Projektorganisation och projektledning 1.3 Effektivitet och kvalitet 1.4 Inköp och underentreprenörer/leverantörer Summa 00* Summa Avrundat *Adderat värde av de fyra delområdena dividerat med fyra. Dokumentidentifikation } AB Svensk Byggtjänst 2007
Modell för utvärdering av Anbud 7(8) Bilaga Utvärderingsmall för KKT Utvärderingskritieria 3 - KKT Kapitel 1 Förutsättningar 1.1 1.2 Lättläst; Kommentar; lätt för utomstående att ta till sig informationen som beskrivs. Orienterande; Kommentar; Informativ, gärna ex. med beskrivande texter, redovisade flöden, aggregats drifttider och betjäningsområden Betyg (0,9,, 1,1 eller 1,4). Där lägsta värdet är högsta betyg. 1* Kommentar *Adderat värde av de tre underkategorierna dividerat med tre. 1.3 Korrekt; Kommentar; All data är återgiven korrekt utan felaktigheter eller gissningar. Antagande är tydligt markerade. Kapitel 2 Åtgärder 1* *Adderat värde av de fyra underkategorierna dividerat med fyra. 2.1 Helhetssyn; Kommentar; Föreslagna åtgärder täcker tydligt samtliga systemområden, är samordnade och inte minst hur de integrerar med varandra. 2.2 Kreativa; Kommentar; De åtgärder som föreslås bygger på tydligt ingenjörskunnande, kunskap om modern drift i kombination med nyttjandet av beprövad teknik 2.3 Realistiska och tydliga Kommentar; De åtgärder som föreslås beskrivs tydligt, klar och kan enkelt förstås. Idet fall de är komplicerade finns guidade instruktioner eller hävisningar. Dokumentidentifikation } AB Svensk Byggtjänst 2007
Modell för utvärdering av Anbud 8(8) 2.4 Lönsamma/resultat Kommentar; De åtgärder som föreslås är både lönsamma ur ett LCC perspektiv och ger tydligt resultat i form av långsiktig teknikhöjning, driftsäkerhet etc. Kapitel 3 Ekonomi 1* *Adderat värde av de två underkategorierna dividerat med två. 3.1 3.2 Tydligt redovisat; Kommentar; Resulatat i form av besparingar, referensvärden och ekonomiska värden är sammanställt, per åtgärd och summerat, efter given mall/struktur som kan följas. Faktabaserade / Detaljerade; Kommentar; Resultat redovisas med stöd av antagande, grundfakta och beräkningar. Summa 00* Summa Avrundat *Adderat värde av de tre kapiteln dividerat med tre. Dokumentidentifikation } AB Svensk Byggtjänst 2007