Patientsäkerhetsberättelse för Furans gruppboende

Patientsäkerhetsberättelse för Furans gruppboende År 2013 Datum och ansvarig för innehållet Christina Edholm och Britt-Inger Kajnäs Mallen är anpassad av Vardaga AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall KVALITETSAVDELNINGEN KA/LF 2013-11-28

Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2

Sammanfattning Vardaga bedriver vård och omsorg i särskilt boende samt daglig verksamhet. De personer som bor och vistas på verksamheterna har biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser är enligt SoL Där Vardaga har ansvar att bedriva hälso- och sjukvård ska årligen en patientsäkerhetsberättelse upprättas. Vardaga driver Furan som egen regi verksamhet. Två sjuksköterskor tjänstgör på Furan. 1,6 årsarbetare. HSL-personalen har kunskaper i och använder avvikelsesystemet som för större delen av 2013 var systemet Filemaker. I slutet av 2013 konverterades system till Qmaxit, en webbaserad lösning. Vi har regelbundna teammöten och kvalitetsråd där HSLpersonal(arbetsterapeut, sjukgymnast och sjuksköterska) och omvårdnadspersonal deltar. All legitimerad personal utför bedömningar med hjälp av de vedertagna bedömningsinstrumenten som finns avseende risk för fall, risk för undernäring och risk för sår. Legitimerad personal utför också bedömningar gällande munhälsa, inkontinens, ADL, förflyttningar och hjälpmedelsbehov. Utifrån resultaten av bedömningarna upprättas omvårdnads-, funktionsbevarande och rehabiliterings planer som följs upp kontinuerligt. Alla planer dokumenteras i dokumentationssystemet SafeDoc. Avvikelser dokumenteras i Qmaxit och följs upp på både teammöten och kvalitetsråd. En del av avvikelserna förs över till förbättringsloggen. Alla kunder och deras närstående erbjuds ankomstsamtal 7-14 dagar efter Inflyttning. Därefter erbjuder Furan uppföljande vårdplaneringar 2 ggr/år eller vid behov. Vi har ett bra samarbete med våra läkare på Örby doktorn, vi har läkare på Furan en dag per vecka samt vid behov. Örby doktorns läkare har dygnet runt jour för konsultationer. Närstående inbjuds till närståendeträffar 4ggr/år och månadsbrev skickas ut. Alla protokoll och annan information till boende och närstående sätts upp på Anslagstavla i entrén. Närstående är informerade om blankett för klagomål och synpunkter. Vårt mål är att inkomna klagomål utreds och återkopplas snarast, helst inom 24 timmar. 3

Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen. I de fall Vardaga har uppdraget som MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) ansvarar Vardagas MAS för att patienterna får en säker och ändamålsenlig vård, behandling av god kvalitet och att det medicinska omhändertagandet tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet. MAS utarbetar och beslutar om riktlinjer och följer upp att de efterlevs. När kommunen ansvarar för MAS funktion efterlevs kommunens riktlinjer. Där Vardaga inte ansvarar för MAS funktionen är det företagets kvalitetsutvecklare som följer upp verksamhetens kvalitet. MAS upprättar och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården. MAS arbetar fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet. 4

Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller de krav MAS ställer utifrån att den enskilde ska tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om hur Vardagas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. Vid inflyttning och över tid erbjuds alla patienter, av omvårdnadsansvarig sjuksköterska, preventionsbedömningar gällande fall, nutrition, trycksår samt munhälso bedömning. Vid identifierad risk ska en omvårdnadsplan upprättas samt kontinuerlig utvärderas dock minst två gånger/år. På Furans gruppboende är det kvalitetsråd 1 gång per månad, där deltar verksamhetschef, gruppchef, paramedicinsk personal, sjuksköterska och kvalitetsombudet från varje avdelning, de som är dokumentationsansvariga. Omvårdnadsplaner följs upp minst var sjätte månade eller om behov uppstår tidigare. Alla kunder har dokumenterade säkerhetsåtgärder vilka är godkända och dokumenterade i SafeDoc. 5

På Furan registrerar vi även i BPSD (beteendemässiga och psykiska symtom vid demens), ett nationellt register för personer med demens registret är till för att skapa individuella bemötandeplaner. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 MAS har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. MAS har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under 2013 har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Samtliga verksamheter deltar i PPM-studier gällande vårdrelaterade infektioner, basala hygienrutiner och trycksår. Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Furan har deltagit i PPM, trycksårsmätning och all personal har genomgått den webbaserade utbildningen i basala hygienrutiner. Samtliga verksamheter ska registrera i Senior Alert där samtycke finns och i Palliativa registret. På Furan görs registrering i Senior Alerts på pappers dokument eftersom det är svårt för våra boende att ta ställning till registrering av personuppgifter i senior alert. Riskbedömningar som görs i Senior Alert är fall, nutrition, trycksår och riskbedömningar r/t demensen. Planer görs även i Senior Alert där risker finns hos den boende. Personer som avlider på Furan registreras i Palliativa registret och all personal som deltagit i vården kring den boende deltar i ett gemensamt avslutningssamtal. Registreringen fyller därefter två syften, dels kvalitetssäkring och uppföljning och dels ger det personalen en möjlighet att göra ett bra avslut gällande den boende. All personal har även gått en intern utbildning i Livets sista tid. All personal har genomfört en utbildning i lyftteknik och erhållit ett 6

lyftkörkort efter genomgången utbildning. Den genomförs årligen med all personal. Vi skriver alltid en fallrapport och fallavvikelse när en kund ramlat. Rapporten gås igenom av sjukgymnasten, arbetsterapeuten, omvårdnadspersonalen och sjuksköterska och en bedömning görs också av den boendes status av paramedicinsk personal. Fallrapporterna tas upp på Teammöten som hålls varje vecka. Även läkaren signerar på en särskild lista för fallrapporter som uppvisas vid ronden att han tagit del av information gällande fallen. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll har genomförts två gånger under det gångna året, maj och november. Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare. Frågorna besvaras i Q-maxit, IT-stödet för ledningssystemet Qualimax. Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför tillsyn. Tillsyn genomförs årligen av MAS utifrån hälso- och sjukvården. Tillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. På Furan har vi arbetat enligt Mönsterarbetsplatsen under året med syftet att alla medarbetare ska vara delaktiga och kunna påverka sin arbetssituation i större utsträckning. Vi har under 2013 fördjupat arbetet kring kommunikation, bemötande och respekt medarbetare emellan. Under 2014 kommer arbetet fördjupas ytterligare. Kvalitetsråd och kostråd har ett mera strukturerat arbete genom att det finns kontinuitet och uppföljning regelbundet. Det finns även fasta representanter i respektive råd. Förbättringsloggen har använts i större utsträckning av all legitimerad personal och verksamhetschef. Under 2014 kommer förbättringsloggen att användas mer av all personal då det nya systemet gör det möjligt för all personal att följa utvecklingsarbetet. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 7

Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Enligt gällande regelverk finns samverkansöverenskommelse upprättad med berörd läkarorganisation. Överenskommelsen reglerar insatsernas omfattning och innehåll bland annat avseende tillgänglighet, uppföljning av behandlingsinsatser, läkemedelsanvändning, medicinsk vårdplanering samt utbildningsinsatser till medarbetarna. Överenskommelse om läkarsamverkan ger förutsättning för tydlighet och ömsesidig förståelse. I vissa fall har MAS/kvalitetsutvecklaren haft regelbundna samverkansmöten med berörd läkarorganisation. Örby doktorn. Målet är att de boende genomgår en läkarbedömning, inkomst prover och att en aktuell läkemedelslista upprättas senast en vecka efter inskrivning. Läkaren kommer till boendet en gång per vecka samt vid behov. Alla boende får en läkemedelsgenomgång årligen, som föregås av en blodprovstagning, puls, blodtryck och vikt kontroll. Målet är också att läkaren i samband med läkemedelsgenomgången gör ett hembesök hos den boende. Hösten 2013 bytte vi läkare på Furan men är fortsatt anslutna till Örbydoktorn. Örby doktorns läkarorganisation kontaktas även jourtid vid behov. Samverkan med uppdragsgivare Verksamhetchefen (och MAS i vissa fall) har under året haft regelbunden samverkan med uppdragsgivaren då man vid behov har följt upp hälso- och sjukvården när det gäller avvikelser, händelser och risker samt genomförda kvalitetsuppföljningar. Det har skett en omedelbar återkoppling då händelser inträffat eller synpunkter/klagomål från patient eller närstående har inkommit. Furan har haft tillsyn gällande HSL och SoL från tillsynsenheten på Täby kommun, Apoteket AB och Stockholms stad. Verksamhetschefen har deltagit på leverantörs träffar på Täby kommun för att ta del av aktuell information och erfarenhetsutbyte. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Legitimerade medarbetare har tillsammans med omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån patientens pågående hälso- och sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. Furan har team möten vid ett tillfälle per vecka. Då omvårdnadspersonal, arbetsterapeut, sjukgymnast och sjuksköterska deltar för att lyfta fram och diskutera aktuella omvårdnads- och rehabiliterings frågor. Furan har under året köpt paramedi- cinska insatser och patrullsjukskö- 8

terska från Care Team. Under 2014 kommer vi att anställa ett eget team (sjukgymnast och arbetsterapeut) som vi kommer att dela med två andra enheter i Täby vilket kommer att höja kvaliteten och ge mer tid till våra boende av dessa insatser. Den paramedicinska personalen har varit på boendet en dag i veckan samt vid akut behov som uppstått. Nu kommer vi att under 2014 kunna utöka den tiden och därmed höja kvaliteten för de boende. Rapporter sker skriftligen via SafeDoc angående hälso- och sjukvårds ärenden. Även rehab.ordinationer och rehab.planer. Planer dokumenteras i systemet SafeDoc. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 På Furans gruppboende görs preventionsbedömningar av legitimerad personal gällande nutrition, fallrisk, trycksår, munhälsa, psykiskt status och förflyttning och hjälpmedelsbedömningar samt ADL-status. Utifrån dessa preventions bedömningar upprättas omvårdnads planer. Kunden erbjuds munhälsobedömning minst en gång per år. Nödvändig tandvård och tandhygienistbehandling erbjuds också i uppsökande verksamhet. 2014 är det nytt avtal med ny utförare, Dental Hygienist. Vid inflyttning görs en riskbedömning i syfte att förhindra att boende försätter sig i svåra situationer på grund av sin demenssjukdom. Brandutbildningar och brandsäkerhetskontroller utförs kontinuerligt. Livsmedelshygien säkerhetsställs genom utbildningar och egenkontroll program. Kvalitetsråd hålls en gång per månad. Protokollet från rådet läses av all personal. Synpunkter och klagomål från kund, anhörig eller personal tar verksamhetschefen del av och ger återkoppling till berörda så snart som möjligt. Målet är att vi ska återkoppla inom 24 timmar. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 Rapportering av händelser/ Avvikelser Alla medarbetare har kunskap om hur Vardagas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivare. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklar På Furan känner all personal till vikten av att rapportera, risker och 9

händelser i avvikelsesystemet och vid allvarligare risker och händelser också rutinen att rapportera direkt till sjuksköterska så att åtgärd och återkoppling skall kunna ske så snart som möjligt inom 24 timmar. All personal har skyldighet att skriva in klagomål och synpunkter i den boendes journal och informera närmsta chef. Brevlåda för klagomål och synpunkter finns tillgänglig för närstående, kunder och personal. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Alla medarbetare har kunskap om Vardagas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschefen och legitimerade medarbetarel informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Rapporter, klagomål och synpunkter på Furan diskuteras och analyseras varje månad i kvalitetsrådet. Där skrivs minnesanteckningar för att sedan diskuteras på planmöten eller på arbetsplatsträffar. Även vid ledningsmöten tas detta upp och respektive gruppchef informerar på sin enhet. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående Vardaga arbetar med boende- och närståenderåd i verksamheterna. Närståenderådet leds av verksamhetschefen och rådet träffas minst två gånger per år. Dessutom sker kontinuerligt närståendeträffar. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med boende och närstående. Vardaga har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående och är oberoende från våra verksamheter. Vid inflyttning lämnas information till boende och närstående om kundombudsmannen och dennes roll. Furan arbetar med närståendeträffar. Närståendeträffen leds av verksamhets- 10

chefen och mötesfrekvensen är minst fyra gånger per år. Månadsbrev skickas från verksamhetschef per mail eller brev till alla närstående, informationen anslås också i entrén på anslagstavlan för närståendeinformation. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Frågeställning Kategori Antal/år 2012 2013 Antal genomförda E- utbildningar i basala Samtliga medarbetare. hygienrutiner. Antal medarbetare Samtliga med- Antal patienter med fullständig omvårdnadsjournal Enligt gällande checklista Antal omvårdnadsplaner i förhållande till antal patienter med identifierade nutritionsproblem. Antal dokumenterade överenskommelser angående nattfasta för alla patienter på verksamheten Antal registrerade patienter i palliativa registret i förhållande till antalet dödsfall i ----------- Totalt antal patienter (vid mättillfället) 32 Antal dokumenterade nutritionsproblem 32 33 33 3 33 32 Totalt antal avlidna patienter år 2013 12 verksamheten Antal registrerade patienter i Senior Alert 33 10 arbetare. Antal patienter med fullständig omvårdnads journal (vid mättillfället) 32 Antal dokumenterade omvårdnadsplaner utifrån dokumenterade nutritionsproblem 32 Antal registrerade patienter 2013 12 Antal registrerade patienter 2013 32 på papperskopia. 11

Antal Lex Maria anmälningar under året. Totalt antal anmälningar enligt Lex Maria 2 Totalt antal anmälningar enligt Lex Maria 0 Antal avvikelser gällande hälso- och sjukvård tagna från Q- maxit Frågeställning 2012 2013 Läkemedel Utebliven dos 27 14 Dubbel dos 2 2 Felaktigt iordningsställande 2 3 Förväxling 2 5 Utebliven signering 1 3 Fall Fall i verksamheten 64 138 Frakturer pga fall (räknas manuellt) 1 1 Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål 10 5 Trycksår Trycksår uppkomna inom verksamheten 1 1 Vi har under året haft boende som varit gångare varför det har blivit många fall under året. Endast 1 fall har lett till fraktur under året. Viktigt är att vi är medvetna om att alla preventiva insatser finns så som hjälm, halksockor, höftskyddsbyxor, toalettpassning, läkemedelsgenomgångar r/t biverkningar, blodtryckskontroller andra typer av hjälpmedel som rullatorer för att göra gången säkrare, borttagande av t.ex. mattor och lösa sladdar etc. Alla åtgärder är dessutom dokumenterade i journalen på boende med stor fallrisk. 12