Användarföreningens styrelsemöte 2010-09-09 Plats: Eniacs lokaler, Krokslätts Torg i Mölndal. Närvarande: Gunvor Hagelberg ordförande, Mariann Ehde Frick, Razvan Nutu, Anne Buss, Lena Andersson, Bertil Burén, Johan Blix (från punkt 6). Förhinder: ---- Från Eniac (punkt 5 och 6.) Per-Göran Carlsson, Arno Strandberg, 1. Inledning Ordförande hälsar välkommen. 2. Fastställande av ärendelista Ärendelistan fastställes. 3. Föregående protokoll Inga anmärkningar på föregående protokoll. Protokollet finns publicerat på hemsidan. 4. Rapporter Användarföreningen har idag 104 enheter som är medlemmar, varav 2 nya. Inga medlemmar har lämnat användarföreningen. 5. Andra föreningsinterna frågor Mandatperioden för Gunvor Hagelberg, Johan Blix, Bertil Burén och Lena Andersson går ut vid kommande årsmöte. Gunvor förmedlar våra svar till valberedningen som undrat vilka som ev ställer upp för omval. Kallelse till årsmöte skall skickas ut senast 18:e september vilket Gunvor ombesörjer. Kommentarer till verksamhetsberättelsen skickas till Gunvor senast 30:e september. 6. Användarmöte 2010 Användarmötet 2010 kommer att äga rum i Saltsjö-Boo den 18-19 november. Ingen samordnad transport ordnas från flyg och tåg till hotellet. Eniac undersöker däremot möjligheten att samordna transport från hotellet till centrala Stockholm. Information kommer att skickas ut så fort som möjligt. Sida 1 av 6
7. Information från Eniac Rapporten bifogas som bilaga 1 samt bilaga 2. 8. Synpunkter inkomna gällande programmen Efter samtal om inkomna synpunkter överlämnas dessa till Arno Strandberg för ev åtgärd och besvarande. 9. Nästa sammanträde Telefonmöte den 7:e oktober kl. 10:00. 10. Övriga frågor Inga övriga frågor. 11. Avslutning och justering Mötet avslutades. Gunvor Hagelberg Ordförande Razvan Nutu Sekreterare Sida 2 av 6
Bilaga 1: Information från Eniac Orderingång och leveranser Sommarmånaderna har som vanligt varit en relativt lugn period när det gäller försäljningen. Vi arbetar företrädesvis med förfrågningar från våra befintliga kunder. I och med införandet av clearingfakturering via KOB har efterfrågan på WebAveny Elektronisk attest åter tagit fart. Vi har också fått beställningar på Hogias produkter PBM Time & Attendance och Hogia Travel, försystem till Kyrklön för självservice på webben. Intresset är fortsatt stort för Aveny Karta, vi har fått beställning från ytterligare en ny förvaltning och har flera förfrågningar som vi arbetar med. Genomförda och planerade marknadsaktiviteter Som tidigare meddelats deltog vi i vanlig ordning i SKKF:s årskongress som denna gång hölls i Luleå (Kulturens hus den 24-25 maj) Vi var huvudsponsorer när vid Kyrkokamerala föreningens årskonferens i Uddevalla (Bohusgården den 8-10 juni). Vi fick tillfälle att under en kvart berätta om de olika typer av samverkansprojekt som Aveny-användarna bedriver och hur vi förväntar oss att allt större krav kommer att ställas på affärssystemets förmåga att integreras med olika centrala system. Vi deltog också som utställare vid Föreningen Sveriges kyrkogårdschefers motsvarande event i Kalmar (Kalmarsalen) den 7-8 september. I samband med detta lanserades den nya kartprodukten Aveny Karta Viewer Plus. Det är en utveckling av tittskåpsvarianten Aveny Karta Viewer som dessutom ger möjlighet att exportera kartmaterial till PDF-format, göra noteringar i kartan om exempelvis åtgärder och förändringar som skall göras av kartadministratören. När version 11 av Aveny Grav färdigställts blir det även möjligt att ta fram temakartor efter egentillverkade urval. Nästa tillfälle att se våra program blir i samband med en Produkt- och Maskinmässa i Trollhättan (Håjums begravningsplats) den 16 september. Användarmötet Planeringen av årets användarmöte (Yasuragi i Stockholm den 18-19 november) pågår för fullt. Anmälan kan göras på vår hemsida. I skrivande stund är 165 deltagare anmälda. Deltagarantalet vid årets möte är begränsat till 400. Platsen för 2011 års möte har ännu inte bestämts. Vi avser dock att hålla till i Göteborgsområde. Tid och plats kommer att meddelas i samband med årets möte i november. Utbildning/konferenser Under hösten kommer vi att hålla schemalagda kurser i Ekonomi, Lön/PA och Bokning. Det som har styrt kursutbudet är förfrågningar som inkommit från våra kunder. För närvarande pågår planering av vårens kursprogram. Samtliga årsavslutskonferenser kommer i likhet med förra året att hållas koncentrerat under veckorna 48-49. Även denna gång inleder vi i Stockholm. Grav i Stockholm den 30 november och i Göteborg den 7 december Ekonomi i Stockholm den 1 och i Göteborg den 8 december Lön/PA i Stockholm den 2 och i Göteborg den 9 december Sida 3 av 6
Personalrekrytering Rekrytering av ny programutvecklingspersonal har påbörjats. Vi har i likhet med vid senaste nyanställningen valt att engagera Academic Works för uppdraget. Bilaga 2: Information om Aveny - programmet och kundservice Kundservice Kundservice löper på som vanligt. Aveny 10.0.50 Versionen som är ute hos alla våra kunder nu är 10.0.50 och den fungerar bra. Repeterande bokningar i WebAveny Funktionen för lägga upp, ändra och ta bort bokningar i WebAveny är klar och distribueras inom några veckor till våra kunder. Aveny 11 Etapp 1 levereras nu Etapp 1 omfattar grundsystem, utvecklingsmiljö, ekonomi, leverantörsreskontra, musik och systemadministration. Före sommaren skickade vi e-post till alla kunder, med information om att Aveny 11, etapp 1, är klar för leverans. Kunderna fick välja mellan följande alternativ: Installera etapp 1 av Aveny 11 och parallellt köra övriga delprogram i Aveny 10. Avvakta tills etapp 2 av Aveny 11 är klar för leverans och parallellt köra övriga delprogram i Aveny 10. Avvakta tills etapp 3 av Aveny 11 är klar för leverans och parallellt köra övriga delprogram i Aveny 10. Avvakta tills etapp 4 av Aveny 11 är klar för leverans. Vi har hittills fått in intresseanmälan från 27 kunder och de fördelar sig enligt följande: 13 kunder vill köra igång med etapp 1 7 kunder vill avvakta tills etapp 2 är klar 4 kunder vill avvakta tills etapp 3 är klar 3 kunder vill avvakta tills etapp 4 är klar Vi har gjort en planering för utbildning och installation för de kunder som önskat köra igång med etapp 1. Första kund (förutom Uppsala som redan kör) startar 17 september och vi räknar med att installera/utbilda hos de övriga 11 kunder som anmält intresse för etapp 1 innan användarmötet. Upplägget för leveranserna ser ut ungefär som följande: Sida 4 av 6
Uppdatering av serverdelen av Aveny dag 1 o normal uppdatering av Aveny 10 inkl serverdelen av Aveny 11 (Kund) o normal uppdatering av WebAveny 10 (Kund) o testkonvertering av urval till Aveny 11 (Eniac) Terminalbaserad utbildning för ekonomipersonal och systemansvarig dag 4 o utbildning hos Eniac, IT s office eller hos kund. Efter denna utbildning ska ekonomipersonal/systemansvarig kunna informera övrig personal som ska köra igång. Klientinstallation av Aveny 11 dag 5 o ekonomipersonal och systemansvarig börjar köra Aveny 11 o övrig personal fortsätter köra Aveny 10 o definitiv konvertering av urval till Aveny 11 (Eniac) Information/internutbildning för övrig personal som kör EK/LR dag 6 9 o dokumentation finns i form av guiden Introduktion till Aveny 11 Stäng Aveny 10 (EK/LR/SYS/MU), alla kör Aveny 11 dag 10 o nu stänger vi Aveny 10 för etapp 1. Skulle man stöta på några problem med Aveny 11 så kan man öppna för att köra Aveny 10. Eventuellt en uppföljande halvdagskonferens för de som inte gått den terminalbaserade utbildningen. Utvärdering görs i samband igångkörningen av första kund. Etapp 2 - pågår Vi jobbar vidare med etapp 2 av Aveny 11, där följande program ingår: - Grav inkl ny funktionalitet för gravskötselbeställning - Kremationsjournal - Kundreskontra - Order/Fakturering De flesta rutiner i ovanstående program är konverterade till Aveny 11 och vi kommer nu att testa alla rutiner noggrant innan vi levererar etapp 2 till första kund. Etapp 3 - pågår Vi har även börjat jobba med etapp 3 av Aveny 11, där vi nu håller på med Bokning. Aveny övrig utveckling Elektroniska fakturor I och med KOB så kan våra kunder ta emot och skicka elektroniska fakturor till leverantörer och kunder inom Svenska Kyrkan. I Aveny 11, etapp 1, kan vi nu även hantera elektroniska fakturor (Svefaktura) från externa leverantörer. Vi på Eniac kommer själva att börja köra detta inom kort för att testa att allt fungerar bra, för att sedan kunna leverera funktionen till de av våra kunder som är intresserade. Vi räknar även med att under hösten ta fram en lösning (inom ramen för Aveny, etapp 1) för att kunna skicka fakturor elektroniskt till externa kunder/organisationer såsom kommuner. Sida 5 av 6
KOB kompletteringar Vi kommer att träffa ansvariga för KOB-systemet 10/9 för att diskutera vissa förändringar i integrationen. Det kommer antagligen att innebära att vi behöver göra anpassningar i Aveny 10 under hösten. Gravskötselbeställning via internet Vi jobbar vidare med projektet Gravskötselbeställning via internet. Integration med Svenska Kyrkans nationella kalender Vi kommer under hösten att ta fram en funktion för att våra kunder ska kunna exportera kalenderinformation från Aveny Bokning till den s k nationella kalendern. Ny kalendersynkronisering När exportfunktionen till nationella kalendern är färdig, så kommer vi att börja jobba med ett alternativ till vår nuvarande kalendersynkroniseringsfunktion. Den nya funktionen är tänkt att bygga på nationella nivåns gränssnitt X-Bridge och avsikten är att synkroniseringen mellan användarnas kalendrar i Aveny/ WebAveny Bokning och Outlook skall ske on-line, istället för som nu via ett schemalagt jobb. Sida 6 av 6