Hem för vård eller boende, Gävle kommun

Förfrågningsunderlag 1 (13) Hem för vård eller boende, Gävle kommun Socialnämnden, Gävle kommun har beslutat att tillämpa lagen om valfrihetssystem (LOV) i konkurrensutsättningen av hem för vård eller boende (HVB). Utförare som uppfyller kraven i detta förfrågningsunderlag kan ansöka om att bli utförare av HVB för vuxna i Gävle kommun. Ansökan ska lämnas på blanketten Ansökningsformulär. Ansökan kan lämnas löpande under avtalstiden. Inköp Gävleborg prövar ansökningarna tillsammans med Beställaren. Beslut om godkännande av ansökan kommer i normalfallet att göras inom fyra till sex veckor vid komplett ansökan. Om ett sökande företag godkänns ska ett avtal tecknas mellan företaget och Socialtjänst Gävle. Välkommen att lämna in din ansökan! Inköp Gävleborg

Förfrågningsunderlag 2 (13) Upphandlingsförfarande Lagen om valfrihetssystem Ansökans giltighetstid 6 månader efter ansökningsdatumet Ansökans märkning Bilagor Ansökan och omslag/kuvert märks med ärendenummer 5178. Bilaga 1 Ansökningsformulär Bilaga 2 Vårdbehovsmatris Bilaga 3 Verksamhetsformulär Bilaga 4 Ansökans omfattning och redovisning av personal

Förfrågningsunderlag 3 (13) Innehållsförteckning 1 INFORMATION... 4 1.1 UPPHANDLINGENS PARTER... 4 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET... 4 1.3 SYFTE... 4 1.4 OMFATTNING... 4 1.5 FÖRBEHÅLL... 4 1.6 AVTALSTID... 5 1.7 INFORMATION OM VALFRIHETSSYSTEM... 5 1.8 ICKEVALSALTERNATIV... 5 1.9 OMVAL... 5 2 ADMINISTRATIVA KRAV OCH KVALIFICERING AV UTFÖRARE... 5 2.1 FRÅGOR OM UPPHANDLINGEN... 5 2.1.1 Kontaktpersoner... 6 2.2 ATT LÄMNA ANBUD... 6 2.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT LÄMNA IN ANSÖKAN... 6 2.4 ANBUDSINLÄMNING... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. 2.5 GODKÄNNANDE OCH AVTALSSKRIVNING... 7 3 BEDÖMNING AV ANSÖKAN... 7 3.1 KVALIFICERING (STEG 1 KRAV PÅ FÖRETAGET)... 7 3.1.1 Kontroll av skatter och avgifter... 7 3.1.2 Teknisk förmåga och kapacitet... 8 3.1.3 Tillståndsbevis HVB... 8 3.1.4 Tillsynsrapport... 8 3.2 PRÖVNING (KRAV PÅ TJÄNSTEN)... 8 4 AVTALSVILLKOR... 8 4.1 AVTALSHANDLINGAR... 8 4.2 PRIS... 9 4.3 ERSÄTTNINGAR VID AVBRUTEN PLACERING... 9 4.4 PRISÄNDRINGAR... 10 4.5 BETALNINGS- OCH FAKTURERINGSVILLKOR... 10 4.6 E-HANDEL... 10 4.7 FÖRSÄKRINGAR... 11 4.8 UPPFÖLJNINGSMÖTEN... 11 4.9 LEVERANSSTATISTIK... 11 4.10 SOCIALA KRAV... 11 4.11 FÖRÄNDRING I TILLSTÅNDET... 11 4.12 ÄNDRADE FÖRUTSÄTTNINGAR... 12 4.13 ÄNDRINGAR I AVTAL... 12 4.14 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL... 12 4.15 UPPHÖRANDE AV AVTAL PÅ UTFÖRARENS BEGÄRAN... 12 4.16 UPPSÄGNING... 12 4.17 OMFÖRHANDLING... 12 4.18 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG... 13 4.19 HÄVNING... 13 4.20 FORCE MAJEURE, ANSVARSBEGRÄNSNING... 13 4.21 TVIST... 13

Förfrågningsunderlag 4 (13) 1 Information 1.1 Upphandlingens parter Ansökslämnare: Part som bereder och sänder in ansökan Uppdragsgivare: Socialnämnden, Gävle kommun Beställare: Socialtjänst Gävle Utförare: Part som erhåller avtal Avtalsparter: Utförare och Beställare Upphandlingsstöd: Inköp Gävleborg 1.2 Upphandlande myndighet Gävle kommun är genom Socialtjänst Gävle upphandlande myndighet. 1.3 Syfte Syftet med införandet av lagen om valfrihetssystem inom HVB är att Minska andelen placeringar som sker utanför avtal Möjlighet att teckna avtal under avtalsperioden Att valfriheten kan leda till en ökad mångfald av utförare Ökad delaktighet och inflytande för den enskilde i valet av utförare Ökad kostnadskontroll för beställaren 1.4 Omfattning Upphandlingen omfattar vuxna som ska placeras enligt socialtjänstlagen (SoL), lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och lagen om vård av missbrukare (LVM). Utföraren åtar sig att utföra omsorg, vård, behandling och i vissa fall utredningar åt personer som beställaren placerar i enlighet med den inriktning, behandlingsmodell, målgruppsinriktning och verksamhetsform som utföraren angett i sin ansökan. Aktuell inriktning och fastställda mål för Socialnämnden innebär att det direkta och det förebyggande sociala arbetet inom missbruksvården och övrig individomsorg för vuxna skall vara föremål för ständig utveckling. Den ständiga utvecklingen sker genom samarbete inom kommunen och med externa parter, samt genom kontinuerlig utveckling av insatser på hemmaplan. Antalet vårddygn för placeringar i externa hem för vård av vuxna (exkl. SiS-placeringar) beräknas vara ca 8 000 per år under de kommande fyra åren. 1.5 Förbehåll Vid unika och större projekt kan separat upphandling komma att ske. Avtalet skall kunna sägas upp om politiska beslut leder till annan driftsform, exempelvis om det politiska stödet för LOV upphör (se rubrik Uppsägning ).

Förfrågningsunderlag 5 (13) 1.6 Avtalstid Lagen om valfrihetssystem inom HVB gäller under en prövoperiod på fyra (4) år med start 2014-11-01. Avsikten är att avtal kommer kunna tecknas med godkända utförare inom fyra till sex veckor efter en komplett inlämnad ansökan. Avtalstiden sträcker sig till och med 2018-10-31, oavsett när under avtalstiden avtal tecknas. 1.7 Information om valfrihetssystem För att underlätta valet för den som ska placeras finns en presentationsmall som godkända utförare ska fylla i. Ändringar i informationsmaterialet kan komma att ske. Informationen kommer att finnas både som tryckt material samt på kommunens hemsida www.gavle.se. Handläggarna kommer opartiskt att informera om vilka utförare som finns att välja på utifrån informationsmaterialet i samband med en placering. Utföraren har rätt att informera om sin verksamhet genom att länka sig via kommunens hemsida. 1.8 Ickevalsalternativ Ett ickevalsalternativ ska finnas enligt LOV 9 kap. 2 för den som inte kan eller vill välja utförare själv. Ickevalsalternativet innebär i denna upphandling att den placerade erbjuds plats på det boende som handläggaren anser mest lämpligt utifrån den enskildes individuella behov. Återstår flera utförare sker urvalet mellan dessa enligt närhetsprincipen. Enligt LOV 9 kap. 2 ska ett ickevalsalternativ erbjudas för den som inte kan eller vill välja utförare själv. Ickevalsalternativet innebär i denna upphandling att den placerade erbjuds plats på det boende som handläggaren anser mest lämpligt utifrån den enskildes individuella behov. Återstår flera utförare sker urvalet mellan dessa enligt närhetsprincipen. Placering sker då hos den utförare som geografiskt ligger närmast centralstationen i Gävle, efter att på Socialtjänsten gjort ett första urval av utförare utifrån den enskildes behov. 1.9 Omval Den placerade kan meddela utförare eller handläggare om önskemål att göra omval av utförare. n har beslutanderätt. 2 Administrativa krav och kvalificering av utförare 2.1 Frågor om upphandlingen Vid eventuella frågor om upphandlingen skickar den sökande in sin frågeställning via annonsplatsen Kommers Annons. I varje ärende går det att ställa frågor direkt på webben och även se tidigare besvarade frågor. Publicerade annonser hittar du på hemsidan under "Upphandlingar". Om

Förfrågningsunderlag 6 (13) förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor eller av någon annan anledning, kommer detta att publiceras under respektive ärende. Ansökslämnare ansvarar själva för att bevaka publicering av kompletteringar samt frågor och svar. Denna upphandling publiceras även på www.valfrihetswebben.se som är en hemsida med samtliga annonser av upphandlingar gjorda enligt LOV. 2.1.1 Kontaktpersoner Ulf Häggberg, Socialtjänst Gävle, 026-17 87 56 Sofia Karlsson, Inköp Gävleborg, 010-471 30 21 2.2 Att lämna in en ansökan I första hand använder sig Köparen av elektronisk anbudsmottagning. Ska elektroniskt anbud (e-anbud) lämnas för första gången, se till att registrering sker i god tid innan sista anbudsdag. För mer information och anbudslämning se vår hemsida: I undantagsfall accepteras skriftligt anbud (pappersanbud). Om anbudet lämnas skriftligen undertecknas detta på sedvanligt sätt. Anbud via e-postmeddelande räknas inte som elektroniskt anbud (e-anbud). Vid eventuella kompletteringar av ansökningar går detta bra att inkomma med via e-post till ansvarig upphandlare. För support vid inlämnande av anbud kontakta gärna Inköp Gävleborgs kundtjänst på telefon 010-471 30 01. 2.3 Förutsättningar för att lämna in ansökan Ansökan ska ske enligt Ansökningsformulär bilaga 1. Svara genom att kryssa i ja/nej-rutorna som finns under varje krav samt fyll i de uppgifter och redogörelser som efterfrågas. Var extra noga med att ska-kraven uppfylls. Önskar ansökslämnaren lämna ansökan på flera boendeenheter fylls ett anbudsformulär och ett verksamhetsformulär per boendeenhet i. För att underlätta intern hantering tänk på följande: fullständig ansökan lämnas på svenska ange företagsnamn och organisationsnummer använd inte inbundna eller häftade handlingar undvik fliksystem om det går, det går bra att särskilja med gem. samtliga handlingar ska vara sidnumrerade ansökan lämnas som ett undertecknat original

Förfrågningsunderlag 7 (13) Ersättning utgår inte för den sökandes offertarbete i samband med denna upphandling. 2.4 Inlämning av ansökan Ansökan lämnas elektroniskt, skickas per post eller överlämnas till: Inköp Gävleborg 826 80 SÖDERHAMN Besöksadress: Köpmangatan 7, Söderhamn 2.5 Godkännande och avtalsskrivning Om utföraren godkänns tecknas ett avtal mellan utföraren och beställaren, i normalfallet inom 4-6 veckor. Beställaren kan begära kompletteringar av ansökan innan godkännande. Om beställaren ej godkänner ansökslämnaren som utförare ska den sökande informeras om skälen till detta. Ansökslämnaren har möjlighet att lämna in en ny ansökan som prövas på nytt av beställaren. 3 Bedömning av ansökan Ansökan kommer att bedömas i två steg enligt följande: 1. Kvalificering (krav på företaget) 2. Prövning (krav på tjänsten) Utförare vars ansökningar uppfyller samtliga krav och accepterar avtalsvillkoren kommer beställaren skriva avtal med. 3.1 Kvalificering (steg 1 Krav på företaget) Här ställs krav på den sökandes finansiella, ekonomiska samt tekniska förmåga och kapacitet för att klara uppdraget. 3.1.1 Kontroll av skatter och avgifter Inköp Gävleborg samarbetar med Skatteverket och Kronofogdemyndigheten och inhämtar erforderliga uppgifter om bl.a. skatter och sociala avgifter genom förebyggande information. Beställaren får utesluta förkasta en ansökning om ansökslämnaren inte uppfyller kraven i LOV 7 Kap. Den sökande ska inneha F- eller FA-skatt. Utländska ansökslämnare bifogar motsvarande dokumentation som intyg på att föreskrivna registreringar och betalningar fullgjorts i hemlandet. Ansökslämnaren är skyldig att kontrollera sina underleverantörer på motsvarande sätt.

Förfrågningsunderlag 8 (13) Beställaren kan vid behov komma att själv kontrollera den sökandes ekonomiska stabilitet genom kreditupplysningsföretag eller att begära in årsredovisning. Nystartade företag eller ekonomiska föreningar och stiftelser ska komplettera sitt anbud med dokumentation som styrker en ekonomiska stabilitet. Exempelvis genom senaste årsredovisningen, verksamhetsplan och budget för verksamheten eller liknande. Sökande som bedöms vara i ej godtagbar riskklass eller ha låg kreditvärdighet kan komma att uteslutas om inte anbudsgivaren lämnar en godtagbar förklaring till varför man hamnat i denna riskklass. 3.1.2 Teknisk förmåga och kapacitet Utförare som lämnar in en ansökan ska ha kompetens för att leda hem för vård och boende. Ansökslämnaren ska ange tre referenser över tre olika uppdrag från tre olika uppdragsgivare, dvs tre olika juridiska personer. Referenserna ska vara uppdrag av den typ som upphandlingen avser och lämnat anbud. Nystartade företag och företag under bildande ska ange tre referenser t.ex. från tidigare arbetsgivare, ska kunna visa motsvarande tidigare erfarenhet för person i ledande befattning i det nystartade företaget. 3.1.3 Tillståndsbevis HVB Kopia på tillståndsbevis som visar att den sökande får bedriva i ansökan angiven verksamhet, (enligt SoL kap. 7 1 punkt 1) ska bifogas ansökan. Ansökan ska överensstämma med aktuellt tillstånd. 3.1.4 Tillsynsrapport Beställaren har möjlighet att förkasta ansökningar med hänvisning till återkommande fel och brister som IVOs tillsynsrapporter de senaste 3 åren. 3.2 Prövning (krav på tjänsten) Ansökslämnaren ska acceptera och uppfylla samtliga ska-krav som finns i förfrågningsunderlaget med bilagor samt acceptera avtalsvillkoren. Ansökslämnaren intygar detta i bilaga 1 Ansökningsformulär. 4 Avtalsvillkor 4.1 Avtalshandlingar Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om det skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte parterna kommer överens om annat, sinsemellan i följande ordning:

Förfrågningsunderlag 9 (13) 1) Skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2) Avtalet 3) Förtydligande av förfrågningsunderlag 4) Förfrågningsunderlag 5) Skriftliga tillägg och förtydligande av ansökan 6) Ansökan med tillhörande handlingar 4.2 Pris Upphandlingen bygger på fasta ersättningsnivåer. Priserna grundar sig på vårdbehovsmatrisens fyra olika nivåer. Priset är angivet i svenska kronor exklusive mervärdesskatt och avser dygnsersättning per placerad. S M L XL 1 500 kronor/dygn 2 200 kronor/dygn 2 800 kronor/dygn 3 500 kronor/dygn I priset ska samtliga kostnader som kan hänföras placeringen ingå, såsom resor, fickpengar, basutrustning av kläder och annan personlig utrustning löpande under pågående placering som inte den placerade kan tillgodose det med egna ekonomiska medel. Bistånd kan sökas hos Socialtjänsten. I priset ska samtliga kostnader för behandling inom fastställt behandlingsprogram, helpension samt alla ordinarie aktiviteter ingå. Någon ersättning utöver vårddygnsersättningen utgår normalt inte. Ersättning utgår från den dag vistelsen påbörjas t.o.m. den dag vistelsen avslutas, se punkt 4.3. Alla eventuella ändrings- och tilläggstjänster ska offereras skriftligt eller efter överenskommelse. Dessa tjänster ersätts mot löpande räkning endast efter särskild skriftlig överenskommelse. I de fall då planerad placering ej blir aktuell på grund av yttre omständigheter som beställaren ej kan råda över gäller avbeställningsrätt samt att ingen kostnad skall debiteras beställaren. Beställaren har inget ansvar för Leverantörens kostnader för personal, drift och investeringar i verksamheten. 4.3 Ersättningar vid avbruten placering Avbryts behandlingen är Beställaren endast betalningsansvarig för den vård som skett.

Förfrågningsunderlag 10 (13) 4.4 Prisändringar För avtalet gäller fast pris för hela första avtalsåret. För andra året och vid eventuell förlängning sker prisjustering enligt Omsorgsindex (OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Eventuell prisjustering för år två görs med 90 % av fastställd indexförändring för 2015. Är justeringen <1% sker ingen ändring. Eventuella fortsatta prisändringar under avtalstiden inklusive eventuella optionsår framräknas på motsvarande sätt. Om indexserien upphör ska överenskommelse göras mellan beställaren och utföraren avseende ny indexserie. 4.5 Betalnings- och faktureringsvillkor 30 dagar efter mottagen faktura enligt detta krav. Fakturan ska vara i SEK. Fakturan ska innehålla uppgifter om: Placeringsdygn fakturan avser Vårdbehovsnivå och dygnspris Beställarens namn/referens Pris inklusive och exklusive moms Kontaktuppgifter Om fakturan saknar dessa uppgifter ska utföraren rätta fakturan och skicka en ny. Dröjsmålsränta enligt räntelagen. I de fall dröjsmålsränta krävs ska det vara en räntefaktura per för sent betald faktura, inte i form av samlingsfaktura. Fakturerings-, uppläggnings-, expeditions-, påminnelseavgift eller andra avgifter godkänns inte och får inte debiteras. Samfakturering får inte ske. Under avtalstiden kan Beställaren övergå till elektronisk fakturering. En elektronisk faktura ska innehålla uppgifter, referenser, specifikationer m.m. i enlighet med uppdragsgivarens krav. Ansökslämnaren svarar själv för samtliga egna kostnader (investeringar, drift m.m.) som är förknippade med elektronisk handel. 4.6 E-handel E-handel kommer att införas successivt i Gävle kommun. E-handel innebär att hela flödet från order till faktura sker elektroniskt via beställarens system.

Förfrågningsunderlag 11 (13) Utförarens hantering kan t ex vara att ta emot ett e-postmeddelande till integration mot sitt affärssystem, här avgör utföraren själv vilken typ av integrering samt vilka meddelandetyper som är aktuella. Eventuella kostnader med anledning av uppfyllandet av avtalad elektronisk e- handel bekostas av respektive part. 4.7 Försäkringar Utföraren är ansvarig för skador som uppstår när arbete utförs. Försäkring ska därför finnas hos utföraren. Utföraren ska på egen bekostnad teckna och under avtalstiden upprätthålla en ansvarsförsäkring som täcker dels sådan skada eller förlust som utföraren kan åsamka den placerade, dels sådan skada eller förlust som den placerade kan åsamka annan. 4.8 Uppföljningsmöten Beställaren avser att regelbundet följa upp utförarens verksamhet i syfte att följa kvaliteten och kvalitetsutvecklingen hos utföraren. Utföraren ska utan dröjsmål och extra kostnad överlämna begärda uppgifter och ställa personal till beställarens förfogande för denna kontroll och uppföljning. Utföraren ska dessutom informera om verksamheten när beställare eller uppdragsgivare så önskar. 4.9 Leveransstatistik Utföraren ska en gång per år kostnadsfritt lämna statistik över utförda leveranser som anger kvantitet per tjänst. 4.10 Sociala krav De arbetstagare som är engagerade för utförandet av uppdraget, ska minst erhålla minimilön och andra minimivillkor på de områden som avses i 5 Utstationeringslagen (SFS 1999:678), under förutsättning att sådan minimilön m.m. är tydligt definierad i ett centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige på motsvarande arbetstagare i den aktuella branschen. Av detta följer att utföraren inte heller få anlita underleverantörer e.d. som ger sina arbetstagare sämre villkor för lön m.m. än det sagda. Utföraren ska, kostnadsfritt, ge möjlighet för kontroller på arbetsplats. Om utföraren bryter mot vad som anges ovan får beställaren häva avtalet. 4.11 Förändring i tillståndet Beställaren har rätt att kräva in en uppdaterad version av gällande HVB-tillstånd som fortsatt visar att utföraren får bedriva aktuell verksamhet. Har HVB-tillståndet

Förfrågningsunderlag 12 (13) väsentligt ändrats utifrån ansökans verksamhet har beställaren rätt att häva avtalet. Förändras tillståndet ska utföraren omgående kontakta beställaren. 4.12 Ändrade förutsättningar Parterna är införstådda med att villkor och förutsättningar för denna typ av verksamhet kan komma att ändras till följd av ny lagstiftning, nya bidragsformer, nya målsättningar och politiska beslut eller andra förändringar. 4.13 Ändringar i avtal Beställaren förbehåller sig rätten att utveckla/förändra förutsättningarna i förfrågningsunderlaget över tid. Ändrat innehåll innebär att befintliga avtal kompletteras med de nya villkoren, oberoende av avtalstid. Om beställaren ändrar kraven gäller detta även tidigare godkända utförare, vars avtal således kan komma att omprövas och kompletteras. 4.14 Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande. Vid företagsöverlåtelse har beställaren rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Utföraren ska förhandsinformera beställaren om planerade ägarbyten. 4.15 Upphörande av avtal på utförarens begäran Om utföraren önskar att upphöra med sin verksamhet ska beställaren meddelas sex (6) månader innan verksamheten upphör. 4.16 Uppsägning Om utföraren under avtalsperioden inte uppfyller de åtaganden som avtalet omfattar ska skriftlig erinran ske av beställaren. Då erinran har skickats och utföraren fortfarande efter fyra veckor inte uppfyller sina åtaganden kan uppsägning ske med 3 månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor att gälla. Uppsägning kan också ske om politiska beslut leder till annan driftsform, se klausul Förbehåll ovan. Sådan uppsägning kommer att ske med 3 månaders uppsägningstid. Under denna uppsägningstid fortsätter avtalets villkor och priser att gälla. 4.17 Omförhandling Part får påkalla omförhandling av krav och villkor i upprättat avtal vid ändrade förhållanden som väsentligt motverkar parternas gemensamma förutsättningar.

Förfrågningsunderlag 13 (13) Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse. 4.18 Ändringar och tillägg Parterna ska skriftligen komma överens om ändringar och tillägg. 4.19 Hävning Beställaren har rätt att omedelbart häva avtalet om utföraren: är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning, föremål för ackord eller tillsvidare inställt betalningar eller har näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation etc är dömd för brott avseende aktuell yrkesutövning är belastad med allvarliga fel i yrkesutövning är i skuld för skatter och avgifter är i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker eller bristerna avseende betalning upprepas bryter mot antidiskrimineringslagstiftning inte uppfyller ska-kraven förlorar sitt tillstånd från IVO eller för övrigt har sådana ekonomiska svårigheter att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. 4.20 Force majeure, ansvarsbegränsning Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 4.21 Tvist Tvist mellan beställaren och utföraren i anledning av ingånget avtal löses av Gävle Tingsrätt med tillämpning av svensk rätt.