Nulägesbeskrivning Palasso

Nulägesbeskrivning Palasso It-avdelningen 2017-06-22

2 (8) Bilaga 10, Nulägesbeskrivning Palasso inom INNEHÅLL 1 BAKGRUND... 3 2 MÅLSÄTTNING FÖR DET NYA SYSTEMET... 3 3 INLEDNING... 3 4 ROLLER, BEHÖRIGHETER... 4 5 DELSYSTEM... 4 5.1 Personal... 4 5.2 Löner... 5 5.3 Egenrapportering (Försystem LÖN)... 5 5.4 Lönerevision (Försystem LÖN)... 5 5.5 Resor (Försystem LÖN)... 5 5.6 Analys... 5 5.7 Arbetstid... 6 5.8 Säkerhet... 6 5.9 Gemensamt... 6 5.10 Ekonomi... 6 6 KOPPLINGAR TILL ANDRA SYSTEM... 7 6.1 PAP Polisens Administrations Portal... 7 6.2 COPS Centralt Operativt Planeringssystem... 7 6.3 PGD... 7 6.4 Agresso... 7 6.5 Palfil... 7 7 EXTERN KOMMUNIKATION... 7

3 (8) 1 Bakgrund Under perioden december 1997 till maj 1998 implementerades successivt det externt ägda personaladministrativa systemet Palasso. Palasso är fortsatt idag, 2017, det Personal- och lönesystem (HR-system) som används av s ca 30 000 användare. Då CGI planerar att avveckla Palasso 2019-12-31, ser nu över hur och med vilket system det ska ersättas. Avsikten med det här dokumentet är att beskriva vilka delsystem i Palasso som använder, samt kortfattat beskriva befintliga systemberoenden och integrationer med andra system. För mer detaljer kring integrationerna, se Bilaga 9 Nulägesbeskrivning integrationer Palasso samt Bilaga 10 Nulägesbeskrivning integrationer COPS Palasso. 2 Målsättning för det nya systemet Införa ändamålsenlig HR-lösning som bygger på standardiserade processer Införa effektiva och enhetliga arbetsätt Renodla och förenkla gränssnitt mot omkringliggande system Effektivt systemstöd för rapporterings-, statistik, analys och uppföljningsrutiner Svarstiderna måste ses som rimliga för det antal användare det handlar om (ca 30 000), se Bilaga 3, Servicenivåer och viten 3 Inledning Palasso är ett standardsystem från 1997 som levereras av CGI. För s version av Palasso har det gjorts många och stora kundspecifika anpassningar. s Palasso kan därför inte betraktas som ett standardsystem utan ett kundanpassat system baserat på ett standardsystem. För operativ personal- och insatsplanering används systemet COPS (Centralt Operativt Planseringssystem), ett egenutvecklat system. Idag har 2 separata instanser av Palasso i produktionsmiljö. Arbete pågår för att implementera en Single Sign On -lösning. Användandet av Palasso har förändrats under åren. Från att främst ha varit ett lönesystem, till att bli ett HR-system där tyngdpunkten ligger på andra delsystem än Löner (LÖN). Införandet av Palasso Egenrapportering (ER), har inneburit effektivare administration då arbetstagaren själv rapporterar sin frånvaro samt vissa tillägg. Efter attestering skapas färdiga lönehändelser direkt i systemet. Även införandet av andra delsystem som Arbetstid (TID), Resor (RES) och Lönerevision, har effektiviserat administrationen.

4 (8) Följande delsystem finns idag i s Palasso: Personal Organisationsuppbyggnad, Anställning, Lönerapportering m.m. Löner - Löneproduktion Resor Reserapportering, utbetalning/beräkning Arbetstid Tidberäkning, schemahantering m.m. Egenrapportering Försystem för egenrapportering Lönerevision Omgång, arbetsunderlag mm. Analys - Analysverktyg Säkerhet - Behörigheter Gemensamt - Styrverktyg m.m. Ekonomi Ekonomimodul Behörigheten styr åtkomsten av informationen. Rapporter för varje område/delsystem finns tillgängliga. 4 Roller, Behörigheter I Palasso tilldelas olika nivåer av behörigheter, beroende av arbetsuppgifter och ansvarsområde. Egenrapportör Den anställde kommer bara åt sina egna uppgifter. Flerrapportör Chef eller annan administratör som har att registrera uppgifter på andra än sig själv. Attesterare Chef eller annan som getts behörighet att attestera uppgifter för andra. Person med attestbehörighet kan inte attestera sin egen registrering. Lösenord kan också krävas av attesterare vid attesttillfället. 5 Delsystem I s Palasso används delsystem enligt nedan. 5.1 Personal Personal innehåller organisationsuppbyggnad med roller/funktioner, rekryteringsstöd, kurs och kompetensadministration. Den innehåller också alla personrelaterade uppgifter som t.ex. anställningsuppgifter, löneutveckling och BESTA-koder, skatteuppgifter, grundkontering, uppgifter om underlagssummor och ackumulatorer för den anställde. Huvudsakliga användare är HR-handläggare och lönehandläggare på Polisens administrativa center (PAC).

5 (8) 5.2 Löner I Löner (LÖN) sker löneberäkningen (inklusive beräkning av frånvaroavdrag t.ex. sjukavdrag och tillägg såsom semesterersättning). Innan lönekörningen startar görs importer från Palassos övriga, relevanta delsystem medan scheman, listor m.m. från COPS (s system för schemaläggning), uppdateras kontinuerligt även i Palasso. Konto och kodplan får Palasso från ekonomisystemet Agresso. Lönehändelser uppdateras inte i LÖN förrän man gjort en importkörning. Löneproduktionen hanteras av PAC/PA. PAC är Polisens administrativa center som ligger i Linköping. Huvudsakliga användare av LÖN är lönehandläggare på PAC. 5.3 Egenrapportering (Försystem LÖN) Egenrapportering (ER) är en webb-lösning för att fånga data vid källan. Arbetstagaren rapporterar själv in frånvaro t.ex. sjukdom, VAB, semester samt vissa av sina tillägg och/eller avdrag vilka efter attest blir färdiga lönehändelser för import till LÖN. Arbetstagaren uppdaterar personliga uppgifter som adress, kontaktuppgifter, barn och närmast anhöriga m.fl. Även språk, kompetens och meriter, som kan vara av intresse för arbetsgivaren, registreras av arbetstagaren själv. 5.4 Lönerevision (Försystem LÖN) Lönerevision ska användas vid löneförhandlingar. Systemet används för framtagande av förhandlingsunderlag och som stöd för administrationen vid lokalt förhandlingsarbete. Lönerevision hämtar uppgifter på de anställda från Palasso-databasen och efter avslutad förhandling importeras uppgifterna till LÖN för retroaktiv beräkning och utbetalning. Den anställdes personalkort uppdateras och individbesked skrivs ut. 5.5 Resor (Försystem LÖN) Används för beräkning av reseräkningarna, upprättade i ER eller direkt i Resor (RES). Beräkningen överförs till LÖN inför lönekörningarna. I RES finns alla de avtalskontroller och belopp som gäller för tjänsteresor. 5.6 Analys Analys innehåller funktion för uttag av individrelaterad information enligt fastställda vyer men också färdiga nyckeltalsfrågor. Spara frågor eller skapa egna frågor mot databasen. Resultatet av en utsökning kan överföras till Excel eller Word för vidare bearbetning och spridning. Huvudsakliga användare är personalhandläggare, löneadministratörer, ekonomihandläggare och personal som arbetar med verksamhetsuppföljning och statistik.

6 (8) 5.7 Arbetstid Scheman och individuella listknytningar för de allra flesta Polis-anställda görs i COPS och överförs till Palasso. Ett antal tusen anställda har dock sina schemauppgifter enbart i Palasso. Schema för respektive anställd i personal- och lönesystemet Palasso är i och med Villkorsavtalet en förutsättning för en fungerande löneadministration och löneberäkning. Insatsplaneringen och insatsbemanning sker numera enbart i COPS. Arbetstid (TID) är det delsystem som tar hand om personalens tjänstgöring i form av scheman och individuella listknytningar som kommer från COPS. Obekvämtidstillägget räknas automatiskt fram och blir därefter färdiga lönehändelser. Avvikelser såsom övertid, mertid och tidsförskjutningar kvalificeras i TID. Vid kvalificeringar tas hänsyn till frånvaro, listknytning/schema och avvikelser när beräkningar sker. 5.8 Säkerhet Behörigheter kan ges på tre nivåer; individ, funktion eller organisation. Systemet innehåller funktioner för loggrapporter. 5.9 Gemensamt Palasso Gemensamt innehåller bl.a. Importerade händelser från COPS där t ex. scheman, listknytningar, flextider, övertider m.m. framgår Tidstyrning för exporter/importer såsom t ex. när uppgifter från Egenrapportering ska hämtas och överföras till Löner, när anställningsuppgifter kontinuerligt exporteras till COPS, överföring till Polisens Administrations Portal (PAP), överföring till Polisens Gemensamma Datalager (PGD) m.fl. Parametrar för tidberäkning såsom t.ex. kvalificering av OB Registervård 5.10 Ekonomi I ekonomimodulen skapas bokföringsfilen som överförs till Agresso. Kodplanen hämtas från Agresso varje natt för import i Palassos Ekonomimodul. Kodplanen används i löneproduktionen för kontering av lönehändelser. Utifrån den skapas bokföringsfilen. Från ekonomimodulen görs förhandskontroller av PAC, innan löneberäkning, för att åtgärda ev. felaktigheter innan överföring till Agresso.

7 (8) Personal med behörighet kan ta fram rapporter. 6 Kopplingar till andra system Palasso är kopplat till andra system. För mer detaljer, se Bilaga 9, Nulägesbeskrivning integrationer Palasso, samt Bilaga 10. Nulägesbeskrivning Integrationer COPS Palasso. 6.1 PAP Polisens Administrations Portal Palasso skickar personuppgifter med t ex. vilken organisation/enhet man som anställd tillhör, samt vilka chefer man har, funktion, anställning, placering, kategori m.m. till PAP dagligen vardagar. PAP är Polisens behörighetshanteringssystem för anställda inom Polisen. 6.2 COPS Centralt Operativt Planeringssystem I huvudsak innebär integrationen mellan COPS och Palasso att: Uppgifter om anställningar och frånvaro överförs från Palasso till COPS Uppgifter om organisation, scheman, listtider, listknytningar, avvikande arbetstider dvs. övertid, mertid, tidsförskjutningar, passbyten (även ÖT från arbetstidsavstämning) överförs från COPS till Palasso. För mer detaljer, se Bilaga 10 Nulägesbeskrivning integrationer COPS Palasso. 6.3 PGD PGD (Polisens Generella datalager) får uppgifter från Palasso en gång i månaden. Frånvarouppgifter överförs från tidsanvändningsstatistiken i Palasso. 6.4 Agresso Kodplanen hämtas från Agresso varje natt för import i Palassos Ekonomimodul. Efter varje månads löneproduktion i Palasso överförs en bokföringsfil till Agresso. 6.5 Palfil Palfil är en lagringsyta som har som enda uppgift att ta hand om listor ifrån Palasso. Idag skrivs bl.a. lönelistor till PDF-filer som lagras på Palasso-servrarna. För att användarna ska kunna nå dessa listor på ett enkelt sätt flyttas filerna till en apache-server på ett applikations-kluster som drivs på LIMBO-servrar. Apache-servern är skyddad bakom en accessmanager så att vi kan styra åtkomst med hjälp av behörigheter. 7 Extern kommunikation Tabellen nedan beskriver det totala flödet. Mottagare Avsändare Period

8 (8) Bankfil Bank Månadsvis Lönespecar Månadsvis Mareguppgifter SPV Årsvis Sjukstatistik SCB Månadsvis Lön- anställningsstatistik SCB Månadsvis Kåpan extra SPV Månadsvis Kåpan och Kåpan+ SPV Månadsvis Skatteförfrågan/Svar Skatteverket Årsvis eller vid behov Kontrolluppgifter Skatteverket Årsvis Utbetalningsunderlag PAC Månadsvis Adresser till Svensk Polis Månadsvis Korttidsstatistik SCB Månadsvis Pensionsuppgifter SPV Månadsvis Bokföring Agresso Månadsvis Lön- anställningsstatistik AGV 2ggr per år