Intern revision beställning, plan och rapport Revisionsobjekt Tidpunkt för revisionen Ekonomistyrning 4.5 16.8 2011 Revisionens målbild: Revision nr Revisionen är väl utförd när: 1 2011 o eventuella avvikelser från fastställda arbetssätt är Revisionskriterier identifierade och dokumenterade Utbildningsavtal 1.1 2009 31.12 2011 o den styrande dokumentationens lämplighet är Kvalitetsdokumenten bedömd och ev. svagheter i denna är identifierade A.2 Ekonomistyrning och dokumenterade o medvetenheten och viljan bland intervjuade A.2-1 Budgetering rutinbeskrivning jämte personer om värdet av att efterleva fastställda flödesschema arbetssätt men också att förbättra dessa har ökat. A.2-2 Budgetuppföljning rutinbeskrivning jämte flödesschema Revisorer Inger Nygård Kristina Svedmark Brittmari Wikström, revisionsledare Det här dokumentet är från och med 5.4 2011 en Revisionsbeställning och är det tills det blir en revisionsplan BmW 9.5 2011 en Revisionsplan och är det tills det blir en revisionsrapport BmW 16.8.2011 en Revisionsrapport BmW Dokumentet upprättat av Datum och tider för besök och intervjuer Datum Tidpunkt Aktivitet (ämne, plats och deltagare) 16.5 13 Intervju med programledare Key Ginman/IN, BmW 17.5 12.30 Intervju med programledare Christer Kullman/BmW, KS 18.5 10 Intervju med rektor Edvard Johansson/ BmW, KS 18.5 13 Intervju med avdelningschef Rainer Juslin/IN, BmW 19.5 10 Intervju med ekonomi- och personalchef Anna Janson/KS, IN 20.5 10 Intervju med styrelsens personalrepresentant Mirjam Schauman/KS, IN 14.6 8.30 Intervju med byråchef Elisabeth Storfors/BmW, KS Rapport från revision Antal större avvikelser Antal mindre avvikelser 2 Positiva iakttagelser (ordnade efter betydelse) 1. Nytt utbildningsavtal, som mer blir ett resultatavtal inkl. medelstilldelning, skisseras kan ev. bli femårigt 2. Nya kvalitetssystemet mycket bättre än det gamla 3. En revidering av LL om HÅ idag skulle ge mer autonomi och smidigare arbetssätt 4. Mer kommunikation LR-HÅ efterfrågas av båda parter 5. HÅ fick egen rambudget för 2012 och dessutom möjlighet ge kommentarer Antal observationer Totalt antal iakttagelser 5 Förbättringsområden (max 5, i prioritetsordning) 1. Utvärdering av resultat i förhållande till förbrukade medel bör göras årligen och nyckeltal utvecklas för detta. Även utvärderingsmöte mellan HÅ och LR m a p utbildningsavtalet bör hållas årligen rutiner borde skapas 2. PL och andra berörda bör utbildas i hur ekonomisystemet fungerar samt i hur Cognosrapporterna ska läsas 3. Delprocessen Tilläggsbudget borde också finnas i flödesschemat 4. Dialogen med LR, såväl m utb. & kultavdelningen som med finansavdelningen kunde utökas 5. Treårsbudgetering alternativt budget knuten till utbildningsavtalet önskvärd 6. Vore viktigt att styra upp (t. ex i strategin) vilka typer av externa projekt som ska prioriteras Mall skapad/version: 6.10.2010/1-6.10.2010 Mallnr/namn: Intern revision beställning, plan, rapport Mallansvarig: Processledaren till processen Uppföljning, utvärdering och utveckling
Avsteg från revisionsplan eller andra störningar av betydelse för revisionens resultat Rekommendation för fokusområden på nästkommande revision 1. Utvärdering av resultat i förhållande till förbrukade medel 2. Årliga utvärderingsmötet mellan HÅ och LR m a p utbildningsavtalet 3. Utvecklingen av HÅs autonomi Sändlista (vilka som ska få/har fått denna rapport tillhanda) Carin Holmqvist, Edvard Johansson, Anna Janson, Rainer Juslin, Elisabeth Storfors, Ann Riis & Q-team Ort och datum Underskrift av revisionsledaren med namnförtydligande Mariehamn den 16.8 2011 Brittmari Wikström Mall skapad/version: 6.10.2010/1-6.10.2010 Mallnr/namn: Intern revision beställning, plan, rapport Mallansvarig: Processledaren till processen Uppföljning, utvärdering och utveckling
Avvikelserapport från intern revision Revisionsobjekt Ekonomistyrning 1. Beskrivning av iakttagelsen Iakttagelsen är en Avvikelse från (specificera) större avvikelse mindre avvikelse observation krav från myndighet eget krav annat Beskrivning av avvikelsen/observationen: Datum för revisionen 4.5 16.8 2011 Revision nr 1 2011 Inga specifika årliga utvärderingsmöten LR/HÅ har hållits under hela HÅs hela existens (däremot nog en mängd andra möten). Utvärderingsmöte mellan HÅ och LR ska enligt utbildningsavtalet hållas årligen. BmW Sign. av revisor Fylls i av revisor i samråd med ansvarig för den del av verksamheten som reviderats. Obs! Endast ett av alternativen! 2. Svar/redovisning till ledningen Avvikelsen kommer att vara åtgärdad och redovisad. (datum) Sign. av revisor Grundorsaken ligger utanför den verksamhet som reviderats. Åtgärder kommer att vidtas för att hantera problemen. Dessa kommer att vara klara och redovisas* (datum) * Ange vem som bör genomföra analys och ev. åtgärder om grundorsaken ligger utanför den reviderade verksamheten. Inga åtgärder krävs eller är möjliga att vidta p.g.a. 3. Åtgärder Följande åtgärder har vidtagits Utbildningsavtalet följs upp vid högskolans årliga strategidagar i november finns inskrivet i Utbildningsavtalet 2013-2015. Datum 8.5.2013 Sign. av ansvarig AR 4. Uppföljning Åtgärderna följs upp av ansvarig för verksamheten och redovisas för ledningen (datum) Revisionen redovisad vid Ledningens genomgång 23.11.2011. Datum 23.11.2011 Sign. av ansvarig AR Mallnr/namn: A.3-c/Avvikelserapport från intern revision Mall skapad/version: 07.10.2010 AR/1-07.10.2010 Mallansvarig: Kvalitetssamordnaren
Avvikelserapport från intern revision Revisionsobjekt Ekonomistyrning 1. Beskrivning av iakttagelsen Iakttagelsen är en Avvikelse från (specificera) större avvikelse mindre avvikelse observation krav från myndighet eget krav annat Beskrivning av avvikelsen/observationen: Datum för revisionen 4.5 16.8 2011 Revision nr 1 2011 Ingen egentlig utvärdering av resultat i förhållande till förbrukade medel har gjorts, åtminstone inte i styrelsen och många nyckeltal saknas trots att utbildningsavtalet stipulerar att sådana skall tas fram av HÅ inom 2010. Utvärdering av resultat i förhållande till förbrukade medel ska enligt utbildningsavtalet göras årligen, såväl i LG som i styrelsen. BmW Sign. av revisor Fylls i av revisor i samråd med ansvarig för den del av verksamheten som reviderats. Obs! Endast ett av alternativen! 2. Svar/redovisning till ledningen Avvikelsen kommer att vara åtgärdad och redovisad. (datum) Sign. av revisor Grundorsaken ligger utanför den verksamhet som reviderats. Åtgärder kommer att vidtas för att hantera problemen. Dessa kommer att vara klara och redovisas* (datum) * Ange vem som bör genomföra analys och ev. åtgärder om grundorsaken ligger utanför den reviderade verksamheten. Inga åtgärder krävs eller är möjliga att vidta p.g.a. 3. Åtgärder Följande åtgärder har vidtagits Nyckeltal finns sedan januari 2012. Styrelsen har beslutat att utbildningsavtalet följs upp vid de årliga strategidagarna vid sitt möte 8.5.2013. Detta finns inskrivet i Utbildningsavtalet 2013-2015. Datum 8.5.2013 Sign. av ansvarig AR 4. Uppföljning Åtgärderna följs upp av ansvarig för verksamheten och redovisas för ledningen (datum) Revisionen redovisad vid Ledningens genomgång 23.11.2011. Datum 23.11.2011 Sign. av ansvarig AR Mallnr/namn: A.3-c/Avvikelserapport från intern revision Mall skapad/version: 07.10.2010 AR/1-07.10.2010 Mallansvarig: Kvalitetssamordnaren
Iakttagelser från Intern revision Ekonomistyrning 8.2011 Avvikelser Inga specifika årliga utvärderingsmöten har hållits under hela HÅs hela existens (däremot nog en mängd andra möten). Utvärderingsmöte mellan HÅ och LR bör enligt utbildningsavtalet hållas årligen och rutiner för detta skapas. Ingen egentlig utvärdering av resultat i förhållande till förbrukade medel har gjorts, åtminstone inte i styrelsen och många nyckeltal saknas trots att utb avtalet stipulerar att sådana skall tas fram av HÅ inom 2010. Utvärdering av resultat i förhållande till förbrukade medel bör enligt utbildningsavtalet göras årligen, såväl i LG som i styrelsen men även vid utvärderingsmötet med LR. Revisorerna konstaterar att rutiner för utvärderingsprocessen bör tas in i resp. kvalitetsdokument (ffa flödesscheman) samt att nyckeltal för utvärdering behöver tas fram. Positiva iakttagelser Utbildnings- & kulturavdelningen uttrycker att man gärna har mer kommunikation med HÅ både kring budgetprocessen och rent allmänt. Man anser även att utbildningsavtalet borde vara längre än tre år, förslagsvis femårigt. Avdelningschefens kungstanke är att HÅ borde vara fri så att besluten skulle fattas av HÅ inom ramen för budget och uppgjorda avtal. Utbildnings- & kulturavdelningen avser inom en nära framtid slå fast övergripande målsättningar för HÅ. Rektor arbetar med utkast till ett nytt utbildningsavtal med mer autonomitänk i form av ett resultatavtal inkl. medelstilldelning. Även en ny strategi är under utarbetande. Dokumenten ska innehålla specifika målsättningar, kvantitativa termer och även inbegripa utvärdering av antal utexaminerade t ex efter 5 år vilket ger möjlighet byta inriktning. HA fick för 2012 ffg en egen rambudget, vilket ger något mera framförhållning än tidigare. Utvecklingsprojekten synliggör HÅ och är lärorika samt involverar rätt använda såväl studerande som lärare (det senare borde alltid vara fallet men är en resursfråga). PL upplever att man fått mer ekonomisk makt (nu även reseräkningarna). Arbetsfördelningen rektor/vicerektor kommer att ändras. Det nya kvalitetsledningssystemet upplevs som mycket bättre än det gamla, i synnerhet flödesschemana.
Förbättringsområden Uppgörande av budget Budgetramen från LR kom först i medlet av maj och avvek då från förra årets vilket föranleder förändringar i redan utfört budgetarbete, som startar i mars. Det är omöjligt att vänta med budgetarbetet tills ramförslaget kommer eftersom HÅ då inte hinner få sin budget klar i tid. Dålig synkronisering i systemet genererar onödigt arbete, varför detta borde undvikas. Utbildnings- och kulturavdelningen vill om möjligt vara mer involverad i rambudgetprocessen och anser att även HÅ borde vara det. I vissa fall kontaktar utbildnings- och kulturavdelningen HÅ kring föreslagna ändringar i budgeten, men inte alltid eftersom man vill undvika tidningsrubriker och lobbying. Det förefaller dock som om en utökad dialog kring (bl. a) budgeten mellan ledningen för HÅ och LR (såväl med utbildnings- och kulturavdelningen som med finansavdelningen) skulle främja HÅs sak. LRs totalpolitiska bedömning av budgeten kommer fram först vid överläggningarna, vilket man på utbildnings- och kulturavdelningen anser är alltför sent. Betydelsen av att ledningen upprätthåller en god kontakt till de politiska beslutsfattarna kan knappast överskattas. Offentlig ekonomi upplevs av många som svårgripbar och med ett kort perspektiv eftersom man inte laborerar med avskrivningar, balansräkning, värden på fastigheter, inventarier, maskiner etc och man därmed inte får någon bild av de verkliga kostnaderna. Offentliga sektorns internhyror upplevs därtill som höga vilket ger en snedvriden bild av HÅs totala kostnader. Detta kunde HÅ åtminstone påpeka i lämpliga fora. De budgetansvariga gör utöver budgetförslaget upp femårsplaner för investeringar dessa är dock svåra att följa eftersom medel för förverkligande oftast saknas och man därmed utför onödigt arbete. De budgetansvarigas budgetförslag överskrider oftast tillgängliga resurser, Revisorerna noterar att det inte finns några fastslagna principer för den interna budgetfördelningen - ekonomichefen jämför helt enkelt allas budgetförslag mot föregående år, diskuterar ev. avvikelser med budgetansvariga och begär in motiveringar. Budgetarbetet på de olika programmen förefaller följa gamla programvisa rutiner, gemensamma rutiner för budgetarbetet bör utarbetas. Styrelsen har ingen möjlighet att påverka ekonomin p.g.a. styrelsens roll i förhållande till LR och upplever frustration över att inte kunna påverka. Intervjuerna med representanterna för utbildnings- och kulturavdelningen ger dock hopp om större autonomi för HÅ varför ledningen bör föra en fortlöpande dialog kring detta med LR. Treårsbudgetering alternativt budget knuten till utbildningsavtalet kunde vara önskvärd. Delprocessen Tilläggsbudget finns inte i flödesschemat, vilket bör åtgärdas.
Budgetuppföljning Ekonomichefen sänder ut rapporter månatligen men kommunicerar sällan med de budgetansvariga utöver detta utan anser att det delegerade budgetansvaret ska fungera och följer själv endast upp HÅs totala kostnader. Intervjuerna visar att vissa budgetansvariga läser budgetrapporterna, medan andra inte förstår dem liksom att vissa budgetansvariga kommunicerar med ekonomichefen kring uppföljningen av budgeten medan andra bara utgår från att medel för verksamheten finns. Eventuella åtgärder kunde vara tätare uppföljning och utbildning för budgetansvariga och andra berörda i hur ekonomisystemet fungerar samt i hur Cognosrapporterna ska läsas. En synpunkt som framfördes var att godkännandet av räkningar borde snabbas upp och att konterarnas sommarledigheter/bemanningen vid kanslierna bör ses över. Nyckeltal Diskussionen om HÅs nyckeltalsutveckling pågår men inget är bestämt. Idag mäts endast kostnader per studerande vilket p.g.a. att investeringar ej periodiseras ger mellan åren icke jämförbara tal. Förslag på nyckeltal som nämns i intervjuerna: Fakulteten: 1. Antal studerande (med flexibilitet) 2. Kostnad/studerande (men bör vara klart definierat vad som ingår) 3. Antal examina 4. Utbildningsprogrammens volym (med flexibilitet) 5. Ev. ålderskriterier* 1 6. Genomströmningsprocent* (som beaktar skillnaden mellan heltids-/ deltidsstuderande) 7. Sysselsatta efter examen * 8. Bosatta på Åland * Öppna högskolan: Antal studerande Antal avlagda sp/ålänning Ev. ålderskategorier? FoU: Summa externa forskningsmedel Fastigheter Gångtimmar i simulatorerna? Även andra nyckeltal behövs dessa kunde lämpligen utarbetas i samråd m finansavdelningen. Revisorerna noterar att det i det nya kvalitetsledningssystemet föreslås en mängd mätningar som kan ge nyttiga basfakta för allehanda nyckeltal. 1 1 Med *märkta data kunde med fördel insamlas av ÅSUB
Prognostisering av utbildningsbehov Utbildnings- och kulturavdelningen följer med arbetet med prognostisering på finlandssvenskt håll och köper undersökningen Arbetskraftsbarometern av ÅSUB som underlag för analysen av behovet av utbildningsplatser. Ur denna undersökning framkommer dock i första hand endast kortsiktiga behov av arbetskraft Revisorerna upplever att utbildnings- och kulturavdelningens omvärldsbevakning är förhållandevis begränsad åtminstone borde även läget på nordisk nivå följas. Övrigt Någon koordinering av det treåriga utbildningsavtalet med andra styrdokument av varierande längd (budget etc) har hittills inte gjorts på utbildnings- & kulturavdelningen. Lärarnas tjänstekollektivavtal är inte tidsenligt. En förnyelse av tjänstekollektivavtalet vore synnerligen önskvärt, ur ekonomisk men även ur pedagogisk synvinkel. Det vore viktigt styra upp (t ex i strategin) vilka typer av projekt som HÅ ska prioritera. 16.8 2011