Gymnasiet Utbildningsmaterial Sällananvändare Extens-Skola 2011-09-26 IST, International Software Technology, Arabygatan 82, 352 46 VÄXJÖ, 0470-70 71 00, www.ist.com
Systemuppbyggnad Licenser och enheter I nedanstående ruta finns utrymme för att rita upp den struktur som gäller för Din kommun eller skola. Denna bild kommer att utgöra grunden för det praktiska arbetet med att söka information i Extens. Sida 1
Inledning Vad materialet handlar om Detta utbildningsmaterial är anpassat för dig som kommer att ha läs- och skrivuträttigheter i Extens Hur materialet används Detta material kan användas helt självständigt. Ytterligare information och andra vägar finns i Lathunden samt i programmets hjälptexter. Tangenter och knappar i Windows IST-Extens följer Windows standard. Nedan följer en kort beskrivning av de vanligaste funktionerna. [Tab] flyttar markören ett fält framåt i dialogrutor. [Shift]+[Tab] flyttar markören tillbaka till föregående fält i dialogrutor. [Esc] avbryter påbörjad funktion utan att uppgifterna sparas. [Alt]+[F4] stänger programmet [Ctrl]+[F4] stänger öppet register [Ctrl]+[F9] snabburval (Används i den allra första övningen i detta material) [Ctrl]+C kopierar markerad text [Ctrl]+V klistrar in kopierad text [ Ctrl]+[Tab] flyttar till nästa flik Alla menyer går att hantera med hjälp av musen. Det är bara att klicka på det menyval som skall aktiveras. Välj därefter i rullgardinsmenyn som visas genom att klicka på ett menyval. Alla menyer går också att hantera med hjälp av tangentbordet. För att öppna en meny använd snabbvalstangenten, dvs den bokstav som är understruken i menynamnet tillsammans med Alt-tangenten. Vill du t ex öppna Verktygsmenyn, håller du nere [Alt] och trycker [V]. Verktygsmenyn öppnas då. Vill du därefter välja ett alternativ i menyn kan du flytta markeringen i menyn med hjälp av [Piltangenterna]. Då markeringen står vid det alternativ du vill välja trycker du [Enter]. Ett annat sätt att välja i menyn då den är öppnad, är att använda alternativets snabbvalstangent, dvs den understrukna bokstaven. Tangenter och knappar som är speciella för IST-Extens Funktionstangenterna visas längst ner på skärmen. De kan aktiveras antingen genom tangentbordet eller genom att klicka direkt på funktionstangenten. Sida 2
Programstart och inloggning i systemet Ikonen (genvägen) för att starta Extens ser ut så här: 1. Starta programmet genom att dubbelklicka på ikonen 2. Fyll i ditt användarid. Programmet omvandlar automatiskt all text skrivs in här till versaler. 3. Flytta markören till fältet Lösenord genom att trycka på [Enter] eller[tab]. Du kan även klicka i rutan där du skall skriva. 4. Fyll i ditt lösenord. 5. Tryck [Enter] för att bekräfta dialogrutan. Du kan även klicka på [OK]. Är användarid och lösenord de rätta erhålls nedanstående bild där licenser anger vilka skolor eller enheter som du har behörighet till. Sida 3
Skrivbordsinställningar Denna grundinställning måste också utföras på den egna datorn. Den påverkar i första hand kommande listutskrifter. 1. Välj Arkiv Inställningar Skrivbord 2. I första fliken Verktygsrad kan man ha knapparna i följande ordning: De viktigaste knapparna som ska vara med är 3. Växla till fliken Listform genom att klicka på den. 4. Bocka av och på enligt bilden och bekräfta därefter med [OK] 5. Växla till fliken Färger för att ställa in lämplig färg på den text som kommer upp i visaläge" i Extens. 6. När du valt lämplig färg och klickat OK måste du klicka på Verkställ för att det ska slå igenom Sida 4
Enheter En av de viktigaste uppgifterna man måste känna till om den egna enheten är Enhet id. Denna uppgift behövs när man vill göra urval i programmet. Bör finnas med i rutan på sidan 1. Kontrollera enhetsuppgifter 1. Välj Organisation - Enhet. 2. Välj [Ctrl] + [F9] (Snabburval enl sid 2) och fyll i dialogen enligt exempel i bilden nedan. 3. Välj [OK] så erhålls en liknande bild på skärmen. 4. Klicka på de olika flikarna för att se vilka uppgifter som finns där. 5. Stäng fönstret med hjälp av krysset eller med [Ctrl] + [F4]. Sida 5
Kontroll av utbildningar 1. Välj Organisation Utbildningar 2. Välj [F9-Urval] och gör urval enligt bilden: Urvalet på Utb. *00 är för att få enbart de nya 1 gymnasieutbildningarna. Vill du ha enbart de gamla 2 skriver du istället EJ *00 (med mellanslag). Vill du ha alla skriver du bara * 3. Gå över till listformat genom att klicka på den gul-blå-röda verktygsknappen Kartotek/Listform och gör nedanstående fältval med hjälp av [F11-Fältval] 4. Kontrollera uppgifterna på utbildningarna och välj [F3-Ändra] för att göra eventuella ändringar Notera att de nya utbildningarna i Extens har 00 (noll-noll) på slutet. Det är för att kunna skilja namnen från de gamla utbildningarna. I fältet Off. kod står den officiella koden. 1 Nya startade efter 1/7-2000 2 Gamla startade före 1/7-2000 Sida 6
Personal / lärare I personalregistret registreras ett stort antal uppgifter om lärarna och övrig personal. 1. Välj Personal i menyn Register. 2. Välj [F9 Urval/Sort] 3. Använd plocklistan vid Sparade urval: och välj ett urval där fältet Enhet finns med 4. Ersätt asterisken vid enhet med Enhetsid för den egna enheten. Behåll asterisken vid övriga fält. 5. Ställ in sorteringen Enhet, Sortnamn och välj [OK] så erhålls nummer ett i bokstavsordning på skärmen. 6. Klicka på den gul-blå-röda knappen Kartotek/Listform 7. Välj [F11 Fältval] för att bestämma vilka uppgifter som skall synas på skärmen. 8. Använd plocklistan vid Sparade fältval och välj något av de sparade fältvalen så kommer de fält som finns i den högra rutan att komma med på skärmen. 9. Bekräfta med [OK] eller [Enter]. I häftet Extens Generella grunder finns en utförlig beskrivning av hur man själv kan påverka skärmbilden vid listformat. 10. Peka någonstans bland personalen och klicka med Höger musknapp. 11. Välj Skriv ut listform 12. Skriv in en egen rubrik enligt bilden och bekräfta med [OK] 13. Klicka på de olika flikarna för att se vilka uppgifter som finns där. 14. Stäng fönstret med hjälp av krysset eller med [Ctrl] + [F4]. Sida 7
Klasser I denna övning skall kontroll göras av klasser och klassföreståndare. 1. Välj Register - Klass 2. Välj [F9 Urval/Sort] 3. Använd plocklistan vid Sparade urval och välj ett urval där fältet Enhet finns med. 4. Ersätt asterisken vid enhet med Enhetsid för den egna enheten. Behåll asterisken vid övriga fält. 5. Ställ in sorteringen Enhet, Klass och välj [OK] så kommer den första klassen fram på skärmen. 6. Klicka på den gul-blå-röda verktygsknappen för att komma till Listform. 7. Välj [F11 Fältval] för att bestämma vilka uppgifter som skall finnas på skärmen. 8. Använd plocklistan vid Sparade fältval och välj något av de sparade fältvalen så kommer de fält som finns i den högra utan att komma med på skärmen 9. Bekräfta med [OK] eller [Enter] I häftet Extens Generella grunder finns en utförlig beskrivning av hur man själv kan påverka skärmbilden vid listformat. 10. Peka någonstans bland klasserna och klicka med Höger musknapp. 11. Välj Skriv ut listform 12. Skriv in en egen rubrik enligt bilden och bekräfta med [OK] 13. Klicka på de olika flikarna för att se vilka uppgifter som finns där. 14. Stäng fönstret med hjälp av krysset eller med [Ctrl] + [F4]. Sida 8
Elever 1. Välj Register Elev och därefter [F9 Urval/Sort] 2. Använd plocklistan vid Sparade urval och välj Enhet och klass 3. Ersätt asterisken vid Enhet med Enhetsid för den egna enheten. Ersätt asterisken vid Klass med en egen klassbeteckning. 4. Ställ in sorteringen Enhet, Klass, Sortnamn och välj [OK] så kommer den första eleven i klassen fram på skärmen. Förklaringar till vissa fält och flikar: Skåpnummer, Nyckelnummer och Busskortnummer är exempel på Egna fält Fältet Modersmål avser berättigad till modersmål. Fliken Koder ger möjlighet att markera folkbokföringskommun för elever som inte bor i den egna kommunen. Utgör grund för interkommunal ersättning Fliken Hist/CSN ger elevhistorik. Nya poster skapas vid klassbyten mm. För att få fram vårdnadshavare klickar man med höger musknapp i huvudet på elevbilden och väljer därefter Gå till familj (Gäller elever upp till 18 år) Fliken Aktivitet innehåller alla kurser och betyg som eleven tilldelats Sida 9
Aktivitetsfliken 1. Klicka på fliken aktivitet så att de uppgifter som finns lagrade där kommer fram på skärmen 2. Aktivera fliken genom att välja [F2-Flik] eller bara klicka i fliken. Det skall bli en blå ram runt fliken. 3. Välj [F11-Fältval] för att bestämma vilka uppgifter som skall finnas på skärmen. 4. Använd plocklistan vid Sparade fältval eller bygg ett fältval enligt bilden. 5. Bekräfta med OK så erhålls en bild liknande den här nedan. Om ämnena kommer i periodordning i stället för bokstavsordning gäller det att använda [F9-Urval/Sort] då fliken är aktiverad och välja önskad sortering enligt bilden nedan. (Periodordning är vanligast för grundskolan medan Ämne/kurs mest används av gymnasiet) Sida 10
Olika urval Standardurval * betyder alla. ( Wild card ) Kan sättas var som helst i strängen. Exempel: Efternamn: And*son kan ge både Andersson och Andreasson? anger exakt ett tecken vilket som helst. Exempel 1990. Personid: 90??17 ger alla som är födda den 17 i någon månad Ämne/Kurs: *15?? ger alla lokala kurser i databasen (tomma) ger alla poster där det inte finns något registrerat. Exempel Betyg: (tomma) ger de aktiviteter som inte är betygsatta. (ifyllda) ger alla poster där det finns något registrerat. Det är inte samma som för * eftersom * även ger <blank>. Exempel Betyg: (ifyllda) ger de aktiviteter som är betygsatta. EJ ger icke-urval Exempel: Klass: EJ AVG* ger alla klasser utom de som börjar på AVG. (idag) ger dagens datum. Exempel: Slutdatum: (idag) ger alla kurser som har slutdatum lika med dagens datum. Intervallurval Avbrottsdatum: Startdatum: Personnummer: 2011-08-15..2011-12-20 ger alla elever som slutat på skolan under denna tidsperiod. (Avbottsdatum anges i menyn Elev slutar )..2012-08-22 ger alla aktiviteter som har ett startdatum 15 augusti 2003 eller tidigare. 86*.. ger alla som är födda 1986 eller senare. Sida 11
Betygskontroller på skärmen Genom olika urval i Register Aktiviteter kan man göra väldig många kontroller och även få ut uppgifter rörande elevernas betyg. 1. Välj Register Aktiviteter. 2. Välj [F11-Fältval] och gör lämpligt val bland de sparade fältvalen. 3. Välj [F9-Urval/Sort] för att testa något av nedanstående urvalsexempel. Exempel 1. Detta urval ger alla elever i årskurs 3 som fått betyget IG i kursen MA1202 Det går bra att byta ut *3* vid klass mot exempelvis NV3A. Om man vid Ämne/Kurs skriver MA12* erhålls elever med IG i någon eller några av matematikkurserna. Exempel 2. Detta urval ger alla elever i årskurs tre som saknar betyg i något eller några av kärnämnena och/eller de gemensamma kurserna och alltså inte kan få slutbetyg för fullständigt program. För att även få med de elever som fått betyget S (Underlag saknas) kan urvalet vid Betyg ändras till (tomma),s Sida 12
Skriva ut rapporter 1. Välj Arkiv - Rapportgenerator - Skriv ut 2. Öppna aktuell mapp och välj önskad rapport. 3. När du markerat en rapport syns en förklarande text i nedre vänstra hörnet. Genom att dubbelklicka på namnet eller välja [OK] laddas rapporten. 4. Nu erhållel en urvals- och frågedialog. (Se bilden på nästa sida). Finns några vita urvalsrader sedan tidigare kan dessa användas igen med eventuella justeringar. Kontrollera även om det finns sparade urval i plocklistan vid Välj urval. Genom att klicka på [Beskrivning >>>] erhålls en ruta med förklaring till de olika frågorna. En ny klickning på Beskrivning >>> stänger rutan. 5. För att ta bort en urvalsrad, klicka på raden och välj [Ta bort] 6. För att lägga till en urvalsrad, välj [Lägg till], ange modul (t ex Elevuppgifter) och datafältets namn (t ex Klass). 7. För att ange värde på urvalsraden, i kolumnen Urval, kan du klicka i fältet och skriva in värdet direkt, t ex en klassbeteckning. Du kan även klicka på de tre pilarna under Data och välja från en plocklista. (Tar oftast längre tid än att skriva in värden) 8. Skall kolumnvärden anges för rapporten skriver du in värden där enligt rapportens beskrivning (Inga kolumnvärden finns i just denna rapport). Sida 13
9. Besvara eventuella frågor som ställs i rapporten (se bilden ovan) Använd Förklaring >>> vid behov. 10. Välj slutligen [OK] så börjar rapporten sammanställas. Efter en stund kommer rapporten upp på skärmen. 11. Använd gärna de vita pilarna upptill på skärmen för att bläddra fram och tillbaka mellan olika sidor. 12. Vänta tills Urval tänts, välj Skriv Ut eller klicka på skrivarsymbolen och bekräfta med [OK] 13. Nu kommer du till en dialog där du oftast väljer [OK]. Du kan dock välja annan skrivare eller välja att skriva ut till PDF-fil (eller textfil för vidare export till t ex Excel) 14. Vill du köra om rapporten, kanske med annat urval eller med andra svar på eventuella frågor, väljer du Urval. För att skriva ut en annan rapport väljer man Byt rapport. Tänkbart fel: Om du får ett meddelande kunde inte skapa metafil beror det på att du saknar den katalog som är angiven som temppath i IST.INI (vanligen C:\Windows\Temp\). Sida 14
Exempelsamling Matnyttiga rapporter för gymnasieskolan Sida 15
GYSTAT (GYSTATNY) (IST-Rapport/Skola/Statistik) Skriver antal elever per utbildningsväg, klass och årskurs. GYSTAT skriver ut nuvarande organisation och GYSTATNY skriver ut nästa års. Den senare förutsätter att man gjort preliminär klassuppflyttning. Exempel på urval (GYSTAT) Exempel på urval (GYSTATNY) Exempel på utskrift Sida 16
KLASSER (IST-Rapport/Skola/Statistik) Förteckning över vilka klasser som finns på en skola. Enkel, rak rapport som listar klassen, ingående årskurser, klassföreståndare och antal elever uppdelat på pojkar/flickor. Totalt antal elever redovisas i slutet av rapporten. Exempel på urval Exempel på utskrift Sida 17
E70X36 (E70X36A, E70X36M, E70X36NY, NAMNETIK, V2E70X36, ALLA_ADR, E70X36KO) (IST-Rapport/Generella/Etiketter) Skriver ut etiketter. För E70X36 kan man välja att skriva ut personnummer (skolsyster brukar vilja ha det). Man kan också välja att föredra folkbokföringsadress. Om folkbokföringsadress ej är införd skrivs den vanliga adressen ut. Man kan välja om för- eller efternamn skall skrivas först. E70X36NY skriver ut etiketter baserade på den preliminära klassuppflyttningen. E70X36A samt E70X36M skriver ut etiketter för elever i arbetsenheter respektive mentorsgrupper. ALLA_ADR skriver ut två etiketter om eleven har två olika adresser. V2E70X36 skriver ut etiketter för de elever som har en Vårdnadshavare2. NAMNETIK skriver ut olika uppgifter såsom Skolans namn, Klass, Telefon. E70X36KO skriver ut kontaktpersoner för elever. Exempel på urval (E70X36) Körs E70X36NY gör man urval på NYENHET och NYKLASS för att få nästa års elever. Exempel på utskrift Sida 18
KL-ADR (KL-LIN, KL-RUT, KL-ANT) (IST-Rapport/Skola/Klass- och grupplistor/klasslistor) Klasslista med adress. Även användbar för skolårsblandade klasser. Lägg märke till de många nya och omformulerade frågorna. Denna rapport ersätter den gamla klasslistan KLASSLST KL-LIN skriver ut en linje istället för adressen. KL-RUT skriver ut rutor och KL-ANT skriver ut anteckningsfältet. Exempel på urval Exempel på utskrift Sida 19
KL-UTB (IST-Rapport/Skola/Gymnasium/Elev) Klasslista med Utbildningsväg och, om man så önskar, även Studieväg CSN. Om eleven har felaktig studieväg, markeras detta. Exempel på urval: Exempel på utskrift: Sida 20
FAMADR (IST-Rapport/Skola/Klass- och grupplistor/klasslistor) Ger klasslista med vårdnadshavare och kontaktpersoner. Även delad vårdnad kan skrivas ut (familj 2). Denna lista erhålls under förutsättning att inläsning skett från något kommuninvånarregister. Vanligtvis från RSV.. OBS! Då eleven fyllt 18 tappar den kopplingen till föräldrarna (eleven är ju då sin egen vårdnadshavare). Föräldrarna kan då registreras som kontaktpersoner. Exempel på urval Exempel på utskrift (I exemplet finns ingen familj 2 och den första eleven har fyllt 18 år. Sida 21
TFNLISTA (IST-Rapport/Skola/Klass- och grupplistor/klasslistor). Skriver ut alla telefonnummer som finns registrerade för en elev. För att kunna skriva in arbetstelefon och folkbokföringstelefon krävs skrivbehörighet i personmodulen. Exempel på urval Exempel på utskrift Sida 22
GRUPPER (IST-Rapport/Skola/Klass- och grupplistor/grupplistor). Förteckning över alla undervisningsgrupper i gruppregistret. Skriver ut lärare och ingående klasser. Exempel på urval Lägg märke till att urval skall göras på GRUPPUPPGIFTER->ENHET och inte ELEVUPPGIFTER->ENHET. Eleverna kan ju komma från en annan skola. Tips: Man kan i gruppregistret utnyttja fältet Kolumn för typning. Sätt t ex IND på alla grupper i individuellt val. Sedan kan man göra urval på typningen för att endast få ut grupper i individuellt val. Exempel på utskrift Sida 23
GRUPPLST (IST-Rapport/Skola/Klass- och grupplistor/grupplistor) Grupplista med olika utseende beroende på hur frågorna besvaras. Rapporten sorteras efter lärarsignatur, så drar man ut för alla grupper blir det lättare att dela ut dem. Lägg också märke till formuleringen i frågan om adress, som ger möjlighet att skriva ut endast folkbokföringsadressen. Exempel på urval Exempel på utskrift Sida 24
KLASSGRP (IST-Rapport/Skola/Klass- och grupplistor/klasslistor) Lista med vilka grupper som förekommer i klassen. För varje grupp skrivs (valfritt) ut vilka elever som ingår i gruppen. Användbar för att ta reda på vilka lärare som undervisar i en viss klass (för t ex elevvårdskonferenser). Exempel på urval Exempel på utskrift Sida 25
KLASSAKT (IST-Rapport/Skola/Klass- och grupplistor/klasslistor). Klasslista med vilka aktiviteter en elev har. Genom olika svar på frågor kan listans utseende påverkas. Exempel på urval Dessutom kan man göra urval på t ex AKTIVITETSUPPGIFTER- >HURKURSLASES=IND för att enbart få med individuella val. Exempel på utskrift Sida 26
KOLLIST (IST-Rapport/Skola/Klass- och grupplistor/klasslistor). Skriver numera ut både kurser och grupper. Även lärarsignatur skrivs ut. Denna rapport är mycket flexibel, då man själv bestämmer över kolumninnehållet. Exempel på urval 20061 anger startperioden för kursen. Om man i stället för 20061 skriver ALLA och för respektive språk skriver K-FR13, K-SP13, K-TY13 erhålls samtliga språkvalsnivåer under alla terminer för eleverna i urvalet. Exempel på utskrift Sida 27
REDUCPGM (IST-Rapport/Skola/Gymnasium/Kurslistor) Skriver ut vilka elever som har reducerat program. Man kan välja att få med vilka kurser som är reducerade. (Annars skrivs endast eleverna ut.) Exempel på urval Urvalet på Aktivitetstyp är inte nödvändigt, men gör att rapporten går snabbare att få fram. Exempel på utskrift I samma mapp finns även rapporten UTOKPGM som skriver ut vilka elever som har utökat program. I urvalsexemplet ovan byts KR ut mot KU. Sida 28
POANG2 (IST-Rapport/Skola/Gymnasium/Betyg) Skriver ut elevens poäng för olika Hur (HurKursLäses). Gäller följande Hur i ordning KÄ, KG, KGI, KGV, KV, IND, S2-S4, SA. Kolumn för schablonkurser och felaktiga Hur (Övrigt) tillkommer. Dessutom skriver rapporten ut antal poäng i reducerade/utökade kurser. Rapporten skriver för varje elev också en rad där det står hur många poäng som är betygsatta. Då räknas endast MVG, VG, G och IG som betyg. S räknas alltså inte. Den gamla rapporten POANG finns kvar och innehåller bland annat kolumn för lokalt tillägg som fortfarande finns kvar på Gysär. Exempel på urval Exempel på utskrift Sida 29
INDSTUPL (IST-Rapport/Skola/Gymnasium/Elev) Individuell studieplan för elev sorterad på avklarade, pågående och ännu ej påbörjade kurser. Innehåller även garanterad undervisningstid. Exempel på urval Exempel på utskrift Sida 30
INDSTUP2 (IST-Rapport/Skola/Gymnasium/Elev) Individuell studieplan för elev sorterad på olika Hur kurs läses i följande ordning. KÄ, KG, KGI, KV, KGV, S2, SA och IND. Schablonkurser och felaktiga Hur samlas under rubriken Övrigt. För varje sektion kan ett poängtal anges för respektive utbildning. Detta görs i register Organisation Utbildningar i diverseflikens fält Alt. utb. Variant2. Poängen skall matas in i följande ordning. KÄ / KG / KGI / KV / SA / IND / KGV / S2 Exempel: 0750/0850/0300/0100/0100/0300/0000/0100 Exempel på urval Exempel på utskrift Sida 31
TP-32Y98 (TP-31Y98, TP-33Y98, TP-34Y98) (IST-Rapport/Skola/Planering) Timplan/poängplan för utbildning. Finns för en, två, tre eller fyra perioder per läsår. Exempel på urval Exempel på utskrift Sida 32
Egna anteckningar: Sida 33