Lathund fo r Schakt och TA - a renden Sida 1 av 13

Lathund fo r Schakt och TA - a renden Sida 1 av 13

Innehåll Inloggning... 3 Skapa ärende... 3 Fylla i schaktformuläret... 4 Obligatoriska fält som måste vara ifyllda för att kunna spara ärendet:... 5 Icke obligatoriska fält... 5 Plats... 6 Hitta ett ärende... 7 Koppla ihop TA-ärendet med Schaktärendet... 8 Skapa TA-ärende... 8 E-post kring ärenden... 11 Administrering av Roller (Grupper) och användare... 11 Skapa Användare... 11 Skapa Roll (Grupp)... 12 Ändra Rollens (Gruppens) behörigheter och chefer... 12 Lägg till Användare i Roll (Grupp)... 13 Sida 2 av 13

Inloggning Användarnamn är din e-postadress Lösenordet skickas med mail till din angivna e-postadress från systemet när du anmäler dig som användare. Spara det mailet om du glömmer lösenordet. Låt webbläsaren komma ihåg lösenordet så är det lätt att logga på nästa gång. Skapa ärende Sida 3 av 13

Välj i övre list ärende som ska skapas Fylla i schaktformuläret Sida 4 av 13

Obligatoriska fält som måste vara ifyllda för att kunna spara ärendet: Beskrivning Typ av arbete Ledningsägare (sätts automatiskt) Projketledare/beredare Fakurainformation Startdatum Slutdatum Platstyp Plats (anges i karta genom att rita ut schaktens utsträckning) Kommunens villkor måste kryssas att ni läst och accepterat Icke obligatoriska fält Akut grävning om arbetet påbörjas omedelbart Vilken Entreprenör som är tilltänkt Förslag på datum för slutbesiktning Omfattning på arbete, t ex hur stor yta av körbanan som öppnas Följer av ärende (om det finns ett gammalt ärende som hänger ihop med detta arbetet t ex) Bifogade filer (bilder i jpg eller schaktplaner mm i pdf) Sida 5 av 13

Plats Schaktens läge ska ritas ut i kartan och fångas digitalt. Polygonverktyget är förvalt för att rita ut sin schakt i verktygslisten till vänster Verktyget under är ett radergummi ifall man ritar fel och vill göra om Det finns mätverktyg för att mäta i kartan Välj lämpligt kartskikt som bakgrund i höger meny Spara när schakten är inritad => man kommer tillbaka till formuläret. Sida 6 av 13

Hitta ett ärende Det finns filtreringsmöjligheter som gör att man snabbt kan hitta det ärende man letar efter. Filtreringen visas omedelbart i både kartan och i listan under kartan som visar upp de träffar filtreringen ger. Den mest uppenbara sökningen är att skriva in gatunamnet. Genom att klicka på ytan i kartan kommer man direkt till formuläret. Det går också att öppna ärendet från listan. Verksamhet o Se enbart schakt o Se enbart TA Ärendenr Status o Ansökan o Pågående o Anmärkning o Återställt o Slutbesiktning o Etc Kommentar o Alla kommentarer som skrivits om ett ärende, dvs fritextsök i ärendekommunikationen Beskrivning o Söker i den ursprungliga beskrivningstexten. Där har man kanske t ex angett nyckelord, område etc som då kan sökas på Följer av ärende Sida 7 av 13

o Söker på texten i det fältet i formuläret Startdatum o Sök intervall på ärendens angivna startdatum visa alla 2014-06-01 2014-06-05 Slutdatum o Sök intervall på ärendens angivna slutdatum visa alla 2014-06-07 2014-06-12 Gatunam o Alla ytor som ritas in i kartan kopplas till adressplatser. Skriv in gatunamn och alla schakter kopplade till den gatan visas. Ansvarig handläggare o Har ni flera beredare/projektledare kan ni filtrera på en speciell person också. Koppla ihop TA-ärendet med Schaktärendet För att koppla ihop TA-ärendet skriver man in eller kopierar och klistrar in rätt TA-ärendenummer i schaktärendets formulär Klicka på Länka en TA-plan Skriv eller klistra in TA-ärendets ärendenummer Tryck på länka Klart Skapa TA-ärende Välj Trafikanordning för att komma till formuläret. Sida 8 av 13

Välj att ärendet ska kopplas ihop med Schakt. Sida 9 av 13

Ange vilken trafikkonsekvens arbetet kommer medföra. Ange vilken trafikpåverkan arbetet kommer medföra Skriv in i formuläret uppgifter om Ansökande bolag Utmärkningsansvarig Eventuell utmärkningsansvarig jourtid Startdatum och slutdatum Plats, ritas in i karta på samma sätt som i schaktärendet och kopplas till berörda adresser Bifoga fil (jpg och pdf) Sida 10 av 13

E-post kring ärenden Systemet skickar ut e-post vid ett antal tillfällen till framförallt ledningsägare som är ansvariga för schakten. Kryssas Akut rutan i skickas ett mail till kommunens handläggare att ett akut ärende finns När handläggare sätter ärendet i status komplettera får ledningsägare mail När handläggare gör en anmärkning på pågående arbete får ledningsägare mail När handläggare gör en anmärkning på TA-relaterat fär utmärkningsansvarig ett mail När ledningsägaren sätter arbetet i status Återställt får ledningsägaren mail om att boka datum för slutbesiktning Administrering av Roller (Grupper) och användare Skapa Användare Klicka Administrera användare i menyn Klicka Skapa ny användare längst ner på sidan Fyll i Email och Displaynamn och klicka Registrera Lösenord mailas ut till den emailadress som angivits Sida 11 av 13

Skapa Roll (Grupp) Klicka Administrera roller i menyn Klicka Skapa ny roll längst ner på sidan Fyll i Rollnamn och klicka Skapa ny roll Ändra Rollens (Gruppens) behörigheter och chefer Klicka Administrera roller i menyn Klicka länken Ändra i raden för den roll som du skapat Sätt Rättigheter (Write om det är en roll för kommunens egna Handläggare, WriteLimited om det är en Roll för Entreprenörer) Klicka i de Serier som rollen ska ha behörighet till (Håll inne Ctrl för att välja flera) Sida 12 av 13

Klicka i de Användare som är chef(er) (Håll inne Ctrl för att välja flera) Kryssa i Intern grupp om det är en roll för handläggare Spara ändringar Lägg till Användare i Roll (Grupp) Klicka Administrera roller i menyn Klicka länken Ändra användare i raden för den roll som du vill administrera Välj en Användare i dropdownen Klicka Lägg till i Roll Sida 13 av 13