e Växjö Kommun Intern kontroll 2008 Löner Revisionsrapport 2009-02-11 Genomförd på uppdrag av revisionen i Växjö Kommun
Innehållsförteckning 1 INLEDNING...5 1.1 REVISIONENS OMFATTNING OCH INRIKTNING...5 1.2 METOD...6 2 UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS GRANSKNING AVSEENDE LÖNERUTINER...7 2.1 ORGANISATION OCH LÖPANDE HANTERING...7 2.2 KONTROLL OCH ANSVAR...8 2.2.1 Verifierande granskning...8 2.3 SAMMANFATTANDE KOMMENTARER...9 3 RESULTAT AV REGISTERANALYSER...11 3.1 UDDA LÖNEARTER...11 3.2 GRANSKNING AV ENSKILDA UNDERLAG...12 3.3 SAMMANFATTANDE KOMMENTARER...15 Intern kontroll Löner 2
Sammanfattning Lönehantering inom Växjö kommun har varit föremål för granskning vid flera tillfällen de senaste åren. Årets granskning tar sin utgångspunkt i gjorda granskningar och avser en övergripande uppföljning av lämnade rekommendationer från 2005 avseende rutiner för lönehantering, att genom registeranalyser kontrollera hantering av övertidrelaterad till arbetstidsplanering samt att granska avvikande utbetalningar. I avsnitt 2 i rapporten återfinns lämnade rekommendationer från tidigare revisioner samt kommentarer efter årets granskning. Kortfattat innebär dessa: Granskningen 2005 visade på ett stort antal lönehandläggare och användare av det personaladministrativa. Varje nämnd utformar själv sin löneadministration. Vi framförde att det kunde innebära ett behov av att samla kunskap och hantering av löner mer centralt inom kommunens förvaltningar. Kommunstyrelsen gav 2006 kommunens personalchef i uppdrag att utreda möjligheten att effektivisera lönehanteringen och se över möjligheten till att centralisera organisationen. Ett förslag till projektplan har tagits fram och arbetet med centralisering har påbörjats. Personalkontoret kan konstatera att detta, i fall där hanteringen är mer samlad, har lett till högre kvalitet i materialet, enklare informationsdelning och utbildning samt mindre frågor till personalkontoret. Vi rekommenderade 2005 Växjö kommun att utforma centrala rutinbeskrivningar för att på detta sätt tillförsäkra en enhetlig hantering och tillfredsställande kontroll samt att formalisera och dokumentera kontroll av riktighet i utbetalningar Personalkontoret har utarbetat dokument som tydligt visar arbetsflödet i lönehanteringen under månaden samt vilka kontroller som ska utföras och dokumenteras månadsvis respektive årsvis. Med hjälp av dessa kontroller har den interna kontrollen förstärkts och förvaltningarna kan på detta sätt komma tillrätta med ett flertal av de brister som påpekades vid tidigare granskning. Vi har valt att begära in dessa kontrollistor från 30 chefer inom kommunens olika förvaltningar. Resultatet av granskningen är tillfredsställande Under 2006 har rutinen för löneutbetalning förstärkts med en rutinbeskrivning och med en kontroll av lönebearbetning och bankfil. Enligt gällande rutiner är nu två personer involverade i processen vilket stärker den interna kontrollen. Kommunstyrelsen har i direktiv från 2006-09-07 gett samtliga nämnder i uppdrag att i den årliga interna kontrollen följa upp och dokumentera de nya rutinerna för hantering av lönefil till bank samt utvecklande av ovan angivna rutinbeskrivningar och kontroll och analyslistor. Årets revision har också omfattat granskning av lönetransaktioner, dels genom registeranalyser dels genom granskning av enskilda underlag. Vi kan efter genomförd granskning konstatera att vi inte funnit några väsentliga brister i de underlag vi erhållit. Mot bakgrund av genomförda registeranalyser av Intern kontroll Löner 3
lönetransaktioner som ovan beskrivits gör vi bedömningen att det inte är nödvändigt att göra ytterligare granskning. Vi vill dock framföra behovet av att Gymnasienämnden ser över tillämpning av rutiner för beräkning av ersättning för övertid då granskningen visar att olika beräkningssätt tillämpas. Samma nämnd står även för en stor del av kommunens totala övertid och är överrepresenterad vid analysen av högst utbetalda ersättningar. Vi gör därför bedömningen att det kan finnas ett behov av att se över arbetstidsplaneringen inom förvaltningen. Intern kontroll Löner 4
1 INLEDNING 1.1 Revisionens omfattning och inriktning Revisionen av Växjö kommuns verksamhet skall utföras i enlighet med Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och kommunens regler och anvisningar samt god revisionssed. Revisionen har som mål att verka för korrekt redovisning, god ordning, tillfredsställande säkerhet och hög effektivitet i kommunens verksamhet. Enligt kommunallagen skall styrelse och nämnder tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktig har bestämt, att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att medel förvaltas på ett betryggande sätt. I styrelsens och nämndernas ansvar ingår således inte endast att utforma organisationen så att den är rationell och effektiv den ska också vara trygg. Revision av den kommunala verksamheten består i två delar, förvaltnings- och redovisningsrevision. Granskning av den interna kontrollen utgör en del av redovisningsrevisionen och enligt den revisionsplan som upprättats har de förtroendevalda revisorerna valt att granska löner och lönehantering inom Växjö kommun. Vi bistår revisorerna i denna granskning. Lönehantering inom Växjö kommun har varit föremål för granskning vid flera tillfällen de senaste åren. 2002 och 2003 genomfördes granskningar som med utgångspunkt i datoriserade registeranalyser av kommunens lönesystem granskade avvikande utbetalningar (höga övertidsersättningar, stora reseersättningar, udda lönearter etc) med främsta syfte att söka förklaringar till övertid för att kontrollera om arbetstidsplaneringen är optimal för verksamheten. 2005 inriktades granskningen på rutiner för lönehantering för att kontrollera att de säkerställde en god intern kontroll. Granskningarna resulterade i ett flertal rekommendationer för att förbättra den interna kontrollen. Årets granskning tar sin utgångspunkt i gjorda granskningar: Övergripande uppföljning av lämnade rekommendationer från 2005 avseende rutiner för lönehantering. Genom registeranalyser kontrollera hantering av övertidrelaterad till arbetstidsplanering (höga övertidssaldon/utbetalningar analyseras). Granska avvikande utbetalningar (höga ersättningar, stora reseersättningar, udda lönearter). Intern kontroll Löner 5
1.2 Metod Granskningen har genomförts dels som en intervjugranskning, dels som en granskning av underlag för löner och ersättningar. Intervju har genomförts med personalsekreterare på kommunens centrala personalenhet. Denna intervju har genomförts med utgångspunkt i tidigare års granskning med fokus på förändringar och de påpekande som lämnats. För att följa upp hur registrering och redovisning av löneuppgifter hanteras inom Växjö kommun har vi valt att inleda granskningen med att strukturera upp redovisningen med hjälp av vårt analysverktyg ACL. Via lönesystemet Personec selekterade vi ut transaktioner som sedan följdes upp med att efterfråga kopior av bland annat anställningsbeslut, reseräkningar och tidredovisningar. Underlagen har granskats för att kontrollera att en korrekt hantering och attestering har skett av utbetalda löner. Intern kontroll Löner 6
2 UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS GRANSKNING AVSEENDE LÖNERUTINER 2.1 Organisation och löpande hantering 2005 genomfördes en granskning med fokus kring rutinerna för lönehantering för att kontrollera att de säkerställer en god intern kontroll. Granskning omfattade även en kartläggning av hur kommunens löneadministration var organiserad. Vi kan efter årets granskning konstatera att det inte föreligger några större förändringar i organisation och rutiner för lönehantering. Nedan ges en kortfattad beskrivning av organisation och löpande hantering. Likt tidigare år utformar varje förvaltning själva organisationen av löneadministrationen. Organisation av personalsekreterare och lönehandläggare varierar något mellan kommunens förvaltningar och enheter, men lönehanteringen är till största delen enhetlig. Kommunstyrelsen gav 2006 kommunens personalchef i uppdrag att utreda möjligheten att effektivisera lönehanteringen och se över möjligheten till att centralisera organisationen. Ett förslag till projektplan har tagits fram och arbetet med centralisering har påbörjats. Omsorgsförvaltningen har idag 9 lönehandläggare. Personalkontoret har där gjort en egenutvärdering som visar på en högre kvalitet i materialet, enklare informationsdelning och utbildning samt mindre frågor till personalkontoret. KLF har påbörjat omorganisation och har som målsättning att centralisera hanteringen. Arbete och Välfärd har uttalat att inte öka antalet lönehandläggare men väntar i övrigt på den projektplan som tas fram. Övriga förvaltningar inväntar samma projektplan innan åtgärder vidtas. Inom Växjö kommun finns en övergripande personalenhet med ansvar för slutlig bearbetning av löner och som också utför vissa kontroller av lönetransaktioner. Personalkontoret är också supportavdelning till personalsekreterare och lönehandläggare. Det personaladministrativa systemet som tidigare benämndes Respons har bytt namn och heter nu Personec P. Under 2007 har modulen PS självservice införts, vilket innebär att de anställda själva registrerar frånvaro, övertid etc i systemet och som elektroniskt attesteras av den anställdes chef. Under 2008 har kortdragare, med automatisk tidredovisning i systemet, införts på vissa förvaltningar (KLF, Stadsbyggnadskontoret, Kultur & Fritidsförvaltningen samt Tekniska förvaltningen). I kommunen finns 140 användare som har behörighet att registrera och ändra uppgifter i Personec. 80 lönehandläggare sköter den löpande lönehanteringen. Förvaltningarnas lönehandläggare registrerar nyanställningar samt registrering av löneuppgifter såsom arbetade timmar, övertid, semester, reseräkningar mm. Detta görs i de fall inte självservice och kortdragare används. Registrering sker efter attesterade underlag från berörd chef. I de fall personalen har arbetstidschema inlagt i Personec, det vill säga fast anställd personal med schema och personal med månadslön, sker attest endast av avvikelser från detta schema. När väl en person har registrerats i Personec kommer månadslön utan avvikelse att utbetalas till personen utan någon attest. Intern kontroll Löner 7
Löneutbetalningar sker av kommunens övergripande personalenhet. Totalt sker det ca 9 000 utbetalningar varje månad. Lönefil skickas till banken för utbetalning och en fil skickas till ekonomiavdelningen för bokföring. Under 2006 har rutinen förstärkts med dels en rutinbeskrivning och dels en kontroll av lönebearbetning och bankfil. En person upprättar blanketten som visar lönebearbetning, verkställt belopp enligt lönelistor, bankfil samt kvittens från banken. En annan person skall kontrollera uppgifterna och signera denna blankett. 2.2 Kontroll och ansvar Ansvaret för att löneuppgifter och utbetalningar är korrekta ligger hos chef på enhetsnivå. På kommunens personalenhet görs flera övergripande kontroller varje månad. Kontrollerna är förprogrammerade och omfattar olika slag av felsignaler, rimlighet i timlöner, nettolöner överstigande 30 000 kronor, löneskulder överstigande 10 000 kronor och anställningsdatum som passerats. Som vi påpekade i tidigare granskning kan denna kontroll inte ersätta chefernas kontroller då den utförs på en övergripande nivå där det inte finns tilläckliga underlag eller den insyn som krävs för att säkerställa en god intern kontroll. 2007 utarbetade personalkontoret ett dokument som tydligt visar arbetsflödet i lönehanteringen under månaden samt vilka kontroller som ska utföras och dokumenteras månadsvis respektive årsvis. Med hjälp av dessa kontroller har den interna kontrollen förstärkts och förvaltningarna kan på detta sätt komma tillrätta med ett flertal av de brister som påpekades vid föregående granskning. Månadskontroller som lönehandläggaren/assistent ska utföra och dokumentera avser bevakningar i form av vikariat som upphör, vilande anställningar, lönetillägg som upphör, öppen frånvaro, ledigheter och placeringar som upphör samt ej beviljat självservice. Dessutom skall vid varje löneutbetalning en rimlighetsbedömning göras, kontroll att rätt personer får lön skall samt att utbetalning stämmer med underlag och att avdrag har skett korrekt. Felsignaler enligt listorna skall analysera. Lönehandläggare/assistent utför även under året kontroller enligt en fastställd instruktion. Dessa kontroller avser semesterdagar, ferie- och uppehållslöner samt årsarbetstid. Varje månad efter verkställd lön ska chef med budgetansvar kontrollera de så kallade analyslistorna samt signera dessa. Analyslistorna visar vilka personer som erhållit ersättning under månaden och med vilket belopp. Åtgärden innebär att chef skall kontrollera att rätt personer får ersättning samt göra en rimlighetsbedömning av beloppen. Vid varje månads slut skall ett dokument signeras som visar att kontrollen genomförts under hela året. 2.2.1 Verifierande granskning Personalkontoret har tagit fram dokument som tydligt visar vilka kontroller som skall genomföras för att säkerställa en god intern kontroll inom lönehanteringen. Vi har valt att begära in dessa kontrollistor från 30 chefer inom kommunens olika förvaltningar. Intern kontroll Löner 8
Resultatet av granskningen är tillfredsställande. Endast tre svar var ofullständiga, och två av dessa har lämnat godtagbara förklaringar till detta. Dokumentation kommer i fortsättning att ske på det sätt som rutinerna föreskriver. 2.3 Sammanfattande kommentarer Årets granskning av lönehanteringen tar sin utgångspunkt i tidigare gjorda granskningar och ett av syftena var att göra en övergripande uppföljning av lämnade rekommendationer från 2005 avseende rutiner för lönehantering. I detta avsnitt presenteras i kursiv text de rekommendationer som lämnats efterföljt av kommentarer från årets granskning. Rekommendation 2005; Växjö kommun har totalt 23 personalsekreterare och 342 användare av det personaladministrativa systemet Respons, varav 258 personer har behörighet att registrera och ändra uppgifter i systemet. Varje nämnd utformar själv sin administrativa organisation vilken även omfattar löneadministrationen. Området för personalfrågor och dess system är komplext. För att hålla en hög kunskapsnivå och en god kontroll av att redovisning och utbetalningar blir korrekta behövs specialistkunskap, vilket kan innebära ett behov av att samla denna kunskap mer centralt inom kommunens förvaltningar. Kommentar från årets granskning Kommunstyrelsen gav 2006 kommunens personalchef i uppdrag att utreda möjligheten att effektivisera lönehanteringen och se över möjligheten till att centralisera organisationen. Ett förslag till projektplan har tagits fram och arbetet med centralisering har påbörjats. Personalkontoret kan konstatera att detta, det i fall där hanteringen är mer samlad, har lett till högre kvalitet i materialet, enklare informationsdelning och utbildning samt mindre frågor till personalkontoret. Rekommendation 2005; På kommunens intranät finns två handböcker. Ingen av dessa innefattar konkreta rutinbeskrivningar som visar lönebearbetningen från registrering av uppgifter till attest av slutligt utbetalad lön. Vi rekommenderar Växjö kommun att utforma centrala rutinbeskrivningar för att på detta sätt tillförsäkra en enhetlig hantering och tillfredsställande kontroll. Granskningen har visat att ansvaret för att löneuppgifter och utbetalningar är korrekta ligger hos chef på enhetsnivå. Denna kontroll bör formaliseras och dokumenteras. Kommentar från årets granskning Personalkontoret har utarbetat dokument som tydligt visar arbetsflödet i lönehanteringen under månaden samt vilka kontroller som ska utföras och dokumenteras månadsvis respektive årsvis. Med hjälp av dessa kontroller har den interna kontrollen förstärkts och förvaltningarna kan på detta sätt komma tillrätta med ett flertal av de brister som påpekades vid föregående granskning. Intern kontroll Löner 9
Rekommendation 2005; Dessutom godkänns och skickas lönefilen till banken av endast en person, och borde enligt vår uppfattning kompletteras med ytterligare en person för att förstärka den interna kontrollen. Kommentar från årets granskning Under 2006 har rutinen förstärkts dels med en rutinbeskrivning och dels med en kontroll av lönebearbetning och bankfil. Enligt gällande rutiner är två personer involverade i processen där den ena personer förbereder filer och upprättar dokument medan en annan person kontrollerar att det är överensstämmelse mellan redovisad, godkänd lön och faktiskt utbetald lön. Rekommendation 2005; Växjö kommun har antagit ett reglemente för intern kontroll där det åligger varje nämnd att följa upp och rapportera eventuella brister i den interna kontrollen. Vi rekommenderar att samtliga nämnder årligen ska kontrollera att utbetalda löner vederbörligen attesteras och att detta dokumenteras på ett tillfredsställande sätt. Kontrollen måste ske på den nivån inom organisationen som möjliggör fullständig kunskap om personal och faktiskt arbetade timmar. Kommentarer från årets granskning På kommunstyrelsens sammanträde den7 september 2006 beslutar kommunstyrelsen att tillstyrka det förslag om nya rutiner som tagits fram för hantering av lönefil till bank, utvecklande rutinbeskrivningar och kontrolllistor vid lönebearbetning samt kontroll av analyslistor. Samtliga nämnder omfattas således av beslutet att i den interna kontrollen följa dessa rutiner och dokumentera kontrollerna. Intern kontroll Löner 10
3 RESULTAT AV REGISTERANALYSER Vårt verktyg för registeranalyser ACL ger oss möjligheten att statistiskt bearbeta stora transaktionsmängder men också att enkelt byta detaljnivå för att kunna identifiera enskilda transaktioner bakom ett visst samband. I nedanstående avsnitt redogörs för resultaten av de registeranalyser som genomförts. Under avsnitt 3.1 återfinns de delar som vi har kunnat konstatera inte utgör några stora belopp eller av någon annan anledning inte heller föranleder någon ytterligare granskning. I avsnitt 3.2 redogör vi för de poster som vi valt att begära in underlag för att granska. Anledningen härtill är enskilt höga belopp, stora reseräkningar/utlägg, övertid eller udda transaktioner. 3.1 Udda lönearter För följande lönearter har vi utfört registeranalyser, men med nedan angiven motivering bedömt att ytterligare granskning inte är nödvändig. Beredskap bostad Registeranalyser visar att dessa lönearter har använts vid ett fåtal tillfällen och betingar endast små belopp. Diverse utlägg De flesta lönearter har endast använts ett fåtal gånger och med små belopp. Analysen avsåg även fritidsstudiestöd. Den totala omfattningen för kommunen uppgick till 187 tkr, varav högsta ersättningen uppgick till 5 tkr. Fritidsstudiestöd kan enligt kommunens riktlinjer erhållas för studier som ökar arbetstagarens kunskaper för nuvarande eller framtida arbetsuppgifter. Organisations- och personalutskottet fastställer årligen hur stor summan är. Till vissa studier kan stödet utvidgas. Vi bedömer att kommunens regler har efterlevts. Facklig verksamhet Bokförda ersättningar för fackligt arbete har under perioden uppgått till 63 tkr. Avdrag har skett på anställdas löner med 436 tkr. Av de kontrollerade posterna har ingen anställd netto fått ersättning för facklig verksamhet, samtliga har enligt analysen netto ett avdrag. Momsutlägg Momsutlägg avser avdragen moms i samband med utlägg för kommunens räkning. Samtliga enskilda belopp är låga och den totala kostnaden för kommunen uppgår till 116 tkr. Omkostnadsersättningar Omkostnadsersättningar avser lönearter för ersättning till dagbarnvårdare, familjehem och kontakthem. Den totala kostnaden för Växjö kommun uppgår för perioden till 3 600 tkr. Inga av de enskilda beloppen överstiger 10 tkr. Vi har följt upp hanteringen med kommunens personalenhet och bedömer att utbetalningarna följer gällande regler. Intern kontroll Löner 11
Pension Under den granskade perioden har inget registrerats som utbetald pension. 3.2 Granskning av enskilda underlag I följande avsnitt redogörs för de poster som vi valt att följa upp i vår granskning. Vi har begärt att få in underlag som styrker utbetalningen för att kontrollera fullständigheten och attester. Inledningsvis kan sägas att bokföringsunderlagen var i god ordning och attesterade av behöriga personer. Attest av lönetransaktioner i form av övertid, frånvaro sker i vissa fall elektroniskt i lönesystemet Personec P (se ovan). I de fall vi erhållit manuella underlag har attest kontrollerats. Som nämnts ovan ser kommunen över organisationen av lönehanteringen. I nuläget är löneadministrationen på vissa förvaltningar decentraliserad med många lönehandläggare som följd. Att ta fram underlag till valda utbetalningar har varit tidskrävande. Respektive handläggare har kontaktas genom telefonsamtal och/eller e-post och underlag har begärts in. Vi har, med undantag av två förfrågningar, erhållit underlag för samtliga av de utvalda utbetalningarna. 3.2.1 Höga ersättningar Registeranalysen har gjorts med utgångspunkt från de högsta ersättningarna som betalats ut av kommunen. Vi har valt att begära in underlag för poster överstigande 80 tkr, samt stickprovsvis för belopp understigande angivet belopp. Granskningen visar att utbetalningarna avser avgångsvederlag, semesterersättningar för innestående semester samt övertidsersättningar. Avgångsvederlag hanteras i enlighet med riktlinjer antagna av kommunfullmäktige 2005. Enligt delegation har personal- och förhandlingschefen samt ordförande i KSOP rätt att teckna överenskommelser om avgångsvederlag. Ersättningen baseras på ett antal överenskomna månadslöner. Avtalen har erhållits och bedöms vara i sin ordning. Enligt regler inom Växjö kommun får antalet sparade semesterdagar inte överstiga 40 stycken, vilket har medfört ett högt antal utbetalda semesterdagar och därmed höga ersättningar. Avstämning av de utvalda utbetalningarna har gjorts mellan inregistrerade sparade semesterdagar i lönesystemet och lönespecifikation. De erhållna underlagen bedöms vara i sin ordning. 3.2.2 Övertid och fyllnadslön Fyllnadslön gäller för deltidsanställda och för arbete upp till motsvarande heltid. Den totala kostnaden för Växjö kommun som avser fyllnadslön perioden 200801-200807 uppgår till 2 300 tkr, varav högsta ersättning har utgått med 15 tkr. Vi har valt att granska de tio största ersättningar vilka totalt motsvarar 87 tkr eller 4 %. Övriga poster understiger 8 tkr. Erhållna underlag är redovisning av arbetad tid enligt månadsrapporter och i vissa enstaka fall medföljer en beskrivning av utfört arbete. Samtliga underlag är attesterade av arbetsledare/beslutsattestant. Underlagen bedöms vara i sin ordning. Övertidsersättning för enkel övertid fördelar sig mellan nämnderna enligt diagrammet nedan. Den totala kostnaden fram till juli 2008 uppgår till 1 547 tkr. Intern kontroll Löner 12
Enkel övertid GN ON SoB TN Arb & välf FN/KN KS Övriga Vi har valt att granska de 12 största utbetalade poster under perioden, vilka enskilt överstiger 11 tkr, eller sammanlagt 262 tkr. Med ett undantag avser samtliga granskade poster Gymnasieförvaltningen. Månadsrapport med arbetsbeskrivning och arbetad tid har erhållits för samtliga utbetalningar, vilka har avstämts mot de lönespecifikationer vi erhållit. Samtliga månadsrapporter är attesterade av arbetsledare/beslutsattestant. Granskningen har visat att beräkning av övertidsersättning hos Gymnasienämndens olika enheter sker efter olika principer. Enligt nu gällande riktlinjer skall faktiskt arbetade timmar redovisas, vilket görs av viss personal. Andra månadsrapporter har visat att äldre regler med uppräkning av undervisningstimmar till klocktimmar fortfarande förekommer. I vissa fall uppräknas tiden gånger 2, i andra fall gånger 2,22. Kostnaden för samma period som avser kvalificerad övertid uppgår till 3 669 tkr för hela Växjö kommunen. Ersättningarna fördelar sig enligt följande diagram. Kvalificerad övertid GN ON SoB TN Arb & välf FN/KN KS Övriga Vi har valt att granska de 8 största utbetalade poster under perioden, vilka enskilt överstiger 13 tkr, eller sammanlagt 118 tkr. Intern kontroll Löner 13
Utbetalning av kvalificerad övertid utgår vid arbete på kvälls/nattetid eller helger samt utryckning vid larm eller inbeordring. Rapport med specificerade timmar och kortfattad beskrivning av arbetets omfattning har erhållits för samtliga av de valda utbetalningar och samtliga underlag är attesterade av arbetsledare/beslutsattestant. 3.2.2.1 Kommentarer från chefen för Gymnasieförvaltningen Enligt förvaltningschefen är det gymnasieförvaltningens uppfattning att övertid skall förekomma i ytterst begränsad omfattning och beräkning av övertidsersättning skall ske enligt enhetliga principer. Övertiden skall hanteras inom ramen för vad som anges i tillämpliga lagar och avtal. De övertidskostnader som redovisas inom gymnasieförvaltningen hänför sig enligt förvaltningschefen i ringa utsträckning till kostnader för sjuk- eller annan frånvaro utan avser i huvudsak stöd- och prövningsverksamhet enligt gymnasieförordningens krav. Eftersom det finns många olika ämnen och kurser, där det i vissa fall endast finns en lärare som har adekvat kompetens/behörighet, är det enligt förvaltningen omöjligt att i förväg avdela resurser för stöd och prövningar i alla ämnen, utan detta får lösas med övertid. 3.2.3 Personer födda tidigare än 1943 Vi har valt att göra en analys av utbetalda ersättningar till personer som överstiger 65 år. Den totala summan uppgår till 20 473 tkr. Nedanstående diagram visar översiktlig hur kostnader fördelar sig för de största personalkategorierna. Totalt antal titlar inom Växjö kommun är 67, vilket innebär att posten övriga innehåller ett ganska stort antal titlar. Dessa betingar vardera ett lägre belopp. Personal över 65 år Lärare mm Vårdpersonal Barnskötare Dagbarnvård Förmyndare Pers ass Psykolog Rektor Förtroendevald Övriga Vi har valt att kontrollera underlag för enstaka personer med en mycket hög ålder. Underlagen är i sin ordning. Intern kontroll Löner 14
3.3 Sammanfattande kommentarer Vi kan efter genomförd granskning konstatera att vi inte funnit några väsentliga brister i de underlag vi erhållit. Mot bakgrund av genomförda registeranalyser av lönetransaktioner som ovan beskrivits gör vi bedömningen att det inte är nödvändigt att göra ytterligare granskning. Vi vill dock framföra behovet av att Gymnasienämnden ser över tillämpning av rutiner för beräkning av ersättning för övertid. Då samma nämnd även står för en stor del av kommunens totala övertid och är överrepresenterad vid analysen av högst utbetalda ersättningar gör vi bedömningen att det kan finnas ett behov av att se över arbetstidsplaneringen inom förvaltningen. Intern kontroll Löner 15