Länsstyrelsernas e-förvaltning Samverkan för e-tjänster och handläggning Sten-Åke Gustafsson
Mål e-förvaltning 1. Tjänster som ökar nyttan för medborgare, näringsliv, andra myndigheter och kommuner 2. Effektivisering av länsstyrelsens arbete * * * * * * * * * * * * * Sker genom gemensamma lösningar i samverkan mellan länsstyrelserna och andra parter Sker genom att ta till vara nya tekniska möjligheter
21 Länsstyrelser Uppdraget är att genomföra det statliga åtagandet i länen inom ett 20-tal politikområden och att göra tvärsektoriella avvägningar Totalt 1,2 milj. ärenden årligen i 430 processer Stor bredd i ärendehanteringen tillstånd, tillsyn, initiativ Närmare 6 000 anställda Länsstyrelserna samverkar med 24 myndigheter Samspelar med kommunerna i hela landet Gemensam utveckling sker i ett x21 perspektiv
Inte bara e-förvaltning Samordnad teleteknik och teletjänster En IT-organisation med konsoliderad teknik Ett system för verksamhetsredovisning m.m.
Översiktlig modell Publika e-tjänster Mina sidor, portaler Ansökan Infratjänstplattform Mottagning/utskick e-plattform Ärenden Plats för handläggare
Körkort Väktare Stiftelser Yrkestrafik körkortstillstånd med hälsodeklaration synintyg godkännande som handledare utbildningsintyg godkännande av personal på- och avanmälan registrering registerändringar årsredovisningar tillsyn ansökan taxiförarlegitimation fordonsanmälan utökning revisorsintyg
Gemensam plattform för e-tjänster Medborgare Organisationer Företag Internet WWW.lst.se ebetalning Infratjänst SHSkoppling Handläggarstöd eplattform Infrastruktur ekörkort e-formulär estiftelse e-formulär eyrkestrafik e-formulär eväktare e-formulär Kilen e-formulär e-tjänster etjänstsidor Mina Sidor Kommunerna Vägverket Skatteverket Bolagsverket edeponering Platina Kundsupport Helpdesk
Genomförandeorganisationens roll och uppgifter En grupp på varje länsstyrelse Del i helheten gemensamt ansvar Samordnad tidplan Verksamhet, information, HR och IT Kommunikation, utbildning och förankring Dialog med eprojekten
Förnyat arbetssätt! Handlägga från ax till limpa All handläggning i samma grundsystem Automatik för rutiner Kvalitativt arbete 21=1
Interna erfarenheter från införande Ovana vid webbapplikation Rollförändringar tar tid Prestanda Marknadsföring ny uppgift
Erfarenheter från samverkan mellan länsstyrelser Samma uppdrag men olika förutsättningar Långsiktigt samarbete grund för förtroende Tydliga mål och processanalys grund för ensade arbetsätt Finansiering måste lösas Resurssäkring tar tid Beslut tar tid Förankrade beslut står sig Strukturförändringar skapar oro
Erfarenheter från samverkan med övriga myndigheter Avtal om informationsutbyte som grund Den goda viljan finns, men. Standard inte alltid standard Olika prioriteringar och tidplaner Ovana vid leverantörsrollen - SLA Avgifter och regelförändringar Strukturförändringar
Utmaningar! Författningsändringar E-legitimationer Minska teknikkostnaderna för e-förvaltning Standardisera processerna Öka kundnöjdheten Hemtagning av effektivisering
Antal e-formulär totalt under 2008 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 jan feb mar apr maj
Vanligaste e-formulär under 2008 Handledarskap privat övningskörning 27% Övriga e-formulär 21% Körkortstillstånd 38% Bevakningsföretag godkännande 6% Bevakningsföretag personalkontroll 8%
Sammanfattning Samverkan ger e-tjänster med stor nytta Helt nytt kundmöte medborgare, körskolor, bevakningsföretag, stiftelser, taxi- och åkeriföretag Ensade arbetssätt ibland värre än teknik Gemensam marknadsföring och förvaltning efter projekt Utbildning avgörande - över 430 användare utbildade Skapat plattformar som ger efterföljare (t. ex. Kilen) Väl i linje med regeringens handlingsplan för e- förvaltning
1 e-förvaltning En ny gemensam elektronisk process Två plattformar; gemensamma tjänster på Internet och ett gemensamt inre stöd för handläggning med grundläggande tekniska standarder: -e-legitimation -SHS -HTML -PDF -XML -Enhetlig design, logik
2 e-förvaltning Gemensamma tjänster på Internet Funktioner Identifiering av person med e-legitimation. Kontroll av persons underskrift med e-legitimation. Teknisk princip för kontroll av särskild behörighet respektive statusfråga mot internt register. Gemensam infrastruktur och avtal för SHS för säker transport mellan system och utbyte av information med andra organisationer. Standardformat för bifogade dokument (TIF, PDF) i elektroniska formulär. Enhetligt sätt för visning av dokument (PDF) för handläggare och sökanden. Enhetligt dataformat (XML) som utbytesformat för dokument och data. En gemensam grafisk profil för länsstyrelserna på webbplatsen för e-tjänster. Enhetlig utformning av instruktioner, olika menyval, frågor och svar m.m. En gemensam grafisk profil för länsstyrelsernas e-formulär i två olika format HTML och PDF. Enhetlig utformning av instruktioner, olika svarsalternativ, format för datafält m.m. Enhetlig princip för e-betalning av ansökningsavgifter och andra avgifter online med kort. Grundläggande princip för mottagningsbekräftelse till sökanden.
Gemensamt inre stöd för handläggning Funktioner Grundläggande funktioner för diarieföring med. gemensamma principer för registrering av handlingar och ärenden Möjlighet att per verksamhet och ärendetyp koppla verksamhetsspecifikt handläggningsstöd. Funktioner för automatisk diarieföring av elektroniskt inkomna handlingar. Enhetlig princip och format för mottagningsregister för elektroniskt inkomna e-formulär. Funktioner för informationsutbyte via SHS (synkront eller asynkront) med automatisk diarieföring av inkomna svar. Funktioner för bland annat bevakning, delgivningshantering och beslutsstöd Funktioner för ärendeuppföljning med information om bland annat ärendebalanser, genomloppstider avstannade ärenden. Urvalskriterierna kan väljas såväl från verksamhetsperspektiv som från organisation eller kombineras. Sökfunktioner med utskriftsmöjlighet för ärenden och handlingar och verksamhetsspecifika objekt, t.ex. stiftelser. Funktioner för flödeshantering Grundläggande funktioner för dokumenthantering (checka in, checka ut, versionshantering m.m.) En gemensam standard för hantering av dokument och dokumentmallar,. Behörighetsstyrd hantering av arbetsdokument och förenklad diarieföringsfunktion av de färdiga dokumenten. Automatisk rendering av upprättade dokument till godkänt arkivformat (PDF/A). Funktion för aktrensning av den elektroniska akten när ärendet avslutas Koppling mellan interna register (t.ex. stiftelseregister, väktarregister) och ärende- och dokumenthantering med möjlighet till automatiska uppdateringar och kontroller. En gemensam integrationsplattform för informationsutbyte mellan länsstyrelseinterna system och mot externa system via SHS. 3
4 Infrastruktur publika e-tjänster e-förvaltning Mina sidor Meddelande Dokument E-tjänstsidor eformulär Informationsutbyte med SHS Externa register Vägverket Skatteverket Bolagsverket Myndighetsgräns Mottagning/utskick Brandvägg SHS-agent TEIS SHS-API XXXXX Verksamhetssystem Platina, m.fl.
5 e-förvaltning Inloggning och behörighet inte bara e-legitimation
6 www.lansstyrelsen.se e-förvaltning e-tjänstsidor samma profil för alla länsstyrelser Direktlänkar till e-tjänstsidorna finns från länsstyrelsernas gemensamma webbsida. Direktlänkar från t.ex. Körkortsportalen Respektive område har sina e-tjänstsidor: Publicerade -Körkort - Stiftelser - Yrkestrafik - Bevakningsföretag Planerade - Socialtjänst (Kilen) www.e-tjanster.lansstyrelsen.se/korkort
7 Varje e-formulär har en startsida på e-tjänstsidorna. e-förvaltning e-tjänstsidor samma profil för alla länsstyrelser Startsida för e-formulär till handledare (öppen sida) Vissa sidor och e-formulär är dolda och fordrar inloggning med e- legitimation. Startsida för e-formulär till utbildningsintyg (öppen sida)
1 IIfyllnad av personnr, namn m.m. i e-formulär med enhetlig design och logik. Standardfunktioner i e-formulär 2 Bifoga ev. dokument elektroniskt till ansökan. e-förvaltning 3 Skriva under elektroniskt med e- legitimation och därefter betala ev. ansökningsavgift (planerad funktion). 4 Mottagningsbekräftelse med alla de uppgifter man fyllt i som kan sparas och skrivas ut. 8
Publicerade e-formulär för alla länsstyrelser Målgrupp E-formulär Id med e-legitimation Underskrift e-legitimation Särskild behörighet Kan bifoga dokument e-betalning Alla som vill skaffa körkort Ansökan om körkortstillstånd med hälsodeklaration X X Alla som vill vara handledare vid privat övningskörning Alla som har behörighet att lämna synintyg Alla som har behörighet att utbilda och lämna utbildningsintyg Behöriga registertecknare på bevakningsföretag. Behöriga registertecknare på stiftelser samt de som vill bilda en ny stiftelse Ansökan om godkännande som handledare vid privat övningskörning X X Intyg om synprövning vid ansökan om körkortstillstånd X X Intyg om genomförd introduktionsutbildning för privat övningskörning, behörighet B X X Ansökan - godkännande av personal hos auktoriserat bevakningsföretag X X X X Anmälan enligt 12 förordningen (1989:149) om bevakningsföretag Avanmälan X X X Anmälan enligt 12 förordningen (1989:149) om bevakningsföretag Påanmälan X X X Insändande av stiftelses årsredovisning och revisionsberättelse X X X X Anmälan om ändring av registeruppgifter för stiftelser X X X X Anmälan om ändring av registeruppgifter för pensions- och personalstiftelser X X X X Anmälan om avgående resp. ny registertecknare för en stiftelse X X X Anmälan om avregistrering av stiftelse X X X Insändande av kompletterande handling X X X X Alla som vill söka taxiförarlegitimation Taxiförarlegitimation X X X Företrädare för Ansökan om trafiktillstånd X X yrkestrafikföretag Anmälan/utökning av fordon X Revisorer för yrkesföretag Revisorsintyg X 9
10 e-förvaltning Spridnings- och hämtningssystem (SHS) funktioner mellan länsstyrelsernas system E-formulär med bifogade dokument Transport av formulär med bifogade dokument från publika e-tjänster på Internet med fördelningssystem för resp. läns diarium till länsstyrelsernas system ekörkort, eyrkestrafik, estiftelser och eväktare. Utveckling pågår för system för socialtjänst där externa användare är kommuner och kommuntjänstemän. E-fakturor och inskannade fakturor Transport av e-fakturor och inskannade fakturor från leverantör till med fördelningssystem till resp. läns Agresso-system. Statusfråga och behörighetsfråga Transport av frågor och svar till intern katalogtjänst för kontroll av behörighet och hämtning av uppgifter för registertecknare för bevakningsföretag och stiftelse samt kontrollfråga om ärendestatus i väktarärenden. Utveckling pågår för motsvarande funktioner för ärenden om socialtjänst där externa användare är kommuner och kommuntjänstemän.
11 e-förvaltning Spridnings- och hämtningssystem (SHS) funktioner mellan länsstyrelserna och andra myndigheter Myndighet System SHS-typ Vägverket Länsstyrelsernas system ekörkort och eyrkestrafik. Hämtning och registrering i väg- och trafikregistret (VTR). Synkron (svar direkt) Skatteverket Hämtning av folkbokföringsuppgifter till länsstyrelsernas system. Hämtning från systemen TAX, SOA, BAS, MOMS, AG, Skattekonto till länsstyrelsernas system eyrkestrafik. Asynkron (svar dagen efter) Kronofogdemyndigheten system eyrkestrafik. Hämtning från REX-systemet till länsstyrelsernas Bolagsverket Hämtning från Bolagsregistret till länsstyrelsernas system estiftelser och eyrkestrafik. Asynkron (svar dagen efter) Synkron (svar direkt)
SHS och andra myndigheter, erfarenheter Myndighet Antal system som berörs Egen drift, egen lösning Vägverket Flera. Uppgifter hämtas också från MR/BR och Skatte-myndigheten Skatteverk et Kronofogd e- myndighet en Ja kombinerat med avtal med WMdata. Teknik Ny teknik infördes 2006. Särskild anpassning Sirius Minst 7 st Ja Inledningsvis fanns plan för synkron teknik för åtminstone folkbokföring. Olika lösningar har presenterats efter hand. Mer än ett. Nej, drift hos Skatteverket Olika lösningar har presenterats efter hand Kontaktpersoner Efterbearbetnin g Lst Färdiga avtal Flera Nej Nej Många Flera Ja i SHSagent och TEIS Ja i SHSagent och TEIS Ja för folkbokföring annars inte Nej Bolagsverk et Mer än ett. Ja, kombinerat med avtal med Ida Infront Ny teknik infördes 2006. Särskild anpassning Sirius Flera Ja för årsredovisning Ja i princip. 12
13 e-förvaltning Gemensamma avtal viktig komponent i samverkan, exempel på avtalsrelationer
Informationsutbyte via SHS Skatteverket, KFM, Vägverket, Bolagsverket e-förvaltning
Folkbokföringsuppgifter - Skatteverket
Skatteuppgifter Skatteverket
Kronofogdeuppgifter - KFM e-förvaltning
Fordonsuppgifter - Vägverket e-förvaltning
Företagsuppgifter - Bolagsverket e-förvaltning
www.lansstyrelsen.se e-förvaltning E-tjänst för körkort
Utskrift - sökande
Elektroniska arkivmottagning
E-formulär via elektroniska postmottagningen
Handläggningsstöd
Automatiska handläggaren, 21 stycken
Ärendeöversikt Handlingskort