REVISIONSRAPPORT Granskning av Palett intern kontroll i datafångst Jämtlands Läns Landsting Februari 2003 Ante Strängby Maj-Britt Åkerström www.pwcglobal.com/se www.komrev.se
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 3 2. Bakgrund... 6 3. Uppdrag, revisionsfrågor, avgränsning... 6 4. Metod... 7 5. Anställning och anställningsvillkor... 8 5.1 Beslut om anställning och anställningsvillkor... 8 5.2 Uppdateras PA-registret av behörig person?... 9 6. Uppgifter av betydelse för löneberäkning... 10 6.1 Uppdateras registret av behörig person?... 11 6.2 Bruten kedja vid registrering av nyanställning respektive avvikelser?... 12 6.3 Kan någon registrera sin egen lön?... 13 6.4 Finns kontroller att löneunderlag bara registreras en gång?... 14 6.5 Kunskap om och löne- och kollektivavtal?... 15 7. Utbetalning av lön och andra ersättningar... 15 8. Behörighetsadministration... 16 9. Dokumentation av räkenskapshandlingar... 17 10. Muntliga källor... 18 Bilaga: Beslut gällande arbetsfördelning (1994) (2)
1. Sammanfattning I en tidigare genomförd granskning avseende funktionaliteten i Palett har framkommit indikationer på brister i internkontrollen vid registrering av uppgifter i Palett. Landstingets valda revisorer har därför uppdragit till landstingets revisionskontor att kartlägga och bedöma om datafångsten i Palett görs på ett sådant sätt att en tillfredsställande intern kontroll kan tillförsäkras i de rutiner som ger underlag för löneberäkningen. Revisionskontoret har i sin tur uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att genomföra granskningen. En viktig utgångspunkt i granskningen är den modell som antagits år 1994 för arbetsfördelning i Palett samt behörighetssystemet Berit. Andra viktiga utgångspunkter är intentionerna i landstingets attest- och utbetalningsreglemente (2002) och landstingets internkontrollpolicy (år 2002). Inom ramen för uppdraget är följande revisionsfrågor aktuella: 1. Fattas beslut om anställning och anställningsvillkor av behörig befattningshavare/- funktion? Uppdateras personalregistret av behörig person? 2. Rapporteras och godkänns uppgifter av betydelse för löneberäkning av behörig befattningshavare? Uppdateras personalregistret av behörig person? Är arbets- och ansvarsfördelning uppbyggd så att inte någon kan påverka den egna lönen? 3. Godkänns utbetalning av lön och andra ersättningar av behörig befattningshavare? Granskningen, som huvudsakligen genomförts med intervjuer och dokumentstudier, har avgränsats till att avse tio avdelningar inom sjukhuset. Granskningsresultat och revisionella bedömningar framgår i detalj under respektive avsnitt. Det sammanfattade resultatet av granskningen vid de utvalda avdelningarna är: Anställning och anställningsvillkor Beslut om anställning/tillsättning och lönesättning fattas i enlighet med gällande befogenhetsplan samt i enlighet med ansvar och befogenheter i aktuella anställningsavtal. Beslut om anställningsvillkor sker i hög grad enligt gällande avtal och landstingets personalpolicy. Vid nyanställning och ändring uppdateras personalregistret huvudsakligen av personal vid områdesstaberna, d v s i enlighet med fastställd arbetsfördelning för Palett. Vid två av de granskade avdelningarna har dock avdelningspersonal fått behörighet att registrera nyanställningar, vilket strider mot fastställd arbetsfördelning. (3)
Uppgifter av betydelse för löneberäkning Huvudsakligen rapporteras närvaro, frånvaro, övertid och övriga uppgifter av betydelse för löneberäkning formellt riktigt. Vid avdelningarna förekommer varierande former av blanketter för ledighetsansökningar. Vi rekommenderar att ett enhetligt blankettsystem används. Attester och godkännande av alla förekommande ledigheter och tillägg sker av behöriga befattningshavare. De personer som registrerar lönegrundande uppgifter (avvikelserapportering) har alla tilldelats behörighet i Palett (Berit). Däremot överensstämmer inte alltid de tilldelade behörigheterna med den arbetsfördelning som fastställdes år 1994. Avvikelsen består huvudsakligen i att personalhandläggare och assistenter vid områdesstaberna också har tilldelats behörighet att registrera avvikelser. Avdelningscheferna vid samtliga granskade avdelningar har behörighet att registrera avvikelser. Vid de mindre avdelningar som saknar egen avdelningsassistent (el motsvarande) registrerar avdelningschefen i stor utsträckning själv in förekommande avvikelser i Palett. Avdelningscheferna attesterar också avdelningspersonalens tjänstgöringsrapporter. Med hänvisning till Landstingets internkontrollpolicy anser vi att det är olämpligt att avdelningscheferna både handlägger avvikelserapportering och sedan attesterar tjänstgöringsrapporterna. Det kan betraktas som att avdelningschefen, i och med attesten, kontrollerar och godkänner den egna registreringen. Flera olika befattningar/funktioner (personalhandläggar och assistenter vid områdesstaberna samt vissa avdelningsassistenter och bemanningsansvariga vid avdelningarna) har behörighet att både registrera nyanställningar och att registrera avvikelser. Vi anser att detta, ur internkontrollsynpunkt, inte är lämpligt. Att tjänstgöringsrapporterna attesteras av avdelningschef innebär dock att handläggningskedjan är bruten, vilket ur internkontrollaspekt är positivt. Arbets- och ansvarsfördelningen vid de granskade avdelningarna är numera uppbyggd så att inte någon kan påverka den egna lönen. Detta har dock till nyligen varit möjligt för de flesta personalhandläggare och vissa assistenter vid de flesta områdesstaberna samt avdelningsassistenter el motsvarande vid några av de granskade avdelningarna. Det förekommer dock att personer granskar varandras löner, d v s byter med varandra. Detta är, ur internkontrollsynpunkt, inte lämpligt. Arbetet med avvikelserapporteringen bör organisera på ett sådant sätt att en tillfredsställande intern kontroll kan upprätthållas. Kontroller finns att registrering av en och samma uppgift bara kan ske en gång. Därmed minimeras risken för felaktiga löneutbetalningar. Behov finns av kontinuerlig information och erfarenhetsutbyte om löne- och kollektivavtal till Paletthandläggare under avdelningschefnivå. (4)
Utbetalning av lön och andra ersättningar Utbetalning av lön och övriga ersättningar godkänns av handläggare vid lönekontoret och verkställs av handläggare vid finansförvaltningen. Kravet på behöriga befattningshavare uppfylls således. Behörighetsadministration Kretsen skrivbehöriga, d v s behöriga att registrera transaktioner i systemet är större än vad arbetsfördelningen från 1994 anger, vilket medför en försämrad intern kontroll. Rutinerna för tilldelning och borttagning av behörigheter bör ses över. Verksamhetschef bör besluta vilka som ska få behörighet. Behörigheter ska tilldelas i enlighet med fastställd arbetsfördelning. Om inte det kan ske måste arbetet organiseras så att en tillfredsställande intern kontroll ändå kan upprätthållas. Beslut om tilldelande och borttagande av behörighet bör ske skriftligt. Vid granskningens genomförande har vi inte fått tillfredsställande svar på hur den interna kontrollen av loggningar i Palett fungerar. Vi rekommenderar att en rutin skapas för granskning av loggningar, och att denna med fördel kan knytas till internkontrollplanen. Dokumentation av räkenskapshandlingar Dokumenthanteringsregler saknas beträffande produkter ur Palett. De regler som finns för vissa andra underlag rörande personal- och lönehanteringen är gamla och dessutom inte kända i organisationen. Pågående översyn av dokumenthanteringsregler bör snarast färdigställas. Samtliga Palettanvändare bör därefter informeras om vilka dokument som ska sparas, av vem, hur och hur länge. (5)
2. Bakgrund Palett är ett personaladministrativa system. Det togs i drift år 1993. Systemet omfattar ett antal olika delsystem/moduler. Datafångsten är decentral med undantag för vissa data som registreras centralt av landstingets lönekontor. Palett har en användargrupp som består av ca 330 personer som representerar olika befattningar (löneassistenter, personalsekreterare, områdesadministratörer, avdelningschefer m fl) och olika organisatoriska nivåer. Användarna finns i det centrala lönekontoret och i landstingets samtliga förvaltningar och enheter (förutom patientnämndens kansli). De flesta användarna av Palett finns inom länssjukvården. I samband med införandet av Palett utarbetades dokumentet Beslut gällande arbetsfördelning. Av dokumentet, som fastställdes i november 1994, framgår vilka uppgifter som ska handläggas på avdelning, områdesadministration respektive lönekontor, se bilaga 1. Arbetsfördelningen fastställdes för att säkerställa en tillräcklig intern kontroll vid inrapportering av uppgifter till Palett. I en tidigare genomförd granskning (år 2002) avseende funktionaliteten i Palett har framkommit indikationer på brister i internkontrollen vid registrering av uppgifter i Palett. 3. Uppdrag, revisionsfrågor, avgränsning Landstingets valda revisorer har uppdragit till landstingets revisionskontor att kartlägga och bedöma om datafångsten i Palett görs på ett sådant sätt att en tillfredsställande intern kontroll kan tillförsäkras i de rutiner som ger underlag för löneberäkningen. Revisionskontoret har i sin tur uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att genomföra granskningen. En viktig utgångspunkt i granskningen är den modell som antagits för arbetsfördelning i Palett (bilaga 1) samt behörighetssystemet Berit. Andra viktiga utgångspunkter är intentionerna i landstingets attest- och utbetalningsreglemente (2002) och landstingets internkontrollpolicy (år 2002). (6)
Inom ramen för det övergripande uppdraget är följande revisionsfrågor aktuella: 1. Fattas beslut om anställning och anställningsvillkor av behörig befattningshavare/- funktion? Uppdateras personalregistret av behörig person? 2. Rapporteras och godkänns uppgifter av betydelse för löneberäkning av behörig befattningshavare? Uppdateras personalregistret av behörig person? Är arbets- och ansvarsfördelning uppbyggd så att inte någon kan påverka den egna lönen? 3. Godkänns utbetalning av lön och andra ersättningar av behörig befattningshavare? Granskningen har genomförts inom länssjukvården eftersom de flesta användarna av Palett finns där. En inledningsvis genomförd studie har resulterat i att granskningen avgränsats till att avse följande tio av sjukhusets enheter: - Område hud-infektion-ögon-öron, Hudkliniken ca 15 anställda - Område psykiatri, Avd 4 ca 18 anställda - Område medicinsk service, Isotopen ca 19 anställda - Område kirurgi, avd 213 ca 30 anställda - Område medicin, avd 208 ca 35 anställda - Område barn/kvinna (BB-gyn och BUP) ca 90 respektive 45 anställda - Akutområdet, akutsjukvård ca ca 100 anställda - Ortopeden (ortopedmottagningen och Remonthagen) ca 34 respektive 180 anställda 4. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med Palettanvändare representerande avdelning och område inom ovan angivna enheter. Intervjuer och verifiering har utgått från kontrollmål som bedöms som viktiga ur internkontrollsynpunkt. Dokumentstudier har genomförts bl a av systemdokumentation avseende Palett och Berit, rutinbeskrivning för hantering av förvaltningsrutiner (inklusive ansvar och befogenheter) i Palett, behörighet för utvalda enheter, landstingets internkontrollpolicy samt attest- och utbetalningsreglemente. Resultat och revisionell bedömning i avsnitt 5 9 avser således de granskade avdelningarna. (7)
5. Anställning och anställningsvillkor 5.1 Beslut om anställning och anställningsvillkor Enligt sjukhusdirektörens befogenhetsplan ska tillsättning av avdelningspersonal liksom fastställande av lön för dessa beslutas av verksamhetschef. Verksamhetscheferna har i sin tur i allmänhet (något undantag finns) gett denna befogenhet vidare till avdelningscheferna. Beträffande lönesättning gäller generellt att detta ska ske i samråd med områdeschef. Samtliga avdelningar anger att verksamhetschef beslutar om anställning och lönesättning av avdelningschef och stab. Vid de flesta av de granskade avdelningarna beslutar avdelningschef både om tillsättning och lön för avdelningspersonal. För några av avdelningarna beslutar avdelningschef om tillsättning av vikarier och lön till dessa medan verksamhetschef beslutar om tillsättning och lön avseende tillvidareanställningar. Vid en av de granskade avdelningarna beslutar verksamhetschef om både tillsättning och lön. Genomförda intervjuer visar på att landstingets lönepolicy i hög grad följs, oberoende av var beslut om lönesättning sker. Lön fastställs med utgångspunkt från en ingångslön beräknad utifrån dokumenterade meriter (utbildning och erfarenhet). Ingen av de granskade avdelningarna anger att de har förekommit några stora avvikelser från gängse lönesättning. Arbetstid och arbetstidsförläggning varierar mellan de granskade avdelningarna. Vid några av avdelningarna förekommer arbete på dagtid, men de flesta har både dagpersonal och personal som arbetar i vårdlag dag, kväll och natt. Genomgående framgår vid intervjuerna att arbetstidsförläggning bedöms utifrån verksamhetens behov och att de sökandes individuella behov tillgodoses i så hög grad som möjligt. Många av avdelningarna erbjuder heltid. Beslut om anställning/tillsättning och lönesättning fattas i enlighet med gällande befogenhetsplan samt i enlighet med ansvar och befogenheter i aktuella anställningsavtal. Beslut om anställningsvillkor sker i hög grad enligt gällande avtal och landstingets personalpolicy. (8)
5.2 Uppdateras PA-registret av behörig person? Sedan beslut om anställning och lön fattats (se avsnitt 5.1) ska, enligt fastställd arbetsfördelning avseende Palett, områdesadministrationen registrera nyanställning (och förlängning) samt upprätta ny a-rad (anställningsrad i personalregistret). Även lönekontoret (centralförvaltningen) får enligt arbetsfördelningen göra ändringar på a-rader. Lönekontoret ska även lägga in nya löner efter genomförda lönerevisioner. Schema/bemanning ska handläggas på avdelningarna. Utöver arbetsfördelning avseende Palett ska den interna kontrollen styras av landstingets attest- och utbetalningsreglemente och internkontrollpolicy. Underlag för registrering av a-rader utgörs av tillsättningsbeslut och lönebeslut, attesterade av avdelningschef. Personuppgifter, uppgifter om utbildning m m hämtas från respektive persons ansökningshandlingar. I dag är det huvudsakligen personalhandläggare eller personalassistenter vid områdesstaberna som lägger in a-raderna i Palett. Uppgifterna kan även läggas in av löneförrättare vid lönekontoret. Vid två av de granskade avdelningarna kan registrering avseende a-rader göras på avdelningen (av avdelningsassistent, bemanningsansvarig eller motsvarande). Vid en av avdelningarna har avdelningschef haft behörighet till a-rader, detta har nyligen ändrats. Genomgående läggs schema in på avdelningarna. På avdelningarna finns inga (aktuella) dokumenterade uppgifter om vilka som har olika behörigheter i Palett. Uppgift finns dock centralt. Avdelningarna känner inte fullt ut till vilka som har skrivbehörighet till a-raderna. Vid nyanställning och ändring uppdateras personalregistret huvudsakligen av personal vid områdesstaberna, d v s i enlighet med fastställd arbetsfördelning för Palett. Vid två av de granskade avdelningarna har dock avdelningspersonal fått behörighet att registrera nyanställningar, vilket strider mot fastställd arbetsfördelning. Se även avsnitt 8, Behörighetsadministration. (9)
6. Uppgifter av betydelse för löneberäkning Enligt beslut gällande arbetsfördelning i Palett ska uppgift om avvikelse (sjukdom, semester, TFP 1, kompensationsledighet) och övertid hanteras på avdelningsnivå. All övrig avvikelserapportering ska handläggas av lönekontoret som även ska handlägga retroaktiv lön och ny lön, skatt, tillägg och avdrag, rättelse av lön, förskott och redovisning till kronofogde. Landstingets internkontrollpolicy anger beträffande redovisningskontroll två huvudkrav, nämligen att ingen person ensam ska handlägga en transaktion från början till slut och att transaktionen alltid ska kontrolleras av oberoende personer. Av landstingets attest- och utbetalningsreglemente framgår att attest/kontroll inte får utföras av den som själv ska ta emot betalningen eller någon närstående till denne. Reglementet anger även att den som ska utföra en kontroll inte får vara underställd eller på annat sätt i beroendeställning till den som kontrollen berör. En underordnad får t ex inte attestera en betalning till sin överordnade. Efter genomförd granskning gör vi följande generella konstateranden: - Närvarotid hämtas från flextidssystemet. De avdelningar som använder flextidssystem följer dagligen upp ev avvikelser. Vid många av de granskade avdelningarna noterar personalen flexavvikelser på särskild blankett. En av de granskade avdelningarna använder inte flextidssystem. Närvaron utgår då i stället från fastställt schema. Registrering i flexen sker med personlig kod. Tillförlitligheten i flextidssystemet uppfattas som tillräcklig. Vissa problem finns med att registrering in/ut inte alltid sker. För timanställda hämtas uppgift om närvaro i vissa fall från tidrapporter och för schemalagd personal från dagboksblad där dagliga avvikelser från schema noteras. - De anställda ansöker på särskilda blanketter (gul och blå, gemensam för hela landstinget) om olika former av ledigheter. Några avdelningar använder en variant av den gula blanketten, i första hand för att inte behöva använda karbon (p g a ev allergirisk). Den anställde undertecknar på samma vis som när den gula blanketten används. En av de granskade enheterna använder en egen blankett/förteckning för övertid och kompensationsledighet. Den anställde undertecknar då inte på samma sätt som när gul blankett används. 1 TFP = Tillfällig föräldrapenning. (10)
- Semester registreras in oberoende av om det är årets semester eller sparad semester. Lönesystemet hanterar vilken semester som avses. - Sjukanmälningar görs oftast på telefon till avdelningsassistent, bemanningsansvarig e dyl eller till avdelningschef. Vid längre sjukfrånvaro lämnas sjukintyg. - Föräldraledigheter och vissa andra längre tjänstledigheter registreras vid lönekontoret, bl a på grund av att särskilda regler för semester kan bli aktuella. Lönekontoret registrerar även retroaktiv lön, reseräkningar, justering av skatter och förskott. - Avdelningschef attesterar alla förekommande ledigheter och tillägg förutom för egen lön. Huvudsakligen rapporteras närvaro, frånvaro, övertid och övriga uppgifter av betydelse för löneberäkning formellt riktigt. Vid en av de granskade avdelningarna förekommer varierande former av blanketter för ledighetsansökningar. Vi rekommenderar att ett enhetligt blankettsystem används. Attester och godkännande av alla förekommande ledigheter och tillägg sker av behöriga befattningshavare. 6.1 Uppdateras registret av behörig person? Enligt beslut gällande arbetsfördelning i Palett ska uppgift om avvikelse (lönegrundande) hanteras på avdelningsnivå. Vi konstaterar i vår granskning att även personal vid områdesstaberna (personalhandläggare, assistenter) i dag genomgående har tilldelats behörighet att registrera avvikelser i Palett. Vissa av de granskade avdelningarna oftast de större avdelningarna har personal på den egna avdelningen (utöver avdelningschef) som arbetar med Palett (läkarsekreterare, avdelningsassistent, bemanningsansvarig el annat). Andra ofta de mindre avdelningarna saknar sådana resurser. I de senare fallen arbetar avdelningschef i stor utsträckning själv med Palett eller också sköts detta inom områdesstaben eller med hjälp av någon annan avdelning inom samma område. (11)
De avdelningschefer som själva registrerar in avvikelser (lönegrundande) i Palett anger följande orsaker: - När avdelningens assistent inte tjänstgör. - Simulera schema och hur det påverkar semester. - Tar emot och registrerar direkt in sjukfrånvaro. - Avdelningen saknar egen assistent. De personer som registrerar lönegrundande uppgifter (avvikelserapportering) har alla tilldelats behörighet i Palett (Berit). Däremot överensstämmer inte alltid de tilldelade behörigheterna med den arbetsfördelning som fastställdes år 1994. Avvikelsen består huvudsakligen i att personalhandläggare och assistenter vid områdesstaberna också har tilldelats behörighet att registrera avvikelser. Avdelningscheferna vid samtliga granskade avdelningar har behörighet att registrera avvikelser. Vid de mindre avdelningar som saknar egen avdelningsassistent (el motsvarande) registrerar avdelningschefen i stor utsträckning själv in förekommande avvikelser i Palett. Avdelningscheferna attesterar också avdelningspersonalens tjänstgöringsrapporter. Med hänvisning till Landstingets internkontrollpolicy anser vi att det är olämpligt att avdelningscheferna både handlägger avvikelserapportering och sedan attesterar tjänstgöringsrapporterna. Det kan betraktas som att avdelningschefen, i och med attesten, kontrollerar och godkänner den egna registreringen. 6.2 Bruten kedja vid registrering av nyanställning respektive avvikelser? Enligt landstingets internkontrollpolicy ska ingen person ensam handlägga en transaktion från början till slut och en transaktion ska alltid kontrolleras av oberoende personer. Granskningen visar att följande kategorier har behörighet att både registrera nyanställning och att registrera avvikelser: - Personalhandläggare vid områdesstaber avseende samtliga granskade avdelningar. - Assistenter vid områdesstaber avseende vissa av de granskade avdelningarna. - Assistenter, bemanningsansvariga el motsvarande vid fyra av de granskade avdelningarna. Samtliga tjänstgöringsrapporter attesteras dock av avdelningschef. (12)
Flera olika befattningar/funktioner (personalhandläggar och assistenter vid områdesstaberna samt vissa avdelningsassistenter och bemanningsansvariga vid avdelningarna) har behörighet att både registrera nyanställningar och att registrera avvikelser. Vi anser att detta, ur internkontrollsynpunkt, inte är lämpligt. Att tjänstgöringsrapporterna attesteras av avdelningschef innebär dock att handläggningskedjan är bruten, vilket ur internkontrollaspekt är positivt. 6.3 Kan någon registrera sin egen lön? Av landstingets attest- och utbetalningsreglemente framgår att attest/kontroll inte får utföras av den som själv ska ta emot betalningen eller någon närstående till denne. Reglementet anger även att den som ska utföra en kontroll inte får vara underställd eller på annat sätt i beroendeställning till den som kontrollen berör. En underordnad får t ex inte attestera en betalning till sin överordnade. Granskningen visar att kontrollen av lön till avdelningschefer genomgående sker vid områdesstaben. För närvarande har ingen person vid de granskade avdelningarna möjlighet att registrera sin egen lön. Detta har tills nyligen varit möjligt i ett flertal fall. Det förekommer i vissa fall att personer byter med varandra, d v s granskar varandras lön. De flesta personalhandläggarna vissa assistenter vid områdesstaberna har också kunnat registrera sin egen lön. Även detta har nyligen ändrats. Personalen vid lönekontoret har inte möjlighet att registrera sin egen lön. Arbets- och ansvarsfördelningen vid de granskade avdelningarna är numera uppbyggd så att inte någon kan påverka den egna lönen. Detta har dock till nyligen varit möjligt för de flesta personalhandläggare och vissa assistenter vid de flesta områdesstaberna samt avdelningsassistenter el motsvarande vid några av de granskade avdelningarna. Det är inte lämpligt att personer granskar varandras löner, d v s byter med varandra. Arbetet med avvikelserapporteringen bör organisera på ett sådant sätt att en tillfredsställande intern kontroll kan upprätthållas. (13)
6.4 Finns kontroller att löneunderlag bara registreras en gång? Registrering i Palett görs kontinuerligt under månaden. När registrering för lönegrundande uppgifter för månaden skett tas en tjänstgöringsrapport ut. Tjänstgöringsrapporten attesteras av avdelningschef och skickas till lönekontoret. En första lönekörning sker ungefär i mitten av månaden. En andra lönekörning, klarlön sker ungefär den 20:e varje månad. Om en enhet behöver göra någon ändring i redan registrerad uppgift måste den felaktiga uppgiften först tas bort. Därefter går det att registrera in ny uppgift. Det går således inte att registrera samma uppgift mer än en gång. Fram till den första lönekörningen kan ändringar göras på enheten utan ytterligare åtgärd. Om behov av ändringar konstateras mellan första och andra körningen för enheten in ändringen, tar ut ny tjänstgöringsrapport som attesteras av enhetens chef. Rapporten skickas sedan till lönekontoret. Vanligtvis meddelas lönekontoret även muntligt. Ändringar som behöver göras efter andra körningen kommer in på nästa månads lön endast undantagsvis stoppas någon lön. Sedan preliminär lön körts granskar lönekontoret alla löner individuellt, tjänstgöringsrapporterna granskas mot grundlista i Palett. Lönekontoret granskar semester och ledigheter samt ej godkänd flex mot bevakningslistor från Palett. Tjänstgöringsrapporter där attest saknas skickas tillbaka till avdelningen för attest. Lönekontoret lägger in sådant som saknas. Det kan t ex gälla retroaktiv lön och lönerevisioner (uppgifter erhålls från förhandlingsprotokoll), längre ledigheter (ex vis föräldraledighet och ledighet för studier), reseräkningar, justering av skatter och förskott samt information från enheterna i form av kommentarer/noteringar/frågor på tjänstgöringsrapporten. Ev nya tjänstgöringsrapporter p g a ändringar som lönekontoret registrerar skickas till enheterna för attest. Kontroller finns att registrering av en och samma uppgift bara kan ske en gång. Därmed minimeras risken för felaktiga löneutbetalningar. (14)
6.5 Kunskap om och löne- och kollektivavtal? Avdelningscheferna vid samtliga granskade avdelningar anger att de får den information de behöver om löne- och kollektivavtal från områdesstaben. Avdelningarna har tillgång till avtalspärmar. Områdenas personalhandläggare lämnar kontinuerligt information vid områdesledningsträffar. Utbildning och information efterfrågas dock från annan personal på avdelningarna som arbetar i Palett. Önskemål framförs om kontinuerlig utbildning/fortbildning/information 1 2 ggr/år för all berörd personal som registrerar i Palett för sjukhuset eller för hela landstinget. Behov finns av kontinuerlig information och erfarenhetsutbyte om löne- och kollektivavtal till Palettanvändare under avdelningschefnivå. 7. Utbetalning av lön och andra ersättningar Av landstingets attest- och utbetalningsreglemente framgår att den som registrerat en faktura och/eller attesterat den inte får ta del i att verkställa betalning av den. Utbetalning ska ske från landstingets finansförvaltning. Behöriga att beordra utbetalning är de personer som landstingsstyrelsen särskilt utsett till detta. Någon särskild skrivning beträffande lön och andra ersättningar finns inte i reglementet. Avdelningschef attesterar tjänstgöringsrapporter. Handläggare vid lönekontoret godkänner att utbetalning av lön ska ske. Handläggare vid finansförvaltningen verkställer utbetalningen. Utbetalning av lön och övriga ersättningar godkänns och verkställs av behöriga befattningshavare. (15)
8. Behörighetsadministration Paletts behörighetssystem, Berit, styr åtkomst till Paletts olika funktioner. All åtkomst är indelad i skriv- eller läsbehörighet beroende på om en användare får registrera uppgifter eller bara titta på dem. Tilldelning av behörigheter inom Palett hanteras av teamledare och lönehandläggare vid lönekontoret. Behörighetstilldelningen ska utgå från arbetsfördelning i Palett (1994). I dag tilldelas eller ändras behörigheter efter begäran via telefon eller e-post. Ofta är det en avdelningschef eller personalhandläggare vid områdesstab som meddelar behov, men det förekommer även att den som önskar få tillgång till någon form av behörighet själv meddelar detta. I vissa fall ersätter ny behörig person sådan som slutar och då tas den som slutar bort. Någon rutin därutöver finns inte för att säkerställa att behörighet tas bort för personal som slutar eller som har längre tjänstledigheter. För att kunna få behörighet i Palett krävs att man har tillgång till e-postadress och att man ingår i grupp som Palettanvändare (för att få tillgång till ikoner avseende Palett). De som tilldelas behörigheter läggs in i olika PA-team. Berit behörighetssystem hanterar behörigheter. Förteckning över behörigheter kan tas ut ur Berit. I Palett kan utläsas vilka som registrerat i Palett ( d v s varit inloggade). Lönekontoret kan ta ut logglistor ur Palett. Detta Har aldrig skett. Eftersom datamedia sparas finns dock möjligheter att göra kontroller av loggningar. Kretsen skrivbehöriga, d v s behöriga att registrera transaktioner i systemet, är större än vad arbetsfördelningen från 1994 anger, vilket medför en försämrad intern kontroll. Rutinerna för tilldelning och borttagning av behörigheter bör ses över. Verksamhetschef bör besluta vilka som ska få behörighet. Behörigheter ska tilldelas i enlighet med fastställd arbetsfördelning. Om inte det kan ske måste arbetet organiseras så att en tillfredsställande intern kontroll ändå kan upprätthållas. Beslut om tilldelande och borttagande av behörighet bör ske skriftligt. Vid granskningens genomförande har vi inte fått tillfredsställande svar på hur den interna kontrollen av loggningar i Palett fungerar. Vi rekommenderar att en rutin skapas för granskning av loggningar, och att detta med fördel kan knytas till internkontrollplanen. (16)
9. Dokumentation av räkenskapshandlingar Den gallringsplan som finns för Jämtlands läns landsting sammanställdes år1991. Gallringsplan för listor ur lönesystemet, som ingår i gallringsplanen, omfattar därmed inte utdataprodukter specifikt från Palett. Gallringsregler avseende vissa andra underlag för personal- och lönehantering kan dock vara aktuella. Enligt uppgift pågår en översyn av dokumenthanteringsreglerna. De granskade enheternas underlag för löneregistrering (tidrapporter, dagboksblad, ledighetsansökningar o dyl) sparas genomgående på avdelningarna. Kunskap om vad som ska sparas och hur länge saknas generellt. lönekontoret arkiverar attesterade tjänstgöringsrapporter, reseräkningar, jämkningar, införslar, inkomstförfrågningar från försäkringskassan m m. Även handläggare vid lönekontoret har behov av information om vilka dokumenthanteringsregler som ska gälla. Dokumenthanteringsregler saknas beträffande produkter ur Palett. De regler som finns för vissa andra underlag rörande personal- och lönehanteringen är gamla och dessutom inte kända i organisationen. Pågående översyn av dokumenthanteringsregler bör snarast färdigställas. Samtliga Palettanvändare bör därefter informeras om vilka dokument som ska sparas, av vem, hur och hur länge. (17)
10. Muntliga källor Akutvårdsområdet, akutsjukvård Kjell Nilsson, Maud Björkman Barn-Kvinna; BUP, BB-gyn Jens Boäng, Marianne Hovdeby, Curran Söderström Irene Hoglert, Gertrud Nygren, Agneta Lundebo Område kirurgi, avd 213 Karin Antonsson, Gunnel Björk, Örjan Söderström Område medicin, avd 208 Cathrine Thand, Ingrid Larsson, Anki Nilsson Område medicinsk service, Fysiologavd med isotoplab Victor Kempi, Monica Lindgren Område psykiatri, Avd 4 Ove Bitén, Lena Vik Nyfeldt Ortopedmottagningen Margareta Ringdahl, Marie Stadigh Remonthagen Astrid Lönn, Ulla Carlsson, Helena Wersén, Jan Olof Hemmingsson, Monica Nilsson, AnnKatrin Söderbom Område hud-infektion-ögon-öron, Hudkliniken Ann Marie Persson, Inger Molander Centralförvaltningen Ingrid Lindgren, Pia Lindström, Berit Karlsson (18)
(19)