INNEHÅLL ALLMÄNT... 2 POWERPOINT... 2 KOMMA IGÅNG MED POWERPOINT... 3 SKAPA EN PRESENTATION... 4 INFOGA... 5 Kopiera kalkylbladsceller från Microsoft Excel till en presentation...5 Dela information mellan Office-program... 6 KONTROLLERA PRESENTATIONENS TYDLIGHET, KONSEKVENS OCH STIL... 6 ANVÄNDA FORMGIVNINGSMALLAR... 6 Bakgrunder... 6 Färgschema... 7 Mallar... 8 SKRIVA UT BILDER OCH ÅHÖRARKOPIOR... 8 BILDSPEL MED ANIMERINGSEFFEKTER... 9 ATT TÄNKA PÅ... 9 ÖVNING... 9
ALLMÄNT Efter denna laboration skall Du bland annat lärt dig att; Hur Du kan använda Powerpoint Skapa en presentation Infoga bilder och bakgrunder Skriva ut bilder Skapa bildspel POWERPOINT Microsoft Powerpoint är ett kraftfullt program som på ett enkelt sätt hjälper dig att skapa snygga presentationer av olika typer. Ska det till exempel vara OH-bilder, skärmpresentation eller utskrivet på papper. Powerpoint ger Dig möjlighet att skriva ut åhörarkopior och dispositioner, mm. Du kan använda Powerpoint vid många tillfällen, t ex; Föredrag om ett ämne, i skolan eller på arbetet. Visa ekonomiska kalkyler eller annan ekonomisk rapportering. Redovisning av examensarbete eller uppsats. Visa rapporter och annat vid t ex styrelsemöten. Visa organisationscheman Att skapa en presentation där Du stolpar upp det Du ska prata om hjälper Dina åhörare att hänga med vad Du pratar om. Men det är viktigt att presentationen inte innehåller för mycket information, det ska bara vara utvalda bitar. Bilden visar olika möjligheter att visa din Presentation på. 2
Komma igång med Powerpoint Du startar Powerpoint från Startmenyn under Program, Du får när programmet öppnats fyra valmöjligheter; Skapa en ny presentation med Innehållsguiden. Väljer Du detta alternativ kommer Powerpoint att vägleda dig genom att ställa ett antal frågor vilken typ av presentation Du vill ha. Powerpoint skapar därefter en mall till dig med färdigt förslag på upplägg. Detta alternativ är bra för dig som är nybörjare och om Du i brist på tid vill göra en snygg presentation snabbt. Skapa en presentation med mall. Powerpoint öppnar nu ett helt arkiv fullt av olika typer av bakgrundsmallar, det är bara att välja en och sedan välja hur layouten på presentationen skall se ut. En bra guide om Du vet vad du vill ha. Skapa en Tom presentation. Skapar en presentation utan bakgrund men med möjlighet att välja layout på text och bilder, eller ett helt tomt blad. Bra om du ska skapa enkla OHbilder där du inte vill ha någon bakgrund, eller om presentationen skall skrivas ut på papper kan det också vara snyggt med en vit bakgrund. Öppna en befintlig presentation. Om Du redan skapat en presentation som Du vill öppna på nytt. Visar olika valmöjligheter att skapa en presentation. I PowerPoint har du tillgång till många olika professionellt utformade mallar. Du kan dessutom lägga till egna mallar. De presentationer som du skapar kan du spara som mallar, så att du kan använda samma formgivning i nya presentationer. En presentation som du sparar som mall, kan innehålla en anpassad anteckningsbakgrund eller åhörarkopiebakgrund. 3
Du kommer att märka att verktygsfälten och menyerna i Powerpoint liknar alla andra Microsoft program. Givetvis är knapparna anpassade för att passa Powerpoint. Tips! Lär känna knapparna genom att stanna på dem med markören och vänta en par sekunder. En liten gul ruta visas som talar om knappens funktion. Gå igenom menyerna för att få ett grepp om vad Du kan göra. Verktygsfältet i Powerpoint. Skapa en presentation Övning: Starta Powerpoint och välj Innehållsguiden. Välj sedan Allmän eller Projektöversikt och ge presentationen ett namn. Välj slutför och titta på presentationen i bildvisningsläge och som bildspel. När bildspel visas klickar du bara på skärmen för att visa nästa bild och klicka med höger musknapp för att visa föregående. När du skapat en utgångspresentation med hjälp av ovanstående förslag så fortsätter du arbetet genom att; 1. Dubbelklicka på bild ett för att växla till bildläge och skriv sedan in rubriken. 2. Använd rullningslisten för att flytta till andra bilder och fortsätt att skriva in din text i stället för exempeltexten. 3. När du vill sluta klickar du på Spara på Arkiv-menyn. 4. Namnge presentationen och klicka sedan på Spara.OBS! Se till att din presentation sparas på ditt konto (g:\) eller på en diskett. Om du vill se hur presentationen ser ut klickar du på Bildspel nere till vänster i PowerPointfönstret. Knappar för olika visningslägen Bildspel Visar Powerpoints ritverktyg och knappar för olika visningslägen. 4
Infoga I Powerpoint kan Du infoga en rad olika objekt såsom; Diagram Bilder Word-text Figurer och organisationsscheman Objekt från andra Office-program För att infoga objekt klickar Du på menyn Infoga och väljer ett alternativ. Du kan också Kopiera ett objekt i en annan fil och välja Klistra in i menyn Redigera. Den andra filen kan vara vilken fil som helst som är skapad i Office. Nedan förklaras som ett exempel hur Du infogar ett objekt från Microsoft Excel. Kopiera kalkylbladsceller från Microsoft Excel till en presentation 1. Markera det cellintervall i kalkylbladet som du vill kopiera och klicka sedan på Kopiera. 2. Växla till presentationen och klicka där du vill infoga cellerna. 3. Klicka på Klistra in special på Redigera-menyn i PowerPoint. 4. Klicka på Microsoft Excel 8.0-kalkylbladsobjekt om du vill klistra in cellerna så att du kan ändra deras storlek och flytta dem precis som du gör med bilder. Klicka på Klistra in om du vill använda endast det aktuella resultatet. Om du vill att resultatet ska uppdateras om ursprungliga data ändras i Microsoft Excel klickar du på Klistra in länk. Obs! Alternativet Klistra in länk är endast tillgängligt om du väljer formatet Microsoft Excel 8.0- kalkylbladsobjekt. Om du väljer alternativen Microsoft Excel 8.0-kalkylbladsobjekt och Klistra in, visas endast synliga data från cellerna i den inbäddade bilden. Om inte alla data syns dubbelklickar du på objektet och ändrar storleken på kolumnerna. I det här fallet klistras resultatet in som ett inbäddat objekt (förklaras nedan). Om du klistrar in ett kalkylbladsobjekt med alternativet Klistra in länk, uppvisar den länkade bilden samma kolumnbredd och annan formatering som gäller för originalcellerna i källarbetsboken. Om du väljer alternativet Klistra in länk klistras resultatet in som ett länkat objekt (förklaras nedan). 5
Dela information mellan Office-program Använd ett länkat objekt eller ett inbäddat objekt om du vill lägga till hela eller delar av en fil som skapats i ett Office-program, eller i ett annat program som stöder länkade och inbäddade objekt, i en annan fil. Du kan skapa ett nytt inbäddat objekt, eller skapa ett länkat eller inbäddat objekt från en befintlig fil. Den största skillnaden mellan länkade och inbäddade objekt är var du lagrar data och hur du uppdaterar data som du har placerat i målfilen. När ett objekt är länkat uppdateras informationen bara om du ändrar källfilen. Länkade data lagras i källfilen. I målfilen lagras bara placeringen av källfilen och en representation av länkade data visas. Använd länkade objekt om filens storlek har betydelse. När ett objekt är inbäddat ändras inte informationen i målfilen om du ändrar källfilen. Ett inbäddat objekt blir en del av målfilen och är, när det är infogat, inte längre en del av källfilen. Dubbelklicka på det inbäddade objektet om du vill öppna det i källprogrammet. Kontrollera presentationens tydlighet, konsekvens och stil Det kan var bra att kontrollera presentationen i slutskedet för att se om du har till exempel samma rubrikstorlek i alla bilder, konsekvent placering på rubriker, etc. Efter att Du utfört kontrollen kommer Powerpoint att tala om för Dig var det hittar felaktigheter. Gör så här; 1. Öppna presentationen som du vill kontrollera. 2. Välj Slutkontroll på Verktyg-menyn. 3. Markera objekten du vill kontrollera. 4. Du kan klicka på Alternativ för att välja fler objekt. 5. Klicka på Start. Använda formgivningsmallar I PowerPoint finns funktioner som gör det lätt att ge presentationer ett enhetligt utseende. Det finns tre olika sätt att styra presentationernas utseende: du kan använda bakgrunder, färgschema och formgivningsmallar. Bakgrunder Bildbakgrunden styr formatet på och placeringen av rubriker och text som du skriver in i bilderna. Rubrikbakgrunden styr formatet på och placeringen av rubrikbilden och vilken annan bild som helst, som du utformar som rubrikbild, till exempel första bilden i en grupp bilder. Bakgrunder innehåller också bakgrundselement, såsom grafik som du vill visa på varje bild eller rubrikbild. De ändringar som du gör i en bildbakgrund, återspeglas i alla bilder. Om du vill att en enstaka bild ska ha ett annat utseende, kan du göra ändringar i just den bilden. 6
Ändra bildbakgrunden Du kan ändra bildbakgrundens utseende genom att ändra dess färg, skugga, mönster och struktur. Du kan även använda ett bildobjekt som bildbakgrund, men du kan bara använda ett slags bakgrund på en bild eller bakgrund. Du kan till exempel ha en skuggad bakgrund, en strukturerad bakgrund eller ett bildobjekt som bakgrund, men du kan bara använda ett av dessa alternativ på en enskild bild. När du ändrar bakgrunden, kan du låta ändringen gälla bara den aktuella bilden eller alla bilder och bildbakgrunden. I dialogrutan Fyllningseffekter kan Du välja vilket mönster eller struktur Din bakgrund ska ha. 1. I bildläget klickar du på Bakgrund på Format-menyn. 2. Klicka på nedpilen vid Bakgrundsfyllning. 3. Om du vill ändra färger i färgschemat klickar du på en av de åtta färgerna under Automatisk. 4. Om du vill ändra till en färg som inte finns i samma färgschema, klickar du på Fler färger. Klicka på den färg du vill använda på fliken Standard eller klicka på fliken Eget för att blanda dina egna färger. Klicka sedan på OK. 5. För att välja toningseffekt, mönster, struktur eller bildobjekt på bilden väljer Du Fyllningseffekter i menyn under nedpilen. 6. Om du vill återställa bakgrundsfärgen till standardbakgrundsfärgen klickar du på Automatisk. 7. Klicka på Använd för att införa ändringarna på den aktuella bilden. Om du vill att ändringen ska gälla såväl alla bilder som bildbakgrunden klickar du på Använd för alla. Färgschema Färgscheman är koordinerade färguppsättningar med åtta färger som du kan använda i presentationer. Du kan också använda dem i diagram och tabeller och för att ändra färger på illustrationer som du lägger i bilder. Varje formgivningsmall innehåller en uppsättning färgscheman. Klicka på Färgschema för bild på menyn Format och markera det färgschema du vill ha. När du har valt ett färgschema är färgerna tillgängliga för alla objekt i presentationen. Allt du skapar koordineras automatiskt med resten av presentationen. 7
Mallar Formgivningsmallarna innehåller färgscheman, bilder och rubrikbakgrunder med anpassad formatering samt teckensnitt som är utformade för en speciell stil. När du använder en formgivningsmall i presentationen, ersätts bildbakgrunden och färgschemat i den ursprungliga presentationen med den nya mallens. När du har valt en formgivningsmall, får varje ny bild samma grundutformning. I PowerPoint har du tillgång till många olika professionellt utformade mallar. Du kan dessutom lägga till egna mallar. De presentationer som du skapar kan du spara som mallar, så att du kan använda samma formgivning i nya presentationer. En presentation som du sparar som mall, kan innehålla en anpassad anteckningsbakgrund eller åhörarkopiebakgrund. Skriva ut bilder och åhörarkopior Du har möjlighet att skriva ut Din presentation på flera olika sätt i Powerpoint. De alternativ som finns är; Bilder Åhörarkopior Anteckningssidor Disposition Knapparna för olika visningslägen visar hur dessa olika utskrifter ser ut. Väljer Du att skriva ut åhörarkopior får Du flera bilder på varje sida. Klicka här för att välja vad Du vill skriva ut 8
Bildspel med animeringseffekter När Du vill visa Din presentation på dator med OH-projektor så kör Du den som ett bildspel. Bildspelet kan innehålla en del effekter, såsom hur bilderna kommer upp på skärmen och hur texten visas, mm. Det går även att ha ljudeffekter till visningen om datorn innehåller ljudkort. För att göra så kallade animeringseffekter till din presentation väljer Du Anpassa animering i menyn Bildspel. Här finns en rad med olika valmöjligheter, det bästa är om Du testar Dig fram själv! För att förhandsgranska animeringen väljer Du Förhandsgranska animering i samma meny. ATT TÄNKA PÅ När du visar ett bildspel bör innehållet vara i fokus. Du vill ju att de verktyg du använder, till exempel animeringar och övergångar, ska framhäva vad du vill säga, inte dra åhörararnas uppmärksamhet till specialeffekter. Fundera på om bilden verkligen behövs och var säker på att den multimedia du använder verkligen förenklar, förtydligar och förstärker ditt budskap. Använd högst två olika bildväxlingar, spara överraskningarna tills du behöver dem, antingen för att få åhörarna att vakna till eller då du vill framhäva en viss punkt. Du kan exempelvis låta texten komma in från vänster som standard och sedan låta den komma in från höger vid ett viss tillfälle. Ändringen fångar åhörarnas uppmärksamhet och framhäver vad du vill säga. Hur snabbt saker händer i din presentation påverkar också åhörararnas mottagande. För att åhörarna ska hinna med all information i presentationen, eller orka vara uppmärksamma hela tiden ut, bör presentationen varken gå för snabbt eller för långsamt. PowerPoint innehåller funktioner som gör att du kan öva och kontrollera hur fort det går, innan du ger en presentation. Låt åhörarna läsa klart INNAN du börjar tala, det är till gagn för båda parter. Använd alltid ljus text med mörk botten om du inte ska skriva ut bilderna till oh-bilder då du ska ha det omvända. Använd stor text, tänk på att även de där bak skall kunna läsa texten. Sist men inte minst, tänk på att tala till åhörarna och inte till bilden. ÖVNING Du skall skapa en valfri presentation i Powerpoint. Presentationen bör innehålla en disposition över innehållet och en rubrik för varje del av presentationen. Du får fritt välja bakgrunds- och rubrikfärger, animeringseffekter, etc. Det viktigaste med den här övningen är inte presentationens innehåll utan att du ska prova olika möjligheter som finns i Powerpoint. Försök att få med olika bakgrunder, animeringseffekter, listor, bilder mm. Lägg också in ett organisationsschema och en tabell från Excel. 9