Sharp invoice by MEDIUS för WEBBasErad hantering av leverantörsfakturor TM
Sharp invoice by MEDIUS för WEBBasErad hantering av leverantörsfakturor integrerad flexibilitet MediusFlow integreras med Ert befintliga affärssystem, oberoende av vilket system Ni använder idag. MediusFlow anpassas till att stötta just där Ert befintliga affärssystem brister. MediusFlow kan med fördel integreras med ert befintliga intranät, men det kan även användas som ett enskilt verktyg. Ert företag kan dessutom påverka interaktionen och utseendet på applikationen så att det passar in i Era nuvarande miljöer och arbetssätt. En mängd funktioner MediusFlow innehåller en mängd funktioner med uppgift att underlätta och säkerställa hanteringen av olika typer av ärenden. En av dessa är automatiska påminnelser som kan användas för att förbättra kontrollen över aktuella ärenden. Idag finns standardmodulerna leverantörsfaktura, inköp, avtal, ärendehantering och förbättringsflöden. Utöver detta har Ni möjlighet att skapa egna flöden för att stödja andra processer i Er organisation. förbättrad lönsamhet Med MediusFlow som plattform får Ert företag en flexibel lösning anpassad efter Era behov. MediusFlow erbjuder Er som kund en förbättrad lönsamhet och samtidigt bättre kontroll över Era processflöden. Investeringen har kort återbetalningstid eftersom hanteringskostnaderna reduceras kraftigt. LEVERANSPLAN- S PROJEK T PARTNER FÖRSKOT TS- KUND VERKSAMHETS- SPECIFIKA FLÖDEN ANSKAFFNINGS- ARTIKEL SEMESTER- ANSÖKAN FLÖDEN LAGER ANSTÄLLNINGS- INTERNA AVVIKELSER HELPDESK KREDIT INKÖPSANMODAN LEASING KUND- SUPPORT OMKOSTNADS- INKÖPSORDER HYRES LEVERANTÖRS- ÄRENDEN GRUNDFLÖDE ORDER- ERKÄNNANDE ABONNEMANGS- FÖRBÄT TRINGS- FÖRSLAG UPPDRAGS- Leverantörsfaktura Inköp Avtal Generellt Workflow FÖRETAGS- OCH ORTSST YRNING ARKIV DATA WAREHOUSE DOKUMENT- FLÖDES- HANTERARE PÅMINNELSE- BEHÖRIGHETS- ST YRNING RAPPORT- GENERATOR TOLKNING MANUELL REGISTRERING INTEGRATION SPRÅK- Workflow-plattform
leverantörsfaktura LEVERANSPLAN- S PROJEK T FÖRSKOT TS- ANSKAFFNINGS- LAGER KREDIT OMKOSTNADS- GRUNDFLÖDE INKÖPSORDER PARTNER KUND leverantörsfaktura kan ARTIKELAV variera TAL mellan HYRES ORDER- ERKÄNNANDE ANSTÄLLNINGS- ABONNEMANGS- Leverantörsfaktura Inköp Avtal FÖRETAGS- OCH ORTSST YRNING Mediusflow sparar tid och pengar! Än idag sköts hantering och distri- buering av fakturor ofta manuellt vilket är både tids- och personal- krävande. undersökningar har visat att kostnaden för att handlägga en 150 och 600 kronor beroende på företa- gets arbetssätt. Med Mediusflow seras arbetet vilket leder till såväl kostnadsbesparing som frilagd tid inom Er organisation. kapa kostnader med 50 procent FÖRBÄT TRINGS- FÖRSLAG Med BEHÖRIGHETS- Medius som leverantör RAPPORT- kan Ni reducera TOLKNING kostnaderna MANUELL ST YRNING GENERATOR REGISTRERING för hantering av leverantörsfakturor avsevärt. Genom att installera Medius egenutformade produkt Workflow-plattform MediusFlow kan Ni hantera leverantörsfakturor digitalt och därmed effektivisera handläggningen. Kostnaden för fakturahanteringen kan i och med detta reduceras med 25 50 procent. Matchning på radnivå MediusFlow utför matchning av en leverantörsfaktura mot en inköpsbaserad order på flera nivåer beroende på de behov som ett företag har. Matchningen kan ske dels på huvudnivå VERKSAMHETS- SPECIFIKA FLÖDEN SEMESTER- ANSÖKAN INTERNA AVVIKELSER underlättas därmed och personalens värdefulla tid kan användas till mer kvalificerade ÄRENDEN uppgifter. MediusFlow kontrollerar om det förekommer UPPDRAGS- eventuella differenser mot uppsatta giltighetstider eller beloppsgränser. I så fall skickas fakturan på analys enligt en KUNDelektronisk INKÖPSANMODAN fakturahantering LEASINGautomati- oavsett vad det SUPPORT är för fakturor. Den manuella hanteringen LEVERANTÖRS- för företag som vill matcha på en övergripande nivå och dels på radnivå för företag som vill granska fakturan på en mer detaljerad nivå. Systemet hanterar samtliga förekommande format för leverantörsfakturor såsom EDI, scannade pappersfakturor samt e-fakturor. I applikationen hanteras samtliga fakturor på samma sätt i ett enhetligt format. Generellt cirkulationslista Workflow som är kopplad till avtalet. Om ingen differens förekommer skickas fakturan direkt till betalning. ARKIV DATA WAREHOUSE DOKUMENT- FLÖDES- HANTERARE INTEGRATION FLÖDEN hanterar olika fakturatyper HELPDESK MediusFlow kan automatiskt hantera olika fakturatyper, flera fördelar SPRÅK- Fördelarna med elektronisk fakturahantering är att företag minskar behovet av resurser och därmed reducerar hanteringskostnaderna avsevärt. Företaget får dessutom en bättre överblick över alla flöden i organisationen och det är lätt att lokalisera enskilda ärenden. Leverantörsfakturahantering innebär att företag sparar tid som idag går åt till mindre kvalificerat manuellt arbete med fakturor. PÅMINNELSE- Leverantörsfaktura Scanning / tolkning Distribution Matchning Attest Betalning Arkivering
LAN- A TURA K TURA PARTNER TS- A inköp KUND VERKSAMHETS- SPECIFIKA FLÖDEN INGS- A ARTIKEL SEMESTER- ANSÖKAN FLÖDEN LEVERANSPLAN- TURA ANSTÄLLNINGS- INTERNA AVVIKELSER HELPDESK S TURA ADS- A INKÖPSANMODAN INKÖPSORDER och minska den manuella hanteringen HYRES KUNDhantera LEASINGAValla TAL typer av inköp elektroniskt SUPPORT LEVERANTÖRS- avsevärt. i de flesta företag utförs ÄRENDEN flexibelt och kraftfullt I inköpsmodulen i MediusFlow är alla flöden skalbara FÖRSKOToch TS- kan därmed anpassas till det enskilda företaget. Företag får PROJEK T ÖDE ORDER- ABONNEMANGS- FÖRBÄT TRINGS- UPPDRAGS- ANSKAFFNINGSmånga inköp som saknar stöd i affärs- därigenom möjlighet att hantera attestgränser och attestroller ERKÄNNANDE FÖRSLAG systemet. det kan exempelvis handla samt krav på utskrift, orderbekräftelse och ankomstregistrering. faktura Inköp Avtal Generellt Workflow LAGER om inköp av indirekt material som inte ytterligare fördelar med detta är att mycket pappersarbete OCH ARKIV DATA WAREHOUSE finns upplagt DOKUMENT- som en artikel FLÖDES- i företagets PÅMINNELSE- undviks och att det arbete som ska göras söker upp KREDITFAK användaren TURA INKÖPSAN ING HANTERARE artikeldatabas eller att affärssystemet inte stödjer inköpsanmodan istället för att användaren ska behöva söka upp sitt arbete. och attest. genom REGISTRERING att kombinera leverantörsfak- TS- RAPPORT- OMKOSTNADS- TOLKNING MANUELL INTEGRATION SPRÅK- G GENERATOR INKÖPSO turahanteringen med Mediusflow inköpsmodul uppnås kontrollerat och effektivt GRUNDFLÖDE ORDE Workflow-plattform ERKÄNN stöd genom hela processen. samtliga inköp lagras i digital Med inköpsmodulen erbjuds företag möjligheten att hantera form och kan därmed enkelt matchas mot fakturorna. olika typer av inköp vilket medför att den manuella Leverantörsfaktura hanteringen Inkö minskar kraftigt. Företag får bättre ordning på sina indirekta skalbar lösning för alla inköp FÖRETAGS- OCH inköp eftersom all information kan samlas på ett ORTSST ställe. YRNING Detta ARKIV Medius modul Inköp i produkten MediusFlow kan integreras leder även till en bättre kontroll över enstaka och BEHÖRIGHETS- mer sällan RAPPORTmed en befintlig inköpsfunktion men kan även hanteras som ST YRNING GENERATOR förekommande inköp som genomförs lägre ner i organisationen. en separat inköpsfunktion. De olika flödena i inköpsmodulen är skalbara för att anpassas så att de på bästa sätt passar hur ditt företag arbetar. Det finns dessutom möjlighet till flera olika typer av inköp, däribland artikelnummerbaserade inköp, beskrivningsbaserade inköp eller inköp baserade på externa artikelnummer. Företag kan numer alltså hantera hela inköpsprocessen från inköpsanmodan till ankomstregistrering. Medius är lösningsledande i Norden vad gäller just den processen. Inköp Inköpsanmodan Godkännande Attest Inköpsorder Bekräftelse
avtal ODAN RDER R- NDE p PARTNER KUND ARTIKEL ANSTÄLLNINGS- LEASING HYRES ABONNEMANGS- Avtal förbättra din avtalshantering med Mediusflow. några av ett företags SEMESTER- ANSÖKAN VERKSAMHETS- SPECIFIKA FLÖDEN viktigaste dokument är avtal. trots det saknar många idag en INTERNA AVVIKELSER UPPDRAGS- KUND- LEVERANTÖRS- FÖRBÄT TRINGS- FÖRSLAG Generellt Workflow FLÖDEN effektiv avtalsförvaring. Pappersbaserat HELPDESK arbete försvårar informationsdelning och många gånger saknas uppföljning SUPPORT av vilka avtal som är på väg att löpa ut. ÄRENDEN Med Mediusflow slipper Er organisation tidsödande arbete och Era processer effektiviseras avsevärt. sju starka användningsområden MediusFlow avtalsmodul har sju olika användningsområden i standardutförande vilka är partneravtal, kundavtal, artikelavtal, anställningsavtal, leasingavtal, hyresavtal och abonnemangsavtal. Ur ett avtal skapas ett antal matchningsobjekt, ett för varje faktura som beräknas inkomma. Dessa skapas utifrån de parametrar som är satta på avtalet och möjliggör att fakturan kan matchas när den anländer. Avtalet kan matchas på huvudnivå samt radnivå i de fall som det förekommer. Matchningskontrollen övervakar bland annat att giltighetstiden på fakturan överensstämmer med matchningsobjektets samt att förutbestämda beloppsgränser inte överstigs. DATA WAREHOUSE TOLKNING DOKUMENT- FLÖDES- HANTERARE kontroll över avtal Med Medius avtalsmodul MANUELL ökar INTEGRATION kontrollen över ingångna SPRÅK- avtal. REGISTRERING Avtal scannas in och lagras i en databas. När fakturan inkommer PÅMINNELSE- Workflow-plattform sker matchning mot avtalet och om avvikelse föreligger skickas ärendet till avtalsansvarig på företaget. Vidare kan larm kopplas till giltighetsdatum på avtalet för att minska risken att avtal felaktigt förlängs. användarvänlig och effektiv Fördelarna med MediusFlow modul för avtalshantering är att företag genom ett användarvänligt verktyg ökar kontrollen över aktuella avtal. Att dessutom automatiskt få påminnelse innan ett avtal går ut eller förnyas gör att man aldrig risker att betala några onödiga avtalskostnader. Till Medius avtalsmodul kan befintlig scanner nyttjas. Genom att nyttja ett digitalt avtalsarkiv som komplement till ett pappersbaserat arkiv effektiveras avtalshanteringen ytterligare.
generic WorkfloW digitalisera och effektivisera verksamhetsspecifika flöden. Med Mediusflow generic Workflow-modul har du nu möjlighet att göra nästan alla interna dokumentflöden digitala. i ett användarvänligt gränssnitt kan du lätt designa och digitalisera Era arbetsflöden. Mediusflow generic Workflow-modul tillsammans med övriga funktioner i Mediusflow gör att Era medarbetare kan fokusera på Er kärnverksamhet. flexibel och kraftfull Med MediusFlow Generic Workflow modul har Ni möjlighet att bygga flöden med samma funktionalitet som i de övriga modulerna i MediusFlow. Detta innebär att Ni t. ex. kan konfigurera användar- eller rollaktiviteter, bygga parallella eller sekventiella flöden. Med MediusFlow Generic Workflow kan Ni bygga den typ av flöde Ni behöver och integrera det med Era övriga system. kontrollera Era interna flöden Har du någonsin undrat vad som hände med din semesterbegäran, vart det där viktiga dokumentet som verkligen behövde godkännas av alla projektledare tog vägen, eller varför det känns som att alla handlingar som måste godkännas av Erik alltid tar en evighet att få tillbaka? Med MediusFlow Generic Workflow är Er manuella pappershantering över och tillhörande problem är lösta. digitize it Hur fungerar det då? Först görs en förstudie för att identifiera era interna flöden - här kan Medius konsulter självklart hjälpa till om så önskas. Sedan designas formulären och de informationsbärande dokumenten. När formulären är skapade och arbetsflödet är identifierat digitaliseras det enkelt i MediusFlow Process Modeler. Detta är ett drag&drop-verkyg designat för att Ni enkelt ska kunna göra denna process själva. Slutligen, klicka på Deploy och det nya flödet finns tillgängligt i MediusFlow. Identifiera och modellera interna processer Designa formulär, dokument och gränssnitt Designa och digitalisera processer
referens k-rauta k-rauta är en av de största byggvaruhuskedjorna i norden och ingår i den finska koncernen kesko. k-rauta etablerades i sverige redan 1996 och kedjan växer hela tiden. År 2004 hade k-rauta 11 byggvaruhus och år 2007 16 byggvaruhus bland annat i stockholm, göteborg, linköping, norrköping, västerås och örebro. Problem K-rautas stora problem var att deras befintliga lösningar inte accepterades. De hade ett bristande stöd för affärsprocesser och svåranvända system. Dessutom hade de en bristande IT-styrning och avsaknad av klara rutiner. Den ultimata lösningen till dessa problem var att K-rauta skulle få reda på vem den egentliga ägaren av problemet var och samtidigt få bättre rutiner och processer. Detta i kombination med en gedigen utbildning för alla anställda. lösning Medius hjälpte K-rauta med dessa problem genom att implementera produkten MediusFlow med modulen för leverantörsfakturor. De moment som inkluderades i arbetsflödet visas i bilden här nedan. Lösningen medförde att K-rauta kunde läsa in sina leverantörsfakturor och tolka dessa på fakturaradnivå. Medius har bidragit till att vi har centraliserat och automatiserat hanteringen av leverantörsfakturor. Därmed har våra kostnader minskat avsevärt, vi sparar cirka 4,5 miljoner kr per år och på köpet har vi förbättrat de interna rutinerna. Ekonomisystem Verksamhetssystem Otto Beronius, IT-Chef på K-rauta AB PAsystem 1. Inläsning av faktura 2. Kontering av faktura 3. Matchning 4. Godkännande/attest 5. Bevakning 6. Betalningsunderlag 7. Betalning MediusFlow 8. Arkivering 9. Uppföljning E-post EDI Scanning / tolkning
TM Mediusflow MediusFlow är ett effektivt IT-stöd för processer i företaget som det befintliga affärssystemet inte klarar av. I en organisation finns det många processer som bara delvis, eller inte alls, stöds av det befintliga affärssystemet. Med MediusFlow som plattform finns möjligheten att fånga upp dessa processer och därigenom uppnå högre lönsamhet, bättre kontroll samt större flexibilitet. om medius Medius ambition är att leverera världens bästa verksamhetsstöd, från kravställningsfas till och med förvaltningsfas. Med rötterna i Sverige har vi idag även kunder i övriga Norden såväl som som i Europa och Mellanöstern. Medius kundreferenser A-hus, The body shop, K-rauta, Lammhults, Fjällräven, Myresjöhus, IDG, Plannja, barnens hus, Finnveden, bilfinger berger, Hydro, brio, Voice, Väderstad, Smurfit Kappa, IVT, Hangwag, Ca-verken, btj, Note, Gibbon, Svensk Snabbmat, MCG, Powerbox, CSG, Derome, SapaFenix, Gallerix, Arvika Gjuteri, Dometic. sharps innovativa produktutveckling Lösningar från Sharp är frukten av vår innovativa produktutveckling. Genom att noga välja vilka produkter och samarbetspartners som ska ingå i vårt utbud har vi skapat möjligheter att förenkla företagets vardagsrutiner. Oavsett hur stort företaget är, kan vårt breda produktutbud förenkla era vardagsrutiner. sharp Electronics (nordic) ab Box 14098 SE-167 14 Bromma, SWEDEN Tel: +46 (0)8-634 36 00 Fax: +46 (0)8-634 36 10 www.sharp.se Design och tekniska specifikationer kan ändras utan föregående meddelande. All information var korrekt vid tryckningen. Alla övriga företagsnamn, produktnamn och logotyper är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive innehavare. Sharp Corporation april 2010. Alla varumärken erkänns. E&OE.