2017-05-02 Dnr/Ref.no. 6.4-2016-337 Minnesanteckningar från möte i Gruppen för SwePub Datum & tid: tisdagen 2 maj 15:00-17:00 Plats: KB, Humlegården, Klemmingrummet, plan 6 Närvarande: Anmält förhinder: Björn Brorström, Högskolan i Borås (ordförande), Lars Burman, Uppsala universitet, Karin Grönvall, Sveriges lantbruksuniversitet, Carl Jacobsson, Vetenskapsrådet, Christina Jönsson Adrial, Kungliga biblioteket, Torulf Lind, Vetenskapsrådet, Ingrid Nordman, Skolverket, Elisabeth Sjöstedt, Vetenskapsrådet, Miriam Säfström, Kungliga biblioteket (tf sekreterare) Anna Berggren, Kungliga biblioteket, Dieter Müller, Umeå universitet, Ingemar Thun, Kungliga biblioteket
Dagordning 1. Mötet öppnas Ordförande öppnade mötet och gick genom agendan. 2. Föregående minnesanteckningar Minnesanteckningar från mötet 15/2 2017 godkändes av gruppen och publicerade på http://www.kb.se/bibliotek/forum-for-nationell-bibliotekssamverkan-ochutveckling/swepub/ i början av mars. Flera i gruppen önskade att Gruppen för SwePub i det fortsatta skall sträva efter att vad gruppen gemensamt står bakom, och sedan låta detta framgå av mötesanteckningarna. Anteckningarna från mötet 15/2 utgör snarast ett diskussionsreferat (vilket iofs speglar mötet). 3. Dagordningen fastställs Dagordningen fastställdes utan några övriga punkter. 4. Status i arbetet (Informationspunkt) Miriam Säfström rapporterade kort från det pågående arbetet. Fokus ligger nu på rekrytering. Den organisation som presenterades vid föregående möte beräknas (som tidigare meddelat) vara bemannad efter sommaren. Drift och nödvändigt underhåll av SwePub-tjänsterna (Sök och Analys) löper på. 5. Användning av SwePub, vår målbild (Fortsatt diskussion) Utgångspunkt för denna diskussionspunkt var Hur kan vi samverka för att nå målbilden, vad kan VR och SUHF göra? Samtalet kom dock att röra sig över större områden än så, se underrubriker. Målbild: Vad ska SwePub vara? Diskussionen kom inledningsvis att handla om vad gruppens olika medlemmar uppfattar att SwePub är/ska vara och vilken funktion tjänsten (tjänsterna) kan fylla. Här finns inom gruppen flera olika åsikter, bland dem: SwePub ska vara en nationell publikationsdatabas SwePub ska användas för att följa upp forskningsproduktionen, se samarbetsmönster et c SwePub ska användas för att följa upp utvecklingen av Open Access (öppen tillgång) SwePub ska stödja kvalitetsbedömningar av det ingående materialet SwePub ska stödja avancerade bibliometriska analyser
SwePub ska ha en kvalitet motsvarande de publikationsdatabaser i övriga nordiska länder som används för nationell resursfördelning 1 I KB:s regleringsbrev beskrivs uppdraget Kungl. biblioteket ska i samarbete med Vetenskapsrådet och med universitet och högskolor, genom Sveriges universitetsoch högskoleförbund, förvalta och vidareutveckla databasen SwePub för att möjliggöra och kvalitetssäkra bibliometriska analyser Från projekt till ordinarie verksamhet Gruppen uttryckte viss frustration över att den projektverksamhet som löpt i olika omgångar under ett flertal år inte sömlöst kan gå över i ordinarie KB-verksamhet. Gruppen ser fram emot den långsiktighet som följer av att arbetet nu går över i ordinarie KB-verksamhet, men vill också se en plan för hur tiden fram till ett analyserbart SwePub kan göras så kort som möjligt. Under de olika projektperioderna har KB i samverkan med intressenterna byggt upp en databas, utformat regelverk och formatspecifikationer, tillägnat sig kunskap kring bibliometrisk analysmetod och automatiserad kvalitetsförbättring av data/metadata. KB har också designat flera tjänster som bygger på SwePubs datamängd. Samarbetet med lärosätena och andra intressenter har skett genom de olika referens- och arbetsgrupper som etablerats, medan den strategiska samverkan har skett genom denna grupp och dess föregångare. Projektens begränsade tidsspann har dock förhindrat nödvändig långsiktig planering och teknisk utveckling utifrån en större kontext/fullständig behovsbild. KB är nu igång att etablera en permanent, robust och väl fungerande organisation, som förmår att hantera SwePub:s utmaningar och intressenternas behov över tid. Arbetet bygger på tidigare erfarenheter och insamlad kunskap. Gruppens uppdrag Enligt sin instruktion ska Gruppen för SwePub på en övergripande nivå ge KB stöd i strategiska frågor och vara rådgivande vad gäller lärosätenas behov samt stödja och ge input i arbetet med att kvalitetssäkra metadata som insamlas till SwePub för att ge underlag till bibliometriska analyser. Ansvarsfrågan En tydlig ansvarsfördelning (t ex för utformning av effektmål för tjänsten, för datakvaliteten, samt för operativt arbete i verksamheten) är en bra utgångspunkt för fortsatt samverkan. 1 Det finns dock inga indikationer på att regeringen betraktar ett utvecklat SwePub som ett verktyg för medelsfördelning, utan regeringsuppdraget talar endast om att göra informationen i SwePub analyserbar.
Datakvalitet Carl Jacobsson påminde om att datakvaliteten måste möjliggöra bibliometriska analyser Det är lärosätenas insatser som kommer att göra skillnad för datakvaliteten. Samarbeten? Frågan om samarbetsmöjligheter, datakvalitet och förbättringsmöjligheter på kort sikt bör undersökas. Synpunkter från Lars Burman Lars Burman delade ut ett underlag med ett antal punkter han sammanställt samma morgon (se bilaga). Detta föranledde en kort diskussion bland de närvarande. Avslutning/sammanfattning Ordförande sammanfattade diskussionen och mötets synpunkter på Lars Burmans underlag: Gruppen behöver tydligare formulera SwePubs uppgift och fastslå vilka krav SwePub ska uppfylla. Mötet enades om utgångspunkten att SwePub ska vara ett verktyg för att följa upp svensk forskning, med en datakvalitet som motsvarar den i de nordiska publikationsdatabaser som används för nationell resursfördelning. En sådan kvalitetsnivå innebär att SwePub samtidigt kommer att klara övriga uppgifter och ha en hög legitimitet. Det måste finnas en begriplig kravspecifikation för dataelement i SwePub. Formatspecifikationen är inte tillräckligt tydlig. Den måste också synkas med Vetenskapsrådets behov och tänkta grundkrav för att kunna följa utvecklingen av och utvärdera svensk forskning. Här har Gruppen för SwePub en viktig uppgift att se till att resurser för datainsamling ute på universitetsbiblioteken (SUHF) och behovet av vissa data för att möjliggöra analys (Vetenskapsrådet) kan förenas på bästa sätt. Hur ska processen för dataproduktion och -leverans se ut? Detta behöver undersökas, beslutas och tydliggöras på lärosätena, och även förankras på ledningnivå på respektive lärosäte. SUHF:s organisation är en viktig kanal i detta arbete Finns några lågt hängande frukter t ex vad gäller dataleverans? Gruppen behöver få större klarhet i detta. SwePub är ett samarbets- och samordningsprojekt, inte ett it-projekt 6. Övriga frågor, höstens möten De preliminära mötesdatum som satts för hösten fungerade mindre bra för gruppen. Doodle med förslag på nya mötestider följer. 7. Mötet avslutades
Bilaga: Lars Burmans punkter om SwePub Högskolornas publiceringsdata skapas och måste fortsätta skapas och förvaltas lokalt (bland annat på grund av att de utnyttjas intensivt i andra system) SwePub är ett samarbets- och samordningsprojekt, inte ett it-projekt Målet är en användbar databas. Integration i andra system ingår inte i uppgiften Vetenskapssamhället och dess finansiärer behöver besluta vilka behov SwePub behöver uppfylla. VR bör ta på sig detta ansvar och fungera som beställare Redan fungerande strukturer och samarbeten skall av effektivitets- och kostnadsskäl utnyttjas SwePubs uppgift måste formuleras (se Regeringens regleringsbrev till KB: att i samarbete med VR och lärosätena förvalta och vidareutveckla databasen SwePub för att möjliggöra och kvalitetssäkra bibliometriska analyser. ) Lars Burman 2/5 2017