Minnesanteckningar från möte i Gruppen för Swepub

Transkript

1 Dnr/Ref.no Minnesanteckningar från möte i Gruppen för Swepub Datum & tid: Onsdagen 14 februari 10:00-12:00 Plats: Närvarande: Anmält förhinder: Kungliga biblioteket, Humlegården, Lagerlöfrummet, plan 8 Miriam Björkhem, Kungliga biblioteket (adjungerad), Björn Brorström, Högskolan i Borås (ordf.), Lars Burman, Uppsala universitet, Tuija Drake, Kungliga biblioteket (sekr.), Karin Grönvall, Sveriges lantbruksuniversitet (SLU), Carl Jacobsson, Vetenskapsrådet, Anders Söderbäck, Stockholms universitet (föredragande), Bodil Wennerlund, Kungliga biblioteket (adjungerad) Fredrik Gunnarsson, Vetenskapsrådet, Christina Jönsson Adrial, Kungliga biblioteket, Martin Malmsten, Kungliga biblioteket, Dieter Müller, Umeå universitet, Ingrid Nordman, Skolverket, Elisabeth Sjöstedt, Vetenskapsrådet, Ingemar Thun, Kungliga biblioteket 1. Mötet öppnas Ordföranden öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Därefter följde en kort presentationsrunda. Tuija Drake, handläggare för Swepub, har tagit över sekreterarskapet från Miriam Björkhem. Projektledaren för Swepub, Bodil Wennerlund, samt systemarkitekten för Swepub, Martin Malmsten, adjungerades tillsvidare. Anders Söderbäck välkomnades som föredragande under punkten 4a. Björn Brorström fortsätter som ordförande under 2018 och Lars Burmans och Karin Grönvalls mandatperiod förlängs med 3 år enligt formalia i Forum för nationell bibliotekssamverkan och utveckling. Efter den förlängda perioden tar SUHF fram ersättare till ledamöterna. 2. Dagordningen fastställs Dagordningen fastställdes utan några övriga punkter.

2 3. Föregående minnesanteckningar Minnesanteckningar från mötet 20/ är godkända och finns publicerade på _20_Minnesanteckningar_Gruppen_f%C3%B6r_SwePub.pdf Kungliga biblioteket (KB) skulle komma med förslag på workshop om arbetsflödena för att få input för vidareutvecklingen men denna kan ersättas med workshoparna som ordnas inom projektet Kvalitet i Swepub ur ett lärosätesperspektiv i februari. Projektet presenteras under punkt 4a. 4. Ökad datakvalitet i Swepub utifrån Vetenskapsrådets beställarunderlag a) Presentation av projektet Kvalitet i Swepub ur ett lärosätesperspektiv Med utgångpunkt i Vetenskaprådets beställarunderlag har SUHF initierat projektet Kvalitet i Swepub ur ett lärosätesperspektiv som pågår under första kvartalet 2018 (se projektuppdraget på Initiativtagaren Karin Grönvall beskrev hur processen för att höja datakvalitet lokalt kräver många besluts vilket kan vara svårt att enas om mellan alla de lärosäten som deltar i Swepub. Syftet med projektet är att undersöka hur processer kring datakvalitet kan utvecklas och därmed datakvalitet i Swepub förbättras ur ett lärosätesperspektiv. Anders Söderbäck presenterade arbetsgruppen som utöver honom som projektledare består av Kristoffer Antonsson, SLU, Kristin Olofsson, Chalmers tekniska högskola, och Daniel Wadskog, Uppsala universitet. Projektgruppen samverkar även med Swepubs projektgrupp och Vetenskapsrådet (VR). Projektuppdraget är att leverera en uppskattning om resurser samt förslag på åtgärder, prioriteringar och beslut. Under februari pågår insamling av underlag genom möten med Swepub-projektgruppen och VR samt två workshopar i Göteborg respektive i Stockholm. Under mars kommer projektgruppen sammanställa sin rapport som levereras till SUHF som huvudmottagare. Gruppen för Swepub får del av resultatet genom SUHF för diskussion om samordning. KB kommer därefter att använda sig av resultatet i vidareutvecklingen av Swepub. Att samarbeta kring frågan om datakvalitet och nyttan med Swepub ur ett lärosätesperspektiv kan ha positiv effekt för engagemanget att bidra. Det finns olika uppfattningar om vad Swepub bör göra och det är olika svårt för lärosätena att utföra förbättringsåtgärder men trots konsekvensanalys kommer rekommendationerna inte utgå från komplikationer utan VR:s beställarunderlag, med tyngd på de åtta första punkterna i kravspecifikationen för ett analyserbart Swepub. Gruppen för Swepub välkomnade detta projekt med önskan om att projektet även kan komma fram till på vilken instans beslutet kring datakvalitetshöjande åtgärder behöver tas. Processerna kring datakvalitet behöver tydliggöras för diskussion om samordning och ansvarsfördelning.

3 b) Förslag på valideringstjänst och semiautomatisk ämnesklassificering av KB För att kunna bemöta VR:s beställarunderlag arbetar Swepub-projektgruppen med en ny arkitektur-hypotes i form av en valideringstjänst innanför det befintliga systemet som rapporterar felaktigheter till administratörerna vid de lokala publikationsdatabaserna samt korrigerar och berikar inkommande data (se bilaga 1). Arkitekturdrivande krav är att tiden emellan uppdateringar och systembearbetning behöver förkortas och processen behöver vara transparent med publicerade komponenter som kan implementeras även lokalt. Lärosätena behöver få del av berikningarna från Swepub. En del av berikningen är tänkt att bestå av (semi)automatisk ämnesklassificering utifrån data mining av abstract samt befintliga manuella klassificeringar. Swepubprojektet kommer att utföra en pilot för att testa hur precist den semiautomatiska ämnesklassificeringen fungerar. Manuell granskning behövs för att säkerställa klassificeringar och för att algoritmen blir mer precis utifrån manuellt korrigerade klassificeringar. Fördelen med automatisk ämnesklassificering är att i stället för att lämna ut en klassificering får man förslag på olika klassificeringar. Klassificeringsförslagen är prioriterade efter poäng enligt algoritmen som uttalar hur ofta den benämningen framgår i texten. Poster med inte tillräckligt rika data kommer dock att uteslutas. Gruppen för Swepub var positiv för automatisk ämnesklassificering. Farhågor som lyftes fram gällde hur precis en sådan klassificering kan vara om enbart abstract används. Den automatiska klassificeringen kan utökas vidare till fulltexter. Det ska också framgå tydligt vilka klassificeringar som är maskingenererade. 5. Effektmålen och föreslagna aktiviteter för Swepub Bodil Wennerlund presenterade förslaget till vision för projektet vidareutveckling av Swepub samt projektets effektmål och föreslagna aktiviteter (se bilaga 1). Effektmålen för vidareutvecklingen av Swepub är att öka trovärdighet, användning, öppenhet och förvaltningsbarhet. För att öka trovärdighet behöver Swepub vidareutvecklas så att det uppfyller kraven för kvalitetssäkrade data enligt VR:s beställarunderlag. Här ingår att verifiera, berika och korrigera data genom uppslag mot auktoritetsregister som ISSN. Berikade och korrigerade data skulle därefter kunna skickas tillbaka till publikationsdatabaserna i form av listor över fel och berikningar. Här ingår även generell höjning av datakvaliteten. Användarvänligheten i gränssnittet behöver ökas så att det blir enklare och lättare att använda Swepub för datauttag. Processerna kring hantering av data i Swepub behöver vara transparenta för att öka förståelsen för processerna i Swepub och på det sättet öka lättillgänglighet och användbarhet för slutanvändare och andra system. Gränssnitten för Swepub sök och Swepub för analys och bibliometri behöver

4 harmoniseras och undersökas möjligheter att införliva söktjänsten i Libris webbsök för att minska antalet gränssnitt. Ett internt effektmål är att minska förvaltningskostnader kring Swepub. Swepubs infrastruktur och drift behöver förbättras och systemförvaltning etableras. Här ingår det att hitta förenklade rutiner för uppdateringar och felsökningar. Gruppen föreslog skriftliga justeringar i visionen och önskade få del av visionen och effektmålen skriftligt för att återkomma med ytterligare input. Gruppen uttryckte oro över integreringen av Swepub i Libris. Fokus ska stå på kvalitet och analys, inte på sök. KB justerar visionen efter synpunkterna från mötet och skickar underlaget för vision och effektmål till Gruppen per mejl varefter Gruppens input om underlaget kommer att tas till vara i KB:s interna styrgrupp för Swepubs vidareutveckling. I samband med detta gjordes en förtydligande i att de fyra nya organisationerna i Swepub, Kungl. Konsthögskolan, Teologiska högskolan Stockholm, Riksantikvarieämbetet och Riksarkivet har anslutit sig till DiVA och att det är DiVA som levererar data från dessa organisationer till Swepub. 6. Konstituering av Swepub-relaterade grupper Tuija Drake presenterade förslag på ombildning av referensgruppen samt konstituering av en arbetsgrupp för bibliometri och en expertgrupp för systemutveckling. Referensgruppens funktion och sammansättning har varit under diskussion på tidigare möten i Gruppen för Swepub. För att få input och förankring gällande de praktiska arbetsflödena behöver Swepub ha stöd i form av referensgrupp. Den tidigare referensgruppen ansågs dock vara för stor och ha för oklar uppgift. Därmed vill KB nu konstituera referensgruppen på nytt men med begränsat antal medlemmar och utifrån följande aspekter: roll, ämnestäckning, publikationssystem, lärosätesstorlek och geografisk täckning. För höjd datakvalitet är det viktigt med implementerade systemlösningar i de lokala publikationssystemen som validerar data redan vid inmatningen. Detta nås bäst genom aktiv dialog mellan Swepub och de lokala systemen och därmed vill KB konstituera även en expertgrupp för systemutveckling med representant från varje datalevererande system. KB behöver även stöd i förankring av analysbehoven i form av en arbetsgrupp för bibliometri i en begränsad tid. Gruppen för Swepub uttryckte oro över att få representanter med till så många grupper och föreslog att behov av grupper skulle ses över ytterligare. KB justerar förslaget och återkommer till Gruppen per mejl för ytterligare input innan några grupper utses av KB.

5 7. Öppen tillgång i Swepub Tuija Drake presenterade andelen öppet tillgängliga publikationer i Swepub och hur Swepub borde vidareutvecklas i förhållande till uppföljning av publicering med öppen tillgång utifrån rapporten Open Access i Swepub av Ulf Kronman, KB (se bilaga 1). Som en del av KB:s uppdrag att samordna öppen tillgång till svenska forskningspublikationer avser KB att med hjälp av Swepub årligen redovisa hur stor andel av de svenska forskningspublikationerna som publiceras med öppen tillgång. Redovisningen för verksamhetsåret 2017 innefattar statistik för publiceringsåren Under år 2016 har Swepub kompletterats med metadata gällande öppen tillgång från den nya tjänsten oadoi vilket har lett till att ÖT-andelarna är nu avsevärt högre än i tidigare redovisningar. Swepub behöver dock uppdateras med en ny koppling mot den senaste versionen av oadoi som innehåller mer förfinade och verifierade data över hybrider (publikationer med öppen tillgång i prenumerationsbaserade tidskrifter). Eftersom Swepub för närvarande inte utför någon sammanslagning av samarbetsposter så uppstår det dubbletter i dataunderlaget. Dedupliceringen behöver implementeras i datauttagen för att underlätta bearbetning av dataunderlagen. Datauttaget från Swepub behöver även utvecklas så att det genereras en post per publikation i flera valfria format i stället för flera datarader per publikation. Swepub behöver utvecklas med mer definierade kategorier för ÖT då det nu saknas till exempel kategori för Toll Access vilket betyder publikationer som inte har öppen tillgång i prenumerationsbaserade tidskrifter till skillnad från publikationer vars ÖTstatus inte är känd. För uppföljning av publiceringskostnader (Article Processing Charges - APC) behöver Swepub kompletteras med uppgift om erlagd APC och corresponding author för att koppla APC till rätt organisation. De lokala publikationsdatabaserna behöver utvecklas med inbyggd validering i fälten för att minska felinmatade data. Gruppen för Swepub anser att uppföljning av öppen tillgång med hjälp av Swepub är befogat men ställde frågan om beställaren. VR listar typ av öppen tillgång och fulltextlänkar i sin kravspecifikation men Swepub har även intern beställare inom ramen för samordningsuppdraget för öppen tillgång. 8. Övriga frågor Datumet för nästa möte ändrades till den 17 april för att i snabbare takt kunna följa upp arbetet presenterat under diskussionspunkterna.

6 De preliminära mötesdatumen i höst justerades till den 20 september och den 29 november. 9. Mötet avslutas Ordföranden tackade alla närvarande och avslutade mötet. Björn Brorström, ordförande Tuija Drake, sekreterare

7 Bilaga 1. Presentation för Gruppen för Swepub

8

9

10

11

12

13