RAPPORT: SÅ TYCKER SVERIGES HR-CHEFER OM MEDARBETARUNDERSÖKNINGAR Resultat från QuestBack Swedens undersökning om HR-ansvarigas erfarenheter och åsikter om Medarbetarundersökningar, som genomfördes hösten 2014.
Bakgrund och syfte Under sommaren 2014 väcktes en debatt angående nyttan och värdet av de systematiska medarbetarundersökningar som utförs inom olika organisationer. Upptakten till debatten var en studie 1 som visade att verksamheter, främst inom den offentliga sektorn, årligen spenderar närmare en halv miljard på medarbetarundersökningar - trots att bara en bråkdel av dem leder till förändringsarbete. Nyttan med den här typen av systematiska mätningar ifrågasattes skarpt av upphovsmännen och nyheten väckte en hel del intressanta meningsutbyten inom media. Då olika typer av undersökningar är QuestBacks kärnverksamhet upplevde vi debatten som både relevant och i högsta grad viktig. Frågan vi ställde oss var: Resultatet av studien visar på stora brister, men vad tycker egentligen Sveriges HR-ansvariga om medarbetarundersökningar? Vi ville ta reda på vad ni som arbetar med HR har för erfarenheter av medarbetarundersökningar, vad ni upplever som de största utmaningarna och hur viktigt feedback egentligen är. Vad tycker egentligen Sveriges HR-ansvariga om medarbetarundersökningar? Undersökningen, som i detta fall genomfördes genom en digital enkät, skickades ut till personer i ledande befattningar inom HR i olika branscher, företagsstorlekar och typer av verksamhet. Undersökningen togs emot med stort engagemang och vi fick in svar från 184 personer. I denna rapport presenterar vi resultatet. Vi hoppas att du ska finna svaren lika intressanta som vi gör Insikter om vad som idag upplevs som problematiskt i hanteringen av feedback kan förhoppningsvis hjälpa till att skapa bättre rutiner framöver. Vänliga hälsningar Peder Daxberg Country Manager, QuestBack Sweden 1 Nöjda medarbetare räcker inte, Diversity Management AB 2014
Frågorna - översikt Fråga 1: Har ditt företag genomfört en medarbetarundersökning någon gång under de senaste 18 månaderna? Svarsalternativ: Ja, Nej eller Vet ej Om svaret blev Nej kom denna följdfråga och enkäten avslutades: Vad är den främsta orsaken till att ni inte har genomfört någon medarbetarundersökning? Svarsalternativ: Tidsbrist, Det är inte prioriterat uppåt i organisationen; För stor kostnad; Brist på kunskap i ämnet; För få anställda; Annat; Vet ej Fråga 2: Vilka åtgärder vidtar ni efter en genomförd medarbetarundersökning? Svarsalternativ (flera alternativ möjliga): Vi redovisar resultatet muntligt i organisationen; Vi redovisar resultatet skriftligt i organisationen; Vi följer upp med de individer som påpekat att det behövs åtgärder; Resultatet presenteras bara på begäran av respondenten; Vi använder resultatet som underlag för organisationens utveckling; Annat; Vi vidtar inga åtgärder; Vet ej Fem frågor om medarbetarundersökningar ställdes till personer i ledande befattning inom HR på olika företag och organisationer i Sverige. Fråga 3: I vilka processer inkluderar ni medarbetarnas feedback? Svarsalternativ (flera alternativ möjliga): Vid kompetenskartläggning; Vid processer som rör anställning/uppsägning; Vid verksamhetsutveckling; Vid planering av företagsevenemang; Vid planering av ledarskapsutveckling; Annat; Inget av ovanstående; Vet ej Fråga 4: På vilket sätt anser du att man bäst tillvaratar medarbetarnas feedback? Svarsalternativ: Genom regelbundna medarbetarundersökningar; Genom intranät/community där medarbetarna uppmanas ge feedback; Genom regelbundna avstämningar med närmsta chef; Genom en så kallad "förslagslåda" där medarbetarna anonymt kan lämna feedback; Annat; Vet ej Fråga 5: Vad anser du är den största bristen/svårigheten med medarbetarundersökningar? Svarsalternativ: Undersökningen genomförs för sällan; De svarande är inte uppriktiga i sina svar; Bristande uppföljning av resultaten; Undersökningen är inte förankrad uppåt i organisationen; Frågorna är fel ställda/icke relevanta; Bristande engagemang bland de svarande; Annat; Vet ej
Resultat Fråga 1 Av våra 184 svaranden var det 152 st (85%) som svarade att de hade genomfört en medarbetarundersökning under de senaste 18 månaderna. 16% hade inte genomfört någon medarbetarundersökning och 1% svarade Vet ej. 1 Har ditt företag genomfört en medarbetarundersökning någon gång under de senaste 18 månaderna? Av de totalt 30 personer som inte gjort någon medarbetarundersökning angav de flesta att det berodde på tidsbrist eller att det inte prioriterats uppåt i organisationen. Den allra största delen angav dock att det fanns andra orsaker till att en medarbetarundersökning inte genomförts. De skäl som angavs var främst att man som regel genomför undersökningar mer sällan än med 18 månaders intervall eller att man av olika orsaker valt att skjuta en planerad undersökning på framtiden. Några svarade dock att man i organisationen valt att avstå på grund av att nyttan inte är tydlig. Bild: QuestBack, Fråga 1 Hos mig har analysen och insikten vuxit fram under de senaste åren; medarbetarenkäter kostar mer än de smakar, viktiga och kritiska frågor om den nära arbetsmiljön och ledarskapet är alldeles för viktiga för att gömma undan i en anonym jätteenkät en gång vartannat år. Vi måste hitta nya och andra sätt att ge chefer och arbetsgrupper bättre arbetssätt och verktyg för att få koll på sin status. 4 Bild: QuestBack, Fråga 1-b
Fråga 2 De allra flesta företag har för vana att redovisa svaren från medarbetarundersökningen muntligt (90%) och skriftligt (84%) i organisationen. 82% har angett att de använder resultatet från undersökningen som underlag till att utveckla organisationen. Många följer även upp med individer som påpekat att det behövs åtgärder (22%). Av de som angett att de hanterar svaren på annat sätt jobbar flera med riktade eller lokala insatser i mindre fokus- eller arbetsgrupper. Det vanligaste tycks vara att arbetet med att ta fram åtgärdsförslag sker på avdelningsnivå. 2 Vilka åtgärder vidtar ni efter en genomförd medarbetarundersökning? I det öppna kommentarsfältet har respondenterna kunnat ge mer utförliga svar och det finns skillnader mellan åtgärdernas karaktär beroende på om svaren på undersökningarna har behandlas anonymt eller inte. Vi använder enkätresultatet till två saker: 1.) som diskussionsunderlag på enhetsnivå. Resultatet ses inte som sanningar men som utgångspunkt för förbättringsarbete. Handlingsplaner skapas på enhetsnivå. 2.) som underlag till förståelse av hela organisationen, hur uppfattas arbetsgivaren, var finns styrkor i organisationen, vilken känsla finns i organisationen, som en temperaturmätare på organisationsnivå. Resultatet presenteras på arbetsplatsträffar där dialog om resultatet förs och handlingsplan tas fram för de förbättringsområden som arbetsgruppen tillsammans identifierar. Återkoppling till enskilda individer görs ej då enkäten fylls i anonymt. Vi följer upp de avdelningar där det påpekats att det behövs förändring eller där resultatet är väldigt lågt. 5 Bild: QuestBack, Fråga 2
Fråga 3 Det tydligt vanligaste syftet med att be om feedback är att få underlag till verksamhetsutveckling (80%) eller för att utveckla organisationens ledare (67%). Även vid kompetenskartläggning (36%) och processer som rör anställning/uppsägning (30%) är det vanligt att man frågar de anställda om råd. 3 I vilka processer inkluderar ni medarbetarnas feedback? 24% har svarat att de även använder sig av medarbetarnas feedback vid planering av företagsevenemang. Av de 15% som svarat Annat framhålls framförallt arbetsmiljöarbete samt kommunikationsskäl (medarbetarsamtal och dialog). I det öppna fältet fanns förutom förtydliganden till de lämnade svaren även ett par självkritiska anmärkningar: Negativa påståenden är det ingen som vill kännas vid. Det är alltid "någon annan" som skrivit. Vi är dåliga på att koppla enkätresultaten till verksamhetens processer. Vi gör det inte tillräckligt medvetet. Bild: QuestBack, Fråga 3 6
Fråga 4 De flesta verkar överens om att det bästa sättet att tillvarata feedback är att ha täta avstämningar med närmsta chef (63%). 18% anser att regelbundna medarbetarundersökningar är det lämpligaste. Endast några få tyckte att andra sätt som intranät/community (3%) eller förslagslåda (1%) kan vara en god idé. Av de som valt Annat som svarsalternativ föreslog de flesta olika typer av möten, workshops och arbetsplatsträffar. Flera var dessutom överens om att det är en kombination av olika processer och forum som ger bäst effekt. 4 På vilket sätt anser du att man bäst tillvaratar medarbetarnas feedback? Förutsatt att man tydligt återkopplar resultatet, ger feedback, upprättar konkreta handlingsplaner, följer upp dem och arbetar med åtgärderna så att medarbetarna märker att deras röst har spelat roll. Men självklart spelar dialogen med närmsta chef in, dock kommer de mest missnöjda, de osäkra eller de blyga sällan ta den möjligheten och då är anonymiteten i en undersökning en förutsättning för att få ärliga svar. Bild: QuestBack, Fråga 4 Tycker att frågan är smal och felställd, ovanstående svarsalternativ ger inte en korrekt bild av vad feedback från medarbetare kan ge, de beror givetvis helt på vilket syfte medarbetaren har med sin feedback och till vilken del av organisationen den vänder sig. Regelbundna avstämningar mellan chef och medarbetare är givetvis överlägset på enhetsnivå men på organisationsnivå är medarbetarenkäten överlägsen. 7
Fråga 5 Hela 55% av våra svaranden anser att det största problemet med medarbetarundersökningar är bristande uppföljning av resultaten. De andra alternativen hade en låg och ganska jämn fördelning där frågornas utformning och bristande engagemang hos de svaranden upplevdes som de största problemen (9% vardera). Därtill ansåg några att undersökningarna genomförs för sällan (5%) och att de svarande inte lämnar ärliga svar (6%). Bristande engagemang från ledningen tycks vara det minsta problemet (2%). 5 Vad anser du är den största bristen/ svårigheten med medarbetarundersökningar? 12% hade svarat Annat på den här frågan och där handlade flera av svaren om att frågorna i en medarbetarundersökning ofta är irrelevant ställda, felaktigt utformade eller för öppna för tolkning. Några hävdade också att processen är för tungrodd och kräver för lång tid, är för omfattande och snabbt blir inaktuell. Om inte ledningsgruppen ser det som det fantastiska verktyg det är så kommer uppföljningen bli lidande, resultatet undansopat och medarbetarnas motivation att svara kommer försvinna. Då blir det endast en pappersprodukt. Största bristen är hur en organisation ser på svaren. Svaren är inte sanning i den mening att de är vetenskapliga. Medarbetarenkäter fungerar bäst som underlag för diskussion som leder fram till beslut om åtgärder, medarbetarenkäten hjälper en organisation att känna trygghet i beslut om utveckling. En del i bildande av företagskultur. 8 Bild: QuestBack, Fråga 5
Sammanfattning Det största problemet med större, systematiska medarbetarundersökningar, vilket den aktuella debatten har belyst och denna undersökning har bekräftat, är att uppföljningen blir lidande. Trots de bästa intentioner, och många gånger full förankring uppåt i organisationen, leder inte den feedback man fått till konkreta åtgärder. Troligtvis beror detta på flera saker. Anonymitet hos de anställda vid genomförandet av undersökningen är många gånger ett krav och en nödvändighet, men flera av våra HR-personer upplever att konsekvensen blir att engagemanget är lågt. Detsamma inträffar när undersökningen berör många olika ämnesområden, vilket resulterar i att den blir för omfattande. Genom att ställa frågor och få svar har vi en möjlighet till att utvecklas. Att medarbetarundersökningar behövs råder det dock ingen tvekan om. Det finns idag inget bättre alternativ för ett större företag eller organisation att på ett samlat sätt få in feedback. Och feedback är en nödvändighet för att kunna förstå och reagera på både problem och möjligheter i verksamheten. Däremot är inte medarbetarundersökningar den enskilt bästa metoden för att få in kvalitativt underlag som gynnar utvecklingsarbetet i organisationen och de flesta verksamheter verkar därför också använda sig av en kombination för att nå önskad effekt. Enskilda medarbetarsamtal eller olika former av uppsamling av åsikter i mindre gruppkonstellationer är något många nämner som arbetsmetod. Det finns uppenbarligen mycket att förbättra, både vad gäller rutiner och processer för genomförande och uppföljning, men också vad gäller mer kostnadseffektiva lösningar för att hantera undersökningsdata. På QuestBack lever vi för feedback och välkomnar denna typ av aktuella debatter kring hur saker kan bli bättre. Vi vill på detta sätt delta i diskussionerna och hjälpa till att driva utvecklingen framåt som samtalspartner och kunskapsresurs. För en sak är säker: det är genom att ställa frågor och få svar som vi har en möjlighet att utvecklas. Alla behöver vi feedback för att nå högre. 9