Uppföljning av tidigare granskning Vård- och omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll.



Relevanta dokument
Revisionsrapport Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Oxelösunds kommun

Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Motala kommun

Uppföljning av Granskning av socialnämndens. uppföljning och kontroll

Revisionsrapport. Granskning av omsorgs- och socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Mjölby kommun. Håkan Lindahl.

Revisionsrapport. Motala kommun. Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Juni 2008 Håkan Lindahl

Kvalitetsuppföljning och -utveckling, grundskolan

Hofors kommun. Intern kontroll. Revisionsrapport. KPMG AB Mars 2011 Antal sidor: 10

Styrning, uppföljning och kontroll av att eleverna i grundskolan når kunskapskraven. Oxelösunds kommun

Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober Haparanda stad. Uppföljning granskning av placerade barn och unga

Uppföljning av utbildningsnämndens. och uppföljning av verksamheten. Borgholms kommun

Kvalitet inom äldreomsorgen

Kvalitetsledning inom Hemvårdsnämnden, uppföljning

Uppföljning. Granskning av upphandlingsverksamheten

Uppföljning av Läkemedel för äldre samgranskning i Sörmland

Ks 352 Dnr Kommunstyrelsen beslutar

Utbildningsnämndens styrning uppföljning och kontroll Mjölby kommun

Intern kontroll Revisionsrapport. Vänersborgs kommun. Intern kontroll år 2o16. Henrik Bergh Mars 2017 PWC

Granskning intern kontroll

Uppföljning av genomförda granskningar från 2007

Uppföljning av granskningar gällande barn- och ungdomsvård samt insatser för självförsörjning

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Styrelsens och nämndernas ansvarsutövande

Granskning av kvalitetsarbete inom äldreomsorgen - förstudie Sölvesborgs kommun

Granskning av handläggning inom SoL med fokus på äldreomsorgen

Granskning av Nämnden för lärande och arbete UTKAST!

Revisionsrapport basgranskning av gymnasienämnden

Halmstads kommun. Revisionsrapport. Hemvårdsnämndens kvalitetsuppföljning

Uppföljning av intern kontroll

Vård- och omsorgsnämndens kvalitetsuppföljningsplan

Socialnämndens arbetsutskott

Revisionsrapport 2018 Mölndals stad

Landstingsstyrelsens uppsikt över följsamhet till fullmäktiges reglemente för intern kontroll

REVISIONSRAPPORT. Granskning av Barn- och utbildningsnämndens. styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Åtvidabergs kommun

Uppföljande granskning av överförmyndarverksamheten

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunens revisorer Sammanträdesdatum

Granskning av intern kontroll. Söderhamns kommun. Revisionsrapport. Februari Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor

Landstingsstyrelsens uppsikt över följsamhet till fullmäktiges reglemente för intern kontroll

Kungsörs kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 8

Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium

Ärende- och dokumenthantering

Landstingets miljöarbete uppföljning

Hallstahammars kommun

Revisionsrapport Habo kommun

Intern kontroll och riskbedömningar. Sollefteå kommun

Revisionsrapport basgranskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden


PROTOKOLL Kommunstyrelsen 55 Svar på Revisionsrapport kommunstyrelsens uppsikt över bolagen Beredning Yrkande Kommunstyrelsens beslut

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Aktiv avtalsförvaltning inom hemtjänst? Yttrande till Stadsrevisionen i Stockholm

REVISIONSRAPPORT. Barn- och utbildningsnämndens ansvarsutövande. Granskning av. Söderhamns kommun. Februari Ove Lindholm

Svenljunga kommun Januari 2019

Uppföljning av revisionsgranskningar genomförda år 2013

Ansvarsutövande: Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration Sundsvalls kommun

Övergripande granskning av internkontrollarbetet inom kommunstyrelsen och tre nämnder i Eskilstuna

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun.

Granskning av intern kontroll

Revisionsrapport. Bisysslor. Hultsfreds kommun. Yvonne Lundin Caroline Liljebjörn 17 december 2012

Grundläggande granskning 2017

Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2014/773-IFN-012 Yvonne Pettersson - snsyp01 E-post: yvonne.pettersson@vasteras.se

Granskning av kommunens hantering av riktade bidrag

Granskning av kommunens arbete med våld i nära relationer - remissvar

Ansvarsprövning 2014

Uppföljande granskning: Sjukfrånvaro och rehabilitering. Strömsunds kommun

Tjänsteskrivelse 1 (2) Handläggare Datum Beteckning. Kommunrevisionen MISSIVSKRIVELSE

Revisionsrapport Styrning och ledning av psykiatrin

Svar på revisionsrapport Granskning av social- och arbetsmarknadsnämndens insatser för att motverka ekonomiskt utanförskap

Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsutövande aktiviteter 2012 Hammarö kommun

Revisionsrapport Omvärldsbevakning och omvärldsanalys Hudiksvalls kommun

Granskning av intern kontroll

Kvalitetsledningsarbetet

Granskning av kvalitetsarbetet inom äldreomsorgen

Ansvarsutövande: Kommunstyrelsen Sundsvalls kommun

KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Teknik

Granskning av intern kontroll

Implementering av barnkonventionen i Linköpings kommun

Emil Forsling Auktoriserad revisor. Revisionsrapport Övergripande granskning av intern kontroll inom Landstinget Dalarna 2014

Revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens arbete med intern kontroll

Uppföljning av granskning avseende hemvård

Ansvarsutövande genom ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten

Översiktlig granskning av kommunens arbete med att säkerställa en tillräcklig intern kontroll Smedjebackens kommun

82 Yttrande - revisionsrapport Uppföljande granskning av kontroll, insyn och tillsyn av externa utförare

Grästorps kommun. Uppföljning av 2012 års granskning av kvalitet i äldreomsorgen

Ansvarsutövande: Miljönämnden Sundsvalls kommun

Växjö kommuns revisorer. Uppföljning av tidigare granskning av skolpersonalens psykosociala arbetsbelastning. Revisionsrapport.

Förslag till åtgärder med anledning av granskningsrapporten Chefernas arbetssituation styrning och förutsättningar.

Revisionsrapport. Granskning av kommunstyrelsens uppföljning av mål och majoritetens samverkansprogram.

Övergripande granskning av kommunstyrelsens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet (styrmodell)

Iakttagelser Roll och ansvarsfördelning Iakttagelser Styrning, uppföljning och kontroll...

Uppföljning av granskning 2014 Intern kontroll. Smedjebackens kommun

Revisionsrapport Emmaboda kommun Tommy Nyberg

Ansvarsutövande: Stadsbyggnadsnämnden

Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2014/773-IFN-012 Yvonne Pettersson - snsyp01 E-post:

Informationsöverföring. kommunikation med landstinget - uppföljande granskning

Revisionsrapport Borgholms kommun Caroline Liljebjörn 1 juni 2016

Revisionsrapport. Nerikes Brandkår. Granskning av ärendeberedning till Direktionen Anders Pålhed

Övergripande granskning av intern kontroll

Riktlinje. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Granskning av Intern kontroll

en granskning av kravrutinen och föreningsbidragen inom kultur- och fritidsnämnden.

Basgranskning av Valnämnden 2017

Transkript:

Februar 2014 Karin Jäderbrink PwC Kommunal Sektor av tidigare granskning Vård- och omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Oxelösunds kommun Bakgrund & revisionsfråga Kommunens revisorer har genomfört flera granskningar 2012. När dessa rapporter överlämnas påtalas bl.a. behov av åtgärder och revisorerna önskar svar på granskningsrapporterna. Oxelösund kommuns revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning valt att följa upp genomförd granskning avseende BAS- granskning Vård och omsorgsnämnden. Revisorerna i Oxelösunds kommun översände rapport och ett missiv till Vård- och omsorgsnämnden (VoN) med begäran om skriftligt svar senast den 12 november 2012. Nämnden beviljades att svara en månad senare. Nämnden översände protokoll och handling daterat 10 december 2012 92. VoN hade noterat revisionens iakttagelser och antagit en handlingsplan med åtgärder med anledning av granskningen. Nämnden beslutade också att handlingsplanen skall följas upp årligen. Planen har följts upp av nämnden 2013-12-16. Slutsatsen som VoN gör är att handlingsplanen följs. Revisorerna har gett PwC i uppdrag att följa upp huruvida synpunkterna hanterats av VoN och om: Åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister som konstaterats? Angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom rimlig tid? Nedan sammanfattas rapportens slutsatser och därefter följer nämndens svar samt med resultatet av denna uppföljning. har genomförts genom dokumentgranskning, VoN s protokoll och handlingar svar och uppföljning. Intervju/ inhämtande av svar gällande genomförda åtgärder av förvaltningschef, tf chef och nämndens ordförande.

Följande slutsatser framgick i granskningen, nämndens svar samt resultat av uppföljningen. Revisionsfråga: Har VoN en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av den verksamhet man ansvarar för? Slutsatsen var att nämnden saknar fungerande rutiner för ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll både övergripande och vad gäller ekonomin samt inom kvalitetsområdet. Nämnden borde därför snarast förbättra sitt arbete med styrning, uppföljning och kontroll på flera områden. Övergripande styrning och kontroll Granskningen visar att nämnden saknar fungerande rutiner för att styra verksamheten utifrån de mål som finns. Dessutom saknas fungerande metoder och rutiner för att följa upp de mål som satts upp. Nämnd och förvaltningsledning måste därför omgående påbörja ett arbete med att utveckla rutiner för att kunna styra verksamheten tydligare än i dag utifrån de mål som satts upp. Man måste samtidigt även ta fram nyckeltal och rutiner så att man kan följa upp verksamheten på ett bra sätt. Arbetet med att ta fram internkontrollplan för nämnden är mycket bra organiserat. VoN upplever att den röda tråden finns i målarbetet i verksamhetsplanen 2013. VoN uppdrar åt förvaltningen att utarbeta metoder och rutiner för att följa upp mål. Mål finns för samtliga verksamhetsområden från 2013. I verksamhetsplanen för 2013 finns också nyckeltal mm i form av öppna jämförelser. I genomlysningen finns nyckeltal i form av KKIK och KPB. Arbetet kommer att utvecklas. 2 av 7

Fokus har varit på att få ekonomin under kontroll varför stora resurser riktats mot att följa upp just den delen. Nämndens ledamöter har tydligt uttalat att kontroll över ekonomin är nödvändigt för att därefter kunna gå vidare med ett fokus på att höja kvalitetssiffrorna. Till 2013 fanns det mål inom samtliga områden och det var klart redan till nämndens svar på revisionsrapporten. Till 2014 har arbetet med mål utvecklats ytterligare och flera mål finns nu inom samtliga områden. Nämnden kommer nu gå vidare och lägga mer tid på att granska kvalitetssiffror vilket görs redan från första nämndsammanträdet 2014. Arbetet med internkontrollplanen har fortsatt i den goda anda som revisionen tidigare givit beröm för. Den ekonomiska styrningen och uppföljningen Den ekonomiska styrningen och uppföljningen har under senare år haft mycket stora brister enligt såväl politiker som tjänstemän. Det är därför av största vikt att det nu påbörjade förbättringsarbetet fortsätter och att nämnden ställer tydliga krav på vilket underlag man vill ha för att kunna följa ekonomin på ett bra sätt. Nämnden bör också agera aktivt så att förvaltningen utvecklar fungerande metoder och rutiner för att kunna genomföra kostnadsjämförelser som stöd för nämndens analys av verksamhetens effektivitet. VoN anser att PwC förmedlar en riktig bild av hur det såg ut i slutet av 2011 och i början av 2012. Från juni 2012 är de ekonomiska underlagen förbättrade och det arbetet pågår kontinuerligt för att få bättre och begripliga underlag. VoN har från 2012 begärt tätare ekonomiska uppföljningar än de som anges i MBB-reglementet. Arbetsutskottet har från hösten 2012 förändrat arbetet med ekonomisk uppföljning vad gällande placeringar, kontaktpersoner, kontaktfamiljer mm. Som redovisas i rapporten ansåg nämnden att den ekonomiska uppföljningen förbättrades drastiskt ungefär i samband med att PWC gjorde sin undersökning. Därefter har en dialog skett regelbundet mellan nämnd och tjänstemän för att utveckla redovisningen. sker idag varje månad inom verksamheten och denna redovisas till nämnd. Då nämnden inte sammanträder, under exempelvis sommaren, redovisas uppföljning till arbetsutskottet. Redovisningen sker dels på nämndnivå, men också för de fyra verksamhetsområdena och vid behov nedbrutet ännu mer för att följa utvecklingen av kritiska poster. Successivt har den ekonomiska uppföljningen utvecklats och kopplats allt mer till volymsiffror för att nämnden ska kunna följa även 3 av 7

att det blir verksamhet för pengarna och vilken effekt det får med minskade placeringar etc. Kritiska poster som följs genom mängdredovisning i diagram eller tabeller är exempelvis sjuktal, utförda timmar inom hemvård, fattade biståndsbeslut, placeringar mm. Arbetsutskottet får idag en mycket tydligare uppföljning över läget kring ekonomin kopplat till placeringar inom barn och missbruk. Genom denna finns en förståelse för hur varje enskilt beslut påverkar ekonomin. en sker minst en gång per månad och innehåller en beskrivning av alla förändringar. Dessutom finns en tydlig struktur för att tydliggöra hur besluten ligger. Arbetsutskottet ser tydligt varje tidigare fattat beslut, hur länge detta gäller samt vilken bedömning enhetschef gör över hur länge behovet kommer kvarstå. Det kan vara en god idé att utveckla samma uppföljningssystem för fler former av insatser inom exempelvis LSS området. Kvalitetsarbetet Inom detta område har nämnden sin kanske största utmaning. Ett samlat kvalitetssystem måste snarast utvecklas. Det är också nödvändigt att nämnden ser till att tid och ekonomiska resurser avsätts för att föra ut kvalitetsledningssystemet i hela organisationen så att kvalitetsfrågorna fortsättningsvis kan hanteras med den systematik som är nödvändig. Det är positivt att det finns en plan för införandet av s.k. värdighetsgarantier med start under 2013. Det är viktigt att nämnden aktivt arbetar för att detta verkställs. VoN ska avsätta tid utanför ordinarie nämndmöten för att i dialog med förvaltningen utveckla kvalitetsarbetet. Arbetet med att utveckla kvalitetssystem är påbörjat och följs upp vid ovanstående tillfällen. Beslut har redan fattats om att VoN löpande ges information om hur kvalitetssystemarbetet fortskrider. Nämnden har tillsammans med tjänstemän träffats utanför ordinare tid för nämndsammanträde vid flera tillfällen och diskuterat frågor som målarbete och kvalité. Värdighetsgarantier inom hemvården är beslutade och implementeras löpande i verksamheten. Kvalitetsledningssystemet kommer på plats genom flera olika delbeslut under 2013. Planen är att under 2014 skapa ett träd på hemsidan för att ledningssystemet också ska bli lätt tillgängligt, begripligt och bli en naturlig plats där såväl personal som nämndledamöter kan finna stöd i hur olika frågor ska hanteras. 4 av 7

För att hantera alla de frågor som nämnd och verksamhet ska hantera under året byggs ett årshjul upp. Detta används redan och revideras löpande utifrån att såväl verksamhet som omliggande faktorer ständigt förändras. Organisering av arbetet Nämnden bör överväga om man ska återinföra en arbetsmodell med grupper med olika ansvarsområden som ett sätt att öka engagemang och kunskap om verksamhetens olika delar. Det är bra att nämnden enats om att avsätta en halvdag under hösten för att diskutera sina arbetsformer. Det är viktigt att förvaltningsledningen deltar i dessa diskussioner. VoN förespråkar inte att återinföra grupper inom olika verksamhetsområden. VoN planerar istället att med jämna mellanrum ha tema-sammanträden och även göra verksamhetsbesök för att på så sätt öka engagemang och få ökad kunskap. VoN har den 10 december 2012 diskuterat sina arbetsformer. Som tidigare beskrivits har sammanträden vid flera tillfällen förts som heldagar där en halv dag ägnats åt olika frågor för att möjliggöra större diskussion. Ett problem kan vara att nämndledamöter inte deltar i önskad omfattning vid dessa tillfällen utan prioriterar ordinarie nämndmöte. Så har glädjande nog inte varit fallet i Vård och omsorgsnämnden utan vi har kunnat se en god närvaro. Nämndsammanträden har förlagts ute på våra äldreboenden och ledamöterna har i samband med detta kunnat få visningar och möjlighet att träffa och prata med personal mm. Detta har visat sig uppskattat från både personal och ledamöter och blir något vi kommer fortsätta med framöver. Diskussionerna om att återinföra grupper i nämnden som inriktar sig på olika saker har inte kommit upp igen. Ordföranden är också negativt inställd till att dela upp nämnden i grupper då det riskerar att leda till en situation där några ledamöter är mer insatta och andra fattar avgörande beslut utan att ha fått möjligheten att bli ordentligt insatt. Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Det som redovisas i omvärldsanalysen skulle kunna kompletteras med att lyfta omvärldsfrågor vid något särskilt temasammanträde för att därmed få mer tid till 5 av 7

fördjupningar. Nämnden skulle också vid något tillfälle kunna bjuda in utomstående för att få del av andra perspektiv på de förutsättningar nämnden har för sin verksamhet. Temasammanträden se ovanstående skrivning avseende organisering. VoN håller med PwC om egenansvaret i att hålla sig informerad i viktiga frågor. VoN vill ha hjälp av förvaltningen att vb meil de får med information i olika frågor. Följs upp under våren 2013. Ordföranden vill återigen trycka på det egna ansvaret att som ledamot i en nämnd följa omvärldsbevakning i stort. Alla nämndledamöter har fått kännedom om hemsidor hos exempelvis SKL, Socialstyrelsen, regering och riksdag mm där man kan finna information. Nämnden har också haft en temadag på hösten 2013 där omvärldsfrågor diskuterats. Kommunen har ändrat sitt arbetssätt och kommer inte längre jobba med den omvärldsbevakning som nämnderna fattade beslut om tidig vår tidigare. Det kan därför finnas skäl att se över arbetet igen. Nämnden har inte fått utskickat information per mail. Däremot har ordföranden uppfattningen om att fler frågor än tidigare med beröring till omvärldsbevakning belyses under informationspunkter på nämnderna. Personal- och arbetsmiljöfrågor Granskningen visar att en fortsatt satsning på kompetensutveckling är helt nödvändig för att organisationen ska klara att utföra sina uppgifter på ett kvalitetsmässigt bra sätt. Vidare framgår det att förvaltningen måste skaffa sig en klarare bild av hur rekryteringsbehovet ser ut de kommande åren så att man kan arbeta mer proaktivt med rekryteringsfrågorna. Kompetensförsörjningsplan kommer att tas fram under 2013. Finns som ett mått i verksamhetsplanen 2013. Personalavdelningen kommer att göra en ny medarbetarundersökning under våren 2013. VoN kommer att följa resultatet. VoN kommer att framöver att använda sig av nämndspecifik personalstatistik för att följa och utveckla verksamheten. 6 av 7

Arbete med att ta fram en kompetensförsörjningsplan har endast slutförts delvis. Fortsatt arbete pågår och finns med i verksamhetsplanen för 2014. Ett stort arbete med kompetensutveckling har genomförts genom vilket 75 vårdbiträden har fått kompetens som undersköterska. Medarbetarundersökning har genomförts av personalavdelningen. Nämnden har arbetat med resultatet och flera av delarna finns med i olika former av uppföljning. Resultat på områdesnivå finns också vilket nämnden delvis granskat. Nämnden har också fått ta del av åtgärdsplaner kring medarbetarenkäten vilket bland annat rör sig om förbättrade informationsflöden, stärkt arbete av företagshälsovården och tydligare ledarskap mm. Som tidigare redovisats följer nämnden exempelvis sjuktal. Slutsats: Vi bedömer att synpunkterna i revisionsrapporten har hanterats av VoN. Åtgärder bedöms i allt väsentligt ha vidtagits för att successivt komma tillrätta med de brister som konstaterats. Svar har erhållits inom rimlig tid. Ett fortsatt och successivt arbete krävs löpande för att säkerställa god styrning, ändamålsenliga rutiner, uppföljning och kontroll av den verksamhet man ansvarar för. 7 av 7