Granskning av användning och hantering av medarbetarenkäter. Örnsköldsviks kommun

Granskning av användning och hantering av medarbetarenkäter Örnsköldsviks kommun

Innehåll 1 Sammanfattning...2 2 Inledning...3 2.1 Bakgrund...3 2.2 Syfte...3 2.3 Avgränsning...3 2.4 Revisionsfrågor...3 2.5 Revisionskriterier...3 2.6 Metod och genomförande...4 3 Lagar och föreskrifter...4 3.1 Arbetsmiljölag...4 3.2 Arbetsmiljöverkets föreskrifter 2001:1...4 4 Kommunens styrande dokument...4 4.1 Övergripande mål och styrkort...4 4.2 Personalidé...4 4.2.1 Arbetsmiljöpolicy 2012-2014...5 4.3 Kommunstyrelsens delegationsordning...5 5 Genomförande av medarbetarundersökningen...5 5.1 Syfte och målgrupp...5 5.2 Organisation och ansvarsfördelning...5 5.3 Utformning av enkäten...5 5.3.1 Enkätfrågorna...6 5.3.2 Hållbart medarbetarengagemang...6 5.4 Genomförande av enkätundersökning...6 5.5 Resultatanalys och handlingsplaner...8 5.5.1 Kommun- och förvaltningsnivå...8 5.5.2 Avdelnings- och enhetsnivå...8 5.6 Uppföljning...9 5.6.1 Kommun- och förvaltningsnivå...9 5.6.2 Avdelnings- och enhetsnivå...9 6 Svar på revisionsfrågor...10 7 Bedömning...11 Källförteckning...12 1

1 Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Örnsköldsviks kommun har EY genomfört en granskning av kommunens hantering och användning av medarbetarenkäter. Granskningen omfattar kommunstyrelsen utifrån ett ansvarsperspektiv. Samtliga övriga nämnders verksamhetsområden omfattas av granskningens informationsinhämtning. I kommunen genomförs en årlig medarbetarenkät. Enkäten utformas och hanteras av kommunledningsförvaltningens personalavdelning. Alla anställda har möjlighet att besvara enkäten. Resultatet analyseras gemensamt av chefer och personal på enhets-, avdelningsoch förvaltningsnivå och ligger till grund för arbetet med handlingsplaner och annan verksamhetsplanering. Vår bedömning är att kommunens medarbetarenkät fungerar som ett viktigt verktyg för att ge underlag och information till kommunstyrelsen och nämnderna. Den möjliggör jämförelser mellan år och mellan verksamhetsområden. Det är positivt att kommunen deltar i indexet Hållbart Medarbetarengagemang som tagits fram av SKL och Rådet för främjande av kommunala analyser eftersom det möjliggör jämförelser med andra kommuner. Personalavdelningen arbetar med medarbetarenkäten på ett tydligt sätt och finns som stöd för den övriga organisationen. Hela organisationen är involverad i arbetet med att genomföra och analysera enkäten, vilket skapar förutsättningar för att resultatet är förankrat och en aktiv del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enkäten är utformad på ett vedertaget sätt och resultatet är tillräckligt omfattande för att fungera som vägledande mått på hur kommunens personalidé efterlevs. Handledningsmaterialet för chefer är omfattande och ger tydliga instruktioner för hela processen från enkät till åtgärd och uppföljning. Kommunstyrelsens arbetsutskott får årligen ta del av resultatet av hela medarbetarenkäten. Nämnderna får resultatet för de tre perspektivmål som berörs i styrkortet under attraktiv arbetsgivare. Vi ser dock att det finns fördelar med att nämnderna får ta del av hela resultatet för sitt verksamhetsområde. Det bidrar till en helhetsbild av verksamhetens förutsättningar. Vi rekommenderar därför att: Samtliga nämnder som en informationspunkt årligen tar del av resultatet av medarbetarenkäten. Kommunen tydliggör, i delårsrapport och årsredovisning, vilka åtgärder som vidtas med anledning av de resultat som framkommer i medarbetarenkäter. 2

2 Inledning 2.1 Bakgrund Medarbetarenkäten är ett av de årliga underlagen som finns för att planera en verksamhet. Arbetsgivaren kan genom dessa enkäter undersöka hur medarbetare upplever sin arbetsmiljö, både den psykiska och den psykosociala samt följa upp hur personalmål av olika slag följs upp. För Örnsköldsviks kommuns medarbetare ingår medarbetarenkäten som en regelbunden insats från arbetsgivaren. Medarbetarenkätens resultat sammanställs och presenteras efter att den är besvarad på arbetsgruppnivå, avdelningsnivå och vidare uppåt i organisationen. År 2013 uppgick svarsfrekvensen till 78,2 procent vilket bedöms vara en tillfredsställande nivå för att kunna utgöra underlag vid bedömning av måluppfyllelse och därmed vara en väsentlig del av verksamhetsstyrningen inom kommunen. Ett av kommunstyrelsens och nämndernas sätt att bedriva uppsikt över sina verksamheter är genom medarbetarenkäten. Revisorerna har i sin i sin risk- och väsentlighetsanalys identifierat en risk i att medarbetarenkäten inte hanteras på ett ändamålsenligt och tillfredsställande sätt. 2.2 Syfte Granskningens övergripande syfte är att bedöma ändamålsenligheten i kommunens hantering och användning av medarbetarenkäter. 2.3 Avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsen utifrån ett ansvarsperspektiv. Samtliga övriga nämnders verksamhetsområden omfattas av granskningens informationsinhämtning. 2.4 Revisionsfrågor Granskningens analys samt slutsats kommer att utgå från följande revisionsfrågor: Är genomförandet, analysen och återkopplingen av medarbetarenkäter i kommunen ändamålsenlig? Genomförs ändamålsenliga åtgärder utifrån erhållna resultat? Är metoder för utvärdering och analys vedertagna, statistiskt säkra och tydliga? Används systemstöd vid genomförandet av personalenkäter? 2.5 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen (1991:900) kap 6 Arbetsmiljölagen Arbetsmiljöverkets föreskrifter 2001:1 Fullmäktiges fastställda mål inom personalområdet 3

Arbetsmiljöpolicy 2012-2014 2.6 Metod och genomförande Granskningen har genomförts i form av dokumentgranskning och intervjuer. Intervjuade är personaldirektör och arbetsmiljösamordnare på kommunledningsförvaltningens personalavdelning. Förvaltningschefer för bildningsförvaltningen, välfärdsförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen samt konsult och service har besvarat frågor via e-post. Utöver vår interna kvalitetssäkring har samtliga intervjuade fått möjlighet att komma med synpunkter på rapportutkastet. Detta för att säkerställa att revisionsrapporten bygger på korrekta fakta och uttalanden. 3 Lagar och föreskrifter 3.1 Arbetsmiljölag Arbetsmiljölagen säger att arbetsgivaren och arbetstagarna ska samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö (3 kap 1 a ). Arbetsmiljön skall vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället och arbetsförhållandena ska anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende (2 kap 1 ). Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet. 3.2 Arbetsmiljöverkets föreskrifter 2001:1 Arbetsmiljöverkets föreskrifter säger att systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten och att arbetstagarna ska ha möjlighet att delta i detta. Det ska finnas en skriftlig arbetsmiljöpolicy och rutiner för hur SAM ska genomföras. Tillämpningsföreskrifterna anger enkäter som ett möjligt sätt att skapa en bild av förhållanden som innebär fysiska och psykiska påfrestningar. 4 Kommunens styrande dokument 4.1 Övergripande mål och styrkort Kommunen använder sig av Gemensam Process för Styrning (GPS) för att styra verksamheten. Kommunfullmäktige antog den 20 december 2010 en vision och ett antal övergripande mål för kommunen. Ett av dessa mål är att vara en attraktiv arbetsgivare med kompetenta medarbetare. Sedan 2011 är attraktiv arbetsgivare ett av fem perspektiv som organisationen styrs utifrån. Detta följs upp i årsredovisningen genom tre parametrar: jämställda arbetsplatser med mångfald, gott ledarskap och kompetenta medarbetare samt friska medarbetare i en bra arbetsmiljö. Dessa mätvärden följs bland annat upp genom kommunens medarbetarenkät. 4.2 Personalidé Personalidén är ett samlingsnamn för en rad personalpolitiska visionsdokument antagna av kommunfullmäktige. Personalidén omfattar avtal om samverkan, det lönepolitiska programmet, arbetsmiljöpolicy, drogpolicy, jämställdhets och mångfaldspolicy, ledarskap och medarbetarskapsdokumentet samt personalförsörjningsstrategin. Dokumenten tydliggör kommunens strategiska personalpolitik och utgör ett arbetsverktyg för chefer och medarbetare i personalfrågor. 4

4.2.1 Arbetsmiljöpolicy 2012-2014 I arbetsmiljöpolicyn för 2012-2014 lyfts ett aktivt arbete med resultaten från medarbetarenkäten fram som ett prioriterat arbetsområde för att stärka ledar- och medarbetarskapet. Medarbetarenkäten nämns också som ett av flera verktyg för att utvärdera arbetsmiljöpolicyn, genom möjligheten att hämta siffror för Nöjd medarbetarindex (sedan 2014 års medarbetarenkät ersatt med index för Hållbart medarbetarengagemang). 4.3 Kommunstyrelsens delegationsordning Kommunstyrelsens delegationsordning stadgar att personalfrågor såsom att anställa och avveckla personal, ledigheter m.m. för all personal utom kommundirektör och förvaltningschef delegeras till kommundirektören/förvaltningschefen för konsult- och serviceförvaltningen, med rätt att vidaredelegera. Varken delegationsordningen eller Kommunstyrelsens riktlinjer för delegationsbeslut och verkställighet i personaladministrativa ärenden innehåller specifik delegation av arbetsmiljöfrågor. 5 Genomförande av medarbetarundersökningen 5.1 Syfte och målgrupp Syftet med medarbetarenkäten är att fungera som ett av underlagen till verksamhetsplanering, att undersöka hur medarbetarna upplever sin arbetsmiljö, både den fysiska och den psykosociala, och att följa upp hur personalidén efterlevs. Medarbetarenkäten är också en viktig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) men kompletteras på detta område av arbetsmiljörond, arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal. Kommunens personaldirektör beskriver också att det finns ett stort värde i att ha en temperaturmätare på organisationen, med möjlighet att följa upp trender och tendenser i olika frågor. Målgruppen är samtliga medarbetare med månadslön samt långtidssjukskrivna och tjänstlediga som varit borta mindre än två år. För att svara på enkäten ska man ha varit anställd minst 2 månader på nuvarande arbetsplats. 5.2 Organisation och ansvarsfördelning Kommunledningsförvaltningens personalavdelning ansvarar för planering och utformning av enkäten, information och vägledning, upphandling av teknisk plattform samt sammanställning av statistik och rapporter. Det är personalavdelningen som återrapporterar till kommunstyrelsen och till samverkansrådet (facklig representation på ledningsnivå). Varje förvaltningschef ansvarar för analys av sina resultat samt genomförande av förvaltningsspecifika åtgärder. Det omfattar bland annat handlingsplaner och utvärdering av chefer utifrån resultatet (se avsnitt 5.5 Resultatanalys och handlingsplaner). Varje enhetschef ansvarar för distribution av inloggningsuppgifter till sina medarbetare samt för att motivera och instruera medarbetarna att svara på undersökningen. 5.3 Utformning av enkäten Enkäten består av ett trettiotal frågor om medarbetarens upplevda arbetssituation. Frågorna består av påståenden som den svarande antingen kan instämma eller inte instämma i, ibland med ja eller nej-alternativ och ibland på en femgradig skala. Till detta kommer även ett antal bakgrundsfrågor som till exempel kön, ålder, sysselsättningsgrad, yrkestitel, etc. 5

Medarbetarenkätens frågor har kombinerats ihop till fem index, varav HME har tre underindex. Dessa index kan användas var för sig för att följa upp olika perspektiv i de kommunala målen. De fördelas enligt följande: Ledarskap Arbetstillfredsställelse Hälsa Tolerans Hållbart medarbetarengagemang o HME Motivation o HME Ledarskap o HME Styrning Fram till 2013 användes Nöjd medarbetarindex som en sammanvägning av alla frågor. Detta index nämns fortfarande i flera styrande dokument. Sedan 2014 används däremot enbart HME-index för motsvarande uppföljning. 5.3.1 Enkätfrågorna Enligt kommunens arbetsmiljösamordnare härstammar merparten av frågorna från AHAenkäten. AHA-enkäten är ett frågeformulär på vetenskaplig grund som utvecklats av Karolinska Institutet. Formuläret är anpassat för att kartlägga medarbetarnas hälsa och psykosociala arbetsmiljö med återkoppling till deltagarna både på individ- och på gruppnivå. Kommunen återkopplar inte längre resultaten på individnivå men har tagit med sig en stor del av frågorna i den nuvarande medarbetarenkäten. Kommunen har lagt till ytterligare frågor baserat på erfarenheter från medarbetarenkäter i andra kommuner med påföljande synpunkter från diskrimineringsombudsmannen. Kommunen har också haft stöd av en analys- och statistikansvarig på AFA. Frågorna har löpande utvärderats och uppdaterats efter synpunkter från medarbetare, till exempel när någon fråga varit oklart formulerad. 5.3.2 Hållbart medarbetarengagemang Indexet Hållbart medarbetarengagemang (HME) med sina tre underindex är ett tillägg till enkäten från 2013. HME är utvecklat av Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Rådet för främjande av kommunala analyser. Resultatet för övergripande kommunal nivå registreras i kommun- och landstingsdatabasen Kolada 1 för att kunna delta i nationella jämförelser. HME mäts genom nio enkätfrågor. SKL rekommenderar att frågorna inkluderas i en redan befintlig medarbetarenkät, om sådan finns, och att frågorna placeras sammanhållet i början eller i slutet av enkäten. I kommunens medarbetarenkät har de placerats sammanhållet i början av enkäten. Övriga rekommendationer gällande disposition, utformning och resultathantering är också uppfyllda. 5.4 Genomförande av enkätundersökning Medarbetarenkäten genomförs en gång per år på hösten. Enkäten genomförs i form av en webbenkät. Den tekniska plattformen för detta upphandlas med ettårigt avtal. Företaget tillhandahåller enbart den tekniska plattformen, allt arbete relaterat till undersökningen genomförs internt på personalavdelningen. Kommunens arbetsmiljösamordnare upplever att 1 http://www.kolada.se/ 6

verktyget är ändamålsenligt och inte av tekniska skäl har inneburit några begränsningar för genomförandet. Inför genomförandet skickar personalavdelningen ut vägledande material till alla medarbetare. I detta ingår information om enkätens syfte, praktisk information om hur man besvarar enkäten samt svar på vanliga frågor som har med enkäten att göra. Alla enhetschefer får också skickat till sig ett vägledande material som utöver ovanstående också innehåller vägledning kring hur man kan instruera och motivera sina medarbetare, samt information kring hantering och fördelning av inloggningsuppgifter. Såväl medarbetare som chefer informeras också om att enkäten är en viktig del i respektive enhets verksamhetsplanering. I informationsmaterialet till både medarbetare och enhetschefer betonas att det ingår i personalens arbetsuppgifter att fylla i enkäten och att chefen ska se till att det finns tillgång till en dator för att göra detta, alternativt att personalen kan utföra arbetsuppgiften hemifrån. Enhetscheferna instrueras också att inte glömma bort medarbetare som är föräldralediga, tjänstlediga eller sjukskrivna. Enkätsvaren är anonyma. För att fylla i enkäten behöver medarbetaren ha tillgång till inloggningsuppgifter i form av ett användarnamn och ett lösenord. Respektive enhetschef får i förväg en serie inloggningsuppgifter att fördela mellan sina medarbetare. Inloggningsuppgifterna är kopplade till respektive arbetsgrupp men är inte kopplade till någon enskild person. Enhetscheferna uppmanas att fördela inloggningsuppgifterna på ett sätt som främjar anonymiteten, till exempel genom slumpvis utlottning. Någon uppföljning på detta område görs inte från central nivå. Personalavdelningen ser en risk i att medarbetare kan lämna datorn när de är inloggade i enkäten, och att andra medarbetare då riskerar att ändra eller titta på svaren. En säkerhetsåtgärd är därför att det inte är möjligt att gå tillbaka till tidigare frågor vid besvarande av enkäten. I vägledningsmaterialet till enhetschefer finns tips på metoder för att få medarbetarna att svara på enkäten. Svarsfrekvensen har de senaste åren sett ut enligt följande: Svarsfrekvens i medarbetarundersökningen Förvaltning 2011 2012 2013 2014 BF 72,3 75,5 73,1 73,4 KLF 90,4 94,6 94,7 92 KOF 76,4 77,0 84,6 85,5 SBF 83,8 85,0 85,8 82,7 VF 75,3 75,9 79,1 79,5 Totalt 75,2 76,8 78,3 78,3 Svarsfrekvensen är baserad på antalet genererade inloggningsuppgifter eftersom någon koppling till individuella anställda inte görs i systemet. Mängden genererade inloggningar baseras på att cheferna i förväg rapporterar in hur många medarbetare de har. Om enheten får för få inloggningsuppgifter kan arbetsmiljösamordnaren skapa fler på begäran. Om enheten har fått för många tas dessa bort i samband med att enkäten avslutas. Om en chef glömmer bort att rapportera att enheten har fått för många inloggningsuppgifter så kommer dessa att visas som bortfall i statistiken. Arbetsmiljösamordnarens bedömning är detta troligen innebär en marginell skillnad i dagsläget. 7

Kommunen gör inte någon undersökning av vilka medarbetare som valt att inte svara på enkäten eller varför. I de fall då enskilda enheter har ovanligt låg svarsfrekvens följs detta upp av närmast överordnade chef. 5.5 Resultatanalys och handlingsplaner Resultaten presenteras på arbetsgruppsnivå, enhetsnivå, avdelningsnivå, förvaltningsnivå och övergripande kommunnivå. Varje chef tar del av resultat från sina medarbetare. Varje enhet kan jämföra sitt resultat med det genomsnittliga från förvaltningen och med det genomsnittliga från kommunen som helhet. I en grupp på färre än tio personer måste minst fem personer ha svarat och i en grupp på fler än tio personer måste minst hälften ha svarat, annars tas ingen gruppvis rapport fram utan svaren ingår enbart i den övergripande sammanställningen. Bakgrundsvariabler redovisas inte på arbetsgrupps- och enhetsnivå, i syfte att skydda anonymiteten. Ett av villkoren för ett enhets- eller avdelningsresultat är också att det inte går att räkna ut vad enskilda personer har svarat genom att jämföra en total rapport med delrapporter. Varje förvaltningsenhet genomför själv analyser av sina resultat men kommunledningen kan vara behjälplig i arbetet. 5.5.1 Kommun- och förvaltningsnivå Kommunledningen gör analyser på kommunnivå och förvaltningsnivå som delges förvaltningarna. Det är bara kommunledningen som analyserar HME-index och rapporterar detta till Kolada för nationell jämförelse. På förvaltningsnivå presenteras resultatet av undersökningen vid en chefsträff i anknytning till att enkäten är genomförd. Där fokuserar man på det som är gemensamt för hela förvaltningen. Analysen är inriktad på att identifiera utvecklingsområden och hitta lämpliga aktiviteter. Diskussionerna tas med som del i arbetet med verksamhetsplan för kommande år. Identifierade fokusområden varierar mellan förvaltningarna. Konsult- och serviceförvaltningen uppger till exempel att många medarbetare har meddelat problem med nacke, rygg och axlar, vilket bland annat resulterade i att förvaltningen har inkluderat lyftteknik och ergonomiska genomgångar i sitt avtal med företagshälsovård. Bildningsförvaltningen har istället identifierat en upplevd hög arbetsbelastning som nu ska motverkas genom en ledarutbildning. 5.5.2 Avdelnings- och enhetsnivå På avdelningsnivå och enhetsnivå presenteras resultatet av undersökningen vid en arbetsplatsträff. Ambitionen från kommunens sida är att detta ska ske inom kort tid efter att resultatet är presenterat, för att det ska finnas en tydlig koppling mellan personalens medverkan i enkäten och förbättringsarbetet. Enligt kommunens avtal för samverkan har samtliga medarbetare som ingår i arbetslaget eller som har sitt arbete förlagt på arbetsplatsen rätt att delta vid arbetsplatsträffar. Arbetsgrupper som inte har fått ett resultat, till exempel på grund av låg svarsfrekvens, ska fortfarande delta i analysarbetet. Dessa använder sig av avdelningens eller förvaltningens resultat som grund för sin dialog. Som stöd i arbetet får varje enhetschef en handledning som innehåller förslag på hur analysprocessen kan organiseras. Handledningen innehåller rekommenderade diskussionsfrågor och förslag på gruppövningar uppdelade per index. Nytt för 2014 är att avdelningar och enheter analyserar HME-index, vilket tidigare bara analyserats på övergripande kommun- och förvaltningsnivå. Handledningen tipsar även om olika 8

angreppssätt beroende på om resultaten är bra, låga eller uteblivna. Handledningen lyfter också fram ett antal frågor som kan vara mer lämpade att ta upp på individnivå i utvecklingssamtalet än att diskutera på gruppnivå. Handledningen innehåller även uppmaningen att inte se enkäten som det enda svaret utan att komplettera med övrig kunskap från till exempel personalidén, utvecklingsresa, personalmöten, utvecklingssamtal och andra kontakter med medarbetarna. Den rekommenderade arbetsgången är att chef samt personal gemensamt analyserar resultatet av medarbetarenkäten och skapar en handlingsplan med åtgärder. I detta ingår att ha föregående års handlingsplan som underlag för att diskutera vilka åtgärder som har genomförts och vilka resultat dessa har gett. Handlingsplanen rekommenderas omfatta tre prioriterade förbättringsområden för det kommande året. Handlingsplanen ska ligga till grund för det fortsatta systematiska arbetsmiljöarbetet och tas med i verksamhetsplaneringen inför kommande år. 5.6 Uppföljning 5.6.1 Kommun- och förvaltningsnivå Resultatet av medarbetarenkäten återrapporteras till Kommunstyrelsens arbetsutskott av personaldirektören. Resultatet återrapporteras inte i sin helhet till nämnderna. I styrkortsperspektivet Attraktiv arbetsgivare ingår däremot tre perspektivmål som hos alla nämnder till stor del följs upp genom resultatet från medarbetarenkäten. Dessa är: 1. Jämställda arbetsplatser med mångfald, mäts bland annat genom indexet tolerans. 2. Gott ledarskap och nöjda kompetenta medarbetare, mäts genom indexen ledarskap och hållbart medarbetarengagemang samt frågorna Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete och Jag har utvecklingssamtal med min chef en gång per år. 3. Friska medarbetare i en bra arbetsmiljö, mäts bland annat genom indexen hälsa och arbetstillfredsställelse. Styrkortet följs upp delårsvis men dessa uppföljningsvärden ligger fast över året eftersom medarbetarundersökningen bara genomförs på hösten. Återrapportering sker till den fackliga representationen genom samverkansråd och samverkanskommitté. Kommunens personaldirektör beskriver medarbetarundersökningen som ett viktigt internt verktyg för att följa upp genomförda åtgärder. Som exempel lyfter hon fram att betyget på kvaliteten i lönesamtalen var lägre men att kommunen satte in centrala åtgärder i form av chefsutbildningar och lönepolitiska seminarier. Efter dessa insatser har det övergripande värdet ökat märkbart. 5.6.2 Avdelnings- och enhetsnivå Ansvarig chef följer upp handlingsplanen tillsammans med medarbetarna på arbetsplatsträffar vid tertialuppföljningar. Handledningsdokumentet för chefer uppmanar till att använda handlingsplanen kontinuerligt som underlag för diskussion, samt att utvärdera arbetet inför kommande års medarbetarenkät. När enhets- och avdelningschefer har utvecklingssamtal med sina överordnade chefer används deras resultat inom ledarindex som underlag. 9

6 Svar på revisionsfrågor Revisionsfråga Är genomförandet, analysen och återkopplingen av medarbetarenkäter i kommunen ändamålsenlig? Genomförs ändamålsenliga åtgärder utifrån erhållna resultat? Är metoder för utvärdering och analys vedertagna, statistiskt säkra och tydliga? Används systemstöd vid genomförandet av personalenkäter? Sammanfattning Syftet med medarbetarenkäten är att fungera som ett underlag till verksamhetsplanering, att undersöka hur medarbetarna upplever sin arbetsmiljö samt att bidra till det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommunstyrelsen involverar hela organisationen i både genomförande och analys vilket ger goda förutsättningar för att syftet ska uppfyllas. Enligt vår bedömning är systemet för genomförande, analys och återkoppling av medarbetarenkäter ändamålsenligt. Varje chef ansvarar för att varje år ta fram åtgärder i en handlingsplan. Resultatet används som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet samt som underlag för verksamhetsplaneringen, i form av handlingsplaner och aktiviteter till verksamhetsplan och aktivitetsplan. Konkreta åtgärder följs inte upp av Kommunstyrelsen annat än genom årsredovisning. I granskningen har inte framkommit något resultat som tyder på att åtgärderna är annat än ändamålsenliga. Medarbetarenkäten skickas till samtliga anställda och undgår därför många problem kopplade till statistisk säkerhet. Kommunen har vidtagit flera åtgärder för att säkerställa anonymiteten. Kommunen har utarbetat omfattande vägledningsmaterial riktat till både chefer och anställda som ska säkerställa att alla inblandade har tillräcklig kunskap för sin medverkan i arbetet. Enligt vår bedömning är metoderna för utvärdering och analys vedertagna, statistiskt säkra och tydliga. Ett IT-system har upphandlats och används för insamling av data samt för framställande av rapporter. Företaget tillhandahåller verktyget och det är kommunens personalavdelning som planerar, utformar, genomför och analyserar enkäten. 10

7 Bedömning Den här granskningens övergripande syfte är att bedöma ändamålsenligheten i kommunens hantering och användning av medarbetarenkäter. Granskningen omfattar kommunstyrelsen utifrån ett ansvarsperspektiv. Samtliga övriga nämnders verksamhetsområden omfattas av granskningens informationsinhämtning. Vår bedömning är att kommunens medarbetarenkät är ett viktigt verktyg för att ge underlag och information till kommunstyrelsen och nämnderna. Den möjliggör jämförelser mellan år och verksamhetsområden. Det är positivt att kommunen deltar i indexet Hållbart Medarbetarengagemang som tagits fram av SKL och Rådet för främjande av kommunala analyser eftersom det möjliggör jämförelser med andra kommuner. Personalavdelningen arbetar med medarbetarenkäten på ett tydligt sätt och finns som stöd för den övriga organisationen. Hela organisationen är involverad i arbetet med att genomföra och analysera enkäten, vilket skapar förutsättningar för att resultatet är förankrat och en aktiv del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enkäten är utformad på ett vedertaget sätt och resultatet är tillräckligt omfattande för att fungera som vägledande mått på hur personalidén efterlevs. Handledningsmaterialet för chefer är omfattande och ger tydliga instruktioner för hela processen från enkät till åtgärd och uppföljning. Kommunstyrelsens arbetsutskott får årligen ta del av resultatet av hela medarbetarenkäten. Nämnderna får endast resultat på de tre perspektivmål som berörs i styrkortet under attraktiv arbetsgivare. Vi ser dock att det finns fördelar med att nämnderna får ta del av hela resultatet för sitt verksamhetsområde. Det bidrar till en helhetsbild av verksamhetens förutsättningar. Vi rekommenderar därför att: Samtliga nämnder som en informationspunkt årligen tar del av resultatet av medarbetarenkäten. Kommunen tydliggör, i delårsrapport och årsredovisning, vilka åtgärder som vidtas med anledning av de resultat som framkommer i medarbetarenkäter. 11

Källförteckning Granskningsunderlag Arbetsmiljöpolicy 2012-2014 Att arbeta med medarbetarenkäten - Handledning och stöd vid förändringsarbete i verksamheten (2013 och 2014 års version) Avtal om samverkan Etiska riktlinjer för medarbetarenkät (reviderad 2011-09-30) Följebrev lösenord 2013 Följebrev resultat 2013 Information om medarbetarenkät 2013 (till chef) Instruktion webbenkät 2013 (till medarbetare) Kommunstyrelsens delegationsordning (reviderad 2013) Rktlinjer för delegationsbeslut och verkställighet i personaladministrativa ärenden Medarbetarenkät 2013 utdrag över frågor Medarbetarenkät 2014 utdrag över frågor Personalidé med tillhörande policydokument Verksamhetsplaner 2014 Årsredovisning 2013 Referensmaterial AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete - Arbetsmiljöverket HME, modell och användaranvisningar SKL 12