Bildningsförvaltningen Handlingsplan för systematiskt kvalitetsarbete i arbetsmiljöfrågor Fastställd: Handläggare: Helene Björkqvist, Maria Evald
Handlingsplan för systematiskt kvalitetsarbete inom arbetsmiljöområdet En del av förvaltningens arbetsmiljöprogram 1. Inledning Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) är en viktig och lagstadgad del för ett hållbart arbetsliv samt en hållbar ekonomi (www.av.se). En viktig del i detta arbete är att i samverkan med de olika fackförbunden regelbundet göra undersökningar för att kunna analysera nuläget och sedan göra aktuella handlingsplaner. En del av det systematiska kvalitetsarbetet är att Katrineholms kommun vartannat år genomför en medarbetarundersökning med följande rubriker: Arbetsklimat Delaktighet Fysisk arbetsmiljö Kommunen som arbetsplats Ledarskap Mål Resultaten redovisas på kommun-, förvaltnings- och chefsnivå. Utifrån den undersökningen har den här förvaltningsövergripande planen tagits fram. Det finns stora beröringspunkter med den övergripande jämställdhetsplanen, Jämställdhetsplan med inriktning mot likabehandling Bildningsförvaltningen augusti 2014 juli 2017 som fastställdes i augusti 2014. Eftersom Katrineholms kommun arbetar jämställdhetsintegrerat och vi har upptäckt könsskillnader i medarbetarundersökningen fanns det anledning att analysera dessa även ur ett jämställdhetsperspektiv. I bildningsförvaltningens övergripande handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete finns under 2014 2015 följande fokusområden: Ledarskap, Arbetsklimat, Fysisk arbetsmiljö. 2. Planens bakgrund och framtagande Katrineholms kommuns medarbetarundersökning genomfördes i december 2013. Den genomfördes via personligt mail till alla medarbetare. Totalt svarade 1893 personer (av 2786 anställda) på hela undersökningen vilket ger en svarsfrekvens på 68 %. 3
Per förvaltning: Bildningsförvaltningen: 74% (821/1108) Kommunledningsförvaltningen: 89% (64/72) Kultur o Turismförvaltningen: 86% (38/44) Samhällsbyggnadsförvaltningen: 84% (36/43) Service o Teknikförvaltningen: 63% (128/203) Socialförvaltningen: 71% (71/100) Viadidakt: 82% (97/118) Vård o Omsorgsförvaltningen: 58% (639/1097) I det här dokumentet kan vi ta del av resultatet för bildningsförvaltningen samt jämföra det med det totala resultatet för hela kommunen. Svarsskalan är femgradig och går från 1. Instämmer inte alls till 5. Instämmer helt. Alla frågor har också alternativet Ingen åsikt. Nio frågor ställs enligt HME(Hållbart Medarbetarengagemang)- modellen med en femgradig skala Stämmer mycket dåligt Stämmer mycket bra. Färgerna nedan visar bildningsförvaltningens totala resultat för respektive område samt det övergripande Medarbetarindexet (MI Grön: 70% - 100% = bra resultat Gul: 60 69% = förbättringsmöjligheter Röd: 1-59% = för lågt resultat 4
I undersökningen hamnade bildningsförvaltningen på röda siffror i fysisk arbetsmiljö 54 % och gula siffror i arbetsklimat 65 % ledarskap 66 % När det gäller indexområdena Delaktighet, Kommunen som arbetsplats och Mål hamnar vi på grönt (74, 72 respektive 72 %) 5
3. Resultat utifrån medarbetarundersökningen För att få ett effektivt arbetsmiljöarbete har förvaltningen valt att först fokusera på det indexområde där vi (liksom kommunen i stort) har låga värden: Störst avvikelser och lägst resultat finns i indexområdet Fysisk arbetsmiljö här kan vi se ett stort behov av att dyka ner i delområdena, göra en nulägesanalys för att därefter skriva konkreta handlingsplaner. Vi kan se att det skiljer i några delområden mellan kvinnor och män; exempelvis hamnar kvinnor på rött när det gäller delområdet Rimliga krav (57 %) medan männen finns på gult (64 %) något som vi behöver se över orsakerna till vilka kvinnor i vilka områden/arbetsplatser/yrkesgrupper gäller det? Eller är det lika värden för alla? Samma frågeställning gäller förstås också männens siffror. Indexområde Delaktighet markeras grönt, men män hamnar på gult i delområdet Delaktighet i utvecklingsområden (68 %) liksom i indexområde Mål: Koppling mål och eget arbete. Där ligger förvaltningens total något högre än kommungenomsnittet men männens värde ligger på gult värde (69 %). Resultatet av medarbetarundersökningen (Nöjd medarbetarindex) finns att hämta hos ansvariga chefer. 6
Här följer en konkret övergripande handlingsplan över de åtgärder som behöver göras beträffande fokusområdena: ledarskap, arbetsklimat och fysisk arbetsmiljö. Ledarskap Ledarskapsutveckling för alla chefer Uppdrag till alla chefer att arbeta med stödprocesserna Styrning och ledning i Qualisarbetet Delutvärdering av den nya organisationen Anna Thörn Start 140911 150630 Inom budgetram Anna Thörn, alla chefer Start ht 2014 Nämnd 2015 Inom budgetram Helene Björkqvist Start okt 2014 Nämnd 2015 Genomförs via dialogsamtal med representanter från samordningsområdena samt representant från förvaltningskontoret Arbetsklimat Alla chefer tillsammans med respektive skyddsombud deltar i kommunens arbetsmiljöutbildning under hösten 2014. Översyn av förvaltningens friskvårdsarbete Verksamhetschefer Start augusti 2014 Vid nästa enkäts genomförande 2015 Förvaltningschef Klart 141231 Vid nästa enkäts genomförande 2015 I samverkan med kommunens personalkontor. Fysisk arbetsmiljö Säkerställa att investeringsrutinerna är kända i organisationen och att de efterlevs. Alla chefer tillsammans med respektive skyddsombud deltar i kommunens arbetsmiljöutbildning under hösten 2014. Förvaltningschef Verksamhetschef förvaltningskontoret. 150630 Budget 2016 Verksamhetschefer Start augusti 2014 Vid nästa enkäts genomförande 2015 7
Översyn av förvaltningens friskvårdsarbete Berörda områden tar fram handlingsplan utifrån sina förutsättningar. Förvaltningschef Klart 141231 Vid nästa enkäts genomförande 2015 Respektive chef Klart 140831 Uppföljning sker i checklistan förvaltningens årshjul. I samverkan med kommunens personalkontor. 4. Arbetsgång för nulägesanalys och åtgärder Steg 1 Bildningsförvaltningens resultat redovisas på bildningsnämnden, övergripande samverkansgrupp, rektorernas ledningsgrupp och på förvaltningskontoret. Redovisning av Nöjd medarbetarindex Förvaltningschef, verksamhetschef Bildningsnämnden: 140318 + 140506 BIF samverkan: 140422 Rektorernas ledningsgrupp: 140227 Förvaltningskontorets APT: 140228 + 140328 Uppföljning sker enligt beslutad arbetsgång Steg 2 Varje skolenhetsresultat hanteras på respektive skolenhet. Syftet är, att komma fram till vad som är specifikt för skolenheten och som kan göras för att hantera resultatet på skolenhetsnivå. Skolenhetens resultat gås igenom på arbetsplatsträffen. Syftet är, att komma fram till vilka problem som är specifika för arbetsstället. Det som inte kan åtgärdas omedelbart på skolenhet respektive arbetsplatsnivå sammanställs i en handlingsplan för skolenheten. Den bifogade blanketten för riskbedömning och handlingsplan kan gärna användas, se bara till att namnet på skolenheten framgår när ni skickar den vidare. Blanketten skickas till bildningsförvaltningen senast 140831. Bildningsförvaltningens och skolenheternas handlingsplaner/resultat bereds av förvaltningsledning och övergripande samverkansgrupp 140909. Syftet är att komma fram till vad som är specifikt för förvaltningen och vad som kan göras för att hantera resultatet på förvaltningsnivå. 8
Gå igenom Nöjd medarbetarindex på APT Förskolechef/rektor/ enhetschef Datum: 141231 Uppföljning sker via checklista i förvaltningens årshjul. Lokal handlingsplan Verksamhetschef förskolechef /rektor/ enhetschef Datum:141231 Uppföljning sker via checklista i förvaltningens årshjul. Analysera de lokala handlingsplanerna (resultaten) Verksamhetschef förskolechef /rektor/ enhetschef Datum:141231 Uppföljning sker via checklista i förvaltningens årshjul. Steg 3 Bildningsförvaltningen gör en övergripande handlingsplan som ska tydliggöra vad som behöver åtgärdas, vad det konkreta målet med åtgärden är, vad kostnaden är, vem som har ansvaret för respektive åtgärd och när den ska vara klar. Handlingsplanen återrapporteras till förvaltningens samverkansgrupp 141021 och till områdenas lokala samverkansgrupper. Förvaltningens handlingsplan är en del av förvaltningens arbetsmiljöprogram. Skriva en övergripande handlingsplan Förvaltningschef Datum: 141021 Hösten 2015 Återrapportera till BIF samverkansgruppen Förvaltningschef/ verksamhetschef Datum: 141021 9
Steg 4 Handlingsplanen ska tas upp för beslut på Bildningsnämnden 141104. Bildningsnämnden har ansvaret för arbetsmiljön inom bildningsförvaltningens verksamheter. Handlingsplanen skickas efter nämndbeslut till Kommunledningsförvaltningen. Personalavdelningen sammanställer kommunens handlingsplan, som är kommunens arbetsmiljöprogram, i samverkan med den centrala samverkansgruppen. Kommunens handlingsplan tas upp i budgetberedningen inför 2016 års budgetdirektiv. Uppföljning sker vid nästa enkäts genomförande. Handlingsplanen som ett ärende på bildningsnämnden Förvaltningschef 141104 Vid nästa enkäts genomförande 2015 10