Handlingsplaner för SAM och medarbetarenkäten 2017 Ärende 13 KS 2017/59

Transkript

1 Handlingsplaner för SAM och medarbetarenkäten 2017 Ärende 13 KS 2017/59 Sida 153 av 740

2 Tjänsteskrivelse 1(2) Dnr: KS 2017/59 Kommunstyrelsen Handlingsplaner för SAM och medarbetarenkäten 2017 Förslag till beslut Handlingsplan för respektive nämnder och styrelse godkänns och fastställs. Övergripande handlingsplan godkänns och fastställs. Ärendebeskrivning Enligt gällande arbetsmiljölagstiftning måste arbetsgivaren årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Detta görs genom uppföljning av bland annat mål, rutiner, delegering, befogenheter och kompetens. Uppföljningen kan leda till olika åtgärder exempelvis att rutiner för det systemastiska arbetsmiljöarbetet förändras och nya rutiner kan tillkomma. Men det kan även leda till nya mål för en förbättrad arbetsmiljö. En kortare medarbetarundersökning utifrån HME (hållbart medarbetarengagemang) har även genomförts under hösten Planerade åtgärder utifrån uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt medarbetarenkäten har samlats i en gemensam handlingsplan på respektive nivå. CESAM (central samverkansgrupp) har tagit fram en övergripande handlingsplan med förbättringsområden som här återrapporteras i form av en skriftlig handlingsplan på kommunövergripande nivå. NÄSAM (Nämndsövergripande samverkansgrupp) för Kommunkansliet, Miljö och teknik, Socialtjänsten samt Bildning har tagit fram handlingsplaner med förbättringsområden, som liksom övergripande här återrapporteras i form av en skriftlig handlingsplan. För Bildning är handlingsplan framtagen per verksamhetsområde. Beslutsunderlag Handlingsplan Övergripande 2017 Handlingsplan Socialtjänsten 2017 Handlingsplan Miljö Teknik 2017 Handlingsplan Förskolan 2017 Handlingsplan Lärcentrum 2017 Handlingsplan Fritid och kultur 2017 Handlingsplan grundskolan 2017 Handlingsplan Kommunkansliet 2017 Kommunkansliet Kommunstyrelsen Pernilla Elf Pernilla.Elf@kavlinge.se Kävlinge kommun kommunen@kavlinge.se Sida 154 av 740

3 2 (2) Mikael Persson Kommundirektör Ann Runnström Tf HR-chef Beslutet ska skickas till För kännedom Ann Runnström, Tf HR-chef Socialnämnden Bildningsnämnden Tekniska nämnden Miljö och byggnadsnämnden Sida 155 av 740

4 Handlingsplan för Kävlinge kommun 2017 utifrån den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt medarbetarenkäten Förbättringsområden och föreslagna åtgärder ska kommuniceras ut till cheferna i verksamheten. Detta görs genom att denna handlingsplan tas upp i ledningsgruppen för respektive förvaltningsdel/näsam där HR-konsult kan delta och visa var mallar och anvisningar finns samt svara på frågor och hjälpa cheferna vidare i arbetet. Förbättringsområden Åtgärd Nuläge Ansvarig för åtgärd SAM Mål För ett välfungerande SAMarbete krävs mål att arbeta efter. 16,1 % anger att kontreta kända mål inte finns, i jämförelse med 13,2 % föregående mätning (HT 2015). Respektive chef ansvarar för att sätta upp mål/aktiviter för arbetsmiljöarbetet i verksamhetsplanen. Fråga kopplat till mål i enkäten för årlig uppföljning omformuleras, så att kopplingen till aktivterer i verksamhetsplanen blir tydligare, och frågan undviks Arbetsmiljö ska vara en integrerad del av verksamheten och varje verksamhet ska integrera och bryta ner övergripande arbetsmiljömål och föra in aktiviteter kopplat till detta i verksamhetsplanen. Arbetsplatsens mål/aktiviterer ska även ha Resp chef HR Slutdatum för åtgärd Kvartal 2 HR enheten Kullagatan 2, Kävlinge kontakt@kavlinge.se Sida 156 av 740

5 Uppgiftsfördelning 3,2 % svarar att man inte vet vem som gör vad i arbetsmiljöarbetet i förhållande till 2015 då siffran var 7,5 %. 4,8 svarar att man inte vet vem som är skyddsombud på ens enhet, i jämförelse med 6 % Skriftliga rutiner Skriftliga rutiner ska finnas för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 6,5 procent anger att rutiner inte finns i jämförelse med 4 % (2015) och 9% Introduktion 14 % svarar att genomgång av rutiner och policys för det systematsiska arbetsmiljöarbetet inte har gjorts vid introduktion, i att missförstås. förankring till den handlingsplan som görs på nämndsnivå och Resp chef ansvarar för att det är tydligt vem som gör vad i arbetsmiljöarbetet. Skyddsombudets presenterar sig för sitt skyddsområde, lämpligen på exempelvis APT. Facklig organisationen ansvarar för att rapportera till HR avd och resp enhet gällande förändringar av skyddsombud. HR avd uppdaterar sedan lista på intranätet. Fomulering av fråga i SAM enkäten ses över så att det blir tydligt om det är övergripande eller verksamhetsspecifika rutiner som avses, så att detta blir tydligt. Respektive chef ansvarar för att gå igenom dessa delar vid introduktion av nyanställd medarbetare samt att dokumentera detta enligt befintlig mall/checklista. övergripande nivå. Förteckning över skyddsombud samt deras skyddsområde finns på kommunens intranät. HR avdelningen uppdaterar listan utifrån uppgifter som inkommer av fackliga organisationer Mallar och checklistor finns på intranätet att använda vid introduktion för att säkerställa att information ges om dessa delar. Sida 157 av 740 Resp chef och skyddsombud Kvartal 2 Löpande Facklig organisation och HR avdelning. HR-avdelning Kvartal 3 Resp chef Löpande

6 jämförelse med 23 % Vilket är en klar förbättring. 17, 5 % svarar att genomgång av risker inte gjorts vid introduktion (19 % 2015) och 38, 7 % (32 % 2015) svarar att introduktionen inte har dokumenterats. Riskbedömning (ny åtgärd för i år) 12, 7 % (1,9 % 2015) svarar att riskbedömning inte sker återkommande. Företagshälsovård 36, 5 % (43 % 2015) anger att företagshälsovården inte återrapporterar sina insatser på ett bra sätt. checklistan uppdateras där chef och medarbetare ska signera när checklistan gåtts igenom. Det är respektive chefs ansvar att riskbedömning av verksamheten sker återkommande (minst en gång per år) HR hjälper cheferna genom att gå ut med information i chefsnytt. HR-avdelningen har återkommande avstämningsmöte med Avonova där bla synpunkter som inkommit framförs. Resp chef återkopplar till HRavdelningen om återkopplingen inte fungerar och på vilket sätt det inte fungerar. Feedback från chefer visar att återkopplingen blivit bättre, vi måste dock jobba vidare med frågan, så att detta vidhålls. Sida 158 av 740 HR avdelningen uppdaterar checklistan och kommuniserar förändringarna till våra chefer. Resp chef HR HR-avdelningen Resp chef Kvartal 2 Löpande Löpande

7 Svarsfrekvens Svarfrekvensen för enkäten i samband med den årliga uppföljningen låg på ca 92, 6 %, vilket är en klar förbättring i förhållande till 2015, då den låg på 77 %. Samtliga chefer ska besvara denna tillsammans med sitt skyddsombud och därav ska svarsfrekvensen ligga på 100 %. Respektive verksamhetschef informerar sina chefer om att alla måste svara på SAMenkäten. Information i chefsnytt innan årlig uppföljning Enkäten är från 2016 inte anonym för att resultatet ska kunna följas upp bättre och alla chefer förväntas svara. Sida 159 av 740 Resp verksamhetsche f informerar i sina ledningsgruppe r. Respektive chef ansvarar för att årligen fylla i enkäten. Kvartal 1 Kvartal 4 Kvartal 3

8 Övriga åtgärder Fortsätta att kontinuerligt utveckla rutiner och mallar för det systematiska arbetsmiljöarbetet som stöd till cheferna. Medarbetarenkäten Ledarskap 39 procent tycker inte att problem och konflikter hanteras på ett bra sätt (enligt svar i medarbetarenkät 2015). Föreläsning/workshop med case om konflikthantering på exempelvis ledarforum Sida 160 av 740 HR-avdelning fortsätter att utveckla rutiner och mallar för det systematiska arbetsmiljöarbe tet som stöd till cheferna. HR-avdelningen planerar föreläsning/wor kshop. Löpande Kvartal 2

9 Kommentarer till föregående år Handlingsplan: Ca 3,3 procent svarar att åtgärder som inte genomförts direkt inte tagits upp i en handlingsplan. Detta i jämförelse med 6 % föregående mätning. Viktigt att detta alltid görs. Resurser befogenheter och kompetens Tidigare åtgärd kopplats till denna del är bortplockad på övergripande nivå då svaret är skiljer sig åt mellan olika förvaltningssdelar och verksamheter. Vid behov läggs åtgärd in i handlingsplan på dessa nivåer. 11 % (7 chefer) anger att de inte har tillräckliga befogenheter, resurser och kompetens att utföra delegerade arbetsmiljöuppgifter. I förhållande till 13, 2 % Bland kommentarerna framkom att orsak varierar; någon är i behov av mer utbildning medan någon menar att det saknas resurser. Målstyrning i arbetsmiljöarbetet: Vi behöver arbeta ytterligare med denna del av vår styrning, så att arbetsmiljömålen blir en integrerad och naturlig del i våra verksamheter och så att det är en röd tråd från övergripande och nämndspecifika mål, till indikatorer och sen vidare till aktiviterer i verksamhetsplanen. Arbetsskador & tillbud: Under 2016, har ett digitalt system för arbetsskador och tillbud implementerats enligt plan varav denna förbättringsåtgärd plockats bort Personlig arbetssituation Omkring hälften av våra medarbetare svarade i medarbetarenkäten 2015 att de inte anser att de har en rimlig arbetsbelastning och får möjlighet till återhämtning efter intensiva perioder. Åtgärder i handlingsplanen för 2016 är utförda varav denna punkt plockats bort ur handlingsplanen. Dock viktigt att respektive enhet arbetar vidare med frågan. Sida 161 av 740

10 Handlingsplan för Miljö & Teknik 2017 utifrån den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt medarbetarenkäten Beslutad på NÄSAM, Miljö&Teknik Förbättringsområden och föreslagna åtgärder ska kommuniceras ut till cheferna i verksamheten. Detta görs genom att denna handlingsplan tas upp i ledningsgruppen för respektive förvaltningsdel/näsam där personalkonsult kan delta och visa var mallar och anvisningar finns samt svara på frågor och hjälpa cheferna vidare i arbetet. Förbättringsområden Föreslagen åtgärd Nuläge/Uppföljning Ansvarig för åtgärd Medarbetarenkäten 2015 visar att vi inte har rimlig arbetsbelastning. För 2016 finns inte någon ny mätning, därför kvarstår insatsen. Medarbetarenkäten 2015 visar att medarbetarnas möjlighet till återhämtning efter intensiva arbetsperioder är låg. För 2016 finns inte någon ny mätning, därför kvarstår Tätare uppföljningar av arbetet på respektive avdelning samt övergripande rapportering till samhällsbyggnadschef. Tätare uppföljningar med en tydligare prioritering eller om-fördelning av ansamlade arbetsuppgifter. Följs upp kontinuerligt (vid APT och/eller avdelningsmöten). Utifrån detta tar verksamhetschef fram individuell verksamhetsplan med varje medarbetare. Verksamhetschef följer upp situationen med samhällsbyggnadschef vid de månatliga uppföljningsmötena. Följs upp kontinuerligt (vid APT och/eller avdelningsmöte). Uppföljning av detta görs även mellan verksamhetschef och samhällsbyggnadschef. Berörd verksamhetschef i samverkan med samhällsbyggnadschef. Berörd verksamhetschef i samverkan med samhällsbyggnadschef. Miljö & Teknik Kullagatan 2, Kävlinge kontakt@kavlinge.se Sida 162 av 740

11 insatsen. Medarbetarenkäten 2015 visade på att vissa avdelningar brister chefens förmåga att hantera problem och konflikter. Vid svårare problemställningar anlita externt stöd. Berörd verksamhetschef Förbättringsområden Föreslagen åtgärd Nuläge/Uppföljning Ansvarig för åtgärd Medarbetarenkäten 2015 visade ett lägre resultat än kommungenomsnittet på frågan Jag kan tänka mig att rekommendera andra att söka jobb i Kävlinge kommun. HME index för motivation sjönk 2016 jämfört med Det ligger också lägre än kommungenomsnittet. Samtidigt så redovisas det att medarbetarna känner en hög grad av meningsfullhet i arbetet. Låg anmälningsfrekvens av tillbud och arbetsskador (0 tillbud, 0 arbetssjukdomar, 2 arbetsolyckor, 1 färdolycka) Arbetet med Stolta som 17 fortsätter under Tydlig uppföljning av individuell handlingsplan. Det fortsatta arbetet med Stolta som 17 kommer bidra till ökad delaktighet och engagemang. Information på APT om det nya digitala anmälningssystemet samt diskussion om vilken typ av händelser som skulle kunna inträffa på avdelningen och vara något som ska anmälas. Medarbetarna i förvaltningen är involverade i det pågående arbetet. Projektet stolta som 17 avslutas i november och följs upp bland annat med hjälp av medarbetarenkäten En rad omorganisationer samt entreprenadiseringar har genomförts de senaste två åren. Nytt anmälningssystem infördes hösten Uppföljning av anmälningsfrekvensen sker årligen. Samhällsbyggnadschef, berörd chef samt varje medarbetare Berörd verksamhetschef Berörd verksamhetschef Sida 163 av 740

12 Handlingsplan för Fritid och Kultur 2017 utifrån den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt medarbetarenkäten Förbättringsområden och föreslagna åtgärder ska kommuniceras ut till cheferna i verksamheten. Detta görs genom att denna handlingsplan tas upp i ledningsgruppen för respektive förvaltningsdel/näsam där personalkonsult kan delta och visa var mallar och anvisningar finns samt svara på frågor och hjälpa cheferna vidare i arbetet. Förbättringsområden Föreslagen åtgärd Nuläge Ansvarig för åtgärd HME Styrning Arbetet med att skapa större förståelse för det kommunala målstyrningsarbetet på alla nivåer i verksamheterna kommer att fortsätta. Av särskild vikt är att skapa förståelse för hur konkreta verksamhetsmål förhåller sig till de kommunövergripande målen, och andra styrdokument. Arbetet med detta på enhetsnivå intensifieras. Metoder för utvärdering och Värdena för styrning i medarbetarenkäten antyder att kännedomen om arbetsplatsens mål, och uppföljningen av desamma kan förbättras. FoKs verksamheter saknar i stora delar både nationella och kommunala styrdokument. Bristen på konkreta mätbara mål medför också utmaningar i uppföljningsoch utvärderingsarbetet. Chefer Kvalitetsstrateg Personal enheten Kullagatan 2, Kävlinge kontakt@kavlinge.se Sida 164 av 740

13 uppföljning kommer att from 2017 förändras något. Detta arbete sker i samverkan med kvalitetsstrateg. Arbetet med att ta fram ett Fritid- och kulturpolitiskt program fortskrider. Detta kommer att tydliggöra riktningen för FoKs verksamheter och bidra till en tydligare styrning och uppföljning. Sida 165 av 740

14 Handlingsplan för Socialtjänsten 2017 utifrån den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt medarbetarenkäten Förbättringsområden och föreslagna åtgärder ska kommuniceras ut till cheferna i verksamheten. Detta görs genom att denna handlingsplan tas upp i ledningsgruppen för respektive förvaltningsdel/näsam där personalkonsult kan delta och visa var mallar och anvisningar finns samt svara på frågor och hjälpa cheferna vidare i arbetet. Förbättringsområden Föreslagen åtgärd Nuläge Ansvarig för åtgärd Introduktion av nyanställda. Varje arbetsplats säkrar att rutiner och policys rörande arbetsmiljö är en del i introduktion av nyanställda 20 % anger att rutiner och policys rörande arbetsmiljö inte varit med introduktionen för nyanställda. Respektive enhetschef Följs upp i respektive ledningsgrupp Dokumentation av introduktionen Varje arbetsplats säkrar att introduktionen dokumenteras Tillbud och arbetsskador Varje verksamhet analyserar utifrån sina tillbud och arbetsskador och vidtar vid behov åtgärder för att minimera riskerna för 28% anger att introduktionen inte dokumenteras Inom LoS uppmärksammas särskilt hot och våld, inom HV särskilt stickskador och inom Måltidsservice bränn och skärskador. Respektive enhetschef Följs upp i respektive ledningsgrupp Verksamhetschefer i samverkan med enhetschefer Personal enheten Kullagatan 2, Kävlinge kontakt@kavlinge.se Sida 166 av 740

15 tillbud/skador. Inom IFO uppmärksammas särskilt hot och våld, se handlingsplan kopplat till Arbetsmiljöverkets inspektion. Se respektive verksamhet/enhets LOSAM nivå. Medarbetarundersökningen Det är variation i resultaten mellan verksamheter och mellan enheter. Varje verksamhet och enhet skall analysera sina resultat och upprätta handlingsplaner i dialog med medarbetare och Arbetsbelastning samt möjlighet till återhämtning. (Mätning har inte skett innevarande år) fackliga företrädare. Socialtjänstens centrala ledningsgrupp ska analysera de lokala handlingsplanerna samt utifrån detta, vid behov, ta fram en egen handlingsplan inom området. Modell för stöd vid hög arbetsbelastning för chefer har arbetats fram och beslutats 2016 på Näsam nivå. Ledarskapet Analysera och kartlägga behov av utbildningsinsatser. 56 % anger att man har en rimlig arbetsbelastning (medelvärde 3,6) 50 % anger att man har möjlighet till återhämtning (medelvärde 3,5) Siffrorna avser 2015 Fokus på; Konflikthantering, delaktighet, leda & motivera samt återkoppling. Sida 167 av 740 Respektive enhetschef samt verksamhetschef Socialtjänstens ledningsgrupp Fortsatt arbete också 2017 Socialtjänstens ledningsgrupp Fortsatt arbete också 2017 såväl kommungemensamt som inom Socialtjänsten.

16 Handlingsplan för förskolan 2017 utifrån den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt medarbetarenkäten Förbättringsområden Föreslagen åtgärder Nuläge Ansvarig för åtgärderna Motivation Fortsätta att arbeta med handlingsplanerna för att minska sjukfrånvaron Göra strategiska riktningar, bryta trenden och ha fokus på friskfaktorer i samarbete med HR-avdelningen och företagshälsovård. Fortsätta arbetet med att öka andelen förskollärare och se över förutsättningarna att klara det pedagogiska ansvaret. Ledarskap Fortsätta att utveckla det pedagogiska ledarskapet. Index för motivation är: 89. Motivation är uppbyggt av frågorna: - Mitt arbete känns meningsfullt - Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete - Jag ser fram emot att gå till arbetet Index för ledarskap är: 88. Ledarskap är uppbyggt av frågorna: Skolchef, förskolechefer, förskollärare och barnskötare. Skolchef, förskolechefer Personal enheten Kullagatan 2, Kävlinge kontakt@kavlinge.se Sida 168 av 740

17 Skolchef och Hr-avdelningen ger chefsstöd. Återkoppling under verksamhetsbesök och medarbetarsamtal. Styrning Fortsätta att utveckla det pedagogiska ledarskapet. Utveckla det systematiska kvalitetsarbetet och den pedagogiska dokumentationen i syfte att tydliggöra målen. Finns arbetsmiljön med på dagordningen vid arbetsplatsträffar? Återkoppling under verksamhetsbesök och medarbetarsamtal. Genomföra arbetsplatsträffar i förskolechefsgruppen. Finns kända mål för arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen? Genomföra arbetsplatsträffar i förskolechefsgruppen och därigenom tydliggöra SAM. Min närmaste chef - visar uppskattning för mina arbetsinsatser - visar förtroende för mig som medarbetare - ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete Index för styrning är: 93. Styrning är uppbyggt av frågorna: - Jag är insatt i min arbetsplats mål - Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt - Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete 20% av de svarande anser att den oftast inte finns med. Av dessa står förskolechefsgruppen för 10%. 20% av de svarande anser att den oftast inte finns med. Av dessa står förskolechefsgruppen för Sida 169 av 740 Skolchef, förskolechefer, förskollärare och barnskötare. Skolchef, förskolechefer Skolchef, förskolechefer

18 Återrapporterar företagshälsovården sina insatser hos er på ett bra sätt? 10%. Respektive chef återkopplar till HR-avdelningen om återkopplingen inte fungerar och på vilket sätt det inte fungerar. HR använder synpunkterna vid kommande upphandling av företagshälsovård. 60% av de svarande anser inte att företagshälsovården återrapporterar insatser på ett bra sätt. Sida 170 av 740 Förskolechefer