Manual Interbook Datum: 2013 01 24 Version 1.3 Sidan 1 (14)
Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1. 1 Föreningsregistret... 3 1.2 Kontaktpersoner... 3 1.3 Huvudanvändare och underanvändare... 3 2. Hitta Interbook... 3 2.1 Hjälp funktion... 4 2.2 Kompatibilitet och internetbrowser... 4 3. Logga in... 4 3.1 Glömt lösenord... 5 3.2 Byta lösenord... 5 3.3 Spärrning... 5 4. Föreningsuppgifter... 5 4.1 Ändra föreningsuppgifter... 5 4.2 Kontaktpersoner... 5 4.3 Övriga uppgifter... 6 5. Boka lokal och anläggning... 6 5.1 Sök lediga tider... 7 5.2 Enkel sök... 7 5.3 Avancerad sök... 9 6. Visa bokningar... 9 6.1 Avbokning... 9 7. Bidrag... 10 7.1 Kontakta bidragshandläggare... 10 7.2 Uppdatera medlemsuppgifter... 10 7.3 Bidragsansökan... 11 7.4 Bidragsbesked... 13 8. Lägga upp en underanvändare... 13 Sidan 2 (14)
1. Inledning I Interbook kan en förening: boka och avboka en anläggning eller lokal se och uppdatera sina föreningsuppgifter se föreningens bokningar söka bidrag ta del av nyheter och information 1. 1 Föreningsregistret I föreningsregistret finns möjlighet för föreningen att visa följande information om sin förening för allmänheten: föreningens namn, adress, telefon, e post och hemsida kontaktpersoners namn, telefon och e post verksamheter geografiska områden där de är aktiva 1.2 Kontaktpersoner Ni kan lägga till kontaktpersoner till föreningen. Enligt personuppgiftslagen (PuL) måste alla personer som läggs till i registret godkänna det. Det görs på en PuL blankett som skrivs ut och sparas hos föreningen. Om personen även ska synas för allmänheten i Interbook, måste personen godkänna det. Det görs elektroniskt i systemet när man väljer vad som ska webb publiceras. Det är föreningens ansvar att se till att kontaktuppgifter är aktuella. 1.3 Huvudanvändare och underanvändare Varje förening ansöker om inloggningsuppgifter för en huvudanvändare. Huvudanvändaren kan sedan i sin tur lägga upp underanvändare. Huvudanvändaren ansvarar för att uppgifterna i föreningsregistret är uppdaterade och korrekta. Det är även huvudanvändarens ansvar att personuppgifter som publiceras är godkända för publicering och att PuL blanketten är undertecknad. 2. Hitta Interbook Interbook ligger på internet och adressen är http://interbook.uppsala.se/netinterbook/. Det finns även länkar till sidan direkt från www.uppsala.se på flertalet sidor under kultur och fritid, samt på e tjänster. Tips! Spara sidan som en av dina favoriter på internet Sidan 3 (14)
2.1 Hjälp funktion På varje sida finns hjälp (?) längst upp till höger. Manualen ligger under information/ blanketter i menyn till vänster. 2.2 Kompatibilitet och internetbrowser För bästa prestanda rekommenderas någon av de två senaste versionerna av Firefox, alt Internet Explorer. Om man har Internet Explorer 8 eller 9 rekommenderas att man går in på Verktyg, Inställningar för kompatibilitetsvyn och väljer Lägg till när man öppnar sidan första gången. Leverantören har lovat att inom en kort framtid ska även Google Chrome vara möjlig att använda i systemet. Systemet fungerar för närvarande inte på Mac datorer. 3. Logga in Du loggar in och ut längst ned på sidan till vänster. Inloggningsuppgifter ansöker du om från bidrag@uppsala.se, med hjälp av blanketten Ansökan om inloggning till Interbook. Sidan 4 (14)
3.1 Glömt lösenord Om du har glömt ditt lösenord trycker du på länken Glömt lösenord längst ned på sidan till vänster. På den sida som kommer upp fyller du i ditt användarnamn och klickar på skicka nytt lösenord. Det nya lösenordet kommer till den e postadress som finns registrerad på dig. Om du kopierar lösenordet från e posten till rutan för lösen, se till att få med samtliga tecken och inget blanksteg. Om du har glömt ditt användarnamn kontakta bidrag@uppsala.se, så hjälper vi dig. 3.2 Byta lösenord Vill du ändra lösenordet klickar du på Mina uppgifter/byt lösenord som kommer längst ned till vänster när du är inloggad. Det nya lösenordet måste vara minst 5 tecken långt och innehålla minst en stor bokstav, en liten bokstav och en siffra. 3.3 Spärrning Om du matar in fel lösenord fem gånger i rad så spärras ditt konto. Kontakta bidrag@uppsala.se, så hjälper vi dig att låsa upp kontot igen. 4. Föreningsuppgifter Vid början på varje år uppmanas ni att uppdatera era föreningsuppgifter. Kontrollera dem och gör eventuella ändringar innan ni klickar på Godkänn uppgifter. 4.1 Ändra föreningsuppgifter Under fliken Grunduppgifter kan ni som förening när som helst under året ändra alla era uppgifter förutom namn på förening och konto till bank och postgiro. För att ändra namn, bank eller postgiro fyller ni i förändringen och skriver i fältet eventuell kommentar orsaken till bytet. Tryck sedan på spara. En ansökan om ändring skickas till handläggning. 4.2 Kontaktpersoner Under fliken Kontakter kan ni registrera kontaktuppgifter till olika personer i föreningen. Skriv in uppgifterna och klicka sedan på spara. Enligt personuppgiftslagen måste alla personer som läggs till i registret godkänna att så sker. Skriv ut PuL blanketten genom att trycka på knappen Utskrift för publicering i föreningsregistret, eller svara OK på frågan som kommer upp då du sparar. Underskriven blankett sparas i original hos föreningen. När personen har lagts till kan ni i samråd med personen i fråga bestämma vilka uppgifter som ska webb publiceras i föreningsregistret genom att trycka på användarens namn i listan över kontaktpersoner och bocka i de rutor som ska webb publiceras. Radera en kontakt genom att klicka på röda krysset bakom personens namn. Sidan 5 (14)
4.3 Övriga uppgifter Under fliken Övriga uppgifter ska er förening registrera vilka verksamheter man bedriver och i vilka geografiska områden man är aktiv. I drop menyerna under respektive område kan ni välja era verksamheter och geografiska områden, efter ni har valt tryck på knappen Lägg till. Vill man radera någon verksamhet eller något område, trycker man på det röda krysset. Saknar ni någon typ av verksamhet som ni bedriver, skicka e post till bidrag@uppsala.se. 5. Boka lokal och anläggning Boka tid i kommunens lokaler och anläggningar görs hos föreningsservice som man når på bokning@uppsala.se, alternativt via telefon 018 727 13 90. Man kan även söka efter lediga tider på Interbook och göra bokningsförfrågningar direkt på nätet. Sidan 6 (14)
5.1 Sök lediga tider Under menylänken Sök lediga tider söker man efter lediga tider på de kommunala anläggningarna och gör bokningsförfrågningar. En förfrågan blir giltig först när man fått en bokningsbekräftelse från föreningsservice. Notera att en förfrågan behandlas under kontorstid vardagar. De flesta anläggningarna är obemannade, vilket medför att ni som kund inte kommer in utan att ha kvitterat ut en nyckel/tagg från föreningsservice. Vill ni göra en bokningsförfrågan klickar ni på Sök lediga tider i menyn. Sedan väljer ni mellan enkel sökfunktion eller en avancerad. Vill ni göra en förfrågan om flera sammanhängande bokningar under en säsong eller vecka ska ni använda er av avancerad sök. 5.2 Enkel sök 1. I rullgardinsmenyn kan ni välja att söka på aktivitet och/eller anläggning. 2. Välj sedan önskat datum i kalendern 3. Ni kan sedan välja på att söka hela veckan eller efter första lediga tid. Klicka sedan på Sök. 4. De anläggningar som har ledig tid och där det passar att utöva den aktivitet ni har valt kommer då upp. 5. Klicka på den anläggning du tycker passar bäst. 6. Ett veckoschema över den anläggningen kommer då upp. 7. Klicka på önskad tid i schemat. Vita ruta innebär att tiden är ledig och valbar. Sidan 7 (14)
8. Ett formulär kommer upp med uppgifter om önskad tid och föreningens uppgifter. Kontrollera att tiden stämmer med ert önskemål. 9. Nedanför bokningsuppgifterna finns uppgifter om föreningen. För att bokningsförfrågan ska gå att skicka in måste ni fylla i samtliga uppgifter som har * bredvid sig. Vill ni att bokningsbeskedet även ska gå till en annan e post än den som finns registrerad fyller du i fältet alternativ e post. 10. Klicka på Lägg till i kundkorg om ni vill göra fler bokningar, annars klicka på Spara för att skicka in er bokningsförfrågan. Läs sedan bokningsreglerna och tryck på jag accepterar för att er förfrågan ska skickas in. Sidan 8 (14)
11. Bokningsförfrågan visas. Observera att priset är preliminärt. Klicka på Avsluta om ni är klar eller på Tillbaka till schemat om ni vill göra en ändring. 12. Bokningsförfrågan går vidare till föreningsservice och ni får en bekräftelse på att er förfrågan har skickats till er e post. Er förfrågan behandlas under kontorstid vardagar och ni får besked via e post om er bokningsförfrågan godkänts eller avslagits. När ni har fått bokningsbeskedet är er bokning giltig. 5.3 Avancerad sök Vill ni göra en bokningsförfrågan på en hel säsong eller en hel vecka ska ni använda er av Avancerad sök. Rutinerna är i stort sett detsamma som för enkel sök, förutom att här kan ni även välja om tiden ska upprepas varje vecka, varannan vecka eller efterföljande dag. När ni har gjort ett val klicka på Sök. Det tider som finns tillgängliga visas i en lista. Om ni vill göra en ny sökning klicka på tillbaka i browser menyn. Om ni är nöjd med tiderna klickar ni på Gå vidare. Sedan följer ni samma rutiner som under Enkel sök (5.2) från punkt 8 och framåt. 6. Visa bokningar På menyvalet Visa bokningar kan ni se föreningens bokningar och förfrågningar. Symbolerna till vänster om respektive bokning står för: i visar information om bokningen b visar bokningsbeskedet s länkar till Sök lediga tider 6.1 Avbokning Klicka på det röda krysset bakom en bokning så avbokas tiden. Läs i bokningsreglerna om vad som gäller i fall ni inte har bokat av en tid som ni inte utnyttjar. Sidan 9 (14)
7. Bidrag Föreningens bidragsansökningar görs under menyvalet Bidrag (gäller inte aktivitetspoäng och sammankomster, som görs på Aktivitetsstöd). Under Bidrag uppdaterar ni även era medlemsuppgifter senast den 15 februari varje år. För att en bidragsansökan ska behandlas krävs att föreningen har: uppdaterat sina föreningsuppgifter (se kap 4) uppdaterat sina medlemsuppgifter (se kap 7.2) gjort ansökan i Interbook (se kap 7.3) 7.1 Kontakta bidragshandläggare Om ni har frågor angående ett bidrag ni sökt kan ni skicka e post direkt till bidragshandläggarna genom att klicka på fliken Kontakta oss och sedan klicka på Skicka e post. Nu öppnas ert e postprogram med e postadressen till bidragshandläggarna förvald. På denna sida kan ni även bifoga filer som efterfrågas. Notera att om ni får e post om att göra kompletteringar i en ansökan ska dessa göras på aktuell bidragsansökan under fliken Bidragsansökan. 7.2 Uppdatera medlemsuppgifter Under fliken Medlemsrapport uppdaterar ni era medlemsuppgifter. Detta ska göras en gång per år senast den 15 februari. De siffror ni skriver in senast den 15 februari är antalet bidragsberättigade medlemmar under föregående år. 1. Gå till fliken Medlemmar. 2. Skriv in medlemsantalet i respektive ålder och kön för de bidragsberättigade medlemmarna. Det är det föregående årets siffror som ska skrivas in. Enbart vita fält kan skrivas i. Summering sker av systemet i de grå fälten. T.ex. för medlemsrapporten 15 februari 2013 skriver ni in medlemsantalet för 2012. 3. Eventuella kommentarer går att göra till ansökan. 4. Klicka på Spara så skickas er medlemsansökan in till bidragshandläggarna. Med bidragsberättigad medlem menas att personen ska uppfylla följande kriterier: Varit medlem i förening under föregående år Varit bosatt i Uppsala kommun under föregående år Varit i åldern 5 25 år någon gång under föregående år Deltagit i föreningens verksamhet någon gång under föregående år Uppsala kommuns postnummer är som lägst 740 10 och som högst 762 96, för komplett lista se fil postnummer Uppsala kommun på Interbook. Sidan 10 (14)
7.3 Bidragsansökan Under fliken Bidragsansökan söker föreningen bidrag och gör följande ansökningar: Driftsstöd senast 15 februari Kvalitetspoäng senast 15 augusti Långsiktigt utvecklingsstöd senast 1 oktober Investeringsstöd senast 1 november Godkänd anläggning senast 1 november Kortsiktigt utvecklingsstöd Dispensansökan Särskilt organisationsbidrag Ansökningskriterierna för respektive bidrag finns under Information/blanketter på Interbook samt på Uppsala kommuns hemsida. OBS! Från och med 1 januari 2013 kan man bara söka bidrag digitalt. Sidan 11 (14)
1. Klicka på menyn Bidrag. 2. Klicka på fliken Bidragsansökan. 3. Välj bidragsansökan i rullgardinsmenyn. De bidrag som er förening kan söka det aktuella året visas. Saknar ni något bidrag, kontakta bidrag@uppsala.se. 4. Vald ansökan kommer nu upp. Skriv in de eftersökta siffrorna. 5. Om ytterligare material behöver bifogas står det på ansökan. 6. Blanketter som behöver laddas ned och fyllas i har en länk högst upp på ansökan. 7. För att bifoga filer klicka på Bläddra och sök efter filen på din dator. När sökvägen är sparad klicka på Bifoga. Man kan enbart välja en fil i taget. Samtliga filer som är valda att bifogas står nu i rutan där det innan har stått Dokument som bifogats ansökan. 8. Fyll i namn, e postadress och telefonnummer dagtid för den person som ska svara på eventuella frågor kring ansökan och göra kompletteringar. 9. Klicka på Gå vidare (spara) 10. Skicka in ansökan genom att svara Ja (ok) på att ni intygar att uppgifterna är korrekta i meddelanderutan som kommer fram efter ni tryckt på Gå vidare (spara). 11. Om ansökan behöver kompletteras meddelas ni via e post. Kompletteringar görs i Interbook genom att öppna upp ansökan igen. 12. Tills ansökan har blivit registrerad för handläggning finns den under fliken Bidragsansökan. Detta gäller t.ex. ansökningar som behöver kompletteras. Sidan 12 (14)
7.4 Bidragsbesked Under fliken Bidragsbesked kan ni se om era ansökningar är registrerade, bevakade, avslagna eller utbetalda. Ni kan även se bidrag för tidigare år, genom att välja år i rutan Visa bidrag för år och klicka på Sök. Ni kommer även att kunna se samtliga bilagor ni har skicka in genom att trycka på ikonen bakom respektive bidrag. b Bidragsbesked a Bidragsansökan 8. Lägga upp en underanvändare Den person i föreningen som är föreningens huvudanvändare ansvarar för att lägga upp underandvändare. 1. Klicka på Underanvändare längst ned i menyn 2. Klicka på Ny användare 3. I formuläret som kommer upp skriv in användarnamn, lösenord, e post och fullständigt namn. Ni väljer själv användarnamn och lösenord. Lösenordet måste vara minst 5 tecken långt och bestå av minst en stor bokstav, en liten bokstav och en siffra. Sidan 13 (14)
4. Fyll sedan i vilka behörigheter användaren ska ha genom att markera i cirkeln/rutan. Under Ärvda föreningar (= er förening) bestämmer ni om användaren ska se eller ändra uppgifter på er förening. Ni har upp till fyra val på varje rubrik. Inget användaren ser inga uppgifter Visa användaren kan se uppgiften men inte ändra Ansök användaren kan ändra och/eller ansöka om att få ändra uppgifter Ändra användaren kan ändra samtliga uppgifter Om cirkel eller rutan inte går att fylla i, beror det på att er förening inte har den behörigheten. Under Bokning kan ni välja om användaren ska kunna se den avancerade sökfunktionen. Ni kan även välja att ge användaren möjlighet att se föreningens bokningar samt om användaren ska kunna göra bokningsförfrågningar och avbokningar. Under Bidrag kan ni välja om användaren ska kunna söka bidrag och se föreningens bidragsansökningar. 5. När ni är färdig klickar ni på Spara. Lycka till! Sidan 14 (14)