Guide för leverantörer Achilles Facilities and Building Services (FBS) nätverk

Guide för leverantörer Achilles Facilities and Building Services (FBS) nätverk 2015-02-16 Version 3.0 Sida 1 av 13

Innehåll Översikt... 3 Varför har Coor beslutat att samarbeta med Achilles?... 3 Vad är Facilities & Building Services (FBS)?... 3 Vilka är Achilles?... 5 Vad är Achilles roll?... 5 Registrering... 5 Vem behöver registrera sig?... 5 Vad innebär inbjudnings-/registreringsprocessen för leverantörer?... 6 Vad blir konsekvenserna om man inte registrerar sig?... 7 Vilka uppgifter behöver jag lämna in?... 7 Behöver jag registrera mig om jag redan är medlem i ett annat Achilles-nätverk?... 7 Behöver jag anmäla mig även om jag inte har ett befintligt kontrakt med Coor?... 7 Vi har alltid arbetat för Coor, varför ska vi registrera oss nu?... 7 Vad händer om jag registrerat fel produkter och/eller tjänster i Facilities & Building Services (FBS)-nätverket?... 8 Leverantörsuppgifter, datahantering och sekretess... 8 Vem har tillgång till mina uppgifter?... 8 Kan leverantörer uppdatera sina uppgifter?... 8 Betalning och abonnemang... 8 Kostar det någonting att registrera sig?... 8 Hur fastställs abonnemangsavgifterna?... 9 Vad är en produkt-/tjänstekod?... 9 Vad ingår i abonnemangsavgiften och vem ska den betalas till?... 9 När och hur förväntas leverantörer att betala abonnemangsavgiften?... 10 Vilken valuta ska jag betala i?... 10 Hur länge gäller abonnemanget?... 10 Vad det innebär att vara kvalificerad i Facilities and Building Services (FBS)... 10 Fördelar... 11 Vilka fördelar innebär Facilities & Building Services (FBS) för leverantören?... 11 Uppvisa efterlevnad och öka sannolikheten för kontrakttilldelning... 11 Bli mer synlig och skapa nya affärsmöjligheter... 11 Dra nytta av ökad effektivitet och spara tid, arbete och pengar... 11 Se till att inköpare har tillgång till den senaste informationen om företaget... 11 Tekniska problem och support... 12 På vilka språk finns frågeformuläret för Facilities & Building Services (FBS)?... 12 Vad händer om jag inte kan logga in?... 12 Hur bifogar jag ett dokument?... 12 Vad händer om jag måste göra ändringar i frågeformuläret?... 12 Vad händer om mitt formulär avvisas under datavalideringsprocessen?... 12 Vad händer om jag måste uppdatera mina uppgifter?... 13 Vad ska jag göra om jag inte har tillgång till all den information som efterfrågas?... 13 Kan jag ange vilken prisinformation som helst för företagets produkter och tjänster?... 13 Hur kontaktar jag Achilles?... 13 2015-02-16 Version 3.0 Sida 2 av 13

Översikt Varför har Coor beslutat att samarbeta med Achilles? Coor har beslutat att samarbeta med Achilles för att införa Achilles Facilities and Building Services (FBS) som en integrerad del av sin nuvarande leverantörsstyrningsprocess. Facilities & Building Services (FBS) blir helt integrerat i deras inköpsprocess och grundläggande för deras sätt att kvalificera och utvärdera leverantörer. Det är därför viktigt att registrera sig i FBS. Facilities & Building Services (FBS) gör det möjligt för Coor att övervaka och utvärdera leverantörer på ett konsekvent och objektivt sätt genom att tillhandahålla Coor med tillförlitliga och trovärdiga uppgifter som har validerats oberoende av Achilles och samlats in via ett standardiserat och effektiviserat frågeformulär online. Facilities & Building Services (FBS) representerar den nya standarden som Coors viktiga och strategiska leverantörer behöver uppnå. Det gör det möjligt för Coor att kontrollera efterlevnad; säkerställa ansvarsfulla inköp; och garantera att de produkter som Coor levererar till sina kunder uppfyller gällande branschspecifika och juridiska standarder. Vad är Facilities & Building Services (FBS)? Facilities & Building Services (FBS) är ett onlinenätverk som hanterar leverantörsuppgifter på uppdrag av inköpsorganisationer baserade i norra Europa och som arbetar inom fastighet- och byggnadstjänstesektorn. Facilities & Building Services (FBS) gör det möjligt för inköpsorganisationer att minska riskerna i sina leverantörskedjor genom en opartisk och noggrann utvärdering och validering av en rad leverantörsuppgifter som är avgörande för inköpsprocessen, inklusive hälsa, säkerhet och miljö; Corporate Social Responsibility; och regelefterlevnad. Nätverket för samman inköpsorganisationer och leverantörer inom branschen i en kontrollerad och professionellt hanterad miljö. Genom att använda en överenskommen branschstandard, standardiserar och effektiviserar nätverket samarbetet mellan inköpare och leverantörer. Det hjälper till att skapa bättre relationer och stödjer en mer kostnadseffektiv upphandlingsprocess med låg risk. Facilities & Building Services (FBS) sköts av Achilles på uppdrag av alla deltagande inköpsorganisationer. 2015-02-16 Version 3.0 Sida 3 av 13

Förklaring av nätverksmodellen Facilities & Building Services (FBS) bygger på en framgångsrik och beprövad nätverksmodell som gynnar både inköpare och leverantörer. Leverantörerna bedöms på ett konsekvent sätt med hjälp av standardiserade datainsamlingsprocesser. Facilities & Building Services (FBS) använder en Community pays -modell, vilket innebär att inköpsorganisationerna och leverantörerna delar på kostnaderna för nätverket. Detta kräver att alla parter betalar en årlig abonnemangsavgift som täcker datavalidering, underhåll av systemet, kontinuerlig administration och eventuella framtida uppgraderingar. Fördelarna med Achilles modell jämfört den traditionella modellen 2015-02-16 Version 3.0 Sida 4 av 13

Vilka är Achilles? Achilles är en av världens största tjänsteleverantörer av riskhanteringslösningar för globala leverantörskedjor med över 950 anställda i 22 länder. Achilles arbetar på uppdrag av över 850 inköpsorganisationer, från 11 branschsektorer, för att samla in, validera och upprätthålla nödvändig data för mer än 90.000 leverantörer. Detta gör det möjligt för inköpsorganisationer att få bättre insikt i sina leverantörers förmåga och regelefterlevnad innan viktiga inköpsbeslut ska fattas. Med en bättre förståelse för sina leverantörskedjor kan inköpsorganisationer proaktivt identifiera och minska eventuella risker för att skydda människor, planeten och vinstintressen. För mer information om Achilles kan du besöka deras hemsida www.achilles.com. Vad är Achilles roll? Det är Achilles uppgift att hjälpa Coor med att få med våra leverantörer (Ramavtalsleverantörer och strategiska Lokala leverantörer) i Facilities & Building Services (FBS). Deras roll är att hjälpa leverantörer med sin registrering från början till slut och erbjuda support och vägledning där det behövs. När en leverantör har slutfört registreringsprocessen är det Achilles uppgift som en opartisk tredje part att kontrollera och validera att den information som tillhandahålls av varje leverantör är korrekt och uppdaterad. Det är dessutom deras uppgift att upplysa om eventuella problem eller inkonsekvent data direkt med varje leverantör och att arbeta med dem för att lösa detta snabbt och effektivt. När din information gått igenom datavalideringsprocessen kommer den att offentliggöras av Achilles. Informationen blir då tillgänglig för auktoriserade personer inom Coor. Allteftersom nya inköpsorganisationer går med i nätverket kommer de också att ha tillgång till dina uppgifter. Som en del av verksamheten är Achilles kundtjänst förbunden att samarbeta med våra leverantörer vad gäller alla frågor som rör registreringen. Utsedd Account Manager från Achilles arbetar nära utnämnda kontakter inom Coor för att säkerställa registrering i hela vår globala leverantörsbas. Registrering Vem behöver registrera sig? Alla ramavtalsleverantörer och alla strategiska lokala leverantörer med ett aktuellt ramavtal eller avtal eller som är i färd med att underteckna ett ramavtal eller avtal med Coor, kommer att uppmanas att registrera sig i Facilities & Building Services (FBS). Alla leverantörer med en separat juridisk enhet är skyldiga att registrera sig i Facilities & Building Services (FBS). Förklaring varför: Coor kräver detaljerad information om varje juridisk enhet som levererar till oss. Ett välskött huvudkontor är ingen garanti för att varje dotterbolag också är det. 2015-02-16 Version 3.0 Sida 5 av 13

För att säkerställa efterlevnad på denna nivå, om ett dotterbolag har en egen juridisk enhet, behöver de också registrera sig. Vad innebär inbjudnings-/registreringsprocessen för leverantörer? Leverantörer kommer att skickas en formell inbjudan för att registrera sig genom sin Key Relationship Holder hos Coor. Detta kommer att följas av ett mail från Achilles som innehåller instruktioner om hur registreringen går till. Vänligen observera att detta mail kommer att skickas från fbs@achilles.com För att påbörja registreringen behöver du fylla i ett beställningsformulär för nätverket. Detta finns att hämta på Achilles hemsida (Facilities and Building Services Nätverk hemsida). I beställningsformuläret anger du grundläggande företagsinformation; antalet produkt- och tjänstekategorier du önskar registrera, vilket bestämmer nivån på den årliga avgiften som betalas till Achilles; och betalningsuppgifter. När betalningen har mottagits av Achilles kommer du att få en länk till Facilities & Building Services (FBS)s frågeformulär. När du har besvarat alla avsnitt måste du skicka in din information till Achilles. Så fort din information har kontrollerats och godkänts av Achilles kommer den att publiceras i nätverket och göras tillgänglig för Coor. Observera att det kan ta flera iterationer innan dina data kan publiceras; Achilles kommer dock att hjälpa dig för att lösa eventuella problem med dina data så snabbt och effektivt som möjligt. 2015-02-16 Version 3.0 Sida 6 av 13

Vad blir konsekvenserna om man inte registrerar sig? Att inte följa Coors begäran om registrering kan påverka en leverantörs möjligheter till nya avtal, inklusive avtalsförlängningar. Vilka uppgifter behöver jag lämna in? Du behöver lämna information som rör ekonomi; Hälsa, Säkerhet och Miljö (HSE); kvalitet; försäkring; produkter och tjänster; Corporate Social Responsibility (CSR); ägarskap; och regelefterlevnad. Detta kommer att omfatta uppladdning av dokument såsom relevant certifiering etc. Det finns också möjlighet att ställa kompletterande frågor till leverantörerna via Request for Information -funktionen (RFI) i Facilities & Building Services (FBS). Detta gäller särskilt för anbud och andra inköpsaktiviteter där ytterligare information krävs som är specifik för inköpsaktiviteten. Checklistan för FBS-registrering har en lista med den information och dokumentation som leverantörer måste lämna. Denna kommer att vidarebefordras till leverantören av Achilles on-boarding team där så krävs. Behöver jag registrera mig om jag redan är medlem i ett annat Achillesnätverk? Även om vi inser att vissa av våra leverantörer är medlemmar i andra Achilles-nätverk vill vi fortfarande uppmuntra alla leverantörer att registrera sig i Facilities & Building Services (FBS), om det behövs. Leverantörsdata kan inte delas mellan andra Achilles-nätverk. Det innebär att som registrerad inköpsorganisation kan Coor inte komma åt leverantörsdata utanför Facilities & Building Services (FBS). För att stödja Coors leverantörsriskhantering och framtida inköpsverksamhet är det viktigt för oss att alla inbjudna leverantörer registrerar sig i Facilities & Building Services (FBS). Behöver jag anmäla mig även om jag inte har ett befintligt kontrakt med Coor? Om du har gjort affärer med Coor tidigare och vill övervägas för framtida inköp måste du registrera dig. Vi har alltid arbetat för Coor, varför ska vi registrera oss nu? Facilities & Building Services (FBS) samlar in och lagrar kritiska uppgifter om nuvarande och framtida leverantörer för Coor. Systemet är en integrerad del av Coors förbättrade leverantörsstyrningsprocess och alla strategiska och viktiga leverantörer är inbjudna att registrera sig. 2015-02-16 Version 3.0 Sida 7 av 13

Vad händer om jag registrerat fel produkter och/eller tjänster i Facilities & Building Services (FBS)-nätverket? Om du känner att du inte har listat alla de produkter och tjänster som du för närvarande levererar eller vill leverera till Coor och det bredare nätverket, vänligen kontakta Achilles på fbs@achilles.com Du kan också välja att ta bort produkter och tjänster. I händelse att detta minskar din abonnemangsavgift kommer den att justeras i enlighet med detta vid abonnemangsförnyelse. Observera att Achilles inte kan göra en återbetalning av aktuella abonnemangsavgifter. Leverantörsuppgifter, datahantering och sekretess Vem har tillgång till mina uppgifter? Allmän information som lämnas som en del av Facilities & Building Services (FBS) kommer att vara tillgänglig för Coor liksom för alla framtida inköpsorganisationer inom nätverket. Information som är specifik för din affärsrelation med Coor kan endast nås av behörig personal inom Coor; detta kan inte ses av någon annan organisation i nätverket. Observera att dina uppgifter inte kommer att vara synlig för andra leverantörer; likaså kan du inte söka efter andra leverantörers räkenskaper. Detta för att skydda sekretessen. Kan leverantörer uppdatera sina uppgifter? Leverantörer kan uppdatera sin information när som helst under året. För att uppdatera information, vänligen kontakta fbs@achilles.com Som en del av den service som tillhandahålls av Achilles kommer leverantörerna också få påminnelser när kritisk information behöver uppdateras för att se till att de har alla möjligheter att hålla sin profil uppdaterad. Dessutom säkerställer en årlig förnyelseprocess att leverantörerna uppdaterar sin information minst en gång om året. Betalning och abonnemang Kostar det någonting att registrera sig? Registrering i Facilities & Building Services (FBS) är föremål för en årlig abonnemangsavgift som betalas direkt till Achilles. Denna avgift täcker kostnaderna för datavalidering, support, underhåll och uppgradering av systemet. Det bör noteras att allteftersom nya inköpsorganisationer går med i nätverket blir det inga extra kostnader en abonnemangsavgift kommer att gälla oavsett antalet inköpsorganisationer i nätverket. 2015-02-16 Version 3.0 Sida 8 av 13

Hur fastställs abonnemangsavgifterna? Abonnemangsavgiften baseras på antalet produkt- och tjänstekoder som du väljer under ansökningsprocessen. Som ett minimum krävs att leverantörer registrerar produktkoderna för de produkter och tjänster som de för närvarande levererar till Coor. Om en leverantör är ute efter att utnyttja nätverkets fulla marknadsföringspotential och vill lansera andra produkter och tjänster som de har möjlighet att leverera till vårt företag samt andra inköpsorganisationer som arbetar inom denna sektor och som går med i nätverket i framtiden, kan de registrera så många produktkoder som de vill. Gällande abonnemangsavgifter för leverantörer (i Svenska Kronor) är: * Den lägsta abonnemangsavgiften (bas) gäller för företag med en årlig omsättning på mindre än 10.000.000kr. Avgifter gäller för varje juridisk enhet registrerad i Facilities & Building Services (FBS). Priserna är exklusive moms som tillkommer i tillämpliga fall Vad är en produkt-/tjänstekod? En produkt-/tjänstekod beskriver en kategori av varor eller tjänster som tillhandahålls av en leverantör. Produkt-/tjänstekoder gör att inköpare kan söka efter leverantörer utifrån specifika inköpskrav. En kopia av FBS Product & Services Code Guide kommer att göras tillgänglig för dig när du börjar registreringsprocessen. Vad ingår i abonnemangsavgiften och vem ska den betalas till? Abonnemangsavgiften betalas direkt till Achilles och täcker kostnaderna för datavalidering, support, underhåll och uppgradering av systemet. 2015-02-16 Version 3.0 Sida 9 av 13

När och hur förväntas leverantörer att betala abonnemangsavgiften? För att påbörja registreringsprocessen kommer leverantörerna först att behöva fylla i ett beställningsformulär. Antalet produkt- och tjänstekoder leverantören väljer bestämmer nivån på den årliga avgiften. I beställningsformuläret anger leverantören också på vilket sätt betalning kommer att ske. Betalning kan ske med kredit- eller betalkort eller genom banköverföring. Vilken valuta ska jag betala i? Du kan betala i svenska kronor (SEK), norska kronor (NOK) eller euro ( ). Hur länge gäller abonnemanget? Ditt abonnemang är giltigt i 12 månader från det att frågeformuläret är publicerat i Facilities & Building Services (FBS), om detta sker inom en månad från att betalning har genomförts. Achilles skickar aktuella påminnelser när det är dags att förnya ditt abonnemang för att säkerställa att du fortsätter vara en del av Facilities & Building Services (FBS). Vad det innebär att vara kvalificerad i Facilities and Building Services (FBS) Att vara "Kvalificerad i FBS" innebär att man uppfyllt kvalificeringskraven som gäller för Facilities & Building Services (FBS) nätverket, vilket inte är samma sak som att vara "Kvalificerad för Coor". Kvalificeringskraven i Facilities & Building Services (FBS) inkluderar bekräftelse på att leverantören är ajour med skatter och avgifter, inte ansökt om konkurs, att man laddat ned registreringsbevis etc. Dessutom bekräftar leverantören genom att skriva på ett VD-intyg att informationen i frågeformuläret är korrekt. För att bli "Kvalificerad för Coor" behöver leverantören gå igenom Coors leverantörkvalificeringsprocess, vilket bl.a. inkluderar kreditbedömning och utvärdering av svar i Facilities & Building Services (FBS) frågeformulär med positivt resultat. 2015-02-16 Version 3.0 Sida 10 av 13

Fördelar Vilka fördelar innebär Facilities & Building Services (FBS) för leverantören? Uppvisa efterlevnad och öka sannolikheten för kontrakttilldelning Fler och fler inköpare börjar inse att de är alltmer ansvariga för sina leverantörers agerande, och lagstiftnings- och regelefterlevnad står högt upp på deras strategiska agenda. De måste skydda sitt rykte och undvika att de förlorar förtroende genom samarbete med fel leverantör. Som leverantör ger det dig en stark konkurrensfördel och större möjligheter att tilldelas ett kontrakt om du kan uppvisa god efterlevnad och tillhandahålla intyg som stärker detta. Bli mer synlig och skapa nya affärsmöjligheter Facilities & Building Services (FBS) erbjuder leverantörer ett unikt och starkt marknadsföringsverktyg. Genom att presentera ditt företag för viktiga beslutsfattare i upphandlingsvärlden inom den globala fastighets- och byggnadstjänstesektorn öppnas dörren för nya affärsmöjligheter. Att ha möjlighet att visa din verksamhets fulla kapacitet med ett enkelt knappklick är värd sin reklamvikt i guld. Dra nytta av ökad effektivitet och spara tid, arbete och pengar Genom att registrera dig i Facilities & Building Services (FBS) blir upphandlingsprocessen betydligt enklare och administrationstiden och kostnaderna minskar tack vare ett enkelt utvärderingsformulär som delas och nås av flera inköpare (samt auktoriserade personer från andra affärsfunktioner) inom samma organisation och hela Facilities & Building Services (FBS). Se till att inköpare har tillgång till den senaste informationen om företaget Eftersom uppgifterna ägs av dig betyder det att du kan se till att de alltid är uppdaterade och korrekta och att inköpare har den senaste information om ditt företag till hands vid inköp och därmed öka dina chanser att visas i relevanta sökresultat. För att uppdatera/ändra uppgifter, vänligen kontakta fbs@achilles.com 2015-02-16 Version 3.0 Sida 11 av 13

Tekniska problem och support På vilka språk finns frågeformuläret för Facilities & Building Services (FBS)? För närvarande finns frågeformuläret på engelska, svenska och danska. Vad händer om jag inte kan logga in? Om du har problem med att logga in kan du begära att ett nytt lösenord skickas via e-post genom att kontakta Achilles på fbs@achilles.com så hjälper de dig. Hur bifogar jag ett dokument? För att bifoga ett dokument behöver du: Spara dokumentet till din nuvarande dator Klicka på Bläddra Välj dokumentet i ditt system för uppladdning. Dokumentformat som stöds är:.jpg.jpeg.png.rtf.pdf Vad händer om jag måste göra ändringar i frågeformuläret? När ditt frågeformulär har skickats till Achilles för datavalidering kan du inte göra några ändringar förrän det har kontrollerats och publicerats av Achilles (annat än som en del av datavalideringsprocessen där frågor har tagits upp direkt med dig). När ett formulär väl har publicerats kan du närsomhelst göra ändringar. För att göra ändringar, vänligen kontakta fbs@achilles.com Om du gör ändringar i formuläret(n) måste du spara ändringarna och återigen skicka formuläret för datavalidering. När ändringarna gått igenom Achilles datavalideringsprocess kommer den uppdaterade informationen att publiceras och göras tillgängliga för behöriga personer inom Coor. Vad händer om mitt formulär avvisas under datavalideringsprocessen? Om det uppstår problem med den information som du har lämnat i formuläret under datavalideringsprocessen får du ett mail eller ett telefonsamtal från Achilles med en lista över de problem som du behöver för att ta itu med. Det är viktigt att du försöker lösa problemen så snart som möjligt. Notera att tills alla problem lösts kan inte ditt formulär publiceras och kommer inte att vara tillgängligt för Coor. 2015-02-16 Version 3.0 Sida 12 av 13

Vad händer om jag måste uppdatera mina uppgifter? Achilles kommer att informera dig när dina uppgifter behöver uppdateras. Vi rekommenderar att du uppdaterar informationen så snart som möjligt för att säkerställa att Coor har tillgång till dina senaste uppgifter. Vad ska jag göra om jag inte har tillgång till all den information som efterfrågas? Du kan bara skicka formuläret när alla fält markerade som obligatoriskt fyllts i. Om den information som du inte har tillgänglig inte är obligatorisk så kan du fortsätta med resten av formuläret. Om du måste hämta obligatorisk information från annat håll kan du spara uppgifterna som du har uppgett hittills och lägga till informationen som saknas vid en senare tidpunkt. Kom ihåg att fram tills dess att dina uppgifter är fullständigt ifyllda, inskickade och har genomgått datavalideringsprocessen kommer de inte att vara synliga för Coor. Kan jag ange vilken prisinformation som helst för företagets produkter och tjänster? Nej, du kan inte ange vilka prisuppgifter som helst när du registrerar dig. Du kan bli ombedd att lämna detaljerad information om prissättningen för produkter och tjänster om du blir inbjuden av Coor att lämna ett anbud för ett kontrakt. Denna process hanteras av Coor. Hur kontaktar jag Achilles? Achillevs Information AB Vretenvägen 13 171 54 Solna Sweden Hemsida: www.achilles.com E-post: fbs@achilles.com Tel: +46 8 444 1700 2015-02-16 Version 3.0 Sida 13 av 13