Extra Nyhetsbrev från Kanslistöd December månad 2008 Innehållsförteckning Arbetsflöden ch sammanfattande regelverk för kyrkbkföring... 2 Vårdnadshavarna ska vara ense m att barnet ska döpas... 2 Dpförrättaren... 2 Uppgifter m hindersprövning ch intyg vigsel... 2 Vigselförrättaren... 2 Hantering av dp när dpkandidaten br utmlands ch inte är flkbkförd i Sverige... 3 Flöde för registrering av dp för icke flkbkförd... 3 Dpbevis då den döpte inte är flkbkförd i Sverige... 4 Ingen clearingfaktura för skyddad persn... 4 Hantering då svar på förfrågan m medlemskap inte inkmmer... 5 Registrering av dp, knfirmatin, vigsel ch begravning sm ägt rum efter 8 nvember 2003... 5 Dp ch knfirmatin sm ägt rum före 8 nvember 2003... 6 Infrmatinsverifikat 18-års inf... 6 Påminnelseverifikat... 7 Utträde av vårdnadshavare antecknade barn tas brt... 7 Julhälsning... 7 Om Kanslistöd... 8 Kanslistöds rdinarie öppettider... 8 Öppet under helgerna.... 8 Vilka har fått detta brev... 8 Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 1
Arbetsflöden ch sammanfattande regelverk för kyrkbkföring Dkumentet Arbetsflöden ch sammanfattande regelverk för kyrkbkföring innehåller infrmatin m vanliga arbetsflöden ch gällande regelverk. Regelverket i sin helhet framgår av Kyrkrdningen ch Svenska kyrkans bestämmelser sm återfinns på http://www.svenskakyrkan.se/kyrkrdningen/. Dkumentet är uppdaterat med den infrmatin du finner nedan, i vissa fall mer utförligt beskriven. Observera att dkumentet innehåller länkar ch fungerar bäst att läsa på webben. Arbetsflöden ch sammanfattande regelverk för kyrkbkföring finns publicerat sm en pdf-fil. Du kan söka i dkumentet genm att skriva det rd du vill söka efter i sökfältet sm finns. Du kan ckså kpiera text genm att markera med vänster musknapp. Högerklicka sedan på texten du markerat ch välj kpiera. Genm att klicka på iknen för bkmärken till vänster i dkumentet får du bredvid texten en innehållsförteckning. "Arbetsflöden ch sammanfattande regelverk för kyrkbkföring" når du via http://internwww.svenskakyrkan.se/kbk2003, klicka på Arbetsflöden ch regelverk i innehållsmenyn. Vårdnadshavarna ska vara ense m att barnet ska döpas Dpförrättaren Ett barn får döpas när dess vårdnadshavare begär att barnet ska döpas till kyrkans tr. Om ett barn har två vårdnadshavare innebär den bestämmelse sm finns i kyrkrdningen 19 kap. 2 att vårdnadshavarna ska vara ense ch båda begära att barnet ska döpas till kyrkans tr. Den präst sm ska förrätta dpet bör innan dpet kunna knstatera detta. När dpblanketten tas ut anges de vårdnadshavare sm finns för barnet. Uppgifter m vårdnadshavare hämtas från flkbkföringen. Om endast en vårdnadshavare finns när dpblanketten tas ut bör en kntrll göras m en andra vårdnadshavare finns krt innan dpet ska förrättas. Uppgifter m hindersprövning ch intyg vigsel Vigselförrättaren I äktenskapsbalken anges att vigselförrättare innan vigsel förrättas ska förvissa sig m att hindersprövning har skett inm fyra månader före den planerade vigseln. Vigselförrättaren ska innan vigseln få intyg m hindersprövning ch ska Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 2
efter vigseln underrätta Skatteverket m vigseln. Den underrättelsen görs på blanketten Intyg vigsel sm vigselförrättaren ckså har fått. Intyg m hindersprövning ch Intyg vigsel utfärdas av Skatteverket ch skickas till dem sm ska vigas sm i sin tur överlämnar dessa blanketter till vigselförrättaren. Intyg vigsel skickas genast efter vigseln till Skatteverkets inläsningscentral i Östersund. Vigselförrättaren ska kmplettera vigselblanketten så att samtliga uppgifter sm ska registreras i vigselbken finns på blanketten. Det gäller framför allt uppgifter m hindersprövningen; datum för hindersprövningen, diarienummer ch datum för hur länge hindersprövningen är giltig. När vigselförrättaren har skickat intyg m vigsel till Skatteverket ska datum då detta gjrdes nteras på vigselblanketten. Hantering av dp när dpkandidaten br utmlands ch inte är flkbkförd i Sverige I dkumentet "Arbetsflöden ch sammanfattande regelverk för kyrkbkföring" kan du läsa m hanteringen av dp när dpkandidaten br utmlands ch inte är flkbkförd i Sverige. T ex. Vad händer när Kyrkstyrelsen ansvarar för ärendet? Nedan beskrivs flödet för registrering i Kbk2003. Flöde för registrering av dp för icke flkbkförd Arbeta med ministerialbk utskrifter dpblankett eller Arbeta med ministerialbk utskrifter ny dp Ange uppgifter för huvudpersnen a. Saknar svenskt persnnummer, ange födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD), fullständiga uppgifter m namn ch utlandsadress. b. Har svenskt persnnummer, ange persnnummer ch klicka på kikaren. Uppgifterna hämtas från flkbkföringen. Kntrllera att fullständiga uppgifter m namn ch utlandsadress finns. Ange vårdnadshavare. Om någn av vårdnadshavarna har svenskt persnnummer ange detta ch klicka på kikaren för att hämta uppgifter från centrala tillhörighetsregistret. Om vårdnadshavaren saknar svenskt persnnummer ange födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD) ch namn. Dpet äger rum. Blankett åter till den expeditin sm skrivit ut blanketten (underskriven av präst) Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 3
Sök fram dpbken i ministerialbken. (Arbeta med ministerialbk fliken preliminära ange dp sm handlingstyp klicka på sök (förstringsglaset) Kmplettera vid behv uppgifterna i dpbken Skapa slutgiltig pst Infrmatin m dpet skickas med autmatik till Kyrkstyrelsen Dpbevis då den döpte inte är flkbkförd i Sverige I kyrkrdningen 29 kap. 2 finns bestämmelsen att den sm döps i Svenska kyrkans rdning blir upptagen i Svenska kyrkan. I 1 samma kapitel finns bestämmelsen m vem sm får tillhöra Svenska kyrkan: Den sm är svensk medbrgare, eller utländsk medbrgare bsatt i Sverige, får tillhöra Svenska kyrkan. Kyrkstyrelsen får besluta att även någn annan persn får tillhöra Svenska kyrkan. När man i en församling har haft ett dp av persn sm inte är flkbkförd i Sverige får man vid slutförandet av dpet i Kbk2003 meddelandet: Persnen blev inte inträdd genm dpet. Infrmatin har skickats till Kyrkstyrelsen sm därmed ansvarar för ärendet. Kyrkstyrelsen får infrmatinen i ett verifikat i Kbk2003 ch får sedan pröva ch besluta m inträde i Svenska kyrkan. Vid dpet lämnas ftast ett dpbevis till den döpte. När den döpte inte är flkbkförd i Sverige bör i dpbeviset endast finnas uppgift m att barnet är döpt i Svenska kyrkans rdning. Ingen clearingfaktura för skyddad persn Då en kyrklig handling ägt rum för skyddad persn i annan församling än den persnen tillhör kan församlingen inte se i Kbk2003 vilken församling sm är persnens hemförsamling. Församlingen har då att ta ut en tm blankett ch fylla i de uppgifter sm behövs. När den kyrkliga handlingen har ägt rum ska handlingsförsamlingen skicka blanketten rekmmenderat med mttagningsbevis till Kyrkbkföringshandläggaren, Kyrkkansliet, 751 70 Uppsala. Kyrkkansliet skickar sedan blanketten rekmmenderat med mttagningsbevis till den församling sm persnen tillhör. Den handläggare sm har behörigheten handläggare kbk max kan se de uppgifter sm finns för persnen i Kbk2003 ch registrera den kyrkliga handlingen. För clearing gäller vid skyddad persn att ingen faktura ska skickas. Handlingsförsamlingen kan inte se hemförsamling i Kbk2003 ch ska inte på annat sätt söka denna uppgift. Även m persnen själv anger sin hemförsamling ska ingen clearingfaktura skickas då ingen uppgift syns för den skyddade Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 4
persnen i Kbk2003. För skyddad persn blir det därför så att handlingsförsamlingen står för kstnaden för den kyrkliga handlingen. Hantering då svar på förfrågan m medlemskap inte inkmmer I dkumentet Arbetsflöden ch sammanfattande regelverk för kyrkbkföring finns en beskrivning av hanteringen av beslutsunderlag sm inkmmer till en församling då en persn återinvandrat till Sverige. Församlingen ska då skicka blanketten Förfrågan m medlemskap i Svenska kyrkan till den persn sm flyttat in i församlingen. Ibland får församlingen inget svar på förfrågan ch en hanteringsrdning har nu framtagits sm kan användas i dessa fall m kyrkherden i församlingen beslutar detta. Om svar inte inkmmit så kan efter kyrkherdens beslut en ny blankett för förfrågan skickas tillsammans med ett följebrev på församlingens brevpapper. Följebrevet ska undertecknas av församlingens kyrkherde sm enligt kyrkrdningen 29 kap. 6 har att pröva ch besluta i ärenden m kyrktillhörighet. Förslag till lydelse av brev till vuxen ch till vårdnadshavare för barn under 18 år finns i dkumentet Arbetsflöden ch sammanfattande regelverk för kyrkbkföring. Kpia av brevet läggs till akten. Om svar på den andra förfrågan inte har inkmmit efter en månad ska detta meddelas Kanslistöd på samma sätt sm när en persn meddelar att han/hn inte är tillhörig. Det är inte möjligt för församlingen att avsluta de uppgifter sm finns för en persn där beslutsunderlag har kmmit. När uppgiften meddelas till Kanslistöd kmmer ärendet att avslutas, se mer i dkumentet Arbetsflöden ch sammanfattande regelverk för kyrkbkföring Registrering av dp, knfirmatin, vigsel ch begravning sm ägt rum efter 8 nvember 2003 Enligt SvKB2003:13 ska varje dp, knfirmatin, vigsel ch begravning i Svenska kyrkans rdning registreras i ministerialbken. Om församlingen har tagit ut arkivutskrifter finns nu en möjlighet att anteckna en kyrklig handling sm inte tidigare har blivit registrerad i ministerialbken. Tmma arkivutskrifter har tagits fram, finns på http://internwww.svenskakyrkan.se/kbk2003/handbk/arkivering.asp När ministerialbken tas ut på svenskt arkiv för arkivering, kan ett antal tmma arkivutskrifter skrivas ut ch läggas sist i ministerialbken ch bindas med. Det finns då möjlighet att där anteckna en kyrklig handling sm inte har registrerats Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 5
det år det skulle ha skett. Om anteckningen sker manuellt ska den göras med arkivbeständig penna. Av anteckningen ska framgå att den har tillagts senare än då ministerialbken tgs ut på arkivbeständigt papper. Den kyrkliga handlingen ska även registreras i ministerialbken i Kbk2003 m den ägt rum efter den 8 nvember 2003. Viktigt att tänka på vid registrering är att uppgifterna i ministerialbken ska vara de sm gällde vid den kyrkliga handlingen. Dp ch knfirmatin sm ägt rum före 8 nvember 2003 Dp ch knfirmatin sm ägt rum före 8 nvember 2003 nteras endast på persnens persnakt under kyrkuppgifter. Rekmmendatinen är att underlaget till nteringen diarieförs. Ministerialböcker från 1991 till 8 nvember 2003 är avslutade ch finns i de flesta fall i Hbk. Hbk är en histrikmiljö ch kan inte kmpletteras med nya kyrkliga handlingar. Infrmatinsverifikat 18-års inf Detta verifikat är ett hjälpmedel för handläggaren/kyrkherden för att få infrmatin m vilka persner sm är på väg att tas brt från registret (gäller endast antecknade), ch vilka persner sm ska tillskrivas enligt 19 kap. 9 i kyrkrdningen. Verifikaten 18-års inf skapas den tredje dagen varje månad (den 3 december var första gången). Då skapas verifikat för de persner sm fyller 18 år kmmande månad ch sm är: Tillhöriga men inte döpta Antecknade i avvaktan på dp Antecknade i avvaktan på meddelande ch döpta i annan kristen kyrkas rdning Antecknade i avvaktan på meddelande ch döpta i Svenska kyrkans rdning Infrmatinsverifikatet "18-års inf" visas inte per autmatik på fliken aktuella. De kan då sökas fram via sök verifikat-funktinen. För att ändra hur vissa verifikat ska visas i den aktuella församlingen går man in i menyn Administratin Enhet Ärendetyper. Man dubbelklickar på den ärendetyp sm skall hanteras på ett annat sätt, ändrar till önskad hantering ch klickar på Spara. I frtsättningen kmmer dessa verifikat att visas enligt den nya inställningen. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 6
Påminnelseverifikat För att upprätthålla gd kvalitet i registret skickas påminnelseverifikat till kyrkbkföringshandläggare för att uppmärksamma eventuella ärenden sm under lång tid legat utan åtgärd. Verifikaten skapas den sjunde dagen varje månad. Utträde av vårdnadshavare antecknade barn tas brt När vårdnadshavaren/vårdnadshavarna till ett barn är medlem/medlemmar i Svenska kyrkan finns barnet i vårt register för att vi ska kunna skicka inbjudan till dp ch inbjuda till annan verksamhet i kyrkan. Är ingen av vårdnadshavarna medlem i Svenska kyrkan tar vi brt dessa uppgifter. Uppgifter tas brt med autmatik när vårdnadshavaren/vårdnadshavarna går ur Svenska kyrkan. I det här fallet kan barnet/barnens vårdnadshavare kntaktas persnligen eller genm brev, för att infrmera m att barnet inte längre finns sm antecknad i kyrktillhörighetsregistret. Blanketten Meddelande vårdnadshavare vid utträde kan användas. Om det finns barn sm varit antecknade framgår det på det utträdesverifikat sm skapas för den persn sm utträder. Det skapas även ett infrmatinsverifikat, Brttag anteckning pga relatin för barnet vars anteckning tas brt. Julhälsning Vi tackar för det gångna året ch ser fram emt nya spännande möjligheter nästa år. Gd Jul ch Gtt Nytt År önskar vi på kanslistöd Elisabet Ann-cecile Oscar Mikael Stefan Mnica Linnea Helena Tmas Stefan Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 7
Om Kanslistöd På Kanslistöds telefnnummer 018-16 97 00 svarar just nu åtta medarbetare på frågr sm rör Svenska kyrkans gemensamma administrativa system, t ex Kyrknätet, Kyrkbkföring, Organisatinsregistret ch Kyrkkntt. Vi svarar både på teknik- ch regelverksfrågr: Elisabet Anderssn, Ann-Cecile Björklund, Oscar Björnhag, Mikael Dahl, Stefan Kstet, Mnica Janssn, Linnea Edlund ch Helena Vilmink. Stefan Olssn Granm är samrdnare. Se även vår hemsida http://www.kyrknatet.se/supprt Kanslistöds rdinarie öppettider Mån-trs 9-12 samt 13-15 Fre 9-12 Dag före helgdag öppet 9-12 Lördag ch helgdagar stängt Öppet under helgerna. Under periden 22 december 2008 till 6 januari 2009 har kanslistöd öppet följande dagar: 22 december mellan kl 09-12 samt mellan 13-15 29 december mellan kl 09-12 samt mellan 13-15 30 december mellan kl 09-12 2 januari mellan kl 09-12 Från den 7 januari har vi åter öppet sm vanligt. Vilka har fått detta brev Vi har använt ss av rganisatinsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter ch församlingar sm har lagt in sin e- pstadress i Organisatinsregistret. Utskicket går även till sändlistrna för sakkunniga i kyrkbkföringsfrågr samt kntaktpersn IT sm registrerat sin e-pstadress i Organisatinsregistret. Ni hittar Nyhetsbreven på den här sidan http://www.kyrknatet.se/supprt under länken Nyhetsbrev. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 8