Kom igång Rensning. dokument/användarhandledning/rensning/rensningsfunktionen i REAL.

Transkript

1 Km igång Rensning dkument/användarhandledning/rensning/rensningsfunktinen i REAL.dcx REAL AB 2018

2 Rensningsfunktinen i REAL Funktinen Rensning ger möjlighet att rensa brt (radera definitivt) data sm är ålderstigen i REAL. Behörigheten för att rensa kpplas inte på med autmatik på användare utan behörig administratör lägger till gruppen Rensning till de användare sm ska ha behörighet att rensa. Behörighet Behörigheten ch användargruppen har REAL redan skapat. Om man har tagit brt behörigheten så måste man först börja under Behörigheter ch aktivera Rensning. Gå till Behörighet > Användare. Klicka på den användare sm ska ha funktinen ch välj fliken grupper. Plcka fram Rensning i rullisten ch Spara

3 Rensning Gå till Register > Rensning i menyn. Välj hur många år tillbaka i tiden sm du vill ha kvar i systemet ch sm du inte vill se i listan till vänster. Första gången man går in så står det 7 år sm idag är enligt bkföringslagen, men kan ändras. Se infrmatinsraden nedan vad du kmmer att få fram i rensningsfunktinen. Klicka på den pst du vill rensa Börja att ta brt avier för att sedan ta brt uthyrningar Tänk på att rensning av data är prestandakrävande ch utförs med fördel utanför kntrstid. REAL AB 2

4 När det gäller avier så får man ta ett år i taget. Funktinen tittar på avidatumet ch inte periden. Om avier inte går att rensa så kan det ber på mallkeringar eller ej skickade verifikatiner. När det gäller medlemmar för bstadsrätter så kan man ta brt persnen men inte andelstransaktinen via rensningsfunktinen! Medlemmen blir avpersnifierad på andelstransaktinen. Klicka på kryssrutan i menyn för att markera alla rader eller specifik kryssruta på den/de rader du vill rensa. Finns en avi ch/eller inbetalning sm är öppen går en gammal uthyrning ej att ta brt förrän senare, därför ingen ruta. För att kunna ta brt en medlem måste kntrlluppgift vara skapad ch skickad. Vill ni rensa andelstransatiner gå in under Förening > Andelstrans. Välj vilket datumintervall ni vill rensa ch klicka på Sök. Ta en ch en via röda krysset till vänster vid transaktinsid.. REAL AB 3

5 Funktiner Det går att rensa brt: Okpplad persn/rganisatin berende blag Persner eller rganisatiner sm finns sm en persnpst men är inte kpplade till någt med följande undantag: Uthyrning eller data sm kpplas till uthyrningen, tex avier Intresseanmälan eller medsökande till intresseanmälan Bstadskö eller medsökande till bstadskö Fastighetsskötare Användare Leverantör Bank Brgensman Panthavare Styrelsemedlem i blag Kntaktpersn eller kpplade kntaktpersner Besiktningsman Kpplad till inbetalningar Gamla uthyrningar Uthyrningar sm har ett utlyttningsdatum äldre än gränsvärdet för rensningsfunktinen. Det går inte att rensa en uthyrning sm är kpplade till avier Hyresgäst/ägare rensas m de uppfyller kraven för kpplad persn/rganisatin enligt van. Gamla intresseanmälningar Rensar intresseanmälan sm är äldre än gränsvärdet för bstadskö/intresseanmälan Innehavaren av anmälan rensas m de uppfyller kraven för kpplad persn. Inaktiva bstadsköplatser Inaktiverade bstadsköplatser sm är äldre än gränsvärdet Det går inte att rensa en bstadsköplats sm har avier kpplade till sig Innehavaren av platsen rensas m kraven för kpplad persn/rganisatin. Reskntra, avier ch inbetalningar Gränsvärdet presenteras utifrån de antal år sm angivits vid Uthyrningar/avier. Rensningen sker i rdningen äldst först. Det kmmer att finnas en knapp för respektive år. Avin måste vara betald Inbetalningen får inte ha ett ej allkerat belpp (försktt) Berende på datum för inbetalning kan det hända att avier sm hör till ett specifikt år inte blir rensningsbart förrän senare. Det är möjligt att det skapas en kedja av sammanlänkade avier. En avi eller inbetalning med knteringar utan verifikatnummer kan inte rensas. Verifikatinen måste även vara markerad sm skickad. REAL AB 4