Läsårsarkivering i SchoolSoft - administratörer

Transkript

1 Läsårsarkivering i SchlSft - administratörer Nu närmar sig sklavslutningen ch snart är det dags att planera inför hösten. Vi kmmer att gå ut med mer detaljer m läsårsstart ch imprt av ny infrmatin under början av juli, efter att SchlSft är arkiverat, så att både vi ch ni hinner göra klart allt i gd tid inför höstterminen. Tanken är att vi följer samma prcess sm förra året, sm fungerade väldigt bra. Den juni kmmer vi att genmföra en arkivering av all den infrmatin ni har skapat i SchlSft under året. Under de dagar vi arkiverar får ni inte arbeta i SchlSft. Innan arkiveringen kan nya scheman inte läsas in eller skapas. Vad händer i SchlSft? Den mesta infrmatinen sm rör elevernas sklarbete arkiveras: Resultat sm inte är publicerade publiceras innan de arkiveras. Detta gäller även eventuella kpplingar till förmågr sm är gjrda på uppgifter. Uppgifter utan resultat tas brt. Närvar/Frånvar summeras för varje elev, ämne, rsak ch sparas i elevens arkiv. Bekräftelsen sm förälder eller persnal har gjrt i rapprten Oanmäld frånvar tas brt men själva frånvarn finns kvar i arkivet. Nytt för i år är att elevernas veckvisa närvaröversikt sparas på varje elevs elevkrt. Nrmalt arkiveras alla elevdkument. Men det finns en möjlighet att undanta vissa elevdkumentstyper från arkivering, exempelvis m man har åtgärdsprgram sm man inte vill skall arkiveras, utan skall tas brt helt, eller m man har en lggbk sm man vill skall finnas kvar sm aktivt dkument. Detta styr man genm att ändra i användarkden Elevdkumentatin: Typ där varje typ har ett arkiveringsattribut sm kan ha värdet Arkivera, Spara eller Rensa. Sm standard arkiveras alla typer. Ämnesmatriser ch kursmatriser sparas. Sm skla kmmer man att kunna gå bakåt i tiden ch titta på hur matrisen såg ut vid ett visst datum, detta gäller även för elever ch föräldrar. Matrisen kmmer efter arkiveringen se ut precis sm den såg ut innan arkivering. Uppgifter kpplade till matriserna kmmer att visas i matrisen. Ämnesmatrisens sammanställning (elevernas kunskapsutveckling i förhållande till kunskapskraven utifrån elevens aktuella årskurs) kmmer att ändras till Ingen bedömning gjrd. Histriken finns kvar under Ändringar. Kursplaner ch mment kpplade till uppgifter ch lektinsplanering tas brt vid arkivering. För veckplanering tas inte kpplade mment brt. Om man vill spara Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan Stckhlm supprt@schlsft.se

2 kpplade mment efter arkivering måste dessa kpplas till elever. Gör så här för att kppla ett mment till flera elever: Kppla ett mment till flera elever: För att spara kpplingarna så går läraren från ändringsläget på en uppgift/planering välja alternativet Hantera kursplaner ch då visas en lista på samtliga mment sm är kpplade till uppgiften. Läraren väljer sedan vilket mment sm ska kpplas till eleverna. Läraren kan därefter ange vilka elever sm ska markeras med att de arbetat med mmentet. Det finns en markera alla -kryssruta sm används m alla elever sm fått uppgiften ckså ska kpplas till det mmentet. Samma rutin sm van gäller även för lektinsplanering, veckplanering ch kursplaner. Kppla flera mment till en elev: Välj att visa en ämnesmatris för en elev ch klicka på länken Visa kursplaner. Här kan läraren kppla flera mment till eleven ch ckså se vilka år eleven har arbetat med mmentet. Det framgår vilka mment sm har en uppgift, veckplanering eller lektinsplanering. Se gärna mer i manualen SchlSft för persnal. Uppladdade filer (till uppgifter, resultat mm) sparas inte vid arkivering. Dck sparas inlämningsuppgifter sm eleverna har laddat upp till uppgifter. Elevkmmentarer samt vårdnadshavarnteringar på resultat sparas. Vår rekmmendatin är att alltid spara en kpia av den uppladdade filen på den egna datrn. Detta eftersm uppladdade filer inte sparas vid arkiveringen ch inte heller finns med i eventuella backuper. Analyser från Urkund sparas inte. Prtflin påverkas inte av arkiveringen. Lärarnas övriga arbeten: Mina filer. Filer sm ligger i Mina filer påverkas inte av arkiveringen. Om man har kpplat en fil till en planering, nyhet eller liknande kan man klicka på filen ch välja Lägg till i filbiblitek. Då sparas filen i Mina filer även när bjektet tas brt vid arkiveringen. Nyheter tas brt. Om man vill behålla en nyhet till nästa läsår måste man välja ett slutdatum för nyheten sm stäcker sig in i nästa läsår. Kalenderhändelser tas brt. En kalenderhändelse sm inträffar efter arkiveringen tas inte brt. Frum påverkas inte av arkiveringen. Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan Stckhlm supprt@schlsft.se

3 Tidsbkningar tas brt. Om man vill att en tidsbkning ska ligga kvar till nästa läsår är det viktigt att publiceras till - datumet sträcker sig in i nästa termin. Meddelanden i inkrgen ch skickade meddelanden sparas. Alla meddelanden i papperskrgen tas brt. Skickade sms tas brt. All planering sparas så att lärarna kan återanvända sina planeringar även nästa år. Bifgade filer i veckplaneringen sparas. Lektinsplaneringen görs m till veckplanering ch bifgade filer tas brt. Vi rekmmenderar att man sm lärare går igenm sina arkiverade planeringar vid varje läsårsstart ch aktiverar de man vill använda i år igen eller slänger de man inte vill använda längre. Planeringsverktyget: Vi kmmer inte att arkivera Planeringsverktyget. Pärmar ch planeringar sm hör till innehavande läsår kmmer att visa i bibliteket. Man kmmer att ha möjlighet att ändra läsår för att se planeringar där ett annat läsår är markerat. Det är redan nu möjligt att ange nästa läsår i de pärmar ch planeringar sm även ska användas kmmande läsår. Då kmmer de pärmarna ch planeringarna att visas direkt i biliteket efter arkiveringen. OBS! Glöm inte att aktivera planeringen när den ska användas. Ingenting upplagt under Filer ch länkar påverkas av arkiveringen. Administrativt: Schemat ch alla lektiner tas brt. Statiska uppgifter kring schemat (ämnen, salar, undervisningsgrupper etc.) påverkas inte av arkiveringen. Statisk grundinfrmatin sm elever, lärare, salar, grupper, krthantering, sklinf påverkas inte av arkiveringen. Elevens år räknas autmatiskt upp ett steg, förutsatt att åren F-9 används. Elever sm gick i år 9 förra läsåret kmmer frtfarande ha år 9 även detta läsår. Elever sm gick år 3 (på gymnasiet) förra läsåret kmmer i år ha år 4. En ny statusrad med nytt år skapas i Elev-admin på alla sklr sm använder SchlSft sm elevadministrativt system. Kursgrupper påverkas inte av arkiveringen. Om gruppen ska kpplas till en annan kurs vid nytt läsår är det viktigt att kmma ihåg att uppdatera kursgruppen. Det är ckså viktigt att uppdatera kursgrupperna efter varje schemainläsning. De grundsklr sm sätter betyg i SchlSft måste vara helt klara med sin betygssättning innan arkiveringen sker. Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan Stckhlm supprt@schlsft.se

4 Hämtnings ch lämningstider (fritids) Numera kan ni skapa perider för hämtning ch lämning för kmmande läsår. Detta innebär att ni kan gå in på ADMIN>PERIODER>HÄMTNING OCH LÄMNINGSPERIODER ch välja ett läsår. Vårdnadshavarna kmmer då att kunna lägga till sina tider för de läsåren ni väljer. Vi kmmer inte att ta brt tiderna vid arkivering vilket innebär att ni kmmer att kunna kmma åt gamla tider bakåt i tiden m ni behöver det. Vid sklstart I början av augusti hjälper vi sm vanligt till att imprtera nya elever, scheman, skapa användarkntn, välkmstbrev med mera. Det är ett antal steg man behöver gå igenm, flera av dem kan ni göra själva. Vi är strikta när det gäller frmatet på infrmatinen ni skickar till ss, för att det skall gå så snabbt ch smidigt sm möjligt. Allt arbete med inläsning, skapande av inlggningsuppgifter, scheman etc. debiteras enligt avtalsenlig knsulttaxa. Tips! Ladda ner manualen Sklstart sm finns på Där får du en stegvis guidning till allt sklan behöver förbereda inför sklstarten ch hur ni gör för att själva läsa in nya elever, skapa inlggningsuppgifter mm. På vår hittar ni redan nu instruktiner m hur man går tillväga med förberedelserna för nytt läsår, nytt schema, nya elever, användarnamn, utskick med mera. Börja inte med förberedelserna innan vi har genmfört läsårsarkiveringen. Vi meddelar när detta är klart. Elever från SchlSfts elevkö kan dck imprteras redan nu m startdatum på barnen är ett datum efter arkiveringen. Mer infrmatin m detta kmmer att skickas ut när arkiveringen är genmförd. De sklr sm har flera sklr i en ch samma SchlSft-miljö (kmmuner ch frisklekncerner) måste tänka på några extra saker: 1. Allt sm arkiveras följer med eleven till nästa skla (betyg, frånvar, elevdkument, matriser, prvresultat mm). För att elevdkumenten ska visas på nya sklan måste man i elevdkumentets mall markera Flytta dkument med elev. För att matriser ska visas på nya sklan måste användarinställningen Färdigheter: Visa på elevens nya skla ändras till Ja. 2. Om ni vill ha hjälp med att flytta elever mellan sklr efter arkiveringen behöver vi få uppgifter m vilka elever sm ska flyttas var. Skicka en lista till supprt@schlsft.se med Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan Stckhlm supprt@schlsft.se

5 elevens namn, persnnummer ch nya skla. Eleverna måste då först inaktiveras på den gamla sklan. 3. Elever från elevkön kan imprteras från kön till sklan m de ligger sm inaktiva på en annan skla i samma rganisatin. Adressuppgifter på elever ch vårdnadshavare kmmer se ut sm de gjrde på den gamla sklan ch inte ändras m andra uppgifter finns i elevkön. Systemunderhåll Vi kmmer att genmföra systemunderhåll under vecka 29 ch 30. Detta kmmer att innebära att SchlSft kan vara åtkmligt under krtare perider. SchlSfts användarknferens 2016 Vi välkmnar Dig sm är sklledare, administratör eller SchlSft-ansvarig pedagg att delta på vår knferens. Du får infrmatin m nyheter i SchlSft, delta i wrkshp samt utbyta erfarenheter med andra användare ch persnal från SchlSft. Datum: trsdagen den 20 ktber 2016 Anmäld dig här Höstens wrkshps Tisdag 9 augusti Wrkshp Läsårsstart Grundskla Onsdag 10 augusti - Wrkshp Läsårsstart Gymnasiet Trsdag 22 september - Wrkshp admin grund Grundskla Trsdag 22 september - Wrkshp admin grund Grundskla OBS: Malmö Fredag 23 september - Wrkshp admin grund Gymnasiet Fredag 23 september - Wrkshp admin grund Gymnasiet. OBS: Malmö Onsdag 28 september - Wrkshp Pedaggisk Planering Grundskla Onsdag 28 september - Wrkshp Pedaggisk Planering Grundskla OBS! Götebrg Trsdag 29 september - Wrkshp Pedaggisk Planering Gymnasiet Trsdag 29 september - Wrkshp Pedaggisk Planering Gymnasiet. OBS: Götebrg Tisdag 4 ktber - Wrkshp admin frtsättning Grundsklan Onsdag 5 ktber - Wrkshp admin frtsättning Gymnasiet Tisdag 8 nvember - Wrkshp betyg Grundskla Onsdag 9 nvember - Wrkshp betyg Gymnasiet Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan Stckhlm supprt@schlsft.se