OFFERT; VISIONSPROCESS FÖR MALMKÖPING ETT PILOTPROJEKT INOM FLENS KOMMUN HÖSTEN 2009
Flens kommun Lars Rådh 642 81 FLEN OFFERT: VISIONSPROCESS FÖR MALM- KÖPING Kairos Futures casenr: 33565 BAKGRUND Med hänvisning till muntlig beställning den 26 augusti 2009 har Kairos Future AB, organisationsnummer: 556292-4398adress: Box 804, 101 36 Stockholm. Tel: 08 545 225 00, som företräds av Göran Krafft, (nedan kallat "Kairos Future"), nöjet att offerera följande uppdrag. Offerten baseras på ett möte i Malmköping den 26 augusti där möjligheterna att genomföra en visionsprocess i Malmköping diskuterades. Flens kommun står inför ett antal utmaningar i nuet med vikande befolkningsutveckling, fallande fastighetspriser och sämre service. Detta tillsammans med lågkonjunkturen leder till försämrad ekonomi för kommunen. Man vill nu påbörja ett långsiktigt utvecklingsarbete där en ny vision för Flens kommun är ett första steg för att vända utvecklingen i kommunen. Se även tidigare offert daterad 2009-09-01. SYFTE Syftet med uppdraget är att påbörja ett visionsarbete för Flens kommun genom ett pilotprojekt i Malmköping. Processen ska bygga på bred delaktighet med involvering av kommunen, näringsliv, organisationer och medborgare. WWW.KAIROSFUTURE.COM SÄTE: STOCKHOLMS LÄN SID 2 AV 8
UPPDRAGETS OMFATTNING OCH UTFÖRANDE FRAMTIDSDIALOG Upplägget bygger på en väl etablerad metod för att lyfta framtidsfrågor, Framtidsdialog, som är en väl utarbetad och dokumenterad arbetsform som i idealformen genomförs under 24 timmar. Vi föreslår alltså en 1 dags framtidsdialog (9-16 ca) med följande moment: Framtida utmaningar för Malmköping (Trender & drivkrafter i omvärlden). Visioner för Malmköping på 10 års sikt o Brevet från Framtiden, byggstenar till vision Hinder för att uppnå visionen Strategier för Malmköping, d.v.s. vägar mot visionen Den exakta detaljplaneringen genomförs tillsammans med uppdragsgivaren. Runt varje frågeställning sker en dialog i grupper om ca 5 personer. Avrapportering sker kort, varje grupp har 2-3 minuter att redovisa sina viktigaste slutsatser. Dokumentation och resultat Processen dokumenteras fortlöpande under dagen och resultat av varje deldialog förs in som arbetsmaterial till nästa deldialog (gruppdiskussion). Efter avslutad Framtidsdialog sätter sig en mindre grupp ca 5 personer, inklusive konsulten och sammanställer resultaten av dialogen. Denna minirapport beskriver deltagarnas syn på de viktigaste utmaningarna i omvärlden, byggstenar till en ny vision, hinder för att nå visionen samt förslag till vägval, strategier. FORTSATT PROCESS Efter att resultaten från Framtidsdialogen bearbetats fortsätter processen, i grova drag, enligt nedan. Presentation och diskussion i politisk referensgrupp Remissomgång samt enklare enkät med frågor till boende och arbetande i Malmköping Bearbetning av inkomna synpunkter, arbetsmöte Öppet möte, presentation av helheten. Kairos medverkar eventuellt Vision och förslag till strategier antas och skickas till Kommunfullmäktige i Flen WWW.KAIROSFUTURE.COM SÄTE: STOCKHOLMS LÄN SID 3 AV 8
TIDSPLAN Arbetet påbörjas och genomförs efter överenskommelse med uppdragsgivaren, preliminärt i början av december eller efter jul och nyår. KONSULTER Ansvarig projektledare och kontaktperson för uppdraget är Göran Krafft, senior konsult. KOSTNADER Kostnaden för uppdraget framgår av nedanstående tabeller. ( Arvode ) Samtliga kostnader inkluderar förberedelsetid. MOMENT ALTERNATIV 2. KONSULTDAGAR KOSTNAD, SEK 1. FÖRBEREDELSER 1,5 51 000 2. FRAMTIDSDIALOG 1 17 000 3. DOKUMENTATION 1 17 000 SUMMA 3,5 59 500 TILLKOMMANDE KOSTNADER Eventuella resor, kost och logi Övriga omkostnader i direkt samband med uppdraget Moms och andra vid varje tillfälle gällande skatter och avgifter tillkommer på angivna priser Tillkommande dagar debiteras, efter överenskommelse med uppdragsgivaren med 17 000 kr/konsultdag FAKTURERING OCH BETALNING Kairos Future fakturerar Uppdragsgivaren ovanstående Kostnader jämte eventuella Tillkommande kostnader efter slutleverans. Betalning skall ske inom tjugo (20) dagar från fakturadatum och i övrigt enligt i faktura angivna villkor. UPPDRAGSFÖRUTSÄTTNINGAR För att uppdraget skall kunna utföras i enlighet med detta avtal krävs att: WWW.KAIROSFUTURE.COM SÄTE: STOCKHOLMS LÄN SID 4 AV 8
Uppdragsgivaren står för inbjudningar till breddgrupp och analysgrupp Uppdragsgivaren ansvarar för bokning av lokaler, eventuella måltider, teknisk utrustning som projektor, etc. Uppdragsgivaren tillhandahåller nödvändiga dokument etc som är av vikt för uppdragets genomförande. ÖVRIGA VILLKOR För uppdraget enligt denna offert gäller även Kairos Futures Allmänna villkor, Bilaga 1. För det fall bestämmelse i denna offert strider mot bestämmelse i Allmänna villkor, skall bestämmelsen i Allmänna villkor gälla. Denna offert (och dess uppdragsbekräftelse) jämte Allmänna villkor utgör Parternas fullständiga reglering av alla frågor som uppdraget berör och ersätter eventuella tidigare skriftliga eller muntliga åtaganden och utfästelser. GILTIGHETSTID Denna offert är giltig till: 2009-10-30 2009-09-25 Stockholm Göran Krafft SENIOR KONSULT WWW.KAIROSFUTURE.COM SÄTE: STOCKHOLMS LÄN SID 5 AV 8
BILAGA 1 ALLMÄNNA VILLKOR ANSVARSBEGRÄNSNING Kairos Future friskriver sig från allt ansvar avseende fel eller brister i indata eller informationsinnehåll samt från fel eller brister som orsakas av omständigheter varöver Kairos Future ej råder. Utom såvitt avser krav som hänför sig till intrång i Parternas respektive immateriella rättigheter, för vilka intrång felande part skall ersätta den andra parten dennes faktiska skada, skall Parternas skadeståndsskyldighet mot varandra vid brott mot villkor i uppdragsbekräftelsen och/eller dessa Allmänna villkor, vara begränsad till ett belopp motsvarande vad uppdragsgivaren enligt uppdragsbekräftelsen har att erlägga i betalning. Parternas skadeståndsansvar enligt detta avtal skall i inget fall omfatta indirekt skada eller förlust. OM- OCH AVBOKNING Om konsulten/konsulterna får förhinder som inte beror på uppdragsgivaren, exempelvis konsults sjukdom, erbjuder Kairos Future i första hand ersättare, vilken uppdragsgivaren skall vara skyldig att godkänna såvitt inte uppdragsgivaren kan visa att ersättaren är olämplig för uppdraget. Om ersättaren under nämnda förutsättningar trots allt inte kan godkännas av uppdragsgivaren, äger Kairos Future rätt att ställa in uppdraget. Kairos Future har skyldighet att meddela uppdragsgivaren så snart som möjligt om konsulten/konsulterna får förhinder. Kairos Future ersätter inte skada vid inställt uppdrag, men återbetalar eventuellt redan betalat arvode. Om Uppdragsgivaren önskar avboka eller skjuta fram uppdraget, även vad gäller något eller några etapper förbehåller sig Kairos Future alltid rätten att debitera externa kostnader, som redan uppkommit med anledning av uppdraget (såsom exempelvis tåg- och flygbiljetter), fram till avbokningstidpunkten. Utöver uppkomna externa kostnader debiteras 50 % av arvodet vid avbokning tidigare än 30 dagar innan uppdragsstart. 75 % av arvodet vid avbokning senare än 31 dagar innan uppdragsstart. KONFIDENTIALITET Kairos Future och Uppdragsgivaren behandlar all information om varandras verksamhet som erhålls inom ramen för projektet som konfidentiell. PERSONUPPGIFTSLAGEN Ansvaret för att vidta de åtgärder som kan komma att krävas enligt personuppgiftslagen (1998:204), med anledning av detta avtal, skall åvila Uppdragsgivaren i de fall Uppdragsgivaren förser Kairos Future med respondenter. ÄGANDE- OCH NYTTJANDERÄTT Kairos Future har äganderätt till enkäter, insamlad data, rapporter, metoder och modeller som produceras eller används inom uppdraget och detta avtal innebär inte vare sig någon överlåtelse av äganderätt till Uppdragsgivaren eller någon upplåtelse av panträtt till Uppdragsgivaren. Uppdragsgivaren har nyttjanderätt till eventuella uppdragsgivarspecifika rapporter och annat material som tagits fram inom ramen för projektet, dock är denna nyttjanderätt inskränkt till bruk inom den egna organisationen. Upphovsrättsliga regler gäller för materialet, vilket innebär att källhänvisning skall anges vid användning av utdrag ur materialet. SAMARBETE MED ANDRA KONSULTER Om Kairos Future anlitar annan konsult inom Kairos Future än den eller de som utlovats i offert eller om Kairos Future anlitar underkonsult, ska, om det avser betydande delar av uppdraget, Uppdragsgivaren informeras om detta och i förväg få lämna sitt godkännande. Kairos Future ansvarar också för att anlitade personer uppfyller de krav och regler som gäller för Kairos Futures egen verksamhet, t ex etiska regler. TILLÄGG OCH ÄNDRINGAR Tillägg eller ändringar av detta avtal skall vara skriftliga och undertecknade av båda parter. LAGVAL OCH TVISTER På offert, accept och dessa Allmänna villkor, skall svensk lag tillämpas. Tvist i anledning av offerten, accepten och/eller dessa Allmänna villkor, skall Parterna i första hand försöka lösa genom förlikning. Om förlikning inte kan nås, skall tvisten slutligt avgöras genom skiljedom enligt reglerna för Stockholm Handelskammares Skiljedomsinstitut. Skiljenämnden skall bestå av tre skiljemän och förfarandet skall äga rum i Stockholm. Dom eller förlikning avseende viss del av offert, accept eller dessa Allmänna villkor påverkar inte nämnda handlingars giltighet i övriga delar. WWW.KAIROSFUTURE.COM SÄTE: STOCKHOLMS LÄN SID 6 AV 8
ORDERBEKRÄFTELSE AV UPPDRAGET VISIONSPROCESS FÖR MALMKÖ- PING VI BESTÄLLER HÄRMED UPPDRAG AV KAIROS FUTURE AB I ENLIGHET MED VILLKOR I OFFERT DATERAD 2009-09-25 (KAIROS FUTURES CASENR: 33565). FÖRETAG/ORGANISATION: FLENS KOMMUN FAKTURERINGSADRESS: FACK 560003, 642 23 FLEN UPPDRAGSGIVARENS EV. REF. NR: TEL: ORGANISATIONSNUMMER: 212000-0332 KONTAKTPERSON: Lars Rådh FÖR UPPDRAGSGIVAREN: ORT OCH DATUM FÖR UNDERSKRIFT: SIGNATUR (BEHÖRIG FIRMATECKNARE EL. MOTSV.): NAMNFÖRTYDLIGANDE: TITEL: SKICKAS I RETUR TILL KAIROS FUTURE (SE ADRESS NEDAN) ATT: GÖRAN KRAFFT WWW.KAIROSFUTURE.COM SÄTE: STOCKHOLMS LÄN SID 7 AV 8
OM KAIROS FUTURE Kairos Future hjälper företag och organisationer att förstå och forma framtiden, genom: Forskningsbaserad omvärlds- och framtidsanalys Framtidsbaserad affärsutveckling och innovation Genomförande av strategier. Vi kombinerar tankesmedjans och forskningsföretagets förmåga att generera nya insikter och idéer med konsultföretagets fokus på vad som fungerar i praktiken. Vårt arbete bygger på egen kunskapsutveckling samt egenutvecklade och väl beprövade metoder för analys, strategiutveckling och förändringsarbete. Arbetet bedrivs i nära samarbete med uppdragsgivarna. För mer information, besök vår hemsida www.kairosfuture.com eller kontakta oss: KAIROS FUTURE BOX 804 (BESÖKSADRESS: VASAGATAN 40) 101 36 STOCKHOLM TEL: 08 545 225 00 FAX: 08 545 225 01 E-MAIL: INFO@KAIROSFUTURE.COM HEMSIDA: WWW.KAIROSFUTURE.COM WWW.KAIROSFUTURE.COM SÄTE: STOCKHOLMS LÄN SID 8 AV 8