Upphandling av konsulttjänster för bedömningar av medicinska handlingar och utredningar Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag Diarienummer: 2 STO-2017/182 Publiceringsdatum:
Innehållsförteckning Anbudsinbjudan och förutsättningar... 2 Förfrågningsunderlag... 5 1. Krav på Leverantören... 5 1.1. Resurser och kompetens Verksamhet... 5 1.2. Resurser och kompetens Personal... 5 1.2.1. Avtalad kompetens över tid... 6 1.2.2. Kundansvarig, kontaktperson... 6 1.2.3. Nyckelpersoner... 6 1.3. Registreringsskyldigheter, skatter och avgifter... 6 1.4. Uteslutning av leverantörer... 7 1.4.1. Obligatoriska uteslutningsgrunder... 7 1.4.2. Ytterligare uteslutningsgrunder... 7 1.5. Sociala krav... 7 2. Krav på tjänsten... 8 2.1. Uppdraget... 8 2.1.1. Omfattning och huvudsaklig tidsperiod... 8 2.2. Kommunikation... 8 2.2.1. Leveranser... 9 2.3. Tjänstens genomförande... 9 2.3.1. Avtalets uppstart... 9 2.3.2. Under avtalstiden...10 2.3.3. Avslut...10 3. Anbudsutvärdering...11 4. Avtalsvillkor förlaga till avtal...12 Bilagor 1. Anbudsformulär och sanningsförsäkran Sida 1 av 17
Anbudsinbjudan och förutsättningar Orientering om upphandlingen Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) har för avsikt att för en fyraårsperiod, där de sista två åren ska vara enskilda optionsår (2+1+1 år), upphandla ramavtal för konsulttjänster innebärande bedömningar av medicinska handlingar (inklusive audiogram) gällande barn som söker till specialskolan, inkomna tal- och språkutredningar samt inkomna psykologiska utredningshandlingar (inklusive utvecklingsbedömningar). Anbud kan lämnas på en eller flera kategorier enligt förfrågningsunderlaget. Myndigheten har under år 2016 köpt liknande tjänster för ca 400 000 kr. Någon minimivolym under kommande avtalsperiod garanteras dock inte. Under år 2015 inkom 111 st. ärenden och under 2016 inkom 134 st. ärenden. Målet är att teckna avtal med leverantör som kan försäkra myndigheten en stabil och professionell leverans av efterfrågad tjänst. Upphandlande enhet Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM), med organisationsnummer 202100-5745, är en rikstäckande myndighet för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor. Alla insatser syftar till att öka kunskapen hos dem som arbetar i kommunerna, så att barn, unga och vuxenstuderande med funktionsnedsättning kan få en utveckling och utbildning som präglas av likvärdighet, rätt till stöd, lika bemötande, full delaktighet, tillgänglighet och jämlika villkor. Vi driver specialskolor för vissa målgrupper, och fördelar olika bidrag till utbildningsanordnare av vuxenutbildning för studerande med funktionsnedsättning. Vi främjar också utveckling och anpassning av läromedel för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning så att de får tillgång till läromedel som gör det möjligt för dem att uppnå kunskapsmålen i skolan. Huvudkontoret finns i Härnösand och verksamheten utgår från våra fem regioner med kontor och specialskolor i Härnösand, Umeå, Örebro, Stockholm, Göteborg, Malmö, Lund och Vänersborg. Vi har också lokalkontor över hela landet från Luleå i norr till Malmö i söder, så myndigheten består av allt från små kontor med två personer till lokaler med över hundra personer på samma adress. SPSM har för närvarande cirka 1 200 anställda och 600 elever. Ytterligare information om myndigheten finns på vår webbplats, www.spsm.se. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs med öppet förfarande enligt bestämmelserna i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU. Observera att anbud antas utan föregående förhandling. Allmänna anbudsförutsättningar Anbud ska vara skrivet på svenska språket lämnas i elektronisk form (t.ex. inskannade dokument i PDF-format) skickas till anbud@spsm.se Sida 2 av 17
vara myndigheten tillhanda senast den 22 juni 2017 vara gällande till den 31 oktober 2017. Märk försändelsen med texten Anbud Antagningsstöd, dnr 2 STO-2017/182 i ämnesraden. Anbudets innehåll Anbudet ska innehålla samtliga efterfrågade dokument och redovisningar. Anbudsgivaren ska besvara samtliga frågor alternativt bifoga önskad dokumentation med anbudet. Använd och underteckna bifogat Anbudsformulär. Anbud kan lämnas på hela, eller delar av, uppdraget. Av anbudet ska framgå vilken eller vilka anbudsområden som avses. Tjänster och priser Pris ska anges som pris per timme för det eller de anbudsområden (professioner) enligt nedan där anbudsgivaren avser lämna anbud. 1. Psykolog bedömningar av psykologiska utredningshandlingar inklusive utvecklingsbedömningar. 2. Logoped bedömningar av logopediska utredningshandlingar inklusive tal- och språkutredningar. 3. Audiolog bedömningar av audiologiska utredningshandlingar inklusive audiogram. Optioner Leverantören ska inom anbudsområdet till samma timpris erbjuda och SPSM ska under avtalsperioden kunna beställa: bedömningar av underlag rörande andra målgrupper inom specialskola kompetensutveckling av myndighetens handläggare. Innehåll, tidpunkt och antal timmar avgörs i samråd mellan leverantören och SPSM. Frågor och kontaktperson Eventuella frågor ställs till Christina Sundquist, kvalitetssamordnare. Frågor ska ställas skriftligen, gärna via e-post (christina.sundquist@spsm.se), i så god tid som möjligt dock senast den 13 juni 2017. Frågor och svar som har betydelse för anbudslämnande kommer löpande att publiceras via vår webbplats, www.spsm.se. Svar publiceras dock senast den 14 juni 2017. Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden vad gäller frågor och svar samt eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivares begäran om sekretess Blankett för begäran om kommersiell sekretess återfinns i anslutning till förfrågningsunderlaget på myndighetens webbplats, www.spsm.se. Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud eller andra handlingar är mycket begränsade när upphandlingen avslutats. Sida 3 av 17
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med myndighet. Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren. För att SPSM ska kunna sekretessbelägga anbud eller del av anbud måste anbudsgivaren skriftligen: begära att uppgift ska hållas hemlig ange vilken eller vilka uppgifter som ska gälla som skyddsvärt (normalt hålls inte ett helt anbud hemligt) ange vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs. Begäran prövas av SPSM om någon begär att få ta del av handlingarna efter att tilldelningsbeslut skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgiften eller uppgifterna. Om SPSM gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. Observera att garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut därför aldrig kan ges. Prövning av anbud Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om anbud inkommit på rätt sätt och att ställda ska-krav uppfylls. Myndigheten kommer därefter utvärdera och anta det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet, baserat på lägst pris, enligt vad som anges i avsnitt 3. Meddelande om beslut och tilldelning av kontrakt Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem som tilldelas kontrakt och skälen därtill kommer upplysningar härom att tillställas samtliga anbudsgivare. Utifrån preliminär tidplan kan ett sådant beslut komma att tas under augusti månad. Ramavtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den eller de utförare som tilldelas kontrakt sluts genom upphandlingskontrakt enligt avtalsförlagan. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal avseende upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Avtalet kommer att undertecknas av företrädare för Specialpedagogiska skolmyndigheten tidigast tio (10) dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan, på grund av reglerna kring överprövning av upphandlingsärenden. Sida 4 av 17
Förfrågningsunderlag 1. Krav på Leverantören I detta avsnitt anges de krav som ställs på den Leverantör som ska tillhandahålla de tjänster som omfattas av detta förfrågningsunderlag. Om anbudsgivande Leverantör, även kallad Anbudsgivaren, använder Underleverantör ska Anbudsgivaren ansvara för Underleverantörens arbete som sitt eget. Krav och villkor på Anbudsgivaren ska av Anbudsgivaren vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till av Anbudsgivaren eventuellt anlitade underleverantörer. Anbudet ska innehålla o en bekräftelse att samtliga i avsnitt 1, Krav på Leverantören, angivna förutsättningar accepteras samt att samtliga ställda krav uppfylls och accepteras. Använd och underteckna anbudsformuläret, bilaga 1 till förfrågningsunderlaget. 1.1. Resurser och kompetens Verksamhet Anbudsgivande företag eller person i ledande ställning ska ha bedrivit verksamhet inom det verksamhetsområde som omfattas av denna upphandling under minst tre år. Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet av att tillhandahålla i denna upphandling aktuella tjänster. Anbudet ska innehålla 1) En kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget innehållandes fakta om företaget, verksamhetens inriktning och resurser, samt hur länge verksamheten bedrivits. 1.2. Resurser och kompetens Personal Samtliga personer som utför uppdrag inom detta avtal ska vara legitimerad inom aktuell profession samt ha: erfarenhet av att jobba med eller att utreda barn inom sin profession erfarenhet av att bedöma medicinska underlag inom sin profession kännedom om hur olika neuropsykiatriska funktionsnedsättningar samverkar med andra diagnoser vana av att arbeta med vanligt förekommande datorprogram (till exempel, Word, e- post ) Dessutom ska Audiologen: o ha kunskap om och kunna bedöma hur hörselnedsättning med flera diagnoser påverkar barns inlärning Logopeden: o ha kunskap om och kunna bedöma hur språkstörning med flera diagnoser påverkar barns inlärning Sida 5 av 17
2 STO-2017/182 Psykologen: o ha erfarenhet av, eller utbildning i olika neuropsykiatriska funktionsnedsättningar och diagnoser o ha kunskap om och kunna bedöma hur språkstörning med flera diagnoser påverkar barns inlärning o ha kunskap om och kunna bedöma vilken funktionsnedsättning som är den primära i de fall barnet har en språkstörning och annan funktionsnedsättning. All kommunikation, muntlig som skriftlig, mellan Leverantören och SPSM ska ske på svenska språket. Leverantören samt den eller de som utför uppdragen ska behärska det svenska språket väl, både muntligt och skriftligt. 1.2.1. Avtalad kompetens över tid Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivares möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller att resurser påverkas. 1.2.2. Kundansvarig, kontaktperson Anbudsgivaren ska erbjuda en kundansvarig som ska vara kontaktperson och ytterst ansvarig för alla kontakter med SPSM och eventuella andra leverantörer. Vid behov ska anbudsgivaren kunna erbjuda en ersättare så att det alltid finns en namngiven kontaktperson. Kontaktpersonen ska ha kunskap och befogenhet att diskutera uppdragen med anledning av avtalet med SPSM. Leverantörens kontaktperson ska vara tillgänglig via telefonsamtal, SMS eller e-post och kunna återkomma eller återkoppla till SPSM inom åtta kontorsarbetstimmar, helgfri vardag mellan klockan 08:00 och 16:30. 1.2.3. Nyckelpersoner Utförare, Kundansvarig samt den eller de som kan anses vara viktiga för ett aktuellt uppdrags kvalitet, resultat och slutförande, ska ses som nyckelpersoner och får inte bytas ut utan SPSM:s godkännande av ersättare. Utföraren ska vara neutral och opartisk innebärande att denne inte de senaste två åren har haft i sitt arbete att skriva sådana utlåtanden vilka ska bedömas inom detta avtal. Anbudet ska innehålla 2) namn, cv, beskrivning av nyckelpersoner 3) bevis om legitimation för utförare inom aktuell profession 4) en beskrivning över hur avtalad kompetens kan hållas över tid, vid till exempel förlust av enskild person. 1.3. Registreringsskyldigheter, skatter och avgifter Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudet ska innehålla 5) Registreringsbevis (kopia) för de anbudslämnande företaget utfärdat av behörig officiell myndighet, i Sverige Bolagsverket. Av registreringsbeviset ska firmatecknare framgå. Registreringsbeviset ska utvisa de förhållanden som är gällande när anbudet lämnas. Sida 6 av 17
SPSM kommer avseende vinnande anbud att inhämta offentliga upplysningar hos Skatteverket enligt blankett SKV 4820. 1.4. Uteslutning av leverantörer Anbudsgivande företag och i företaget verksamma personer, som genom att vara ägare eller delägare eller genom sin befattning i företaget, har att fatta beslut att företräda detta eller är utsedd att vara ansvarig för utförande av de uppdrag upphandlingen omfattar, får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den ovan angivna personkretsen får inte vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen under de tre senaste åren. 1.4.1. Obligatoriska uteslutningsgrunder En leverantör vilken, enligt en dom som fått laga kraft, är dömd för brott som anges i LOU 13 kap. 1 utesluts från deltagande i upphandlingen. En leverantör vilken inte har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, och detta har fastställts genom ett bindande domstolsavgörande eller myndighetsbeslut som har fått laga kraft utesluts från deltagande i upphandlingen enligt LOU, 13 kap. 2 första stycket. 1.4.2. Ytterligare uteslutningsgrunder SPSM kan utesluta en leverantör från att delta i upphandlingen om myndigheten på lämpligt sätt kan visa att de skyldigheter som avses i LOU 13 kap. 2 första stycket inte har fullgjorts. Missförhållanden i övrigt i fråga om en leverantörs verksamhet vilka framgår i LOU 13 kap. 2 kan innebära att leverantör utesluts från deltagande i upphandlingen. Anbudet ska innehålla o Sanningsförsäkran, en integrerad del av bilaga 1 till förfrågningsunderlaget, undertecknat av ansvarig firmatecknare. Sanningsförsäkran ska omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare eller delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet. 1.5. Sociala krav Anbudsgivaren ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter och tjänster som levereras till SPSM ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i det aktuella landet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i det aktuella landet Anbudsgivaren, och under avtalstiden Leverantören, ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition. Sida 7 av 17
2. Krav på tjänsten Nuvarande avtal går ut den 1 oktober 2017 och kan därefter ej förlängas. Specialpedagogiska skolmyndigheten har därför behov av att upphandla ett nytt avtal för dessa tjänster från och med den 2 oktober 2017. Anbudet ska innehålla o en bekräftelse att samtliga i avsnitt 2, Krav på tjänsten, angivna förutsättningar accepteras samt att samtliga ställda krav uppfylls och accepteras. Använd och underteckna anbudsformuläret, bilaga 1 till förfrågningsunderlaget. 2.1. Uppdraget Uppdraget innebär att löpande under avtalstiden bistå SPSM med bedömning av till myndigheten inkomna handlingar såsom till exempel psykologiska utredningshandlingar, taloch språkutredningar eller medicinska handlingar inklusive audiogram gällande barn som söker till specialskolan. Det innebär i att i vissa ärenden göra en första, översiktlig bedömning av om inkomna handlingar innehåller tillräckligt med information för att bedöma om barnet hör till någon av specialskolans målgrupper. Mer om målgrupper och myndigheten återfinns på vår webbplats, se bland annat https://www.spsm.se/skolalternativ/. Leverantören ska bistå handläggare vid SPSM:s enhet för rättsfrågor och processtöd i bedömningen av de underlag som kommer in i samband med att vårdnadshavare ansöker om mottagande i specialskolan. Bedömningarna ligger därefter till grund för de beslutsförslag handläggaren lämnar till Nämnden för mottagande i specialskolan och för Rh-anpassad utbildning. De tjänster som verksamheten främst behöver är följande. o Bedömning av psykologiska utredningshandlingar, inklusive utvecklingsbedömningar. o Bedömning av audiologiska utredningshandlingar, inklusive audiogram. o Bedömning av logopediska utredningshandlingar, inklusive tal- och språkutredningar. 2.1.1. Omfattning och huvudsaklig tidsperiod I de flesta ärendena ska en bedömning göras av om barnet har en sådan hörselnedsättning eller en sådan grav språkstörning att barnet inte kan gå i grundskolan eller grundsärskolan på grund av sin funktionsnedsättning. Dessa bedömningar ska göras inför de besluts-sammanträden Nämnden för mottagande i specialskolan och för Rh-anpassad utbildning har cirka sex gånger per år och följer en fastställd kalender. Behovet beräknas till cirka 120 timmar/år. Beräkningen har gjorts utifrån de senaste årens omfattning men ingen garanti kan lämnas om exakt omfattning eller period under året. 2.2. Kommunikation Kommunikation i uppdraget ska ske på det sätt SPSM anger, till att börja med främst via e- post och SPSM:s SharePoint. Efter överenskommelse per e-post, telefon eller SMS ska också kontakt kunna ske genom kortare konsultation per telefon. Sida 8 av 17
2.2.1. Leveranser Leverantören ska inom 8 kontorsarbetstimmar efter att den tagit emot de underlag som ska bedömas, bekräfta att underlag har tagits emot för bedömning. Leverantören ska vid förfrågan som gäller om tilldelade underlag innehåller tillräckligt med information för att kunna bedöma om barnet hör till någon av specialskolans målgrupper, lämna en första översiktlig bedömning inom 16 kontorsarbetstimmar Leverantören ska inom 10 arbetsdagar efter att den tagit emot de underlag som ska bedömas, lämna en skriftlig bedömning, utifrån sin profession, av om barnet har en sådan funktionsnedsättning (till exempel hörselnedsättning eller grav språkstörning) att barnet inte kan gå i grundskolan eller grundsärskolan på grund av sin funktionsnedsättning och därmed tillhör någon av specialskolans målgrupper. För målgruppen barn med grav språkstörning ska det i bedömningen tydligt framgå vilken som bedöms vara barnets primära funktionsnedsättning. Om SPSM begär förtydliganden eller komplettering av ett lämnat yttrande ska Leverantören lämna förtydligandet eller kompletteringen skyndsamt, dock senast inom fem arbetsdagar från det att förtydligandet eller kompletteringen begärdes. Kontorsarbetstimmar innebär helgfri vardag mellan klockan 08:00 och 16:30. Leveranstiderna kan, om SPSM och Leverantören kommer överens om det, för vissa veckor, exempelvis under sommaren, ändras 2.3. Tjänstens genomförande Uppdraget får genomföras på valfri plats. Underlagen kommer att göras tillgängliga för leverantören på en SharePoint-sida som förvaltas av SPSM. För att kunna ta del av underlagen på SharePoint-sidan behöver leverantören dator med internetuppkoppling samt mobiltelefon för mottagande av meddelande och samtal. Leverantören ska själv ombesörja denna utrustning. Handläggare på SPSM meddelar leverantören när underlagen finns tillgängliga på SharePointsidan. Underlagen ska hanteras med beaktande av sekretess innebärande att de inte får skrivas ut eller sparas av leverantören eller på något annat sätt behållas. Personuppgifter i underlagen ska skyddas från obehöriga under tiden leverantören arbetar med dessa. Leverantören ska leverera bedömningarna av underlagen på SharePoint-sidan i enlighet med vad som anges under 2.2.1 Leveranser. I samband med leverans ska leverantören meddela SPSM att bedömningarna finns att ta del av på SharePoint-sidan. 2.3.1. Avtalets uppstart SPSM har för avsikt att med antagen leverantör ha ett uppstartsmöte där avtalets förutsättningar gås igenom. Vid detta möte har parterna möjlighet att lära känna varandra bättre och stämma av samsyn för mål och tillgänglighetsfrågor. Leverantören ska närvara vid uppstartsmöte enligt ovan. Uppstartsmötet ska hållas i antingen myndighetens lokal eller via digitalt videomöte. Sida 9 av 17
ske inom två veckor från avtalstecknande. 2 STO-2017/182 Någon ersättning parterna emellan för till exempel tid, resa eller logi vid uppstartsmötet utgår inte. 2.3.2. Under avtalstiden Protokollförda uppföljningsmöten ska hållas en gång per år. Mötet ska syfta till att följa upp avtal, samarbete, rutiner, kundnöjdhet med mera samt att planera och utveckla samarbetet. Leverantören ska ansvara för att föra protokoll som justeras av SPSM. Mötet ska hållas antingen i myndighetens lokal eller via digitalt videomöte. Någon ersättning parterna emellan för till exempel tid, resa eller logi vid uppföljningsmöten utgår inte. 2.3.3. Avslut En sammanställning av erfarenheter av arbetet med bedömningarna ska senast vid avtalets upphörande överlämnas till SPSM. Sida 10 av 17
3. Anbudsutvärdering Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om ställda ska-krav och formalia uppfylls. Myndigheten kommer därefter anta det anbud som har det lägsta priset inom respektive kategori. Sida 11 av 17
4. Avtalsvillkor förlaga till avtal I avtalsförlagan, nedan, finns intagna de avtalsvillkor som tillsammans med kraven på Leverantören och kraven på tjänsten utgör underlag till det slutliga avtalet (upphandlingskontraktet) mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den anbudsgivare som tilldelas kontrakt. Bekräftelse av att avtalsvillkoren accepteras lämnas genom tecknande i anbudsformuläret. Avtal Avtalets parter Kund Leverantör Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) [Justeras innan avtalstecknande] Box 1100 [Justeras innan avtalstecknande] 871 29 HÄRNÖSAND [Justeras innan avtalstecknande] Organisationsnummer: 202100-5745 [Justeras innan avtalstecknande] Telefonnummer: 010-473 50 00 [Justeras innan avtalstecknande] Kontaktperson: [Justeras innan avtalstecknande] Kontaktperson: [Justeras innan avtalstecknande] Telefon: [Justeras innan avtalstecknande] Telefon: [Justeras innan avtalstecknande] Handlingar Följande handlingar utgör en integrerad del av detta avtal. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i den ordning de anges nedan. 1. Skriftliga ändringar eller tillägg till detta avtal. 2. Detta avtal. 3. Förfrågningsunderlag med bilagor inklusive eventuella förtydliganden, kompletteringar eller korrigeringar. 4. Anbud med eventuella förtydliganden. Omfattning och utförande Leverantören förbinder sig att åta sig uppdraget i den omfattning och på de villkor som angivits i förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor och avtalsförlaga. Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Kunden har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. Leverantören ska utföra tjänsterna enligt lag och annan författning. Avtalsperiod Avtalet är bindande från och med att det tecknats av båda parter. Avtalsperioden ska räknas från och med den 2 oktober 2017 och 24 månader framåt. Förlängningsoption Kunden har möjlighet att förlänga avtalet årsvis vid två tillfällen. Maximal avtalstid blir således fyra år. Begäran om förlängning av avtalet ska göras skriftligt av Kunden senast tre (3) månader innan aktuell avtalsperiod tar slut. Kvalitet och uppföljning Leverantören tillämpar lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdraget sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Sida 12 av 17
Anmärkningar eller påtalande av brister ska göras skyndsamt. I de fall Kunden har anmärkningar eller påtalar brister hos Leverantören ska dessa dokumenteras tillsammans med vilka åtgärder som krävs. Åtgärder ska vidtas skyndsamt, senast inom en arbetsvecka. Uppföljningsmöte mellan parterna ska ske årligen, antingen fysiskt eller via videomöte. Mötena ska dokumenteras. Noteringar ska föras av Leverantören, justeras av SPSM och upprättas i två likalydande exemplar. Kostnader för resa, logi eller tid för uppföljningsmötena ersätts ej parterna emellan. Nyckelpersoner Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sin kontaktperson eller den person som leder ett uppdrag om Kunden begär det. Leverantören får ersätta kontaktperson och personer som genomför uppdrag med annan person efter skriftligt medgivande från Kunden. Kunden ska lämna sådant medgivande om inte särskilda skäl föreligger. En förutsättning för byte är att ny person har relevant kompetens inom aktuellt område och att utförandet av uppdraget inte blir lidande av bytet. Tjänster och priser Pris för genomförande enligt förfrågningsunderlaget, inkluderande samtliga med uppdraget förenade kostnader, anges nedan. [Justeras innan avtalstecknande] Optionstjänster Leverantören ska inom anbudsområdet erbjuda och SPSM ska under avtalsperioden kunna beställa dels bedömningar av underlag rörande andra målgrupper inom specialskola, dels kompetensutveckling av myndighetens handläggare. Innehåll, tidpunkt och antal timmar avgörs i samråd mellan leverantören och SPSM. Mervärdesskatt Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Prisjustering Priser gäller fasta under avtalets första tjugofyra (24) månader. Därefter har part möjlighet att, vid varje av Kund begärd ny avtalsperiod, skriftligen begära priskorrigering enligt nedan. Som underlag vid prisjustering ska SCB: Labour Cost Index för tjänstemän, privat sektor (LCI tjm), kolumn Q, (enheter för vård och omsorg, socialtjänst) användas. Som basmånad gäller maj 2017 och justering görs utifrån den senaste tillgängliga indexförändring vid den nya periodens första månad. Part ska begära sådan prisjustering senast 2 månader innan eventuell prisjustering kan träda i kraft. Fakturering Fakturering sker för faktiskt utfört arbete med betalningsvillkor 30 dagar netto. I priset innefattas alla de kostnader och utlägg som Leverantören haft för att fullgöra uppdraget. Mervärdesskatt specificeras separat. Faktura ska hänvisa till avtalets diarienummer samt märkas med de uppgifter som angetts vid beställning. Utan undantag ska alltid faktura märkas med organisationskod, inledningsvis Z110. Kunden ansvarar för att uppdatera Leverantören i det fall organisationskoden ändras. Sida 13 av 17
Av fakturan ska tydligt framgå vad som utförts. Leverantören ska alltid på anmodan kunna specificera hur mycket tid som lagts på respektive ärende för att kunna styrka fakturerat belopp. Förskott, faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Kunden. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). Inledningsvis får leverantören skicka traditionell pappersfaktura skickas till: Specialpedagogiska skolmyndigheten FE 249 838 80 FRÖSÖN Leverantören ska så snart som möjligt efter avtalstecknande, dock senast inom 12 månader, övergå till att skicka fakturor i elektronisk form (e-faktura). E-faktura ska skickas som Svefaktura, vilket är det standardformat som statliga myndigheter använder. Vid övergång till Svefaktura, kontakta Kunden för mer information. Leveransvillkor Om bedömning inte lämnas inom bestämd tid behöver Kunden inte betala för den tid Leverantören lagt ner på den bedömningen, om inte Leverantören och Kunden i det särskilda fallet kommit överens om att bedömningen får lämnas senare. Om bedömningen inte lämnas inom bestämd tid har Kunden rätt att vända sig till annan Leverantör för att genomföra uppdrag. Slutleverans av enskilt uppdrag ska ske i enlighet med den tidplan som har fastställts av parterna. Om tidplanen måste revideras under uppdragets gång ska part omedelbart meddela den andre parten detta, skälen till revideringen samt förslag till reviderad tidplan. Part ska vid utformandet av den reviderade tidplanen särskilt beakta Kundens behov. Kunden ska vid bedömningen av om den reviderade tidplanen ska godkännas särskilt beakta anledningen till revideringen, framför allt skäl som Leverantören inte haft möjlighet att påverka. Ny tidplan ska godkännas skriftligen och gäller därefter istället för den ursprungliga tidplanen. Om Kunden inte godtar den reviderade tidplanen har Kunden rätt att återkalla uppdraget. Underleverantör Leverantören ansvarar för eventuell Underleverantörs arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Leverantören vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till av Leverantören anlitade Underleverantörer. Rätten till arbetsresultatet Kunden erhåller genom detta avtal äganderätten till alla filmer, allt material och alla resultat oavsett medium som är hänförligt till uppdrags utförande, gemensamt kallade Resultaten. Sida 14 av 17
Kunden har samtliga exploateringsrätter till Resultaten. Denna rätt innefattar framställning, visning, mångfaldigande, spridning och överförande till annat medium samt offentliggörande på det sätt som Kunden finner lämpligt. Leverantören ska dokumentera utfört uppdrag på ett sådant sätt att detta kan användas av Kunden eller annan som Kunden anlitar. Dokumentationen ska överlämnas till Kunden senast vid uppdragets slut. Av Kunden tillhandahållet material inklusive utredningsmaterial samt av Leverantören för uppdraget producerat arbetsmaterial, ska överlämnas till Kunden senast när uppdraget är slutfört, om inget annat är överenskommet. All upphovsrätt liksom eventuell patenträtt eller annan immateriell rätt hänförlig till Resultaten utgör Kundens egendom. I sak innebär det till exempel att Kunden har rätt att korrigera och eller revidera Resultaten i efterhand. Leverantören har ej rätt att utnyttja Resultaten i sin fortsatta verksamhet. Leverantören har inte rätt att sälja Resultaten vidare till annan part. Leverantören ska gentemot anlitad underleverantör göra för denne bindande förbehåll om Kundens äganderätt och immateriella rätt. Utnyttjande av uppdrag i marknadsföringssyfte Leverantören har inte rätt att utan Kundens skriftliga medgivande i någon form av marknadsföring, annan information eller som referens i framtida anbud eller offerter ange att Leverantören utför eller har utfört uppdrag åt Kunden. Partsoberoende Vid genomförandet av avtalet ska Leverantören tillvarata och företräda Kundens intressen. Leverantören eller Leverantörens personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som gäller den avtalade tjänsten. Information Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. All väsentlig information som t.ex. uppdragsbeställningar ska ske skriftligt antingen via brev, e-post, gällande ärendehanteringssystem eller annan, av båda parter, godkänd kommunikationsteknik. Ansvar vid fel eller brist Om någon av parterna inte följer det här avtalet ska felet eller bristen omedelbart åtgärdas så fort parten får kännedom om felet eller bristen. Om felet eller bristen innebär en merkostnad för motparten ska den felande parten ersätta sådan merkostnad. Om Leverantören brister i att utföra uppdraget enligt avtalad specifikation eller tillhandahåller ett resultat som innehåller fel eller brist i förhållande till avtalad specifikation är Leverantören skyldig att, efter skriftlig reklamation från Kunden, utan oskäligt uppehåll vidta rättelse. Sker inte rättelse utan oskäligt uppehåll har Kunden rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara felet eller bristen. Sida 15 av 17
Skulle av någon anledning inte Leverantören kunna fullfölja överenskommet åtagande, har Kunden rätt till prisreduktion som svarar mot bristen. Kunden har rätt att avvakta med utbetalningarna till dess bristerna är åtgärdade. Leverantörens ansvar gäller för fel eller brist som Kunden anmäler inom tre månader efter det att Kunden har märkt felet eller bristen, dock senast ett år efter effektiv leveransdag. Kundens godkännande av Leverantörens förslag, åtgärder eller handlingar befriar inte Leverantören från ansvar för sådana fel och brister som uppenbart inte kunnat upptäckas av Kunden. Antidiskrimineringsklausul Leverantören ska vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa för varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Företrädare för Leverantören eller anställd hos denne får i tjänsten och för Leverantörens räkning ej under avtalsperioden göra sig skyldig, ej heller under de tre senast föregående åren gjort sig skyldig, till olaga diskriminering enligt 16 Kap 9 brottsbalken eller dömts betala skadestånd på grund av diskriminering i arbetslivet enligt följande diskrimineringslagstiftning: 16-19 enligt lagen om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet 11-15 lagen om förbud mot diskriminering på grund av sexuell läggning 12-16 lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder 25-26 jämställdhetslagen. Leverantören ska inom 14 dagar efter det att Kunden har begärt det redovisa vilka åtgärder som Leverantören har vidtagit enligt reglerna i jämställdhetslagen (1991:433) och etniska diskrimineringslagen (1999:130). Om det införs en skyldighet att vidta aktiva åtgärder mot diskriminering även i andra antidiskrimineringslagar ska Leverantören redovisa sådana åtgärder inom 14 dagar efter det att Kunden begärt det. Avtalets upphörande Avtalet upphör automatiskt, utan formell uppsägning, vid aktuell avtalsperiods slut förutsatt att Kunden ej nyttjat option om avtalsförlängning. Uppsägning eller hävning Kunden äger rätt att när som helst under avtalstiden säga upp (häva) avtalet till omedelbart upphörande i det fall Leverantören, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Leverantören är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap 1-2, Lagen om offentlig upphandling. Leverantören ska genast upplysa Kunden om Leverantören inte uppfyller skyldigheterna mot det allmänna. Kunden äger rätt att häva avtalet om något framkommer som visar att Leverantören, under avtalsperioden alternativt under de tre senast föregående åren, diskriminerat eller diskriminerar på sådant sätt som anges i Antidiskrimineringsklausulen. Om någon av parterna inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta avtal, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande har åtgärdat noterade anmärkningar, äger mot- Sida 16 av 17
parten rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Vid väsentligt brott mot avtalet äger parterna rätt att omgående häva avtalet om inte rättelse sker efter skriftlig tillsägelse. Kunden äger rätt att häva avtalet i det fall Leverantören vid upprepade tillfällen ej levererar inom utsatt tid eller vid upprepade tillfällen levererar på ett sådant sätt att Kunden ej kan tillgodogöra sig resultatet. Överlåtelse av avtal Part får inte utan motpartens skriftliga godkännande överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet till annan. Omförhandling föranledd av myndighetsbeslut eller motsvarande I de fall ändring, som inte skäligen kunnat förutses, sker i gällande föreskrifter vilka medför väsentligt förändrade krav beträffande utrustning, hantering och dylikt eller förutsättningarna för upphandlingskontraktets tillämpning på annat sätt väsentligen förändras, äger vardera parten rätt att under löpande kontraktstid påkalla förhandling. Kan parterna inte komma överens vid sådan förhandling, har part rätt att säga upp upphandlingskontraktet till upphörande i förtid med en uppsägningstid om sex månader. Uppsägningstiden räknas från det att skriftlig uppsägning kommit motparten tillhanda. Force majeure Om fullgörandet av någon av parternas åtagande enligt avtalet förhindras av omständigheter som ej kunde förutses vid avtalets ingående, och som parterna ej kunnat råda över, ska detta utgöra befrielsegrund, som medför tidsförskjutning och befrielse från påföljder. Om uppdragets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tio (10) veckor på grund av ovan angiven omständighet äger vardera parten, utan ersättningsskyldighet skriftligen frånträda avtalet. Det åligger part, som önskar åberopa force majeure att utan uppskov skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst därav liksom dess upphörande. Tvist Tvister angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av allmän domstol i Sverige enligt svensk rätt, men undantag för dess lagvalsregler. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta avtalet. Datering och underskrifter Detta avtal upprättas i två likalydande exemplar, varav vardera parten tar var sitt. För Kunden För Leverantören Ort Datum Ort Datum [Ort] [Datum] [Ort] [Datum] [Namnförtydligande] [Titel] [Namnförtydligande] [Titel] Sida 17 av 17