1 Skapa kommunfil Manual för idrottsföreningar som registrerat närvaro i IdrottOnline (IOL) eller andra system som kan integreras med IOL och som skall överföras till Kultur- och fritidsförvaltningens program Aktivitetsstöd www.jonkoping.se kommunens hemsida Sökord: närvaroregistrering http://aktjon.explizit.se/login.aspx e-tjänst aktivitetsstöd Vid frågor kontakta Mia Carlsson 036-10 71 07 Carina Karlzon 036-10 69 34
2 Inläsning från externa system till IdrottOnline Följande systemleverantörer har valt att integrera med IOL. Kansliet (Kansliet i Sverige AB) BRPsystem Sportadmn (SportAdmin i Skandinavien AB) Svenskalag.se (Svenska Lag AB) Laget.se (Sportion Media Group AB) Inläsning till IOL görs under den rödmarkerade fliken integration
3 IdrottOnline (RF) 1. Gå till föreningens sida i IOL och klicka på låset 1 2. Fyll i inloggningsuppgifter och klicka på Logga in 2
4 3. Klicka på LOK (kan finnas under fliken Fler ) 3 4. Klicka på Kommunfil 4
5 5. Läs informationen, bocka i rutan om PuL 5 6. Välj period, klicka på pilen för val av period 6
6 7. Klicka på Skapa fil och filen laddas upp. Upprepa proceduren med nästa period 7 8. Filen skapas Under Period kommer det ex. att stå VT2016. Processen kan ta upp till ett dygn enligt RF, systemuppdatering sker nämligen nattetid 8
7 9. Återupprepa proceduren för nästa period (bild 5-9) 9 Vid ansökan 2017, redovisas kalenderåret 2016. Alltså både VT2016 och HT2016. Har föreningen bara gjort fullständig LOK-stödsansökan för HT2016 är det mycket viktigt att ni kontaktar kommunens handläggare angående siffrorna för VT2016 10-11. Vi godkänner att kommunen hämtar Observera att i Jönköpings kommun gäller att föreningen själv hämtar kommunfilerna i IOL till aktivitetsstöd Bocka för att ni godkänner en hämtning av kommunfilerna och klicka på Spara. Fortsätt sedan till punkt 12 10 11
8 12. Efter hämtning visas alla filer Nu är det dags att Logga in i kommunens Aktivitetsstöd för att hämta kommunfilerna, kontrollera att filerna förts över korrekt och signera alla sammankomster. Notera att IOL kör filerna på natten. Det innebär att ni först nästa dag kan komma åt filerna i kommunens Aktivitetsstöd Behörighet till Aktivitetsstöd. 13. Fullmakt krävs för att får att få behörighet till programmet. Har ni redan fullmakt kan ni logga in direkt. Länk till programmet hittar ni på www.jonkoping.se, sökord Närvaroregistrering. På denna sida finns också fullmaktsblankett
9 14. Logga in Länk till programmet http://aktjon.explizit.se/login.aspx 15. Importera närvaro från RF 15 16. Hämta kommunfiler 16
10 17. För att importera kommunfil, klicka på Välj 17 Har ni fört över båda filerna, var då NOGA med att välja filerna i RÄTT ORDNINGSFÖLJD. Välj VT2016 först och klicka på Importera vald kommunfil. När importen är klar gör samma procedur med HT2016. 18. Importera vald kommunfil 18
11 19. Fråga om PuL som måste godkännas i samband med importen 19 20. Importen påbörjas och slutförs 20 När första filen har importerats, klicka på Rensa resultat och gör om proceduren med nästa fil. Importen kan ta en stund beroende på hur många deltagartillfällen och sammankomster som ska importeras
12 21. Importens status Klicka på Vägledning för att se statusalternativ. Filerna behandlas nattetid, precis som i IOL. Nästa dag är de importerade uppgifterna tillgängliga för att slutföra importen 22. Logga in 23. Kontrollera och signera 23
13 24. Fyll i datum 2016-01-01 2016-12-31 och klicka på Sök Alla överförda sammankomster kommer nu att laddas upp 24 25. Kontrollera att alla uppgifter för 2016 har förts över vid importen 25 När ni har kontrollerat och anser att uppgifterna förts över korrekt ska ni signera
14 26-28. Signera 26 27 Bocka i rutan i det grå fältet, alla grupper markeras. Klicka på Signera 28. Bekräfta att ni godkänner bestämmelserna för bidrag 28
15 29. Klart Uppgifterna är nu överförda och klara. Därmed kan Kultur- och fritidsförvaltningen hantera uppgifterna för beräkning av bidrag