www.pwc.se Revisionsrapport Caroline Liljebjörn Cert. kommunal revisor Ola Holstein Risk Manager november 2014 Granskning av lönehanteringen Kalmar kommun
Innehållsförteckning 1. Revisionell bedömning... 1 2. Inledning...2 2.1. Revisionsfråga...2 2.2. Metod...2 3. Lönehanteringen/-processen...3 3.1. Personal- och lönesystem samt försystem...3 3.2. Organisation och antal anställda...3 3.3. Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård...3 3.4. Styrande och stödjande dokument...4 3.5. Löpande registrering och kontroll...4 3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem...5 3.7. Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-processen...5 4. Löneredovisningen...6 4.1. Validering av indata...6 4.2. Översikt av månadslön...6 4.3. Granskning av höga månadslöner...7 4.4. Bonus/provision och avgångsvederlag...7 4.5. Dubbletter av transaktioner...7 4.6. Ologiska personnummer...7 4.7. Anställda med flera anställningsnummer...8 4.8. Transaktioner för nyckelpersoner...8 4.9. Kontrollberäkning av källskatt...8 4.10. Övertidsskulden...8 4.11. Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar...9 4.12. Sammanfattande bedömning...9 Kalmar kommun
1. Revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har granskat lönehanteringen för perioden 2013-07-01 2014-06-30. Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönhanteringen i stort sett är tillfredsställande och ändamålsenlig. Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns dokumenterade rutiner och stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. Det finns en dokumentation över vilka kontroller som ska utföras. För att stärka den interna kontrollen ytterligare bör en internkontrollplan, som baseras på en riskanalys, upprättas för lönehanteringen. Kontrollpunkterna bör återrapporteras i enlighet med gällande reglemente för intern kontroll. Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av granskningsrapporten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer, anställda med flera anställningsnummer eller avvikande källskatt har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Vi bedömer att rapporteringen av övertid fungerar väl och att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig. Vi anser att den interna kontrollen bör stärkas genom att orsaken till övertiden beskrivs i samband med rapporteringen. Kalmar kommun 1 av 10
2. Inledning Personalkostnaderna står för den största delen av kommunens kostnader vilket ensamt kan motivera en granskning eftersom väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Detta har uppmärksammats i revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. 2.1. Revisionsfråga Granskningen ska ge svar på följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen tillfredsställande och ändamålsenlig? 2.1.1. Kontrollmål 1. Lönehanteringen är säker och tillförlitlig. 2. Uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande. Följande kontroller ingår i granskningen: Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera personnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttag av semester 2.2. Metod Information från lönesystemet har bearbetats via registeranalys för perioden juli 2013 till juni 2014. Intervju har genomförts med personalchef, förhandlingschef samt två lönehandläggare. Stickprov har utförts baserat på utfallet av registeranalysen. Rapporten har faktagranskats av berörda tjänstemän. Kalmar kommun 2 av 10
3. Lönehanteringen/-processen 3.1. Personal- och lönesystem samt försystem Kalmar kommun har Personec-P från leverantören Aditro som personal- och löneadministrativt system. IT-företaget Tieto sköter driften av systemet. I systemet, som använts sedan år 1996, sker lönerapporteringen elektroniskt via Självservice där anställda rapporterar frånvaro som t.ex. semester eller kompledighet. Övervägande delen, ca 90-95 %, av personalen rapporterar via Självservice och endast vissa grupper som personliga assistenter och gode män rapporterar via pappersblanketten tjänstgöringsrapport. Även viss typ av frånvaro rapporteras manuellt t.ex. tjänstledighet med lön och föräldraledighet. Utöver personalsystemet används program för specifika områden: Win-las hantering enligt Lagen om anställningsskydd Offentliga Jobb rekrytering av personal Time Care schemaläggning och vikarieplanering inom vård och omsorg Lönevågen kartläggning av löner Adato aktiv rehabilitering 3.2. Organisation och antal anställda Personalenheten har 15 tjänster fördelade enligt följande: Personalchef 1,0 Löne- och systemansvarig 1,0 Personaladministratör 1,0 Personalstrateg 2,0 Lönehandläggare 7,0 Förhandlingschef 1,0 Utbildare 2,0 Inom omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen finns löneadministratörer, som arbetar heltid med lönerelaterade uppgifter. I övriga förvaltningar finns personalredogörare, vilka är ett personaladministrativt stöd åt cheferna. En personalredogörare har även andra arbetsuppgifter. 3.3. Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård Behörigheterna i personalsystemet är uppbyggda utifrån olika roller vars arbetsuppgifter kräver olika tillgång i systemet. Det finns särskilda roller för arbetstagare, arbetsledare, administratör, huvudadministratör per förvaltning samt central administratör. Det är tre anställda på personalenheten som har den högsta behörigheten. Ingen är behörig att lägga in sin egen lön eller ändra andra uppgifter rörande sin egen anställning. Kalmar kommun 3 av 10
Anställda får i och med anställningsbeslutet behörigheten arbetstagare för att kunna rapportera sin lön i Självservice. De som tilldelas rollen arbetsledare har motsvarande arbetsuppgifter i anställningsbeslutet. Inloggningen till systemet är gemensam för personalsystemet och ekonomisystemets fakturahantering. Byte av lösenord sker med visst internvall enligt krav från IT-avdelningen. Personalredogörarna skriver ut anställningsbeslut och lämnar det till chefen. Efter att både arbetstagaren och chefen undertecknat beslutet skickas det till personalenheten för inläggning i personalsystemet och arkivering. När en anställd slutar visar uppsägningsbeslutet vilket datum som den anställde slutar. Datumet registreras som slutdatum i personalsystemet. För tidsbegränsade anställningar läggs slutdatumet in från början. Vid löneförhandling används en modul i personalsystemet som heter PS Förhandling. Budgetutrymmet för löneökningar fördelas per förvaltning, som registrerar föreslagna löneökningar i modulen. Efter fackliga förhandlingar importeras uppgifterna till lönesystemet. Den generella kontroll som utförs är att förvaltningarna inte överskrider tilldelat utrymme. Arbetsledarna har till uppgift att kontrollera sin personals löner. 3.4. Styrande och stödjande dokument I verksamhetsledningssystemet finns dokumenterade rutiner och stödjande dokument. Dokumenten löneutbetalning process och kontroll inför löneutbetalning beskriver flödet, vem som ska göra vad och vilka kontroller som ska utföras under olika delar av processen. Stödjande dokument finns i form av instruktioner för arbetstagare och arbetsledare gällande Självservice. Personalenheten har ett lönehjul som visar årligen återkommande uppgifter för systemadministratör och lönehandläggare. Det gäller till exempel import av skattetabeller, genomgång av inaktuella anställningar, kontroll av semesterdagar för vissa grupper, rapportering av statistik med mera. 3.5. Löpande registrering och kontroll Arbetstagare registrerar avvikelser i Självservice. Personalredogörarna ger stöd och kontrollerar löpande att arbetstagarna registerar avvikelserna på rätt sätt. Arbetsledaren attesterar posterna. Efter den 15:e varje månad kontrollerar personalredogörarna lönelistor och rättar eventuella fel under tre dagar. Lönehandläggarna på personalenheten gör övergripande kontroller av inrapporterade värden innan löneutbetalningen verkställs. De övergripande kontrollerna utgår från en fellista där ofullständiga poster listas. Eftersom lönen utbetalas i förväg för de sista dagarna i månaden händer det att löner behöver korrigeras. Det förekommer även att korrigering behöver ske på grund Kalmar kommun 4 av 10
av att avvikelserapportering inte skett i rätt tid. Uppkommen löneskuld faktureras den anställde eller korrigeras på nästkommande lön. 3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem Vid personalenheten finns fyra lönehandläggare som har behörighet att verkställa löneutbetalning. Efter verkställandet godkänner handläggaren utbetalningen via internetbanken. Ett kvitto skrivs ut som signeras av två attestanter och lämnas till ekonomienheten. Från personalenhetens sida genomförs kontroller avseende konton för källskatt, löneskulder och löneutbetalningar varje månad. Konton för arbetsgivaravgifter, semesterlön och kompsaldo kontrolleras av ekonomienheten. Det åligger respektive arbetsledare att kontrollera att rätt personalkostnader har belastat rätt verksamhet. 3.7. Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-processen Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns dokumenterade rutiner och stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. Det finns en dokumentation över vilka kontroller som ska utföras. För att stärka den interna kontrollen ytterligare bör en internkontrollplan, som baseras på en riskanalys, upprättas för lönehanteringen. Kontrollpunkterna bör återrapporteras i enlighet med gällande reglemente för intern kontroll. Kalmar kommun 5 av 10
4. Löneredovisningen Då det förekommer en stor mängd transaktioner och olika lönearter har vi valt att verifiera fullständigheten i vårt material. För att kontrollera att det material som vi mottagit är fullständigt har vi utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet under granskningsperioden avseende bruttolön, förmåner och sociala avgifter för de olika ålderskategorierna beräknats och matchats mot den information som lämnats till Skatteverket. Vi kan genom denna avstämning konstatera att informationen som lämnats till Skatteverket är fullständig och riktig. 4.1. Validering av indata För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som inte finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. Inga avvikande poster identifierades. 4.1.1. Bedömning 4.2. Översikt av månadslön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall, se tabellen nedan. Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översiktlig bild av förekommande månadslöner. Antal förekomster Beloppsintervall 0 5 000 15 5 000 10 000 62 10 000 15 000 473 15 000 20 000 1 050 20 000 25 000 2 296 25 000 30 000 1 388 30 000-35 000 462 35 000-40 000 162 40 000 45 000 65 45 000 50 000 36 50 000 60 000 20 60 000 100 000 13 Utifrån granskningen kan konstateras att 78 % av kommunens utbetalda månadslöner uppgår till mellan 15 000-30 000 kr. Kalmar kommun 6 av 10
4.2.1. Bedömning Antal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. 4.3. Granskning av höga månadslöner De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna. Stickprovskontroller har utförts mot anställningsavtal och lönerevisioner. 4.3.1. Bedömning 4.4. Bonus/provision och avgångsvederlag Utsökningen av transaktioner avseende bonus och provision samt avgångsvederlag har genomförts. Vid kontrollen identifierades inga transaktioner som kan hänföras till bonus/provision eller avgångsvederlag. 4.4.1. Bedömning 4.5. Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter en kombination av anställningsnummer samt månadslön som förekommer mer än en gång under samma löneperiod och med samma belopp. Utifrån genomförd analys och resultat har stickprov genomförts avseende dubbletter som framkommit. Vid stickproven har kontroll utförts för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats. Våra stickprovskontroller visade att orsaken till de dubbelregistrerade transaktionerna i samtliga fall berodde på att lönekostnaden fördelas mellan två eller tre olika kostnadsställen. 4.5.1. Bedömning 4.6. Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. En anställd med avvikande personnummer har identifierats. Personer, som är medborgare i annat nordiskt land, kan få ett tillfälligt personnummer i Sverige. Detta personnummer baseras på deras befintliga och kan avvika från principen som svenska personnummer är uppbyggda efter. 4.6.1. Bedömning Kalmar kommun 7 av 10
4.7. Anställda med flera anställningsnummer I Kalmar kommun tilldelas anställda ett anställningsnummer som består av personnummer samt ett nummer som styrs av koddelen ansvar. Det innebär att en anställd kan ha mer än ett anställningsnummer beroende på vilka uppdrag som personen har i kommunen. Stickproven visar anställda som har en vilande tjänst och en aktiv tjänst på grund av att bytt tjänst och därmed ansvarstillhörighet. 4.7.1. Bedömning 4.8. Transaktioner för nyckelpersoner Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter har en rimlighetsbedömning gjorts av posterna. Vid granskningen har inga avvikande utbetalningar identifierats. Milersättning för användning av egen bil i tjänsten har utbetalats. Kommunen använder sig av kollektivavtalet BIA:s ersättningsbelopp om 2,90 kr/kilometer. 4.8.1. Bedömning 4.9. Kontrollberäkning av källskatt Denna analys visar om det källskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller inte. Via registeranalys har sökning gjorts efter källskatteavdrag som understiger 20 % eller överstiger 60 %. Ett flertal källskattesatser under 20 % och några över 60 % har identifierats. Stickprovskontrollen visar att skattesatserna under 20 % beror på jämkning av skatt eller att den anställde har en lägre skatt enligt skattetabellen. Källskattesatser över 60 % beror främst på korrigeringar av tidigare perioder eller att den anställde begärt extra skatteavdrag. Uppgift om jämkning av skatt hämtas månadsvis från Skatteverket och läses in i lönesystemet. 4.9.1. Bedömning Vi inget att erinra på denna punkt. 4.10. Övertidsskulden Reglering av övertid, mertid, flextid med mera sker i kollektivavtalet Allmänna bestämmelser samt i lokala kollektivavtal. I Självservice beviljas/attesteras rapporterade avvikelser. När avvikelser registreras i Självservice anges orsak och bemanningstyp enligt fördefinierade val, till exempel byte av pass, förstärkning, introduktion, möte, per- Kalmar kommun 8 av 10
sonalmöte med mera. Det finns även en meddelanderuta där den anställde kan beskriva orsakerna till avvikelsen närmare. Granskningen visar att meddelanderutan inte används fullt ut. Vi har utfört en registeranalys där samtliga transaktioner avseende övertid/komptid har sammanställts. Stickprovsgranskningen visar att arbetstidslagen följts avseende gränsen för övertid. 4.10.1. Bedömning Vi anser att rutinen avseende övertid/komptid fungerar väl och att arbetstidslagen följts när det gäller övertid. Vid rapportering av övertid anser vi meddelandrutan bör användas i större utsträckning för att beskriva orsakerna till övertiden. 4.11. Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Extrahering har gjorts av de anställdas uttagna semesterdagar och antal sparade semesterdagar som registrerats i systemet. Stickprovskontroller har genomförts av de anställdas uttagna semesterdagar. Vid kontrollen konstaterades att de större utbetalningarna som gjorts under granskningsperioden avsåg anställda som avslutat sin anställning. Arbetstagare som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under året har rätt att spara en eller flera överskjutande dagar. Dessa dagar får inte överstiga 40 dagar. Utbetalning av överskjutande dagar sker en gång per år. För anställda som bytt semesterdagstillägget mot extra semesterdagar görs kontrollen att dessa har tagit ut årets semester. 4.11.1. Bedömning Vi anser att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig då det görs en årlig avstämning avseende att de anställda minst tar ut sina lagstadgade semesterdagar samt att den sammanlagda skulden inte överstiger 40 dagar. 4.12. Sammanfattande bedömning Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av granskningsrapporten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer, anställda med flera anställningsnummer eller avvikande källskatt har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Kalmar kommun 9 av 10
Vi bedömer att rapporteringen av övertid fungerar väl och att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig. Vi anser att den interna kontrollen bör stärkas genom att orsaken till övertiden beskrivs vid rapporteringen. 2014-11-27 Caroline Liljebjörn Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare Kalmar kommun 10 av 10