RAPPORT 2012:96 VERSION 1.0. Effektivare bilhantering i Strängnäs kommun

RAPPORT 2012:96 VERSION 1.0 Effektivare bilhantering i Strängnäs kommun

Dokumentinformation Titel: Effektivare bilhantering i Strängnäs kommun Serie nr: 2012:96 Projektnr: 12097 Författare: Kvalitetsgranskning Beställare: Nina Hvitlock, Renita Larson, Pernilla Hyllenius Mattisson, Max Hanander, Strängnäs kommun, Teknik- och servicekontoret. Kontaktperson: Ewa Lundgren, tel. 0152-291 19 Dokumenthistorik: Version Datum Förändring Distribution 0.1 2012-10-31 Beställare 0.2 1.0 2012-11-28 2012-12-17 Mindre justeringar, Sammanfattning, slutsatser Mindre justeringar Beställare Beställare Huvudkontor Lund: Åldermansgatan 13 227 64 Lund tel 046-38 65 00 Kontor Stockholm: Barnhusgatan 16 111 23 Stockholm tel 08-54 55 51 70 Kontor Göteborg: Barnhusgatan 1 411 02 Göteborg tel 031-63 67 00 info@trivector.se www.trivector.se

Förord Ett projekt med energieffektivisering av kommunala transporter initierades av Energimyndigheten och Länsstyrelserna. I samband med detta tilldelade Södermanlands län ett bidrag till Strängnäs kommun för att arbeta med effektivisering av kommunens korttidsuthyrning/bilpool, besående av sex bilar i dagsläget. har fått i uppdrag av Strängnäs kommun att utreda kommunens korttidsuthyrning/bilpool och att föreslå åtgärder för en effektivare bilhantering. Uppdraget utökades till en översiktlig utredning över hela kommunens fordonsflotta med personbilar för en mer rättvisande bild över bilhanteringen i kommunen och för bättre beslutsunderlag vid förslag till åtgärder. På Trivector har civ ing Pernilla Hyllenius varit projektledare, fil mag Nina Hvitlock och civ ing Renita Larsson har varit projektmedarbetare och pol mag Max Hanander har varit uppdragsansvarig och kvalitetsgranskare. Arbetet har utförts i tätt samarbete med Ewa Lundgren på Teknik- och servicekontoret i Strängnäs kommun. I projektgruppen har fler representanter ingått från andra delar av kommunens förvaltning. Lund 2012-12-17 AB

Innehållsförteckning Sammanfattning 6 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 1.4 Webbenkät till anställda 2 2. Om kommunens anställda 3 2.1 Organisation 3 2.2 Resor till och från arbetet 4 3. Tjänsteresor 6 3.1 Omfattning av tjänsteresandet med personbil 6 3.2 Kommunens bilar 8 3.3 Hyrbilar 10 3.4 Privatbilskörning 11 4. Korttidsuthyrning 12 4.1 Kännedom om korttidsuthyrningen 12 4.2 Åsikt om korttidsuthyrningen 12 4.3 Användningen av korttidsbilar 13 4.4 Administration av korttidsuthyrning 14 5. Förändringsbenägenhet 16 5.1 Möjlighet att förändra resandet 16 5.2 Ökad användning av korttidsbilarna 16 5.3 Anställdas förslag på förändringar 17 6. Marknadsanalys av bilpoolssystem 18 6.1 Studerade system 18 6.2 Erfarenhet hos andra kommuner 18 6.3 Debitering för fyra kommunala tjänstebilpooler 20 7. Åtgärdsförslag 21 7.1 Övergripande mål 21 7.2 Viktiga utgångspunkter vid fordonseffektivisering 21 7.3 Åtgärder 22 8. Avslutande kommentarer 29 Bilaga 1) Enkät Bilaga 2 ) Anställdas kommentarer Bilaga 3) Bilpoolssystem - Zenit och Innova

Sammanfattning Bakgrund Strängnäs kommun är med i ett projekt som drivs av Länsstyrelsen i Södermanland och syftar till att effektivisera kommunala transporter. Strängnäs arbete handlar om att effektivisera användandet av kommunens bilar, inklusive kommunens korttidsuthyrning (bilpoolen). Syftet med utredningen är att: Utreda och ge förslag på effektivisering av kommunens fordonsflotta. Utreda och ge förslag på dimensionering av kommunens bilpool. Utreda och ge förslag på förbättringsmöjligheter i administrationen av bilpoolssystemet. Belysa om den nuvarande debiteringsmodellen är den mest effektiva för att nå bättre användningsgrad och effektiv administration inom bilpoolen eller om andra kriterier ska tillämpas. Som underlag för utredningen har tjänsteresandet under 2011 kartlagts genom uttag ur administrativa system. Som komplement till detta har en webbenkät till de anställda skickats ut. Tjänsteresandet under 2011 Under år 2011 körde kommunens anställda 156 000 mil med personbilar (samtliga bilar; verksamhets-, korttids-, hyr- och privatbilar), till en kostnad av 5 329 000 kr. I genomsnitt kör en anställd 84 mil till en kostnad av 2 880 kr. Den genomsnittliga milkostnaden är 34,2 kr. I samband med tjänsteresande med bil förekommer dessutom dolda kostnader för kommunen, främst arbetstidskostnader. Grovt skattat uppgår de dolda kostnaderna till 1 000 000 kr årligen. Osäkerheterna i denna siffra är dock stor. Kommunens bilflotta består av 76 verksamhetsbilar och 6 korttidsbilar. För en bra fordonsekonomi är den rekommenderade årliga körsträckan 1 500 till 3 000 mil 1. Mer än hälften av kommunens bilar körs kortare än 1 500 mil och 85 % körs kortare än 2 500 mil. Korttidsbilarna körs mer än genomsnittet och bilarna brukas ungefär lika mycket per bil. Merparten bilar används dock ineffektivt, d v s få mil per bil med hög milkostnad som följd. Vid körsträckor mellan 500-4000 mil per år varierar milkostnaden mellan cirka 40 kr/mil och cirka 20 kr/mil, vilket innebär stora möjligheter till effektivisering. De bilar som körs under 500 mil per år har en betydligt högre milkostnad. Det körs mycket privatbil i tjänsten. År 2011 ersatte kommunen tjänsteresor med privat bil till en kostnad av 1 110 000 kr, till en milkostnad av 32,3 kr. 1 Se t ex Vägverket (2006) Handbok för bättre kommunala tjänsteresor - Bättre miljö, trafiksäkerhet, ekonomi och arbetsmiljö

Resor till arbetet En vanlig höstdag åker majoriteten, 63 %, av Strängnäs kommunanställda bil till arbetet. De allra flesta kör bil själva och en liten andel samåker med andra. 32 % går eller cyklar till arbetet och 5 % åker kollektivt. Många kör sin privatbil till arbetet för att vid behov kunna använda den i tjänsten. 407 personer (22 %) anger att de dagligen kör bil till arbetet, varav 111 personer bor inom 3 km från arbetsplatsen, för att vid behov kunna använda bilen i tjänsten. Kännedom och åsikt om korttidsuthyrningen Korttidsuthyrningen är till för alla anställda och förtroendevalda i Strängnäs kommun. 67 % av kommunens anställda känner till korttidsuthyrningen, varav drygt hälften känner till den mycket väl (36 %). Generellt är de som brukar korttidsbilarna nöjda med lösningen. Det största missnöjet som har uttrycks är kopplat till bokningssystemet och tillgången till bil, men även för dessa parametrar är betydligt fler nöjda än missnöjda. Åtgärdsförslag För att effektivisera bilhanteringen och resandet föreslås ett antal åtgärder. Kategori Fordonslösning Administration av fordonsflotta Policy Hållbara transporter Uppföljning Information Åtgärd 1. Utökad korttidsuthyrning eller gemensam bilcentral 2. Boknings- och administrationssystem 3. Effektiv och säker nyckelhantering 4. Resepolicy 5. Fordonspolicy 6. Bättre förutsättningar för gång, cykel och kollektivtrafik 7. Redovisning och nyckeltal 8. Information till anställda Den första åtgärden som även är den mest centrala i denna utredning, är en utökad korttidsuthyrning eller gemensam bilcentral. Denna åtgärd syftar till att centralisera personbilsflottan för enhetlig hantering och bättre översyn över kommunens bilbehov och användning. Denna åtgärd består av två alternativa lösningar: Utökad korttidsuthyrning eller Gemensam bilcentral med korttids- och långtidsbilar Båda alternativen bygger på att bilparken utnyttjas mer effektivt genom att körsträckan per bil ökar. Vår bedömning är att en gemensam bilcentral skulle minska de reserelaterade kostnaderna i Strängnäs kommun med cirka 900 000 kr/år om den genomsnittliga körsträckan per bil ökar till 1 750 mil/år och det totala resandet minskar med 5 %. Vid en genomsnittlig körsträcka på 1 500 mil/år respektive 2 000 mil/år blir besparingspotentialen 600 000 kr/år respektive 1 200 000 kr/år. Avslutande diskussion Genom denna översyn av bilanvändande har ett första steg mot en mer effektiv bilhantering och därmed även ett effektivare resande i Strängnäs kommun tagits. Nästa steg är beslut om införande av åtgärder samt det faktiska genomförandet.

1 1. Inledning 1.1 Bakgrund Strängnäs kommun är med i ett projekt som drivs av Länsstyrelsen i Södermanland, vilket syftar till att effektivisera kommunala transporter. Strängnäs arbete handlar om att effektivisera användandet av kommunens bilar, inklusive kommunens korttidsuthyrning (bilpoolen), som idag består av 6 bilar. 1.2 Syfte Syftet med utredningen är att: Utreda och ge förslag på effektivisering av kommunens fordonsflotta. Utreda och ge förslag på dimensionering av kommunens bilpool. Utreda och ge förslag på förbättringsmöjligheter i administrationen av bilpoolssystemet. Belysa om den nuvarande debiteringsmodellen är den mest effektiva för att nå bättre användningsgrad och effektiv administration inom bilpoolen eller om andra kriterier ska tillämpas. 1.3 Metod Denna studie har gjorts med utgångspunkt i Trivectors arbetsmetod LOCA. LOCA (LOw Carbon Access for added value) är ett systematiskt arbetssätt, som knyter samman klimatpåverkan med ekonomi, tillgänglighet, energianvändning och trafiksäkerhet. Arbetsmetoden syftar till att ta fram konkreta och kostnadseffektiva åtgärdsförslag för klimatsmarta resor och transporter. I denna studie har LOCA tillämpats, dock inte lika omfattande och djupgående som metoden tillåter och med fokus på tjänsteresor. Denna studie består av tre delar, se nedan.

2 Del 1. Nulägesanalys I syfte att kunna föreslå lämpliga åtgärder för effektivisering av bilanvändningen i Strängnäs kommun har följande underlag insamlats, bearbetats och analyserats: Fordonstatistik för basåret 2011 Webbaserad enkätundersökning till samtliga anställda i kommunen Intervjuer med kommunanställda Kommunens befintliga dokument Resultaten av denna del presenteras i kapitel 2-5. Del 2. Marknadsanalys En övergripande omvärldsanalys utfördes av administrativa boknings- och bilpoolshanteringssystem på marknaden. Analysen bestod även av intervjuer med andra kommuner, om deras erfarenheter av de system som föreslås. Resultaten av denna del presenteras i kapitel 6. Del 3. Åtgärdsförslag I kapitel 7 föreslås lämpliga åtgärdsförlag för effektivare fordonshantering och flexiblare hantering av kommunens bilpool. 1.4 Webbenkät till anställda En webbenkät (se Bilaga 1) mailades under september 2012 ut till kommunens samtliga tillsvidareanställda, totalt 1851 personer. Syftet med enkäten var att kartlägga tjänstemännens resvanor, i tjänsten samt till/från arbetet. Antalet som svarade på enkäten var 938 personer, dvs 51 %. Bäst svarsfrekvens hade tjänstemän som arbetar i kommunhuset i Strängnäs, se Tabell 1-1. Enkätsvaren bedöms vara representativa för samtliga kommunens 1851 anställda. Tabell 1-1 Huvudsaklig arbetsplats samt svarsfrekvens. Arbetsort Antal anställda* Antal enkätsvar Andel svarande Kommunhuset i Strängnäs 250 184 74 % Campus i Strängnäs 180 101 56 % Övriga Strängnäs med Tosterö/Aspö 870 266 31 % Mariefred 325 110 34 % Åkers Styckebruk 150 70 47 % Stallarholmen 80 41 51 % Härad, Länna, Merlänna, Vårfruberga 100 31 31 % Annan Okänt 135 Summa 1851 938 51 % *Antal anställda per arbetsort är grovt uppskattat av kommunens kontaktperson.

3 2. Om kommunens anställda 2.1 Organisation Strängnäs kommun består av en politisk organisation, en förvaltning och tre kommunala bolag, se Figur 2-1. I denna studie ligger fokus på tjänsteresande, för tjänstemän på förvaltningen. Figur 2-1 Organisationsskiss över Strängnäs kommun. Förvaltningens tjänstemän arbetar utspritt på flera orter i kommunen och många reser i tjänsten.

4 2.2 Resor till och från arbetet Färdmedelsfördelning En vanlig höstdag åker majoriteten, 63 %, av Strängnäs kommunanställda bil till arbetet. De allra flesta kör bil själva och en liten andel samåker med andra. 32 % går eller cyklar till arbetet och 5 % åker kollektivt, se Figur 2-2. Gång 14% Cykel 18% Ensamåkning i bil 58% Tåg 2% Buss 3% Samåkning med bil 5% Figur 2-2 Färdmedelsfördelning, huvudfärdmedel för resan till arbetet. N = 940. Avstånd till arbetet Det genomsnittliga avståndet till arbetet är 14 km och medianavståndet 6 km. En stor andel av de anställda är bosatta inom cykel- och gångavstånd till arbetet. 49 % av de anställda bor inom 5 km avstånd från sin arbetsplats och 40 % bor inom 3 km. Privatbil till arbetet för att använda den i tjänsten Många kör sin privatbil till arbetet för att vid behov kunna använda den i tjänsten. 407 personer (22 %) kör dagligen bil till arbetet, varav 111 personer bor inom 3 km från arbetsplatsen, för att vid behov kunna använda bilen i tjänsten, se Figur 2-3.

5 Aldrig, har ingen bil Aldrig, men jag har bil Några gånger årligen Några gånger i månaden Några gånger i veckan Dagligen 0% 10% 20% 30% 40% 3 km eller kortare till jobbet Samliga svar Figur 2-3 Hur ofta de anställda kör bil till arbetet för att vid behov kunna använda bilen i tjänsten. N = 937

6 3. Tjänsteresor I detta kapitel presenteras de anställdas resvanor i tjänsten och bilanvändningen i kommunen. 3.1 Omfattning av tjänsteresandet med personbil Under år 2011 körde kommunens anställda 156 000 mil med personbilar, till en kostnad av 5 329 000 kr. I genomsnitt kör en anställd 84 mil till en kostnad av 2 880 kr. Tjänsteresandet med bil sammanfattas i Tabell 3-1 med avseende på resta mil och kostnader för 2011. I tabellen skattas även milkostnaden inklusive dolda kostnader för de olika biltyperna. Tabell 3-1 Användning av olika typer av bilar i Strängnäs kommun år 2011. Kostnaderna inkluderar samtliga kända kostnader för kommunen, inklusive drivmedel och är angivna i kr. Typ av personbil Sträcka (mil) Kostnad (kr) Milkostnad Milkostnad, inkl. dolda kostnader** Mil/anställd* Kr/anställd* Verksamhetsbilar 103 500 3 479 000 33,6 40 56 1 880 Korttidsbilar*** 13 600 409 000 30,0 36 7 221 Hyrbilar 4 400 331 000 75,7 84 2 179 Privatbilar 34 300 1 110 000 32,3 41 19 600 Summa 155 900 5 329 000 34,2 41 84 2 880 * Räknat på 1851 tillsvidareanställda ** Uppskattad milkostnad inklusive dolda kostnader *** Bilar för korttidsuthyrning (poolbilar) Den genomsnittliga milkostnaden är 34,2 kr. Det med marginal dyraste färdmedlet sett till milkostnaden är hyrbilarna, medan milkostnaden för verksamhetsbilar, korttidsbilar och privatbilar inte skiljer sig särskilt mycket. Korttidsbilarna har en lägre milkostnad än verksamhetsbilarna till följd av att de används effektivare, d v s körs längre årlig sträcka per bil. I samband med tjänsteresande med bil förekommer dessutom dolda kostnader för kommunen, främst arbetstidskostnader. Tabell 3-2 ger en översikt över vilka dolda kostnader det finns för de biltyper som nyttjas i Strängnäs kommun.

7 Tabell 3-2 En översikt över årliga (med undantag för upphandling) dolda kostnader som finns i samband med tjänsteresande med bil i Strängnäs kommun. Typ av personbil Upphandling /Avveckling Skötsel Service Bokning/ rapportering Hämtning/ lämning Verksamhetsbilar X X X X X X Korttidsbilar X X X X X X Hyrbilar X X X X Privatbilar X X Administration/ ekonomi Grovt skattat uppgår de dolda kostnaderna till 1 000 000 kr årligen. Osäkerheterna i denna siffra är dock stor. De uppskattade dolda kostnaderna rör arbetstid för administration av fordonsflottan och fordonshantering. Det är av stor betydelse att beakta den dolda kostnaden när man arbetar med fordonseffektivisering. Vid t ex privatbilskörning finns dolda kostnader som är förknippade med hantering av ett stort antal reseräkningar. Den enskilde ska skriva reseräkning, närmaste chef ska attestera varpå lönepersonal ska administrera. Trivector har i tidigare uppdrag gjort bedömningen att dessa dolda kostnader motsvarar cirka 55 kr per reseräkning. Frekvens, hur ofta olika färdmedel används i tjänsten Olika färdmedel används olika mycket vid tjänsteresor. Figur 3-1 beskriver hur ofta de anställda nyttjar olika färdmedelmedel i tjänsten. 100% 80% 60% 40% 20% 0% Varje dag Flera gånger/vecka 1 gång/vecka 1 gång/månad 1 gång/år Aldrig Figur 3-1 Frekvensen av färdmedelsanvändningen i tjänsten. I Figur 3-1 framgår bland annat att:

8 Bilarna används i följande ordning 1. Privatbil 2. Korttidsbil 3. Verksamhetsbil 4. Hyrbil Privatbil är det färdmedel som används av flest anställda Var femte anställd (19 %) använder privatbil minst en gång i veckan Nästan varannan åker tåg eller buss i tjänsten, men bara en eller några gånger årligen Fler kör privatbil än går eller cyklar i tjänsten Var fjärde anställd (25 %) använder korttidsbilarna minst en gång årligen Hyrbil används av 12 % av de anställda, men vanligen enbart någon gång om året Flyg används i mycket liten utsträckning Fördelningen av ressträcka för olika arbetsorter Med ledning av svaren på webbenkäten till de anställda kan en grov skattning av resta mil med bil uppdelat på de olika arbetsorterna göras, se Tabell 3-3. Av tabellen framgår att 22 % av den resta sträckan görs av anställda i kommunhuset eller på campusområdet, samt att ytterligare 17 % av rest sträcka görs av anställda i Mariefred eller Åkers Styckebruk. Uppgifterna ska dock betraktas med stor försiktighet då de enbart bygger på en veckas resande och då fördelningen mellan olika färdmedel varierade kraftigt mellan olika orter. Tabell 3-3 Grovt uppskattad rest sträcka i tjänsten med personbil, enkätsvar för en vecka uppräknat till helår. Arbetsort Sträcka med personbil (mil/år) Andel av körsträcka (%) Strängnäs - kommunhuset 28 000 18 % Strängnäs - campusområdet 6 300 4 % Strängnäs övriga och Tosterö/Aspö 66 000 43 % Mariefred 14 000 9 % Åkers Styckebruk 12 000 8 % Stallarholmen 500 0,3 % Härad, Länna, Merlänna, Vårfruberga 4 200 3 % Annan ort 24 000 16 % Totalt 155000 100 % 3.2 Kommunens bilar Kommunens bilflotta består av verksamhetsbilar och korttidsbilar. Figur 3-2 visar kommunens bilanvändning i form av antal körda mil per fordon år 2011. För bilar som inte har varit i drift under hela året har miltalen räknats upp till helår.

Antal fordon 9 25 20 15 Fordon som körts <1500 mil år 2011 Fordon som körts 1500-3000 mil år 2011 Fordon som körts >3000mil år 2011 10 5 0 Mil Figur 3-2 Antal verksamhets- och korttidsbilar i olika körsträcksintervall under 2011. Helfärgade staplar representerar verksamhetsbilar och mönstrade korttidsbilar. För en bra fordonsekonomi är den rekommenderade årliga körsträckan 1 500 till 3 000 mil 2. Generellt är det som lönsammast när bilen körs runt 3 000 mil. 56 % av kommunens bilar körs kortare än 1 500 mil och 85 % körs kortare än 2 500 mil. Korttidsbilarna körs mer än genomsnittet och bilarna brukas ungefär lika mycket per bil. De allra flesta av kommunens bilar, inklusive korttidsbilar, används ineffektivt, d v s få mil per bil. Kommunen leasar bilar på 3-4 år varefter de vanligtvis köper ut dem, till följd av ett kommunalt politiskt beslut att fordon ska användas under en period om 6 år. Verksamhetsbilar År 2011 hade Strängnäs kommun 76 verksamhetsbilar, d v s tjänstebilar som verksamheten har på årsbasis, varav drygt hälften var miljöbilar. Verksamhetsbilarna kostade kommunen 3 479 000 kr föregående år, med en milkostnad på 33,6 kr och en genomsnittlig årlig körsträcka på 1 360 mil. Verksamhetsbilarna i Strängnäs kommun används ineffektivt, vilket gör att bilarna blir dyrare i drift. Lägst milkostnad har de bilar som rullar i intervallet 2500-3000 mil, med en milkostnad på 19,3 kr, se Figur 3-3. 2 Se t ex Vägverket (2006) Handbok för bättre kommunala tjänsteresor - Bättre miljö, trafiksäkerhet, ekonomi och arbetsmiljö

Milkostnad (kr) 10 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Mil Figur 3-3 Kostnader för verksamhetsbilarna i olika körsträcksintervall. Korttidsbilar Korttidsuthyrningen, som fungerar som kommunens bilpool, består av sex bilar och två extrabilar som används vid behov. Verksamheterna korttidshyr bilarna och debiteras efter bokad tid och körda kilometer. Bilarna rullade 13 600 mil föregående år till en milkostnad på 30,0 kr. Korttidsbilarna används mer än verksamhetsbilarna och de sex bilarna körs ungefär lika mycket, i genomsnitt 1560 mil år 2011. För utförligare beskrivning av kommunens korttidsuthyrning, se kapitel 4. 3.3 Hyrbilar Hyrbilar används i samband med längre resor, bilhaverier eller akut brist på bilar i kommunen. Under år 2011 hyrdes bilar vid 118 tillfällen och kördes i snitt 57 kilometer per hyrdag, till en milkostnad på 75,7 kr. På grund av den höga kostnaden för hyrbilar har kommunen arbetat med att minska användningen av hyrbilar. Trots detta uppgick antalet hyror år 2011 till precis lika många som året innan, 118 st. Under 2011 år hyrdes bilarna av bolaget Hertz, som är stationerade i Eskilstuna. Detta innebar att företaget avlämnade bilar till kommunen i Strängnäs och fick därmed köra med en extrabil parallellt denna stäcka. En ny upphandling har gjorts under 2012 och sedan sommaren samma år hyr kommunen bilar av ett företag stationerat i Strängnäs.

11 3.4 Privatbilskörning Det körs mycket privatbil i tjänsten i Strängnäs, privatbil är det färdmedel som används av flest anställda. Det är också vanligt förekommande att anställda kör bil till arbetet för att kunna använda bilen i tjänsten. År 2011 ersatte kommunen 5 611 tjänsteresor med privat bil, till en kostnad av 1 110 000 kr, vilket innebär en milkostnad på 32,3 kr. Längden på en genomsnittlig tjänsteresa med privat bil år 2011 var 61 km, enligt de reseräkningar som har lämnats in. Det är dock rimligt att anta att denna siffra i realiteten är lägre med tanke på att reseräkningar sannolikt inte har skrivits för många av de korta resorna. Under intervjuer med några nyckelpersoner i kommunen framgick att det med stor sannolikhet förekommer ett mörkertal gällande korta resor med privat bil i tjänsten. Enligt inskickade reseräkningar 2011 var 1,2 % av tjänsteresorna med privatbil 3 km eller kortare och 3,6 % 5 km eller kortare.

12 4. Korttidsuthyrning Korttidsuthyrningen är till för alla anställda och förtroendevalda i Strängnäs kommun och styrs av Teknik- och servicekontoret. Uthyrningen består av sex bilar, två extrabilar samt en cykel. 4.1 Kännedom om korttidsuthyrningen 67 % av kommunens anställda känner till korttidsuthyrningen, varav drygt hälften känner till den mycket väl (36 %). 4.2 Åsikt om korttidsuthyrningen Generellt är de som brukar korttidsbilarna nöjda med lösningen. Det största missnöjet som har uttrycks har varit över bokningssystemet och tillgången till bil, se Figur 4-1. Alkolåset Överlag/i helhet Närheten till bil Skötseln av fordonen Biltyperna Nyckelhanteringen Bokningssystemet Tillgången till bil 0% 20% 40% 60% 80% 100% Mycket bra Bra Dåligt Mycket dåligt Figur 4-1 Kommunanställdas åsikt om korttidsuthyrningen. N = 232.

13 4.3 Användningen av korttidsbilar Under 2011 gjordes totalt 2 047 bokningar av korttidsuthyrningens cykel och bilar. 17 personer bokade cykeln vid totalt 34 tillfällen och 187 personer bokade bilarna, i genomsnitt 336 gånger per bil. Tabell 4-1 Bokningsstatistik för korttidsuthyrningen för basåret 2011. Bokningsstatistik för korttidsuthyrningen 2011 Antal bokningar av bil och cykel Antal personer som bokade bil eller cykel Antal bokningar av bil Antal personer som bokade bil under 2011 2 047 190 2 013 187 Antal bokningar av cykel Antal personer som bokade cykel under 2011 34 17 Korttidsbilarna bokades i genomsnitt 11 gånger per person. En av tre gjorde dock endast en bokning och två av tre bokade bil 5 eller färre gånger. Det är inte nödvändigtvis den som bokar bilen som använder den, fordonansvarig t ex bokar ofta bilar i sitt namn men bilarna användes av andra personer. Enligt enkätundersökningen använder 220 personer korttidshyrningen. Intervjuerna med nyckelpersoner på kommunen visar att tillgången till bilarna är ganska begränsad. Många upplever att det är dålig tillgång till bil i poolen, att de ofta är uppbokade flera dagar i sträck. Webbenkäten visar dock att 79 % av poolbilsanvändarna anser att tillgången är bra eller mycket bra. Under sommaren är det lätt att boka en bil medan man under resten av året måste ha god framförhållning. Bilarna är mest uppbokade mitt på dagen, lättast att boka en bil är före kl. 10 och efter kl. 15 samt på fredag eftermiddag. Korttidsuthyrning - körsträcka per månad Under 2011 användes bilarna mest på hösten och våren, se Figur 4-2.

14 12000 10000 Körsträcka (km) Bokad tid 8000 6000 4000 2000 0 Figur 4-2 Körsträcka och uppbokad tid för samtliga korttidsbilar och månad under 2011. I figuren ovan visas körsträcka och antalet bokade timmar per månad. Förhållandet mellan variablerna kan ge en indikation på hur effektivt bilarna har används - den genomsnittliga teoretiska hastigheten för korttidsbilarna år 2011 var 5,4 km/h. Denna siffra indikerar att bilarna används ineffektivt, att de står mycket stilla under hyrtiden samt är uppbokade fast de inte används. 4.4 Administration av korttidsuthyrning Det finns en heltidsanställd fordonsansvarig på kommunen vars huvudsakliga arbetsuppgift är att arbeta med bilhanteringen i kommunen. Utöver denna person finns stöd- och nyckelpersoner på Teknik- och servicekontoret samt i de övriga verksamheterna i kommunen en som är teknisk rådgivare till fordonsansvarig, bilansvariga, Arbetsmarknadsgruppen som dagligen sköter bilarna, receptionisterna som sköter nyckelutlämningen m fl. Arbetstidskostnaden för samtliga personer som arbetar med kommunens fordon är i någon mån dolda kostnader som sällan inkluderas i beräkningar. Bokning av bilar Kommunens IT-avdelning har skapat ett eget bokningssystem i programmet Microsoft Outlook. Kalenderfunktionen finns tillgänglig på kommunens intranät, där samtliga tjänstemän kan boka fordon, men inte avboka. Man kan avboka en bil fram till kl. 15 dagen innan genom att kontakta fordonsansvarig eller receptionens personal. Om man inte använder bilen bokad tid faktureras timkostnaden. Att avbokning måste ske innan kl. 15 innebär att bilar inte alltid hinner avbokas och blir därmed otillgängliga för andra.

15 Nyckelhantering En nyckel och pärm per bil finns i kommunhusets reception. Nyckel till bokad bil kan hämtas i receptionen kl. 7.30-17.00 och bilarna finns parkerade i kommunhusets garage på Nygatan 10. En bil som ska användas på morgonen får inte lov att hämtas dagen innan då den inte får stå parkerad vid privatpersonens hem över natten. Till följd av detta genereras fler resor. Mätarställningen avläses och skrivs ner manuellt och är underlag till debitering och statistik. Debitering Timavgiften för korttidsbilar är 30 kr varefter det tillkommer en avgift om 10 kr/mil. Föraren fyller manuellt in mätarställningen i bokningskalendern utifrån körjournalerna (pappersform) som denne har fyllt i. Därefter överförs uppgifterna till Excel av fordonansvarig, där handpåläggning behövs för att sortera och komplettera data. Fakturering och bokningsstatistik Utifrån uppgifterna i Exceldokumentet som sammanställs av fordonansvarig utförs bokföringsorder i ekonomisystemet Raindance som skickas till berörda ekonomer för åtgärd. Exceldokumentet är också underlag för bokningsstatistik, men då det råder inknappningsfel krävs mycket handarbete för att justera och kvalitetssäkra siffrorna. Statistiken talar om vem som har bokat vilken bil, när, hur många kilometer man har kört och hur lång bokningen har varit. Data är dock inte enhetlig och uppgifterna i dokumentet är inte konsekvent ifyllda. Dessutom är det svårt att få en överblick över hur många som faktiskt använder bilarna då det inte alltid är den som har bokat bilen som använder den. Fordonansvarig t ex bokar ofta bil åt andra och förlänger befintliga bokningar. Mycket ansvar och arbete vilar på en enskild person vilket ökar systemets sårbarhet. I dagsläget finns ingen ersättare till fordonansvarig.

16 5. Förändringsbenägenhet 5.1 Möjlighet att förändra resandet Anställda som kör bil i tjänsten har i viss mån möjligheten att förändra sitt beteende för att minska bilkörandet. Främst är personerna benägna att samåka med någon eller att resa med kollektivtrafik, se Figur 5-1. Samåka med någon Resa med tåg/buss istället Förändra ditt arbetssätt Resa annan dag Resa annan tid på dagen Inte resa alls (telefon/webbmöten) Resa med gång/cykel istället 0% 20% 40% 60% 80% 100% Stor utsträckning Ganska stor utsträckning Viss utsträckning Inte alls Figur 5-1 Möjlighet till förändring hos de som kör bil i tjänsten. 5.2 Ökad användning av korttidsbilarna De som använder privat bil i tjänsten skulle använda korttidsuthyrningarna mer/istället om bättre information fanns om att bilarna finns, hur de bokas och används. Även bättre tillgång samt kortare avstånd till bilarna efterfrågas, se Figur 5-2.

17 Bättre info. om bokning Bättre info. om att bilarna finns Bättre tillgång till bilarna Bättre info. om att bilarna kan användas Kortare avstånd till bilarna Enklare uthämtning/lämning Enklare bokning Andra typer av bilar 0% 5% 10% 15% 20% Figur 5-2 Faktorer som skulle öka användningen av korttidsbilarna bland de som använder privat bil i tjänsten. De öppna enkätsvaren visar även att fler bilar i korttidshyrningen önskas, att man vill kunna boka en bil akut och kunna ta bilen hem om man arbetar kväll eller bor långt från Strängnäs och ska använda bilen på morgonen. Som orsak till att man väljer privatbil framför korttidsbil anges vid flera tillfällen att det är tidsbesparande. 5.3 Anställdas förslag på förändringar De anställda som fyllde i enkäten kunde även ge egna förslag på förändringar som sammanfattas här. Flertal av förslagen rör bokning och tillgänglighet av korttidsbilar många anser att bokningssystemet måste bli bättre med möjligheter att avboka själv och att bilarna måste bli mer lättillgängliga. Många menar på att man bör decentralisera poolen, att stationera ut bilarna där de behövs. Tidsåtgång är för många en viktig aspekt vid val av transportsätt. Flera tycker att cykel är det snabbaste färdmedlet och att man bör utöka antal tjänstecyklar, däribland elcyklar. Flera skulle vilja åka mer kollektivt men menar att utbudet är för dåligt. Se Bilaga för komplett lista med de anställdas kommentarer och förslag på förändringar.

18 6. Marknadsanalys av bilpoolssystem 6.1 Studerade system De bilpoolssystem som studerats är Sunfleet (som t ex Botkyrka kommun har), Boka bilpoolssystem (som t ex Trollhättan har), Zenit bilpool och Mobilsystem (Innova). Sunfleet innebär en helhetslösning med bilar och bokningssystem i ett och kräver att kommunen byter ut hela sin befintliga bilpark. Boka bilpoolssystem innebär manuell inknappning av körsträckor. Zenit bilpool och Mobilsystem (Innova) levererar ett bilbokningssystem som kan anpassas till kommunens ekonomisystem och befintliga bilpark, samt kan erbjuda automatisk registrering av körsträckor och olika nyckelförvaringslösningar. Dessa två bedöms, efter samråd med beställare, vara mest intressanta för Strängnäs kommun och studeras därför närmre i denna utredning. En intervju med Växjö kommun som löst sin tjänstebilpool genom samarbete med ett lokalt hyrbilsföretag presenteras också som ett komplement och för eventuell kostnadsjämförelse. Den största skillnaden mellan Mobilsystem (Innova AB) och Zenit Bilpool (Mawik AB) är att det ena, Zenit, endast distribuerar ett bokningssystem. Om hårdvara önskas, som automatiskt rapporterar kilometeravläsning till bokningssystemet, kan det köpas till i form av en tredjepartslösning, det vill säga genom samarbete med ett annat företag. Den lösning man väljer kan skräddarsys utifrån behov. Innova levererar däremot en helhetslösning med både bokningssystem och hårdvara i egen regi. För en jämförelse mellan dessa två system utifrån det förslag till kravspecifikation som kommunen tagit fram, se Bilaga 3. 6.2 Erfarenhet hos andra kommuner Administratörer för tjänstebilpoolerna på de två kommunerna Kristianstad (som har bokningssystemet Innova) och Tierp (som har bokningssystemet Zenit) har intervjuats. Dessutom har administratören för Växjö kommuns tjänstebilpool intervjuats, de har löst sin tjänstebilpool genom samarbete med ett lokalt hyrbilsföretag. En sammanfattning av respektive intervju återfinns nedan. Kristianstad kommun - Mobilsystem (Innova) Kristianstad kommun har 30 poolbilar placerade på tre olika platser i kommunen. Majoriteten av bilarna är personbilar varav fem stycken är av större modell med sju sittplatser. Samtliga är miljöbilar, har alkolås och ISA-system för hastighetsanpassning. Det kostar 40 kr/timme och 30 kr/mil att hyra en bil. En person administrerar bilpoolen och dennes uppgift är att lägga in nya användare, fakturera, ta fram statistik till olika förvaltningar, lägga in konto-

19 strängar och lägga in nya fordon. Administratören bokar också loss bilarna vid service och underhåll samt är jourhavande så att användarna har möjlighet till kontakt vid frågor och funderingar. Uppskattad tid för detta är ungefär 10-15 timmar/månad. Kommunanställda busschaufförer tar hand om körningar till verkstad, däckbyte etc. och en grupp kallad Bilomsorgen tvättar bilarna inoch utvändigt varannan månad. Samtliga bilar har installerat körkortsscanner vid framrutan som låser upp bilen och nycklar samt tankkort är placerade i handskfacket. Bilen låses genom att hålla in en knapp vid instrumentbrädan. Administratören har möjlighet att låsa upp en bil genom ett telefonsamtal. Poolbilarnas hårdvaror, exempelvis alkolås och kilometeravläsning, kommunicerar med bokningssystemet. Användarna fyller i dag och tid för bokning, resväg samt syfte då de bokar en bil. Endast administratören har tillgång till dessa uppgifter och vem som bokar vilken bil. Systemet kan optimera körningen och föreslå lämplig bil. Rapporter etc. genereras automatiskt. Kommunen har bokningssystemet Innova och betalar 72 000 kr årligen för system och support. Kostnaderna var högre under implementeringsperioden, då användare skulle läggas in och bilarna skulle utrustas med nödvändiga komponenter, exempelvis körkortscanner och hårdvara för automatisk kilometerrapportering. Administratören kan rekommendera systemet och säger att det fungerar optimalt idag, men poängterar att det tog några år. En rekommendation är att göra en noggrann upphandling och tidplan för implementering och installation. Tierps kommun - Zenit bilpool Tierps kommun har 11 poolbilar placerade på två olika platser i kommunen. Samtliga bilar är dieseldrivna. Det kostar 33 kr/mil att hyra en bil, med minsta bokningskostnad 100 kr. Ingen timkostnad. En person administrerar bilpoolen tillsammans med kommunens IT-avdelning som hjälper till med uppdateringar av bokningssystemet etc. Administratörens främsta uppgift är att integrera filer från bokningssystemet med ekonomisystemet och det görs vanligtvis en gång i månaden och innebär i princip några enkla knapptryckningar. Nya bilar läggs också in av administratören och uppskattningsvis tar uppgifterna max fem timmar per månad. I kommunens bokningssystem finns samtliga leasingbilar inlagda, totalt 74 stycken varav 63 stycken är verksamhetsbilar (resten poolbilar). Tvätt, körning till service etc. sköts av en halvtidsanställd. Bilnycklar och tankkort hämtas i respektive reception i de två förvaltningsbyggnaderna där poolbilarna står parkerade. Respektive användare har ansvaret för att fylla i bilens kilometerställning före och efter den aktuella körningen och kan inte avsluta bokningen förrän kilometerantalet rapporterats. Om en användare har tre ej avslutade bokningar kan ingen ny poolbil bokas, vilket gör att den manuella kilometerrapporteringen fungerar bra. Systemet kan optimera och föreslå lämplig bil. Rapporter etc. genereras automatiskt. Kommunen har bokningssystemet Zenit och betalar 15 000 kr årligen där 7 000 kr är ett supportavtal och 8 000 kr är en utvecklingslicens, exklusive moms. Administratören kan rekommendera systemet och poängterar att det är användarvänligt, har låg kostnad och fungerar smidigt. Det enda negativa

20 administratören kommer på är att man i nuläget inte kan ta en bokning och dra den till en annan bil, istället måste man boka av för att sedan boka om en ny bil. Dock har detta föreslagits som förbättringsåtgärd och kan mycket väl vara integrerat i den nya uppdateringen som kommunen inte har gjort än. Växjö kommun - lokalt hyrbilsföretag Växjö kommun har 23 poolbilar placerade på tre olika platser i staden. Bilarna är av standardmässig modell där det är enkelt att hitta de grundläggande funktionerna, justera säten, göra rattinställningar etc., samtliga är miljöbilar. Det finns också en minibuss som är placerad på hyrbilsföretaget och ett stort antal cyklar med tillhörande hjälm, sadelskydd etc. att låna. Skötsel, underhåll, tvätt och tankning av motorfordonen sköts av ett lokalt hyrbilsbolag, Pe-Ge minibuss. Det finns dessutom tankkort i varje bil om det skulle behövas. Kommunen använder Pe-Ge minibuss bokningssystem som är webbaserat. Bilnyckeln hämtas ut i ett skåp invid bilarnas parkeringsplats och skåpet öppnas genom att körkortet scannas. Bilarna som står parkerade på en av parkeringsplatserna låses däremot upp genom att körkortet scannas vid framrutan. Totalt finns 870 registrerade i systemet men användningsgraden för olika användare varierar stort. Bilarna hyrs till en kostnad av 46 kr per timme med ett maxpris på 293 kr. Dessutom tillkommer en milkostnad på 12 kr per mil. Hyrbilsbolaget sköter debiteringen genom att registrera miltalen för respektive användare och skicka fakturor till kommunens enheter. Underlag får de från bilbokningssystemet, genom att varje användare har ett referensnummer som gör att fakturan kommer rätt. Det enda administrativa arbetet som kommunen gör internt är att lägga in användare i systemet och skicka borttappade lösenord etc. På kommunen finns en huvudadministratör och en eller flera avdelningsadministratörer. 6.3 Debitering för fyra kommunala tjänstebilpooler Debiteringskostnader för tjänstebilpoolerna i Strängnäs kommun samt de tre intervjuade kommunerna visas i Tabell 6-1. Tabell 6-1. Tim- och milkostnad för tjänstebilpoolsbilarna i Strängnäs, Kristianstad, Tierp och Växjö. Kommun Bilhyra per mil Bilhyra per timme Strängnäs 10 kr 30 kr Kristianstad 40 kr 30 kr Tierp 33 kr (minimikostnad 100 kr) - Växjö 12 kr 46 kr (maxkostnad 293 kr)

21 7. Åtgärdsförslag 7.1 Övergripande mål Det övergripande målet med åtgärdsförslagen som presenteras nedan är att effektivisera bilanvändningen i Strängnäs kommun, överföra privatbilkörning till kommunens fordon samt att öka andelen hållbara resor. 7.2 Viktiga utgångspunkter vid fordonseffektivisering All fordonseffektivisering utgår ifrån en strävan att optimera driften. I grund och botten ligger enkelt uttryckt en fokus på att åstadkomma fler mil per bil, och färre mil totalt sett. För en bra fordonsekonomi är den rekommenderade årliga körsträckan 1 500 till 3 000 mil 3. Att hantera en organisations fordonsflotta är komplext och rymmer alltid ett antal samverkande faktorer. Förenklat talar man ibland om fordonsadministrationens tre faser; 1. Inköp (alt. leasing), 2. Fordonshantering, och 3. Avveckling. Det är lätt att fokus i fordonshanteringen hamnar på inköps-/leasingprocessen, men som Figur 7-1 visar är just den fasen minst kostsam av de tre nämnda. Figur 7-1 Fordonshanteringens tre faser, med kostnadsandelar. 4 Generellt sett ligger de största kostnaderna under hantering och drift av fordonen samt under avvecklingen. Uppemot halva totalkostnaden är kostnader för administration, hantering/drift och bruk under tiden fordonen rullar. Det är alltid viktigt att dessa mer eller mindre dolda kostnader fångas upp i totalkostnaderna för fordonshanteringen och att det tydliggörs vem som gör vad i organisationen. 3 Se t ex Vägverket (2006) Handbok för bättre kommunala tjänsteresor - Bättre miljö, trafiksäkerhet, ekonomi och arbetsmiljö 4 Bilpoolstrategi - övergripande strategi för tjänstefordon inom Västra Götalandsregionen. Trafikverket, Rapport 2011:008

22 Det finns i regel alltid pengar att tjäna på en effektivisering av fordonsparken. En översyn av fordonsflottan och de ingående fordonsmodellerna kan ge en minskning av de totala kostnaderna med 15-20 %. 5 7.3 Åtgärder Nedan följer åtgärdsförslag för Strängnäs kommun. Tabell 7-1 Föreslagna åtgärdsförslag till Strängnäs kommun. Kategori Fordonslösning Administration av fordonsflotta Policy Hållbara transporter Uppföljning Information Åtgärd 1.Utökad korttidsuthyrning eller gemensam bilcentral 2.Boknings- och administrationssystem 3.Effektiv och säker nyckelhantering 4.Resepolicy 5.Fordonspolicy 6.Bättre förutsättningar för gång, cykel och kollektivtrafik 7.Redovisning och nyckeltal 8.Information till anställda 1. Utökad korttidsuthyrning eller gemensam bilcentral Syfte: Att centralisera personbilsflottan för enhetlig hantering och bättre översyn över kommunens bilbehov och användning. Denna åtgärd består av två alternativa lösningar, som även kan följa på varandra rent tidsmässigt: Utökad korttidsuthyrning Gemensam bilcentral med korttids- och långtidsbilar Båda alternativen bygger på att bilparken utnyttjas mer effektivt genom att körsträckan per bil ökar. Vår bedömning utifrån nuvarande användning i Strängnäs och erfarenhet från andra kommuner är att den genomsnittliga körsträckan per bil på kort sikt bör kunna öka till cirka 1750 mil/år, och på längre sikt till 2000 mil/år. I beräkningarna har vi även tagit hänsyn till erfarenheten att den totala körsträckan minskar vid en övergång från privatbilskörning och körning med verksamhetsbilar på grund av en bättre planering av resandet. Erfarenheter visar att körsträckan vanligen minskar med minst 10 % genom bättre planering. I Strängnäs har vi valt att enbart räkna med 5 % för att inte överskatta denna effekt och för att viss effektivisering redan har gjorts genom korttidsuthyrningen. Utökad korttidsuthyrning Förslag om utökad bilpool innebär att den befintliga korttidsuthyrningen utökas från dagens sex bilar till drygt 30 bilar som placeras på ett flertal platser i 5 Se t ex Bilpoolstrategi - övergripande strategi för tjänstefordon inom Västra Götalandsregionen. Trafikverket, Rapport 2011:008

23 kommunen. De mest aktuella platserna är kommunhuset i Strängnäs, campusområdet i Strängnäs, Mariefred och Åkers Styckebruk. I denna lösning finns verksamhetsbilar kvar som täcker upp för det behov som bilpoolen inte kan fylla. Gemensam bilcentral med korttids- och långtidsbilar Denna lösning bygger på att samtliga kommunens personbilar samlas i en gemensam och centraliserad bilcentral. Bilarna i bilcentralen kan antingen långtidsbokas av en verksamhet för att garantera tillgång till bil för speciella funktioner eller korttidsbokas av enskilda användare. Bilcentralen har i denna lösning det yttersta ansvaret för bilarna och behörighet att omdisponera dem för att uppnå en så effektiv och ekonomiskt användning som möjligt, d v s en jämn och hög årlig körsträcka per bil samtidigt som antalet bilar hålls på en så låg nivå som möjligt. I praktiken innebär det att verksamheterna har möjlighet att ha långtidshyrda bilar om behov finns, men att de har skyldighet att rapportera användningen av bilarna till bilcentralen. Tjänstemän som arbetar på verksamheter som inte långtidshyr bilar, eller vid behov av bilar utöver de långtidshyrda, har möjlighet att korttidshyra bil, liksom idag. Prissättningen bör sättas så att det är mer ekonomiskt fördelaktigt att använda korttidsbilar än långtidsbilar då en utveckling mot fler korttidsbilar och färre långtidsbilar är önskvärt ur effektivitetssynvinkel. Bedömning av bilbehov Vid en utökad korttidsuthyrning är vår bedömning att det behövs totalt 95 bilar varav 25 korttidsbilar, om 75 % av all körning med verksamhetsbilar, privatbilar och hyrbilar skulle ersättas med korttidsbilar (på aktuella platser för korttidsuthyrning), och om korttidsbilarna i genomsnitt går 1750 mil/år, se Tabell 7-2. Behovet av verksamhetsbilar uppgår till cirka 61 bilar, med antagandet att den årliga körsträckan för verksamhetsbilar kan öka till cirka 1500 mil/år. Vid en gemensam bilcentral är vår bedömning att det behövs totalt 85 bilar, varav 25 korttidsbilar, och 60 långtidsbilar, med antagandet att den årliga körsträckan för långtidsbilar kan öka till cirka 1750 mil/år, se Tabell 7-2. Tabell 7-2 Behov av bilar i en gemensam bilcentral med korttids- och långtidsbilar vid olika genomsnittlig årlig körsträcka. Placeringsort 1500 mil/år 1750 mil/år 2000 mil/år Strängnäs, kommunhuset 13 11 10 Strängnäs, campus 3 3 2 Mariefred 7 6 5 Åkers Styckebruk 6 5 4 Summa korttidsuthyrning (på ovan angivna platser) 29 25 21 Summa långtidsuthyrning (totalt i kommunen) 70 60 53 Summa 99 85 74

24 Bedömning av kostnadsminskning vid gemensam bilcentral Vår bedömning är att en gemensam bilcentral skulle minska de reserelaterade kostnaderna i Strängnäs kommun med cirka 900 000 kr/år om den genomsnittliga körsträckan per bil ökar till 1 750 mil/år och det totala resandet minskar med 5 %. Vid en genomsnittlig körsträcka på 1 500 mil/år respektive 2 000 mil/år blir besparingspotentialen 600 000 kr/år respektive 1 200 000 kr/år. Motsvarande besparingspotential, utan ett minskat resande, är cirka 700 000 kr/år vid 1 750 mil/år, med spannet 400 000-1 000 000 kr/år om den genomsnittliga körsträckan uppgår till 1 500 mil/år respektive 2 000 mil/år. Vid en fullständig överföring av allt resande med privatbil och hyrbil till bilcentralen och vid en genomsnittlig körsträcka på 2 000 mil/år för bilcentralens bilar uppgår besparingen till cirka 1 400 000 kr/år. Vår bedömning är dock att denna fullständiga överföring i stort sett är omöjlig att uppnå, men att det visar på en maximal potential. Se Tabell 7-3 för de olika beräkningsalternativen. Av tabellen framgår att ersättningsgrad och milkostnad, vilken beror av genomsnittlig körstäcka per bil, får mycket stor inverkan på besparingspotentialen. Tabell 7-3 Kostnadsbesparing vid olika förändringar samt vid olika genomsnittlig årlig körsträcka. Förändring Ersättning 1500 mil/år 30 kr/mil 1750 mil/år 28 kr/mil 2000 mil/år 25 kr/mil Överföring från privatbil till bilcentral 50% 36 000 67 000 113 000 75% 53 000 100 000 169 000 100% 71 000 133 000 226 000 Effektivare användning av verksamhetsbilar 100% 215 000 448 000 682 000 Överföring från hyrbil till bilcentral 50% 91 000 96 000 101 000 75% 136 000 144 000 151 000 100% 191 000 201 000 212 000 Summa, mest realistiskt 608 000 877 000 1 162 000 Summa, som mest 744 000 1 049 000 1 386 000 För att uppnå denna besparing krävs dock ett stöd i bilhanteringen i form av ett integrerat boknings- och administrationssystem för bilarna, samt ytterligare personella resurser för bilhanteringen, se Tabell 7-4. Tabell 7-4 Kostnadsbesparing vid olika förändringar samt vid olika genomsnittlig årlig körsträcka. Förändring Kostnad (kr/år) Bilkostnad år 2011, exkl dolda kostnader 5 400 000 Potentiell kostnadsbesparing med bilcentral - 900 000 Boknings- och administrationssystem +100 000* - 200 000** Utökat personellt behov (0,5 tjänst/år) +250 000 Summa, som mest 4 850 000-4 950 000 8-10 % minskning jämfört med 2011 * Grov kostnadsbedömning för 25 korttidsbilar ** Grov kostnadsbedömning för bokningssystem som innefattar kommunens alla bilar

25 Den samlade kostnadsbesparingen exklusive dolda kostnader bedöms uppgå till cirka 450-500 000 kr/år, vilket motsvarar cirka 8-10 % av kostnaderna år 2011. Detta visar att det finns ett utrymme för ytterligare personella resurser under uppbyggnadsfasen av bilcentralen. Medräknas även de dolda kostnaderna blir den totala kostnadsbesparingen större men med ungefär samma procentuella minskning. Bedömning av inverkan av tidsperiod för fordonsinnehav Många arbetstimmar går idag åt till att administrera kommunens fordonsflotta och hantera fordonen, och är därmed en betydande kostnad. En påverkande del i detta är hur länge kommunen behåller fordonen. Följden av det kommunalt politiska beslut att fordon ska användas under en period om 6 år är att kommunen köper ut leasade fordon, vilket medför att kommunen måste hantera fordonen själva. Egenägda bilar kräver att kommen får stå för oväntade utgifter vid haverier och service, bidragande till dolda kostnader av okänd storleksordning. Det finns besparingspotential i fordonshanteringen och kommunen bör överväga hur leasingavtal bör tecknas i framtiden och hur stor andel av bilarna som ska vara egenägda. Hur fordonen ska hanteras och på vilken tidsperiod de ska leasas bör tydligt framgå i fordonspolicyn. Generellt sett är det vanligen mer fördelaktigt totalt sett att leasa bilarna på 3-4 år och att därefter inte överta dem i egen regi och vi rekommenderar därför denna lösning. 2. Boknings- och administrationssystem Syfte: Att införa ett integrerat boknings- och administrationssystem för att förenkla hanteringen, minska sårbarheten och effektivisera arbetet. Genom att införa ett integrerat bokning- och administrationssystem skulle en bättre överblick fås över bilanvändningen och administrationen skulle förbättras och effektiviseras. Genom att införa en helhetslösning där inga mellanhänder och manuella justeringar krävs skulle man uppnå en högre kvalitet och möjliggöra tät uppföljning, även i realtid. 3. Debiteringsmodell Syfte: Att införa en debiteringsmodell som styr resandet och användingen av fordonen i en mer hållbar riktning. I samband med att fordonsflottan revideras och en bilcentral i kommunen eventuellt införs, bör en ny debiteringsmodell tas fram. Vilken debiteringsmodell som är lämpligast beror på flera faktorer - vilken bilpoollösning kommunen väljer, hur många och vilka fordon som ingår samt om ett nytt boknings- och nyckelhanteringssystem införs. Kostnaderna för införande, leasing och drift av fordonen med tillhörande system bör täckas med intäkterna för poolbilhyrorna. Debiteringsmodellen bör kalkyleras utifrån kommunens kostnader. Kommunen bör beakta att man med debiteringsmodellen i viss mån kan styra användningen av fordonen. Man kan t ex införa en relativt hög startavgift/minimiavgift om man vill undvika korta resor, eller ha en hög timdebitering och låg kilometerdebitering om man vill undvika att bilen bokas upp länge men inte används effektivt/körs lite. Kommunen bör ta fram debiteringsmodellen med eftertanke och utifrån kunskap om de faktiska kostnaderna för poolbilarna.

26 4. Resepolicy Syfte: Att införa tydliga riktlinjer för när och hur tjänsteresor ska genomföras av anställda. En tydlig och förankrad resepolicy föreslås. Resepolicyn bör behandla följande steg: I första hand bör alternativ till att resa undersökas. Är mötet/ärendet nödvändigt? Kan närvaro ske på distans? Hur kan resan planeras för att på bästa sätt kunna färdas dit på ett sätt som är effektivt, miljö- och trafiksäkert? Vilket är det bästa färdmedlet dit? Så långt det är möjligt, välj färdmedel i följande ordning: 1) Gång/cykel vid resor under 5 km 2) Kollektivtrafik, vid lokal-, regional- och riksresor. Buss och tåg ska alltid väljas framför bil om det finns en förbindelse. 3) Samåka med andra om resan måste ske med bil ska man försöka samåka med andra, även som slutdestinationen inte är exakt samma. 4) Verksamhetens bilar/poolbil 5) Hyrbil 6) Privatbil 7) Taxi 8) Flyg i sista hand, om måste. 5. Fordonspolicy Syfte: En fordonspolicy bör finnas för att tydliggöra fordonsansvaret och ge riktlinjer för hur fordon ska hanteras. En fordonspolicy bör innehålla miljö- och trafiksäkerhetskrav samt tydliga direktiv för ansvarsfördelningen och hanteringen av fordon. Nedan beskrivs hur kommunens fordonspolicy skulle kunna utvecklas. Det yttersta ansvaret för fordonen bör bilcentralen ha, en central roll med ansvar över att följa upp hur bilarna används och befogenhet att omfördela bilar mellan verksamheterna. Varje långtidshyrd bil bör ha en bilansvarig som ansvarar för övergripande skötsel och återrapporterar regelbundet till bilcentralen om hur bilen används och servas. Det är av betydelse att personen med detta ansvar har intresse och kompetens för att hantera fordonet. Samtliga fordonsansvariga bör få en utbildning samt underteckna att de ska följa fordonspolicyn. Personen bör få utbildning i sparsamt körande samt se till att bilen t ex har rätt lufttryck i däcken för att minimera bränsleförbrukningen. 6. Bättre förutsättningar för gång, cykel och kollektivtrafik Syfte: Att öka andelen hållbara tjänsteresor - gång, cykel och kollektivtrafikresor. Man bör bättre möjliggöra för de anställda att resa med gång- cykel och kollektivtrafik genom att: